T.C. BAŞBAKANLIK HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 2009 Yılı Faaliyet Raporu
SUNUŞ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı; Hazine Müsteşarlığının fonksiyonlarını verimli ve etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla mevzuatta belirlenmiş görev ve yetki sınırları içinde en kaliteli destek hizmetini sunma misyonuyla çalışmalarını yürütmektedir. Bu bağlamda, Kalite ve Müşteri Memnuniyeti kavramları esas alınarak TSE ISO 9000 belgesi kapsamı ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde sürdürülen tüm hizmetlerdeki sürekli iyileştirme anlayışıyla hizmet kalitesinin arttırılması için azami gayret sarfedilmektedir. Bu yöndeki çalışmalarımıza ihtiyaçların öncelik sırası göz önüne alınarak kaynakların etkin bir şekilde kullanılması ve performansın sürekli geliştirilmesi yanında, şeffaf yönetim anlayışı ile kurumsal ve yönetsel mükemmeliyet doğrultusunda devam edilecektir. Bu vesile ile hiçbir fedakarlıktan kaçınmadan hizmet üreten çalışma arkadaşlarım ile desteklerini esirgemeyen üst yönetimimize şükranlarımı sunarım. Saygılarımla, 07/05/2010 Sadettin PARMAKSIZ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı
İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1- GENEL BİLGİLER... 1 A. MİSYON ve VİZYON... 1 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 2 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER... 3 1. Fiziksel Yapı... 3 2. Organizasyon Yapısı... 4 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 5 4. İnsan Kaynakları... 6 5. Sunulan Hizmetler... 11 6. Yönetim ve İç Kontrol... 15 BÖLÜM 2- AMAÇ VE HEDEFLER... 16 A. BİRİMİN AMAÇ ve HEDEFLERİ... 16 B. TEMEL POLİTİKALAR ve ÖNCELİKLER... 16 BÖLÜM 3- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER... 17 A. MALİ BİLGİLER... 17 1. İdari ve Mali İşler Dairesi... 17 2. Özel Kalem... 22 3. İç Denetim Birimi... 24 4. Müsteşarlık Müşavirliği... 25 5. Ekonomi Müşavirlikleri ve Ateşelikleri... 27 B. PERFORMANS BİLGİLERİ... 29 1. Personel Hareketleri... 29 2. Eğitim Faaliyetleri... 30 3. Evrak Kayıt ve Haberleşme Hizmetleri... 31 4. Satın Alma Hizmetleri... 38 5. Taşınır Mal İşlemleri... 42 6. Gerçekleştirme İşlemleri... 45 7. Kurum Tabipliği... 70 8. Güvenlik Hizmetleri... 73 9. Sosyal ve İdari Hizmetler... 77 10. Teknik Hizmetler... 92 11. Kalite Yönetim Faaliyetleri... 100 BÖLÜM 4- YETENEK ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ. 102 A. ÜSTÜNLÜKLER... 102 B. ZAYIFLIKLAR... 103 C. DEĞERLENDİRME... 104 İÇ KONTROL VE GÜVENCE BEYANI.... 106
1.GENEL BİLGİLER A. MİSYON ve VİZYON MİSYONUMUZ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın; mevzuatla belirlenmiş görev ve yetki sınırları içinde, değişen koşullara ve beklentilere cevap verecek şekilde, katılımcılık, eşitlik, mesleki uzmanlık, hesap verebilirlik, saydamlık, kişisel verilerde gizlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri doğrultusunda, personel ve teknik altyapısını geliştirerek güçlendirmek ve Hazine Müsteşarlığı nın fonksiyonlarını verimli ve etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla, en iyi destek hizmetini sunacak şekilde çalışmalarını yürütmektir. VİZYONUMUZ Hizmet sunumu ve organizasyon yapısı bakımından ulusal düzeyde model olarak kabul edilen, güçlü, dinamik ve güvenilir bir yönetim yapısını oluşturmak, korumak ve ileriye götürmek yolunda Birim çalışanlarımızın tümünün katılımıyla hizmet ve faaliyetlerimizi yürüten bir yapıya ulaşmaktır.
B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Hazine Müsteşarlığı teşkilat yapısı içinde yardımcı birimler arasında yer almaktadır. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının görev ve yetkileri, 4059 Sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un 5 inci maddesinin (g) bendi ile bu bentte atıfta bulunulan 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanunun 29 uncu maddesiyle belirlenmiştir. Buna göre; a) Gerekli araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, b) İhtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma, satın alma işlemlerini yürütmek, c) Mali işlerle ilgili hizmetleri yürütmek, d) Güvenlik, temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerini yapmak, e) Sosyal tesislerin kurulması ve yönetimi ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve yürütmek, f) Personelin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak, g) Müsteşarın direktif ve emirlerini ilgililere duyurmak ve işlemlerini takip etmek, Bakanlığın (Müsteşarlık) iç ve dış protokol hizmetlerini yürütmek, Müsteşarlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakları tutmak ve yaymak, h) Müsteşarlığa gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin Bakan veya Müsteşara sunulmasını sağlamak, genel evrak, arşiv ve haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, süreli evrakın zamanında işleme konulmasını sağlamak, i) Müsteşar tarafından verilecek diğer görevleri yapmak; İdari ve Mali ve İşler Dairesi Başkanlığı nın yasal görevleri olarak belirlenmiştir.
C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1. Fiziksel Yapı Hazine Müsteşarlığı; İnönü Bulvarı No 36 Emek 06510 ANKARA adresinde bulunan 55.300 m 2 yerleşke içerisinde yer alan A Blok (47.000 m 2 ), B Blok (8.391 m 2 ), C Blok (2.617 m 2 ), D Blok (3.407 m 2 ) ve E+F Blok (5.593 m 2 ) olmak üzere Müsteşarlık yerleşkesindeki altı ayrı hizmet binasının aşağıda belirtilen muhtelif bölümlerinde faaliyetini sürdürmektedir. Tablo 1: Birimin Yerleşimi Alan Blok Oda No (m2) Kullanılma Amacı A 1237-40 108 Başkanlık A 1225 50 Birim Evrak ve Personel Şube Müdürlüğü B Z0 305 Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şube Müdürlüğü A 1244 43 Bütçe İşlemleri Şube Müdürlüğü A 1246 67 Satın Alma Şube Müdürlüğü D Zemin-12 76 Taşınır Mal İşlemleri Şube Müdürlüğü A 1227-31 113 Gerçekleştirme İşlemleri Şube Müdürlüğü E Bodrum 380 Kurum Tabipliği D Z04,11,14 57 Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü B BZ-18 30 Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü A B1-07, ZO 186 - GHM, ZO, Balgat ve Emek Giriş Kontrol Noktaları A 1234 36 Sosyal ve İdari İşler Şube Müdürlüğü A Z0-11 14 -Nöbetçi Şoför Odası B B1-27,29,32 1.080 -Araç Sevk, Yakıt Takip, Şoför Dinlenme Odaları C Zemin,Balkon 842 -Hikmet Esen Konferans Salonu F Bodrum 620 -F Blok Spor Salonu A 1235-36 36 Teknik İşler Şube Müdürlüğü B B-1 39, 36 232 - Marangoz Atölyesi ve Dinlenme Odası B B2-2,2A 156 - Kaynak ve Alüminyum Atölyesi ve Dinlenme Odası A B2-50 - Isıtma Soğutma ve Sıhhi Tesisat İşletim Merkezi F FB- 09-12,15 92 - Anahtar, İnşaat, Boya, Bölme, Peyzaj Atölye ve Servisleri A B1-11,15-17,23 164 -Telefon, Elektrik, Tesisat Atölye ve Dinlenme Odaları A B1-O7 30 - Asansör, Yangın Algılama ve Otomasyon Servisi B B2-06 11 - Faks Fotokopi Atölyesi Toplam 4.779
2. Organizasyon Yapısı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, doğrudan Başkan ve Başkan Yardımcılarına bağlı hizmet üniteleri vasıtasıyla faaliyetlerini sürdürmektedir. Organizasyon Şeması : BAŞKANLIK Sekreterya Kalite Yönetim Şb. Kurum Tabipliği Başkan Yardımcılığı Başkan Yardımcılığı Başkan Yardımcılığı Bütçe İşlemleri Şb. Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şb. Gerçekleştirme Şb. Satın Alma Şb. Birim Evrak ve Personel Şb. Sosyal ve İdari İşler Şb. Teknik İşler Şb. Koruma ve Güvenlik Şb. Taşınır Mal İşlemleri Şb.
3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Tablo 2: Birim Teknolojik Malzeme Dağılımı Malzeme Adı Adet Malzeme Adı Adet Bilgisayar Ekranı 180 Hesap Makinesi Şeritli 14 Bilgisayar Sistem Kutusu 82 Manyetik Kart Hazırlama Makinesi 1 Bilgisayar Thin Client 98 Projeksiyon Cihazı 1 Bilgisayar Yazıcı 35 Renkli Kamera 69 Büro Tipi Telefon Makinesi 224 Röntgen Cihazı 1 Dizüstü Bilgisayar 2 Ses, Işık, Görüntü Sistemi 1 DVD Player 1 Tarayıcı 1 El Kamerası 2 Telefon Makinesi (Norstar) 7 El Telsizi 31 Televizyon 5 Faks Makinesi 4 Tepegöz 1 Fotoğraf Makinesi 2 Video (Oynatıcı) 6 Fotokopi Makinesi 5 Video Kayıt Cihazı 1 Tablo 3: İnternet ve Müsteşarlık İnternet Portalından Sunulan Hizmetler Sıra No Hizmet Adı 1 Kalite Yönetim Sistemi (http://hizmet.hazine.gov.tr/kys) * 2 Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi (http://hizmet.hazine.gov.tr) ** 3 HM Intranet Servisi (http://hmbs/imi) 4 HM Personel Güncelleme Modülü 5 Evrak Bilgi Sistemi 6 E-Bütçe 7 Lojman Tahsis Sistemi 8 Yangın Algılama ve Asansör Sistemi 9 Emekli Sandığı Kurum Uygulaması 10 Ayniyat Takip Programı 11 Kamera Takip Sistemi 12 Turnike Geçiş, Araç, Ziyaretçi ve Personel Kayıt Sistemi *Kalite Yönetim Sistemi: İMİD nin sahip olduğu ISO:9000 kalite belgesi çerçevesinde gerekli dokümantasyonun en güncel şeklini barındıran web sitesidir. ** Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi (HTYS): HTYS, hizmet taleplerinin elektronik ortamda alındığı ve sonuçlarının kaydedilerek raporlandığı bir web sitesidir.
4. İnsan Kaynakları İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığında 31.12.2009 tarihi itibarıyla 239 personel görev yapmaktadır. Birim çalışanlarının %82 sini bay, %18 ini ise bayan personel oluşturmaktadır. Tablo 4: Personelin Cinsiyete Göre Dağılımı (Kişi Sayısı) Kariyer Meslek Memurları Bay Bayan Toplam Daire Başkanı 1 1 Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) 1 1 2 Başkan Yardımcısı 2 2 Ara Toplam (1) 6 1 7 Destek Hizmetleri Çalışanları Bay Bayan Toplam Koruma ve Güvenlik Görevlisi 28 28 Koruma Güvenlik Şefi 4 4 Sözleşmeli Personel 33 3 36 Şoför 20 20 Hizmetli 8 1 9 Dağıtıcı 3 3 Laborant 1 1 Hemşire 2 2 Teknisyen 25 1 26 Tekniker 2 2 Memur 9 2 11 V.H.K.İ. 17 6 23 Bilgisayar İşletmeni 8 10 18 Şef 16 14 30 Diş Tabibi 1 1 2 Daire Tabibi 2 2 Mühendis 1 1 2 Mimar 1 1 2 Sivil Savunma Uzmanı 1 1 Şube Müdürü 6 3 9 Başkan Yardımcısı (Şube Müdürü) 1 1 Ara Toplam (2) 184 48 232 Genel Toplam (1+2) 190 49 239
Tablo 5: Birim Personelin Eğitim Durumu Unvan Kariyer Meslek Memurları Hazine Uzmanı 1 1 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) 1 1 2 Başkan Yardımcısı 1 1 2 Daire Başkanı 1 1 Ara Toplam (1) 4 3 7 Destek Hizmetleri Çalışanları İlköğretim Koruma ve Güvenlik Görevlisi 1 20 4 3 28 Koruma Güvenlik Şefi 1 3 4 Sözleşmeli Personel 5 15 8 8 36 Şoför 5 14 1 20 Hizmetli 5 4 9 Dağıtıcı 2 1 3 Laborant 1 1 Hemşire 2 2 Teknisyen 1 17 5 3 26 Tekniker 2 2 Memur 2 5 2 2 11 V.H.K.İ. 1 8 5 9 23 Bilgisayar İşletmeni 5 7 6 18 Şef 7 6 17 30 Diş Tabibi 2 2 Daire Tabibi 1 1 2 Mühendis 2 2 Mimar 1 1 2 Sivil Savunma Uzmanı 1 1 Şube Müdürü 9 9 Başkan Yardımcısı (Şube Müdürü) 1 1 Ara Toplam (2) 22 96 43 69 1 1 232 Genel Toplam (1+2) 22 96 43 73 4 1 239 Lise Önlisans Lisans Yüksek Lisans Doktora/Üstü Toplam
Tablo 6: Personelin Hizmet Yılı ve Yaş Grubuna Göre Dağılımı Unvan Kariyer Meslek Memurları 18-25 26-30 Yaş Grubu 31-40 Hizmet Süresi 41-50 Şube Müdürü (Hazine 1 1 2 2 2 Uzmanı) Hazine Uzmanı 2 2 2 2 Başkan Yardımcısı 1 1 2 1 1 2 Daire Başkanı 1 1 1 1 Ara Toplam (1) 1 2 4 7 1 3 3 7 Destek Hizmetleri Çalışanları Koruma ve Güvenlik Görevlisi 51-60 60+ Toplam 0-10 11-20 21-30 30+ Toplam 9 18 1 28 4 10 13 1 28 Koruma Güvenlik Şefi 2 2 4 2 2 4 Sözleşmeli Personel 7 24 4 1 36 34 2 36 Şoför 4 11 5 20 8 10 2 20 Hizmetli 6 3 9 4 5 9 Dağıtıcı 2 1 3 1 2 3 Laborant 1 1 1 1 Hemşire 1 1 2 1 1 2 Teknisyen 2 3 11 8 1 1 26 6 11 8 1 26 Tekniker 1 1 2 1 1 2 Memur 1 7 3 11 4 5 2 11 V.H.K.İ 2 6 12 2 1 23 3 6 12 2 23 Bilgisayar İşletmeni 1 6 10 1 18 3 7 8 18 Şef 5 18 7 30 8 17 5 30 Diş Tabibi 1 1 2 1 1 2 Daire Tabibi 2 2 1 1 2 Mühendis 1 1 2 1 1 2 Mimar 1 1 2 2 2 Sivil Savunma Uzmanı 1 1 1 1 Şube Müdürü 2 5 2 9 4 5 9 Başkan Yardımcısı 1 1 1 1 Ara Toplam (2) 3 6 9 2 6 6 232 22 103 90 17 232 Genel Toplam (1+2) 3 6 10 4 10 6 239 22 104 93 20 239
Tablo 7: Personelin Unvan Bazında Şubelere Göre Dağılımı İMİD Başkanlık Makamı Birim Evrak Pers.Şb. Genel Evrak Haberl. ve Arşiv Şubesi Bütçe İşlemleri Şb. Satın Alma Şubesi Taşınır Mal İşl. Şb. Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Başkan 1 1 Başkan Yardımcısı 3 3 Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) 1 1 2 Şube Müdürü 1 1 1 1 1 4 9 Sivil Savunma Uzmanı 1 1 Mimar 2 2 Mühendis 1 1 2 Daire Tabibi 2 2 Diş Tabibi 2 2 Şef 3 8 2 4 5 4 4 30 Bilgisayar İşletmeni 1 1 6 2 1 3 2 1 1 18 V.H.K.İ 1 6 2 1 2 6 1 2 1 1 23 Memur 1 2 1 3 2 2 11 Tekniker 1 1 2 Teknisyen 2 3 21 26 Hemşire 2 2 Laborant 1 1 Dağıtıcı 2 1 3 Hizmetli 3 4 2 9 Şoför 20 20 Sözleşmeli Personel 1 2 30 3 36 Koruma Güv. Şefi 4 4 Koruma ve Güv. Görevlisi 28 28 Toplam 5 8 28 4 9 4 18 43 42 56 10 12 239 Koruma ve Güv. Şb. Sos. ve İdari İşl. Şubesi Teknik İşler Şubesi Kalite Yönetim Şb. Kurum Tabipliği Toplam
Tablo 8: Birim Personelin Kadro Yerlerine Göre Dağılımı Kadro Durumu Personel Sayısı İMİD'de Görevli Toplam Personel Sayısı 239 Kadrosu ile İMİD'de Görevli 219 Kadrosu İMİD'de Olmayıp İMİD' de Görevli 20 Kadrosu İMİD'de olup Başka Birimlerde Görevli 70 İMİD kadrolu Toplam Personel Sayısı 289 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin %76 sı birimde, %24 ü ise diğer birimlerde görev yapmaktadır. İdari ve Mali İşler Dairesinde görev yapan personelin, %92 si birim kadrosunda, %8 i ise Müsteşarlığın diğer birimlerinin kadrosunda bulunmaktadır. Tablo 9: Çalıştığı Birime Göre İMİ Kadrolu Personelin Dağılımı Birim Adı Şube Müd. Mühendis Şef Banka ve Kam. Gn Md.lüğü 1 1 2 Bakan Çalışma Grubu 1 1 Tarım ve Köyişleri Bakanlığı 1 1 Ankara Kambiyo Müdürlüğü 1 1 Merkezi İhale Ve Finans Birimi 1 1 Dış Eko. İlişkiler Gn. Md.lüğü 2 1 1 1 1 2 8 Eko. Araştırmalar Gn. Md.lüğü 1 2 3 Hazine Kontrolörleri Kurulu 3 3 Hukuk Müşavirliği 1 3 4 Kamu Fin. Gn. Md.lüğü 2 3 5 KİT Genel Müdürlüğü 1 1 2 Müşteşarlık Makamı 1 1 Müsteşarlık Müşavirliği 1 1 2 Personel Dairesi Başkanlığı 1 2 3 Sigorta Denetleme Kurulu 4 1 2 Str. Geliştirme Dairesi Bşk.lığı 2 1 1 4 Sigortacılık Genel Müdürlüğü 1 3 4 Teşvik ve Uyg. Gn. Md.lüğü 1 10 1 1 1 1 4 19 İç Denetim Birimi 1 1 Toplam 4 14 2 2 1 1 5 3 10 27 1 70 Tekniker Teknisyen Bilgisayar İşl. V.H.K.İ. Memur Dağıtıcı Hizmetli Şoför Toplam
5. Sunulan Hizmetler 5.1. Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı'nın gelen ve giden her türlü evrakı ile birim içi yazışmalarının kaydı, muhafazası, ilgilisine teslim edilmesi işlemleri ve Başkanlıkça verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesini (1) Şube Müdürü, (1) Mühendis, (3) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) V.H.K.İ ve (1) Memur olmak üzere toplam 8 personel ile yapmaktadır. 5.2. Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü; Hazine Müsteşarlığı na gelen ve giden evrak işlemleri yanında kurum arşiv hizmetleri ve telefon operatörlüğü hizmetlerini de yürütülmektedir. Gelen evrakın kayda alınması, zimmetle ilgili birim ya da kişiye teslim edilmesi, çıkan evrakın kaydının yapılarak postaya ya da ilgilisine verilecek hale getirilmesi, PTT Şubesine veya ilgilisine teslim edilmesi, kurum arşivi ile ilgili olarak her türlü işlemin koordinasyonu ve yürütülmesi, dışarıdan Hazine ile Dış Ticaret Müsteşarlıklarına gelen telefon aramalarının ilgilisine irtibatlandırılması iş ve işlemlerinin İMİ Dairesi Başkanlığı Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak gerçekleştirilmesini (1) Şube Müdürü, (8) Şef, (6) Bilgisayar İşletmeni, (6) V.H.K.İ, (2) Memur, (2) Dağıtıcı, (3) Hizmetli olmak üzere toplam 28 personel ile yapmaktadır. 5.3. Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile harcama yetkililiği Başkanlığımız uhdesinde bulunan birimlerin, (Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği ile Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri) ilgili mevzuat çerçevesinde, Müsteşarlığımız stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak bütçe tekliflerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması ve değerlendirilmesini (2) Şef, (2) V.H.K.İ olmak üzere toplam 4 personel ile yapmaktadır.
5.4. Satın Alma Şubesi Müdürlüğü Satın Alma Şubesi Müdürlüğü; 4059 sayılı Kanun'un atıfta bulunduğu Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 3046 sayılı Kanun'un 29 uncu maddesi çerçevesinde ihtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanması ile gerekli mal ve hizmet alımlarını (1) Şube Müdürü, (4) Şef, (2) Bilgisayar işletmeni, (1) V.H.K.İ ile (1) Memur ile olmak üzere toplam 9 personel ile yapmaktadır. 5.5. Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; harcama birimine ait taşınırların kayıt, kontrol ve muhafazası ile taşınır mal hesabını verme işlemlerini (1) Bilgisayar İşletmeni, (2) V.H.K.İ. ve (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 4 personel ile yapmaktadır. 5.6. Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; yurt dışı teşkilatı idari giderleri, personelin (merkezde HKK ve SDK hariç) yurt içi, yurt dışı geçici ve sürekli görev yollukları ile tedavi giderleri, İMİ Satın Alma Şubesi Müdürlüğünce satın alımı gerçekleştirilmiş her türlü mal-hizmet ve yapım işleri ile protokol (elektrik,su,doğalgaz vb.) fatura ödemelerinin gerçekleştirilmesini (1) Şube Müdürü, (5) Şef, (3) Bilgisayar İşletmeni, (6) V.H.K.İ ile (3) Memur olmak üzere toplam 18 personel ile yapmaktadır. 5.7. Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü; hizmet araçlarının sevk ve idaresi, hizmet binalarının temizliği, taşıma işleri, lojman, stand açma, afiş ve ilan, gündüz bakımevi ile sosyal tesisler (kamp), Hikmet Esen Konferans Salonu ve Sanat Galerisi, toplantı salonları talepleri, çeşitli organizasyonlar, kültürel ve sosyal faaliyetlerle ilgili iş ve görevleri (1) Şube Müdürü, (4) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni, (2) V.H.K.İ., (2) Memur, (1) Dağıtıcı, (4) Hizmetli, (1) Tekniker, (3) Teknisyen, (20) Şoför ve (2) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 42 personel ile yapmaktadır.
5.8. Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü; şube içerisinde yer alan Anahtar, Kaynak, Marangoz, Boya, Alüminyum, Asma Tavan ve Bölme Pano, İnşaat, Tesisat, Peyzaj Servisi, Elektrik, Telefon ve Fotokopi-Faks Atölyeleri marifetiyle Müsteşarlığımız yerleşkesi ve bağlı alanlardaki taşınır ile taşınmazların işlevselliğini koruyucu; imalat, tadilat, bakım ve onarımıyla ilgili teknik çalışmaları ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde (2) Mimar, (1) Tekniker, (21) Teknisyen, (2) Hizmetli, (30) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 56 personel ile yapmaktadır. 5.9. Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü; TS-EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem standartlarına uygun olarak Başkanlığımız girdi ve kaynaklarının koordine edilerek en uyumlu şekilde çalıştırılmasının sağlanması, gerçekleştirilen faaliyetlerdeki hata seviyesinin sıfıra indirilmesi ve kalite düzeyinin sürekli iyileştirilmesi ile Başkanlığımız faaliyetlerinden etkilenen kişi ve birimlerin memnuniyetini sağlama işlerini (1) Şube Müdürü, (1) Bilgisayar İşletmeni ile (1) V.H.K.İ. olmak üzere toplam (3) personel ile yapmaktadır. Ayrıca, Kalite Yönetim Şubesi nde Başkan tarafından verilen konuları araştırmak, raporlayarak sunmak ve Kalite Yönetim Şubesi ile ilgili verilen görevleri de yerine getirmekten sorumlu (4) Şube Müdürü, (2) Hazine Uzmanı ve (1) Mühendis olmak üzere toplam (7) personelden oluşan Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu görev yapmaktadır. 5.10. Kurum Tabipliği Kurum Tabipliği, Hazine Müsteşarlığı personeli ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere yönelik koruyucu sağlık hizmetleri ile kendi başvuruları üzerine birinci basamak ayakta teşhis, laboratuvar hizmetleri, tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetleri ve Hazine Müsteşarlığı yerleşkesi içindeki ilk yardımın verildiği hizmet birimidir.
Kurum Tabipliğinde; (2) Daire Tabibi, (2) Diş Tabibi, (2) Hemşire, (1) Laborant, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) V.H.K.İ. ve (3) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam 12 personel görev yapmaktadır. 5.11. Koruma ve Güvenlik Şubesi Müdürlüğü Koruma ve Güvenlik Şubesi Müdürlüğü; Hazine Müsteşarlığı Koruma ve Güvenlik Yönergesi çerçevesinde; Müsteşarlık yerleşkesi içerisinde her türlü tehlikeye karşı devlet malı ile personelinin korunması, kollanması, gerekli kayıtların usulüne uygun tutulması ile Sivil Savunma Kanunu na ait Yönetmelik ve Yönergeler çerçevesinde Müsteşarlıkla ilgili Sivil Savunma Hizmetlerinin yerine getirilmesini (1) Şube Müdürü, (1) Sivil Savunma Uzmanı, (4) Şef, (1) V.H.K.İ., (2) Memur, (2) Teknisyen, (4) Koruma ve Güvenlik Şefi ve (28) Koruma ve Güvenlik Görevlisi olmak üzere toplam 43 personel ile yapılmaktadır.
6. Yönetim ve İç Kontrol Müsteşarlık faaliyetlerinin eşgüdüm içinde yürütülmesini sağlamak için Müsteşar başkanlığında birim amirleriyle düzenlenen periyodik yöneticiler toplantılarına Başkanlığımızca aktif katılım sağlanmaktadır. 26 Aralık 2007 tarihli Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Stratejik Plan çerçevesinde Müsteşarlığımızda uluslararası en iyi uygulamalar seviyesinde bir iç kontrol sistemi kurulmasına yönelik çalışmalara tarafımızca da katkı sağlanmaktadır.
II. AMAÇ VE HEDEFLER A. BİRİMİN AMAÇ ve HEDEFLERİ Hazine Müsteşarlığı Stratejik Planında yer alan stratejik önceliklerden; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının dolaylı ilişkili olduğu ve destek vereceği hedefler şunlardır: Kurumsal ve Yönetsel Mükemmeliyeti Sağlamak amacı kapsamında; Araştırma geliştirme ve yenilikçilik yaklaşımının kurum kültürünün bir parçası haline getirilmesi, İnsan kaynakları yönetiminin geliştirilmesi, Sürekli performans iyileştirme anlayışının hakim kılınması, Bilişim teknolojileri yönetişiminin uluslararası en iyi uygulamalar seviyesine çıkarılması, Kurumsal iletişimin güçlendirilmesi. B. TEMEL POLİTİKALAR ve ÖNCELİKLER Temel politika ve önceliklerimizin belirlenmesinde; Dokuzuncu Kalkınma Planı, Bilgi Toplumu Stratejisi ve Orta Vadeli Mali Plan ile Hazine Müsteşarlığı Stratejik Planı (2009 2013) esas alınmış olup bu çerçevede; Başkanlığımız için en önemli stratejik amaç Kurumsal ve Yönetsel Mükemmeliyet olarak belirlenmiştir.
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. MALİ BİLGİLER 1. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Başkanlık 2009 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam 17.655.600 TL ödeneğin 15.638.190 TL sini kullanmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda Grafik 1 ve Grafik 2 de gösterilmiştir. Grafik 1: İMİD Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu 18.000.000 TL 17.500.000 TL 17.655.600 TL 17.000.000 TL Tutar 16.500.000 TL 16.000.000 TL 16.203.855 TL 15.797.646 TL 15.500.000 TL 15.000.000 TL 14.500.000 TL 2007 YILI ÖDENEK TUTARI 2008 YILI ÖDENEK TUTARI 2009 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar Grafik 2: İMİD Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu Tutar 16.000.000 TL 15.500.000 TL 15.000.000 TL 14.500.000 TL 14.000.000 TL 13.500.000 TL 13.000.000 TL 12.500.000 TL 12.000.000 TL 13.320.098 TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI 13.685.088 TL 2008 YILI HARCAMA TUTARI 15.638.190 TL 2009 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar
1.1. Personel Giderleri Memurlar 2009 yılı ödeneği 5.545.800 TL olup, bu tertipten 431.500 TL ödenek düşülmüş ve yıl sonu ödeneği 5.114.300 TL olmuştur. Bu ödenekten 5.113.383,76 TL harcanmış olup, harcama oranı %99,98 olarak gerçekleşmiştir. Sözleşmeli Personel 2009 yılı ödeneği 2.366.000 TL olup, harcama 2.299.764,97 TL, harcama oranı %97,20 olarak gerçekleşmiştir. 1.2. Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri Memurlar 2009 yılı ödeneği 686.800 TL olup, harcama 641.567,54 TL, harcama oranı % 93,41 olarak gerçekleşmiştir. Sözleşmeli Personel 2009 yılı ödeneği 342.000 TL olup, harcama 335.877,71 TL, harcama oranı % 98,20 olarak gerçekleşmiştir. 1.3. Cari Giderler 2009 yılında bu harcama kalemine tahsis edilen ödeneklerin kullanım oranı % 98,17 olarak gerçekleştirilmiştir. 1.3.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 3.299.400 TL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertipten 135,400 TL ödenek düşülmüş ve yıl sonu ödeneği 3.164.000 TL olmuştur. Harcama 3.084.306,42 TL, harcama oranı %97,48 olarak gerçekleşmiştir. 1.3.2. Yolluklar Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 77.400 TL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertipten 30.000 TL ödenek düşülmüş, yıl sonu ödeneği 47.400 TL olmuştur. Harcama 37.490,84 TL, harcama oranı % 79.09 olarak gerçekleşmiştir.
1.3.3. Görev Giderleri Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 3.600 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 2.021,70 TL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %56,16 olarak gerçekleşmiştir. 1.3.4. Hizmet Alımları 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 2.177.100 TL ödenek tahsis edilmiş olup, Müsteşarlığımız hizmet binasının elektrik, su, doğalgaz ve akaryakıt vb. giderlerine mevcut ödeneğin yeterli olmayacağı gerekçesiyle, bu tertibe 110.000 TL ödenek eklenmiştir. Toplam yıl sonu ödeneği 2.287.100 TL olmuştur. Harcama 2.271.520,63 TL, harcama oranı %99,31 olarak gerçekleşmiştir. 1.3.5. Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile bu tertibe 291.600 TL ödenek tahsis edilmiştir. Bu tertibe yıl içerisinde 55.400 TL ödenek eklenmiştir. Yıl sonu toplam ödeneği 347.000 TL olmuştur. Harcama 345.123,46 TL olarak gerçekleşmiş olup, harcama oranı %99,45 dir. 1.3.6. Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 2009 yılında bu tertibe 32.400 TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içerisinde de 6.480 TL ödenek eklenmiştir. Yıl sonu toplam ödeneği 38.880 TL olmuştur. Harcama 36.899,38 TL olarak gerçekleşmiş ve harcama oranıda % 94,90 dır. 1.3.7. Tedavi ve Cenaze Giderleri 2009 yılında 583.000 TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içerisinde de 33.000 TL ödenek eklenmiştir. Yıl sonu toplam ödeneği 616.000 TL olmuştur. Harcama 612.926,46 TL olarak gerçekleşmiş olup, harcama oranı %99,50 dir. 1.4. Cari Transferler 2009 yılı bütçe ödeneği 106.000 TL olup, bu ödeneğin tamamı Merkez Teşkilatı için Dış Ticaret Müsteşarlığının yemekhane yönetimi hesabına aktarılmıştır.
1.5.1. Mamul Mal Alımları Bu tertibe 930.000 TL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertipten 220.000 TL ödenek Müsteşarlığımız binasının ısı yalıtımı işinin tamamlanması için İdari Onarım Projesine aktarılmış ve yıl sonu ödeneği 710.000 TL olmuştur. Harcama 235.896,08 TL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %33.22 dir. 1.5.2. Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri Müsteşarlığımız hizmet binasının büyük onarım giderleri için 440.000 TL ile Müsteşarlık lojmanlarının büyük onarım giderlerine 455.000 TL olmak üzere, toplam 895.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Müsteşarlığımız hizmet binasının ısı yalıtımı işleri için tahsis edilen 440.000 TL ödenek yetersiz kalmış ve İdari Bina Onarımı Projesine Bakanlık Makamı Onayı ile 220.000 TL ödenek ilave edilerek, 578.650 TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı bütçesine aktarılmıştır. Müsteşarlık lojmanlarının büyük onarım giderleri için de 185.000 TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı bütçesine aktarılmıştır. Diğer taraftan Müsteşarlığın İstanbul da bulunan lojmanlarının onarım işleri için de 70.000 TL ödenek Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığına aktarılmıştır. Her iki projede toplam harcama 165.202 TL olarak gerçekleşmiştir. 1.6. Sermaye Giderleri Bu harcama kalemine 2009 yılında toplam 1.825.000 TL ödenek tahsis edilmiş, toplam 833.650 TL ödenek düşülmüş ve yıl sonu ödeneği 991.350 TL olmuştur. Toplam 401.098 TL harcama gerçekleştirilmiştir. Makine Teçhizat Alımı ve Onarımı Projesi : 2009 yılında bu projeye 930.000 TL ödenek tahsis edilmiş olup, bu projeden Bakanlık Makamı Onayı ile İdari Bina Onarımı projesine 220.000 TL ödenek aktarılmış ve yıl sonu toplam ödeneği 710.000 TL olmuştur. Harcama 235.896,08 TL olarak gerçekleştirilmiştir.
Müsteşarlık hizmet binasının kalorifer, hidrofor, klima sistemi, tesisat vanalarında yıl içerisinde meydana gelebilecek arızalara karşı her yıl bütçeye bakım ücreti adı altında tahsis edilen ödenek, 2009 yılında her hangi bir arıza olmaması nedeniyle kullanılmamıştır. Müsteşarlık D ve E blok binaları çalışma odalarına klima sistemi tesis edilmesi içinde bu harcama kalemine ödenek konmakla beraber, Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca bildirilen yaklaşık maliyetin ödeneğin çok üzerinde olması nedeniyle söz konusu klima sistemi projesi gerçekleştirilememiştir. Bu işlerin yapılması için 2010 yılı İdari Bina Onarımı projesine gereken ödeneğin tahsis edilmesi sağlanmıştır. İdari Bina Onarımı Projesi : Müsteşarlık Hizmet Binasının ısı yalıtımı işleri için 2008 yılında 630.000 TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı bütçesine aktarılmış, ihalenin yıl sonuna doğru yapılması nedeniyle adı geçen Bakanlığa aktarılan ödenek kullanılamamıştır. Söz konusu işin tamamlanabilmesi için; 2009 yılında İdari Bina Onarımı projesine tahsis edilen 440.000 TL ödenek yetersiz kalmış ve bu projeye Bakanlık Makamı Onayı ile 220.000 TL ödenek revize edilerek toplam ödenek 660.000 TL ye çıkarılmıştır. Bu projeden 578.650 TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı bütçesine aktarılmıştır. Müsteşarlığımız kazan dairesinin bakım ve onarımı, kapalı garajda yer alan oto yıkama zemini ile güvenlik kulübelerinin yalıtım işleri, Bayrak ve Atatürk Poster Sistemi alımları için 65.000 TL harcama yapılmıştır. Lojmanların Büyük Onarım Projesi : 2009 yılında bu projeye 455.000 TL ödenek tahsis edilmiş ve bu projeden Bakanlık Makamı Onayı ile İstanbul da bulunan lojmanların büyük onarımları için Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı na 70.000 TL ödenek aktarılmıştır. Ankara da bulunan Müsteşarlık lojmanlarının (Ayvalı-Etlik-Dikmen) pencerelerinin PVC ye dönüşümü ile GOP lojmanları balkon demir korkuluklarının yapılması için 185.000 TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Bütçesine aktarılmıştır. Diğer taraftan; Ankara da bulunan lojmanların giriş kapılarının çelik kapı ile değiştirilmesi ve Ayvalı lojmanlarının kombili sisteme dönüştürülmesi işleri için toplam 100.107 TL harcama yapılmıştır.
2. Özel Kalem Özel Kalem (İç Denetim Birimi dahil) 2009 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam 2.928.300 TL lik ödeneğin 2.585.672 TL sini kullanmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda Grafik 3 ve Grafik 4 de gösterilmiştir. Grafik 3: Özel Kalem Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Tutar 3.500.000 TL 3.000.000 TL 2.500.000 TL 2.000.000 TL 1.500.000 TL 1.000.000 TL 500.000 TL 0 TL 354.410 TL 439.000 TL 2007 YILI ÖDENEK TUTARI 2008 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar 2.928.300 TL 2009 YILI ÖDENEK TUTARI Grafik 4: Özel Kalem Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu 3.000.000 TL 2.500.000 TL 2.585.672 TL Tutar 2.000.000 TL 1.500.000 TL 1.000.000 TL 500.000 TL 0 TL 220.731 TL 263.481 TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI 2008 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar 2009 YILI HARCAMA TUTARI 2.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 5.400 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 5.157,72 TL olarak gerçekleşmiş olup, harcama oranıda % 95 olarak gerçekleşmiştir.
2.2. Yolluklar Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 159.300 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 131.224 TL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %82 dir. 2.3. Hizmet Alımları 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 2.507.400 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 2.276.664,88 TL, harcama oranı %90 olarak gerçekleşmiştir. 2.4. Temsil ve Tanıtma Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 139.500 TL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama 138.216,44 TL ve harcama oranı da %99 olarak gerçekleşmiştir. 2.5. Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile bu tertibe 30.600 TL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama 16.266,65 TL ve harcama oranı da %53 olarak gerçekleşmiştir. 2.6. Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 2009 yılında 10.800 TL ödenek tahsis edilmiştir. Bu tertipten yıl içerisinde 6.480 TL ödenek düşülmüş ve yıl sonu toplam ödeneği 4.320 TL olmuştur. Harcama 1.040 TL ve harcama oranı da %24 olarak gerçekleşmiştir. 2.7. Tedavi ve Cenaze Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 12.000 TL ödenek tahsis edilmiş olup harcama 7.773,33 TL ve harcama oranı da %64 olarak gerçekleşmiştir.
3. İç Denetim Birimi Başkanlığı 3.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 2.700 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 510,88 TL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %18 dir. 3.2. Yolluklar Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 21.600 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 3.125,47 TL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %14 tür. 3.3. Hizmet Alımları 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 16.200 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 81,25 TL, harcama oranı %0,50 olarak gerçekleşmiştir. 3.4. Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile bu tertibe 10,800 TL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama 3.688,46 TL ve harcama oranı %34 olarak gerçekleşmiştir. 3.5. Tedavi ve Cenaze Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 12.000 TL ödenek tahsis edilmiş olup harcama 1.923,01 TL ve harcama oranı %16 olarak gerçekleşmiştir.
4. Müsteşarlık Müşavirliği Müsteşarlık Müşavirliği 2009 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam 38.600 TL lik ödeneğin 30.047 TL sini kullanmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda Grafik 5 ve Grafik 6 da gösterilmiştir. Grafik 5: Müsteşarlık Müşavirliği Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu 60.000 TL 50.000 TL 40.000 TL 54.000 TL 54.000 TL 38.600 TL Tutar 30.000 TL 20.000 TL 10.000 TL 0 TL 2007 YILI ÖDENEK TUTARI 2008 YILI ÖDENEK TUTARI 2009 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar Grafik 6: Müsteşarlık Müşavirliği Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu Tutar 35.000 TL 30.000 TL 25.000 TL 20.000 TL 15.000 TL 10.000 TL 5.000 TL 0 TL 16.001 TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI 12.159 TL 2008 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar 30.047 TL 2009 YILI HARCAMA TUTARI 4.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 1.800 TL ödenek tahsis edilmiş olup, Bu tertipten harcama yapılmamıştır.
4.2. Yolluklar Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 8.100 TL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertibe 15.000 TL ödenek eklenmiş, yıl sonu toplam ödenek tutarı 23.100 TL olmuştur. Harcama 18.354,90 TL olarak gerçekleşmiş olup, harcama oranı %79 dur. 4.3. Hizmet Alımları 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 2.700 TL ödenek tahsis edilmiş olup, harcama 2.495,22 TL ve harcama oranıda %92 olarak gerçekleşmiştir. 4.4. Tedavi ve Cenaze Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 11.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama 9.197,31 TL olarak gerçekleşmiş olup, harcama oranı ise %83 tür.
5. Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri 2009 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam 660.000 TL lik ödeneğin 433.470 TL sini kullanmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yıldaki dağılımı aşağıda Grafik 7 ve Grafik 8 de gösterilmiştir. Grafik 7: Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri Ödenek Tahsis Durumu 740.000 TL 720.000 TL 700.000 TL 699.740 TL 725.000 TL Tutar 680.000 TL 660.000 TL 640.000 TL 660.000 TL 620.000 TL 2007 YILI ÖDENEK TUTARI 2008 YILI ÖDENEK TUTARI 2009 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar Grafik 8: Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri Ödenek Harcama Durumu Tutar 500.000 TL 450.000 TL 400.000 TL 350.000 TL 300.000 TL 250.000 TL 200.000 TL 150.000 TL 100.000 TL 50.000 TL 0 TL 419.594 TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI 352.382 TL 2008 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar 433.470 TL 2009 YILI HARCAMA TUTARI 5.1. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 24.300 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 15.066,86 TL, harcama oranı ise %62 olarak gerçekleşmiştir.
5.2. Yolluklar Bu tertibe 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda 232.200 TL ödenek tahsis edilmiş olup, yıl içerisinde de 30.000 TL ödenek eklenmiş ve toplam yıl sonu ödeneği 262.200 TL olmuştur. Harcama 177.404,93 TL ve harcama oranıda %67 olarak gerçekleşmiştir. 5.3. Hizmet Alımları 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 235.800 TL ödenek tahsis edilmiş ve yıl içerisinde bu tertipten 30.000 TL düşüm yapılmış olup, toplam yıl sonu ödeneği 205.800 TL olmuştur. Harcama 120.041 TL ve harcama oranıda %58 olarak gerçekleşmiştir. 5.4. Temsil ve Tanıtma Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 8.100 TL ödenek tahsis edilmiş olup, harcama 1.421,07 TL ve harcama oranı ise %17 olarak gerçekleşmiştir. 5.5. Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe 29.700 TL ödenek tahsis edilmiş ve harcama 25.320,93 TL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı ise %85 dir. 5.6. Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri Bu tertibin 2009 yılı ödeneği 900 TL olarak belirlenmiştir. Harcama 400 TL olarak gerçekleşmiş olup, harcama oranı ise %44 dür. 5.7. Tedavi ve Cenaze Giderleri Bu tertibe 2009 yılı ödeneği olarak 79.000 TL olarak tahsis edilmiştir. Bu tertibe yıl içerisinde 50.000 TL ödenek eklenmiş ve yıl sonu ödeneği 129.000 TL olmuştur. Harcama 93.814,29 TL ve harcama oranı %72 olarak gerçekleşmiştir.
B. PERFORMANS BİLGİLERİ 1. Personel Hareketleri Faaliyet dönemi içerisinde, Savunma Uzmanlığının kaldırılması ve faaliyetlerinin Başkanlığımızca yürütülmesine karar verilmesi nedeniyle (1) Sivil Savunma Uzmanı, (3) Şef, (4) V.H.K.İ. Başkanlığımızda göreve başlamıştır. Ayrıca, Ankara Üniversitesinde geçici görevle çalışmakta olan (1) Mühendis Aralık ayı sonunda tekrar Başkanlığımızdaki görevine başlamıştır. 7 Aralık 2008 tarihinde yapılmış bulunan Görevde Yükselme Sınavı ile (2) Bilgisayar işletmeni, (1) Teknisyen, (1) V.H.K.İ ve (1) Memur, Şefliğe; (2) Koruma ve Güvenlik Görevlisi, Koruma ve Güvenlik Şefliğine; (1) Şoför, Memurluğa; (1) Ayniyat Saymanı, Şube Müdürlüğüne ve (1) Hizmetli Memurluğa olmak üzere toplam 10 personelin ataması Ocak 2009 ayı içerisinde gerçekleştirilmiştir. Ayrıca (5) Memur ve (1) Şoför, Bilgisiyar İşletmenliğine; (1) Daktilograf ve (6) Memur, Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmenliğine olmak üzere toplam 12 personelin yeni kadrolarına ataması gerçekleştirilmiştir. Öte yandan Ankara Kambiyo Müdürlüğüne (1) V.H.K.İ, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğüne (2) Hizmetli, (1) Teknisyen ve (1) Şube Müdürü geçici görevle, Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığına (1) Memur, Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğüne (1) Memur, İstanbul Kambiyo Müdürlüğüne (1) V.H.K.İ., Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne (1) V.H.K.İ. naklen atanmış, (1) Şoför vefat nedeniyle ve (11) personelde emeklilik nedeniyle olmak üzere toplam (21) personel Başkanlıktaki görevlerinden ayrılmıştır.
2. Eğitim Faaliyetleri Faaliyet dönemi içinde, Başkanlık bünyesinde görev yapan personelin görevleri ile ilgili oldukları konulardaki yenilikleri takip edebilmeleri ve eksikliklerini tamamlamaları amacıyla kurum içi ve kurum dışında eğitim almaları sağlanmıştır. Bu kapsamda, alınan eğitim konuları ile bu faaliyetlere katılan personel sayısı Tablo 10 ile gösterilmiştir. Tablo 10: Alınan Eğitimler Eğitimin Konusu Kişi Eğitimi Veren Kurum / Yer Sayısı Taşınır Mal Yönetmeliği TODAİ Enstitüsü Gn.Md. 2 4734 K.İ.K ve 4735 Sayılı Kanuna İlişkin Bilgilendirme Toplantısı Ankara Ticaret Odası 3 Temel Eğitim ve Hazırlayıcı Eğitim Personel Dairesi Başkanlığı 1 Kurum İçi İletişim Personel Dairesi Başkanlığı 11 Süreç Yönetimi Personel Dairesi Başkanlığı 1 Hızlı Okuma Personel Dairesi Başkanlığı 11 Beden Dili ve Kişisel İmaj Oluşturma Personel Dairesi Başkanlığı 17 Etkin Konuşma ve Diksiyon Personel Dairesi Başkanlığı 21 Halkla İlişkiler Personel Dairesi Başkanlığı 9 İnsan Kaynakları Yönetimi Personel Dairesi Başkanlığı 3 İş Analizi Personel Dairesi Başkanlığı 2 Mali Tablo Analizi Personel Dairesi Başkanlığı 4 Protokol Kuralları Personel Dairesi Başkanlığı 11 Stres Yönetimi ve Stresi Etkin Kullanma Personel Dairesi Başkanlığı 10 Taşınır Kayıt Kontrolü Personel Dairesi Başkanlığı 2 Yaratıcı Düşünme Teknikleri Personel Dairesi Başkanlığı 9 Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik Personel Dairesi Başkanlığı 2 ISO 9000 KYS Temel Eğitimi İMİ Dairesi Başkanlığı 39 Proseslerin Yönetimi, Etkileşimi ve İyileştirme Teknikleri İMİ Dairesi Başkanlığı 38 EXPO Dental Ağız ve Diş Sağlığı Sergi ve Sempozyumu Ankara Diş Hekimleri Odası 1 6 ncı Gazi İç Hastalıkları Günleri Gazi Üni. Tıp Fakültesi 1 Birinci Basamakta Gastrointestinal Hastalıklara Yaklaşım Gazi Üni. Tıp Fakültesi 1 Aile Hekimliği 1 inci Uyum Eğitimi Sağlık Bakanlığı 1 Dokuzuncu Bahar Sempozyumu Ankara Diş Hekimleri Odası 1 5188 Sayılı Kanun Çerçevesinde Güvenlik Görevliliği Yenileme Eğitimi ATK Güv.Sist.Ltd.Şti. 32
3. Evrak Kayıt ve Haberleşme Hizmetleri Hazine Müsteşarlığı na posta, kargo ve kurye yoluyla ya da elden gelen evrakın zarflarının açılması, tasnifi, kayıt ve bilgisayar giriş işlemleri yapılarak, her gün sabah saat 10:00 ve öğleden sonra 15:00 de olmak üzere günde iki kez ilgili birimlere zimmetle teslim edilmiş, personele ait şahsi evrak ve posta zarfları ise personelin bağlı bulunduğu birimin posta kutusuna bırakılmıştır. Hazine Müsteşarlığının toplam 72 adet Resmi Gazete aboneliği bulunmaktadır. Söz konusu gazeteler, günlük olarak Başbakanlık Basımevi nden alınıp tespit edilen miktarlarda ilgili birimlerin posta kutularına bırakılmaktadır. Giden evraka, müteselsil çıkış numarası verilmiş, kaydı ve tasnifi yapılmış, posta yoluyla gidenler PTT ye, elden verilenler ise ilgili kişi ya da kurumlara zimmet karşılığı teslim edilmiştir. Giden evrakın bir sureti, çıkış kayıt numara sırasına göre aylık olarak ciltlenerek şubede muhafaza edilmiş, Müsteşarlık Makamının talimatları gereği, Bakan ve Müsteşar imzalı yazılar ile onayların birer örneği, çıkış numarası aldıktan sonra, ekleriyle birlikte zimmet karşılığı ilgili özel büroya teslim edilmiştir. 3.1. Genel Evrak Kayıt İşlemleri Hazine Müsteşarlığı nda, 01.01.2009 31.12.2009 döneminde, gelen ve giden olmak üzere toplam 145.624 evrak kaydı gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrak sayısının 88.712 adedi gelen, 56.912 adedi ise giden evraka aittir. Tablo 11: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı (2009 Yılı) Evrakın Türü Adet % Genel Evrak Gelen 88.712 60,92 Genel Evrak Giden 56.912 39,08 Toplam 145.624 100,00
Grafik 9: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı (2009 Yılı) Giden Evrak 56.912 Gelen Evrak 88.712 Grafik 10: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı (Son Üç Yıl Karşılaştırmalı) 2007 2008 2009 Toplam Giden Gelen Toplam Giden Gelen Toplam Giden Gelen 0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 Grafik 11: Gelen/Giden Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı (Son İki Yıl)
Tablo 12: Genel Evrak (Gelen/Giden) Kaydının Birimlere Göre Dağılımı Birimi Gelen Giden Toplam Müsteşarlık Makamı 2.712 69 2.781 Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı 1.142 112 1.254 Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı 604 575 1.179 İç Denetim Birimi Başkanlığı 8 18 26 Hukuk Müşavirliği 6.782 3.748 10.530 Müsteşarlık Müşavirliği 1-1 Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü 10.091 3.080 13.171 Kamu İktisadi Teşebbüsleri Genel Müdürlüğü 3.378 1.223 4.601 Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü 5.953 3.558 9.511 Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğü 5.924 2.692 8.616 Sigortacılık Genel Müdürlüğü 10.109 8.711 18.820 Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü 12.475 6.254 18.729 Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü 17.889 21.806 39.695 Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü 266 277 543 Personel Dairesi Başkanlığı 3.356 2.539 5.897 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 7.576 1.637 9.213 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 276 378 654 Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği 47 168 215 Savunma Uzmanlığı 38 50 88 Tutanakla İptal Edilen 1 17 18 İade Edilen Evrak ( Müsteşarlık Dışı ) 84-84 Genel Toplam 88.712 56.912 145.624 2009 yılı faaliyet dönemi içinde, gelen ve giden olmak üzere toplam 145.624 adet evraka işlem yapılmıştır. 2009 yılı faaliyet dönemi içinde, 56.912 adet giden evrak kaydı yanında 7.651 adet kitap ve periyodik yayının da alıcısına teslimi yapılmıştır. Tablo 13: Gönderilen Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı Teslim Şekli Miktar (Adet ) Oran (%) PTT (Posta) 49.672 76,94 - Taahhütlü 39.052 60,49 - Normal 10.570 16,37 - Aps 50 00,08 Elden Teslim 14.891 23,06 - Onay 1.356 02,1 - Zimmet 13.535 20,96 Toplam 64.563 100,00
Grafik 12: Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı (Son 3 Yıl) 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 PTT (Posta) Elden Teslim PTT (Posta) Elden Teslim PTT (Posta) Elden Teslim 2007 2008 2009 Posta kanalı ile gönderilen 49.672 adet evrak için faaliyet dönemi içerisinde toplam 105.420,79 TL harcama yapılmıştır. 3.2. Birim Evrak Kayıt İşlemleri Faaliyet dönemi içinde, Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğünde toplam 14.054 adet evrak hareketi gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrakın 11.053 adedi gelen, 3.001 adedi giden evraktan oluşmaktadır. Tablo 14: Birim Evrak Hareketleri Evrakın Türü Adet Gelen Evrak 11.053 Giden Evrak 3.001 Toplam 14.054 Ayrıca, dönem içerisinde Sağlık Ünitesinden faydalanmak üzere 2.570 adet hasta sevk belgesi düzenlenmiş ve kayda alınmıştır.
3.3. Kurum Arşivi Hizmetleri Hazine Müsteşarlığı nın 01.01.2009-31.12.2009 dönemine ait Arşiv Faaliyet Raporu düzenlenerek faaliyet dönemi içerisinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. Ocak ayı içerisinde Müsteşarlığımızın tüm birimlerine yazı yazılarak; son işlem tarihi üzerinden 15 yılını doldurmuş bulunan evrak üzerinde çalışmalara başlanılması ve bu malzemelerle ilgili olarak yapılacak ayıklama ve imha çalışmaları sonucunda arşiv ve arşivlik malzeme çıkması halinde bu malzemenin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredileceği, imhalık malzemelerin ise ayrılarak Başkanlığımız koordinasyonunda imhasının yapılması gerektiği bildirilmiştir. Ayrıca birimlerden dağıtımlı bir yazı ile ayıklama ve imha komisyonlarında değişiklik olup olmadığının Başkanlığımıza bildirilmesi istenilmiş olup, konuya ilişkin olarak birimlerden gelen bildirimler doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılarak anılan komisyonlardaki görevlilerle ilgili değişiklikler bir Makam Onayına bağlanmıştır. Müsteşarlığımız Kamu İktisadi Teşebbüsleri Genel Müdürlüğü ile Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünün organizasyon şemasında değişikliklerin olması nedeniyle, yeniden düzenlenen haberleşme kodları Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığına bildirilmiş ve ayrıca ilgili birimlere de konuyla ilgili bilgi verilmiştir. Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünün imha edilmesi gereken 1968-1999 yıllarına ait 15.358 adet, 1981-1988 yıllarına ait 12.300 adet ve 1988-1995 yıllarına ait 9.847 adet klasör imhalık malzemenin imha işlemleri, Sigortacılık Genel Müdürlüğünün imha edilmesi gereken 1975-1994 yıllarına ait 25 adet imhalık malzemenin imha işlemleri, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkalığına ait imha edilmesi gereken 1993-2003 yıllarına ait 10.325 sayfa imhalık malzemenin imha işlemleri gerçekleştirilmiş ve ilgili birimlere imha sonrasında, yapılan işlemlere ilişkin yazılı bilgi verilmiştir.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden gelen görevli iki personel ile tüm Müsteşarlık birimlerinde toplantılar yapılmış, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte belirtilen bekleme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilmesi zorunlu olan arşiv malzeme listeleri belirlenerek Müsteşarlığımız birimlerine yazılı olarak bildirilmiştir. Bu bildirim üzerine Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünün 1970-1997 yıllarına ait 65 adet klasör arşiv malzemesi ile bu döneme ait 8 cilt faaliyet raporu, Sigortacılık Genel Müdürlüğünün 1990-1999 yıllarına ait 48 adet klasörden oluşan arşiv malzemesinin işlemleri yapılarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmiştir. Müsteşarlığımızın diğer birimlerinin konuya ilişkin çalışmaları ise devam etmektedir. Grafik 13: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilen Arşiv Malzemesi (2007-2008-2009) 2007 2008 2009 Faaliyet Rap.(Cilt) Klasör Faaliyet Rap.(Cilt) Klasör Faaliyet Rap.(Cilt) Klasör 0 0 0 0 8 113 0 20 40 60 80 100 120 Faaliyet dönemi içinde B3 katındaki Arşiv bölümünde yangın, su baskını ve benzeri tehlikelere karşı korunma yönünde tedbirler alınmış, söz konusu alanın temizliği ile belirli periyotlar halinde böcek ve haşerelere karşı ilaçlanması da sağlanmıştır.
3.4 Haberleşme Hizmetleri Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıklarına içeriden ve dışarıdan gelen çağrıların alınması ve ilgililerine yönlendirilmesi işlemleri, telefon santralinde görevli 6 personel ile sürdürülmüş ve öğle saatlerinde bir nöbetçi personel bulundurularak hizmet verilmesine devam edilmiştir. Bilgisayar ortamında bulunan Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıkları Personel Bilgi Sistemine kayıtlı olan Telefon Rehberinden faydalanılarak kurum dışından ve içinden gelen taleplere cevap verilerek hizmetin aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır. Diğer yandan, yeni atama, yer değiştirme ve emeklilik gibi nedenlerle dahili telefon numaralarının ilgili birimlerce zamanında bilgisayar ortamında güncellenmemesi veya personelin telefonlarını kapatmasından dolayı zaman zaman yönlendirmelerde aksama olması da söz konusu olabilmektedir.
4. Satın Alma Hizmetleri 2009 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda tahsis edilen ödenekler çerçevesinde, Müsteşarlığımız faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için gerekli olan hizmetlerin, mal ve malzemelerin mer i mevzuat çerçevesinde temin edilmesi hususunda gerekli çalışmalar ilgili şube tarafından 2009 yılı içerisinde de sürdürülmüştür. Bu bağlamda; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında açık ihale usulü ile aşağıdaki tabloda belirtilen ihaleler yapılarak hizmetin sürekliliği sağlanmıştır. Tablo 15: İMİD Başkanlığınca 2009 Yılında Yapılan İhaleler Sıra No İhale Konusu Yılı İhale Türü İhale Tarihi İhale Bedeli (KDV Hariç) 1 Güvenlik Hizmeti 2010 Açık İhale 08.10.2009 282.770,06 2 Personel Eğitimi 2009 Açık İhale 21.07.2009 163.848,00 3 Temizlik Hizmeti 2010 Açık İhale 15.10.2009 1.464.664,80 4 Araç Kiralama Hizmeti 2010 Açık İhale 29.09.2009 214.620,00 5 Akaryakıt Alımı 2010 Açık İhale 27.10.2009 128.750,00 6 7 8 9 10 Sürücülü Araç ve Ulaştırma Hizmeti Alımı Temsil Ağırlama ve Destek Hizmeti Alımı Doküman Baskı ve Fotokopi Hizmeti Alımı Bilgisayar ve Kiosk Sistemleri Alımı. Yazıcı, Tarayıcı, Çizici Sistemler ve Faks Makinesi ile Ofis Ekipmanları ve Kırtasiye Malzemeleri Alımı 2009 Açık İhale 07.04.2009 1.177.000,00 2009 Açık İhale 06.04.2009 1.177.000,00 2009 Açık İhale 06.03.2009 1.222.000,00 2009 Açık İhale 09.03.2009 1.720.000,00 2009 Açık İhale 10.03.2009 924.890,00 Müsteşarlığımız personelinin içme suyu, Başbakanlık Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu 50. Yıl Yetiştirme Yurdu Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ile protokol yapılarak temin edilmiştir. Protokole bağlı hizmetler kapsamında alınan hizmetlere ait bilgiler Tablo 16 da gösterilmiştir.