TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ ÖZET ÜNİTE 6
ÜNİTE 6 TEDARİK VE SATIN ALMA Satın alma sadece ham madde alımı için geçerli değildir Elektrik, su, yakıt, iletişim, makine, araç gereç, danışmanlık, dış kaynak kullanımı, yazılım ve donanım gibi bir sürü ihtiyaçta da satın almaya gerek duyulur Bir diğer konu birlikte çalışılacak tedarikçi sayısıdır TEMEL KAVRAMLAR Satın Alma Satın alma, işletmenin gerekli malzeme, hizmet ve ekipmanın temin edilmesinden sorumlu bir fonksiyondur İşletme ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla, teknik özellikleri belirlenmiş olan doğru kalitedeki ürünlerin doğru tedarikçilerden doğru zamanda ve doğru maliyetlerle temin edilmesidir Tedarik İhtiyacın tanımlanması,potansiyel tedarikçilerin araştırılması, uygun tedarikçinin seçimi, tedarikçilerle müzakere yapılması, ürün ve hizmetin teslim alınması ve tedarikçiye ödeme yapılması süreçlerini kapsar Tedarikçi Tedarikçi, işletmenin ürün ve hizmet ihtiyaçlarını istenilen nitelikte, istenilen zamanda karşılayan satıcıdır SATIN ALMANIN HEDEFLERİ Ham Madde Temini Sağlanması Bir üretim tesisinde ham madde akışı güvence altına alınmaz ise ciddi problemler ortaya çıkar Ham madde akışının düzenli bir şekilde doğru zaman ve doğru miktarda olmasını sağlayacak politikalar belirlenmelidir -- İşletme dikey entegrasyona gidebilir Tedarikçisini satın alabilir --Yeterli düzeyde emniyet stoğu tutulabilir --Bir tedarikçiye yakın olma ya da tesisin tedarikçilere yakın olması düşünülebilir Malzeme Kalitesi Satın alınan mal ve hizmetlerin doğru kalitede olmasının sağlanması gerekmektedir Fiyat Fiyat, satın alma sürecinde özellikle insanların ilgilendiği konuların başında gelmektedir Fiyat bir takım kriterlere göre belirlenir; Malların kalitesi, satın alınması düşünülen ürüne ait ayrıntılı bilgi, ne kadar ürünün satın alınacağı, alınacak ürünün işletmeye olan mesafesi gibi Ham Maddenin Kaynağı Malların fabrikaya gelinceye kadar uzun mesafe katetmesi taşıma maliyetlerinin artmasına ve teslim sürelerinin uzamasına neden olacaktır Tedarik Yöntemi Eğer tedarikçi, malları doğru miktarda, doğru zamanda, doğru bir biçimde barkodlu olarak etiketlenmiş olarak teslim ederse depoya mal kabul çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilir Tedarikçinin Kullandığı Taşıma Türü Taşımanın ve teslimatın ne şekilde ve nasıl olacağı daha önceden tedarikçi ile görüşülerek belirlenmelidir Mallar; gemi ile mi, tren, kara ya da hava yoluyla mı, teslim edilecek, paletli olarak mı gelecek SATIN ALMANIN TEDARİK ZİNCİRİ İÇİNDEKİ ROLÜ Tedarik zinciri yönetimi, müşterilere değer yaratacak ürün, hizmet ve bilgiyi sağlamak için işletme süreçlerinin nihai tüketiciden ilk tedarikçiye kadar entegre edilmesidir Lojistik Yönetimi Bilgi Akışı +Ürün Tedarikçi Satın Alma Malzeme Yönetimi Üretim Fiziksel Dağıtım Pazarlama Satış Tüketici SATIN ALMA FAALİYETLERİ Satın alma doğru ürün ya da hizmetin, doğru yerden, doğru fiyattan, doğru zamanda, doğru kalite ya da şartlarla, doğru tedarikçiden ve doğru fiyatla alınmasıdır TEDARİKÇİ SEÇME VE DEĞERLENDİRME Tedarikçi seçme aşamasının en önemli faaliyeti istenilen özelliklere sahip malı tedarik edebilecek birçok tedarikçinin arasından en iyisinin seçilmesidir
Satın Alma Kategorileri Genellikle işletmelerde altı satın alma kategorisi bulunur Bunlar: Hazır parçalar, ham madde, tamir bakım işletim malzemeleri, hizmetler, destek ekipmanları, işletme malzemeleridir 80 li ve 90 lı yıllarda satın almaya odaklanma ve az sayıda tedarikçi ile çalışmayla verimlilik artışı ve maliyetlerin düşürülmesi yönetimin ilgi odağı hâline gelmişti Tedarikçi Değerleme Tedarikçi değerlemede farklı yöntemler kullanılabilir Ancak tüm firmaların kullanabileceği iyi bir yöntem yoktur Yönetimin öncelikli olarak, satın alma yapılacak olası tüm tedarikçileri belirlemesi gerekmektedir İkinci adımda tedarikçi değerlemede kullanılacak faktörler tespit edilir Faktörler belirlendikten sonra, her bir tedarikçi bu faktörlere göre değerlendirilirdaha sonra tedarikçi değerlendirme puanıyla göreceli önem puanı çarpılarak bileşik skor hesaplanır
Tedarikçi Değerleme Tablosu Faktörler Tedarikçinin puanlanması (1= en kötü, 5= en iyi, 1 2 3 4 5) Firmanın önem puanı (0=Önemsiz, 5=Çok önemli, 1 2 3 4 5) Bileşik Puan (0=Minimum, 25=Maksimum) Tedarikçi A Ürün güvenilirliği Fiyat Tedarik kolaylığı Satış sonrası hizmet Toplam Tedarikçi B Ürün güvenilirliği Fiyat Tedarik kolaylığı Satış sonrası hizmet Toplam Tedarikçi C Ürün güvenilirliği Fiyat Tedarik kolaylığı Satış sonrası hizmet Toplam Toplam Kalite Yönetimi Firmalar; fiyat, maliyet ve değer süreçlerini dengelemek zorundadırlar Ürün tasarım aşamasında üretim için gerekli olan kalite özellikleri geliştirilir ve tanımlanır Satın almanın sorumluluğu, kalite özellikleri çerçevesinde istenilen ürünün kalite güvencesinin sağlanmasıdır Bunun için gerekli kalite özellikleri tedarikçilere verilmelidir İstenilen kalite özelliklerini sağlayabilecek tedarikçiler seçilmelidir Satın alma yöneticileri, sertifikalı tedarikçileri tercih etmelidirler Sertifikasyon Sertifikasyon süreci; alıcı firmanın, tedarikçi firmanın süreçlerini ve kalite düzeyini değerlendirmesidir Eğer değerlendirmede, kalite beklenen düzeyde ise tedarikçiden gelen malzeme incelmeye alınmadan kabul edilir SATIN ALMADA ARAŞTIRMA VE PLANLAMA Anahtar girdilerdeki kaynak bağımlılığı, anahtar girdilerdeki fiyat artışları, uzayan ve değişkenlik gösteren teslimat süreleri, enerji kesintileri, fiyatların yükselmesi, çevre ile ilgili yasal düzenlemeler, giderek artan rekabet ve tedariğin belirsiz olması dikkate alınması gereken önemli çevresel faktörlerdir Satın alma, işletme içinde üst yönetim, lojistik, üretim, tasarım, pazarlama gibi farklı noktalardan gelen uygunluk, fiyat, teknoloji ve teslim süresi vb bilgilere ihtiyaç duyar Bu bilgiler uzun dönemli stratejilerin ve kısa dönemli alınacak kararların belirlenmesinde çok önemlidirsatın almada stratejik planlama; işletme açısından kritik satın almaların neler olduğunun tanımlanmasını, tedarik pazarının analizini, risk değerlendirmesini, strateji geliştirme ve uygulamasını içermelidir Kritik satın almaların belirlenmesinde önemli olan kriterler şunlardır: Alınan malzemenin maliyetinin toplam ürün maliyeti içindeki yüzdesi, toplam satın alma harcamaları içindeki yüzdesi ve kullanım marjının yüksek olması
Risk değerlemesi; herhangi bir olayda meydana gelebilecek en iyi ya da en kötü durumun ortaya çıkma olasılığının belirlenmesidir Örneğin; ne, kalite, ne kadar, kim, ne zaman, hangi fiyat, nasıl, neden gibi sorulara ilişkin olası durumlar çerçevesinde tedarik stratejilerine karar verilir SATIN ALMADA MALİYET YÖNETİMİ Satın alma harcamaları doğrultusunda, satın alma departmanı maliyetleri yönetmeli ve düşürmelidir Fiyat Değişim Yönetimi Satın alma yöneticileri, tedarikçilerin fiyatları yükselterek maliyetlerin artmasına itiraz etmelidirlersatın alma birimi tedarikçiyle fiyatların dengelenmesine ilişkin iyileştirme çalışması yapmalıdır Fiyat artışlarını sınırlamak için yönetim özel birtakım şartlar ortaya koymalı ve 30, 60 ve 90 günlük artışlar için ön bildirimde bulunmalıdır Karma Satın Alma Stratejisi (KSS) Satın alma biriminin gereksinimlerin ortaya çıktığı anda gerekli ihtiyacı karşılayacak miktarda alım yapılmasıdır Acil gereksinimlerde ya da seyrek olarak ihtiyaç duyulan malzemeye ihtiyaç duyulduğunda tercih edilmektedir Bu şekilde satın alınan ürünlerde stok tutulmaz Taşıma maliyeti yoktur ve malzeme tedariğinde sorun yaşanmaz Tam zamanlı üretim yaklaşımında karma satın alma stratejisi uygulanmaktadır İleriye Dönük Satın Alma (İDS) ve Spekülatif Satın Alma Tedarikte yaşanan darboğazlar ve enflasyonist pazar ortamında satın alma yöneticileri, mevcut tüketimden daha fazla miktarda satın alım yapmayı tercih edebilirler Uygulamada bu ileriye dönük satın alma olarak isimlendirilir Spekülatif satın alma iç tüketim için gerçekleştirilmez Daha sonraki bir zamanda belirli bir kârla satış amaçlanmaktadırkarma satın alma ya da ileriye dönük satın alma stratejisinin seçiminde en iyi kombinasyon stok taşıma maliyetlerine karşın ileriye dönük satın alma ile satın alma maliyetinin azaltılmasıyla sağlanabilir Miktar İskontosu Yıl içerisinde belirli dönemlerde alım garantisiyle büyük miktarda alım yapmak fiyatta miktar iskontosu sağlayacaktır Genellikle tam zamanlı üretim yapan işletmelerce tercih edilmektedirmiktar iskontosu iki şekilde uygulanmaktadır Tam miktar iskontosu ve kısmi miktar iskontosu Tam miktar iskontosu gittikçe artan oranlı büyük miktardaki siparişlerde, siparişin tümüne yapılmaktadır Kısmi miktar iskontosunda ise, düşük fiyat belirli sipariş aralığına uygulanır NOT:BU KISIMDA İŞLEMLİ İKİ PROBLEM VARDIONLARI YAZMADIM İSTEYEN OKULUN YAYINLADIĞI ÜNİTE DÖKÜMANINDAN BAKABİLİRKARIŞIK VE ZAMAN ALICI Stoksuz Satın Alma Tedarikçiye malzeme siparişi verildikten ve ödeme yapıldıktan sonra fabrikaya teslimatı yapılmaktadırstoksuz satın alımda, firma, malzeme stoğunu taşımaz Bir diğer ifadeyle sıfır stokla çalışır Stoksuz satın almanın amaçları şunlardır: --Düşük stok düzeyi --Tedarikçi sayısının azaltılması --Yönetim giderleri ve bürokrasinin azaltılması --Parasal anlamda küçük miktardaki satın alımların azaltılması --Tedarikçilerden belirli bir hacimde satın alım yapılarak maliyetlerin düşürülmesi --Malzemenin doğru zamanda teslimatının sağlanması --Tedarikçinin stokları yönetmesini sağlamak Stoksuz satın alma sık satın alınan parçalar için oldukça uygun bir yöntemdirstoksuz satın alma tedarikçilerden ciddi miktarda indirim, satın alma süreç maliyetlerinin düşmesini ve uygun ürünlerin tedarik edilmesini sağlayabilir SATIN ALMA SÜRECİ Satın alma; ihtiyacın öğrenilmesi, tedarikçi seçimi, rolün belirlenmesi, fiyat ve diğer koşulların pazarlıklarının yapılması ve teslimatın gerçekleştirilmesini takip eden bir süreçtir
Satın alma sürecinin aşamaları şunlardır: -- Problemin ortaya çıkışı ve satın alma ihtiyacının belirlenmesi --Satın alma siparişinin tam olarak tanımlanması --Tedarikçi araştırması ve seçimi --Satın alma siparişinin hazırlanması --Satın alma tekliflerinin alınması --Tekliflerin analizi, pazarlık ve anlaşma --Satın alma siparişinin verilmesi ve izleme --Siparişin teslim alınması ve kontrolü --Fatura kontrolü ve ödeme Problemin Ortaya Çıkışı ve Satın Alma İhtiyacının Belirlenmesi Satın alma, örgüt içindeki bölümün gereksinimleri üzerine başlar İhtiyaç, birim tarafından depoya bildirilir Talep mevcut stoklarla karşılanamıyorsa, ilgili birim satın alma birimiyle iletişime geçer Endüstriyel satın almalarda malzeme listesi hazırlanır Malzeme Listesinde nihai ürünü oluşturan tüm parçalar yer alır Gereksinim duyulan malzemelere ilişkin daha detaylı bilgilerin (malzeme kodu, malzeme adı, birim, ihtiyaç, stok durumu, bütçe vb) yer aldığı listelere de Malzeme İhtiyaç Listesi adı verilmektedir Satın Alma Siparişinin Tam Olarak Tanımlanması Satın alma birimi, tedarikçiye siparişin gönderilmeden önce tanımlanan kalite özelliklerini gören son birimdir Sipariş talebi, bölümlerin faaliyetleri için gerekli olan ürün ya da hizmet alımını sağlamak içindir Bölüm talepleri, Malzeme Talep Formu ile gerçekleştirilirmalzeme talep formunda, talepte bulunan birim, tarih, numara, miktar, talep edilen malzeme, malzemeye ihtiyaç duyulan zaman (termin), taşıma ile ilgili özel bir durum varsa bununla ilgili açıklayıcı bilgi ve imza yer alır Tedarikçi Araştırması Ve Seçimi Tedarikçilerle ilgili bilgiler farklı kaynaklardan elde edilebilir Örnek ürünler, kataloglar, referanslar, internet, sektörel yayın ve raporlar, gazete ve dergiler, ticari dokümanlar, referanslar, kamu kurum veya kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, sanayi ve ticaret odaları sıralanabilir Bu süreçte tedarikçiler hakkında aşağıda sıralanan detaylı bilgiler elde edilmeye çalışılır: Tedarikçi mevcut durum analizi: İşletme çalışanları analizi, kuruluş yeri, faaliyet alanları, güvenilirlik ve performans konuları değerlendirilir Teslimat yeteneği: Tedarikçinin tüm hizmetleri sağlayabilme yeteneği sorgulanır Süreçler: Tedarikçinin sahip olduğu süreçler süreç özelliklerine sahip mi?(ölçülebilir, tekrarlı, performans parametreleri tanımlanmış), herhangi bir kalite yönetim sistemine sahip mi? Süreçlerde kullanılan teknoloji: Süreçlerde kullanılan teknolojinin seviyesiteknoloji altyapısı, emniyet ve güvenlik konuları sorgulanmalıdır Sektördeki imajı: Sektörde profesyonellik, taahhüt ve samimiyet açısından nasıl algılanmaktadır? Finansal durum: İşletmenin yaşı, tarihî geçmişi, nakit akışları, sahip olduğu entelektüel sermaye yapısı nasıldır? Etik: Tedarikçinin sahip olduğu etik ilkeler ve değerler nedir? Bunların uygulanmasından sorumlu olan kim? Satın Alma Siparişinin Hazırlanması Tedarikçilerden, ürün veya hizmet için sipariş emri satın alma birimi tarafından gerçekleştirilir İlk olarak Satın alma Talep Formu düzenlenir ve belirlenen tedarikçilere iletilirsipariş talep formunda sadece talep edilen ürüne ilişkin bir takım bilgilerin yanında aşağıda belirtilen hususlara ilişkin şartlara da yer verilmesi gerekmektedir: --Doğabilecek zararlara karşı talepte bulunan işletmeyi korumaya yönelik şartlar --Fiyatla ilgili şartlar: Örneğin talep formunda eğer fiyat belirtilmemişse son siparişte ödenen fiyattan daha fazla fiyat belirtilmez --Malzemenin muayenesinde eğer kalite özelliklerine ilişkin sorun yoksa teslimatın yapılabileceği --Kalite kontrol aşamalarının neler olduğu --Siparişin zamanında teslim edilmemesi durumunda ne olacağı (red ya da şartlı kabul)
Satın Alma Tekliflerinin Alınması Satın alma birimi, satın alma tekliflerini standart formlarla alabileceği gibi teklif mektupları suretiyle de alabilir Teklif İsteme Formunda;tedarikçi firmaya ilişkin bilgiler, teklif istenen malzemenin adı, miktarı, istenen termin süresi, tedarikçi firmanın teklif şartları (birim fiyat, ödeme şekli, ambalaj şekli, termin süresi, teklif geçerlilik süresi) ile ilgili bilgiler yer alır Tekliflerin Analizi, Pazarlık ve Anlaşma Tedarikçilerle yapılacak satın alma anlaşmalarında temel kriterler; ürünün kalitesi, miktarı, termin ve fiyatıdır Satın Alma Siparişinin Verilmesi ve İzleme Kısa dönemli ve basit satın almalarda sipariş kontrol ve izleme genellikle telefon ve e-posta ile gerçekleştirilirken, üretim faaliyetlerinde kullanılan parça ve malzemeler için tedarikçi ve alıcının entegre olduğu bilgisayar tabanlı sistemler ve kurumsal kaynak planlaması (ERP) geliştirilmiştir Siparişlerin Teslim Alınması ve Kontrolü Tedarikçiler tarafından gelen ürünler üretim sürecine alınmadan önce depo birimine teslim edilir Ürün ve irsaliye bilgileri kontrol edilerek bilgisayar sistemine girilir Girdi muayenesinde, numune miktarı, kontrol edilmesi planlanan ürün gruplarına göre ürün miktarı üzerinden belirlenirgiriş Kontrol Formu düzenlenerek, ürün doğrulaması uygun olan ürünler depo stoğuna alınır; uygun olmayan ürünler tedarikçiye iade edilir Fatura Kontrolü ve Ödeme Satın alınan ürünün kabulü sonrasında, sözleşme hükümleri çerçevesinde ödeme yapılır Tedarikçiye ödeme yapılabilmesi için sözleşmede yer alan koşulların tedarikçi tarafından sağlanması gerekmektedir Gelen siparişin kontrolü yapıldıktan sonra eğer uygunsa malın kabulü yapılır Sözleşmeye bağlı olarak ödeme takvimi belirlenirgelen faturalar Ödeme Planı Listesi çerçevesinde işleme alınır DEĞERLENDİRME SORULARI 1 Aşağıdakilerden hangisi satın almanın hedefleri arasında yer almaz? a) Ham madde temininin sağlanması b) Tedarik edilen malzemenin doğru kalitede olmasının sağlanması c) Uygun fiyatla malzeme tedariği d) İşletmenin kullandığı üretim sistemine uygun malzeme tedariği e) Nakliye güzergâhlarının belirlenmesi 2 Aşağıdakilerden hangisi satın alma kararlarını etkileyen taraflar arasında yer almaz? a) Müşteriler b) Perakendeciler c) Üst yönetim d) Pazarlama ve Satış e) Hukuk Birimi 3 Aşağıdakilerden hangisi satın alma kategorilerinden biri değildir? a) Hazır parça b) Ham madde c) Tamir bakım malzemeleri d) Destek ekipmanları e) Sarf malzemeleri 4 Aşağıdakilerden hangisi satın alma yönetimini tedarik pazarının sürekli araştırılmasını gerektiren bir iş hâline getirmiştir? a) Rekabet b) Ham madde darboğazı c) Çevrenin sürekli değişmesi d) Tedarik maliyetleri e) Kalite ihtiyacı
5 Aşağıdakilerden hangisi satın alma gereksinimi ortaya çıktığı anda gerekli ihtiyacı karşılayacak miktarda satın alma biçimde tanımlanan yöntemdir? a) Fiyat değişimi yönetimi b) Karma satın alma c) İleriye dönük satın alma d) Spekülatif satın alma e) Miktar iskontosu 6 Satın alma yöneticileri, tedarikte yaşanan darboğazlar ve enflasyonist pazar ortamında, mevcut tüketimden daha fazla miktarda satın alım yapmayı tercih edebilirler şeklinde tanımlanan satın alma yaklaşımı aşağıdakilerden hangisidir? a) Fiyat değişimi yönetimi b) Karma satın alma c) İleriye dönük satın alma d) Spekülatif satın alma e) Miktar iskontosu 7 Satın alma sürecinin ilk aşaması aşağıdakilerden hangisidir? a) Problemin ortaya çıkışı ve satın alma ihtiyacının belirlenmesi b) Satın alma siparişinin tam olarak tanımlanması c) Tedarikçi araştırması ve seçimi d) Satın alma siparişinin hazırlanması e) Satın alma tekliflerinin alınması 8 Aşağıdaki satın alma aşamaları ile bu aşamalarda kullanılan formlar eşleştirilmiştir Hangi eşleştirme yanlıştır? a) Satın alma siparişinin hazırlanması - Satın alma talep formu b) Tedarikçi araştırması ve seçimi - Tedarikçi değerle formu c) Tekliflerin analizi, pazarlık ve anlaşma - Sipariş teyit formu d) Satın alma siparişinin verilmesi ve izleme - Malzeme ihtiyaç listesi e) Siparişin teslim alınması ve kontrolü - Giriş kontrol formu 9 Aşağıdaki satın alma aşamalarının hangisinde temin süresi ile bilgiye yer verilir? a) Satın alma siparişinin hazırlanması b) Satın alma tekliflerinin alınması c) Tekliflerin analizi, pazarlık ve anlaşma d) Satın alma siparişinin verilmesi ve izleme e) Siparişin teslim alınması ve kontrolü 10 Satın alma hangi yıllarda yönetimin ilgi odağı hâline gelmeye başlamıştır? a) 1960 lı ve 1970 li yıllar b) 1970 li ve 1980 li yıllar c) 1980 li ve 1990 lı yıllar d) 1990 lı ve 2000 li yıllar e) 2000 li ve 2010 lu yıllar Cevap Anahtarı:1E, 2A, 3E, 4C, 5B, 6C, 7A, 8D, 9B, 10C