GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 1

Transkript

1 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 1

2 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 2 YASAL BİLDİRİM BU DOKÜMANDA SUNULAN BİLGİLER BİRİM GSS MEDULA (E- FATURA İŞLEMLERİ) PROGRAMI İLE İLGİLİDİR. BU BELGEYLE HİÇBİR LİSANS, AÇIK VEYA KAPALI OLARAK, ÖNCEKİ İFADELERDEN KAYNAKLANAN HUKUKİ ENGEL NEDENİYLE YA DA BAŞKA BİR ŞEKİLDE HİÇBİR FİKRİ MÜLK HAKKI VERİLMEZ. BİRİM İN BU TÜR ÜRÜNLERİN SATIŞIYLA İLGİLİ ŞART VE KOŞULLAR HARİÇ OLMAK ÜZERE, BİRİM HİÇBİR ŞEKİLDE SORUMLULUK KABUL ETMEZ VE BELLİ BİR AMACA, ÜRETİME VEYA PATENT, TELİF HAKKI YA DA DİĞER FİKRİ MÜLKİYET HAKLARININ ÇİĞNENMESİNE UYMASIYLA İLGİLİ SORUMLULUK VE GARANTİLER DAHİL OLMAK ÜZERE BİRİM ÜRÜNLERİNİN SATIŞI VEYA KULLANIMIYLA İLGİLİ VE/VEYA AÇIK YA DA GİZLİ HER TÜRLÜ GARANTİYİ BİRİM REDDEDER. Bu doküman BİRİM Bilgi Teknolojileri Tic.A.Ş. tarafından hazırlanmış olup, izinsiz olarak kısmen veya tamamen kopyalanamaz, başka amaçlar için kullanılamaz. Aksi durumlarda ilgililer hakkında yasal işlem yapılır. BİRİM Bilgi Teknolojileri Tic.A.Ş., bilgi işlem alanındaki gelişmeler doğrultusunda kitapçıkta açıklanan bilgileri, sistem özelliklerini ve tasarımı değiştirme hakkını saklı tutar. Dokümanın içeriği önceden ve haber vermeksizin değiştirilebilir. Telif Hakkı 2007 BİRİM Bilgi Teknolojileri Tic.A.Ş. Tüm hakları saklıdır.

3 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 3 İNDEX A. MEDULA (E-FATURA) SİSTEMİ 4 Sorgulama Kriterleri: 5 1. ÖDEME BİLGİSİ YOLLAMA 9 2. ÖDEME DURUM BİLGİSİ ALMA FATURA KAYIT FATURA İPTAL 12

4 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 4 GENEL SAĞLIK SİGORTASI MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) A. MEDULA (E-FATURA) SİSTEMİ Sağlık kurumlarının faturalandırılacak ödemelerini, Web servisleri üzerinden Sağlık bakanlığına kontrol ettirmeleri ve onaylatmaları için geliştirilmiş sistemdir. E-fatura ekranı, üstte sorgu kriterlerinin girildiği bir Arama Kriterleri bölmesi ve altta sorgu sonuçlarının yer aldığı listeleme bölmesi olmak üzere 2 bölümden oluşmaktadır.

5 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 5 Sorgulama Kriterleri: Fatura Türü açılır form alanından sorgulanacak faturaların türü Resmi veya Yeşilkart olarak seçilir. Durum açılır form alanından, ödeme durum bilgisi al sonucuna göre listelenmek istenen faturaların durum bilgisi seçilir. Bu kriter vasıtasıyla, yeni, sorgu sonucunda hata görülmemiş, sorgu sonucunda hatası görülmüş, faturalanabilir, faturalanmış durumda olan ödeme kayıtlarının filtrelenerek ayrı ayrı listelenmesi sağlanabilmektedir.

6 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 6 Ayaktan/Yatan açılır form alanından yapılacak seçimle, ayaktan ve yatan hastalara ait faturaların ayrı ayrı listelenmesi sağlanabilmektedir. Tarih Aralığı başlığı altında, sorgulanmak istenen fatura kayıtlarının başlangıç ve bitiş tarihleri seçilir. Tarihler elden girilebilir veya form alanlarının fonunda yer alan aşağı ok işaretine tıklanarak açılan Takvim penceresinden belirlenebilir. Başlangıç tarih, bitiş tarihinden ileri bir tarih olarak girilemez. Böyle yanlış bir işlem yapıldığında, ekrana hatayı bildiren bir uyarı mesajı sistem tarafından otomatik olarak gönderilir.

7 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 7 Fatura No Aralığı başlığı altında, sorgulanmak istenen fatura kayıtlarının başlangıç ve bitiş numaraları seçilir. Kurum Kodu alanına faturaları sorgulanmak istenen kurumun kodu yazılır. 4 Bölmeden oluşan kurum kodu form alanlarının ilkine, sosyal güvenlik kurumunun türüne ait kod yazılır. Örneğin emekli sandığı, ssk, bağkur, genel bütçe, katma bütçe, yerel yönetimler gibi Yalnızca bu kod yazılıp Kurum Adı açılır form alanına tıklanırsa, o türe dahil olan kurumların listelenmesi sağlanır. İkinci form alanına, soysal güvenlik kurumunun sınırları içerisinde bulunduğu il kodu yazılır. Üçüncü form alanına, soysal güvenlik kurumunun sınırları içerisinde bulunduğu ilçe kodu yazılır. Sosyal güvenlik kurum türüyle birlikte il ve ilçe kod bilgileri de form alanlarına girilirse, ilgili güvenlik türünde olan ve belirtilen il/ilçenin sınırları dahilinde yer alan kurumların listelenmesi sağlanır. Dördüncü form alanına, kuruma atanmış özel kurum numarası yazılır. Takip numarası seçenek düğmeleri işaretlenerek, takip numarası olan veya olmayan faturaların veya hepsi seçenek düğmesi işaretlenerek takip numarasının varlığına bakılmaksızın tüm faturaların listelenmesi sağlanabilmektedir. Getir butonuna tıklanarak, belirlenen arama kriterlerine uyan fatura kayıtlarının listelenmesi sağlanır.

8 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 8 Listede herhangi bir hücre üzerine gelindiğinde, hücrenin detay bilgileri bir ileti kutucuğuyla ekranda görüntülenir. Listeleme tablosunda, Seç kolonunda yer alan seçenek düğmeleri işaretlenerek ilgili fatura kaydının seçilmesi sağlanır. Tümünü Seç butonuna tıklanarak, listedeki tüm faturaların onay kutucukları işaretlenerek seçilmesi sağlanır. Temizle butonuna tıklanarak, seçili fatura satırlarının listeden silinmesi sağlanır. Tabloda seçili olan fatura kaydı, birden fazla hastaya ait faturayı kapsayan toplu fatura niteliğinde ise, ilgili faturanın kapsamında olan faturalar tablonun alt bölmesinde listelenir.

9 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 9 1. ÖDEME BİLGİSİ YOLLAMA Ödeme Sorgulama butonuna tıklanarak, listede seçili fatura kayıtlarının Sağlık Bakanlığına ait Web servisleri üzerinden sorgulanmasına engel teşkil edecek formatsal bir sorununun, eksiğinin (Fatura numarası hane sayısının standart dışı olması; nümerik veri girilmesi gereken bir alana harf girilmiş olması; ilaç barkodunun girilmemiş olması gibi ) olup olmadığı kontrol ettirilir. Ödeme Bilgisi Yollama işlemi sonlandığında, sistem hatalı ve eksik olan fatura verilerini Fatura Kayıt Sonuçları adlı bir ekranla kullanıcıya sunar. Not: Ödeme Durum bilgisi alma işlemi, ancak Ödeme Bilgisi Yollama işlem sonucu başarıyla sonuçlanmış faturalardan oluşan listeler için gerçekleştirilebilmektedir. Ancak, sorgulama sonucuna Ödeme Bilgisi Yollama işlemini takip eden günden önce ulaşılamamaktadır. (Sisteme gönderilen tüm ödeme sorguları SGK tarafından gönderi gününün akşamı işleme konulduğu için, sonuçlar ertesi gün ve akabinde alınabilmektedir.1) 1 MEDULA E-Fatura sistemi ile ilgili ek bilgi için, Sağlık Bakanlığının web adresinden MEDULA_Genel_Bilgi-1.pdf dokümanına bakınız.

10 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) ÖDEME DURUM BİLGİSİ ALMA Durum Bilgisi Al butonuna tıklanarak, Ödeme Bilgisi Yollama işlemi sonucunda hatası bulunamamış faturaların içeriksel bilgilerindeki tutarsızlıkların ( Aynı dişe iki çekim yapılamaz., Sağlık Tesisinde Bu Doktora Ait Kayıt Yoktur., Gönderilen bütçe hatalı bütçesinde yoktur. gibi ) Sağlık Bakanlığına ait Web servisleri üzerinden kontrolü yapılır. Durum bilgisi alma işlemi, mevcut fatura kayıtlarının sosyal güvenlik kurumu bilgi sistemindeki güncel durumunu sorgulayan işlemdir. Faturalama sürecinin herhangi bir anında kullanılabilir ve faturaların o andaki durumunu gösterir. "Fatura Kayıt" ve "Fatura Iptal" işlemlerinin sonuçları SGK'dan hemen o an alınmaktadır. Yani online olarak çalışmaktadır. Ancak "Ödeme Bilgisi Yollama" işleminde gönderilen kayıtlar için sonuçlar ertesi gün belli olmaktadır. "Ödeme Bilgisi Yollama" işlemi hatasız olarak tamamlanmış fatura kayıtları için ertesi gün "Durum Bilgisi Alma" işlemi ile sonuçlar alınır. Sonuçları başarılı olan ve fatura tutarları SGK'dan dönen fatura tutarları ile uyuşan faturalar için "Fatura Kayıt" işlemine geçilebilir. Fatura bilgilerinde "Durum" alanında gözüken değer faturalama sürecinde bir sonraki adımın ne olması gerektiğine işaret eden bir değerdir. Bu alanın olası değerleri için önemli bir kaç açıklama aşağıda verilmiştir: "Yeni" - Fatura kaydının ya henüz "Ödeme Bilgisi Yollama" servisine başarılı bir şekilde gönderilmediğini yada "Ödeme Bilgisi Yollama"ya gönderilmiş ancak henüz SGK da her akşam çalışan işlemden geçmemiş olduğunu gösterir.

11 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) 11 "Hatalı" - Faturanın en son yapılan işlemden(mevcut 4 işlemden herhangi biri) başarılı olarak dönmediğine işaret eder. "Başarılı" - Faturanın "Ödeme Bilgisi Yollama" ve "Durum Bilgisi Alma" işlemlerinden başarı ile geçmiş olduğunu ve artık "Fatura Kayıt" adımına geçilebileceğini gösterir. "Faturalandı" - Bu fatura için "Fatura Kayıt" işleminin başarı ile tamamlandığına işaret eder. "Fatura Iptal" - Daha önce faturalanmış bir kaydın başarılı bir şekilde iptal edilmesinin hemen ardından "Durum" alanında gözüken değerdir. 3. FATURA KAYIT Fatura Kayıt butonuna tıklanarak, ödeme durum bilgisi alma işleminden başarılı olarak geçmiş faturaların hastane tarafından basılmış olduğu bilgisinin, Sağlık Bakanlığına ait Web servislerine gönderimi sağlanır. 'Fatura Kayıt' a gönderilecek faturalar için dikkat edilmesi gereken önemli hususlardan biri de fatura için SGK tarafından hesaplanan tutar ile HBYS sisteminin hesapladığı toplam tutarların birbiri ile uyuşuyor olmasıdır. Durum bilgisi alındığında 'Başarılı' olarak gözüken bir fatura için SGK tarafından bir toplam tutar gönderilir. Fatura için ödenecek olan meblağ SGK tarafından gönderilen bu tutardır ve listede 'GSS Tutarı' adı altında görünmektedir. Uyuşmayan tutarlar için fatura bilgilerinin buluduğu satır açık sarı renkte gözükecektir. Not: Arama Kriterleri içerisinden sadece Durum bilgisi Başarılı olarak seçilerek listelenen faturaların Fatura Kayıt işlemi gerçekleştirilmelidir. Durumu farklı olan faturalar sorgulanamaz. Tümünü Seç, Temizle, Ödeme Bilgisi Yollama, Ödeme Durum Bilgisi Alma, Fatura Kayıt, Fatura İptal işlemlerinin uygulaması programın artalanında sürüyorken, ekrana gelen bilgi mesaj penceresiyle işlemin durumu kullanıcıya sürekli bildirilir. Uygulaması artalanda süren işlemin durdurulması gerekiyorsa, mesaj ekranında yer alan İptal Et butonuna tıklanarak İşlem kaldığı yerden itibaren sonlandırılır. İptal Et butonu ile tamamlanmış işlemler geri alınmaz, henüz gerçekleşmemiş işlemler iptal edilmiş olur.

12 GSS MEDULA (E-FATURA İŞLEMLERİ) FATURA İPTAL Fatura iptal butonuna tıklanarak, faturalandı olarak sistemde kayıtlı olan faturaların durumlarının faturalanabilire dönüştürülmesi sağlanır. Fatura İptal işleminin sonuçları, ekrana gönderilen bir Fatura İptal Kayıtları Sonuç penceresiyle kullanıcıya bildirilir. Örneğin, sonuç penceresinde durumu faturalanabilire dönüştürülmek istenen faturanın Sağlık Bakanlığı tarafından ödemesi gerçekleştirilmiş ise fatura iptali gerçekleştirilemez bilgisine yer verilir. Not: Ödeme Bilgisi Yollama, Durum Bilgisi Alma, Fatura Kayıt, Fatura İptal işlemleri esnasında programın artalanındaki uygulamalar web (İnternet) üzerinden gerçekleştirilmeye çalışıldığından, internetin hızına bağlı olarak uzun ya da kısa sürebilmektedir.