MECLİS TOPLANTISI Meclis salonu toplantıya hazır hale getirilir. Meclis gündemi üyelere dağıtılır ve toplantı akışına göre sunum yapılır. Toplantı sırasında gerekli durumlarda Divan üyelerine destek sağlanır. Toplantı bilgisayar ortamında tutanağa geçirilir. Tutanak toplantı sonrasında çıktı alınarak divan üyelerine imzalatılır ve arşivlenir.
MECLİS TOPLANTISINA KATILIM Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği Her birleşimde ayrı ayrı olacak şekilde üzerinde toplantı tarihi ile meclis üyelerinin isimleri bulunan hazirun listesi hazırlanır ve çıktı alınır. Hazirun listesi toplantıya katılan üyelere imzalatılır. İzinli olan ve toplantıda bulunmayan üyelerin durumları hazirun listesine işlenir. Meclis üyelerinin katılım durumları otomasyona kaydedilir. Hazirun listelerinin onaylı suretleri hazırlanarak gereği için Özel Kalem Müdürlüğü ne gönderilir.
MECLİS KARARI -5393 Sayılı Belediye Kanunu -Diğer Kanunlar -Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği İlgili müdürlük tarafından Meclisçe görüşülmesi istenen konu Belediye Başkanı ndan Meclis Başkanlığı na havale ettirilir. Tüm birimlerden gelen teklifler birleştirilerek Meclis Gündemi oluşturulur. Meclis gündemi; Meclis üyelerine mail olarak, Müdürlüklere yazılı olarak, Kamuoyuna internette ve ilan panosunda duyurulur. Meclis üyelerinin toplantı sırasında Belediyeye ait işlerle ilgili gündeme alınmasını istedikleri önerileri olursa oylama yapılır. Meclis gündemindeki konular sunum eşliğinde Meclis toplantısında görüşülür, oylanır ve karara bağlanır. E Önerinin gündeme alınması kabul edildi mi? H Öneri düşer. Komisyona havale edildi mi? Evet İlgili Komisyon konuyu görüşür ve kararını rapor olarak Meclise sunar. Hayır Meclis kararları bilgisayar ortamında yazılır ve kontrol edilir. Komisyon raporları Meclis in 2. birleşiminde görüşülür, oylanır ve karara bağlanır. Meclis kararları çıktı alınır ve divan üyeleri tarafından imzalanır. Meclis kararlarının özetleri, kamuoyuna internette ve ilan panosunda duyurulur. Karar asılları taranarak otomasyona özet şeklinde kaydedilir. Karar zabıt defteri birleşim bazında çıktı alınarak onaylanıp muhafaza edilir ve yılsonunda ciltlenir. Kararların onaylı suretleri; Bilgi için Kaymakamlığa, İfası için ilgili müdürlüklere gönderilir.
ENCÜMEN TOPLANTISI Encümen salonu toplantıya hazır hale getirilir. Encümen gündemi üyelere dağıtılır ve toplantı akışına göre sunum gösterilir. Toplantı sırasında gerekli durumlarda destek sağlanır. Kararların yazımında esas olacak ayrıntılar not alınır. Her ayın sonunda Encümen üyelerinin ödenekleri için toplantılara katılım çizelgesi hazırlanarak Özel Kalem Müdürlüğü ne gönderilir.
ENCÜMEN KARARI -5393 Sayılı Belediye Kanunu -Diğer Kanunlar -Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği İlgili müdürlük tarafından Encümence görüşülmesi istenen konu Belediye Başkanı ndan Encümen Başkanlığı na havale ettirilir. Tüm birimlerden gelen teklifler birleştirilerek Encümen Gündemi oluşturulur. Gündemdeki konular sunum eşliğinde Encümen toplantısında görüşülür. Encümen kararları yazılır ve kontrol edilir. Kararlar çıktı alınarak üyelere imzalatılır. Karar asılları taranarak otomasyona özet şeklinde kaydedilir. Karar zabıt defteri çıktı alınarak onaylanıp muhafaza edilir ve yılsonunda ciltlenir. Kararların onaylı suretleri ifası için ilgili müdürlüklere gönderilir.
KARARLARIN TEMİNİ Kararlar Bürosu ndan istenen meclis/encümen kararının tarihi, sayısı ve sayfa adedi öğrenilir. Mevcut ücret tarifesine göre beher sayfa için basılı evrak ücreti ödenir. Dilekçe ve makbuz aslı Yazı İşleri Müdürlüğü ne teslim edilir. Karar sureti Yazı İşleri Müdürü tarafından onaylanır. Onaylı karar sureti teslim tesellüm belgesi ile talep edene teslim edilir.
Dilekçe Kanunu RESMİ EVRAK/DİLEKÇE Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik Vatandaş tarafından yazılan dilekçe veya elden ya da posta yoluyla gelen resmi evrak teslim alınır. Taranarak otomasyona kaydedilen evrakın/dilekçenin arka yüzüne kaşe basılarak kayıt numarası ve hangi birime havale edildiği yazılır. Dilekçenin hangi birime havale edildiği ve kayıt numarası vatandaşa verilir. Evrak/dilekçe Başkanlık Makamı ndan ilgili birime havale ettirilir. Havale edilen evrak/dilekçe zimmet karşılığı ilgili Müdürlüğe teslim edilir. İlgili müdürlük tarafından evrakın gereği yapılır. Dilekçede yer alan husus ile ilgili en geç 7 gün içinde vatandaşa bilgi verilir.
GİDEN EVRAKLAR Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik Meram Belediyesi nden kurumlara ve şahıslara gönderilecek evraklar teslim alınır. Evrak taranarak otomasyona kaydedilir ve hangi yöntemle gönderileceği belirlenir. Elden Teslim Görevli personel evrakı zimmet defterine kaydedip teslim edeceği yere bizzat giderek teslim eder. Normal posta ile gönderim Tebliğ alındılı gönderim Taahhütlü posta ile gönderim Evrak zarfa konularak üstüne gideceği yer bilgisi yazılır ve pulu yapıştırılarak posta zimmet defterine kaydedilir. Evrak zarfa konularak gideceği yer bilgisi zarf üstüne ve alma haberine yazılır. Barkod ve pulu yapıştırılarak posta zimmet defterine kaydedilir. İlgili müdürlükten gelen tebliğ zarfına barkod ve pulu yapıştırılır. Posta zimmet defterine kaydedilir. Görevli personel postalanacak zarfları PTT ye bizzat giderek teslim eder.
HEMŞEHRİM MASASI BAŞVURU 444 3 042 No.lu telefon aranarak talep bildirilir. alo153@meram.bel.tr adresine talep e-mail yoluyla iletilir. Hemşehrim Masası na bilfiil talep bildirilir. Talebin ilgili birimi belirlenerek otomasyona kaydedilir.. İlgili müdürlük tarafından talep yerine getirilir ve sonuç otomasyona kayedilir. Sonuç en geç 7 gün içerisinde telefon, sms veya e-mail yoluyla vatandaşa bildirilir.
MUHTAR GÖRÜŞMELERİ Hemşehrim Masası nda görevli personel muhtarın ofisine bizzat gider. Muhtar ile görüşülerek talep ve şikayetleri öğrenilir. Muhtarın talep ve şikayetleri ilgili birimlere bildirilir. İlgili birimler muhtarın talep ve şikayetleri hakkında gereğini yapar.