ŞİRKETLER İÇİN KURUMSAL CHECK UP PROGRAMI (OPERASYONEL DENETİM HİZMETİ) Kimler için: Şirketlerinin yönetim ve organizasyon yapısı, genel performansı, iş süreçleri, iç kontrol sistemi ve risk yönetimi süreçleri ile ilgili mevcut durumun, uluslararası bir check-up (değerlendirme) modeli çerçevesinde dış uzmanlar tarafından değerlendirilmesini isteyen Yönetim Kurulları, İcra Kurulları, CEO veya CFO lar. Şirketlerinin hızlı ve odaklı bir iç denetim faaliyetinden geçmesini, şirketin net bir fotoğrafının çekilmesi isteyen şirket sahipleri, yönetim kurulları veya üst yöneticiler. Şirketlerinin denetim evrenini oluşturan, şirket içi kontrol ortamını denetleyen veya şirket içinde COSO bazlı bir iç kontrol değerlendirmesi yürütecek olan iç denetçiler, Yeniden yapılanma veya değişim kararları öncesi, şirketlerinin SWOT analizini, üçüncü bir profesyonel göze yaptırmak isteyen, kurumsal yapının net durumunu görmek isteyen Yönetim Kurulları ve İcrai Yöneticiler. Kendi iş birimlerinin özel bir değerlendirmesini ve iyileşmeye yönelik eylem planları ile desteklenmesini talep eden operasyonel yöneticiler, Şirket yönetim ve organizasyon yapısı, iş süreçleri, yönetim sistemleri, mevcut sorunlar ve olası riskler ile ilgili detaylı bir bilgi edinmek isteyen, şirketlerini tanımayı amaçlayan, bu amaçla da tarafsız bir gözden rapor almak isteyen, göreve yeni atanan CEO, CFO veya Genel Müdürler, Şirketlerinin stratejik ve operasyonel performansını ve yönetim kapasitesini artırmak isteyen Yönetim Kurulları ve yöneticiler. Kurumsal Check up (Operasyonel Denetim) Hizmeti Nedir? Kurumsal check-up hizmeti, tıpkı bireysel sağlık check- up ları gibi, şirketinizin farklı alanlardaki sağlık seviyesini ölçen, geleceğe yönelik risklerini belirleyen ve iyileştiremeye yönelik öneriler geliştirilmesini sağlayan, işin uzmanları tarafından sunulan profesyonel bir hizmettir. Kurumsal check-up hizmeti de yine bireysel sağlık check-up ları gibi, şirket içindeki tüm 1
önemli parametrelere bakarak, şirketinizin bugün ve gelecekte karşı karşıya kalabileceği riskleri ve sorunları tanımlar. Tanı sonrası iyileştirme ve geliştirme önerileri sağlar. Şirketinizin sağlıklı bir yönetim ve organizasyon yapısı ile karşı karşıya olduğu riskleri ve fırsatlarını iyi yönetip, etkin ve verimli bir şekilde faaliyet yürütüp yürütmediğinin üçüncü bir göz olarak uzmanlarca tespiti ve raporlanması amacı ile gerçekleştirilen bir çalışmadır. Diğer bir ifade ile şirketimizin yönetim ve organizasyon yapısı, süreçleri, stratejik/operasyonel performansı, risk yönetimi, iç kontrol sistemi ve kurumsal yönetim yapısı daha iyi olabilir mi sorusuna uluslararası modeller çerçevesinde yapılan detaylı ve dikkatli bir inceleme sonrası cevap verilmektedir. Çalışma sonrasında, şirketinizin güçlü olduğu ve gelişme sağlaması gereken alanlar tespit edilecek ve iyileştirmeye/geliştiremeye yönelik net, somut, maliyet etkin ve uygulanabilir öneriler geliştirilecektir. Bu çalışma ile şirketinizin net bir fotoğrafı çekilecek ve gelişmeyi sağlamaya yönelik olarak uzmanlarca tavsiyelerde bulunulacaktır. Kurumsal Check up (Operasyonel Denetim) Hizmetini Neden Bizden Almalısınız? Kurumsal check-up hizmeti; yönetim ve organizasyon, stratejik yönetim, performans yönetimi, risk yönetimi ve iç kontrol sistemleri alanlarında uzman, tercihen iç denetim backgroundu olan ekiplerce sağlanır. Bir iç denetim faaliyeti gibi dursa da, süre olarak daha kısa, çok daha odaklı ve Yönetim Kurulu- İcrai Yönetim beklentilerini çok daha net karşılayan özel bir değerlendirmedir. Her check-up için, hizmet verilecek şirkete özel bir check-up ekibi oluşturulmaktadır. Ekibimiz şirketinizin sektörü, faaliyet alanları ve yapısına göre, farklı backgroundlardan gelen uzmanlardan oluşacaktır. Örneğin bir lojistik şirketinde check-up çalışması gerçekleştirilecek ise, değerlendirme konularına göre uzmanların yanı sıra (BT, finans, operasyon, mevzuat, vb.), sektörel uzmanlar (lojistik süreçleri) ve şirket ana süreç alanlarına göre (sözleşmeler, satın alma, müşteri ilişkileri yönetimi, depoculuk, gümrük vb.) farklı uzmanlar da ekipte yer almaktadır. Ayrıca tüm uzmanlarımız, kendi sektörel ve fonksiyonel uzmanlık alanlarına ek olarak; yönetim ve organizasyon, süreç yönetimi, risk yönetimi, iç kontrol ve şirket check up 2
değerlendirme teknikleri konusunda uzmanlaşmışlardır. Ekip liderlerimizin uluslararası Certified Internal Auditor (CIA) belgesine ve iç denetim alanında en az 15 sene deneyime sahip olmaları zorunludur. Kurumal Check up Hizmeti Kapsamı: Kurumsal check up 4 temel alanda gerçekleştirilecektir: Yönetim ve organizasyon yapısı (iş süreçleri ile yapının uyumu, yönetici profilleri ile pozisyon uyumu, verimliliğe olan etkileri, etkili karar almaya olan etkileri, yönetim stratejileri, organizasyon kültürü ve kültürün iş yapmaya etkileri, birimler ve her seviyede yöneticiler arası görev, rol ve sorumluluk dağılımı nasıldır, görev çakışmaları, verimsizlikler ya da iş sahipsizliği var mıdır, insan kaynakları yönetimi etkili ve verimli midir, organizasyon yapısı ve yönetim performansı nasıl geliştirilmelidir, şirket içi kurumsal yönetim olgunluk seviyesi nedir, nasıl artırılır) Stratejik ve operasyonel yönetim performansı (stratejik yönetim var mı, var ise olgunluk seviyesi nedir, stratejik hedefler belirlenmiş midir, süreç formal midir, değilse hedefler nasıl belirlenmektedir, hedefler kurumsal kapasite ile uyumlu mu belirlenmiştir, operasyonel performans yönetimi var mıdır, yöneticiler kendi hedeflerini koyuyor ise bunların dayanağı nedir, gerçekleşmeler nasıldır, performans düşüklüğü var ise sebepleri nedir, hangi iç veya dış risklerden kaynaklanmaktadır, iyileştirmek için neler yapılabilir) İş süreçlerinin yönetimi ve süreçlerdeki risk yönetimi başarısı (süreç yönetimi var mıdır, süreç prosedürleri var mıdır, yok ise birimler iş süreçlerini nasıl yönetmektedir, süreçlerin etkinlik ve verimliliği nasıl ölçülmektedir, kalite yönetimi var mıdır, işlevsel midir, birim içi organizasyonlar nasıldır, süreçlerde görev, rol ve sorumluluklar nasıl beşirlenmiştir, süreç riskleri tanımlanmış ve tedbiler alınmış mıdır, süreçleri iyileştirmeye yönelik resmi ve gayrıresmi çalışmalar yapılmakta mıdır, süreçlerde hassas görevler nelerdir, süreçlerde kritik pozisyonlar hangileridir, iş süreçleri BT den yeterince faydalanmakta mıdır, süreçlerde hangi kritik veri veya raporlar üretilmektedir, bunlar doğru ve tam mıdır, hız düşürücü gereksiz uygulamalar ve bürokrasi var mıdır, süreç yönetimi nasıl iyileştirilir, süreçler nasıl daha hızlı ve verimi hale gelir, süreçler ile yönetim arası uyum nasıl sağlanır, süreçlere ilişkin raporlamalar nasıl iyileştirilir) 3
İç kontrol sistemi (şirket varlıkları ve kaynaklarını koruyacak yeterli kontrol faaliyetleri ve prosedürleri tanımlanmış mıdır, yöneticiler gerekli hangi kontrolleri yapmaktadırlar, kritik riskler ve hassas görevlere yönelik hangi kontroller tanımlıdır, kontroller ekonomik ve verimli midir, kontroller etkin midir, şirketin amaç ve hedeflerine ulaşmasını teminen, şirket süreçlerinde risklere yönelik kontrol faaliyetleri uygulanmakta mıdır, bu kontrollerin sağlıklı işleyişi periyodik olarak gözden geçirilmekte midir, satın alma, satış, pazarlama, stok yönetimi, sözleşme yönetimi, ödemeler, tahsilatlar gibi kritik riskli alanlarda ne tür kontroller mevcuttur ve kayı/kaçak/suiistimal riskleri nasıl yönetilmektedir, iç kontrol sistemi bir bütün olarak nasıl iyileştirilir ve güçlendirilir) Özetle; Şirketinizin mevcut yönetim ve organizasyon yapısı, Stratejik ve operasyonel hedefleri çerçevesinde performans yönetimini nasıl gerçekleştirdiği, Operasyonel tüm iş süreçleri, İnsan kaynakları, Politika ve prosedürleri ve bunlara uyum, Risk yönetimi süreçleri, İç kontrol sistemi, Veri üretimi ve raporlamaları, Bilgi teknolojileri ve süreçleri destekleme seviyesi, Yeni TTK çerçevesinde kurumsal yönetim faaliyetleri, pek çok farklı parametre çerçevesinde değerlendirilmiş olacaktır. Kurumsal Check Up Hizmetinden Sağlanacak Faydalar: Check up Sonrası: Şirketin tüm yönetim ve organizasyonu ve iş süreçleri dışarıdan bir göz tarafından ve çok sayıda parametre çerçevesinde (uluslararası bir check-up modeli dahilinde) değerlendirilmiş ve mevcut durum- olması gereken durum karşılaştırması yapılmış olacaktır. Şirket içinde tüm faaliyet alanlarında temel sorunlar, ana riskler ve hızlı gelişme sağlama imkanları (quick win) tespit edilecektir. 4
Şirketin ana hizmet ve/veya üretim süreçleri, satın alma, insan kaynakları, bilgi işlem, raporlama, hukuk, satış ve pazarlama ve finans ve olası diğer ana süreçlerinde, risk yönetimi ve iç kontrol süreçleri değerlendirilecek, önemli sistemsel zafiyet ve eksiklikler tespit edilerek raporlanacaktır. Check up Sonucunda Yapılan Önerilerin Şirket Tarafından Yerine Getirilmesi Sonrası: Yönetim ve organizasyon yapısı verimlilik, etkinlik ve hızlı karar alma/uygulama yönünde geliştirilecektir. Stratejik ve operasyonel hedefler belirleme ve performansı takip etme kültürü hayata geçecektir. Daha iyi planlama yapma ve hesap verme kültürünün temelleri atılacaktır. Belirsizlik ve dış riskler de dahil, tüm yönetsel kararlar ve faaliyetlerde risklere dikkat edilecek, risk yönetimi ve optimize edilmiş kontrol prosedürleri, hızı ve karar verme etkinliğini artıracaktır. Etkili risk yönetimi ile kurumsal risk ve fırsatlar en iyi şekilde yönetilecek ve şirket karlılığına olumlu katkı sağlanacaktır. Kayıp, kaçak, suiistimal ve verimsizlikler önlenecektir. Metodolojimiz: Aşağıda yer alan metodoloji, temel hizmet metodolojimiz olup, şirket özelinde, gerekli hallerde, farklı ihtiyaç ve taleplere göre revize edilebilmektedir. Çalışmamızın aşamaları aşağıdaki gibidir: 1. Check-up hizmeti için sözleşme öncesi Yönetim Kurulu/Üst Yönetim Sunumu ve yürütülecek çalışmalar, kapsam, faydalar ve süreler ile ilgili bilgilendirme sunumu. 2. Kapsamın, sürenin ve kaynakların belirlenmesi. 3. Sözleşmenin imzalanması ve işe başlangıç. 4. Üst yönetim ile açılış toplantısı gerçekleştirilmesi ve projenin amaç ve hedefleri, kapsamı, süresi ve yöntemi ile ilgili bilgi alınması, beklentilerin öğrenilmesi. Şirket ile ilgili detaylı bilgi setinin talep edilmesi. 5. Şirket içinde belirlenecek bir check-up temsilcisi ile (genelde iç denetim, kalite yönetimi veya risk yönetimi birimleri veya bir Genel Müdür Yardımcısı görevlendirilebilir) çalışmaya 5
ilişkin genel planın yapılması ve takvime bağlanması 6. Şirket ile ilgili detaylı bilgi setinin alınması ve ön incelemelere başlanması. Sektör taraması yapılması ve sektörel iyi uygulamaların araştırılması. 7. CSI Şirket Check-up modelinin, şirket özel hale getirilmesi ve çalışma programının, proje plan ve takvimi çerçevesinde oluşturulması. 8. Üst yönetim ve diğer tüm birim yöneticileri ile toplantıların gerçekleştirilmesi ve kurum içi check-up anketinin dağıtılması. 9. Toplantı ve anket sonuçlarının uzmanlarımızca değerlendirilmesi ve mevcut model çerçevesinde, boşluk analizinin gerçekleştirilmesi. 10. Gerekli hallerde ek mülakatların gerçekleştirilmesi ve ek bilgi alınması. 11. Sonuçların, önce birim yöneticileri ile sonrasında ise, üst yönetim ile değerlendirilmesi. İyileştirmeye yönelik eylem planlarının netleştirilmesi. 12. Şirket özel check-up raporunun ve eylem planlarının hazırlanması ve raporun üst yönetime/yönetim Kuruluna sunumu. 13. Yıl içinde, 3 aylık dönemler itibariyle, ilerleme ve gelişmenin takip edilmesi, rapor sunulması. Süre: Check-up çalışması ortalama 7 iş günü sürecektir. Sonrasında yılda 4 kontrol/takip çalışması ve raporlaması gerçekleştirilecektir. Toplam hizmet süresi 11 iş günüdür. Ücret: Hizmet ücreti toplam 11 günlük şirket özel check-up çalışması için 24.900 TL + KDV dir. Ankara ve İstanbul dışı talepler için yol ve konaklama giderleri dahil değildir. Ekip: Ekip bilgisi şirket özel olarak iletilecektir. Metodolojimiz ve hizmet kapsamımız, CSI Yönetim Kurulu Başkanı Dr. Bertan Kaya, CIA tarafından geliştirilmiştir. * Yönetim Kurulu/ Denetim Komitesi/Tüm Yöneticilere; Dr. Bertan Kaya nın İç Denetim, İç Kontrol ve Risk Yönetimi kitabı ile yeni çıkacak olan Şirketinizi 7 Günde Nasıl Denetlersiniz: Şirketler İçin Kurumsal Performansı Artırma Rehberi kitapları hediye edilecektir. 6