SIEMENS Siemens Sanayi ve Ticaret A.. Deerli Tedarikçilerimiz, Türk Vergi Usul Kanunu ve ana ortamz olan Siemens AG nin kurallar gerei, firmamza gelen faturalarn muhasebeletirilmesi, takibi ve vadesinde ödenmesi süreci ile ilgili olarak aadaki süreçleri bilginize sunarz. Sizlerden gelen/gelecek olan matbu faturalar Siemens A Fatura tarama servisinde tarama ( scanning ) ileminden geçirilerek dijital ortama aktarlmakta ve fatura kayt, takip ve ödeme otomasyonu gerçekletirilmektedir. Bu sayede faturalarnz daha hzl ileme alnmakta, ödeme ve mutabakat süreci kalitesi ve hz artmaktadr. Bahsi geçen süreç kapsamnda dikkate alnmas gereken önemli faktörler ve uygulama yöntemleri aadaki gibidir. 1. Faturalarn Vergi Usul Kanununda belirtilen sürelere uygun olarak düzenlenmesi ve Siemens A.. ye ksa sürede gönderilmesi Vergi Usul Kanunu madde 231 faturann nizamn açklamaktadr. Bu maddede Fatura maln teslimi veya hizmetin yapld tarihten itibaren azami 7 gün içerisinde düzenlenir. 7 günlük sürenin bir sonraki ay içinde sona ermesi durumunda, faturann teslimin yapld ayn sonuna kadar düzenlenmesi gerekmektedir. (Örnein maln teslimi 30 Mart ta yaplm ise faturann KDV beyan açsndan 31 Mart olarak düzenlenmesi gerekmektedir.) Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemi saylr denmektedir. Faturalar bu maddeye uygun olarak düzenlenmeli ve ksa süre içerisinde Siemens San. ve Tic. A.. Muhaberat / Fatura Teslim birimine ulatrlmaldr. Bunun yan sra, Siemens A.. 421 numaral Vergi Usul Kanunu Genel Tebli kapsamnda olup, 01 Ocak 2014 tarihi itibariyle e-fatura sistemine geçmitir. Teblide bildirildii üzere elektronik fatura uygulamasna dahil olma zorunluluu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasna kaytl dier mükelleflere kat ortamnda fatura düzenleyemezler, düzenlemeleri halinde kat ortamnda düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemi saylr. 433 numaral VUK Genel Tebli ile e-fatura mükelleflerinin uygulamaya zorunlu geçi tarihi 01.04.2014 olarak bildirilmitir. Bu sebeple, irketiniz de eer tebli kapsamnda ise 01.04.2014 tarihinden itibaren sizlerden sadece elektronik fatura kabul edebilecei unutulmamaldr. Tebli kapsamnda, devlet firmalara ticari faturay reddetme hakkn vermitir ancak temel faturay reddetme hakk vermemitir. Siemens A.. tarafndan kabul görmeyecek olan temel faturalar da red imkan bulunmad için kayda alnp, iade fatura düzenlenme gerekliliine sebep olmaktadr. Bu sebeple Siemens A.. ye sadece ticari fatura düzenlemenizi, eer temel fatura kesmek isterseniz satnalma partnerlerinizle mutabk kalarak fatura düzenlenmenizi rica ederiz. Sayfa 1
SIEMENS Siemens Sanayi ve Ticaret A.. 2. Faturalarn Siemens A.. de aada belirtilen tek adrese gönderilmesi Mevcut durumda, tedarikçilerimiz faturalarn Siemens A.. bünyesindeki çeitli birim ve adreslere göndermektedir. Yurtiçi tedarikçilerimizden yaptmz satn almalar sonucunda Siemens A ye gönderilen faturalarn irketimiz içerisinde dolamnda aksaklklar olduu ve baz faturalarn maalesef muhasebe kaytlarna alnamayarak ödenemedii görülmektedir. Bu sebeple faturalarn Muhasebe ye ulamas ve muhasebelemesi gecikmektedir. Muhasebeleme sürecindeki gecikmeler ve aksamalar KDV beyannamesinin hatal olmas ve stopaj ödeme gecikmeleri, BS beyannamesinin hatal olmas, maliyetlerin eksik veya hatal olumas, ödeme ilemlerinin gecikmesi, mutabakat sorunlar oluturmakta ve düzeltme mecburiyeti dourmaktadr. Tedarikçilerimize yaplan ödemelerin, zamannda ve düzenli yaplabilmesi ve daha verimli bir bilgi alverii için, tüm faturalarn sadece aada belirtilen adrese gecikmeksizin gönderilmesi zorunludur. Bu sebeple tedarikçilerimizin faturalarn aadaki adrese fatura (mal ve hizmet alm faturalar, malzeme ekinde gelen faturalar, irsaliyeli faturalarn 1.nüshas (mal ekinde irsaliyeli faturann 1.nüshasnn gönderilmemesi gereklidir), dekontlar, ödeme alnd belgeleri gibi) olduu da belirtilerek göndermelerinin salanmasn rica ederiz. Aksi durumlarda faturalarnzn ödenmesinde aksaklklar kaçnlmaz olacaktr. Siemens A.. fatura gönderim adresi: Siemens Sanayi ve Ticaret A.. Muhaberat / Fatura Teslim Yakack Cad. No:111, 34870 Kartal, stanbul 3. Faturalarn kanunda belirtilen ve Siemens A.. fatura kabul standartlar ekil artlarna göre düzenlenmesi Vergi usul kanununun 230. maddesi faturann ekil artlarn belirlemektedir. Buna göre; Faturann düzenleme tarihi, seri ve sra numaras, Faturay düzenleyenin ad, varsa ticari unvan, i adresi, bal olduu vergi dairesi ve numaras (fatura üzerindeki slak imzalarn söz konusu bilgilerin üzerinde yer almamas gerekmektedir.) Müterinin ad, ticaret unvan, adresi, vergi dairesi ve numaras, (Siemens A.. merkez ve 3 ube olarak faaliyet göstermektedir. Düzenleyeceiniz faturalarda merkez ve ube ayrmlarn aada yazl olan isimleri ve adresleri dikkate alarak hazrlamanz ve tüm faturalarnz yukarda belirtilen adrese göndermenizi rica ederiz) Siemens San. Ve Tic. A.. o Siemens Sanayi ve Ticaret A., Yakack Cad. No:111 34870 Kartal / stanbul Sayfa 2
SIEMENS Siemens Sanayi ve Ticaret A.. Gebze AR-GE Merkezi ubemiz ile ilgili faturalarnz; o Siemens Sanayi ve Ticaret A., - Teknokent ubesi Gebze AR-GE Merkezi GOSB 1000 Cad. 13.Sok. No:1004 1. Kat Gebze / Kocaeli Ankara Teknokent ubemiz ile ilgili faturalarnz; o Siemens Sanayi ve Ticaret A., - ODTÜ Teknokent Silikon Bina Kat:1 No:1 ODTÜ Teknokent ubesi Ankara Irak ubemiz ile ilgili faturalarnz; o Siemens Sanayi ve Ticaret A., - Irak ubesi Ishtar Hotel, Saadoun Street, Baghdad, Irak Maln, hizmetin veya iin nevi, miktar, fiyat ve tutar (Satnalma Sipari mektubunda tanmland ekli ile) Satlan mallarn teslim tarihi ve irsaliye numaras, bulunmas gerekmektedir. Bunlara ek olarak Siemens A.. fatura ekil standartlar aada belirtilmitir. Bu standartlara uyulmas; faturalarnzn hzl ileme alnarak ödeme ve mutabakat süreç kalitesinin ve hznn artmasn salayacaktr. Faturann üzerinde Siemens A.. Satnalma Sipari mektubunda talep edilen bilgilerin mutlaka yer almaldr. Örnein : o Sipari Numaras : 9500001234, o Sipari pozisyonu : 10, 20, 30 o lgili Satnalma Sipari Sorumlusu o Mal veya Hizmetin tanm Fatura içerii birden fazla Satnalma Sipariine ait ise faturadaki her pozisyona ilikin Satnalma Sipari Numaras ve ilgili pozisyonu belirtilmelidir, Siemens A.. satnalma siparilerine yaplacak ksmi sevkiyatlarda faturadaki her pozisyona ilikin Satnalma Sipari Numaras ve ilgili pozisyonu belirtilmelidir, Fatura e-fatura ise Satnalma Sipari Numaras nn Gelirler daresi Bakanl nn (GIB) belirlemi olduu ORDER_REF_ID alanna yazlmas gerekmektedir (teknik görüntü aada). E-fatura içerii birden fazla Satnalma Sipariine ait ise ve/veya ksmi sevkiyat yaplyorsa, ORDER_REF_ID alanna yazlacak Satnalma Sipari Numaras nn yannda e-faturadaki her pozisyona ilikin dier Satnalma Sipari Numaralar ve ilgili pozisyonlar belirtilmelidir. Sayfa 3
SIEMENS Siemens Sanayi ve Ticaret A.. Sipari numaras bulunmayan, farkl siparie ait numara bulunan veya ksmi faturalarda sipari pozisyon numaralar bulunmayan faturalarn sistemde tanmlanamamasna sebep olmaktadr. Bu durumlarda ödemeniz gerçeklemeyecektir. Faturalarn elle düzenlenmeyip, daktilo / yazc çkts olarak tanzim edilmesi, Yabanc para biriminde faturalama yaplyorsa faturalama para birimi ve faturalama kurunun belirtilmesi (e-fatura ise faturalama kurunu e-faturann not alanna yazlmas) KDV, stopaj ve dier vergilerin oran ve tutarlarnn belirtilmesi, hraç kaytl kesilen faturalarda KDV teslimi bilgisinin yer almas (e-fatura ise e-faturann not alanna KDV teslim bilgisinin 3065 SAYILI KANUN HÜKÜMLERNE GÖRE HRAÇ EDLMEK ARTIYLA TESLM EDLDNDEN DOLAYI KDV TAHSL EDLMEMTR cümlesiyle yazlmas) Tevkifat ve tevkifat oranlarnn (2/10, 5/10, 7/10 ve 9/10 vb.) faturada belirtilmesi gerekmektedir. Yabanc para biriminde yaplan faturalamada kur ayrca belirtilmemise fatura bedeli sistemimize fatura tarihindeki TCMB döviz sat kuru ile girilir (Örnein 15.12.2014 tarihli faturann kuru 14.12.2014 tarihinde saat 15.30 dan sonra yaynlanm kur olarak muhasebeletirilecektir). 4. BS/BA formlarnn doldurulmas ve mutabakat (Açklama) Bilindii üzere BS/BA formlar belirli tutar üzeri için aylk olarak maliyeye raporlanmaktadr. Tedarikçi ve müteriler arasnda doru ve salkl olarak mutabakatlarn yaplmas maliye ile karlkl olarak yaanacak sorunlar azaltacaktr. Mutabakat ilemleri için aadaki e-posta adresinden Muhasebe bölümüne ulaabilirsiniz. tedarikci.mutabakat.tr@siemens.com Sayfa 4
SIEMENS Siemens Sanayi ve Ticaret A.. 5. Siemens A.. ödeme standartlar Siemens A.., teslimatçlarna her hafta önceden ilan ettii günlerde, vadesi o gün dolan faturalar için, (mevcut durumda SALI günleri) otomatik olarak ödeme yapar. Siemens A.. olarak yabanc para biriminde yaplan ödemeler, 15.12.2014 tarihinden itibaren ödeme yaplan tarihte geçerli olan TCMB sat kuru (bir önceki gün saat 15.30 da belirlenmi olan) alnarak kayt edilmektedir. (Örnein 15.12.2014 tarihinde yaplan ödemenin kuru 14.12.2014 tarihinde saat 15.30 dan sonra yaynlanm kurdur) Sizlere iletilen sipari emirlerini muhakkak FYAT, SEVK TARH ve MKTAR bilgilerini kontrol ederek teyit ediniz. Özellikle FYAT bilgisinde bir yanllk varsa veya bir deiiklik olacaksa bunu fatura düzenlemeden önce stratejik satnalma yetkililerimize bildirmenizi önemle rica ederiz. Bilgi verilmeden kesilen faturalarn ödemesinde gecikmeler yaanabilecei gibi ödeme yaplmamas da söz konusu olacaktr. Ödeme günlerinde yaplacak olan ödemelere istinaden, ödeme tutar ve fatura bilgileri teslimatçlara e- mail ile bildirilmektedir. Bu sebeple ödeme bilgilerinizin gönderilecei e-mail adresinizin Siemens A.. kaytlarnda güncel olmas önem tamaktadr. Faturalarnzn ödemelerinde Siemens A. sisteminde kaytl bulunan banka bilgileriniz kullanlmakta olup, faturalarn üzerinde bildirilen banka bilgileri dikkate alnmamaktadr. Bu sebeple faturalama yaparken Siemens A.. ye daha önce bildirdiiniz hesaplar kontrol etmeniz herhangi bir deiiklik olmas durumunda ilgili satnlama partneriniz ile görüerek Banka bilgilerinizi güncelletmenizi rica ederiz. Ödemelerimiz fatura para birimi üzerinden yaplmaktadr, faturalarnz kaytl bilgilerinizin dnda bir döviz cinsi ile hazrlanmas durumunda banka bilgilerinizi güncellemeniz gerekmektedir. Tedarikçi bilgilerinizin doru ve güncel olmas ödeme ilemlerinin zamannda ve doru olarak gerçeklemesini salayacaktr. Güncellemeleriniz için Siemens A.. deki satnalma partnerinize gerekli bilgileri zamannda iletmenizi rica ederiz. Yukarda belirtilen standartlar, fatura muhasebeleme ve ödeme ilemlerinin mümkün olan en hzl ve doru ekilde gerçeklemesini salayacaktr. Bu sebeple süreçlerimizde en yüksek verimi almak için belirtmi olduumuz standartlara özen göstermenizi önemle rica eder, vereceiniz destee teekkür ederiz. Sorularnz için ilgili Siemens A.. Satnalma Sorumlusuna ve/veya Muhasebe uzmanlarmza ulaabilirsiniz. Sayglarmzla, Siemens Sanayi ve Ticaret A.. AC Mali ler SCM - Satnalma Sayfa 5