NECMETTİN ERBAKAN Ü N İ V E R S İ T E S İ FEN FAKÜLTESİ DEKANLIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI KAPSAMINDA YAPILAN İŞ VE İŞLEMLER RAPORU (EYLEM PLANI REHBERİ)
TÜM BİRİMLER tarafından yapılacak işlemler KONU: İÇ KONTROL SİSTEMİ Eylem 1.1.1: Tüm birimlerde birim yöneticileri ve yardımcıları tarafından Kamu İç Kontrol Standartları hakkında tanıtım ve bilgilendirme amaçlı toplantılar yapılacaktır. Eylem 1.2.1: İç kontrol uyum eylem planı çalışmalarına katılımları sağlanmış olan birim yöneticileri ve yardımcıları, iç kontrol sisteminin uygulanmasında personeline örnek tutum ve davranış içerisinde olacaktır. 24.02.2015 tarihinde birimimizde Kamu İç Kontrol Standartları hakkında tanıtım ve bilgilendirme toplantısı düzenlenmiştir. Toplantıda iç kontrol sisteminin tanımı, amacı, bileşenleri ve standartları, Üniversitemizde yapılan çalışmalar ve Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı konuları ele alınarak personelin İç Kontrol Sistemini benimsemesi ve sahiplenmesi amaçlanmıştır. KONU: ÜNİVERSİTE MİSYONU, BİRİM GÖREVLERİ Eylem 2.2.1: Birimlere ilişkin mevcut görevler gözden geçirilerek Üniversitemiz misyonu ile uyumlu hale getirilecektir. Eylem 2.2.2: Güncellenmiş görevler birim internet sitelerinde duyurulacaktır. Eylem 2.1.1: Daha önce belirlenmiş olan ve Üniversitemiz internet sitesinde duyurulan Üniversitemiz misyonunun, birim yöneticileri tarafından personele anlatılarak personel tarafından benimsenmesi sağlanacaktır. Eylem 13.6.1: Birim yöneticileri tarafından toplantılar yapılarak, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde personelin görev ve sorumlulukları anlatılacaktır. Birimimizin görevleri gözden geçirilerek güncellenmiş ve http://www.konya.edu.tr/fakulteler/fenfakultesi/ internet adresimizde duyurulmuştur. 24.02.2015 tarihinde birimimizde yapılan toplantıda Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde personelin görev ve sorumlulukları anlatılmıştır.
EK 1: Fen Fakültesi Görev Tanımları KONU: BİRİM ÖZEL HEDEFLERİ Eylem 5.5.1: Birim yöneticileri, Üniversitemiz Stratejik Planı ile Performans Programında yer alan hedeflere uygun olarak özel hedefler belirleyecek ve personeline duyuracaktır. Eylem 5.6.1: Birim yöneticileri tarafından belirlenecek özel hedefler; Üniversitemiz Stratejik Planı ile Performans Programında yer alan hedefler gibi spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacaktır. Üniversitemiz Stratejik Planı ile Performans Programında yer alan hedeflere uygun olarak birimimiz için özel hedefler belirlenmiş ve 24.02.2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Hedeflerin spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasına dikkat edilmiştir. EK 2 : Fen Fakültesi Özel Hedefleri KONU: TEŞKİLAT ŞEMASI Eylem 1.6.1: Birim faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için hiyerarşik kontroller yapılarak, hataların önlenmesi sağlanacaktır. Eylem 2.4.1: Birimlerin teşkilat şemaları gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılacaktır. Birimimizin Teşkilat Şeması gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılmıştır. EK 3 : FEN FAKÜLTESİ TEŞKİLAT ŞEMASI KONU: GÖREV DAĞILIMI Eylem 2.3.1: Her birim, personel görevleri ile bu görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturarak personele tebliğ edecektir. Eylem 2.4.2: Birim teşkilat şemasına uygun fonksiyonel görev dağılımı belirlenecektir. Eylem 2.5.1: Birimlerin organizasyon yapısı ile temel yetki ve sorumluluk dağılımı, birimler tarafından yapılacak iş analizleri ile belirlenecek; böylece faaliyetler için hesap verebilirlik ve raporlanabilirlik sağlanacaktır. Eylem 3.3.1: Mevcut personelin nitelikleri saptanarak niteliklerine uygun görevler verilecektir. Eylem 9.1.1: Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü için farklı kişiler görevlendirilerek riskler en aza indirilecektir.
Eylem 9.2.1: Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel görevlendirilmesinin mümkün olmaması durumunda, birim yöneticileri tarafından yapılacak risk analizine göre personel temini hususunda gerekli önlemler alınacaktır. Eylem 11.1.1: Tanımlanan her bir iş için görevlendirilen personele alternatif personel görevlendirmesi yapılacaktır. Eylem 11.1.2: Bilgi sistemi, yöntem, mevzuat değişikliği durumlarında gerekli eğitimin alınması ivedilikle sağlanacaktır. Birimimiz personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını gösteren Görev Dağılım Çizelgesi oluşturularak 26.10.2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Çizelge hazırlanırken; * Birimimizin Teşkilat Şeması göz önüne alınarak yapılacak işler analiz edilmiş; * Mevcut personelin nitelikleri dikkate alınarak hangi işe uygun oldukları saptanmış; * Riski yüksek olan faaliyet ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü için farklı kişiler görevlendirilmesine dikkat edilmiş; * Riski yüksek olan faaliyet ve işlemler için (varsa) personel eksikliği bulunan alanlar tespit edilerek personel temini için Rektörlük Makamı ile görüşülmüş ve yeterli personel için talepte bulunulmuştur. * Her bir iş için görevlendirilen personele alternatif personel belirlenmiştir. EK-4 : Fen Fakültesi Görev Dağılım Çizelgesi KONU: YAZILI PROSEDÜRLER VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI Eylem 8.1.1: Her birim, gerçekleştirdiği faaliyetler ile mali karar ve işlemler için mevzuata uygun yazılı prosedürler ve iş akış şemaları hazırlayacaktır. Eylem 7.1.1: Gerçekleştirilen faaliyetlerin içerdiği riskler dikkate alınarak her birim tarafından iş akış şemaları oluşturulacaktır. Eylem 8.2.1: Birimler tarafından hazırlanacak prosedürler ve iş akış şemaları; faaliyet veya mali karar ve işleme başlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacaktır. Eylem 4.1.1: Birimlerin iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Eylem 7.2.1: İş akış şemalarında; işlem öncesi, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin yapılması için sistematik bir yapı oluşturulacaktır. Eylem 7.1.2: Süreç akış şemalarına uygun olarak süreç kontrolü yapılması sağlanacaktır.
Eylem 8.3.1: Prosedürler ve iş akış şemaları, birimler tarafından personelin anlayabileceği bir şekilde ve mevzuata uygun hazırlanacak, gerekli hallerde güncellenecektir. Birimimizin gerçekleştirdiği faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin içerdiği riskler dikkate alınarak mevzuata uygun Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemaları hazırlanmış, 26.10.2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemalarında; * Faaliyet veya mali karar ve işleme başlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarına yer verilmiş; * İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş; * İşlem öncesi, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin yapılması için sistematik bir yapı oluşturulmuş; * Personelin anlayabileceği bir yapı kullanılmıştır. EK -5: Fen Fakültesi İş Akış Şemaları KONU: HASSAS GÖREVLER Eylem 2.6.1: Birim yöneticileri tarafından birimlerin hassas görevleri tespit edilerek bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir. Eylem 2.6.2: Hassas görevlere ilişkin prosedürler personele duyurulacaktır. Birimimiz tarafından gerçekleştirilen görevler arasında hassas görev bulunmamaktadır. KONU: FAALİYET RAPORU Eylem 1.4.1: Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirliğin sağlanması için birimlerin faaliyetleri birim internet sitelerinde yayımlanacaktır. 2014 Yılı Birim Faaliyet Raporumuz http://www.konya.edu.tr/fakulteler/fenfakultesi/ internet adresimizde 27.02.2015 tarihinde yayımlanmıştır. KONU: ARŞİV SİSTEMİ Eylem 15.5.1: Birim yöneticileri; gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve bir sistem dahilinde arşivlenerek saklanması için gerekli tedbirleri alacaktır. Eylem 15.6.1: Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (EBYS) kurulacak ve kullanılacaktır
Eylem 15.6.2: Her birimin bünyesinde fiziki birim arşivleri oluşturulacaktır. Birimimizde 30.06.2015 tarihinde Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sisteminin (EBYS) kullanımına başlanmıştır. Birimimiz hizmet binasında 30.06.2015 tarihinde fiziki arşiv yapılmıştır. KONU : RAPORLAMA ARAÇLARI Eylem 2.7.1: Tüm birim yöneticileri verilen görevlerin sonucunu açık ve anlaşılabilir bir biçimde izleyebilecekleri çeşitli raporlama araçları geliştireceklerdir. Birimimizde kullanılan raporlama araçları şunlardır: * EBYS Sistemi * Personel Sistemi * Öğrenci Otomasyonu * Hizmet Takip Programı KONU: ETİK SÖZLEŞME Eylem 1.3.3: Etik Sözleşmesinin tüm personel tarafından okunup imzalanması sağlanacaktır. Eylem 1.3.4: Personelin Etik Sözleşmeye uygun hareket edip etmediği birim yöneticileri tarafından takip edilecektir. Personel Daire Başkanlığınca birimimize gönderilen Üniversitemiz Etik Sözleşmesi 29.05.2014 tarihinde tüm idari ve akademik personele okutturularak imzalatılmıştır. Personelimizin Etik Sözleşmeye uygun hareket edip etmediği birim yöneticilerimiz tarafından takip edilmektedir. KONU: PERSONEL EĞİTİMİ Eylem 3.5.1: Personel Daire Başkanlığı tarafından her yıl birimlerin görüşleri alınarak gerekli yıllık eğitim faaliyetleri belirlenecek ve gerekli durumlarda eğitim planlamalarında güncelleme yapılacaktır. Eylem 3.2.2: Personelin güncel mevzuat ve kişisel gelişim konusunda kurum içi ve kurum dışı eğitimlere katılması sağlanacaktır.
Birimimizce ihtiyaç duyulan eğitim faaliyetleri Personel Daire Başkanlığına bildirilmiştir. Birimimiz personelinin 2015 yılında katıldığı eğitimler şunlardır: * Öğrenci Otomasyonu Eğitimi * Hizmet Takip Programı Eğitimi * EBYS Eğitimi KONU : PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ Eylem 3.6.1: Birim yöneticisi tarafından, personel yeterliliği ve performansı yılda bir kez değerlendirilecektir. Eylem 3.6.2: Değerlendirme sonuçları hakkında personel ile görüşülecektir. Eylem 3.7.1: Birim yöneticileri tarafından yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yetersiz bulunan personelin performansını arttırmak üzere gerekli eğitim programlarına katılması sağlanacaktır. Eylem 3.7.2: Yüksek performans gösteren personele teşekkür yazısı, plaket gibi ödüller verilerek diğer personelin teşvik edilmesi sağlanacaktır. 2015 yılı Haziran ayında birimimizin tüm personeli değerlendirilerek Performans Değerlendirme Formları hazırlanmış ve değerlendirme sonuçları personel ile paylaşılmıştır.