YÜRÜRLÜK TARİHİ DOKÜMAN KODU KONU : DÖKÜMAN HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ-4.2 1. AMAÇ : SAYFA 1/3 YÖN.PR.01 Bu prosedürün amacı, Firmamızda Kalite Yönetim Sistemini oluşturan Kalite el Kitabının, Prosedürlerin, Talimatların, Görev Tanımlarının, Kalite Planlarının ve Destek Dokümanlarının standart bir formatta ve kapsamda hazırlanması için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR : Bu prosedürün uygulanmasından tüm birimler sorumludur. 3. UYGULAMALAR : 3.1. PROSEDÜRLERİN HAZIRLANMASI 3.1.1. Prosedürlerin sayfa formatı ve içeriği, bu Prosedür Sayfa Formatında ve içeriğinin başlıkları 3.1.3.te açıklandığı gibi olacaktır. 3.1.2. Kalite Sistemini oluşturan tüm dokümanlara, Yönetim Temsilcisinin koordinasyonunda ve Doküman Kontrolü Prosedüründe belirtilen şekilde dokümanı hazırlayan birim tarafından kod verilir. 3.1.3. Prosedürün içeriği şu başlıklardan oluşur: YÜRÜRLÜK TARİHİ : Dokümanların uygulamaya konduğu tarih yazılır.yazım şekli ve sırası Gün/Ay/Yıl şeklinde olacaktır. Dokümanlar revizyon yapıldığında bu tarih değiştirilmez. DOK. KODU SAYFA : Dokümanın kodu yazılır. XXX yerine bölümün kodu,yy yerine dokümanın kodu, 00 Yerine dokümanın numarası yazılır. :Her doküman için önce sayfa numarası (a), sonra dokümanın toplam sayfa numarası (b) yazılır.(örnek:a/b gibi) KONU AMAÇ : Prosedürün adı ve ISO 9001:2008 Standart numarası yazılır. : Prosedürün niçin yazıldığı ve yapılacak işlerin amacı anlatılır. SORUMLULAR : Prosedürü hazırlayan, uygulayan, uygulamada görev ve sorumluluk alan birimlerin adı yazılır.
YÜRÜRLÜK TARİHİ DOKÜMAN KODU KONU : DÖKÜMAN HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ-4.2 SAYFA 2/3 YÖN.PR.01 UYGULAMALAR :Yapılacak işin ve uygulamaların safhaları (ne yapılacak, nerede yapılacak, neden yapılacak, nasıl yapılacak, ne zaman yapılacak.) ve sorumluları belirtilir. Destek dokümanlara atıfta bulunan uygulamalar maddeler halinde yazılır. İLGİLİ DOKÜMANLAR : Prosedürde atıf yapılan diğer prosedürlerin, talimatların, kalite planlarının ve destek dokümanlarının adı yazılır. : Dokümanı hazırlayan birimin ünvanı ve bu birim Sorumlusunun imzası bulunur. : Dokümanın yürürlüğe girebilmesi için onay veren amirin/ ünvanı ve imzası bulunur. 3.2. TALİMATLARIN HAZIRLANMASI 3.2.1. Talimatların sayfa formatı ve içeriği EK-2 de verilen Talimat Sayfa Formu na uygun olacaktır. 3.2.2. Talimatlar kısa, açık, anlaşılır cümlelerle ve maddeler halinde yazılacaktır. 3.2.3. Talimatlar, ne yapılacak, ne zaman, ne sıklıkta, ne ile, kim tarafından yapılacak, nereye kayıt edilecek v.b. sorulara cevap verecek bilgileri içerecektir. Ayrıca Kontrol talimatları yazılırken, alınacak numune miktarı, sıklığı, alınma yöntemi, kabul kriterleri, toleransları, uygunsuzluk olduğunda ne yapılacağı belirtilecektir. 3.3. KALİTE PLANLARININ HAZIRLANMASI 3.3.1. Kalite Plan Formatı ve içeriği EK-3 de verilen Kalite Planı Sayfa Formu na uygun olacaktır. 3.4. GÖREV TANIMI 3.4.1. Görev Tanımlarının sayfa formatı ve içeriği EK-4 de verilen Görev Tanımı Sayfa Formu na uygun olarak ve maddeler halinde yazılacaktır. 3.4.2. Görev tanımları ünvana yazılacaktır. Ayrıca bağlı olduğu birimin adı belirtilecektir. Görev tanımlarında görevler, yetkiler ve sorumlulukları ile aranacak yeterlilikleri açık olarak yazılacaktır.
YÜRÜRLÜK TARİHİ DOKÜMAN KODU KONU : DÖKÜMAN HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ-4.2 3.5. DESTEK DOKÜMANLARININ HAZIRLANMASI SAYFA 3/3 YÖN.PR.01 Kalite sistemimizde kullanılan prosedürlerde, talimatlarda ve kalite planlarında atıf yapılan formlar, planlar, çizimler, tablolar, etiketler, defterler v.b. kullanılan birim çalışanları tarafından hazırlanır. Bağlı bulunduğu birim sorumlusu tarafından onaylanır. 3.6. DOKÜMAN KONTROLÜ Kalite sistemini oluşturan dokümanların hazırlanması, kontrol edilmesi, onaylanması, dağıtılması, toplanması, revize edilmesi, geçerli baskılarının ilgili yerlerde bulundurulması v.b. hususlarda Doküman Kontrolü Prosedürüne uyulacaktır. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR 1- Doküman Kontrolü Prosedürü 2- EK-1 Prosedür Sayfa Formu 3- EK-2 Talimat Sayfa Formu 4- EK-3 Kalite Planı Sayfa Formu 5- EK-4 Görev Tanımı Sayfa Formu
KONU : İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ-8.2 1. AMAÇ YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 13 SAYFA 1/3 Bu prosedürün amacı ISO 9001:2000 Standartlarına göre kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunun, yeterliliğinin, etkinliğinin, takibi ve devamlılığının sağlanması, eksiklerin, uygunsuzlukların tespit edilerek giderilmesi ve kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin hedefe ulaşılmasında yeterli olup olmadığının takibi için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulamasında tüm birimler sorumludur. 3. UYGULAMALAR 3.1 İç Tetkiklerde şunlar tetkik edilir: Kalite Sisteminin Tetkiki Proses ve Teçhizatın Tetkiki Ürün ve Hizmet Kalitesinin Tetkiki 3.1.1.Kalite Sisteminin Tetkiki şunları kapsar: Organizasyon Sorumluluk ve Yetkileri (Görev Tanımları) Dokümantasyonu (Kalite politikası,kalite hedefleri,kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Destek Dokümanlar) 3.1.2.Proses ve Teçhizatın Tetkiki şunları kapsar: Çalışanlar Makina, Muayene ve Deney Teçhizatı Çevre Koşulları Prosesler 3.1.3.Ürün ve Hizmet Kalitesinin Tetkiki şunları kapsar: Satın alınan malzemelerin ve hizmetlerin kontrolü İmalatların kontrolü Son kontroller Müşteri şikayetleri 3.2. İç Tetkikler tetkikçi eğitimi almış tetkikçiler tarafından gerçekleştirilir. Tetkikçi listesi Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanıp onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. İhtiyaç duyulduğunda bu liste Yönetim Temsilcisi tarafından revize edilir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 13 SAYFA 2/3 KONU : İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ-8.2 3.3. İç Tetkikler, tetkik edilen birimden doğrudan sorumlu olmayan bağımsız personel tarafından yapılır. Tetkikler, tetkik edilecek Birim Sorumlularının rehberliğinde gerçekleştirilir. 3.4. Yönetim Temsilcisi tarafından tetkik tarihlerinden en az bir hafta öncesinden Tetkik Programı hazırlanır ve birimlere yazılı olarak duyurulur. Her birim yılda en az bir defa tetkik edilir. Yönetim Temsilcisi tarafından gerek görüldüğünde bu periyot sıklaştırabilir. 3.5. Tetkik Heyetine, Yönetim Temsilcisi tarafından İç Tetkik Soru Listesi, daha önceki Tetkik Raporları, Standartlar ve tetkik edilecek birimle ilgili dokümanlar (Prosedür, Talimatlar) verilir. 3.6. Tetkik Heyeti, tetkike başlamadan önce birim amiri ile kısa süren bir açılış toplantısı yapar. Açılış toplantısında tetkikin amacı, yönetimi ve raporlama sistemi anlatılır. Tetkik Heyeti tetkik sırasında İç Tetkik Soru Listesini kullanır. Soru listesi dışında gerek gördüğü soruları da sorar ve bu soruları listeye ilave eder. Tetkikler sisteme yönelik yapılır. 3.7. Tetkik sonunda Tetkik Heyeti tarafından İç Tetkik Raporu düzenlenir. Bu rapora tesbit edilen uygunsuzluklar ve eksiklikler kaydedilir. Tesbit edilen uygunsuzluklar ve eksiklikler için Tetkik Heyeti ve ilgili birim amiri tarafından veya gerek duyulduğunda üst yönetim tarafından düzeltici faaliyet ve süresi tespit edilir. Karar verilemeyen veya sorumlulukları aşan durumlarda söz konusu süre ve düzeltici faaliyetler Tetkik Heyeti ve Yönetim Temsilcisi tarafından Yönetime iletilir ve süre tespiti ile düzeltici faaliyet tespiti yapılır. İç Tetkik Raporu, Tetkik Heyeti ve Birim Sorumluları tarafından imzalanır. Tetkik Heyeti İç Tetkik Raporunu ve diğer dokümanları Yönetim Temsilcisine verir. Yönetim Temsilcisi raporun bir kopyasını ilgili Birim sorumlusuna yazılı olarak iletir. 3.8. Tetkik edilen Birim sorumlusu verilen süre içerisinde uygusuzluk ve eksikliği gidererek Yönetim Temsilcisine bilgi verir. Takip tetkikine karar verilmiş ise, Yönetim Temsilcisi önceki tetkik heyetine veya heyet üyelerinden birisine takip tetkikini yaptırır ve tetkiki bitirir. Uygunsuzluğun devam etmesi durumunda aynı şekilde ikinci takip tetkikini yaptırır. 3.9. Yönetim Temsilcisi sunulan raporu değerlendirir. Gerek görüldüğünde hemen, normal durumlarda ise Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirmesi Toplantısında, Yönetime sunar. Bu kayıtlar Yönetim Temsilcisi tarafından iç tetkik dosyasında muhafaza edilir.
KONU : İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ-8.2 YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 13 SAYFA 3/3 3.10. İç Tetkikler, kuruluş dışından tetkikçiler tarafından yapılabilir. Bu durumda Tetkik Heyetinde en az bir personel gözlemci olarak, şirketimiz çalışanlarından olacaktır. Kuruluş dışından gelen tetkikçilerin Tetkikçi Belgesine sahip olması aranır. Tetkik raporuna bu belgelerin nereden alındığı ve numarası yazılır. 3.11. İç Tetkik Programının planlanan tarihlerinde bir değişiklik olması halinde Yönetim Temsilcisi tarafından, sebebini açıklayarak ilgili birimlere yazılı olarak haber verilir ve yeni tetkik tarihi tespit edilerek program revize edilir. 4. DOKÜMANTASYON 1- İç Tetkik Soru Listesi 2- İç Tetkik Planı 3- Tetkikçi Listesi 4- İç Tetkik Raporu
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 06 SAYFA 1/3 KONU: İHALE VE DİĞER İŞ TALEPLERİNİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ-7.2 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı Şirketimize gelen iş taleplerinin ve ihalelerin yapılabilirliğinin incelenmesi, şartların dökümante edilmesi, varsa farklı, şartların karara bağlanması, teklif verilmesine karar alınmış ise teklif hazırlanması, işverene verilmesi ve sözleşme yapılması için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Teknik /Mali ve idari Genel Müdür ve Tüm birimler 3. UYGULAMALAR 3.1. İHALELERE TEKLİF VERİLMESİ 3.1.1. Davetiye veya ilan yoluyla haberdar olunan ihalelerin dokümanları İhale Takip Sorumlusu tarafından temin edilir. 3.1.2. İhale Takip Sorumlusu ihale dokümanlarını incelenmek üzere Teknik Genel Müdür e sunar. Teknik Genel Müdür konu ile ilgili diğer birimler ile müşterek çalışma yaparak teklif verilip verilmeyeceğini Mali ve İdari Genel Müdür ün ortak kararı ile alınır. Davetli işlerin ihalelerinde teklif verilmemesi kararlaştırıldığında İhale Takip Sorumlusu tarafından İşverene teşekkür mektubu yazılı olarak gönderilir. 3.1.3. Teklif verilmesine karar alınması durumunda, teklifin hazırlanması için ilgili diğer birimler ile birlikte teknik bir hazırlık yapılması gerekiyorsa, İhale Takip Sorumlusu tarafından İç Yazışma ile çalışmayı yapacak birimlere bildirim yapılır ve ilgili birimler tarafından yapılan çalışma dokümanları İhale Takip Sorumlusu tarafından toplanır. 3.1.4. İhale Takip Sorumlusu, diğer birimlerin yapmış olduğu çalışmaları ve şartnameye göre hazırlanan dokümanların değerlendirilmesi için Teknik Genel Müdür e sunar. 3.1.5. Teknik Genel Müdür, bu aşamada onaylı tedarikçilerden veya uygun bulunan diğer tedarikçilerden teklif alma yolu ile metraj ve fiyatlandırma çalışmalarını ilgili birimlerinde katılımları ile yaparak teklif dosyasını İhale Takip Sorumlusuna hazırlatır. Hazırlanan teklif Mali ve İdari Genel Müdür ünde onayı alındıktan sonra, Yönetim tarafından Noterden vekaletname ile yetki verdiği personel tarafından imzalanarak İşveren' e verilir. 3.1.6. İşveren, teklif verilmeden önce Firmadan yeterlik dosyası istemiş ise madde 3.1.4.ve 3.1.5 deki gibi hazırlanan yeterlilik dosyası da İşverene verilir. İhale kanunu gereği yeterlilik, müracatı yapılan gün ve saatinde İhale Takip Sorumlusu 3.1.3.- 3.1.4. ve 3.1.5. de açıklandığı şekilde ihale evraklarını hazırlayarak İşverene verdirilir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 06 SAYFA 2/3 KONU: İHALE VE DİĞER İŞ TALEPLERİNİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ-7.2 3.1.7. İhalenin Şirketimize verilmesi durumunda İşveren ile şartnamelerde istenen dokümanlar hazırlanarak sözleşme yapılır. 3.1.8. Sözleşme yapıldıktan sonra İşveren tarafından değişiklik talebi olursa, bu değişiklik sözleşme kapsamında ise buna uyulur. Eğer değişiklik talebi sözleşme kapsamında yoksa İşverenden değişiklik talebi yazılı olarak alınır. İşverenden yazılı olarak gelen değişiklik talebinin uygulanıp uygulanmayacağına, o sözleşmenin yapımını takip eden Teknik Genel Müdür tarafından Mali ve İdari Genel Müdür ve diğer birimlerle de görüşülerek karar verilir. Bu karar gerekiyorsa teklifi yazılı olarak Teknik Genel Müdür veya Mali İşler Sorumlusu tarafından İşverene bildirilir/bildirtilir. İşverenin uygun bulması durumunda isteniyorsa ek sözleşme yapılır veya önceki sözleşme hükümleri aynen uygulanır. 3.1.9. Teklif ve sözleşme ile ilgili tüm dokümanlar İhale Takip Sorumlusu tarafından iş bazında hazırlanmış dosyalarda muhafaza edilir. Bu dosyalar Şirket merkezinde bulunan arşivde saklanır. Sözleşme ile ilgili parasal değer ifade eden teminat mektubu ve teminat senedi gibi kıymetli evraklar Mali İşler Sorumlusu tarafından muhafaza edilir. Ayrıca teklif hazırlama sırasında bilgisayar ortamında yapılan çalışmaların çıktıları alınarak muhafaza edilir. 3.1.10. İhalenin Şirketimizde kalması durumunda, Yönetim tarafından görevlendirilen Proje Müdürüne, Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür tarafından işle ilgili hazırlanmış olan dökümanlar (projeler,sözleşmeler vb) verilir. 3.2. İŞVEREN DOĞRUDAN ŞİRKETİMİZE GELEREK TALEPTE BULUNUR İSE; Bu çeşit talepler doğrudan Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür e iletilir ve birlikte incelenir. Teklif verilmesine ortak karar alınır ise Proje Müdürü görevlendirilir. 3.2.1. İşveren talebi ile ilgili olarak; proje, şartname v.b. dokümanları tarafımızdan hazır olarak teklif istiyor ise, madde 3.1. de belirtilen uygulamalar, görevlendirilen Proje Müdürü tarafından yapılır. 3.2.2. Teklif hazırlanması sırasında Şirket bünyesinde diğer birimlerinde çalışma yapması gerekiyor ise Proje Müdürü tarafından İş Programı hazırlanır ve iç yazışma ile çalışmayı yapacak birimlere duyurulur. Yapılan çalışmalar Proje Müdür ünde toplanır ve kontrol edilir. Bulunan eksiklikler ve yanlışlıklar çalışmayı yapan birime düzelttirilir. 3.2.2.1. Hazırlanan teklif Proje Müdürü tarafından onaylandıktan sonra işverene verilir. İşin Şirketimize verilmesi durumunda işveren ile şartnamelerde istenen dokümanlar hazırlanarak sözleşme yapılır. 3.2.3. İşverenin talebiyle ilgili proje, şartname v.b. dökümanlar hazır değilse; Proje Müdürü iş sahibi ile görüşerek, taleplerini alır ve Müşteri Görüşme Raporu düzenler
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 06 SAYFA 3/3 KONU: İHALE VE DİĞER İŞ TALEPLERİNİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ-7.2 3.2.3.1. Avan Proje ve/veya teklif hazırlanmadan önce, yapılabiliyor ise, işveren ile sözleşme yapılır. Sözleşme yapılsın veya yapılmasın Proje Hazırlama Prosedürü ne uygun olarak hazırlanan Avan Proje ve Keşif İşverene sunulur. İşverenin uygun bulması durumunda sözleşme yapılır. Bundan sonra hazırlanacak olan Ön Proje ve Uygulama projesi Proje Hazırlama Prosedürüne göre yapılır. 3.2.4. İşveren talepleri ile ilgili hazırlanan teklifler, projeler v.b. dökümanlar Proje Müdürü tarafından iş bazında dosyalanarak muhafaza edilir. 3.2.5. İşverenle sözleşme yapıldıktan sonra, İşveren tarafından değişiklik talebi olur ise madde 3.1.8. deki uygulamalar yapılır. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR 1. Proje Hazırlama Prosedürü 2. Sözleşmeler 3. İş Programı
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 05 SAYFA 1/3 KONU : İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM PROSEDÜRÜ -6.2 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı şirketimizde çalışan tüm personelin eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi, eğitim planının hazırlanması, eğitimlerin gerçekleştirilmesi,kayıtlarının tutulması ve ünvanların niteliklerinin belirlenmesi için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından tüm birimler sorumludur. 3. UYGULAMALAR 3.1. Şirketimizin organizasyon şeması Yönetim tarafından belirlenir ve yayınlanır, şantiyelerdeki organizasyon şeması işverenle yapılan sözleşmede belirtilen unsurlar gözönünde tutularak Yönetim tarafından atanmış olan Proje Müdürü veya Şantiye Şefi tarafından hazırlanır. Organizasyon şemasında verilen ünvanların eğitim,öğrenim,tecrübe ve diğer nitelikleri yönetim tarafından belirlenir. Ünvanların niteliklerinin yazıldığı Personel Nitelik Formu ve Vekalet Listesi hazırlanır. 3.2. Birim Sorumluları kendisine bağlı olan ünvanların görev, yetki ve sorumluluklarını (Görev Tanımlarını) hazırlar ve onaylar. Görev Tanımları onaylandıktan sonra imza karşılığı çalışanlara duyurulur. 3.3. Şirketimizde çalışanlarımızın ihtiyaç duyduğu motivasyon eğitimleri sağlanmaktadır. 3.4. Şirketin eğitim ihtiyacının belirlenmesi için her yıl Ocak ayında Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından birimlere Eğitim Talep Formu gönderilerek eğitim ihtiyaçları sorulur. Birim Sorumluları Eğitim Talep Formu na eğitim ihtiyaçlarını yazarak Personel ve İdari İşler Sorumlusu na gönderir. 3.5. Personel ve İdari İşler Sorumlusu, Birimler tarafından bildirilen eğitim ihtiyaçlarını, talepte bulunan Birim Sorumlusu ve Yönetimle beraber değerlendirir Şubat ayı içerisinde yıllık eğitim planını hazırlar. Bu plan Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından onaylandıktan sonra birer kopyası yazılı olarak Birim Sorumlularına bildirilir. 3.6. Şirkete gelen eğitimle ilgili tüm davetiye, duyuru ve programlar Personel ve İdari İşler Sorumlusu nda toplanır. Personel ve İdari İşler Sorumlusu, Bu dokümanları inceleyerek gerekli gördüklerini fotokopi ile çoğaltarak ilgili birimlere birer kopyasını gönderir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 05 SAYFA 2/3 KONU : İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM PROSEDÜRÜ -6.2 3.7. Yıl içerisinde yeni eğitimlere ihtiyaç duyulduğunda, eğitime ihtiyaç duyan birim, iç yazışma ile Personel ve İdari İşler Sorumlusu na talepte bulunur. Personel ve İdari İşler Sorumlusu, Yönetim ve talepte bulunan birim arasında yapılan görüşmelerle bu talebin yapılıp yapılamayacağına karar verilir.yapılmasına karar verilir ise, Personel ve İdari İşler Sorumlusu Yıllık Eğitim Planı na ilave eder ve tarihini açıklama kısmına yazar. Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından gerekli olabileceği tespit edilen eğitimler için aynı işlemler yapılır. 3.8. Yıllık Eğitim Planında olupta ertelenen veya iptal edilen eğitimler, Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından eğitim planının açıklama kısmına yazılır ve ilgili birime bilgi verilir. 3.9. Şirket içerisinde verilecek eğitimler, şirket çalışanları tarafından verilecek ise eğitimi verecek olan personel tarafından eğitim notu hazırlanır ve bir kopyası eğitimden önce Personel ve İdari İşler Sorumlusu na verilir. Personel ve İdari İşler Sorumlusu bu notları eğitim notu dosyasında arşivi oluşturur. Personel ve İdari İşler Sorumlusu ihtiyaç duyulduğu takdirde bu notları çoğaltarak eğitime katılanlara dağıtır. Şirket içerisinde yapılan eğitimler için Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından Eğitime Katılan Personel Listesi düzenlenir. Bu listeye katılanların isim ve imzaları alınır. 3.10. Şirket içerisinde ve şirket dışında alınacak eğitimlerin koordinasyonu, yazışmaları ve duyuruları Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından yapılır. Özel eğitimlerde bu koordinasyon ve iletişimler; eğitim talebinde bulunan Birim Sorumlusu veya Personel ve İdari İşler Sorumlusu ile beraber de yapılabilir. 3.11. Şantiyelerde gerçekleştirilecek eğitimler, Şantiye Muhasebe Şefi ile Proje Müdürü/Şantiye Şefi tarafından organize edilir. Şantiye Muhasebe Şefi eğitimin sonunda Eğitime Katılan Personel Listesi düzenler ve kopyasını merkez Personel ve İdari İşler Sorumlusu na gönderir. Aslını ise kendisinde bulunan Eğitim Dosyasında muhafaza eder. 3.12. Personelin katıldığı eğitimlerde almış olduğu sertifikaların asılları kendisine verilir ve kopyası personelin şahsi dosyasına konur. 3.13. Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından işe yeni başlayan idari personel için, işe başladığında Personel Eğitim Takip Formu hazırlanır. Personelin almış olduğu eğitimler tarih sırasına göre bu forma kayıt edilir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 05 SAYFA 3/3 KONU : İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM PROSEDÜRÜ -6.2 3.14. Şirket dışında alınan eğitimlerde, temin edilen eğitim notunun bir kopyası Personel ve İdari İşler Sorumlusu tarafından eğitim notu dosyasında saklanır. 3.15. İşe yeni başlayan personele Alıştırma ve Bilgilendirme Eğitimi Talimatına göre eğitim verilir. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR 1- Eğitim Talep Formu 2- Eğitime Katılan Personel Listesi 3- Yıllık Eğitim Planı 4- Alıştırma ve Bilgilendirme Eğitimi Talimatı 5- Personel Eğitim Takip Formu 6- Personel Nitelik Formu 7- Vekalet Listesi
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 16 SAYFA 1/2 KONU : MÜŞTERİ ŞİKAYETİ,ÖNERİLERİ ve ANKET PROSEDÜRÜ-8.3 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Müşteri şikayetlerinin değerlendirilmesi, şirketimizin yaptığı işlerdeki performansının ölçülmesi, müşteri beklenti ve önerilerinin saptanması, analiz edilmesi, değerlendirilmesi için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından tüm birimler sorumludur. 3. UYGULAMALAR 3.1. ANKETLERİN YAPILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ Şirketimiz Müşterilerle (İşverenlerle) yapılan anketleri, işlerimizin performansı, müşteri beklenti ve önerilerinin öğrenilmesi ve hizmetimizin geliştirilmesi için en iyi gösterge olarak kabul eder. 3.1.1. Yapılacak anket çalışmalarının kararını teknik Genel Müdür /Mali ve İdari Genel Müdür verir. Bu kararda; 1- Anketin kimlerle yapılacağı, 2- Ankette Kaç soru sorulacağı, 3- Anketin içeriği ve anketdeki beklentiler, 3.1.2. Anket sonuçları Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir, analiz edilir ve rapor haline getirilir. Bu rapor Genel Müdürle yapılan toplantıda görüşülerek, hizmet performansının değerlendirilmesi müşteri memnuniyetinin ve beklentisinin öğrenilmesi sağlanır. 3.1.3. Yönetim anket sonuçlarını göz önünde bulundurarak müşteri memnuniyetinin ve hizmet performansının arttırılması için gerekli olan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kararlarını alır ve gerekiyor ise sorumlularını ve sürelerini saptar. Yapılacak çalışmaların takibi, kontrolü ve koordinasyonu Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Anket kayıtları Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 16 SAYFA 2/2 KONU : MÜŞTERİ ŞİKAYETİ,ÖNERİLERİ ve ANKET PROSEDÜRÜ-8.3 3.2. MÜŞTERİ ŞİKAYETLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 3.2.1. Müşteri şikayetleri ile ilgili,izlenecek yol ; Kullanım/İşletme aşamasında ortaya çıkan uygunsuzluklar için İşverenin talebi yazılı olarak alınır. Talep Şantiye Şefi/Proje Müdürü tarafından incelenir uygunsuzluğunun projeden mi, imalat hatasından mı veya kullanım hatasından mı kaynaklandığı araştırılır. İnceleme sonucuna göre ve İşveren ile varılan mutabakat çerçevesinde işlem yapılır.bu çalışma ile ilgili kayıtlar Proje Müdürü tarafından saklanır. 3.2.2. Müşteri Şikayetleri, her yılın sonunda Yönetim Temsilcisi tarafından birimlerden alınarak, yeterince veri toplanması durumunda istatistiki olarak değerlendirilir. Gerek görülür ise, hemen veya Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantısı sırasında yönetime sunularak görüşülür. Yönetim gerekli olan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kararını alır. Yapılacak çalışmaların sorumlularını ve sürelerini belirler.yapılacak çalışmaların takibi, kontrolü ve koordinasyonu Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR 1 Anket Formu 2 Servis/Satış SonrasıHizmet Prosedürü 7.5
KONU : BAKIM PROSEDÜRÜ 7.5 1. AMAÇ : YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 11 SAYFA 1/3 Bu prosedürün amacı, şirketimizde kullanılan makina ve ekipmanların gerekli bakımlarının yapılarak hizmet yeterliliğinin devamını sağlamak için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR : Teknik İşler Sorumlusu, Şantiye Şefi ve Muhasebe Sorumlusu 3. UYGULAMALAR 3.1. Şirketimizde bakımlar düzenli olarak yapılmakta ve kayıtları tutulmaktadır. 3.2. ŞANTİYELERDE KULLANILAN MAKİNA VE EKİPMANLARIN BAKIMI 3.2.1. Merkez Teknik İşler Sorumlusu şirkette kullanılan makinaların Makina Parkı listesini hazırlar. Bu listede makinaların hangi şantiyede olduğu belirtilir. Gerektiğinde sürekli olarak güncelleştirilir. 3.2.2. Teknik İşler Sorumlusu, edinilmiş olan tecrübelerini de göz önünde bulundurarak Genel Bakım Planını hazırlar. Bu planı şantiyelere gönderir. Bakımlar bu plana, bakım talimatlarına ve makinaların bakım el kitaplarına uygun olarak yapılır. Şantiyedeki bakımlar şantiyenin büyüklüğüne göre oluşturulmuş olan Makina-Bakım Ustası tarafından yapılır. Şirketimizde kullanılan makinalara ait bakım talimatı el kitabı hazırlanır. 3.2.3. Teknik İşler Sorumlusu tarafından her makina için ayrı ayrı veya genel Makina Bakım ve Arıza Formu hazırlanmıştır. Şantiyede yapılan periyodik bakımlar ve arızalar Şantiyelerde Makina-Bakım Ustası tarafından Periyodik Makine Bakım Kartı na kayıt edilir. Bu formlar makina ile beraber dolaşır. 3.2.4. Teknik İşler Sorumlusu, şantiyelerde sürekli kullanılan yedek parçaların ve yağların ihtiyaç duyulması durumunda Makine yedek Parça minimum stok listesi ni hazırlayarak bunların teminini ve stoklanması işlemlerini yapar/yaptırır. Temin edilmesi işlemi Satınalma Prosedürüne göre yapılır.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 11 SAYFA 2/3 KONU : BAKIM PROSEDÜRÜ 7.5 3.2.5. Şantiye şeflikleri sürekli olarak makina bakım, tamir ve akaryakıt giderlerini Mali İşler Sorumlusuna gönderir. Mali İşler Sorumlusu Şantiye bazında maliyetleri hesaplar. 3.2.6. Teknik İşler Sorumlusu her yılın sonunda her makinanın ayrı ayrı bakım ve tamir maliyetlerini hesaplar ve tablo oluşturur. Bu çalışmalar Yönetim tarafından değerlendirilir. Gerekli görülür ise yapılacak çalışmaların kararı alınır. 3.2.7. Şantiyelerde giderilemeyen arızalar ve revizyon gerektiren makinalar Tedarikçi firmalar tarafından tamir bakımları yaptırılır. Yapılan işlemlerin kayıtları Merkez Teknik İşler Sorumlusu tarafından tutulur. 3.3 : TOPOĞRAFİK CİHAZLARIN BAKIMI, KONTROLÜ VE KALİBRASYONU 3.3.1. Şirketimizde kullanılan topoğrafik cihazların listesi görevlendirilmiş olan Merkez Teknik İşler Sorumlusu tarafından hazırlanır. Bu cihazların Kontrol ve Kalibrasyon tarihleri geldiğinde veya arızalandığında Teknik İşler Sorumlusu görevlendireceği personele cihazların kalibrasyonlarını yaptırtır, şantiyede ise Şantiye Şefine veya kullanan personele bilgi verir. Kullanan personel/şantiye Şefi cihazı merkezde bulunan Teknik İşler Sorumlusuna gönderir. Kalibrasyon/Kontrolü yapılan cihaz, Kalibrasyon sertifikasının kopyasıyla beraber kullanıldığı şantiyeye geri gönderilir. 3.3.2. Her cihaz için Topoğrafik Cihaz Sicil Kartı hazırlanmış olup, yapılan bakım, tamir, kalibrasyon ve kontroller Teknik İşler Sorumlusu tarafından bu karta işlenir. Teknik İşler Sorumlusu bu kayıtları Topoğrafik Cihazlar Dosyasında muhafaza eder. 3.3.3. Şantiyelerde işi biten topoğrafik cihazlar Şantiye Şefi tarafından merkezde bulunan Teknik İşler Sorumlusu na teslim edilir ve merkezde muhafaza edilir. 3.4. : BİLGİSAYAR, FOTOKOPİ, FAKS, V.B. OFİS EKİPMANLARIN BAKIMI 3.4.1. Merkezde bulunan ve bakım gerektiren ofis ekipmanlarının bakımı için, bu ekipmanı kullanan birim Sorumluları tarafından, kullanılan ekipmanın üretici firması veya yetkili servisi ile bakımları gerçekleştirilir. 3.4.2. Bakım hizmeti veren kuruluşun bakım kartı var ise yapılan bakım ve tamirler bu karta kayıt edilir. Yoksa ilgili Teknik İşler Sorumlusu tarafından her ekipman için ayrı, ayrı hazırlanmış olan Makine Bakım ve Arıza Formuna Kayıt edilir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 11 SAYFA 3/3 KONU : BAKIM PROSEDÜRÜ 7.5 4. İLGİLİ DÖKÜMANLAR 1. Makina Parkı listesi 2. Makine yedek Parça minimum stok listesi 3. Makine Bakım ve Arıza Formu 4. Periyodik Makine Bakım Kartı 5. Topoğrafik Cihazlar Listesi 6. Topoğrafik Cihaz Sicil Kartı
KONU : KALİBRASYON PROSEDÜRÜ-7.6 1. AMAÇ YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 12 SAYFA 1/3 Bu prosedürün amacı, şirketimizde muayene ve deney faaliyetinde kullanılan teçhizatların doğru ölçütlerinden emin olmak için gerekli olan kalibrasyon ve bakımların yapılması için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Teknik İşler Sorumlusu,Proje Sorumluları ve Şantiye Şeflikleri. 3. UYGULAMALAR 3.1. Şirketimizde kalibrasyon gereken teçhizatların listesi ve kalibrasyon planı, Merkez Teknik İşler Sorumlusu tarafından hazırlanır. Kalibrasyon yapılacak teçhizat listesi ve kalibrasyon planında teçhizatın adı, markası, bulunduğu yer, hassasiyeti, çalışma aralığı, kalibrasyon sıklığı, kalibrasyon yapıldığı ve yapılacağı tarih gibi bilgiler bulunur. Şantiyeler kapalı ise cihazların kalibrasyonları yaptırılmayabilir. Ancak kullanılmaya başlamadan once kalibrasyonları mutlaka yaptırılır. Şantiyelerde söz konusu işlemler Şantiye Şefinin görevlendirdiği personel tarafından Listeleri tutularak Merkezde Teknik İşler Sorumlusuna gönderilerek yaptırılır. 3.2. Teçhizatın kalibrasyon sıklığı, teçhizatın prospektüs, el kitabı, üretici firmanın tavsiyesi, kalibrasyon yapan kuruluşun tavsiyesi, teçhizatın kullanma sıklığı ve amacı ile kullanıldığı çevre koşulları göz önünde bulundurularak tespit edilir. 3.3. Şirketimiz dışında kalibrasyon yaptırılan techizatın kalibrasyonu uluslararası izlenebilirliği olan kuruluşlara yaptırılır. 3.4. Kalibrasyon yaptırılmayan techizatın doğrulamaları yapılır. Doğrulama faaliyetleri uluslararası kabul edilebilir metodlarla, referans standartlarla ve ölçüm doğruluğu doğrulaması yapılan teçhizattan daha yüksek olan teçhizatla yapılır. 3.5. Teçhizatın kalibrasyon durumlarını gösteren tanımlamalar yapılabildiği taktirde etiketlerle, etiketlenmeyenler ise cihazın marka/model ve adı ile tanımlanmış olan kalibrasyon raporlarına kayıt edilerek yapılır. 3.6. Etiketlerde kalibrasyon durumları aşağıda belirtilen şekilde yapılır. 3.6.1. Kalibrasyon/doğrulama şirketimiz tarafından yapıldığında kabul edilir sonuç elde edilmiş ise techizat özel bir beyaz etiket ile etiketlenir. Bu etikete kalibrasyon/doğrulamayı yapan personelin imzası, kalibrasyonun yapıldığı tarih ve gelecek kalibrasyon tarihi yazılır. 3.6.2. Kalibrasyon uygun çıkmayan teçhizat kırmızı etiketle etiketlenir ve bu etikete KULLANILAMAZ yazılır ve Teknik İşler Sorumlusu tarafından kullanılmaması önerilir. Bu teçhizat taşınabilir tipten ise Teknik İşler Sorumlusu tarafından kullanım yerinden uzaklaştırılır/uzaklaştırtılır.
KONU : KALİBRASYON PROSEDÜRÜ-7.6 YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 12 SAYFA 2/3 3.6.3. Kalibrasyon sonucu sapma tespit edilerek şartlı kullanıma karar verilen teçhizat sarı etiketle işaretlenerek, üzerine ŞARTLI KULLANIM yazılır. Kalibrasyon raporuna şartlı kullanım gerekçesi ve yöntemi yazılır, Teknik İşler Sorumlusu tarafından dosyasında muhafaza edilir. 3.6.4. Kalibrasyon gerektirmeyen teçhizat, beyaz etiketle işaretlenir ve üzerine KALİBRASYON GEREKTİRMEZ yazılır. 3.6.5. Firmamıza ait techizatların laboratuvarlarda yaptırılan kalibrasyonlarında, ilgili kuruluşların kalibrasyon etiketi, teçhizatın üzerine yapıştırılır. 3.7. Bakım gerektiren teçhizatın bakımı, Teknik İşler Sorumlusu tarafından yaptırılır ve Cihaz Sicil Kartına kaydedilir. Teçhizata ait Cihaz Sicil Kartı Teknik İşler Sorumlusu tarafından muhafaza edilir. 3.8. Arızalanan teçhizatın kullanılmaması için madde 3.6.2. deki uygulamalar yapılır veya yaptırılır ve Cihaz Sicil Kartına kaydedilir. 3.9. Kullanım sırasında teçhizat ölçümlerinde sapma görüldüğünde veya şüphelenildiğinde ilgili personel tarafından bakımı, tamiri ve kalibrasyonu yapılır. 3.10. Kuruluş içinde ve dışında yapılan/yaptırılan kalibrasyon takibi, ilgili kayıtların muhafazası Teknik İşler Sorumlusu tarafından kalibrasyon dosyasında muhafaza edilir. Teçhizatın kuruluş içinde yapılan doğrulama kayıtları kalibrasyon/doğrulama raporlarına kaydettirilir. 3.11. Yeni alınan cihazlar Teknik İşler Sorumlusu tarafından Cihaz Listesi ve Kalibrasyon Planına elle ilave edilir ve tarihi yazılır. 3.12. Teçhizat kalibrasyon işlemi sonucunda tolerans dışı çıktığında bu teçhizatla daha önceden yapılmış olan deneyler, değerlendirmeye tabi tutulur. Numune var ise yapılması mümkün olan deneyler, tekrarlanır. Numune yok ise daha önce yaplıan deneylerde bulunan değerlere cihazın sapması ilave edilir. Uygunsuzluk bulunur ise Proje Sorumlusu ve Şantiye Şefi tarafından karar verilir ve verilen karar çerçevesinde işlem yapılır. 3.13. Şantiye kapandığında cihazların ne yapılacağına Yönetim karar verir, ve verilen karar çerçevesinde işlem yapılır. 3.14. Topoğrafik cihazların Bakım ve Kalibrasyonlarının nasıl yapılacağı Bakım Prosedüründe verilmiştir.
KONU : KALİBRASYON PROSEDÜRÜ-7.6 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR 1- Topoğrafik Cihaz Sicil Kartı 2- Cihaz Listesi ve Kalibrasyon Planı 3- Doğrulama/Kalibrasyon Talimatları 4- Bakım Prosedürü 5- Cihaz Sicil Kartı YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 12 SAYFA 3/3
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 03 SAYFA 1/3 KONU : KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ 4.2 1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, şirketimizde tutulan kayıtların muhafaza edilmesi, tanımlanması, uygun şartlarda, belirlenen sürede saklanması ve elden çıkartılması için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR: Bu prosedürün uygulanmasında tüm birimler sorumludurlar. 3- UYGULAMALAR: 3.1. Şirketimizde kalite sisteminin devamlılığını sağlamak, faaliyetlerin belirlenmiş olan esaslara uygun olarak yürütüldüğünü göstermek ve geçmiş bilgilere rahatlıkla ulaşabilmek için belirli süre muhafaza edilmesi gereken kayıtlar aşağıda tanımlanmıştır. 3.1.1. Şirket Hedeflerini ve Gerçekleşmelerini Gösteren Kayıtlar Her yıl Yönetim tarafından yayınlanan şirket hedefleri, hedeflerin gerçekleşmelerini gösteren dönemsel (aylık, üç aylık v.b.) tablo, grafik ve toplantı tutanakları, 3.1.2. Yönetimin Kalite Sistem Çalışmalarını Gözden Geçirme Toplantı Tutanakları Yönetim Kalite Sisteminin etkinliğini izlemek için yapılan toplantının gündem duyuru yazısı, toplantı tutanağı ve Yönetim Temsilcisinin hazırladığı Kalite Sistemi Performans Raporu. 3.1.3. Projeler Proje Müdürleri tarafından muhafaza edilen, projeler, hesap raporları. 3.1.4. Şantiyelerde Tutulan Kayıtlar Şantiyelerde Şantiye Şeflikleri tarafından yapılan işler ve kontrollerle ilgili tutulan tüm kayıtlar. 3.1.5. Eğitim Kayıtları Şirkette çalışan tüm personelin almış olduğu eğitime katılım kayıtları, sertifikalar, eğitim programları ve duyuruları. 3.1.6. Anket Sonuçları Yapılan müşteri şikayetleri ve anket sonuçlarının değerlendirme kayıtları.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 03 SAYFA 2/3 KONU : KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ 4.2 3.1.7. Bakım ve Kalibrasyon Kayıtları Şirketimizin yaptığı işlerin kesintisiz bir şekilde yürütülebilmesi için gerekli olan makina, ekipman, telefon, fax, bilgisayar v.b. cihazların bakım ve kalibrasyon kayıtları. 3.1.8. İç Tetkik Raporları Kalite sisteminin etkin bir şekilde uygulandığını göstermek için yapılan iç tetkik planları ve raporları. 3.1.9. Düzeltici, Önleyici ve İyileştirme Faaliyet Kayıtları Firmamız, Kalite sistem çalışmalarının iyileştirilmesi, hata ve kusurlarının tekrarının önlenmesi ve olabilecek hata ve problemlerin önceden fark edilerek gerekli tedbirlerin alınması için gerekli raporlar ve benzeri kayıtlar. 3.1.10. İstatistik Çalışmalarla İlgili Kayıtlar Yapılan hizmetlerde müşteri memnuniyetinin ve proses performansının ölçülmesi, kalite hedeflerinin izlenmesi, inşaat programlarının takip edilmesi konularında yapılan istatistik çalışmaların raporları. 3.1.11. Tedarikçi Değerlendirme Kayıtları Doğrudan hizmet ve malzeme satın alan birimlerin, tedarikçilerin performansı ve yeterliliğini takip etmek için tutmuş oldukları kayıtlar. 3.1.12. Satın Alma Kayıtları 3.1. Hizmet ve malzeme satın alınması ile ilgili tedarikçiyle yapılan sözleşmeler, Sipariş,Sevkiyat ve teslim kayıtları. 3.2. Yukarıda tanımlanan kayıtlardan İmzalanması ve onaylanması gerekenler mutlaka imza ve onaylar tamamlandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır. 3.3. Bilgisayar ortamında tutulan kayıtlar, Bilgisayar Ortamında Yedekleme Talimatına uygun olarak muhafaza edilir. 3.4. Kayıtları saklama sürelerini tespit ederken, varsa mevzuatlar ve müşteri ile yapılan sözleşme şartları göz önünde bulundurulur. Sözleşme şartlarına göre belli bir süre saklanması gereken kayıtlar, şirketimiz tarafından tespit edilmiş süreden fazla ise yanlışlıkla imha edilmesini önlemek için o evrakın, dosyanın v.b. dokümanın üzerine gerekirse saklanmasından sorumlu personel tarafından saklama süresi yazılır.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 03 SAYFA 3/3 KONU : KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ 4.2 3.5. Kalite kayıtları kendi içerisinde izlenebilirliğin sağlanacağı şekilde düzenli olarak tutulur. İhtiyaç duyulduğunda rahatlıkla ulaşılabilmesi için uygun dosya, klasör ve benzeri ortamlarda muhafaza edilir. 3.6. Kayıtlarının Saklama Süreleri: Kayıtları saklama sürelerini ve sorumlularını gösteren Kayıtları Saklama Tablosu Arşivleme Talimatı ekinde verilmiştir. Saklama süreleri dolan kayıtlar Yönetim Temsilcisi, ve ilgili birim Sorumlularının onayı alınarak imha edilir. İmha tutanağı ilgili birimin Sorumlusu tarafından arşiv dosyasında muhafaza edilir. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR: 1- Bilgisayar Ortamında Yedekleme Talimatı 2- Arşivleme Talimatı
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 09 SAYFA 1/4 KONU : SATIN ALMA PROSEDÜRÜ 7.4 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, şirketimizin yaptığı işlerin/inşaatların kalitesinin sürekliliğini sağlamak için, satın alma ihtiyacının belirlenmesi ve bu ihtiyaçların güvenilir tedarikçilerden temin edilmesi için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR 2.1. Teknik Genel Müdür / Mali ve İdari Genel Müdür Satın Alım yapılacak tedarikçilerin seçiminden ve değerlendirilmesinden, Tedarikçiler ile yapılacak anlaşmaların onaylanmasından, Satın Alınacak ürünler ile ilgili ihtiyaçların belirlenmesinden, Onaylı Tedarikçi Listesinin onaylanmasından, Birim Sorumlularından gelen satın alım talep listelerini değerlendirip satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesinden, Tedarikçiler ile yapılacak anlaşmaları hazırlamaktan ve onaylamaktan, Satın alım ile ilgili yazışmaların yapılmasından/yaptırılmasından. 2.2. Finans Sorumlusu; Satın Alınacak ürünler ile ilgili finansal faaliyetlerin yürütülmesinden 2.3. Satın alma Sorumlusu; Satın Alınacak ürünler ile ilgili faaliyetlerin yürütülmesinden 3. UYGULAMALAR 3.1. TEDARİKÇİ FİRMALARIN SEÇİLMESİ 3.1.1. İlk defa malzeme veya hizmet satın alınacak Tedarikçi Firmalar, öncelikle aşağıda belirtilen kriterler göz önünde bulundurularak seçilir. - Teknik Yeterlilik - Daha önce çalışılmış ise performansı - Referansları - Fiyat ve ödeme koşulları - ISO 9000 Kalite Güvence Belgesi ve hizmet yeterlilik belgesi (TSE, TSEK gibi) 3.1.2. Merkezde ve Şantiyelerde satın alma sorumluları onaylı tedarikçi listelerini ayrı ayrı hazırlar Listenin hazırlanmasından sonra yeni tedarikçi ile çalışmaya başlanıldığında bu tedarikçi listeyi hazırlayan tarafından listeye ilave edilir ve tarihi yazılır. Her yılın başında gerek görülmesi durumunda bu liste güncelleştirilerek yeniden yayınlanır. 3.1.3. ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi çalışmasına başlanıldığında çalışmış ve çalışmakta olan tedarikçiler onaylı tedarikçi olarak kabul edilmişlerdir. 3.2. LER TARAFINDAN SATIN ALIMI YAPILAN ÜRÜNLER 3.2.1. Proje Müdürü/Şantiye Şefi, şantiyede Satın alma talep formu ile yapılan ve şantiye ambarında mevcut olmayan yüklü miktardaki malzemeler için, şantiye satın alma sorumlusuna ilgili talepleri merkezden malzeme talep formu na aktartır ve merkezde Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür e gönderir. 3.2.2. Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür ü Merkezden Malzeme Talep Formunu inceler, açık olmayan ve eksik olan bilgileri talep sahibinden sorar. Ayrıca teknik şartnameye, prospektüse resim ve numuneye ihtiyaç duyması durumunda talepte bulunan birimden bunları temin eder/ettirir.
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 09 SAYFA 2/4 KONU : SATIN ALMA PROSEDÜRÜ 7.4 3.2.3. Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür, satın alınacak malzemeyi Onaylı Tedarikçi Listesinde bulunan tedarikçilerden piyasa araştırması yaparak satın alma işlemine onay verir. Teklif alınarak satın alınmasına karar verir ise Piyasadan Malzeme Fiyat Talep Formu nu hazırlatır. Alınan teklifleri talepte bulunan Proje Müdürü ile de görüşür ve uygun gördüğü satın alımı yapılacak tedarikçilerden uygun bulduğu teklife "Uygundur" diye yazar.ve teklifin onaylanmasından sonra Proje Müdürü / Satın Alma Sorumlusu tarafından yazılı sipariş verilir. 3.2.4. Satın alınan malzeme şantiyeye geldiğinde; Şantiye Satın Alma Sorumlusu tarafından teslim alındıktan sonra İrsaliye veya Ambar Giriş Formu Şantiye Şefi tarafından imzalanarak Merkez Satın Alma Sorumlusuna gönderilir. 3.2.5. Merkezde kullanılan malzemelerin satın alınması için, ihtiyaç sahibi birim Malzeme Talep Formu ile Satın Alma Sorumlusundan talepte bulunur. Satın Alma Sorumlusu madde 3.2.2 ve 3.2.3 de belirtildiği şekilde satın almayı gerçekleştirir. 3.2.6. Satın alma kayıtları Satın Alma Sorumlusu tarafından Şantiye bazında hazırlanmış olan Fatura,Teklif ve Talep dosyalarında muhafaza edilir. 3.2.7. Şantiyede yapılan satın almalar: 3.2.7.1. İlgili birimler önce taleplerini Ambardan Malzeme İstek Fişi ile bildirirler.bu talepler ambarda mevcutsa buradan karşılanır. Ambarda mevcut değilse piyasadan satın alınması için; 3.2.7.1.1. Satın alma şantiyeden yapılacak ise, Malzeme Talep Formu hazırlanır ve Şantiye Şefine imzalatılarak Şantiye Satın Alma Sorumlusuna verilir ve tarafından alım yapılacaksa, Onayli Tedarikçi Listesinden yaralanılır, yoksa, Piyasadan Malzeme Fiyat Talep Formu ile tedarikçi firmalardan araştırma sonucu alım gerçekleştirilir. 3.2.7.1.2. Satın alma merkezden yapılacak ise madde 3.2 uygulanır. 3.3. ŞANTİYELERDE PROJE MÜDÜRLERİ TARAFINDAN YAPILAN SATIN ALMALAR 3.3.1 Proje Müdürü/ Şantiye Şefliği avan proje hazırlandıktan sonra satın alınacak malzemelerin listesini hazırlar.proje Müdürünün kararı çerçevesinde, Şantiyeye bağlı Şantiye Satın Alma sorumlusu tarafından Onaylı Tedarikçi Listesinde bulunan firmalardan teklif alınır. Tekliflerin mukayesesi yapılarak Proje Müdürü tarafından satın alma yapılacak tedarikçiye karar verilir ve Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür tarafından uygun bulunursa teklife "Uygundur" diye yazılır veya şifaen olur ise formun üzerine dipnot düşülür.. Teklifin onaylanmasından sonra tedarikçiye yazılı sipariş verilir. Satın alınacak malzemelerle ilgili satın alma kararları ve dokümanları şantiye şefliklerine verilir. Bundan sonra madde 3.2.4 de belirtilen uygulamalar yapılır. 3.3.2 Proje Müdürü gerek görür ise Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür onayını alarak satın alma yapılacak tedarikçi ile sözleşme yapar.
KONU : SATIN ALMA PROSEDÜRÜ 7.4 3.4. HİZMET SATIN ALINMASI YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 09 SAYFA 3/4 3.4.1 Merkezde bulunan büro ekipmanlarının (fax, telefon, fotokopi v.b.) bakım ve servis hizmetlerinin satın alınması için bu ekipmanı veya hizmeti kullanan birim Sorumluları satıcı firmayla veya yetkili servisiyle sözleşme yapar. Yetkili servisin matbu sözleşmesi var ise şartname hazırlanmadan doğrudan sözleşme yapılır. 3.4.2 Proje hizmetlerinin satın alınması için, Proje Hazırlama Prosedürüne göre atanan Proje Sorumlusu yönetimle görüşerek dışarıdan teklif alma şeklinde projeyi yaptırmaya karar verir. Bu tedarikçi ile sözleşme yapılır ve sözleşme Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür onayı alınarak Proje Sorumlusu tarafından imzalanır. Sözleşmeye uygun olarak proje çalışmasının (hizmet satın alınmasının) takibi, kontrolü Proje Sorumlusu tarafından yapılır. 3.4.3 Şantiyelerde tedarikçi hizmetinin satın alınması için, Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür, Şantiye Koordinatörü ve Proje Müdürü ile birlikte alınacak tedarikçi hizmetinin koşullarına karar verirler. 3.4.3.1 İşverenin hazırlamış olduğu keşif ve/veya proje tedarikçiye verilerek teklif alınır veya pazarlık yapılarak uygun bulunan tedarikçi seçilir. Tedarikçi ile sözleşme yapılır ve sözleşme Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür ile birlikte Proje Müdürü tarafından tarafından imzalanır. Sözleşmeye uygun olarak taşeronluk hizmetinin takibi ve kontrolü Şantiye Şefi tarafından yapılır. 3.5. Makina, Ekipman ve Yedek Parçaların Satın Alınması : 3.5.1. Yeni makina ve ekipman ihtiyacının tespit edilmesinde Teknik İşler Sorumlusu mevcut makina ve ekipman listesini göz önünde bulundurarak, yapılacak işlerde ihtiyaç olan makina ve ekipmanları, Proje Müdürü ve Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdür ile görüşerek tespit eder. Bu makina ve ekipmanların satınalınması, Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdürlerin ortak koordinasyonunda Piyasadan Malzeme Fiyat Talep Formu ile teklif alınarak veya pazarlık yapılarak yönetim onayı ile yapılır. Alınan Makina ve Ekipmanlar Teknik İşler Sorumlusu tarafından Makina Listesi ne kaydedilir. 3.5.2. Yedek parça ve malzeme ihtiyaçları için şantiyede bulunan Makine Bakım Sorumlusu tarafından Malzeme Talep Formu hazırlanır ve Şantiye Şefi tarafından onaylandıktan sonra Merkez Teknik İşler Sorumlusuna bildirilir. MerkezTeknik İşler Sorumlusu talep edilen malzemeleri Piyasadan Malzeme Fiyat Talep Formu na aktarır ve piyasa araştırması yaparak satın alma yapılacak tedarikçiyi tespit eder ve Şantiye Şefine bildirir. Merkez Teknik İşler Sorumlusu Teknik Genel Müdür veya Mali ve İdari Genel Müdürün onayını alarak satın almayı gerçekleştirir ve malzemeyi talepte bulunan şantiyeye gönderir. Satın alma irsaliyeleri ve Malzeme Talep Formları Merkezde Teknik İşler Sorumlusu tarafından muhafaza edilir.
KONU : SATIN ALMA PROSEDÜRÜ 7.4 YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 09 SAYFA 4/4 3.5.3. Bilgisayar ve Yan Ürünlerinin Satın Alınması: Bilgisayar ve Yan Ürünlerinin satın alınması Birim sorumlularınca ürün talep formu tanzim edilerek Teknik İşler Sorumlusu tarafından piyasadan teklif toplama yöntemi ile yapılır. 3.6. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması: 3.6.1 Şirketimiz tarafından tedarikçinin yerinde, satın alma öncesi veya satın alma sırasında doğrulama ihtiyacı olur ise, bu faaliyetin nasıl yapılacağı, kayıt sistemi ve serbest bırakma yöntemleri tedarikçi ile yapılan sözleşmede belirtilir. Sözleşme yok ise sipariş dokümanlarında yazılır. 3.5.1. İşverenin tedarikçinin mahallinde doğrulama talebinde bulunması durumunda, bu doğrulamanın nasıl yapılacağı, kayıt sistemi ve onayı, işveren arasında yapılan sözleşmede yazılır. 3.5.2. Satın alınan malzeme ve hizmetin kontrolü Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi Prosedürüne gore yapılır. 3.6. Tedarikçilerin değerlendirilmesi Tedarikçi Değerlendirme Prosedürü ile yapılır. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR 1- Merkezden Malzeme Talep Formu 2- Piyasadan Malzeme Fiyat Talep Formu 3- Ambar Giriş Formu 4- Ambar Çıkış Formu 5- Malzeme Talep Formu
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 07 REV. NO/ TARİH 00 / -- SAYFA 1/4 KONU : PROJE HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ-7.3 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı,projelerin hazırlanması ve ihtiyaçların belirlenmesi, birimler arası ilişkilerin, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ve nitelikli personelin görevlendirilmesi için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Tüm Birimler 3. UYGULAMALAR 3.1. Şirketimizde proje çalışmaları aşağıda belirtilen şekillerde yapılabilir. 1- İşveren (Resmi ve özel kurumlar) ile yapılan sözleşme uyarınca projelerin Şirketimiz tarafından hazırlanması, 2- Şirketimizin yatırım işlerinin projelerinin hazırlanması 3- İşveren tarafından verilmiş projelerde uygulama sırasında işveren veya şirketimiz tarafından değişiklik istenmesi durumunda, 4- İşin bitirilmesinden sonra As-built çalışmaları yapılması, 3.2. İşveren ile yapılan sözleşmede projeler şirketimiz tarafından hazırlanacak ise; 3.2.1. Proje çalışmasına başlamadan önce Yönetim tarafından Proje ile ilgili Proje Sorumlusu yazılı veya sözlü olarak atanır. 3.2.2. Proje girdileri (proje ön bilgileri) İşveren ile yapılan sözleşmede İşveren tarafından veya Şirketimizle müştereken belirlenir. 3.2.3. Proje Sorumlusu tarafından proje iş programı hazırlanır. Proje iş programının hazırlanması sırasında, şirket içerisinde görev alacak personel ile şirket dışında firmalara yaptırılacak çalışmaların gerekli koordinasyonu Proje Sorumlusu tarafından sağlanır. 3.2.4. Proje iş programında aşağıdaki bilgiler bulunur, Yapılacak çalışmaların tanımlanması, Yapılacak çalışmaların süresi, Yapılacak çalışmaların sorumluları,
DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 07 REV. NO/ TARİH 00 / -- SAYFA 2/4 KONU : PROJE HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ-7.3 3.2.5. Dışarıya yaptırılacak projeler için Proje Sorumlusu nun vereceği karar doğrultusunda Onaylı Tedarikçi Listesinde bulunan tedarikçilerden veya uygun bulunan diğer tedarikçilerden teklif alınarak veya pazarlık yapılarak çalışılacak tedarikçiye karar verilir. 3.2.6. Tedarikçilerin seçiminde, tedarikçinin deneyimi, personel ve ekipman yeterliliği, teknik yaklaşımı, daha önce iş yaptırılmış ise performansı ve fiyatı göz önünde bulundurulur. 3.2.7. Dışarıya yaptırılacak proje çalışmaları için proje şirketi ile sözleşme yapılır. Bu sözleşme Proje Sorumlusu tarafından imzalanır. Proje çalışmalarının, kontrolü ve doğrulanması Proje Sorumlusu tarafından proje iş programında belirtilen aşamalarda yapılır. Projelerin kontrol edilmesi veya ettirilmesi(örneğin üniversitelere) sırasında bulunan hatalar Proje Sorumlusu tarafından ya proje üzerinde düzeltilerek veya yazılı rapor ile tedarikçiye bildirir. Düzeltmeler yapıldıktan sonra Proje Sorumlusu tarafından tekrar kontrol edilir. 3.2.8. Projelerin son onayı (geçerli kılınması işlemi) Proje Sorumlusu tarafından proje ve hesap raporları üzerinde yapılır. 3.2.9. Proje çalışmasının, yapılan proje planına uygun gerçekleştirilememesi durumunda Proje Sorumlusu tarafından revizyon no ve tarihi verilerek yeni proje iş programı hazırlanır ve daha önce dağıtımı yapılan yerlere tekrar dağıtılır. Önceki hazırlanmış olan proje planın üzerine kaşeyle veya yazıyla İPTAL yazılır ve beraber muhafaza edilir. 3.2.10. Proje çalışması sırasında belli aşamalarda İşverenin kontrolü ve onayı söz konusu olur ise bunun koşulları ve yöntemi sözleşmede belirtilir. İşverenin Ön Proje, Avan Proje ve Uygulama Projesi istemesi durumunda hazırlanan bu projeler, Proje Sorumlusu tarafından İşverene sunulur. İşverenin alternatif projeler istemesi veya sunulan projelerde değişiklik istemesi durumunda bu talepler ya yazılı olarak alınır veya proje üzerinde işaretlenir. İstenen alternatif projeler veya düzeltmeler Proje Sorumlusu tarafından yapılarak veya yaptırılarak İşverene sunulur ve onayı alınır. Uygulama Projesi bitirildikten sonra sözleşmede belirtilen sayıda örneği basılı kopya İşverene verilir.
KONU : PROJE HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ-7.3 YÜRÜRLÜK TARİHİ 01.05.2003 DOKÜMAN KODU YÖN. PR. 07 REV. NO/ TARİH 00 / -- SAYFA 3/4 3.3. Şirketimizin yatırım işlerinin projelerinin hazırlanması ; 3.3.1. Projeye başlamadan önce Yönetim tarafından Proje Sorumlusu yazılı veya sözlü olarak atanır. 3.3.2. Proje girdileri (proje ön bilgileri) Yönetim tarafından belirlenir. 3.3.3. Proje Sorumlusu tarafından proje iş programı hazırlanır. Proje iş programının hazırlanması sırasında, şirket içerisinde görev alacak personel ile şirket dışında firmalara yaptırılacak çalışmaların gerekli koordinasyonu Proje Sorumlusu tarafından sağlanır. 3.3.4. Proje iş programında aşağıdaki bilgiler bulunur, Yapılacak çalışmaların tanımlanması, Yapılacak çalışmaların süresi, Yapılacak çalışmaların sorumluları, 3.3.5. Bu aşamadan sonra 3.2.5, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.8, 3.2.9, 3.2.10 maddeleri aynen uygulanır. 3.4. İşveren tarafından verilmiş projelerde uygulama sırasında İşveren veya Şirketimiz tarafından değişiklik istenirse; 3.4.1. İnşaat sırasında veye inşaat öncesinde İşveren tarafından proje değişikliği istenirse, değişiklik talebi yazılı olarak alınır. Değişiklik önerisi Proje Sorumlusu ve Yönetim tarafından görüşülerek yapılıp yapılamayacağı, sözleşme de dikkate alınarak değerlendirilir. Değişiklik yapılması uygun bulunursa ve sözleşme kapsamında ise sözleşme şartlarına uygun olarak yeni proje hazırlanır. Değişiklik yapılması sözleşme kapsamında yok ise ya ek sözleşme yapılır yada İşverenin yazılı teyidi alınarak proje değişikliği yapılır. Değiştirilmiş proje paftasının üzerine kaşeyle veya yazıyla İPTAL yazılır ve bu paftaların kullanımı ilgili personel tarafından engellenir.sözleşmeye göre muhafaza edilmesi gerekiyor ise bir kopyası Proje Sorumlusu tarafından muhafaza edilir. 3.5. İşin bitiminden sonra as-built projelerin yapılması; 3.5.1. İşverene yapılan işlerde as-built çalışmaları sözleşmede belirtilmiş ise sözleşme şartlarına göre yapılır. Sözleşmede belirtilmemiş ise İşverenin talebi yazılı olarak alınır. Bu talep 3.4.1. deki gibi incelenerek, yapılıp yapılmayacağına karar verilir. 3.5.2. Şirketimizin kendisi için yaptığı yatırım işlerinde Proje Sorumlusunun koordinasyonunda projeji yapan şirketlere as-built projeler yaptırılır.