KAMU-STK İŞBİRLİĞİ İÇİN AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI NIN KAPASİTESİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ İÇİN TEKNİK YARDIM PROJESİ Sözleşme No. TR2014/DG/04/A2-01/001 Proje Geliştirme Destek Masası Kullanıcı Kılavuzu V 1.0.
PGDM HİZMET SÜRECİ STK KAYIT STK1 STK2 STKn SSS Yerel Kamu Sivil Toplum İşbirliği Uzmanı STKlar Soru? Sektör Uzmanları Cevap Proje Yönetim Sorumluluları 1. Proje Geliştirme Destek Masasının (PGDM) amacı farklı uzmanları bir araya getirerek ortak bir platform üzerinden STK lara doğrudan özelleştirilmiş destek sunmaktır. 2. İletişim süreci Yerel Kamu Sivil Toplum İşbirliği Uzmanları tarafından yönlendirilir. Bu uzmanlar tarafından bir ön değerlendirme yapılır. Destek talebi daha sonra soruları cevaplayacak olan ilgili sektör uzmanlarına iletilir. 3. Kamu sivil toplum işbirliğiyle ilgili herkesi ilgilendiren Sorular ve Cevaplar proje web sitesinin sıkça sorulan sorular (SSS) bölümünde yayınlanmaktadır.
ŞİFRE ALMA VE KAYIT EKRANLARI
KAYIT EKRANI / SIFRE ALMA 1. Proje geliştirme destek masasından sadece kayıtlı STK lar kullanılabilmektedir. 2. Kayıt aşaması STK ve STK adına başvuru yapan kişi hakkında kısa bilgiler içermektedir. 3. Her başvuru sahibi TC Kimlik Numarası ile sisteme kaydolmak zorundadır.
STK KAYIT 1 1. Sisteme giriş yapıldıktan sonra başvuru sahibi STK na ait bazı temel bilgiler verilir. 2. Bu bilgiler temel kuruluş bilgileri ve hizmet alanına ait açıklamalardan oluşur. 3. Hedef gruplardan en fazla üç tane seçilebilir. Bu bilgi faaliyet alanları ve bu alanların dengeli dağılımıyla ilgili izleme çalışmalarında kullanılmak üzere toplanır. Toplam 10 adet hedef grup belirlenmiştir. 4. Sunulan hizmetlerden en fazla üç tane seçilebilir. Yine bu bilgi de faaliyet alanları ve bu alanların dengeli dağılımıyla ilgili izleme çalışmalarında kullanılmak üzere toplanır. Toplam 15 adet ön tanımlı alan belirlenmiştir. Bu hizmet alanları dışındakiler diğer kutucuğunda belirtilir.
STK KAYIT 2 1. İlk ekranda adres bilgilerine ek olarak sorumlu kişiye ait bilgiler verilir. Bu bilgiler kontrol ve iletişim amaçlı kullanılır. E-posta ve telefon bilgileri kurumsal iletişim bilgileri olmalıdır. 2. İkinci ekranda sorumlu kişiye ait demografik ve mesleki bilgiler girilir. Bu bilgiler izleme amaçlı toplanır. 3. Son olarak kurumsal iletişim bilgilerinden farklıysa sorumlu kişiye ait iletişim bilgileri verilir.
YARDIM TALEBİ 1. Destek talebi önceden tanımlanmış yedi konudan birinin seçimiyle başlar. 2. Destek talebi seçildiğinde; kullanıcının talebi ana hatlarıyla yazması istenir. İhtiyacı özetlenmelidir. 3. Üçüncü aşama, destek talebinin yanı sıra sorunun ayrıntılarıyla ilgilidir. Kullanıcı, sorunu altında yatan nedenleriyle kısaca tanıml
PROJE DESTEĞİ 1. Destek talebinin proje geliştirme destekleri seçilmesi durumunda muhtemel projeye ilişkin sorular cevaplanır. 2. İlk soruda projeden faydalanacak kişi ve topluluklar ile proje dâhil olan, projeden olumlu veya olumsuz etkilenebilecek paydaşlar yazılır. 3. İkinci soruda projenin hedef gruplar için taşıdığı önem gerekçelendirilmelidir. Bu önem olumlu olabileceği gibi projenin çıktılarında olumsuz etkilenmesi muhtemel gruplar da olabilir. 4. Üçüncü soruda uygulama esnasında ortaklık kurulacak kuruluşlar ve bu kuruluşların türleri belirtilir. Bu ortakların projeye neden ilgi duydukları açıklanmalıdır. 5. Dördüncü soruda projenin amaçları yazılır. Proje uygulandıktan sonra ne gibi sonuçlar elde edilecektir? Proje öncesi duruma atıfta bulunarak proje sonrasındaki değişim yazılmalıdır. Bu bölümde amaçların gerçekleştirilme olasılığı ile sosyal riskler ve maliyetler de yazılmalıdır. 6. Beşinci soruda proje faaliyetleri özetlenir. Bu faaliyetlerin neden uygulanacağı faaliyetlerden ne gibi sonuçlar elde edileceği kimlerin nasıl fayda sağlayacağı özetlenir. 7. Altıncı soruda öngörülen proje süresi ay veya yıl olarak yazılır.
PROJE DESTEĞİ, GİZLİLİK ONAYI, KAYIT GÖRÜNTÜLEME 1. Proje faaliyetlerinin coğrafi yayılımı. 2. Devam eden ve tamamlanan projelerin özeti. 3. Tüm bilgiler doğru ise kayıt formu ibraz edilmelidir. 4. Form yeni kayıttan önce temizlenmelidir. 5. Kullanıcı önceki bilet kayıtlarına da görüntüleyebilir. "Eski biletleri görüntüle" butonu tıklandığında, sistem destek konusunu, talep tarihini, sorumlu kişiyi ve biletin durumunu gösteren bir tablo getirir.
YÖNETİM KONSOLU Yerel Kamu Sivil Toplum İşbirliği Uzmanı Ekranları Admin Konsolu
GİRİŞ + DASHBOARD 2 1 1. Giriş işlemleri tamamlandığında ana konsol paneli açılır. 2. Konsol panelinden ticket veya rapor menüleri seçilebilir.
TICKET EKRANI Kullanıcı,uzman ve durum kriterlerine göre ticket filtreleme Kelimeye göre filtreleme Ticket cevap durumu değiştirme Ticket Listesi 1. Ticket ekranı Yerel Kamu Sivil Toplum İşbirliği Uzman ları (YKSTİU) tarafından kullanılır. 2. Yardım talepleri YKSTİU lar tarafından ilgili uzmanlara yönelendirilerek, görevlendirmeler yapılır. 3. Yardım kayıtları taleplerin durumununa ve uzmanlara göre ekranın sol tarafından filtrelenir. 4. Sistemdeki yardım kayıtları ticket tablosunda detaylarıyla görüntülenir, filtrelenir. 5. Tablonun solunda ticket durumu renklerle gösterilir.
TICKET GÖRÜNTÜLEME ve İLETME 4 1 3 2 1 Mesajın dağıtıldığı uzmanlar ve başvuru sahibine ait bilgiler ile mesajlar görüntülenir. 2 Ticket sahibi STK ve başvuru sahibine ait bilgiler 3 Mesaj içeriği 4 Ticket birleştirme, silme, baskı alma
RAPORLAMA EKRANI - 1 2 1 3 4 1 Raporlama süresi seçimi. Son bir hafta, son bir ay ve spesifik bir tarih aralığı için destek masası faaliyetleri raporlanır. 2 Tüm kullanıcılara veya her bir kullanıcıya göre faaliyetlerin raporlanması. 3 Seçili tarih aralığı içerisinde sisteme düşen yeni kayıtların sayısı ve grafiği. 4 Seçili tarih aralığı içerisinde destek masası uzmanlarının elindeki kayıtların durumu.
RAPORLAMA EKRANI - 1 1 2 3 1 Seçili tarih aralığı içerisinde yeni ve cevaplanmış olan tüm kayıtlara ait grafik. 2 Sistem üzerinden otomatik olarak ölçülen memnuniyet seviyesi. 3 Seçili tarih aralığı içerisinde cevaplanmış sorulara ilişkin ortalama cevaplama süresi.