T.C. ULAŞTIRMA, DENİZCİLİK VE HABERLEŞME BAKANLIĞI SİVİL HAVACILIK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI (2016 YILI)

T.C. ULAŞTIRMA, DENİZCİLİK VE HABERLEŞME BAKANLIĞI SİVİL HAVACILIK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI (2016 YILI)

1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç Kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmiştir. KOS.1.1.1 Genel Müdürlüğümüz tarafından İç kontrol Standartlarına Uyum Planı her yıl hazırlanarak tüm birimlere duyurulduğu, web sayfamızda yayınlandığı ve konu ile ilgili makul eylem planına gerek KOS 1.2 KOS 1.3 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmaktadır. Etik kurallar bilinmektedir. KOS.1.2.1 KOS.1.3.1 seviyede güvence sağlandığı için, ayrıca bir Etik kurulu oluşturulmuş ve etik sözleşmesi tüm personele imzalatılmış olduğundan, makul sağlanmış olup, ayrıca bir eylem planına gerek KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır. KOS.1.4.1 seviyede güvence sağlandığı için, ayrıca bir KOS 1.5 İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmalıdır. Personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır. KOS 1.5.1 İdare mevzuatlar çerçevesinde personeline ve kurumdan hizmet alanlara adil ve eşit davrandığı için, ayrıca bir eylem planına gerek KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilecek seviyededir. KOS 1.6.1 İdarenin faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeler makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu yazılı oarak belirlenerek personele duyurulmuş ve personel tarafından da benimsenmiştir. KOS 2.1.1 İdarenin Misyonu mevcut olup, personel tarafından benimsendiği için ayrıca bir eylem planına gerek KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler, yazılı olarak 5431 sayılı Kanunla belirlenmiş olup, 661 sayılı KHK ile de revize edilmiştir. KOS 2.2.1 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak belirlenmiş ve makul yi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde İdarede görev yapan tüm personelin ünvanlarına göre görev dağılımları yapılmıştır. KOS 2.3.1 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu göreve ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılımı makul yi sağladığı için ayrıca bir KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin İdarenin mevcut Teşkilat Şeması teşkilat şeması olmalı ve buna vardır ve fonksiyonel görev bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı yapılmıştır. dağılımı belirlenmelidir. KOS 2.4.1 İdarenin teşkilat şeması makul yi sağladığı için ayrıca bir KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel organizasyon yapısı, temel yetki yetki ve sorumluluk dağılımı, ve sorumluluk dağılımı, hesap hesap verebilirlik ve uygun verebilirlik ve uygun raporlama raporlama ilişkisini gösterecek yapısına uygundur. şekilde olmalıdır. KOS 2.5.1 İdarenin yapılanması makul yi sağladığı için ayrıca bir

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. İdarenin yöneticileri tarafından, faaliyetlerin yürütülmesinde tüm görevler 5431 sayılı kanunda belirlenmiştir. KOS 2.6.1 İdarenin yöneticilerinin görevleri kurumun kuruluş kanununda yer aldığı ve makul güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek KOS 2.7 Her düzeydeki yönetici verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler EBYS ve BYS üzerinden verilen görevlerin sonuçlarını izleyebilmektedir. KOS 2.7.1 Her düzeydeki yönetici kurumda kurulu bulunan Bilgi Sistemlerinde verilen görevleri ve sonuçlarını görebilmekte ve makul sağlandığından ayrıca bir eylem planına gerek KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yöneliktir. KOS 3.1.1 İnsan Kaynakları yönetimi makul sağladığı için ayrıca bir KOS 3.2 KOS 3.3 KOS 3.4 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Mesleki yeterliliğe önem verilerek en uygun personel seçilmektedir. Personelin işe alınması ile Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel uyulmakta ve bireysel performansı performansı göz önünde göz önünde bulundurulmaktadır. bulundurulmalıdır. KOS 3.2.1 KOS 3.3.1 KOS.3.4.1 seviyede bir Mesleki yeterliliğe önem veridiği ve makul eylem planına gerek Konu ile ilgili mevzuatlara göre uygulama yapılmakta ve makul sağlandığı için ayrıca bir

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. lerin eğitim talepleri Sektörel Düzenleme ve Eğitim Daire Bşk. tarafından alınarak, değerlendirme sonucu eğitim planı yapılmaktadır. Planlanan eğitim programlarının takip eden yılda uygulanması sağlanarak değerlendirmeye tabi tutulur. KOS 3.5.1 Kurumun eğitim konusu sistematik bir yapı içersinde yapıldığından ve makul seviyede güvence sağladığından ayrıca bir KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu Personelin yeterliliği ve yöneticisi tarafından en az performansının KOS.3.6.1 yılda bir kez değerlendirilmeli değerlendirilmesine yönelik yeterli ve değerlendirme sonuçları kriterler mevcut değildir. personel ile görüşülmelidir. Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını geliştirmek üzere önceden belirlenip personele duyurulan kriterler çerçevesinde, her yılın aralık ayında ve yöneticilerin uygun göreceği diğer zamanlarda da değerlendirerek, sonuçları personelle karşılıklı görüşecektir. Tüm ler Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü Personeli Görüşm eler Sürekli KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Genel anlamda personel ve performans değerlendirilmesi konusunda çalışmalar mevcut değildir. KOS.3.7.1 lerce, performans değerlendirmelerinin nasıl yapılması gerektiği konusunda toplantılar yapılacaktır. Tüm ler İnsan Kaynakları Müdürlüğü Toplant ı Sürekli KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Yazılı duyuru mevcuttur. KOS 3.8.1 seviyede bir KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 2013 yılında kurulan Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde tüm birimlerin iş akış süreçlerinde KOS.4.1.1 imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulmuştur. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında makul seviyede güvence sağlandığından ayrıca bir KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devirleri yazılı olarak belirlenmiştir. KOS 4.2.1 Genel Müdürlüğümüz yetki devri mevcut olup makul seviyede güvence sağladığı için ayrıca bir KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devirleri yazılı olarak belirlenmiştir. KOS 4.3.1 Genel Müdürlüğümüz yetki devri mevcut olup makul seviyede güvence sağladığı için ayrıca bir KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Bilgilendirme süreci tam olarak yapılmaktadır. KOS 4.4.1 KOS 4.5.1 Makul eylem planına gerek Bilgilendirme süreci makul sağladığı için ayrıca bir

2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod No Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir 2013-2017 yıllarını hedefler saptamak, performanslarını kapsayan stratejik plan ölçmek, izlemek ve değerlendirmek mevcuttur. amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. RDS 5.1.1 Stratejik plan 2013-2017 yıllarını kapsayacak şekilde hazırlanmış ve makul seviyede güvence sağladığı için ayrıca bir RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve İdare tarafından her yıl projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans programı performans hedef ve göstergelerini içeren hazırlanmaktadır. performans programı hazırlamalıdır. RDS 5.2.1 Yürürlükte mevzuat hükümlerine göre İdarenin Performans programı her yıl hazırlandığından, makul sağladığı için ayrıca bir RDS 5.3 RDS 5.4 RDS 5.5 İdarenin bütçesi, İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve stratejik planına ve performans programlarına uygun olarak performans programına hazırlamalıdır. uygun olarak hazırlanmaktadır RDS 5.3.1 Faaliyetler; ilgili mevzuat, stratejik plan Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, ve performans stratejik plan ve performans programıyla programıyla belirlenen RDS 5.4.1 belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu amaç ve hedeflere sağlamalıdır. uygunluk sağlamaktadır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde uygun özel hedefler idarenin hedeflerine uygun özel hedefler RDS 5.5.1 belirlemekte ve bu belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. hedefler Üst yönetim tarafından takip edilmektedir. Yürürlükte mevzuat hükümlerine göre İdarenin bütçesi her yıl hazırlandığından, makul sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek Faaliyetler ilgili mevzuatlar çerçevesinde yapılmakta olduğundan, makul seviyede bir seviyede bir

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod No Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma RDS 5.6 Stratejik planda ve performans İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, programında ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli ölçülebilir, spesifik, olmalıdır. ulaşılabilir süreli hedefler belirlenmektedir. RDS 5.6.1 Hedefleri belirlemede makul sağlandığı için ayrıca bir eylem planına gerek RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 Makam oluru ile "Risk Belirleme Ekibi" oluşturularak ekip İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç üyelerine "Kurumsal ve hedeflerine yönelik riskleri Risk Yönetimi" belirlemelidir. konusunda bilgilendirme sunumu İç Denetim birimince yapılmıştır. RDS 6.1.1 Kurumsal Risk Yönetimine ilişkin bir Yönerge hazırlanarak tüm birimlerin bu Yönerge doğrultusunda risklerini belirlemeleri için koordine edilecektir. İç Denetim i, SGDB Tüm ler Risk Tablosu 31.12.2016 RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve Konu ile ilgili çalışma muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz bulunmamaktadır. edilmelidir. RDS 6.2.1 Hazırlanacak Yönerge doğrultusunda etki-olasılık analizinin tüm birimlerce yapılması koordine edilecek, bu analiz periyodik olarak yılda bir kez tekrarlanacaktır. İç Denetim i, SGDB Tüm ler Etki- Olasılık analizi 31.12.2016

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod No Öngörülen veya ler Sor. veya Çalışma RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler Konu ile ilgili çalışma belirlenerek eylem planları bulunmamaktadır. oluşturulmalıdır. RDS 6.3.1 Hazırlanacak Yönerge doğrultusunda risk iştahının üzerinde risk değeri olan süreçlere ilişkin kontrol faaliyetlerinin ilgili birimlerce belirlenmesi koordine edilecektir. İç Denetim i, SGDB Tüm ler Kurumsal risk yönetim Yönergesi, SHGM risk haritası, SHGM risk etkiolasılık analizi, ve Genel Müdürlük risk yönetim eylem planı 31.12.2016

3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7.1 7.2 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Her bir faaliyet için Kalite Yönetim Sistemi kapsamında iş süreçleri tanımlanmış olup, riskler için risk değerlendirme tablosu hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında, iş ve işlemlerde gerekli kontroller yapılmaktadır. 7.1.1 7.2.1 seviyede bir KYS kapsamında gerekli işlemler yapıldığından makul sağlandığı için ayrıca bir eylem planına gerek 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. lerce ihtiyaca ve mevzuata göre, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak şartıyla (muhasebe kayıtları, envanter kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tespit ve sayımlar yapılmaktadır. 7.3.1 seviyede bir 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamaktadır. 7.4.1 seviyede bir 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

Standart 8.1 8.2 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. İdare, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkındaki iş süreçlerini Kalite Yönetim Sistemi kapsamında belirlemiştir. Genel Müdürlüğümüzde 2013 yılında kurulan Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde; yapılan tüm faaliyetler için başlama, uygulama ve sonuçlandırılması aşamaları tanımlanmıştır. 8.1.1 8.2.1 Öngörülen veya ler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri seviyede bir seviyede bir 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanların, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve elektronik ortamda ulaşılabilirdir. 8.3.1 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında makul seviyede bir 9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolünde görevleri farklı kişilere verilmiştir. 9.1.1 seviyede bir 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin uygulanması için gerekli önlemler alınmaktadır. 9.2.1 seviyede bir 10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmaktadır. 10.1.1 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında makul seviyede bir

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamakla birlikte hataların giderilmesi için gerekli talimatlar vermektedir. 10.2.1 seviyede bir 11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı yöneticiler gerekli önlemleri almaktadır. Ancak, bunların sistematik bir yapı içersinde geliştirilmesine ihtiyaç vardır. 11.1.1 ler, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerinin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin birim içerisindeki tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirleri alacaktır. Tüm ler İnsan Kaynakları Müdürlüğ ü Yazılı tedbirler sürekli 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmesi yapılmaktadır. 11.2.1 Usulune uygun görevlendirmeler yapılması nedeniyle makul seviyede güvence sağlandığından ayrıca bir 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılan personel, iş veya işlemlerinin durumu hakkındaki bilgileri görevlendirilen personele sözlü olarak bildirmektedir. Ancak, bu bilgilerin ve önemlilik derecelerinin yazılı hale getirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. 11.3.1 lerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp, yerine görevlendirilen personele teslim etmesi sağlanacaktır. Tüm Yöneticiler Tüm ler Dokümantasyon hazırlanması sürekli 12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak iş süreçlerinde belirlenmiştir. 12.1.1 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında makul seviyede bir 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler bunlara erişim konusunda yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin yetkilendirme çalışmaları önlenmesi, tespit edilmesi ve yapılmıştır. Usulsüzlüklerin düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar önlenmesi, tespiti ve düzeltilmesi oluşturulmalıdır. konusunda çalışmalar yapılmıştır. 12.2.1 seviyede bir 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Kurumda Bilgi Yönetim Sistemi ve Elektronik Belge Yönetim sistemi kurulmuştur. Sistemden bilgiler gerçek zamanlı sorgulama yapılarak alınabilmektedir. Sistem üst yöneticinin kurum hakkında anlık bilgiye sahip olmasına imkan vermektedir. Yönetimin karar verme ve hedef belirleme konusunda en önemli kaynağıdır. 12.3.1 seviyede bir

4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Öngörülen veya ler veya Çalışma 13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 İdarelerde, yatay ve dikey iç İdarede, yatay ve dikey iç iletişim iletişim ile dış iletişimi kapsayan ile dış iletişimi kapsayan etkili ve etkili ve sürekli bir bilgi ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi iletişim sistemi olmalıdır. kurulmuştur. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yöneticiler ve personelin, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmeleri BYS, EBYS ve Web üzerinden sağlanmaktadır. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilirdir. Yöneticiler ve ilgili personel, Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer kullanımına ilişkin bilgilere bilgilere zamanında zamanında erişebilmektedir. erişebilmelidir. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yönetim Bilgi Sistemi kurulmuştur. Yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve raporları sunacak şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca sürekli olarak yeni modüller eklenmektedir. 13.1.1 13.2.1 13.3.1 13.4.1 13.5.1 Yönetici ve personelin gerekli ve yeterli bilgiye ulaşabilmeleri için gerekli teknik alt yapı kurulduğu için ayrıca bir Zamanında erişim imkanı makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek Kurulan Bilgi Sistemi makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmektedir. 13.6.1

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Öngörülen veya ler veya Çalışma 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlanmakla beraber geliştirilmeye ihtiyaç duyulmaktadır. 13.7.1 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında Öneri Sistemi Prosedürü oluşturulduğundan, konu ile ilgili makul seviyede güvence sağlandığı için ayrıca bir eylem planına gerek 14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 14.1 14.2 14.3 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdare, her yıl amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna www.shgm.gov.tr adresinden duyurmaktadır. İdareler, bütçelerinin ilk altı Her yıl Kurumsal Mali Durum ve aylık uygulama sonuçları, ikinci Beklentiler Raporu hazırlanmakta altı aya ilişkin beklentiler ve ve kamuoyuna www.shgm.gov.tr hedefler ile faaliyetlerini adresinden duyurmaktadır. kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve raporunda gösterilmekte ve duyurulmalıdır. duyurulmaktadır. 14.1.1 14.2.1 14.3.1 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanıp kamuoyuna duyurulduğu için makul sağlanmakta ve ayrıca bir bulunmamaktadır. Faaliyet raporları yapılıp kamuoyuna duyurulduğu için makul seviyede güvenve sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey Her birim kendi faaliliyetleri ile raporlama ağı yazılı olarak ilgili mevzuatlar çerçevesinde belirlenmeli, birim ve personel, yıllık yada belirli periyotlar ile görevleri ve faaliyetleriyle ilgili düzenli olarak raporlama hazırlanması gereken raporlar yapmakatadır. hakkında bilgilendirilmelidir. 14.4.1 eyleme ihtiyaç duyulmamıştır.

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Öngörülen veya ler veya Çalışma 15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 15.1 15.2 15.3 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi (EBYS), elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamaktadır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olarak, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir durumdadır. Kayıt ve dosyalama sistemi kullanıcı bazında, kullanıcı adı ve şifre ile girildiği için verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamaktadır. Kayıt ve dosyalama sisteminin, Başbakanlıkça belirlenen düzenlemeler ile ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygundur. 15.1.1 15.2.1 15.3.1 15.4.1 EBYS makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek EBYS makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek EBYS makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekte, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv sistemine uygun olarak (EBYS üzerinden) muhafaza edilmektedir. 15.5.1 EBYS makul seviyede güvenceyi sağladığı için ayrıca bir eylem planına gerek 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun dokümantasyon sistemi oluşturulmuştur. lerin arşivleri bulunmakla birlikte Kurum arşivi oluşturulması çalışmaları devam etmektedir. 15.6.1 Kurum arşivi için fiziki şartlar oluşturulmuş olup, diğer aşamaları için çalışmalara devam edilmektedir. Destek Hizmetleri Müdürlüğü Tüm ler Arşiv ve Dökümantas yon Sistemi 31.12.2016

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Öngörülen veya ler veya Çalışma 16 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 16.1 16.2 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Genel Müdürlükte Öneri sistemi yürürlüğe girmiş olup, ayrıca İntranet sayfamızdan Üst yönetime mail ile ulaşılabilmektedir. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli inceleme yapmaktadır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır. 16.1.1 16.2.1 16.3.1

5- İZLEME Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod No Öngörülen veya ler Sorumlu veya Çalışma İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İç Kontrol planı her yıl İç kontrol sistemi, sürekli izleme hazırlanmakta olup, yıl sonunda veya özel bir değerlendirme gerçekleştirilen ve yapma veya bu iki yöntem gerçekleştirilemeyen adımlar revize birlikte kullanılarak edilerek bir sonraki yıl için yeni değerlendirilmelidir. eylem planı olşturulmaktadır. İS 17.1.1 İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemlere ihtiyaç duyulmamaktadır. İS 17.2.1 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda ihtiyaç duyulması halinde süreç ve yöntemler belirlenecektir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Tüm ler Yazı İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. sağlanmaktadır. İS 17.3.1 İS 17.4 İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmaktadır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek bir eylem planı oluşturulmuştur. İS 17.4.1 İS 17.5.1

Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod No Öngörülen veya ler Sorumlu veya Çalışma İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmektedir. İS 18.1.1 İS 18.2 İç Denetim Raporları denetim İç denetim sonucunda idare konusundaki bulguları ve bulgulara tarafından alınması gerekli yönelik eylem planını içermekte, görülen önlemleri içeren eylem eylem planları İç Denetim planı hazırlanmalı, uygulanmalı ince izlenmekte ve ve izlenmelidir. raporlanmaktadır. İS 18.2.1