DATASOFT E-DEFTER Kullanıcı Kılavuzu MAYIS 2014 DATASOFT YAZILIM LTD. ŞTİ. Kartal/İstanbul R01_2014_05_30 ŞUBAT 2015 DATASOFT YAZILIM LTD. ŞTİ. Kartal/İstanbul R02_2015_02_20
İçindekiler Tanımlar... 2 Datasoft e-defter Yazılımın Amacı:... 3 Yazılımın Kurulması:... 3 Yazılımın Çalıştırılması:... 3 e-defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar:... 4 Datasoft Muhasebe Programında Yapılacak İşlemler:... 4 Datasoft Muhasebe Programından e-defter Uygulaması için Kaynak Veri Hazırlanması:... 5 Datasoft e-defter Uygulamasında Yapılacak İşlemler:... 5 Defterlerin Oluşturulması:... 6 Defterlerin İmzalanması:... 6 Defterlerin Kontrol Edilmesi:... 6 Defter Beratlarının GIB e-defter Platformuna Gönderilmesi:... 7 Defterlerin Saklanması:... 7 e-defter Oluşturma Aşamaları:... 8 Sorularla e-defter:... 8 e-defter Başvurusu:... 10 Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 1 ~
Datasoft e-defter Kurulum ve Çalıştırma Kılavuzu Tanımlar 1. Tanımlar: e-defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defterler kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir. XBRL: XBRL, aralarında denetim şirketleri, yazılım şirketleri, devlet birimleri ve Uluslararası Muhasebe Standartları Kurulu (IASB) gibi kurumların da yer aldığı 600 katılımcının yer aldığı kar amacı gütmeyen uluslararası bir konsorsiyum tarafından geliştirilmiştir. Açık bir standart olan ve lisans gerektirmeyen XBRL, finansal bilgilerin elektronik transferi için kullanılan XML tabanlı genel bir işaretleme dilidir. Mali Mühür: Mali mühür; 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade eden bir kavramdır. Tüzel kişiler elektronik defterlerini, kendilerine ait mali mühür ile onaylar. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli mali mühür ile garanti altına alınmaktadır. Elektronik İmza: Elektronik imza ise; 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı ifade eder. Gerçek kişiler elektronik defterlerini, kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza ile garanti altına alınır. Berat: Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Uyumlu Program: Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlardır. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 2 ~
Datasoft e-defter Yazılımın Amacı: 2. Datasoft e-defter (#Datasoft e-defter##1.0.2) Yazılımının Amacı: Bu yazılımın amacı; Datasoft Muhasebe Programını aracılığı ile Muhasebe kayıtlarını tutan firmalardan Gelir İdaresi Başkanlığına müracaat ederek e-defter kullanıcısı olan müşterilerin; Datasoft Muhasebe Programından oluşturdukları Aylık e-defter verilerinin; Kaynak Veri olarak alınmasını, Alınan Kaynak Veriden Kaynak Verinin ait olduğu dönem ilişkin; o Yevmiye Defterini o Yevmiye Defteri Beratını o Kebir Defterini o Kebir Defteri beratının oluşturulmasını Oluşturulan Defter ve Beratlarının Mali Mühür/Elektronik İmza ile mühürlenmesini, Mühürlenen/İmzalanan defter ve beratların Şema / Şematron Kontrolünden geçirilmesini, Gerekli durumlarda Defter Beratlarına Zaman Damgası eklenmesini, Beratların Paketlenmesini, Berat Paketlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı e-defter uygulamasına yüklenmesini, GIB tarafından mühürlenen defter beratlarının indirilmesini, GIB Tarafından onaylı Defter Beratları ile Defterlerin sıkıştırılarak arşivlenmesini, Yevmiye ve Kebir Defterlerinin incelmesini ve gerektiğinde yazdırılmasını, Yapılan işlemlere ait işlem kayıtlarının tutulmasını sağlar. Yazılımın Kurulması: 3. Yazılımın Kurulması: Yazılım yayınlanan bağlantıdan indirilip kullanıcı bilgisayarına kaydedilir. Setup dosyası çalıştırılır. Yükleme yönergeleri takip edilerek kurulum tamamlanır. Yazılımın Çalıştırılması: 4. Yazılımın Çalıştırılması: Datasoft e-defter Programı, Datasoft Muhasebe Programı içerisinden çağrılarak çalıştırılan bir uygulamadır. Bağımsız olarak çalışmaz. Uygulamanın aktif olarak çalışması için Datasoft Yazılım e-defter Kaynak Verisi oluşturma modülüne sahip ve: Gelir İdaresi Başkanlığına e-defter kullanımı için başvuru yapan mükellefin e-defter uygulaması olarak Datasoft e-defter 1.0.2 ürününü seçim yapmış olması, Mükellefin kendisine ait VKN/TCKN numarası için, Datasoft Yazılımdan e-defter ürününü kendi adına lisanslamış olması, E-Deftere geçiş tarihinden itibaren, e- Defter verisinin muhasebe kayıtlarına belirlenen zorunluluklara uygun olarak girilmiş olması, Datasoft Yazılım Genel Muhasebe Programında firma ve Firmanın Serbest Muhasebeci Mali Müşavir bilgilerinin eksiksiz girilmiş olması gerekir. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 3 ~
e-defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar: 5. e-defter Uygulama Başlangıç tarihinden İtibaren Muhasebe Verisi Kaydında kurallar: 5.1. e-defter Uygulamasından yararlanan mükellefler için belge türleri şunlardır: a. Fatura (*) b. Çek (*) c. Senet d. Müşteri Siparişi e. Satıcı Siparişi f. Navlun g. Diğer (Kullanıcı tarafından tanımlanır) (*) h. Yok (*) Fatura, Çek, Diğer Belge türlerinde belge numarası girilmesi zorunludur. 5.2. Aynı muhasebe fişinden farklı belge türleri kayıt yapılmaz. 5.3. Aynı muhasebe fişinde -belge türü aynı bile olsa- faklı numaralı belgeler bulunamaz. 5.4. Çek ile tahsilatta veya çek ile ödemede her çek için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur. 5.4.1. Çek ile Tahsilat veya Çek ile Ödeme Belgelerinin üzerinde ÇEK BORDROSU yazması durumunda ve DİĞER Belge seçeneğinde ÇEK BORDROSU tanımlayarak bu belge içerisindeki çekleri toplu olarak giriş yapılabilir. 5.5. Senet ile tahsilatta veya senet ile ödemede her bir senet için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur. 5.5.1. Senet ile Tahsilat veya Senet ile Ödeme Belgelerinin üzerinde SENET BORDROSU yazması durumunda ve DİĞER Belge seçeneğinde SENET BORDROSU tanımlayarak bu belge içerisindeki senetleri toplu olarak giriş yapılabilir. 5.6. Fatura (Alış/Satış/Gider) Çek ve Diğer belge tiplerinde belge numarası zorunludur. 5.7. Muhasebe fişinde bir cari hesaptan tahsilat ve ödeme kaydı var ise, ödeme yöntemi seçilmek zorundadır. Datasoft Muhasebe Programında Yapılacak İşlemler: 6. E-Defter Uygulayıcısı mükellefin Datasoft Yazılım Muhasebe programında yapacağı işlemler: 6.1. Parametreler Menüsünde, Firma Parametreleri girişinde e-defter Uygulayıcısı seçeneği tercih edilir. 6.2. E-Deftere geçiş tarihi Ay/YIL olarak seçilir. Gün otomatik ilgili ayın ilk günü gelir. 6.3. Parametreler Liste Tanımlama İşlemi Muhasebe Fişi bölümünde, e-defter muhasebe kaydı için yeni bir muhasebe fişi tanımı yapılır. 6.3.1. E-Defter Uygulayıcısı seçilmiş firmalarda 003 e-defter Muhasebe Fişi tanımlı değil ise program bu tanımı otomatik yapmaktadır. 6.4. Muhasebe fişi hareket girişinde seçilen belge türüne göre belge numarası girilip girilmeyeceği kontrol edilir. Belge numarası girilmesi zorunlu bir belge türü seçilmiş ise, belge numarası girmeden işleme devam edilmesini engeller. 6.5. Belge için bir ödeme yöntemi de var ise, ödeme yönteminin seçim yapılmasına olanak tanır. 6.6. Belge tipi çek ise ödeme yönteminin çek olmasını, belge tipi senet ise ödeme yönteminin senet olmasını için uyarı verir. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 4 ~
Datasoft Muhasebe Programından e-defter Uygulaması için Kaynak Veri Hazırlanması: 7. Datasoft Muhasebe Programından e-defter uygulaması için Kaynak Veri hazırlanması: 7.1. Fiş İşlemleri Menüsü Fiş Sıralama Kesinleştire bölümüne girilir ve Fişler sıralanır. 7.1.1. e-defter uygulamasına YIL içerisinde giriş yapılmış ise, e-defter uygulamasının ilk ayına ait ilk madde numarası 1 den başlamak zorundadır. Bu kuralın uygulanabilmesi için Yevmiye Defteri kesinleştirme türü Sıralayarak seçilmiş olsa bile, e-defter uygulamasının ilk ayında bu tercih Sıralama/ Maddelendirme olarak değişir. 7.2. Defter Dökümleri Menüsü e-defter İşlemleri bölümüne girilir. 7.2.1. Defter için Kaynak Verisi oluşturulacak Ay seçimi yapılır. 7.2.2. E-Defter Verisi Hazırla butonuna basılarak e-defter verisi hazırlanır. 7.2.3. E-Defter Verisi hazırlama aşamasında veri hazırlanmadan önce e-defter kuralarıyla ilgili kontroller yapılır. Veri içerisinde kurallara aykırı kayıtlar var ise hatalı kayıtlar kullanıcı için listelenir ve veri oluşturulması engellenir. 7.2.4. Kaynak verisini hazırlamak için hatalı kayıtların düzeltilmesi gerekir. 7.3. e-defter Uygulamasına Geçiş butonuna basılarak Datasoft E-Defter Uygulamasına geçiş yapılır. Datasoft e-defter Uygulamasında Yapılacak İşlemler: 8. Datasoft e-defter Uygulamasında Yapılacak İşlemler: 8.1. Veriler sekmesine girilir. 8.1.1. Yenile butonuna basılarak daha önce alınış verilerin ekrana gelmesi sağlanır. 8.1.2. Verileri Al butonuna basılır. Uygulama verileri aylık olarak almaktadır. Son alınan verinin tarihine bakılarak Verileri Al işlemi ile mevcut veriden sonraki ayın verileri alınır. 8.1.3. Alına verileri ekranda muhasebe fişi hareketleri ile birlikte incelemek mümkündür. 8.2. Alınan Verinin Silinmesi: 8.2.1. Veriler en son kayıtlı ay verisinden başlamak üzere geriye doğru silinebilir. Herhangi bir ay tercih edilerek veri silinemez. 8.2.2. Veriler sekmesinde iken Sağ Tık ile açılan pencerede Verileri Sil seçeneği tercih edilerek son ayın verileri silinebilir. 8.2.2.1. Defteri oluşturulmuş aya ait Veri silinemez. Öncelikle oluşturulan Defterin Beratı GIB e-defter sayfasına yüklenmemiş ise Defter silinir, daha sonra veriler sekmesinde veri silinir. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 5 ~
Defterlerin Oluşturulması: 9. Defterlerin oluşturulması: 9.1. Defter Sekmesine Girilir. 9.2. Defter oluşturulacak ayın satırı seçilir. 9.3. Defter Oluştur butonuna basılır. 9.4. İlgili ay için; yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı, kebir defteri, kebir defteri beratı oluşturulur. 9.5. Defter semesindeki seçenekler sıralıdır ve bir sonraki komut dizini, bir önceki komut dizininin işini tamamlamış olması ile aktif olmaktadır. Defterlerin İmzalanması: 10. Defterlerin İmzalanması: 10.1. Oluşturulan defter mükellefe ait Mali Mühür veya Elektronik imza ile mühürlenir. 10.2. e-defter oluşturulacak firmanın Mali Mühür bilgileri (Kart Cinsi ve şifresi) muhasebe programında tanımlanmış olmalıdır. 10.3. İmzala butonuna basılarak; yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı, kebir defteri ve kebir defteri beratı imzalanır. Defterlerin Kontrol Edilmesi: 11. Defterlerin Kontrol Edilmesi: 11.1. Mali Mühür/Elektronik imza ile imzalanan defterler ve defterlere ait beratlar Kontrol edilmeden paketlenip GIB e-defter platformuna gönderilemez. 11.2. Kontrol işleminde defter verileri GIB tarafından belirlenen Şema kontrolünden ve Şematron kontrolünde geçirilir. Hatalı veri var ise kullanıcıya bilgi mesajı verilir ve sonraki işleme geçiş engellenir. Bu veriler yeniden oluşturulmalıdır. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 6 ~
Defter Beratlarının GIB e-defter Platformuna Gönderilmesi: 12. Beratların Gönderilmesi: 12.1. İlgili ay için oluşturulan Beratlar, e-defter Platformuna Web Servis ile otomatik gönderilir. 12.2. GİB Berat Yükle seçeneği tercih edildiğinde yüklenen beratı geri almak mümkün olmadığı için- uyarı mesajı çıkmakta ve bu mesaj penceresindeki GİB Berat Yükle seçeneği tercih edildiğinde, beratlar GIB Platformuna yüklenir. 12.3. GIB Berat Sorgula seçeneği ile GIB Platformuna yüklenmiş ve GIB tarafından da mali mühür ile mühürlenmiş Beratlar kullanıcı bilgisayarına Web Servis aracılığı ile otomatik indirilir. 12.4. Berat İndirmede sorun olması durumunda beratlar sonradan da indirilebilir. Defterlerin Saklanması: 13. Defterlerin Saklanması: 13.1. GIB tarafından onaylanmış beratlar ile bu beratlara ait Defterler ZIP dosyası olarak sıkıştırılarak saklanır. Bu işlem için Arşivle butonuna basılır. 13.2. İlgi beratlar ile beratlara ait defterler sıkıştırılıp isimlendirilerek Defter Arşiv Klasörüne kaydedilir. 13.3. Bu verinin saklama yükümlülüğü mükelleftedir. 13.4. Saklama işlemi mükellef bilgisayarında yapılacağı gibi Arşiv izni almış firmaların bulut mimarisi üzerinde çalışan arşivleme bölümlerinde de yapılması uygun olacaktır. 13.5. Kâğıt ortamına yazdırılmış defterlerin veya beratların hiçbir hükmü mevcut değildir. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 7 ~
e-defter Oluşturma Aşamaları: 14. E-Defter Oluşturmanın Aşamaları: 14.1. Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. 14.1.1. E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır. 14.1.2. Hazırlanan dosya defter şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir. 14.1.3. Oluşturulan defter dosyası mühürlenir ya da imzalanır. Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur. 14.1.4. Mühürlenen ya da imzalanan defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur. 14.1.5. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır. 14.1.6. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir. 14.1.7. Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-defter Platformuna Web Servis ile otomatik yüklenir. 14.1.8. Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.) 14.1.9. GIB tarafından da mühürlenmiş (onaylanmış) e-defter Beratları Datasoft e-defter uygulaması tarafından Web Servis aracılığı ile otomatik indirilir. Sorularla e-defter: 1.e-Defter nedir? Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. 2.Hangi defterler e-defter olarak tutulabilir? Bu sitede format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle Yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur. 3.e-Defter uygulamasından kimler yararlanabilir? 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e- defter tutabilir. 4.Anonim ve Limited şirketlerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir? e-fatura Uygulamasından yararlanma iznine sahip veya e-defter için Mali mührünü temin etmiş, Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 8 ~
e-defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan Anonim ve Limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır. 5.Gerçek kişilerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir? 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş, e-defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır. 6.e-Defteri nasıl oluşturabilirim? e-defter, Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulur. 7.e-Defter beratı nedir? Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. 8.Hem kâğıt ortamında hem de e-defter düzenlemek mümkün mü? Hem kâğıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir. 9.e-Defter açılış ve kapanış onayları ne zaman yapılır? Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder. 10.e-Defter yazılımlarının uyumluluğu ne demektir? Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan kılavuzlarda belirtilen format, standartlar ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. Bir yazılımın uyumlu yazılım olması için Başkanlıkça yapılacak testleri başarı ile geçmesi gerekmektedir. 11.Başkanlık tarafından ilan edilen yazılımların dışında başka bir program kullanarak e-defter tutabilir miyim? Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması mümkün değildir. 12.e-Defter yazılımını kendim oluşturabilir miyim? Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu yazılım aracılığı ile e-defter tutabilecektir. 13.e-Defterin ve e-defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır? e-defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kâğıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. e-defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 9 ~
14.Anonim ve limitet şirketlerin e-defter tutabilmesi için tüm faturalarını e-fatura olarak düzenlemek zorunda mıdır? e-fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli edilen şartlar çerçevesinde e-fatura da düzenleyebilirler. Bu bakımdan e-fatura Uygulaması kâğıt fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntemdir. Ancak müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura verilmesi zorunludur. Bunun yanında, aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. 15.e-Defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı? e-defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır. e-defter Başvurusu: 1. GIB https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ sayfasına girilir. 2. E-DEFTER CANLI ORTAM ENTEGRASYON BAŞVURUSU formundaki zorunlu alanlar eksiksiz olarak doldurulur. a. Firma Unvanı Ticaret Sicil Gazetesinde Yayınlandığı gibi tam olmalıdır. b. Firma Özel hesap dönemine tabi ise, içinde bulunulan hesap döneminin başlangıç gün, ay ve yılı seçilmelidir. 3. E-Defterler için kullanılacak GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı) den izin almış Uyumlu Yazılım Datasoft e-defter Uygulaması 1.0.2 olarak seçilir. a. GIB e-defter başvurusu ile taahhütler almaktadır: i. e-defter oluşturma, imzalama/mühürleme, muhafaza etme işlemlerimi sadece başvuru formu ekinde bildirdiğim yazılımla yerine getireceğimi, bunlar dışında başka yazılım, program ve araçları kullanmayacağımı, bildirdiğim yazılımı/yazılımları değiştirmek istemem halinde başvurumu yenileyeceğimi taahhüt ederim. b. E-Defter Başvurusu yapmadan önce Datasoft Yazılım yetkili kanalları ile iletişime geçilerek, başvuru yapılacak firmanın VKN/TCKN için Datasoft e-defter için Lisans hakkı satın alınmalıdır. 4. E-Defter Başvurusu sonrasında irtibat kurulacak kişiye ait bilgiler doğru bir şekilde girilir. a. Elektronik posta adresi kuralına uygun ve aktif bir e-posta adresi olmalıdır. GIB e-defter bilgilerini burada belirtilen e-posta adresine göndermektedir. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 10 ~
5. Tüm alanlar uygun şekilde doldurulduğunda Kaydet butonuna basılarak başvuru bilgileri kaydedilir. 6. Form doldurulup KAYDET butonuna basıldıktan sonra Java Appleti çalışacaktır. Ardından tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ve tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar mali mühürle, gerçek kişi mükellefler ise nitelikli elektronik imza veya mali mühürle başvuruya devam eder. 7. Form doldurulup kaydedildikten sonra Şekil 1 deki Kart Giriş Ekranı gelecektir. Başvurunun bu aşamasında tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar mali mühürle, gerçek kişiler de nitelikli elektronik imza veya mali mühürle başvuruya devam etmelidir. Öncelikle mali mühür kartının ya da nitelikli elektronik sertifika kartının bilgisayara doğru takıldığından emin olunmalıdır. 8. Kart tanımlı değil ise Tanımla butonuna basılır ve Kart adına Akis yazılarak Dosya yolu olarak /Windows/System32/Akisp11.dll dosyası seçilir. 9. Sertifika bilgileri yüklendikten sonra imzala butonuna tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur. 10. İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 11 ~
11. Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru formunda belirtilen e-posta hesabına, elektronik defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrakının pof kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilir. Bilgi Notu: Datasoft Yetkili Satıcıları ve Yetkili Dağıtıcıları e-defter Başvurusu ve Mali Mühür tanımlaması konusunda her türlü teknik bilgiye sahip olup sizlere destek vermeye hazırdır. Datasoft e-defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 12 ~