Versiyon : 1.00 Yayınlama Tarihi : 16.09.2007 23:00 Sayfa Aralığı : 1-19 MEDULA Sistemi E-Fatura Gönderme MEDULA Sistemi ile E-Fatura gönderme işleminde ilk adım gönderilecek faturaların GSS** icmallerinin oluşturulmasıdır. HBYS sisteminde GSS icmalleri Fatura menüsünün altındaki E-Fatura Sistemi Fatura Gönderme (MEDULA) ekranından yapılır (Şekil-1) Şekil-1 **GSS: Genel Sağlık Sigortası 1
Hak Sahipliği Alma GSS İcmal Oluşturma ekranında öncelikle GSS İcmali oluşturulacak olan hastalar belirlenmelidir. Bu işlem çeşitli kriterlere göre yapılabilir. Bu kriterler Şekil-2 deki 1 No lu alanda yer alan; 1- Seçili Kuruluş 2- Seçili Kurum 3- Seçili Anabilim 4- Seçili Bölüm 5- Seçili Doktor 6- Hasta Dosya No 7- Hasta İşlem No kriterleridir. Örneğin hastaları ekrana Hasta Dosya Numaralarına göre çağıralım. Bunun için listelenen kriterler arasında Hasta Dosya No seçilmeli ve hastanın dosya numarası girilmelidir. Enter tuşuna basıldığında sistem otomatik olarak hastanın sevkini ekrana getirecektir, bu işlem sonrasında Sorgu- Ekle butonuna basılmalıdır. Bu işlem sonrasında sistem hastayı GSS Takip numarasına bağlı olarak ekrana atacaktır. GSS Takip numarası alanlar 3 No lu alana, GSS Takip numarası almayanlar ise 2 No lu alanda listelenecektir. (Şekil-2) Şekil-2 2
Sorgulama işlemi Hasta Dosya Numarasına göre yapılabileceği gibi Seçili Kuruluşa görede yapılabilir. Aşağıdaki ekran görüntüsü Emekli Sandığı hastalarını listelendikten sonra alınmıştır. Not: Yukarıda belirtilen sorgulama işlemi 1- Poliklinik - Klinik Hastalar 2- Paket İşlemler - Vaka İşlemleri - Normal İşlemler - Tüm İşlemler 3- Devreden SSK - Bağkur - Emekli Sandığı kriterlerine göre yapılmaktadır. Burada sorgulama işlemi yapılırken bu kriterler göz önünde bulundurulmalıdır. Sistem hastaları GSS takip numarası alanlar ve almayanlar olarak ikiye ayırır. 1 Nolu alanda bulunan GSS icmal numarası alınmamış hastalar için ekrandaki GSS Takip Numarası Al botununa basarak otomatik olarak GSS Takip numarası alınır. 1 Nolu Alanda F5 tuşuna basarak seçili hastaya ait Provizyon ekranı açılır ve GSS Takip Numarası alması sağlanabilmektedir. GSS Numarası alan hastalar 2 No lu alana atılır. Not: Eğer 2 No lu alan üzerinde seçili hasta üzerinde F5 tuşuna basılırsa Hasta Hizmet Detayı görüntülenir. 3
Yukarıda bahsedilen işlemler bittikten sonra GSS İcmal Numarası Al butonuna basılarak ilgili hastalar için bir GSS İcmal Numarası alınır. Bu butona basıldıktan sonra kullanıcıdan icmal tarihini girilmesi istenilir. (Şekil-3). Şekil-3 4
İcmal tarihi girildikten sonra GSS İcmal açıklaması girilmelidir (Şekil-4). Şekil-4 5
Bu işlemlerden sonra sistem ilgili listeyi kaydederek bir GSS İcmal Numarası verir (Şekil-5). Şekil-5 6
Not: Eğer icmalin içerisinden bir hasta çıkartılmak istenirse hasta seçilip delete tuşuna basılmalıdır. Bu işlemden sonra ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir. Evet butonuna basıldığında seçili hasta ilgili icmalden çıkartılmış olur. 7
Silme işleminin yanı sıra daha önce kaydedilmiş GSS İcmalinin içerisine sevk eklemekte mümkündür. GSS İcmaline ilave etmek istediğimiz sevkleri üstteki kriterler yardımıyla 3 No lu alana aktarılır. Daha sonra "...Nolu GSS İcmaline İlave Et" metin kutusuna sevkleri eklemek istediğimiz GSS icmal numarasını yazarak (örnekteki 137 numaralı icmal) hastalar icmale dahil edilir. Aşağıdaki ekran görüntüsü...nolu GSS İcmaline İlave Et butonuna basıldıktan sonra alınmıştır. Tamam butonuna basıldıktan sonra 3 Nolu alanda yer alan sevkler ilgili GSS İcmaline ilave edilmiş olur. 8
Elektronik Ortamda Fatura Gönderme Oluşturulan icmaller elektronik ortamda MEDULA ya gönderilmelidir. Bunun için Ödeme Gönderme Teslim Alma sekmesi kullanılır. MEDULA ya gönderilen faturalar hangi aşamalardan geçtiğine kısaca değinmek gerekirse; öncelikle veriler MEDULA ya kaydedilir ve 24 saatlik bir incelemeye tabi tutulur. MEDULA kayıt işlemi sırasında eğer kayıtlarda bir hata varsa hemen belirtir. İşlem sırasında bir hata bulunamayan kayıtlar ise 24 saatlik incelemeye tabi tutulur. Bu inceleme sonrasında dönen kayıtlar arasında hatasız olanlar Faturalandırma İşlemleri sekemesine gelir. Not: Ödeme Gönderme Teslim Alma sekmesinde kullanıcı sadece kendi oluşturduğu icmalleri görebilir ve işlem yapabilir. Eğer diğer kullanıcıların icmalleri üzerinde de işlem yapmak isteniyorsa sekmede yer alan Tüm İcmaller kutucuğu işaretlenmelidir. GSS İcmal Numarası altında kaydedilen her GSS İcmal; MEDULA ya gönderilmek üzere Ödeme Gönderme Teslim Alma sekmesindeki Ödeme Kaydı Yapılacaklar bölümüne gelir. Şekil-5 te oluşturulan 137 numaralı GSS İcmali bu alanda görebiliriz. (Şekil-6) Şekil-6 9
Ödeme Kaydı Yapılacaklar sekmesi seçildikten sonra sistemde daha önce oluşturulmuş MEDULA ya gönderilmemiş tüm icmalleri listeler. Örnekte Tüm İcmaller seçili olduğu için tüm kullanıcıların icmalleri listelenmiştir. Daha sonra yapılması gereken işlem MEDULA ya kaydı yapılması istenilen GSS İcmalinin sorgulanmasıdır. Sorgulama işlemi yapıldıktan sonra ekran görüntüsü Şekil-7 deki gibi olur. Şekil-7 Yapılan sorgulama işleminin ardından GSS İcmalini MEDULA ya kaydetmek için ekranın altında bulunan E-Fatura İçin Ödemeleri Kaydet butonuna basılmalıdır. Kayıt işlemi sonrasında hatasız olan kayıtlar MEDULA Sistemi tarafından 24 saatlik bir incelemeye tabi tutulacaklardır. Hatalı kayıtlar ise Hatalı Kayıtları Düzenleme sekmesine aktarılmış olur. 10
24 Saatlik süre sonrasında yapılan kayıtları kontrol etmek için yine aynı ekrandaki Ödeme Kontrolü Yapılacaklar seçeneği işaretlenmeli ve ekranın altındaki E-Fatura İçin Ödeme Kontrolu Yap butonuna basılmalıdır. Şekil-8 de bu butona basılmadan önceki hali görülmektedir. Şekil-8 11
Şekil-8 deki E-Fatura İçin Ödeme Kontrolü Yap butonuna basıldığında sistem MEDULA sistemine bağlanarak fatura kontrolünü yapar. Aşağıdaki ekran görüntüsü bu işlem yapılırken alınmıştır. Ödeme kontrolü sonucunda ekrana gelen başarılı kayıtlar doğrudan Faturalandırma İşlemleri sekmesine gelir. Başarısız kayıtlar ise Hatalı İşlemleri Düzenleme sekmesinden düzeltilmelidir. 12
Hatalı İşlemleri Düzenleme E-Fatura Sisteminde gönderme esnasında iki tür hata ile karşılaşılır. Bunlardan birincisi Ödeme Kaydı esnasıda karşılaşılan hatalar, diğeri ise kaydı yapılan ve 24 saatlik incelemeye tabi tutulan kayıtların kontrolü esnasında karşılaşılan hatalardır. Sistem bu yapılan kontrollerde bu hatalarla karşılaştığında bu kayıtları otomatik olarak Hatalı İşlemleri Düzenleme sekmesine aktarır. Ödeme kaydı esnasında oluşan hataları düzeltmek için Hatalı İşlemleri Düzenleme sekmesindeki Ödeme Kaydı Hatalıları seçeneğini işaretleyip sorgulama işlemi yapılmalıdır. (Şekil-9). Şekil-9 Yukarıdaki ekran görüntüsü seçili GSS İcmalinin MEDULA ya kaydı esnasında tespit edilen hatalı kayıtların Ödeme Kaydı Hatalıları seçeneği işaretlenip sorgula butonuna basıldıktan sonra alınmıştır. Burada işaretlenen Örnek Hasta 1'in kayıt işleminin neden başarısız olduğu ekranın altındaki 3 No lu alanda görülmektedir. Sistem geri dönen hataları otomatik olarak algılamakta ve bu hataların düzeltilmesine olanak sağlamak için 1 No lu alanda bulunan seçenekler aktif hale gelmektedir. Bu örnek hastada tanı kodu yanlış girildiği için Tanı Bilgileri seçeneği aktif hale gelmiştir. 1 No lu alandaki seçeneklerden kırmızı renkte olanları hatanın grubunu belirtmektedir. Not: 2 No lu alan üzerinde *** şeklinde belirtilen alanlarda düzeltme yapılmak istenirse (örneğin bütçe kodu) ilgili alan seçilerek düzenleme yapılabilir. 13
Hatanın nedeni olan Tanı Bilgileri işaretlendiğinde sistem hastanın tanı bilgilerinin kayıtlı olduğu ve yeni kayıtların girilebileceği bir ekranı görüntüler. (Şekil-10). Şekil-10 Hata ile ilgili gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra hatalı kaydın tekrar MEDULA Sistemine gönderilmesi gerekmektedir. Seçili İcmal İçerisindeki Tüm Hastalar İçin Ödeme Kaydı Yenile butonuna basılırsa ilgili icmaldeki tüm hatalı kayıtlar yeniden MEDULA Sistemine gönderilir. Seçili Hasta İçin Ödeme Kaydı Yenile butonuna basılırsa yanlızca düzenleme yapılan hasta kaydı yeniden MEDULA Sistemine gönderilir. (Şekil-10) 14
Ödeme Kontrolü sonrasında oluşan hataları düzeltmek için Hatalı İşlemleri Düzenleme sekmesindeki Ödeme Kontrolü Hatalıları seçeneği işaretlenmeli ve sorgulanmalıdır. Aşağıdaki ekran görüntüsü bu işlem sonrasında alınmıştır. Yukarıdaki ekran görüntüsünde hatalı kaydın içeriği 1 No lu alanda görüntülenmiştir. Bu hata alttaki genel hata penceresinde İşlem başarısız, Lütfen hata bilgilerini inceleyiniz. Şeklinde belirtilmiş hatanın içeriği ise sol taraftaki Muayene Bilgileri ( sistem hata içeriğine bağlı olarak bu seçeneği kırmızı renk vermiştir) aktif hale gelir ve bu seçenek işaretlendiğinde 1 No lu alanda hata içeriği olan 10 gün içerisinde ikinci muayene gönderilemez uyarısı görüntülenir. Ödeme Kaydı Hatalılar sekmesinde yaptığımız gibi hata ile ilgili gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra hatalı kaydın tekrar MEDULA Sistemine gönderilmesi gerekmektedir. Seçili İcmal İçerisindeki Tüm Hastalar İçin Ödeme Kaydı Yenile butonuna basılırsa ilgili icmaldeki tüm hatalı kayıtlar yeniden MEDULA Sistemine gönderilir. Seçili Hasta İçin Ödeme Kaydı Yenile butonuna basılırsa yanlızca düzenleme yapılan hasta kaydı yeniden MEDULA Sistemine gönderilir. 15
Tüm hatalar düzeltildikten sonra olumlu sonuçlar Faturalandırma İşlemleri sekmesinde yer alır. Olumlu sonuçları MEDULA ya kaydedilmeden önce GSS İcmalleri Fatura menüsünün altında yer alan Fatura Dönem Sonlandırma ekranı kullanılarak faturalandırılmalıdır. Fatura dönem sonlandırma ekranında yer alan GSS İcmal No aralıkları belirlendikten sorgula butonuna basılmalıdır. Bu işlemden sonra sistem bir sorgu ekranı görüntüleyerek yapılan bu işlemin MEDULA ya kayıt yapılacak GSS İcmalleri için mi yoksa tüm GSS İcmalleri için mi olduğunu soracaktır (Şekil-11). Bu seçim yapıldıktan sonra ekrana ilgili icmaller getirilecektir. Not: Ekranda yer alan Poliklinik Hasta / Klinik Hasta kriterlerine dikkat edilmelidir. Bunun yanısıra kullanıcı bazlı GSS İcmaller seçilirse sadece o an oturum açmış olan kullanıcının icmalleri ekrana gelir. Şekil-11 Sorgu seçeneklerinde EVET butonuna basılarak MEDULA Sistemine Kayıt Yapılacak GSS icmalleri ekrana getirilir. Burada listlenen GSS İcmalleri kontrol edildikten sonra F5 tuşu yardımı ile alt bölmeye atılır (Şekil-12). Eğer istenirse GSS İcmali tekrar F5 tuşu yardımı ile üst bölmeye atılabilir. Bu alanda GSS İcmallerini F5 tuşu ile tek tek atmak yerine 1 ve 2 No lu alanlarda yer alan ok ( ) botunları ile listelenen bütün icmaller aktarılabilir. Faturalaştırılmak istenen icmalleri kaydetmek için Fatura No bölümüne tıklandığında sistem sıradaki fatura numarasını ekrana getirir. Daha sonra Fatura Tarihi ve Fatura Dönemi belirlendikten sonra kaydet botunu ile ilgili icmaller faturalandırılmış olur (Şekil-13). Not: Ekranda yer alan Raporla tuşu ile Fatura Üst yazısı ve Fatura İcmal Listeleri alınabilir. 16
Şekil-12 Şekil-13 17
Faturalandırma İşlemleri MEDULA kayıt ve hata düzeltme işlemleri tamamlanan ve Fatura Dönem Sonlardıma ( Fatura menüsünün altında yer alan Fatura Dönem Sonlandırma) işlemi ile fatura numarası alınan icmaller dönem sonlandırma işlemi için kayıt edilmelidir. Bunun için Faturalandırma İşlemleri sekmesindeki Fatura Kayıt İşlemi Yapılacaklar seçeneği seçilerek sorgula butonuna basılmalıdır. (Şekil-14). Daha sonra E-Fatura Kayıt İşlemi Yap butonuna basılarak kayıt işlemi yapılır. Şekil-14 18
Kayıt işlemi yapıldıktan sonra sistem kaydı yapılan hastaları Fatura Kayıt İşlemi Yapılmışlar seçeneğine aktarır. Aşağıdaki ekran görüntüsü bu seçenek işaretlenip sorgulandıktan sonra alınmıştır. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra sistem kaydı yapılan her hastaya bir Teslim No numarası verir. Bu işlem sonrasında eğer kayıt işlemi silinmek isteniyorsa ekrandaki E-Fatura Kayıt İşlemini Sil butonuna basılmalıdır. Kayıt işlemi sonrasında icmaller dönem sonlandırma ve örnekleme yapmak için hazır duruma gelmiştir. Sistem ile ilgili değişiklikleri takip etmek için www.enlil.com.tr web adresi gün içerisinde sıklıkla ziyaret edilmelidir. 19