AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL TERFİ İŞLEMLERİ (KADEME-DERECE) Her ayın ikinci haftası akademik ve idari personelin terfileri kontrol edilir. Yapılan terfiler kadro defterine işlendikten sonra bir örneği üst yazı ile Rektörlüğe sunulur. Yapılan terfiler kadro defterine işlenir. Yapılan terfiler personelin maaşlarına işlenmek üzere Mutemetliğe verilir. Yapılan terfiler HİTAP a işlenerek personelin dosyalarına kaldırılır.
2547 SAYILI KANUNA GÖRE YAPILAN GÖREVLENDİRMELER Gelen görevlendirme teklifi, görevlendirilmesi yapılacak olan akademik personelin görev yaptığı bölümden görüş alınır. Hayır Bölüm görüşü uygun mu? Evet Görevlendirme iptal edilir. Olumlu bölüm görüşü alındıktan sonra Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu kararı alındıktan sonra uygun görüş için Rektörlüğe sunulur. Rektörlük uygun görüşü geldikten sonra ilgili bölümüne bilgi verilir. Yapılan yazışmalar ilgili akademik personelin dosyasına kaldırılır. Ayrıca başka kurumlarından gelecek öğretim elemanları 31.md. gereğince öğretim elemanının talebi doğrultusunda ilgili Bölümlerden görüş alındıktan sonra Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte Rektörlüğe görevlendirilmenin yapılabilmesi için yazılır.
AKADEMİK KADROLARIN İLANI İÇİN YAPILAN İŞLEMLER Rektörlüğün talebi doğrultusunda Anabilim Dalı Başkanlıklarının kadro taleplerinin olup olmadığına ilişkin Bölüm Başkanlıklarından görüş istenir. Bölümlerden gelen görüşler Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür ve Anabilim Dallarının kadro durumları dikkate alınarak karara bağlanır. Akademik kadro talepleri Yönetim Kurulu Kararı ve Bölüm Kurul Kararları ile birlikte Rektörlüğe sunulur. İlan edilmesi uygun görülen kadrolar ilan edilerek Fakültelere bildirilir. İlan edilen akademik kadrolara ilişkin Bölüm Başkanlıklarına duyuru yapılır ve 15 gün süre ile başvurular kabul edilir. Başvuruların bitiminden sonra bilim jürisi oluşturularak aday dosyaları jüri başkanına iletilerek ön değerlendirme ve sınav sonuçlarının bildirilmesi istenir.(arş. Gör., Öğr. Gör. Uzman ve Yard. Doç. kadrosu için) Sınav sonuçları adaylara bildirilir ve atanma için atama evrakları istenir.
Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte atama evrakları Rektörlüğe sunulur ve atama teklif edilir. Ataması yapılan personelin kararnamesi geldikten sonra göreve başlatılması ile ilgili Tebellüğ Belgesi düzenlenmesi Rektörlüğe göreve başlama yazısının yazılması Atandığı Bölüm Başkanlığına göreve başlama yazısının yazılması. Kişinin kendisine yazı yazılması. Akademik kadrolardan öğretim görevlisi, araştırma görevlisi, uzman ve yardımcı doçent kadrolarının ilan işlemleri Fakülteler tarafından gerçekleştirilir. Doçent ve profesör kadrolarının başvuru dosyaları Rektörlük tarafından kabul edilir.
ÖĞRETİM GÖREVLİLERİ, ARAŞTIRMA GÖREVLİLERİ VE UZMANLARIN GÖREV SÜRESİ UZATMALARI İLE İLGİLİ İŞLEMLER Her ayın ilk haftası ilgili akademik personelin görev süreleri kontrol edilir. Görev yaptığı bölüm başkanlığından ilgili öğretim elemanının çalışmaları ve etkinliklerini gösteren faaliyet raporu ile birlikte İlgili Bölüm Başkanlığının görüşü istenir. Hayır Bölüm görüşü uygun mu? Evet Görev süresi sona erer. Onay için Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu Onayı alındıktan sonra Dekanlığın görüşü ile birlikte Rektörlüğe sunulur. Rektörlükten Atama Kararnameleri geldikten sonra yapılan yazışmalar ilgili öğretim elemanın dosyasına kaldırılır.
YARDIMCI DOÇENTLERİN 3 YILDA BİR KEZ GÖREV SÜRELERİ SONA ERDİĞİ İÇİN YENİDEN ATANMA İŞLEMLERİNİN YAPILMASI Görev süresi ile ilgili yazışmalar iki ay öncesinden ilgili kişiye ve ilgili bölüm başkanlığına süre uzatım tarihi hatırlatılarak yeniden atama dosyası hazırlaması ve Dekanlığa iletmesi istenilir. Yeniden atama için jüri Yönetim Kurulunda oluşturularak karara bağlanır. Yeniden atama için hazırlanan dosyalar jüriye iletilir. Jüriden gelen raporlar Yönetim Kurulu kararı ile birlikte Rektörlüğe sunulur. Rektörlükten gönderilen yeniden atama kararnamesi ilgili Bölüm Başkanlığına ve ilgili öğretim üyesine iletilir ve evraklar dosyaya kaldırılır.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN YILLIK İZİN İŞLEMLERİ Her yıl ocak ayında iki yıl öncesinden kalan izinler silinerek yeni yılın izni eklenir. Onaylanmış olarak Birimimize gelen izin dilekçeleri kişilerin izin dosyasına işlenir ve dilekçeleri izinler dosyasına kaldırılır.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN RAPOR VE İSTİRAHAT İŞLEMLERİ Personelin sağlık raporları Birimimize ulaştırıldıktan sonra bir örneği maaş mutemetliğine verilerek izin dosyasına bilgi olarak işlenir. Akademik Personelin ise ayrıca ilgili bölümüne yazı ile bilgi verilir. Uzun süreli sağlık raporları Rektörlüğe bildirilir. Rapor personelin özlük dosyasına kaldırılır.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN KİMLİK VE YAKA KARTLARININ DÜZENLENMESİ İŞLEMLERİ Göreve yeni başlayan personele ilişkin bilgileri içeren form doldurularak Rektörlüğe kimlik çıkarılması için yazı yazılır. Unvan değişiklerinde personele ilişkin bilgileri içeren form doldurularak Rektörlüğe yeni kimlik çıkarılması için yazı yazılır. Personelin kimliğini kaybetmesi durumunda bilgileri içeren form doldurularak Rektörlüğe yeni kimlik çıkarılması için yazı yazılır.
İDARİ PERSONELİN ADAYLIKTAN BAŞLAYARAK ASALETİNİN ONAYLANMASINA KADAR YAPILAN İŞLEMLER Göreve yeni başlayan aday personel göreve başladıktan yaklaşık bir yıl içerisinde Rektörlük tarafından hizmet içi eğitime alınarak sonucunda sınava tabi tutulur. Aday personelin staj eğitimi Fakültede yaptırılır. Başarılı staj yapan, olumlu sicil alan, hizmet içi eğitim ve yazılı sınavın sonucunda başarılı personelin asaleti onaylanması için Rektörlüğe teklif sunulur. Son olarak Rektörlükten adaylığın kaldırıldığına ilişkin kararname ve yazı gelerek adaylık işlemleri sonuçlandırılır.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN EMEKLİLİK İŞLEMLERİ Emekli olmak isteyen akademik ve idari personel dilekçe ile başvuruda bulunduktan sonra, gerekli belgeler hazırlanarak Rektörlüğe onay için sunulur.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN ÖĞRENİM DURUMU DEĞİŞİKLİĞİ Öğrenim durumunda değişiklik olan personelin öğrenim belgesi terfi işlemleri için Rektörlüğe sunulur. Rektörlük onayından sonra HİTAP a işlenir. Öğrenim durumunda değişiklik olan Yardımcı Hizmetler Sınıfı personelinin terfi işlemleri Birimimiz tarafından yapılarak Rektörlüğe yazılı olarak bilgi verilir.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN MEDENİ DURUM DEĞİŞİKLİĞİ Medeni durum değişikliğinden dolayı soyadı değişiklikleri Rektörlüğe bildirilir.
AKADEMİK VE İDARİ PERSONELİN KADROLARINDA MEYDANA GELEN VE GELEBİLECEK TIKANIKLIKLARIN ÖNLENMESİ AMACIYLA YILDA BİR KEZ AYRI AYRI DÖNEMLERDE ÇALIŞMALAR YAPILARAK REKTÖRLÜĞE SUNULMASI. (İPTAL-İHDAS) Akademik ve idari personelin kadrolarında meydana gelen tıkanıkların giderilmesi amacıyla teklifimiz olup olmadığının bildirilmesi için Rektörlükten yazı gelir. Kadro tıkanıklarının tespiti için kadro defteri incelenerek değişiklik teklifleri Rektörlüğe sunulur. Rektörlük tarafından değiştirilmesi uygun bulunan kadrolara ilişkin yeni kararname düzenlenerek Dekanlığımıza gönderilir. Dekanlığımıza gelen yeni kararnameler kadro defterine, işlendikten sonra ilgili kişiye de bir örneği gönderilir.
DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞLEMLERİ VE SORUŞTURMA SÜRESİNİN İZLENMESİ Akademik veya idari personel için verilen şikâyet dilekçeleri Dekanlık tarafından incelenerek disiplin soruşturması açılıp açılmayacağına karar verilir. Disiplin soruşturması açılmasına karar verilen durumlar için Dekanlık tarafından soruşturmacı tayin edilir. Soruşturmacı tayin edilen personele birimimiz tarafından görevlendirilme yazısı yazılır ve soruşturma sonucunun Dekanlığımıza bildirilmesi istenir. Hakkında disiplin soruşturması yapılan personele yazı ile bildirilerek söz konusu karara bir hafta içerisinde itiraz etme hakkının bulunduğu hatırlatılır. Disiplin soruşturması sonucu Rektörlüğe bildirilir.
2547 SAYILI KANUN'UN, 34. MADDESİ UYARINCA FAKÜLTEMİZDE GÖREV YAPAN YABANCI UYRUKLU ÖĞRETİM ELEMANI İLE İLGİLİ İŞLEMİ Fakültemizde çalışmak isteyen öğretim elemanının Bölüm Başkanlığına verdiği dilekçe üzerine gelen talep Bölüm başkanlığının da uygun görüşü ile Fakülte Yönetim Kuruluna jüri oluşturulmak üzere sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alındıktan sonra belgeler değerlendirilmek üzere jüri üyelerine gönderilir. Jüri üyelerinden gelen raporlar olumlu ise Fakülte Yönetim Kuruluna sunularak, olumlu karar ile birlikte belgeler Rektörlüğe üst yazı ile gönderilir. Rektörlükten gelen uygun yazısı ilgili bölüme bildirilir. Yapılan yazışmalar ilgili dosyaya kaldırılır.
BÖLÜM VE ANABİLİM DALI BAŞKANLARININ GÖREV SÜRELERİNİN TAKİP EDİLMESİ Bölüm ve anabilim dalı başkanlarının görev süreleri bitmeden ilgili bölüm ya da anabilim dalına birimimiz tarafından yazı yazılarak seçilen yeni Bölüm/Anabilim Dalı başkanın isminin bildirilmesi istenir. İsmi bildirilen yeni Bölüm/Anabilim Dalı başkanının atamasının onaylanması için Rektörlüğe yazı yazılır. Görevlendirilmesi Rektörlük tarafından onaylanan Bölüm/Anabilim Dalı başkanlığına ilişkin yazı ilgili Bölüm Başkanlığına yazı ile bildirilir.
3628 SAYILI KANUN GEREĞİNCE MAL BİLDİRİMİ İŞLEMİ 5 yılda bir veya değişiklik oldukça yapılan Mal Bildirim Beyannameleri Rektörlüğün talimatı doğrultusunda Akademik ve İdari Personele üst yazı ile bildirilir. Gelen Mal Bildirim Beyannameleri üst yazı ile Rektörlüğe gönderilir. YHS Personelinin beyannameleri ise özlük dosyalarına kaldırılır.
FAKÜLTEMİZ KOMİSYONLARININ TAKİBİ VE ÜYELİKLE İLGİLİ İŞLEMLERİN ORGANİZASYONU Komisyon üyelerinin görev süreleri kontrol edilir. Görev süresi sona eren veya görevden ayrılan üye varsa tespit edilir. Üyenin devam edip etmeyeceği ya da yerine yeni bir üye isminin bildirilip bildirilmeyeceği sorulur. Yeni üye ismi tespit edilir veya aynı üye seçilmişse Onay için Fakülte Yönetim Kurulu na sunulur. Onay alındıktan sonra ilgili komisyon başkanına ile eski ve yeni üyeye bilgi verilir. Yazıların birer örneği ilgililerin dosyalarına konulur.
ÖĞRETİM ELEMANLARININ PASAPORT TALEPLERİNE İLİŞKİN FORMLARIN DOLDURULMA İŞLEMLERİ Birimimizde bulunan Görevlendirilme ya da Hususi Pasaport Formları doldurulur. Doldurulan formlar Fakülte Sekreterine onaya çıkarılır. Formlar Rektörlük tarafından onaylanmak üzere ilgili personele teslim edilir.
FAKÜLTE İÇİ DUYURULARIN YAPILMASI İŞLEMİ Rektörlükten veya başka kurumlardan gelen yazıların tamim veya intranet ortamında Akademik ve İdari Personelin bilgisine sunulması.
FAALİYET RAPORLARI İLE İLGİLİ İŞLEMLER Rektörlükten gelen yazı doğrultusunda Faaliyet Raporlarının hazırlanması amacıyla Dekan tarafından öğretim elemanı görevlendirilir. Hazırlanan faaliyet raporları onaylandıktan sonra Rektörlüğe gönderilir.