ARAÇ 8a/12 BALYA TAKİP SİSTEMİ ÇIRÇIRCI KLAVUZU AĞUSTOS 2013

ARAÇ 8a/12 BALYA TAKİP SİSTEMİ ÇIRÇIRCI KLAVUZU AĞUSTOS 2013

İçindekiler 1.0 Giriş 2 2.0 Kapsam 3 3.0 Better Cotton Standart Sistemin Uygulanması 5 4.0 Balya Takip Sistemine Giriş 6 5.0 Sistem Nasıl İşler? 7 6.0 Kullanım kılavuzu 9 6.1 Oturum Açma 9 6.2 Genel Bakış 10 6.3 Kütlü Pamuk İşlemleri 10 6.4 Balya Bildirme 14 6.5 Balya Envanteri 21 6.6 Oturum Kapatma 24 Ek 1: Çıktı Beyanı Yaratın 25 1

1.0 Giriş BCI, küresel pamuk üretimini üreticiler, pamuğun üretildiği çevre ve sektörün geleceği için daha iyi hale getirmek amacını taşır. BCI çevre, çiftçi toplulukları ve pamuk üretimi gerçekleştiren alanların ekonomisi için ölçülebilir ve sürekli ilerlemeyi teşvik etmek adına pek çok paydaşla birlikte çalışır. BCI Better Cotton u sürdürülebilir ana akım meta haline getirerek pamuk üretiminde dünya çapında bir değişiklik yaratmayı hedefler. BCI ın özel amaçları şunlardır: 1. Pamuk üretiminin çevreye etkisinin azaltılması 2. Pamuk üretimi gerçekleştirilen alanlarda geçim kaynaklarının ve ekonomik kalkınmanın iyileştirilmesi 3. Tedarik zincirinde Better Cotton a bağlılığın ve Better Cotton akışının artırılması 4. Better Cotton Initiative in güvenilirliğinin ve sürdürülebilirliğinin arttırılması Better Cotton, başarılarının üzerine inşa edilen sağlam temelde çevre ve çiftçi toplulukları için olumlu değişiklikler sağlayan BCI, Perakendeci ve Marka üyelerinin artan talepleriyle gelecek için büyük hedefler belirlemiştir: Better Cotton üretim hacmini 2015 e kadar 2.6m MT ye ve 2018 e kadar 8.2m MT ye ulaştırmak. BCI Üretim İlkeleri ve Kriterleri Better Cotton için dünya çapında geçerli bir tanım ortaya koyar ve üreticilerin uygulayabileceği sosyal ve çevresel kriterleri belirler. Better Cotton Koruma Zinciri (KZ) Kılavuz İlkeleri, Better Cotton KZ gereklerime ilişkin perakendeciler ve Better Cotton tedarik ettiği iddiasında bulunan markalar da dahil olmak üzere üretici seviyesinden sonraki tüm tedarik zinciri aktörlerine rehberlik eder. Çırçır aşamasından sonra uygulanan Koruma Zinciri mekanizması Better Cotton un sıradan pamuğun yerini almasını ve Better Cotton talebi ile satın alınmış olan Better Cotton miktarının, Better Cotton talebiyle satılan Better Cotton miktarına eşit olmasını sağlayan idari bir kütle denkliği (ikd)sistemidir. Bu sistem Better Cotton verisinin (balya numaraları vb.) fiziksel Better Cotton ile bağlantıda kalmasını gerektirmez. 2

2.0 Kapsam Çırçırcılar Ayrıştırma KZ kılavuz ilkelerini Alan Düzeyinde uygular. Better Cotton KZ gerekleri ile verileri her çırçır alanında ayrı ayrı muhafaza edilir. Pamuk tiftiği Tüccarları 1 ikd KZ Kılavuz İlkeleri ni Ülke Düzeyinde aynı menşei ülkeden gelen materyali kapsayacak şekilde uygular. Örneğin: Bir tüccar Brezilya dan Better Cotton alıyorsa bu alıma ilişkin talep Brezilya sınırları dâhilinde, tüccara ait olan başka bir alandaki sıradan Brezilya pamuğuna yönlendirebilir. Tüccar Brezilya Better Cotton taleplerini sıradan pamuğa ya da başka bir ülkeden örneğin Mali den gelen Better Cotton a yönlendiremez. Diğer Tedarik Zinciri Aktörleri lkd KZ kılavuz ilkelerini Alan Düzeyinde uygulayacaklardır. KZ gerekleri ve verileri sağlama veya koruma zinciri aktörüne ait olan her alanda muhafaza edilecektir. Örneğin, bir bükümcü Brezilya dan Better Cotton almak istediğinde, satın alma talebi herhangi bir menşei ülkeden gelen eşit miktardaki sıradan pamuğa ayrılıp aynı alanda işlenebilir (örneğin Hindistan dan gelen bir sıradan pamuk). Üyelik Gerekleri Çırçırcılar Better Cotton satabilir ve resmi BCI üyeliği olmaksızın Better Cotton bulundurduklarını beyan edebilir. Ancak Better Cotton işleyen tüm çırçırcılar yerel BCI personeli tarafından listelenmeli ve eğitilmelidir. Better Cotton işleyen tüm çırçırcılar BCI Çırçırcı Denetleme İlkeleri ve ilgili eklerinden sorumludur. Better Cotton İzlenebilirlik Sistemi ne erişim imkânı isteyen tüm tüccar ve bükümhaneler için Tescilli BCI üyeliği mecburidir. Tüccarlar ve bükümhaneler tescilli BCI üyesi olmadıkları müddetçe Better Cotton kullanımı veya tedariğine ilişkin iddiada bulunamazlar. Büküm aşamasından sonra BCI üyeliği bulunmayan tedarik zinciri aktörleri, Better Cotton olduğu iddia edilen ürünlerin ticaretini yapabilir ancak (Resmi Sonuç Bildirimini sağlamak dışında) yeni bir kaynaklandırma yapamazlar (diğer tedarik zinciri aktörleri bölümüne bakınız). Better Cotton İzlenebilirlik Sistemi tüm çırçır, tüccar, bükümcü ve perakendeci seviyelerinde gereklidir. Better Cotton 2013 İzlenebilirlik sistemi, Balya Takip Sistemi(BTS) ve Better Cotton Takibinden oluşur. BCI zamanla yalnızca İzlenebilirlik Sistemi ni kullanacak şekilde değişiklik yapacaktır. Genel anlamda BCI üyesi olmak her aşamada avantaj sağlamaktadır. 1 Bu belgede tüccarlar kelimesi yalnızca pamuk tiftiği tüccarlarına atfeder. 3

Mevcut BCI araçları listesi Bu Balya Takip sistemi Kullanım Kılavuzu diğer bazı belgelerle birlikte Better Cotton Koruma Zincirini destekleyen bir araç işlevi görecektir. Tedarik zinciri aktörleri özel faaliyetlerle bu belgelerin kullanımına yönelik eğitim alacaktır. Diğer araçlar şunladır: Better Cotton Koruma zinciri Araçları Kimler için geçerlidir? Araç 1 Tescilli Üyeliğe Giriş Tümü Araç 2 Better Cotton Koruma Zinciri Kılavuz İlkeleri Tümü Araç 3 Better Cotton Tedarik Zinciri Güncellemeleri Tümü Araç 4 Tedarikçiler & Üreticiler için Sıkça Sorulan sorular Çırçır ve perakende arasındaki tüm tedarik zinciri aktörleri Araç 5 BCI Çırçırcı Denetleme Kılavuz İlkeleri Çırçırcı Araç 6 Çırçırcılar İçin Destek Araçları (Çırçır bildirme formu, BTS hesabı oluşturma bilgileri vs.) Çırçırcı Araç 7 Better Cotton İzlenebilirlik Sisteminin Şartları ve Koşulları (BTS ve Better Cotton Takibi) Çırçırcı, Tüccar, Bükümcü, Perakendeci Araç 8 Better Cotton İzlenebilirlik Sistemi Kullanım Çırçırcı, Tüccar, Bükümcü, Kılavuzu (BTS ve Better Cotton Takibi) Perakendeci Araç 9 Better Cotton Takibi 2 kullanmayan aktörler için Bükümcü ve Perakendeci arasındaki Sonuç Bildiri formları tüm tedarik zinciri aktörleri Araç10 Better Cotton İddia Çerçevesi Tümü Araç11 BCI Üyelik Uygulama Esasları Bütün Üyeler Araç12 Hacim Bazlı Ücretlendirme Brifingi Perakendeciler 2 Better Cotton Takibini kullanan aktörler (tüccarlar ve bükümhaneler) için Sonuç Bildiri Formları Better Cotton Takip sistemi tarafından otomatik olarak oluşturulur.. 4

3.0 Better Cotton Standart Sistemin Uygulanması BCI Uygulama Ortaklarıyla çalışır. Uygulama Ortakları Better Cotton Standart Sistemini uygulamak üzere BCI projeleri yürütürler. Her BCI Projesinin bir ya da birden çok Üretim Birimi vardır. Üretim birimi birkaç Öğrenme Grubu veya Büyük Çiftlik İşletmecisinden oluşur. BCI projelerine katılan çiftçiler Küçük Çiftlik İşletmecileri veya Büyük Çiftlik İşletmecileri olarak kategorize edilir. Küçük Çiftlik İşletmecileri, çiftçilerin buluşup Better Cotton yetiştiriciliğiyle ilgili fikir alışverişinde bulunmalarına ve yeni şeyler öğrenmelerine olanak sağlayan Öğrenme Grupları na dâhil edilir. Bu Küçük Çiftlik İşletmecileri açısından aynı zamanda veri toplama ve düzenleme için etkili bir araçtır. Çiftlik değerlendirmesi Üretim Birimi düzeyinde gerçekleşir. Bu sebeple Better Cotton satma yetkisi (Lisans) de Üretim Birimi düzeyinde verilir. 5

4.0 Balya Takip Sistemine Giriş 4.1 Amaç BCI, Better Cotton olduğu iddia edilen balyaların içinde Better Cotton bulunmasını garanti etmek adına online Balya Takip sistemini (BTS) geliştirmiştir. Sistem, üretilen ve çırçırdan geçirilen Better Cotton kütlü pamuğun hacmini takip eder ve bu miktarın ticareti yapılacak Better Cotton pamuk tiftiğiyle örtüşüp örtüşmediğini kontrol eder. Balya Takip sistemi ticaret yapılabilecek bir platform değildir, sistem dahilinde hiçbir ticari işlem gerçekleştirilemez. Sistem BCI onaylı UTZ Certified 3 tarafından işletilir. 4.2 Kullanıcılar Better Cotton Balya Takip Sistemi aşağıdaki kullanıcıların kullanımına açıktır: BCI üyeleri Girişte listelenen gerekler çerçevesinde Better Cotton Tedarik Zincirine katılan Çırçırcılar Kullanıcılar Balya Takip sistemine erişimleri sağlanmadan önce katılım şartlarını ayrıntısıyla açıklayan bir onay formu imzalamalıdır. 4.3 Sistem kurulumu ve teknik koşullar Kullanıcının Better Cotton Takip sistemine erişebilmesi ve sistemi kullanabilmesi için gerekenler: İnternet bağlantılı bir bilgisayar (tavsiye edilen ekran: 1024 x 768 ve üzeri) Aşağıdaki internet tarayıcılarından birinin bilgisayarda yüklü olması gerekmektedir: o Internet Explorer 9.0 ya da daha yeni bir versiyonu o Mozilla Firefox 20 ya da daha yeni bir versiyonu 4.4 Önemli Not Better Cotton Balya Takip sistemi YALNIZCA Better Cotton takibi için kullanılacaktır. Bu belgede geçen tüm pamuk, kütlü pamuk ve pamuk tiftiği kelimeleri Better Cotton a atfen kullanılmıştır. 4.5 Destek Balya Takip sisteminin kullanımıyla ilgili desteğe ihtiyacınız olduğu takdirde aşağıdaki irtibat bilgilerinden gerekli kişilere ulaşabilirsiniz: Pakistan: Muhammad Shuaib, Tedarik Zinciri Koordinatörü, muhammad.shuaib@bettercotton.org, +92 300 53 81 227 Hindistan: Selvin Lloyd, Tedarik Zinciri Koordinatörü, selvin.lloyd@bettercotton.org, +91 979 191 52 14 Çin: Leo, Tedarik Zinciri Denetlendirme ve Değerlendirme Sorumlusu, leo.xiao@bettercotton.org, +86-21-613 377 29, skype: xiao.leo76 Mali, Tacikistan ve Türkiye: Isabelle Roger, İzlenebilirlik Danışmanı, isabelle.roger@bettercotton.org, skype: isallumette 3 UTZ CERTIFIED kahve, kakao ve çay için sürdürülebilirlik ve izlenebilirlik programları yürütür, BCI gibi diğer sürdürülebilirlik programları için de takip hizmetleri sağlar. 6

5.0 Sistem Nasıl İşler? 5.1 Çiftçilerin Lisanslanması (BCI ın sorumluluğu) Bir Üretim Biriminin Better Cotton yetiştirdiği onaylandığında BCI tarafından Balya Takip sisteminde belirli bir hacimde kütlü pamuk satışı için bir lisans oluşturulur. Üretim birimine kendisine özel bir numara verilir. ( BCI Çiftçi Lisans Numarası ). Üretim birimi pamuğu bir çırçır fabrikasına satarken BCI tarafından verilen BCI Çiftçi Lisans Numarası nı bildirmelidir. 5.2 Balya Takip Sisteminde çırçırcı profili oluşturma (BCI ın sorumluluğu)) Çırçırcı tarafından Better Cotton Balya Takip Sistemine üye olurken verilen bilgilere dayanarak her çırçır alanı için BCI tarafından aşağıdaki bilgiler Balya Takip sistemine girilir: İşleme kapasitesi (örneğin günlük balya sayısı); Ortalama balya ağırlığı (kg); Çırçırlama sonucu / dönüşüm oranı (kütlü pamuktan pamuk tiftiğine). Çırçırcı kodu Her çırçır alanı/ çırçırcının, aynı şirkete ait olsalar bile, Better Cotton Balya Takip Sistemine erişebilmelerini sağlayan kendi çırçır kodları ve kullanıcı adları olmalıdır. 5.3 Kütlü Pamuk bildirimi (Çırçırcının sorumluluğu) Bir Üretim biriminden kütlü pamuk alan çırçırcı, Balya Takip Sistemi ne aşağıdaki bilgileri girer: Alınan kütlü pamuğun menşei, yani satan kuruluşun BCI çiftçi lisans numarası Alınan kütlü pamuğun kg. cinsinden hacmi. Balya Takip Sistemi kütlü pamuğu satan Üretim Biriminin geçerli lisansı (BCI tarafından verilen) olup olmadığını ve çırçırcının aldığı miktarın mevcut lisanslı miktarla örtüşüp örtüşmediğini kontrol eder. Sonuç olumu olduğunda (yani Üretim Birimi çırçırcı tarafından alınan miktarda pamuk satmaya lisanslı ise), çırçırcı tarafından teslim alınan Better Cotton un hacmi, çırçırcının kütlü pamuk envanterine kaydedilir. 5.4 Balya bildirimi (Çırçırcının sorumluluğu) Çırçırcılar, balyalar çırçırlanıp preslendikten sonra ürettikleri balyaların listesini bildirmelidir. Bu işlem, balyaların listesinin bulunduğu bir CSV dosyasının yüklenmesiyle gerçekleşir (bir sonraki bölümde bu konuda ayrıntılı bir açıklama bulunmaktadır). Balya Takip sistemi, çırçırcı profil bilgilerini kullanarak (işleme kapasitesi, balya ağırlığı ve dönüşüm oranı) çırçırcının bildirilen miktarda balya üretip üretemeyeceğini kontrol eder. Kontrol sonucu olumlu ise ve çırçırcının bildirilen miktarda balya üretme kapasitesi varsa aşağıdaki işlemler başlatılır: Better Cotton balyaları çırçırcının balya envanterinde listelenir; Bu miktara karşılık gelen Kütlü Better Cotton, çırçırcının kütlü pamuk envanterinden düşülür. BCI üyeleri, Balya Takip Sistemi üzerinden hangi çırçırcıların envanterinde satılacak Better Cotton balyası olduğunu öğrenebilir; buradaki irtibat bilgilerini kullanarak Better Cotton balyası almak üzere çırçırcılarla irtibata geçebilirler (Better Cotton Bulma / Balya Kontrolü bölümü aşağıda yer almaktadır). 7

5.5 Better Cotton satışının bildirilmesi (Çırçırcının sorumluluğu) Çırçırcılar, Better Cotton balyalarının satışının ardından Balya Takip sisteminde bu balyalara ilişkin bilgileri güncellemelidir. Böylelikle, BCI bu balyaların satıldığından haberdar olur. Bu işlem ya CSV yükleyerek ya da doğrudan BTS üzerinden gerçekleştirilebilir. Ayrıca çırçırcılar, müşterilerine BTS de bulunan balya numaralarını da içeren bir balya listesi sunmalıdır. 5.6 Satın almak üzere Better Cotton bulmak / Better Cotton balyalarının doğruluğunun kontrolü (tüccarlar, bükümcüler ve perakendecilerin sorumluluğu) BCI üyelerinin (çoğunlukla tüccar, bükümcü ve perakendeciler) Balya Takip sistemi kullanmaktaki amaçları şunlardır: Satışa hazır Better Cotton balyalarının yerini saptamak ve bunları çırçırcılardan satın almak. Satın aldıkları pamuğun Better Cotton olduğundan emin olmak (pamuk doğrudan çırçırcıdan ya da tüccar vb bir aracı vasıtasıyla satın alınmış olabilir). 8

6.0 Kullanım kılavuzu Balya Takip Sistemi ile yapabilecekleriniz: Kütlü pamuk satın alımını ilan etmek; Kütlü pamuk envanterinizi yönetmek; Balyaların hazır olduğunu ilan etmek; Balya envanterinizi yönetmek. 6.1 Oturum Açma Oturum açmak için http://baletracker.bettercotton.org adresine girip BCI tarafından verilen kullanıcı ismi ve parolanızı yazın. 6.1.1. İlk oturum açma Balya Takip Sistemine ilk kez bağlanıyorsanız Balya Takip sisteminin kullanıma ilişkin şart ve koşullarını (Araç 7) onaylamanız gerekir. Giriş yapmak için Şart ve koşulları okudum ve kabul ediyorum kutucuğunu işaretleyin ve Tamam tuşunu tıklayın. 9

6.2 Genel Bakış Çırçırcılar için Balya Takip sistemi üç alandan oluşur: Kütlü Pamuk İşlemleri, Balyaları bildir ve Balya Envanteri. Kırmızı ok bulunduğunuz alanı gösterir. Kütlü Pamuk çırçır alanına ulaştıysa Kütlü Pamuk İşlemleri/ Teslim Alınan Kütlü Pamuğu Açıkla seçeneğini seçiniz. Kütlü pamuk çırçırdan geçirildiyse Balyaları Bildir seçeneğini seçiniz. Balya envanterinizi yönetmek için Balya Envanteri / Envanteri Yönet seçeneğini seçiniz. İstediğiniz zaman oturumunuzu kapatabilirsiniz. 6.3 Kütlü Pamuk İşlemleri 6.3.1. Kütlü pamuk teslimatını açıklamak Kütlü pamuk bir Üretim Birimi tarafından çırçır fabrikanıza teslim edildiğinde yapmanız gerekenler: BCI çiftçi lisans numarasını edinin; Teslim alınan kütlü pamuğu tartın ve Kütlü pamuğun yalnızca diğer Better Cotton pamuklarla birlikte depolanmasına dikkat edin (yani, sıradan pamuktan ayrı depolayın). Daha sonra Balya Takip sistemine bilgileri ( BCI çiftçi lisans numarası ve ağırlık) girin. Kütlü Pamuk İşlemleri alanında Teslim Alınan Kütlü Pamuğu Açıkla kısmını tıklayın. Pencerenin yüklenmesi bir kaç dakika sürebilir: 10

BCI farmer license number Volume of seed cotton received BCI çiftçi lisans numarası ve satın alınan kütlü pamuğun hacmini girip ileri seçeneğini tıklayınız. BTS, Üretim Biriminin geçerli bir lisansı (BCI tarafından verilen) ve bildirilen hacimde ürün bulunduğunu kontrol eder. Sonuç olumlu ise ileri seçeneğini tıklayın. Sonuç olumlu değilse BCI çiftçi lisans numarası ve kütlü pamuk miktarını doğru girip girmediğinizi kontrol edin.. Üçüncü adımda BCI çiftçi lisans numarası ve kütlü pamuk hacminin doruluğunu tekrar kontrol edin. İkisi de doğruysa onaylamak için kutucuğu işaretleyin ve Tamam seçeneğini tıklayın. 11

Kütlü pamuk teslimatı açıklaması başarılı bir şekilde gerçekleştikten sonra Balya Takip sistemi açıklanan hacmi sizin kütlü pamuk envanterinize ekler. 6.3.2. Pakistan daki Çırçır Fabrikaları için not Pakistan da kütlü pamuk satın alma açıklamanız başarılı bir şekilde gerçekleştikten sonra onay için işleminiz BCI sekreterliğine gönderilir. İşlemin BCI tarafından onaylanmasının ardından Balya Takip sistemi, açıklanan miktardaki hacmi sizin kütlü pamuk envanterinize ekler. Bir BCI Çiftçisi ile ticari bir işlem bildirisinde bulunduysanız ve bildiriniz BCI onayını bekliyorsa ilk işleminiz onaylanana kadar başka bir işlem gerçekleştiremezsiniz. Onay bekleyen veya reddedilmiş işlemlerin listesini görmek için Önerilen işlemleri gör kısmına tıklayınız. Listede gözüken kütlü pamuk miktarı henüz sizin kütlü pamuk envanterinizde değildir. BCI Sekreterliği tarafından onaylanan işlemlerin listesini görmek için Kabul edilen işlemleri gör seçeneğini tıklayınız. 12

6.3.3. Kütlü Pamuk Envanterinizin Yönetimi Tüm kütlü pamuk satışlarının listesini görmek için Kütlü Pamuk İşlemleri seçeneğini tıklayınız. Liste işlem tarihine göre filtrelenebilir. İşlemler Üretim Birimi ya da İşlem Kimliği ile aranabilir. Listenin çıktısı alınabilir veya liste excel programına aktarılabilir. Bazı işlem satırlarının yanında geri al seçeneği vardır. Bu fonksiyon kütlü pamuğun satışının açıklanmasından sonra yalnızca ilk üç gün içerisinde aktiftir. Geri al seçeneğini tıklarsanız Balya Takip Sistemi açılan bir pencereyle geri alma işleminin onaylanmasını ve sebep belirtilmesini ister. Kütlü pamuk teslimatını geri alma işlemini onayladığınızda Balya Takip Sistemi, işlem kaydının durumunu geri alındı olarak değiştirir ve Kütlü pamuk envanterinizde de buna göre değişiklik yapar. 6.3.4. Envanterinizden kütlü pamuk kaldırma işlemi Balya Envanteri kısmını kullanarak envanterinizden kütlü pamuk kaldırabilirsiniz. 13

Üretilen kütlü pamuğun bir kısmı ya da tamamı çırçırlanmadan önce hasar gördüğü takdirde, yani istisnai durumlarda bu işlemi gerçekleştirmeniz gerekebilir. Envanterinizdeki kütlü pamuğun tamamını ya da bir kısmını kaldırabilirsiniz. Elinizdeki kütlü pamuğun tamamını kaldırmak istiyorsanız Tümü seçeneğini; yalnızca bir kısmını kaldırmak istiyorsanız Kaldırılacak Miktar seçeneğini işaretleyiniz. Evet, bu kütlü pamuğu envanterimden kaldırmak istediğimden eminim cümlesinin önündeki kutucuğu işaretleyiniz ve Tamam seçeneğini tıklayınız. 6.4 Balya Bildirme Balyaların çırçır, pres ve işaretleme işlemleri (fiziksel olarak) bittiğinde Balyaları Bildir seçeneğini tıklayınız. Balya bildirimi CSV (Virgülle Ayrılmış Değerler) dosyası yüklenerek gerçekleştirilir. Bu, 14

yapılandırılmış balya listesi vb liste tablosu şeklinde, veri depolamak üzere kullanılan bir dosya formatıdır. CSV dosyaları Excel, not defteri, ya da özel bir CSV oluşturucusu /yazılım ile oluşturulabilir veya değiştirilebilir. Bu kullanım kılavuzunda Excel ile nasıl CSV dosyası oluşturulup düzenlenebileceği açıklanmaktadır. Bilgisayar destekli bir envanter yönetim yazılımı kullanan Çırçırcılar gerekli veriyi yerel sistemlerinden CSV dosyasına indirebilir ve bu CSV dosyasını Balya Takip sistemine yükleyebilir. Envanter yönetim yazılımı olmayan çırçırcılar Excel ile CSV dosyaları oluşturabilirler. İpucu: Bu aşamada Better Cotton balyalarını sıradan pamuk balyalarından ayıran herhangi bir şey bulunmadığından dolayı Better Cotton balyaları için ayrı bir depo alanına ihtiyacınız vardır. 6.4.1. CSV dosyanızın hazırlanması İpucu: bilgisayarınızın Bölge ve Dil ayarlarına göre Excel de oluşturulan CSV dosyalarınızın BTS tarafından okunabilmesi için bölge ayarlarını değiştirmeniz gerekebilir. Bölge ayarlarınızı kontrol etmek / değiştirmek için yapmanız gerekenler: Başlat menüsünden Denetim Masası, Bölge ve Dil Seçeneği Ek ayarları tıklayın Rakamlar sekmesinin altında: o Ondalık simge için bir nokta girin o Liste ayırıcı için bir virgül girin Tarih sekmesinin altında: o Kısa tarih formatı için gg-aa-yyyy girin Nokta girin Virgül girin 15

gg-aa-yyyy girin Aşağıdaki resim CSV dosyasının yapısını göstermektedir. Sütunların sırası değiştirilemez. Hiç bir veri içermeseler bile sütunlar bulundukları yerde kalmalıdır. BTS, CSV dosyasını okurken ilk satırı dikkate almayacaktır, bu sebeple ilk satır hiç bir veri içermemelidir ve sütunların isimleri aşağıdaki gibi olmalıdır. Aşağıda da görüldüğü gibi veri ikinci satırdan başlamalıdır. CSV dosyasında her satır bir balyaya tekabül eder. Bu eğitim kılavuzuyla birlikte bir CSV dosyası şablonu çırçırcılara sağlanacaktır. Not: Çin de çırçırcılar balya numarası yerine aşağıda gösterildiği gibi barkod kullanmaktadır: Not: Mali de lot numarası CSV dosyasında verilmektedir. Yükleyeceğiniz verinin Balya Takip Sistemi tarafından anlaşılır olması için CSV dosyanızdaki veriler bir takım kurallara uygun düzenlenmelidir: 16

Sütun Açıklama Gerekli biçim Yıl Pamuğun üretildiği ve çırçırdan geçirildiği mevsim YYYY-YY, örneğin 2012-13 Çırçırcı kodu Lot Numarası Balya numarası BTS profilinizdeki ve balyalar ile paketleme listelerinde bulunan çırçırcı kodu. Ya siz mevcut çırçırcı kodunuzu BCI a vermişsinizdir ya da BCI size bir kod vermiştir. Balyalar ve paketleme listelerinde bulunan lot numarası kodudur. Balyalar ve paketleme listelerinde bulunan balya numarası kodudur. Herhangi bir boşluk, noktalı virgül veya iki nokta içermemelidir. Herhangi bir boşluk, noktalı virgül veya iki nokta içermemelidir. Sadece rakam Balya barkodu (yalnızca Çin) 32 haneli balya barkodu Excel de, hücreleri metin olarak biçimlendirin: D sütunundaki hücreleri seçin, sağ tıklayın Hücreleri Biçimlendir seçeneğini tıklayın, Sayı bölümünde metin i seçin ve Tamam seçeneğini tıklayın. Ya da doğrudan envanter sisteminizden CSV dosyasına aktarın. Balya ağırlığı Söz konusu balyanın net ağırlığı Yalnızca rakam girin. Ondalık basamakları nokta (.) ile gösterin. Durum Balyanın durumunu gösterir envanter veya satıldı. Balya hala envanterinizdeyse, yani satılmadıysa envanter seçeneğini, balyayı sattıysanız satıldı seçeneğini işaretleyiniz. Bu değerler İngilizce olmalıdır ( inventory : envanter, sold : satıldı. Satış tarihi Alıcının ismi Ülke kodu Balyanın satıldığı tarihtir. Bir önceki sütunda balya satıldı olarak gözüküyorsa satış tarihini girmek mecburidir. Bu sütun balyayı satın alanına ismini içerir. Bu sütun balya alıcısının ülke kodunu içerir. Tarih şu şekilde gösterilmelidir gg-aa-yyyy Örnek: 31-05-2012 Tarihler için yukarıdaki bölge ayarlarına bakınız. Kod İngilizce ISO Ülke Kodları na göre düzenlenmiştir (2 harf). Örneğin: ABD için: US, Çin için: CN, Pakistan için: PK, Hindistan için: IN, Mali için: ML, Tacikistan için TJ, Türkiye için TR, Mozambik için: MZ, Avusturalya için: AU vb. 17

Bir excel dosyasını CSV dosyası olarak kaydetmek için, farklı kaydet ile kaydederken kayıt türünü virgülle ayrılmış olarak seçin. Notdefteri ile de bir metin belgesinden CSV dosyası oluşturabilirsiniz.: Metin belgenizi CSV dosyası olarak kaydetmek için yalnızca dosya isminden sonra.csv uzantısını eklemeniz yeterlidir: İpuçları: CSV dosyanızın ismi sizin için anlam ifade eden herhangi bir isim olabilir, dosyanın CSV dosyası olması BTS nin okuyabilmesi için yeterlidir. İsterseniz her lot için ayrı birer CSV dosyası hazırlayıp dosyayı lot numarasıyla adlandırabilirsiniz ya da mevsim boyunca tek bir CSV dosyası kullanıp zamanla balyaları dosyaya ekleyebilirsiniz. 6.4.2. Upload your CSV file to the BTS Menü de CSV yükle seçeneğine tıklayınız. Aşağıdaki ekranı göreceksiniz: Bilgisayarınızdaki CSV dosyasını seçmek için Dosya seç butonunu tıklayın, dosyayı seçin ve tamam ı tıklayın. Seçilen dosyanın yeri ekrandaki boşlukta gözükecektir. Seçili dosyayı yüklemek için yükle yi tıklayın. Ekranın yenilenmesi ve yüklemenin sistem günlüklerinde gözükmesi bir kaç dakika sürebilir ekranını yenilemeyin. Yükleme yapmadan ekrandan çıkmak için İptal I tıklayın. 18

Yükleme işleminizin BTS tarafından görülüp görülmediğini kontrol etmek için Sistem Günlükleri ni tıklayın. Aşağıdaki ekranı göreceksiniz, en son yüklemeniz en üst sırada gözükmelidir: Sistem günlükleri ekranı yükleme sonuçlarının özetini verir. Özet, başarılı bir şekilde oluşturulan (veya oluşturulamayan) balya sayısıyla ilgili güvenilir veri ve istatistikleri gösterir. Yükleme faaliyetiyle ve her bir balyanın durumuyla ilgili daha detaylı bilgi için Raporu İndir i tıklayın. Aşağıdaki resimde Raporu İndir de yüklenen excel dosyasın görebilirsiniz. Sonuç sütunu aşağıdaki durumlardan birini gösterecektir: Sonuç Oluşturma: Başarılı Oluşturma: Başarısız Değişim: Başarılı Değişim: Başarısız Eylem yok Açıklama Balyanın başarılı bir şekilde balya envanterinize eklendiği anlamına gelir. Balya nın balya envanterinize ekleme işleminin başarısız olduğunu gösterir. Sebep sütununa bakınız ve CSV dosyanızda gerekli değişikliği yapınız. Envanterinizdeki bir balyanın durumunun başarılı bir şekilde değiştirildiği anlamına gelir; yani durum envanter den satıldı ya çevrilmiştir. Envanterinizdeki bir balyanın durum değiştirme işleminin başarısız olduğu anlamına gelir; yani balyanın durumu envanter den satıldı ya çevrilememiştir. Nedenini öğrenmek için Sebep sütunundaki açıklamayı okuyunuz ve CSV dosyanızda gerekli değişikliği yapınız. Balyayla ilgili hiç bir eylem yapılmamıştır, çünkü balya envanterinizdedir ve balyayla ilgili bir değişiklik söz konusu değildir (yani envanter den satıldı ya çevrilmemiştir). Bir ya da birden fazla balyanın durumu başarısız ise sebep sütununda açıklaması verilir. CSV dosyanızda açıklanan sebebi dikkate alarak gerekli değişiklikleri yapınız. Aşağıda bazı olası hata mesajları ve bunların anlamları verilmiştir: 19

Hatanın sebebi Bu ne anlama gelir? Ne yapmalısınız? Ağırlık kapsam dışı. Çırçırcı kodu söz konusu çırçırcıya ait değil Geçersiz/ yanlış biçimde girilmiş tarih. Balya yılı geçersiz Balya numarası geçersiz Çırçırcı envanterindeki miktar yetersiz. Balya lot numarası geçersiz E sütununda belirtilen balya ağırlığı, sizin BCI ı bilgilendirdiğiniz üzere satmaya yetkili olduğunuz ağırlıktan fazladır ya da balya ağırlığınızı belirlememişsinizdir. B sütununda çırçırcı kodunuz BCI a bildirdiğiniz ya da BCI ın size bildirdiği gibi (Pakistan) olmalıdır. G sütununda balyanın satış tarihi yazılmamış ya da gerekli biçimde yazılmamıştır. A sütununda sezonun yazılış biçimi geçersizdir. D sütunundaki balya numarası geçersizdir. Balya numarası yalnızca rakamlardan oluşmalıdır. Daha fazla balya bildirmek için yeterli kütlü pamuk envanteriniz bulunmamaktadır. C sütununda lot numarasının yazılması mecburidir (Mali hariç). Balya ağırlığınızı artırın, değiştirin, ya da BCI dan yetkili olduğunuz balya ağırlığınızın artırılmasını talep edin. B sütununda çırçırcı kodunuzun doğruluğunu kontrol edin. Tüm satılan balyalar için satış tarihi girdiğinizden emin olun ve tarihleri gg-aa-yyyy şeklinde girin Sezonun 2013-14 veya 101314 şeklinde yazılması gerekir. Balya numarasının sadece rakamlardan oluşmasına dikkat edin. Daha fazla balya bildirmeden önce BCI çiftçilerinden aldığınız daha fazla kütlü pamuk bildirmeniz gerekir. Lot numarası yazdığınızdan emin olunuz. Lot numarası herhangi bir biçimde yazılabilir. İpucu: Bir sezonda birden fazla CSV dosyası kullanıyorsanız her birini farklı adlandırmanızı ve ileride referans olabilmeleri için en azından çırçır sezonu bitene kadar bilgisayarınızda kayıtlı şekide saklamanızı tavsiye ederiz. NOT: fabrikanızda preslenen Better Cotton balyaları ve balyaların satışını gerçek zamanlı olarak bildirmeniz önemlidir. 6.4.3. Balya kimliği ve izlenebilirlik Balyaların bildirimi başarıyla gerçekleştikten sonra BTS şu şekilde bir balya kimliği oluşturur: Ülke Kodu - Sezon Çırçırcı Kodu - Lot Numarası - Balya Numarası, örneğin: MZ-201213-5555-NB12/001-001. Oluşturulan balya kimlik numarasını yükleme raporunda veya balya envanterinde görebilirsiniz. BCI üyeleri bu balya kimlik numarasını aldıkları Better Cotton un orijinalliğini doğrulamak için kullanacaktır. Bu yüzden; Şu bilgilerin balyalarda bulunması gerekir: menşei ülke, sezon (YYYY-YY), çırçırcı kodu, lot numarası, balya numarası. 20

Ayrıca müşterilerinize balya kimlik numaralarının bulunduğu bir liste sunmalısınız (Balya envanterinden alınabilecek sonuç bildirimi). NOT: Çin için balya kimlik numarası 32 haneli bir barkod olacaktır. NOT: Mali için, balya kimlik numarası lot numarasını içermez, Ülke Kodu - Sezon Çırçırcı Kodu - Balya Numarasından oluşur. 6.5 Balya Envanteri Balya envanteriniz BTS de bildirdiğiniz tüm balyaların listesidir. 6.5.1. Balyaların satışını bildir CSV yükleyerek Balya satışı bildirmek için BTS de hali hazırda bildirilmiş bulunan balyaları içeren güncellenmiş bir CSV dosyası yükleyebilirsiniz. Bildirilen balyaları güncellemek için durumlarını satıldı olarak değiştirmek ve aşağıda gösterildiği gibi alıcı bilgilerini ve ülke bilgilerini eklemek yeterlidir. İpucu: Balyalarınızı vadeli sözleşme ile şimdiden sattıysanız balyaları CSV dosyasında doğrudan satıldı olarak bildirin, bu şekilde ileride balyaların durumunu güncellemeniz gerekmeyecektir. Doğrudan BTS de bildirme Satışı doğrudant BTS üzerinden de bildirebilirsiniz. Balya Envanteri ni ve ardından Envanter Yönet i tıklayınız. Balya envanteri sistemde bildirilen tüm balyaların sezonu, balya kimlik numarası, balyanın bildirilme tarihi, lot numarası (Mali hariç), kalite parametrelerinin girilip girilmediği (bir sonraki bölümde ele alınacak), konumu (envanter veya satıldı) ve mevcutsa alıcının bilgilerini gösterir. Envanterinizi yalnızca envanterde bulunan veya yalnızca satılmış balyaları gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz. Yıl bazında balyaların BTS de bildirildiği tarihe göre de filtreleme yapılabilir. Balya kimlik numaraları, lot numaraları ve alıcıları sistemde arayabilirsiniz. 21

Sayfanın en altındaki link tıklanarak balya listesi basılabilir veya Excel e aktarılabilir. Bir balyanın satışını bildirmek için balyanın sağ tarafında Satıldı olarak işaretle yi tıklayın. BTS, balyanın durumunu satıldı olarak değiştirecektir. Sayfanın en altındaki linke tıklayarak envanterinizdeki bütün balyaları ya da seçeceğiniz birden fazla balyayı satıldı olarak işaretleyebilirsiniz Balya kimlik numaralarını kontrol edin, alıcının ismini ve ülkesini girin. Balyaları satıldı olarak işaretlemek istediğinize eminseniz Tamam ı tıklayın. İpucu: Balyaları istediğinizde envanterinize geri alabilir ya da alıcının ismini düzenleyebilirsiniz. 6.5.2. Kalite parametrelerinin girilmesi Balya envanterinde Kalite Oluştur u tıklayarak kalite parametreleri girebilirsiniz. Balya takip sistemi aşağıdaki pencereyi açacaktır. 22

6.5.3. Envanterden balya kaldırma Envanterinizden bir balya kaldırdığınızda balyanın içindeki miktar kadar kütlü pamuk, kütlü pamuk envanterinize geri gönderilmeyecektir. Bu nedenle bu işlevi yalnızca balya hasar gördüğünde veya Better Cotton olarak satılamayacak duruma geldiğinde kullanınız. Balyayı sattıysanız (sanal ortamda değil gerçekte sattıysanız) bu işlevi kullanmayınız. Kaldır seçeneğini tıkladığınızda Balya Takip sistemi bir balyayı kaldırmak üzere olduğunuza dair uyarı verir ve bir pencere açılır, balyayı envanterinizden kaldırmak istediğinizi onaylamanız gerekir. Balyayı envanterinizden kaldırmak için bir gerekçe belirtmelisiniz. Balyayı sıradan pamuk olarak sattıysanız sıradan pamuk olarak satılmıştır şeklinde sebep belirtiniz. Balya kaldırıldıktan sonra balya envanterinizde gözükmeyecektir. 23

6.6 Oturum Kapatma Balya Takip Sistemi nde oturumunuzu kapatmak için oturumu kapat ı tıklayınız. 24

Ek 1: Çıktı Beyanı Yaratın Temmuz 1023 te uygulamaya konan yeni Better Cotton Güvenlik Zinciri Rehberi uyarınca, satışını gerçekleştirdiğiniz Better Cotton pamuk tiftiğine ait bir Çıktı Beyanı bulunmalıdır. Balya Takip Sistemi sözkonusu Çıktı Beyanı nı yaratmanızda size yol gösterecektir. Balya Envanteri üzerine tıklayın. Ardından, Envanteri Yönet üzerine tıklayın. Çıktı Envanteri yaratmak istediğiniz balyalar için bir satış periodu seçin. Çıktı Beyanı yaratmak istediğiniz balyalar için satın alıcıyı seçin (yalnızca satın alıcının ismini yazın, ülkeyi yazmayın) Büyütme fonksiyonunu tıklayın. BTS belirtilen zaman diliminde, seçilen alıcıya satışı gerçekleşen tüm balyaları listeleyecektir. Sayfanın altındaki Çıktı Beyanı üzerine tıklayın. BTS Çıktı Beyanı nı Excel formatında indirecektir (sadece İngilizce). Çıktı Beyanı nı bilgisayarınıza kaydederek çıktısını alabilir ya da müşterinize e-posta ile gönderebilirsiniz. 25