Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 3 İÇ KONTROL VE RİSK YÖNETİM SİSTEMİ ()
1-) İç Kontrol ve Risk Yöne mi Sistemi () Nedir? Organizasyonel yapı, kurumsal ve bireysel görev ve sorumluluklar gibi iç kontrol uygulamaları, süreç yöne mi, risk yöne mi ve stratejik planlama modüllerinden oluşan entegre yöne m bilgi sistemidir. Sistem Üniversitemiz iç kontrol ve risk yöne mini, personelden üst yöne me ve üst yöne mden personele doğru ile şimi sağlayacak şekilde bütünleşik olarak uygulama olanağı vermektedir. Aynı şekilde, çalışmalarda çeşitli izleme ve raporlamalar sistem üzerinden yapılabilmektedir. 2-) Sistemde Hangi Modüller Bulunmaktadır? Organizasyon Yöne mi Modülü Kapsamında; Hiyerarşik ilişkileri gösteren organizasyonel yapı ile tanımlanmış görev unvanlarını ve bunların birim içerisindeki yerini gösteren Fonksiyonel yapı, Standartlaş rılmış birim bazında görev, yetki ve sorumluluk tanımları ve unvan bazında bireysel görev tanımları, Her bir görev unvanın gerek rdiği temel, teknik ve yönetsel yetkinlikler, Üniversitemiz personelinin görev unvanlarının da yer aldığı temel bilgileri, Üniversite ve birim görev ve sorumluluklarına ilişkin mevzua n yer aldığı, Başbakanlık e-mevzuat bilgi sistemiyle bağlan lı Mevzuat bölümü, 1
Süreç Yöne mi kapsamında; Süreç hiyerarşisine göre, üniversitemiz misyon ve vizyonu doğrultusunda, görev ve sorumlulukları dahilinde, ana süreç, süreç, alt süreç ve iş akışları, Alt süreçlerde, görevden sorumlu birim ve personel, İş akışları üzerinde, sorumlu birim ve görevlileri ile süreçte kullanılan standart form ve dosya, Süreç iyileş rme çalışmaları ne cesinde revize iş akışları, Süreçlerde çeşitli seviye ve türdeki riskler, kontrol faaliyetleri, Risk Yöne mi ve İç Kontrol modülü kapsamında; Risklerin seviyeleri, türleri, risk iştahı ve riske karşı kontrol türleri ile risk iştahı çerçevesinde eylem planında yer verilebilecek kontrol türleri tanımlamaları ve risk organizasyon yapısını içeren Kurumsal Risk Stratejisi, Süreçlerin ve birimlerin, niteliklerine göre sahip olduğu riskler ve doğal ve kalın risk seviyeleri, Stratejik hedeflerin riskleri, Mevcut kontrol faaliyetleri, Risk iştahı üzerinde kalan, seviyesi kabul edilmeyen risklere yönelik yeni kontrol faaliyetlerinin yer aldığı eylem planları, Üniversitemiz iç kontrol eylem planı, Risk yöne mi ve iç kontrol uygulamaları ile ilgili izleme ve değerlendirmenin yapıldığı rapor ve formlar, 2
Stratejik Plan Modülü kapsamında, Hazırlık çalışmalarına ve mevcut durumun ortaya konulması için kurum içi analiz ile paydaş analizine olanak veren yöntemler, Stratejik amaç ve hedefler, Amaç ve hedeflerin ilişkili olduğu süreçler ve süreçlerin strateji riskleri, Stratejik hedeflerin göstergeleri ile hedeflerden sorumlu birimlerin, yer aldığı İzleme ve Değerlendirme bölümü bulunmaktadır. 3-) ' nin birim ya da görevliler için katkıları nelerdir? İç kontrol ve Risk Yöne m sistemine giriş yaparak; Organizasyon Yöne mi modülü > Organizasyon şemasında, birimimiz teşkilat yapısında, mevcut unvan bazında tüm görev unvanlarını görebilirsiniz. Görev tanımlarında, Unvan bölümünde, tüm akademik birimlerde bulunan ve standartlaş rılmış görev tanımlarında görev ve sorumluluklara ulaşabilirsiniz. Süreç Yöne minde, tüm akademik ve idari faaliyetleri kapsayacak şekilde süreçler ve faaliyet konu başlıkları al nda iş akışları oluşturulmuştur. Yapacağınız/yapmakta olduğunuz faaliye yerine ge rirken, ana süreç ve süreç içerisinde yer alan ilgili faaliyet konusuna sahip iş akışlarına, iş akışlarının üzerine klayarak ulaşabilirsiniz. 3
İlgili görevin ne şekilde yapılacağı, bu süreçte yerine ge rmeniz gereken işlemleri ve süreçteki diğer faaliyetlerde sorumlu-lukları bulunan birimlerin ve görevlilerin, yapmaları gereken görevleri iş adımları üzerinde görebilirsiniz. İş adımları üzerinde, sorumlu birimlerin ve görevlilerin görev unvanlarını dikkate alarak, organizasyon modülünde yer alan Personel Tablosuna girerek, bu görevi gerçekleşrecek kişinin kim olduğuna ile şim bilgileriyle birlikte ulaşabilirsiniz. İlgili iş akışında girerek, iş akışı üzerinde, iş adımında belir len faaliyete ilişkin varsa önceden yaşanmış ya da yaşanabilecek riski ve kontrolü dikkate alarak, faaliye yerine ge rebilirsiniz. Aynı zamanda bu risk ve kontrollerin yanısıra diğer görevlerle ilgili risk ve kontrolleri Risk Yöne mi ve İç Kontrol modülünde, Risk Haritaları içerisinde, süreçlere ve birimlere göre sınıflandırılmış olarak görebilirsiniz. Risk olarak gördüğünüz ya da karşılaş ğınız bir sorunu sistem üzerinde kaydedebilir, bu yolla üst yöne min ya da sorunu çözebilecek birimin sorundan haberdar olmasını sağlayabilir, aynı görevi yerine ge rmekte olan diğer görevlilerin bu riske maruz kalmasını engelleyebilirsiniz. Bütçe hazırlık çalışmalarında, kaynakların dağı lması olmak üzere yönetsel kararların alınmasında, riskleri dikkate alarak Üniversite genelinde sorunların minimize edilmesi ve faaliyetlerin en etkin biçimde yerine ge rilmesine katkıda bulunabilirsiniz. 4
4-) İKYRS ile iç kontrol ve risk yöne minin işlerliği nasıl sağlanmaktadır? Kurumsal ve yasal düzenlemeler doğrultusunda, Üniversitemize yeni görevlerin verilmesi, yerine ge rilen görevlerin kaldırılması ya da organizasyon yapısında bir değişiklik olması durumunda, iş akışları ve gerek ğinde süreç ya da alt süreçler yeni değişikliklere göre revize edilmektedir. Söz konusu koşulların görev alanlarında bir değişme gerek rmesi halinde görev tanımları revize edilmekte ve yeni haliyle personele tebliğ edilmesi sağlanmaktadır. Birim ya da kurum içerisinde personelin yer değiş rmesi, personelin kurumdan ayrılması ya da yeni personelin göreve başlaması durumunda, bireysel görev tanımlarına dayalı olarak yeni durumuna göre görevlendirme yapılmaktadır. Görev unvanlarına göre sahip olması gereken yetkinlikler esas alınarak, eği m programı çerçevesinde, görevlendirilen personelin ilgili konulardaki eği mlere ka lması sağlanabilmektedir. Faaliye en sorumlu personel tara ndan belirlenip risk yöne mi ekibince geliş rilen riskler, mevcut kontroller ve eylem planları, fonksiyonel ve/veya hiyerarşik olarak al an üst seviyeye doğru, birim görevlileri tara ndan İdare Risk Koordinatörüne, İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Rektöre raporlanmaktadır. İzleme ve Yönlendirme Kurulu tara ndan alınan kararlar, birimlere ve çalışanlara doğru, uygulanacak şekilde ile lmektedir. 5
Alınan kararlara göre eylem planları birimlerce ve ilgili personel tara ndan uygulanması gereken kontrollere dönüştürülebilmektedir. Risklerin etki ve olasılıkları, belirlenen dönemlerde gözden geçirilerek, risk seviyelerinin gerçek durumu yansıtması sağlanmaktadır. 5-) ile ilgili konularda kimden destek alabilirim? Biriminiz Risk Koordinatörü ile İç Kontrol Temsilcilerinden ve İç Kontrol Müdürlüğünden destek alabilirsiniz. 6-) İç kontrol ve risk yöne mi uygulamalarına nasıl ulaşabilirim? h p://ickontrol.yalova.edu.tr/ adresinde yer alan İç Kontrol ve Risk Yöne mi Sistemine () giriş yaparak uygulamalara ulaşabilirsiniz. Tüm personelimizin sisteme giriş yetkisi bulunmaktadır. 'nin yanısıra, iç kontrol ve risk yöne mi ile ilgili merak e ğiniz konulara ilişkin bilgi ve belgeler biriminiz web ana sayfasında yer alan İç Kontrol Bölümünde yer almaktadır. 6