Sayın Yetkili, Türk Hepatopankreatobilier Cerrahi Derneği tarafından 1-4 Nisan 2015 tarihleri arasında Cornelia Diamond Hotel / ANTALYA' da düzenlenecek olan 12.TÜRK HEPATOPANKREATOBİLİER CERRAHİ KONGRESİ ve 3.Hepatopankreatobilier Cerrahi Hemşireliği Kongresi ile ilgili olarak sponsorluk ve katılım koşulları ekte bilgilerinize sunulmuş olup, Plaza Turizm olarak sizlere her konuda yardımcı olmaktan mutluluk duyarız. Kongreye değerli katkılarınızı bekler, verimli işbirliğimizin devamını dileriz. Saygılarımızla, Tuğba AŞKIN Proje Koordinatörü Plaza Turizm - Kongre Organizasyon A.Ş. Levent Mh. Geyikli Sk. No:3 Levent / İSTANBUL Cagri Merkezi : 444 58 58 GSM : +90 531 774 73 57 Tel : +90 212 281 00 11 Faks : +90 212 281 01 26 E-Posta : tugbaaskin@plazatur.com www.plazatur.com www.kongre.com.tr
GENEL BİLGİLER Türk Hepatopankreatobilier Cerrahi Derneği, Plaza Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. yi 12.TÜRK HEPATOPANKREATOBİLİER CERRAHİ KONGRESİ ve 3.Hepatopankreatobilier Cerrahi Hemşireliği Kongresi nin resmi kongre organizatörü olarak belirlemiştir. Kongre dahilinde herhangi bir talebinizde Plaza Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. ye başvurmanızı rica ederiz. KONGRE TARİHİ ve YERİ 12.TÜRK HEPATOPANKREATOBİLİER CERRAHİ KONGRESİ ve 3.Hepatopankreatobilier Cerrahi Hemşireliği Kongresi 1-4 Nisan 2015 tarihleri arasında Cornelia Diamond Hotel Antalya da gerçekleştirilecektir. CORNELIA DIAMOND HOTEL İskele Mevkii / Belek Antalya www.corneliadiamond.com Tel : 0 242 710 16 00 Faks : 0 242 715 33 53
DÜZENLEYEN TÜRK HEPATOPANKREATOBİLİER CERRAHİ DERNEĞİ www.hpb.org.tr Kongre Başkanı Dr. Ahmet ÇOKER Kongre Sekreteri Dr. Yaman TEKANT Kongre Düzenleme Kurulu Türk HPB Cerrahi Derneği Yönetim Kurulu Dr. Osman Abbasoğlu - Başkan Dr. Yaman Tekant - Başkan Yard. Dr. Metin Kapan - Genel Sekreter Dr. Ahmet Balık - Muhasip Dr. Aydın ALPER - Üye Dr. Ünal Aydın - Üye Dr. Sedat Karademir - Üye
ORGANİZASYON VE İLETİŞİM Kongre Bilimsel Sekreterliği Dr. Yaman TEKANT İstanbul Üniversitesi Tıp Fakültesi Genel Cerrahi Anabilim Dalı Fatih-İSTANBUL Gsm : 0532 2757350 E-posta : ytekant@gmail.com Organizasyon Sekreteryası Tuğba AŞKIN Plaza Turizm - Kongre Organizasyon A.Ş. Levent Mh. Geyikli Sk. No:3 Levent / İSTANBUL Tel : +90 212 281 00 11 Faks : +90 212 281 01 26 E-posta : tugbaaskin@plazatur.com www.plazatur.com www.kongre.com.tr Kongre Taslak Programı 1 Nisan 2015 : Otel Girişleri,Kongre Kayıt İşlemleri, Bilimsel Program ve Açılış Kokteyli 2 Nisan 2015 : Bilimsel Program 3 Nisan 2015 : Bilimsel Program 4 Nisan 2015 : Bilimsel Program ve Otelden Ayrılış
SPONSORLUK BİLGİLERİ A Kongre Kayıt Ücretleri Kongre kayıt ücretleri aşağıda bilgilerinize sunulmuş olup, tarafınıza detaylı bütçe hazırlanabilmesi için lütfen katılımcı kişi sayısını ve katılımcı türünü bildiriniz. KATILIMCILAR 31 Ocak 2015 ve Öncesi 1 Şubat 2015 ve Sonrası Uzman Hekim (THPBC Derneği Üyesi) 400.-TL 450.-TL 500.-TL Uzman Hekim (THPBC Derneği Üyesi Olmayan) 450.-TL 500.-TL 550.-TL Araştırma Görevlisi 300.-TL 350.-TL 400.-TL Hemşire 200.-TL 250.-TL 300.-TL Kongre sırasında (Onsite) Firma Temsilcisi ve Refakatçı 350.-TL 400.-TL 450.-TL Günlük Kayıt 100.-TL Kayıt Ücretine Dahil Hizmetler - Toplantılara Katılım - Stand ve Sergi Alanına giriş - Öğle Yemekleri ve Kahve Molaları - Özet Kitabı, Cep Programı, Özet CD - Kongre Çantası, Yaka Kartı, Katılım sertifikası *Kayıt Ücretlerine % 18 KDV ilave edilecektir. NOT: Kongre otelinde konaklamayan katılımcılardan, 3 günlük kişi başı 105.-Euro + KDV dış katılım ücreti alınacaktır.
B Kongre Konaklama Ücretleri Kongre Konaklama ücretleri aşağıda bilgilerinize sunulmuştur. Konaklama talepleriniz değerlendirilirken oda dağılımı tarih öncelik sırasına ve sponsorluk durumuna göre yapılacaktır. CORNELIA DIAMOND HOTEL ***** 31 Ocak 2015 ve Öncesi 1 Şubat 2015 ve Sonrası Kongre sırasında (Onsite) TeteTek Kişilik Oda 520.-Euro 645.-Euro 730.-Euro İkiİLİİki Kişilik Odada Kişi Başı 360.-Euro 435.-Euro 500.-Euro Yukarıda verilen konaklama fiyatları, Cornelia Diamond Hotel de her şey dahil sistemde 3 gece konaklamayı kapsamakta olup 3 gecenin altındaki konaklamalarda da paket fiyatları geçerli olacaktır. ( 1 Nisan 2015 Giriş - 4 Nisan 2015 Çıkış ) Konaklama Ücretlerine Dahil Hizmetler - 3 gece her şey dahil konaklama - 1 Nisan 2015, Çarşamba günü Havalimanı Otel; 4 Nisan 2015 Cumartesi günü Otel Havalimanı transferleri * Konaklama ücretlerine % 8 KDV ilave edilecektir. NOT: Kongre otelinde konaklamayan katılımcılardan, 3 günlük kişi başı 105.-Euro + KDV dış katılım ücreti alınacaktır. C STAND SPONSORLUĞU Kongre süresince ilaç firmaları, medikal ve cihaz firmaları ile diğer bazı sektörlerden firmaların ürünlerini tanıtmaları amacıyla, CORNELIA DIAMOND HOTEL de Stand Alanı oluşturulacaktır. Kongre süresince çay kahve molaları Stand Alanı nda ikram edilecektir. 6 metrekare stand ücreti : 3.750.-Euro Stand ücreti karşılığında firmalara metrekare bazında yer, stand başına 2 sandalye, 1 masa ve elektrik bağlantısı verilecektir. 6 m2 stand alan firmalar için 1 firma yetkilisi kongreye ücretsiz olarak kayıt ettirilecektir. Bu kişinin isiminin en geç 30 Mart 2015 tarihine kadar Organizasyon firmasına bildirilmesi karşılığında kendilerine yaka kartı, kongre çantası ve yemek davetiyesi verilecektir. Stand ücreti karşılığında kongreye ücretsiz kayıt edilen firma yetkilisinin haricindeki firma yetkilileri kongreye katılmak veya firmanın standında bulunabilmek için mutlaka kayıt olmak zorundadırlar. Kongre süresince tüm kongre alanında yaka kartı kontrolü yapılacak ve yaka kartı bulunmayan kişiler kongre merkezine alınmayacaktır. Firma standlarında otel dışından getirilmiş olan yiyecek ve içeceklerin ikramının yapılması mümkün değildir. İkram yapmak isteyen firmaların ikram taleplerini organizatör firmaya iletmesi gerekmektedir.
D KONUKEVİ SPONSORLUĞU Stand Alanının dışında, firmaların kullanımı için Konukevleri hazırlanmıştır. Bu alanlar stand alanı krokisinde de elirtildiği üzere Düzenleme Kurulu tarafından onaylanmış alanlar olup kongre süresince firmanın kullanımına tahsis edilecektir. Konukevi Ücreti : 6.500.-Euro Konukevi ücreti sadece alan kirasını içermekte olup, herhangi bir dekor malzemesini içermemektedir. Firmalardan gelecek özel dekor talepleri için Plaza Turizm firmalara yardımcı olacaktır. Stand alanlarında da olduğu gibi konukevlerinde yapılacak ikramlar için, dışarıdan yiyecek ve içecek malzemesi getirilmesi mümkün değildir. İkramlar için Plaza Turizm e başvurulması ve hizmetin kongre otelinden alınması gerekmektedir. Önemli Not: Konukevi alan firmaların, stand alanından en az 6m2 stand alanının bulunması gerekmektedir. Konukevi kongre katılımcılarını ağırlama amaçlı olup stand olarak kullanılamaz. E ON-LINE KONGRE SPONSORLUĞU 12.TÜRK HEPATOPANKREATOBİLİER CERRAHİ KONGRESİ'nin en buyük özelliği, kongre hazırlık aşamasının tamamen ON-LINE KONGRE mantığıyla gerçekleşmesidir. Kongre'nin ilk duyurusunun gönderilmesi ile birlikte www.hpb2015.org adresinde Kongre nin ON-LINE KONGRE modülü hizmet vermeye başlayacaktır. ON-LINE KONGRE Modülü sayesinde, internet üzerinden aşağıdaki işlemler yapılabilmektedir; - Kongre Programı web sitesinden takip edilecektir - Kongre ile ilgili tüm önemli duyurular web sitesi aracılığı ile yapılacaktır - Kongre konuşmacıları konuşma özetlerini kongre web sayfasında yer alan ON-LINE Konuşma Özetleri Formu yolu ile Düzenleme Kurulu na göndereceklerdir. - Kongreye gönderilecek yaklaşık 500 adet Bildiri, web sayfasında yer alan ON-LINE Bildiri Sistemi aracılığı ile otomatik olarak gönderilecek ve sonuçlar yine sistem aracılığı ile alınacak ve ilan edilecektir. - Kongrenin tüm kayıt-konaklama işlemleri ON-LINE Kayıt-Konaklama Sistemi aracılığı ile yapılacaktır. ON-LINE KONGRE Sponsorluğu Bedeli şekildedir; : 2000.-Euro olup, sponsor firmaya verilecek haklar şu - Kongre web sayfasına geçtikten sonra her sayfada firma ismi veya ürün ismi yer alacaktır. - Bildiri gönderenlere (yaklaşık 500 kişi) gönderilecek bilgilendirme ve konfirmasyon e-postalarında (en az 3 kez) metnin alt kısmında firma ya da ürün logosu yer alacaktır. - Bildiri değerlendirmelerini yapacak olan hakemlere gönderilecek olan bilgilendirme mesajlarında ve değerlendirme sistemi ile ilgili e-postalarda (en az 5 kez) metnin alt kısmında firma ya da ürün logosu yer alacaktır.
F UYDU SEMPOZYUMU SPONSORLUĞU Kongre Bilimsel Programı içerisinde, Düzenleme Kurulu tarafından belirlenen saatlerde firmalar Uydu Sempozyum ları gerçekleştirilebilecektir. Sempozyumların konu başlıkları ve konuşmacıları Düzenleme Kurulu nun onayı ile kesinleşecektir. Uydu Sempozyumu ücreti : 6.000.-Euro olup, firmaya aşağıdaki haklar verilecektir; - Kongrenin basılı programında Uydu Sempozyumu nun yer aldığı bölümde firma ya da ürün logosu basılacaktır. - Web sayfasında yer alan programda Uydu Sempozyumu nun yer aldığı bölümde firma ya da ürün logosu basılacaktır. - Uydu Sempozyumu sırasında salon içerisinde firmanın veya ürünün maksimum 6 adet (en fazla 1m x 3m ebatlarında) bayrak ve flamaları asılacaktır. - Uydu Sempozyumu nun 30 dakika öncesinde ve sempozyum sırasında salon önüne konulacak masadan firma istediği broşür, tanıtım kitapçığı veya promosyon ürünlerini dağıtabilecektir. G BASILI VE GÖRSEL MALZEME SPONSORLUKLARI 1-Kongre Tanıtım Afişi : 1.000.-Euro Kongre tanıtım afişi 50cm x 70cm ebatlarında basılacak olup, en alt kısmına 10 cm yükseklik 70cm genişlik ebatlarında firma reklamı alınacaktır. Kongre tanıtım afişi 300 Adet basılacak olup sponsor firmaya teslim edilecek ve ülke genelindeki tüm hastanelere asılması işlemi sponsor firma tarafından gerçekleştirilecektir. Firma poster asılması işlemini gerçekleştirmek istemezse bu görevi Plaza Turizm firma adına yerine getirecektir. 2-Kongre İkinci Duyuru Reklam Arka Kapak : 1.000.-Euro Arka Kapak İçi : 400.-Euro Ön Kapak İçi : 400.-Euro İç Sayfalar : 250.-Euro Kongre ikinci duyurusu toplam 2500 adet basılacak elde bulunan hekim adreslerine gönderilecektir 3-Kongre Özet Kitabı Reklam (A4 ebatında) Arka Kapak : 1.250.-Euro Arka Kapak içi : 750.-Euro Ön Kapak İçi : 750.-Euro İç Sayfalar (tek sayfa) : 400.-Euro İç Sayfalar (karşılıklı 2 sayfa) : 750.-Euro Kongre özet kitabı toplam 600 adet basılacak olup kongre çantasına konulacaktır.
4-Kongre Cep Programı Reklam (9cm x 15cm) Arka Kapak Arka Kapak içi Ön Kapak içi İç Sayfalar (tek sayfa) İç Sayfalar (karşılıklı 2 sayfa) : 1.000.-Euro : 500.-Euro : 500.-Euro : 300.-Euro : 500.-Euro Kongre cep programı toplam 600 adet basılacak ve kongrede kayıt sırasında yaka kartı ile birlikte verilecektir. 5-Kongre Sertifika Dosyası Reklam : 800.-Euro Kongre sırasında tüm katılımcılara dağıtılacak olan Kongre Katılım Sertifikası sponsor firma logolarının da basılı olduğu bir karton dosya içerisinde dağıtılacaktır. Bu dosyanın ön ve arka yüzünde firma istediği logo ve resimleri kullanabilecektir. Dosyaların basımı da sponsor firma tarafından yapılacaktır. 6-Yaka Kartı ve Yaka İpleri Reklam : 2.500.-Euro Kongre sırasında tüm katılımcılara verilecek olan ve katılımcıların kongre süresince boyunlarına takmasının zorunlu olduğu yaka kartlarının ön yüzünde alt kısma 1,5cm (yükseklik) x 10cm (genişlik) ebatlarındaki alana firma ya da ürün logosu basılacaktır. Ayrıca yaka kartlarının bağlı olduğu 1.5cm genişliğinde ve 80cm uzunluğundaki kordonların üzerine firma ya da ürün logosu basılacaktır. 7-Kongre Merkezi Önü Afiş Reklamı : 1.000.-Euro Kongre Merkezi olan CORNELIA DIAMOND OTEL in önüne asılacak olan 2m x 7m ebatlarındaki Kongre Afişinin sağ alt kısmına en fazla 40cm yüksekliğinde ve 2m genişliğindeki alana firma ya da ürün logosu basılacaktır. 8-Kongre Yönlendirmeleri Reklam : 1.000.-Euro Kongre Merkezi nde ve otel içerisinde kullanılacak olan yönlendirmeler 2m yüksekliğinde ve 90cm genişliğinde olacaktır. Yönlendirmelerin alt kısmına 90cm x 20cm ebatlarında firma reklamı alınacaktır. 9-Poster Alanı Sponsorluğu : 1.000.-Euro Kongrede yaklaşık 450 adet poster 3 gün süreyle yayınlanacaktır, posterler 70 cm eninde ve 2m yüksekliğindeki poster panolarına asılacaktır. Posterlerin başlık ve yazarlarının yer alacağı Poster Alınlığı nda 10,5cm x 70cm alan sponsor firmaya ayrılacaktır. 10-Bagaj Etiketi Sponsorluğu : 1.000.-Euro Kongreye katılan tüm misafirlerin bagajlarına takılmak üzere, ön tarafında sponsor firma ya da ürün logosu arka tarafında ise kongrenin ismi, yeri ve katılımcının kendi bilgilerini yazabileceği boşluklar bulunan Bagaj etiketleri yaptırılacaktır. Bagaj etiketleri katılımcılar otele girerken Plaza Turizm görevlileri tarafından misafirlerin bagajlarına takılacaktır. H DİĞER SPONSORLUKLAR 1-Kongre Çantası Sponsorluğu : 4.000.-Euro Kongrede tüm katılımcılara dağıtılmak üzere 600 adet çanta yaptırılacaktır. Sponsor firmanın ismi çantanın iç kapağının üzerinde yer alacaktır. Çanta sponsoru olan firma çantaları kendisi yaptırırsa, çantanın görüntüsü ve kalitesi konusunda Düzenleme Kurulu ndan onay alınacak olup, ayrıca bir ücret talep edilmeyecektir. Kongre çantalarının en geç 15 Mart 2015 tarihinde Plaza Turizm e teslim edilmesi gerekmektedir.
2-Kongre Çantasına Insert : 300.-Euro Firmanın 1 adet ve maksimum 16 sayfa veya 75 gram ağırlığındaki broşürü ya da benzeri basılı materyali kongre çantası içerisine konulacaktır. Belirtilen sayfa sayısı ve gramajın dışındaki insert talepleri ayrıca fiyatlandırılacaktır. 3-Internet Erişim Merkezi Sponsorluğu : 3000.-Euro Kongre katılımcılarının internet ihtiyacını karşılamak adına Kongre Merkezi nde merkezi bir alanda 5 adet bilgisayar 1 adet yazıcı ve sınırsız süreli internet bağlantısının sağlanacağı bir İnternet Erişim Merkezi oluşturulacaktır. İnternet Erişim Merkezi alan sponsor firmaya aşağıdaki imkanlar sağlanacaktır; - Kongre yönlendirmelerinde firma ya da ürün ismi yer alacaktır. - İnternet Erişim Merkezi ni tanıtan 1m x 4m ebatlarındaki panoda firma ya da ürün logosu yer alacaktır. - Kullanılan bilgisayarların ekranına firma ya da ürün logosu yerleştirilecektir. - Kullanılan bilgisayarların İnternet Açılış Sayfası olarak sponsor firmanın veya sponsor firmanın talep ettiği sayfa kullanılacaktır. 4-Kongre Özet CD si Sponsorluğu : 3.000.-Euro 1000 adet yaptırılacak olan Kongre Özet CD sinde, kongre ile ilgili tüm bilgilerin yanısıra, kongredeki tüm konuşmaların özetleri ve kongrede sunulan tüm poster ve sözlü bildirilerin özetleri yer alacaktır. Kongre Özet CD sinin üzerindeki sticker da ve özet CD nin içerisindeki tüm sayfalarda sponsor firmanın ismi yer alacaktır. Kongre Özet CD leri, sponsor firmanın standından dağıtılacak ve bu bilgi kongre çantasının içerisinde konulacak duyuruda Kongre ÖZET CD nizi.. firmasının standından alabilirsiniz şeklinde ibare yer alacaktır. Tüm katılımcıların CD alma zorunlu olduğu düşünüldüğünde, ÖZET CD ler sayesinde tüm katılımcılar sponsor firmanın standına gelmek durumunda olacaklardır. 5-Kongre İnteraktif DVD si Sponsorluğu : 5.000.-Euro Kongre süresince tüm salonlardaki toplantılar kameraya çekilecek ve kongre sonrasında bu görüntüler ile konuşma slaytları senkronize edilerek Kongre İnteraktif DVD si hazırlanacaktır. Bu DVD nin hazırlanma amacı özelikle kongreye katılamayan hekimlere kongredeki konuşmaları Konuşmacı görüntüsü ve slaytları ile birlikte sunabilmektir. 600 adet olarak hazırlanacak olan İnteraktif DVD nin sponsoru olan firmanın bilgileri ve logoları hem DVD nin kapağında hem de içerisinde yer alacaktır. DVD lerin dağıtılacağı adresler Düzenleme Kurulu tarafından belirlenecek ve sponsor firmaya teslim edilecektir. DVD lerin dağıtımı sponsor firma tarafından gerçekleştirilecektir. 6-Su Sebilleri ne Reklam : 750.-Euro Kongre Merkezi nde 5 ayrı noktaya koyulacak olan su sebilinin üzerine firma ya da ürün logosunun bulunduğu plastik kalıplar konulacaktır. Su Sebili giydirmeleri ayrıca ücretlendirilecektir. Tasarım ve baskı için Plaza Turizm den hizmet isteyebilirsiniz. 7-Ana Salon da Reklam : 2.000.-Euro Kongre Ana Salonu nda toplantı aralarında, toplantı salonuna girişlerinde ve toplantılar biter bitmez büyük sunum perdesinde firma/ürün logosu ya da sloganı yer alabilecektir.
MALİ KOŞULLAR 1. Tüm sponsorluk ücretlerine %18 KDV ilave edilecektir. 2. KDV oranında olabilecek değişiklikler tarafınıza aynen yansıtılacaktır. 3. Firmaların talep ettikleri sponsorluğun kesinleşmesi için, sponsorluk ödemesinin %50 sinin konfirmasyon anında, kalan kısmının en geç 30 Mart 2015 tarihinde ödenmesi gerekmektedir. 4. Kayıt konaklama ve stand rezervasyonlarının teyid edilmesi için toplam tutarın talep anında ödenmesi gerekmektedir. 5. Kayıt konaklama haricindeki tüm sponsorluk ve stand talepleri için Plaza Turizm tarafından hazırlanmış Sponsorluk Sözleşmesi imzalanmalıdır. Bu sözleşme tarafları bağlayıcı nitelik taşır. 6. Ödemelerde, ödemenin yapıldığı tarihteki TCBM Efektif Euro Satış Kuru baz alınmalıdır. 7. Tüm Ödemelerde aşağıdaki hesap numaraları kullanılacaktır. 8. Kredi kartı ile ödeme kabul edilecek olup, çek-senet ile ödeme yapmak mümkün değildir. 9. Bildirilen tarihte yapılmayan ödemeler için Plaza Turizm in her gün için %2 gecikme faizi uygulama hakkını Sponsor firmalar önceden kabul etmiş sayılırlar. BANKA HESAP NUMARALARI BANKA ADI : TEB HESAP ADI : KONGRE ORGANİZASYON TURİZM A.Ş. ŞUBE ADI : GARAJLAR ŞUBE KODU : 165 HESAP ŞEKLİ :TL Vadesiz HESAP NO : 40 97 0478 IBAN NO : TR33 0003 2000 0000 0040 9704 78 HESAP ŞEKLİ :EUR HESAP NO : 49 01 643 IBAN NO : TR15 0003 2000 0000 0004 9016 43 HESAP ŞEKLİ :USD HESAP NO : 49 01 642 IBAN NO : TR42 0003 2000 0000 0004 9016 42
İPTAL ŞARTLARI - Tüm kayıt konaklama ve sponsorluk taleplerinin yazılı olarak Plaza Turizm organizasyon sekreteryasına gönderilmesi gerekmektedir. * 1 Ocak 2015 tarihine kadar yapılan kayıt ve/veya konaklama iptallerinde toplam tutarın % 100 ü, * 1 Şubat 2015 tarihine kadar yapılan kayıt ve/veya konaklama iptallerinde toplam tutarın % 50 si, * 1 Mart 2015 tarihinden sonra kayıt ve/veya konaklama iptallerinde toplam tutarın %25' i ödeme yapan kuruma iade edilir ve henüz ödeme yapılmamış ise toplam tutardan düşülür. * 1 Mart 2015 tarihinden sonra kayıt ve/veya konaklama iptallerinde geri ödeme yapılmayacak ve ödemenin tamamı tahsil edilecektir. - 1 Nisan 2015 tarihine kadar isim değişiklikleri yapılabilir, bu tarihten sonra isim değişikliği kabul edilmeyecektir. - Tüm iade ödemeleri kongre sonrasında yapılacaktır. * Tüm İptaller yazılı olarak yapılmalıdır. DEĞERLİ KATKILARINIZDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDERİZ