REVİZYON DURUMU Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No 26.09.2013 Prosedür içinde Otomasyon Sistemi ile ilgili tanımlamalar 01 manuel orderlama sistemine uygun olacak şekilde çıkartıldı. Madde 5.5.2.de hastanın kendi ilacı işaretlemesinin orderda belirtilme kuralı tanımlandı. 22.07.2014 Konsültasyon Formu yerine CureMed teki konsültasyon 02 hanesine kayıt edilmesi tariflendi. Hazırlayan: Onaylayan: Onaylayan: İlaç Yönetimi Ve Kullanımı Kurulu Adem Aköl Kalite Konseyi Başkanı Sinan Özyavaş Kalite Koordinatörü 1/7
1. AMAÇ Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi nde doğru ilacın, doğru hastaya, doğru formda, doğru dozda, doğru yolla ve doğru zamanda uygulanmasını sağlamak. 2. KAPSAM Bu prosedür, Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi nde yatarak tedavi gören hastaların hekim tarafından verilen ilaç istemlerinin standart bir yöntemle yapılmasını sağlar. 3. SORUMLULAR Hekimler, Hemşirelik Hizmetleri (Yatan Hastadan Sorumlu Başhemşire), İlaç Dağıtım ve Hazırlama Birimi (Eczane) ve çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur. 4. TANIMLAR 4.1 Orijinal Tıbbi Ürün: Etkin madde(ler) açısından bilimsel olarak kabul edilebilir etkinlik, kalite ve güvenliğe sahip olduğu kanıtlanarak, dünyada pazara ilk defa sunulmak üzere ruhsatlandırılmış / izin verilmiş üründür. 4.2 Eşdeğer İlaç: Referans ilaçlarla (buluşcu firma tarafından geliştirilerek patent korunması altında pazara verilen ilk ürün) aynı özelliklere sahip olduğu, hasta üzerinde aynı tedaviyi sağladığı bilimsel çalışmalarla kanıtlanan ve referans ilaçların koruma süreleri bittikten sonra satışa sunulan ürünlerdir. 4.3 Endikasyon: Bir ilacın hangi hastalık üzerinde etkili olduğunu belirten durumdur. 4.4 Kontrolü Gereken İlaçlar: Yeşil reçete kapsamındaki, denetlenme ve izlem gerekliliği olan ilaçlardır. 4.5 Paraf: Ad ve soyadın baş harflerinin yazılmasıdır. 4.6 Rx Media İlaç Bilgi Kaynağı: İlaç prospektüsleri, ilaç-ilaç ve ilaç-besin etkileşimlerinin vb. rapor olarak görülebildiği yazılım programıdır. 4.7 Hastanın Sorumlu Hekimi: Adına hasta yatışı yapılan hekimi tanımlamaktadır. 4.8 CureMed: Hastaya ait demografik ve tıbbi bilgilerin kayıt edildiği yazılım programını tanımlamaktadır. 5 UYGULAMA 5.1 İlaç İstemi İle İlgili Temel Konular 5.1.1 Hekimler Hekim İstem Prosedürü nde belirtilen kriterlere uygun olarak ilaç, tedavi, bakım istemlerini Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu ile verir. 5.1.2 Konsültan hekimler hasta için tedavi önerisinde bulunarak görüş bildirebilir. 2/7
5.1.3 Konsültasyon uygulamalarında; hekim ilaç önerilerini Konsültasyon Prosedürü ne uygun olarak CureMed teki konsültasyon hanesine kaydeder. Hastanın bakımından sorumlu olan hekim, bu önerileri uygun bulduğunda, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na kaydeder. Anesteziyoloji uzmanları Konsültasyon Prosedürü nün istisnai uygulaması olarak, premedikasyon ve diğer ilaç istemlerini Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na kaydedip imzalar. 5.1.4 Hekim, ilaç sistemi ile birlikte hastanın hangi sıklıkta ve hangi kriterlerle izleneceğini, yapılacak tetkiklerini, diyet planını, kan ve kan bileşeni uygulamalarını, kan şekeri izlemini, mobilizasyon bilgisini, kısıtlama istemini, konsültasyon istemini ve diğer istemlerini de Hekim İstem Prosedürü ne uygun olarak Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu ile yapar. 5.1.5 Hastaların allerji, kilo ve boy bilgisi Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na hemşire tarafından kaydedilir. 5.1.6 Yüksek riskli ilaç istemleri, Yüksek Riskli İlaçların Yönetimi Prosedürü doğrultusunda yapılır. 5.1.7 Kemoterapi amacıyla kullanılan ajanların istemleri, yalnızca medikal onkolog tarafından verilebilir. Kemoterapi hemşiresi ilacı hazırlamadan önce doz doğrulaması yapar, herhangi bir problemle karşılaşırsa istemi yapan hekime geri döner, hekim gerekli düzeltmeleri yapıp istemi onayladıktan sonra kemoterapi hemşiresi ilacı hazırlar. 5.1.8 Total Parenteral Nutrisyon (TPN) istemleri hastanın hekimi tarafından verilir ve eczacı denetiminde TPN sorumlu hemşiresi tarafından hazırlanır. Hazır ürün kullanılacaksa, hekim tarafından istemi yapılır, eczacı tarafından temin edilerek sorumlu servis hemşiresi tarafından hekim orderına uygun olarak uygulanır. Çocuk hasta için TPN hemşiresi tarafından hazırlanır ve servis hemşiresi tarafından hekim orderına uygun olarak uygulanır. 5.1.9 Hastaya uygulanmış, tamamlanmış bir istemde düzeltme, değişiklik ve ilave yapılamaz. Eğer değişiklik ihtiyacı varsa, yetkili kişi tarafından yeni istem yapılır. 5.2 Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu İle İlaç İstemi Yapılması 5.2.1 Hekim istemleri, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na kaydedilir. 5.2.2 Hemşire tarafından form üzerindeki ilgili alana hasta kimlik bilgileri etiketi yapıştırılır. Etikette hastanın adı soyadı, hasta numarası, doğum tarihi (gün, ay, yıl olarak), cinsiyeti eksiksiz olarak belirtilir. 5.2.3 Hastanın hemşiresi; hekim tarafından yapılan değerlendirme bulgularını da inceleyerek hastanın boyunu, kilosunu, allerji durumunu, hastadan sorumlu hekimin adını Hekim İstem ve 3/7
İlaç Kontrol Formu na kaydeder. Hasta, gebe ya da emziren anne ise uyarı notuna bu bilgiyi de kaydeder. 5.2.4 Hekim, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nun ilgili bölümüne hastaya ait etiketin varlığını ve içeriğini kontrol ettikten sonra tanıyı kaydeder. 5.2.5 Hastanın evde almış olduğu ilaç, doz bilgisi ve etkileşim değerlendirmesinin eczacı tarafından kontrol edilebilmesi için Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu ile birlikte Hastanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim ve İade Formu eczaneye gönderilir. 5.2.6 Tedavide değişiklik olmaması durumunda istemler, aynen ifadesi kullanılmadan hekim tarafından açık olarak Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na tekrar yazılır. 5.2.7 Hekim kontrvizit (CV) olarak eklediği ilaçları, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na istemin yapıldığı tarih ve saati belirterek yazar, istemin altını imzalar ve ilgili hemşireyi bilgilendirir. 5.2.8 Hekim uygulamasını durdurmak istediği ilaç ya da tedavileri Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda ilacın yanına iptal yazıp, iptal saatini belirterek imzalar ve ilgili hemşireyi bilgilendirir. 5.2.9 Hastanın hemşiresi ilaç isteminde eksiklik olup olmadığını kontrol eder, eksiklikleri hekim servisten ayrılmadan saptar. Saptadığı bir eksikli varsa hekimi bilgilendirir. 5.2.10 İlaçların uygulama saatlerinin planlanması (hekim tarafından belirtilen bir saat bilgisi yoksa) hastanın hemşiresi tarafından yapılır. Hekim tarafından ilacın uygulama saati istemde belirtiliyorsa, hekimin istediği saat için ilaç uygulanması planlanır. Saat planlaması yapıldıktan sonra hemşire tarafından Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu eczaneye gönderilir. 5.2.11 Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu günlük olarak doldurulur. Gerektiğinde yeni form kullanılır. 5.2.12 Şurup, pomat, damla ve sprey gibi bir kereden fazla kullanılan ilaçların yeniden istemi durumunda yatan hasta servisi hemşiresi ilacın karşısına bittiğini yazar. 5.3 İlaç İsteminin Eczane Tarafından Onaylanması 5.3.1 Servis hemşiresi tarafından Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu ve Hastanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim ve İade Formu gönderilerek, eczacının tüm hekim istemlerinden haberdar olması sağlanmış olur. 5.3.2 Eczane çalışanları, yatan hastaların ilaç istemlerinin değerlendirilmesinde İlaç Yönetimi Prosedürü ne uygun şekilde davranır. Hastanın kimlik bilgileri; ilacın tanı ile olan uyumu, çapraz allerji dâhil allerji bilgisi, ilaç-ilaç ve ilaç-besin etkileşimleri, hekim bilgileri (adı, soyadı vb.) eczacı tarafından kontrol edildikten sonra istem onaylanır. Eczacı gerekli gördüğü durumlarda (doz aşımı, 4/7
uygunsuz kısıtlama kullanımı vb.) hastanın hekimi ile temasa geçerek, istem ile ilgili görüşlerini iletir ve yeniden onay alır. Hekime ulaşılamayan ve acil olmayan durumlarda, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda ilaç isteminin yanına not yazılır. (Örnek: okunaksız yazı, çapraz alerji riski). Çapraz alerji riskinde ilk dozda Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda uyarı notu yazılması yeterlidir. Hekimin devam etmesini onayladığı istem karşılanır. Hekimin değişmesini istediği istem, hekim tarafından Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda yeniden düzenlenir. 5.3.3 İlaç etkileşimleri mesai saatleri içerisinde, eczane tarafından Rx Media İlaç Bilgi Kaynağı yazılım programı aracılığı ile değerlendirilir. 5.3.4 Hastanın allerjisi olduğunu belirtilen bir ilaç istemi yapılmışsa, istem eczane tarafından onaylanmaz ve hekimle görüşülerek bilgi verilir. Hekimin devam etmesini onayladığı istem karşılanır. Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda ise istemin altına eczane çalışanı tarafından Alerji Riski Bildirimi Kaşesi basılır, talep karşılanmaz. Alerji riski bulunan ilaç yazılır ve istem servise veya doğrudan hekime gönderilir. Hekim kaşedeki Tedavi Devam Edecek, Tedavi Sonlanacak, alanlarını işaretler; adını, soyadını yazıp imzalar. Tedavi Değişecek seçeneği işaretlenmişse hekim, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda yeni bir satıra istemini yazar ve imzalar. 5.3.5 Eczacı ya da eczacı teknisyeni tarafından yapılan kontrollerde ilaç-ilaç, ilaç-besin etkileşimi saptanmış ise, etkileşim raporu printer çıktısı olarak Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na eklenir. Eczacı tarafından ilaç-besin etkileşimi ile ilgili alınan notlar diyetisyen tarafından, alınan printer çıktısından takip edilir. 5.3.6 İlacın eşdeğeri verilecekse, Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na bu kayıt, verilen ilacın ismi, adedi, dozu ile birlikte eczacı tarafından belirtilir. İlaçları verdikten sonra eczacı formda ayrılan alanı paraflar. 5.3.7 Mesai saatleri dışında Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu ile gelen istemlerde, hastane eczacı ya da eczane teknisyeni bulunmuyorsa; hekim istemi, ilgili servis hemşiresi tarafından Vardiya Sorumlu (supervisor) Hemşiresi ne iletilir. Vardiya Sorumlu (supervisor) Hemşiresi tarafından acil serviste bulunan Rx Media İlaç Bilgi Kaynağı kullanılarak, etkileşim raporu alınır. 5.3.8 Rapor Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na zımbalanır. Hekim istemi ve alınan rapor, nöbetçi hekim tarafından kontrol edilir; uygunsa tarih, saat, ad, soyad bilgisi kaydedilir ve imzalanarak onaylanır. Uygun olmadığı durumlarda istem yapan hekimle görüşülerek bilgi verilir. 5.3.9 Vardiya Sorumlu (supervisor) Hemşiresi ve Güvenlik Görevlisi eşliğinde eczane açılır. Onaylanan hekim istemi, İlaç Yönetimi Prosedürü doğrultusunda temin edilir ve Nöbetçi 5/7
İşletme Müdürü veya Vardiya Sorumlu (supervisor) Hemşiresi tarafından istem yapılan bölüme ilacın ulaştırılması sağlanır. İstenen ilaç yerine listede olan, eczanede bulunan eşdeğer ilaç verilebilir, endikasyon eşdeğeri için hekim onayı alınması gerekir. Eczaneden mesai saatleri dışında temin edilen ilaçlar için Eczanenin Kapalı Olduğu Saatlerde İlaç Temin Formu formda belirtilen ilgili kişiler tarafından doldurularak, imzalanır. Bu form, Vardiya Sorumlu (supervisor) Hemşiresi tarafından aynı günün sabahı eczacıya teslim edilmek üzere muhafaza edilir. 5.4 Eczaneden Hasta Bakım Alanına Gelen İlaçların Kontrolü 5.4.1 Eczaneden gelen ilaçları hastanın primer/sorumlu hemşiresi teslim alır. Doğru hasta, doğru ilaç, doğru doz, doğru form, doğru sayı, alerji ve etkileşim bilgilerini kontrol eder, eksiklik ve hata olması durumunda eczaneye bildirir. İlaçları hastaya ait dolaba yerleştirilir. Primer/sorumlu hemşirenin olmadığı durumda bölüm sorumlu hemşiresi ilaçları teslim alır ve kontrolünü sağlar. 5.4.2 Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda eczane çalışanları tarafından kaydedilen uyarı notları, eklenen belgeler kontrol edilir. Hekim ile görüşülmesi gereken konularda, eczane tarafından hekim ile irtibata geçilerek bilgi verilir. 5.5 Hastanın Kurum Dışından Getirdiği İlaçlar 5.5.1 Hastanın yanında getirdiği ve sürekli kullandığı ilaçlar, hastanede kaldığı süre boyunca kullanılmaya devam edilecek ise hastanın hekimi tarafından Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu na yazılır ve onaylanır. Hemşire, Hatanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim Formu na hasta bilgileri etiketini yapıştırır, bölüm adı, tarih, saat, ilaç ismi, ilacın son kullanma tarihini ve sayısını kaydeder, hasta veya yakınından imza alır ve Hastanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim ve İade Talimatı na uygun hareket edilir. Eczacının, hastanın kullanmakta olduğu ilaçları ve hastanın yatışından itibaren hekimin istekte bulunduğu ilaçları Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda ve Hastanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim ve İade Formu nda görebilmesi için formlarda ilgili bölüme bilgi girişi servis hemşiresi tarafından yapılır. 5.5.2 Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu nda hastanın dışarıdan getirdiği ve hekim istemine uygun olarak kullanmasından sakınca olmayan ilaçlar varsa, formda bu ilaçların kaşısına hemşire tarafından H.K.İ (Hastanın Kendi İlacı) işaretlemesi yapılır. 5.5.3 Hastaya ait olan ilaçlar kullanıma uygun olsun veya olmasın hasta yanına verilmez, ilaçlar hasta bakım alanında hastaya ait ilaç bölmesinde saklanır. Hekim istemi doğrultusunda uygulanır. 5.5.4 Hastaya ait kontrolü gereken ilaçlar ise Kontrolü Gereken İlaçların Yönetimi Prosedürü ne uygun olarak hastanın bulunduğu serviste özel olarak bu iş için ayrılmış kilitli dolapta saklanır ve hastanın günlük kullandığı doz miktarı sayısınca, Hipnotik, Narkotik ve 6/7
Psikotrop İlaç Kayıt Defteri ne ve Hipnotik, Narkotik ve Psikotrop İlaç Kullanım Defteri nde kayıt altına alınır. 5.6 Hastaya Kullanılmayan İlaçların Eczaneye İadesi 5.6.1 Hastaya kullanılmayan ilaçlar bekletilmeden eczaneye iade edilir. 5.6.2 Hasta taburcu olacağı zaman hastanın hemşiresi, hastaların eczaneye iade edilecek ilaçlarını İlaç ve Tıbbi Malzeme İade Formu ile eczaneye bildirir. Hastaya ait olan ve kullanılmayarak arta kalan ilaçlar hastaya teslim edilir. Unutulan ilaçlar varsa, servis sorumlu hemşiresi tarafından hasta veya yakınları aranarak ilaçlarını almaları hatırlatılır. Kurumda unutulan ilaçlar, hasta etiketi yapıştırılarak ayrı paketlenir ve hasta gelip geri alana kadar hasta bakım alanında kilitli bir dolapta saklanır. Hastanın ilaçları geri almak istemediği ya da hastanın eks. (Ex.) olduğu durumlarda hasta yakınlarına danışılarak, ilaç kabul kriterlerine uygunluğu eczacı tarafından onaylanan ilaçlar, diğer hastalara kullanılmak üzere sisteme tanımlanır. 5.6.3 Hekimin order ettiği ilaçların yine hekim tarafından uygulamasının sonlandırılması halinde, hastaya istenen ancak kullanılmayan ilaçlar, servis hemşiresi tarafından İlaç ve Tıbbi Malzeme İade Formu ile birlikte eczaneye teslim edilir. Hastaya kullanılmayan ilaçların hastanın hesabından silinmesi işlemi, servis hemşiresinin gözetiminde ve talebiyle ilgili birim tarafından gerçekleştirilir. Eczacı, iade kabulünü İlaç Yönetimi Prosedürü ne göre yapar. 5.6.4 Hasta taburcu olurken hekim hastaya reçete düzenleyerek evinde kullanacağı ilaçları belirler. Hemşire bu ilaçları Hasta Bilgilendirme ve Çıkış Formu na kaydeder ve hastaya kullanımla ilgili açıklamaları yapar. Hastaya eğitim hemşiresi tarafından gerekli bilgi ve eğitim verildikten sonra hasta hemşire gözetiminde kendi ilacını (Örnek: İnsülin kalemi ile insülin uygulaması, inhaler spreyler vb.) uygulayabilir. 6 İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. Hekim İstem ve İlaç Kontrol Formu 6.2. Hemşire İzlem Formu 6.3. İlaçlar İle İlgili Kullanılmaması Gereken Kısaltmalar Listesi 6.4. Yüksek Riskli İlaçların Yönetimi Prosedürü 6.5. Hipnotik, Narkotik ve Psikotrop İlaç Kayıt Defteri 6.6. Hipnotik, Narkotik ve Psikotrop İlaç Kullanım Defteri 6.7. Konsültasyon Prosedürü 6.8. İlaç Yönetimi Prosedürü 6.9. Hastanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim ve İade Formu 7/7
6.10. Hastanın Dışarıdan Getirdiği İlaçları Teslim ve İade Talimatı 6.11. Kontrolü Gereken İlaçların Yönetimi Prosedürü 6.12. İlaç ve Tıbbi Malzeme İade Formu 6.13. Hasta Bilgilendirme ve Çıkış Formu 6.14. Eczanenin Kapalı Olduğu Saatlerde İlaç Temin Formu 8/7