ÇORUM BELEDİYESİ İç Kontrol Çalışmaları Reyhan KUŞÇU / Mali Hizmetler Müdürü Ömer MAZ / Strateji Geliştirme B. Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi 1
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu Kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda Kamu Kaynaklarının -Etkili -Ekonomik -Verimli birşekilde elde edilmesi ve kullanılmasını Hesap Verilebilirliği Mali Saydamlığı sağlamak üzere kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini Kamu Bütçelerinin Hazırlanmasını Uygulamasını Tüm mali işlemlerin Muhasebeleştirimesini, Raporlanmasını, Mali kontrolü düzenlemektir. 2
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu Bu ilkeler ışığında 1 -Stratejik plan 2-Performans programı 3-Performans esaslı bütçe 4-Faaliyet raporu 5-Kesin hesap hazırlanmasıyla son bulan bir süreç devam etmektedir. Stratejik plan hazırlığıyla başlayıp, kesin hesap hazırlanmasıyla son bulan ve süreklilik arz eden bu faaliyetlerin yürütüldüğü süreçteki uygulamaların temelini oluşturan ise iç kontrol sistemidir. 3
İÇ KONTROL EYLEM PLANI Kamu İç Kontrol Sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amacıyla 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanuna tabi Mahalli İdarelerimizin, Maliye Bakanlığının Kamu İç Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi dikkate alınarak, 2009 yılında İç kontrolu sağlamak üzere her idarenin kendi İç Kontrol Eylem Planını hazırlaması istenmiştir. Maliye Bakanlığınca belirlenen uyulması gerekli olan18 temel zorunlu iç kontrol standarlarına ve bunların altındaki 79 adet genel şartı ihtiva eden standartın iç kontrol eylem planında yer alması gereklidir. Dolayısıyla İç Kontrol Eylem Planının uygulanmasında, Mahalli İdarelerde Üst Yöneticilerin Kendi İdarelerinde İç Kontrol Sistemini kurma ve gözetim altında bulundurma görevi 5018 Sayılı Kanununla verilen en önemli görevlerinden biridir. 4
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanununu çerçevesinde Yerel Yönetimlerin karşılaştıkları temel sorunlar... 1- Kanunun 49. Maddesinde Muhasebe sistemiyle ilgili olarak tüm belediyeler farklı hizmet sunucularından almış oldukları programları kullanmaktadırlar. Bu nedenle Bilgilerin toplanmasında ve uygulamalarda uyumsuzluklar gözlenmektedir.bu da kanunun temelindeki uygulama birliğinin sağlanmasına engel teşkil etmektedir. Belediyeler içinde Maliye Bakanlığının uygulamış olduğu Bütçe Muhasebe uygulamaların yürütüldüğü otomasyon sistemi gibi bir sistemin kurularak Belediyelerin de yanlış uygulamalarda bulunmamalarına imkan sağlanmalıdır. 6111 Sayılı Bazı Alacakların Yeniden yapılandırılmasına ilişkin kanun örneğinde olduğu gibi ; Kamu alacaklarının tahsili açısından kritik önem taşıyan bu kanunun fiili uygulamasında yorum farkına yol açıldığı zaman; alacakların tahsili aşamasında aksaklıklar yada bu aşamadan kaynaklanacak hukuki sorunların doğması gibi ekstra problemler ortaya çıkmaktadır. 5
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanununu çerçevesinde Yerel Yönetimlerin karşılaştıkları temel sorunlar... Örneğin; Yeniden yapılandırılarak taksitle ödenecek borçlarda taksitlerin ödenmesi esnasında bir takvim yılında en fazla 2 tanesi süresinde ödenmeme veya eksik ödeme hali, kanunun ihlali nedeni sayılmamıştır. Bu durum gerek kanunun 19. Maddesi gerekse Gelir İdaresi Başkanlığının kanunla ilgili yayınladığı kanun rehberinde çok açık belirtilmişken, Kamu idarelerine hizmet sunan ve merkezi özellik taşımayan her bir yerel yazılım sağlayıcısı tarafından farklı yorumlanarak tahsilatlarda kullanılan otomasyon sistemleri bu farklı yorumlarla yazılmakta dolayısıyla yukarıda dile getirilen kamu hizmetlerinde ortak standartların sağlanması mümkün olamamaktadır. Oysa ki; 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanununu esaslarında hizmet veren Kamu Kurumları için tahakkuk, tahsilat kısaca muhasebe işlemlerini de içerisine alan otomasyon sistemleri tek bir merkezden ve mutlak doğruluk esaslarında hazırlanmış olsalar bu örnekteki aksaklıklar ortadan kaynağında kalkmış olacaktır. 6
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanununu çerçevesinde Yerel Yönetimlerin karşılaştıkları temel sorunlar... 2- Bilindiği üzere yerel yönetimlerden biz Belediyelerin en fazla sıkıntı duyulan ve uygulama sürecinde sıkıntı çektiğimiz sorunlardan birisi de seçimleri takip eden ilk 6 ay içerisinde hazırlanan Stratejik planın ilk defa seçilen belediye başkanlarının ve ekibi tarafından öneminin yeterince kavranamamış olmasıdır. Oysa ki beş yıllık yol haritalarını belirleyecek stratejik plan yeterli olmadığı zaman performans programından bütçeye, faaliyet raporuna, kesin hesaba kadar uzanan bir süreçte sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu da kurumun tüm performans göstergelerini etkilemektedir. Bu nedenlerden dolayı seçim öncesinde ve sonrasında uygun yöntemlerle gerekli önlemlerin alınması konusunda destek sağlanmalıdır. 7
Çorum Belediyesi 2009 2011 İç Kontrol Eylem Planı Hazırlama Çalışmaları İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunu Oluşturulması Mali Başkan yardımcımızın Başkanlığında Harcama Yetkililerinden oluşturulmuştur. Eylem Planı Hazırlama Grubunun Oluşturulması Harcama Yetkilileri ve 6 kişilik bir ekibin katılımı ile oluşturulmuştur. Gruba dahil olan arkadaşlar genellikle Kalite Yönetim Sisteminin kurumumuzda sürdürülmesinde katkısı olan arkadaşlar olmuştur. 8
Çorum Belediyesi 2009 2011 İç Kontrol Eylem Planı Hazırlama Çalışmaları Kurumumuz İç denetim biriminde görevli iç denetçiler grup çalışmalarımıza katılarak rehberlik etmişlerdir. Hazırlanan eylem planında 79 genel şart için 106 faaliyet öngörülmüştür. 2011 yılı sonunda yaptığımız değerlendirme sonrasında sözkonusu faaliyetlerin %65 oranında tamamlandığını gördük. 9
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük (15) Planlama ve Programlama (9) Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri (5) Bilgi ve İletişim (8) İç Kontrolün Değerlendirilmesi (6) Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler (10) Personelin Yeterliliği ve Performansı (12) Yetki Devri (5) 42 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi (6) 15 Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi (3) Hiyerarşik Kontroller (2) Görevler Ayrılığı (3) Faaliyetlerin Sürekliliği (6) Bilgi Sistemleri Kontrolleri (4) 23 Raporlama (4) Kayıt ve Dosyalama Sistemi (7) Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi (1) 20 İç Denetim 6 10
1) KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KİK Standardı Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Ön Görülen Faaliyet -İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, KİK Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulması. -Yöneticiler ve Personelle İç kontrol sistemine ilişkin düzenleyici faaliyetler konusunda toplantılar yapılması -MHM bünyesinde Servis oluşturulması ve personel takviyesi yapılması. -Etik Değerlerin benimsenmesi konusunda hizmetiçi eğitimler yapılması, Broşür afiş ve kitapçıklarla etik değerlerin personele duyurulması. -Çorum Belediye Meclisi toplantı konu ve kararlarının duyurulması. -Personel ve Vatandaşa dönük anketler düzenlemek - Öneri, ihbar ve Şikayet Sistemi geliştirilmesi -Başkanlık misyon ve vizyonunun çeşitli iletişim araçları ile personel ve vatandaşa duyurulması -Kurum misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere mevcut yönetmelikler ve görevler gözden geçirirek ihtiyaç duyulması halinde yeni görev tanımları yapılması, -Kurulacak olan Yönetim Bilgi Sistemi çerçevesinde yöneticilere verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar kurulacaktır. Çıktı/Sonuç İK Eylem Planı MHM Yönetmeliği Toplantılar Broşür, Kitapcık vb. Web Sitesi Yapılandırması Anketler Kurumsal İntranet ağında öneri şikayet sistemi Halkla İlişkiler servisinde vatandaş bildirimlerinin sistematik olarak alınması İlan ve Afişler Web Sitesi Yapılandırması Görev Tanımları Görev Dağılım Çizelgeleri Birim Organizasyon Şemaları Yönetim Bilgi Sistemi 11
1) KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KİK Standardı Personelin Yeterliliği ve Performansı Ön Görülen Faaliyet - Norm kadro uygulaması çerçevesinde, Başkanlığımızın amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlayacak insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacak ve insan kaynağının optimum dağılımı sağlanacaktır. Çıktı/Sonuç Hizmetiçi Eğitim (Yıllık Eğitim Planı) Eğitim İhtiyaç Analizi Yetki Devri Başkanlık İmza Yetkileri Yönergeleri gözden geçirilerek, yetki devri ve yetki devri durumlarını da ayrıntılı olarak içerecek şekilde değiştirilecek ve değişiklikler personele bildirilecektir. Başkanlık İmza Yetkileri Yönergesi çerçevesinde gerekli görülen durumlarda Birimler için Birim İmza Yetkileri Yönergeleri hazırlanacak ve personele duyurulacaktır. İmza Yetkileri Yönergesi 12
2) RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KİK Standardı Ön Görülen Faaliyet Çıktı / Sonuç Planlama ve Programlama -Başkanlığın, mevzuatta belirlenen stratejik plan hazırlama dönemlerini dikkate alarak yeni stratejik planlar hazırlaması, -Birimlerin stratejik planda kendisine verilen amaç ve hedefler, performans göstergelerine ulaşıp ulaşılmadığı ve neler yapılması gerektiği çerçevesinde kendi bünyelerinde çalışma ekipleri oluşturması, - Bütçe ve performans programının Hazırlanması -Tüm birim yöneticilerinin görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde özel hedefler belirlemesi, bu hedefleri personelle paylaşması, -Başkanlığımız İdare Faaliyet Raporunun hazırlanması maksadıyla birim faaliyet raporlarının hazırlanması -Birimlerin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olması sağlanacaktır. Stratejik Planlama Çalışma Ekipleri Performans Programı Performans Esaslı Bütçe Eylem Planları Birim Faaliyet Raporları İdare Faaliyet Raporu Yıllık Planlar Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirmesi -Birimlerdeki iç kontrol çalışma ekiplerinin aynı zamanda risk belirleme ekipleri olarak görev yapması, -KİK Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun aynı zamanda Risk Değerlendirme Komisyonu olarak görevlendirilmesi, -Birimlerdeki risk belirleme ekipleri ile Risk Değerlendirme Komisyonuna risk değerlendirme eğitimi verilecektir. -Risk değerlendirme komisyonunca yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. Risk Belirleme Ekipleri Risk Değerlendirme Komisyonu Eğitim Muhtemel Risk Haritası Risk analiz raporu Yeni Eylem Planı 13
3) KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI KİK Standardı Ön Görülen Faaliyet (Ad) Çıktı / Sonuç Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilme si Hiyerarşik Kontroller -Her birim faaliyet alanları ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmaları oluşturulması, -Tüm varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği tam olarak sağlanacaktır. Bu amacla komisyon oluşturulması, -Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılacak ve etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. -Birimlerin tüm prosedürler ve ilgili dokümanlarını, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde, iş tanımlarını yapması ve iş akış şemalarını oluşturması, -Birimlerce oluşturulan iş akış şemaları ve iş tanımları basit anlaşılır şekilde düzenlenmesi ve personele duyurulması, -Mevzuat değişikliği durumunda iş akış şemaları ve iş tanımları revize edilmesinin sağlanması, -Doküman ve prosedürlere kolayca ulaşılmasının sağlanması, -Birim yöneticileri, yetki devirleri ve görevlendirmeleri çerçevesinde iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve standartlar doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda kontroller yapılması. Bu kontrollerin raporlar veya tablolar aracılığıyla yerine getirilmesi, -Yöneticiler belirleyecekleri raporlama sistemi aracılığıyla iş ve prosedürleri sürekli olarak izleyecek ve tespit ettikleri hata ve usulsüzlükleri personele bildirecek olup, olumsuzlukların giderilmesi için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimler verecektir. Düzenleyici, önleyici ve iyileştirici kontrol mekanizmaları Belediye Varlıkları Tespit Komisyonu Fayda-maliyet analizleri İş Tanımları İş Akış Şemaları Talimatlar İntranet ağı yapılandırması (Dokuman Dağıtımı) Dış Kaynaklı Doküman Takip Sistemi Kontrol Formları Rapor,tablo vb. Hizmet içi eğitim 14
3) KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI KİK Standardı Ön Görülen Faaliyet (Ad) Çıktı / Sonuç Görevler Ayrılığı Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri -İş akış şemaları her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilecek şekilde düzenlenmesi, -Birimlerce personel arasında görevler ayrılığı ilkesine uyulacak şekilde görev dağılımını düzenleyen düzenleyici işlemler yapılması, -Birimlerce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirler alınacaktır. Belirli dönemlerde personelin görev değişikliği yapılması sağlanacaktır. -Başkanlık ihaleleri çerçevesinde yürütülen kontrol faaliyetlerinde de gerekli hallerde vekil personelin görevlendirilmesi sağlanacaktır. -Görevinden ayrılan personelin hazırlayacağı örnek rapor formatı oluşturulması ve uygulamanın faaliyete geçirilmesi, -Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontrolleri de içeren kurum bilgi güvenilirliği ve güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri hazırlanması, -Bilgi Sistemlerinin, Faaliyetlerin programlanmasını, uygulanmasını, raporlanmasını, ve takibini sağlayacak şekilde uygulanması, Düzenleyici İşlemler (Genelge, Yönerge vb.) Uygun Görev Dağılımı Birim organizasyon Şemaları İhale Dokumanları Revizyonu Görev Devri Raporu Bilgi Güvenliği Süreci Yedekleme Talimatı Veri Silme/düzeltme Talimatı 15
4) BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI KİK Standardı Ön Görülen Faaliyet Çıktı / Sonuç Bilgi ve İletişim Raporlama -Kurulması gereken Yönetim Bilgi Sistemi çerçevesinde kurumsal a-mail, anlık mesajlaşma, forum vb. uygulamalar ile yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişim tam olarak sağlanmalıdır. -Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde Yönetim Bilgi Sistemi kurulacaktır. -Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri için dilek, şikayet ve öneri kutusu bölümü açılması, -İyi yönetimin geliştirilebilmesi için yöneticiler ile personelin bir araya geleceği belirli periyotlarla yönetişim toplantıları yapılması, -Başkanlık faaliyet raporları vb. yollarla her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını tam olarak kamuoyuna açıklaması, -Bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerin kamuoyuna açıklanması, -Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağının yazılı olarak belirlenmesi, -Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı olarak ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesinin sağlanması, Yönetim Bilgi Sistemi Web Sitesi Güncellemeleri Kurumsal İntranet Ağı Dilek, Şikayet ve Öneri Kutuları vb. Toplantılar İdare Faaliyet Raporu Performans Programı Rapor ve Kamu duyuruları Yönerge Kurumsal Raporlama Yönetim Sistemi 16
4) BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI KİK Standardı Ön Görülen Faaliyet Çıktı / Sonuç Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata ve Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi -Kayıt ve dosyalama sistemi gözden geçirilerek tüm birimlerin standart dosya planına tam olarak uyması, -Kayıt ve dosyalama sisteminin elektronik ortamda takibi için çalışmalar artırılması, -Mevcut arşiv sistemi gözden geçirilerek mevzuata ve standartlara uygun olmasının sağlanması, -Personele ilgili mevzuat konusunda eğitim verilmesi, Mevcut durum sütünunda belirtilen uygulamalar makul güvence sağlamakta olup yeni bir düzenlemeye ve uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Standart kayıt ve dosyalama sistemi Güncel Kayıt Listeleri Arşiv Sayısallaştırma Hizmet içi Eğitim 17
5) İZLEME STANDARTLARI KİK Standardı Ön Görülen Faaliyet (Ad) Çıktı / Sonuç İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Denetim -İç kontrol eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, altı aydan fazla olmamak üzere izlenmesi, değerlendirilmesi ve eylem planı formatında üst yöneticiye sunulması, -İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin yılda bir defa anket çalışması yapılması, -Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından eksik yönlerin belirlenmesi, gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler oluşturulması, -Yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler için eylem planı oluşturulması ve uygulamanın sağlanması -Mevcut durum sütünunda belirtilen uygulamalar makul güvence sağlamakta olup yeni bir düzenlemeye ve uygulamaya gerek bulunmamaktadır. İzleme ve Değerlendirme Raporu KİK Uygulama Süreci Anket İç ve Dış Denetim Raporları Eylem Planı Denetim Raporları 18
Teşekkür Ederiz. 19