Sayfa No 1/11 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, ÖZERDEM DEMİR A.Ş. ve EGEDEMİR DEMİR GERİ KAZANIM MADENCİLİK PETROL NAKLİYE TURİZM İNŞAAT TAAHHÜT PAZARLAMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Şirketlerimiz içerisinde uygulanan Entegre Yönetim Sistemi (EYS) içinde bulunan tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, güncelleştirilmesi ve dağıtım esasları için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. 2. KAPSAM Bu prosedür, ÖZERDEM DEMİR A.Ş. ve EGEDEMİR DEMİR GERİ KAZANIM MADENCİLİK PETROL NAKLİYE TURİZM İNŞAAT TAAHHÜT PAZARLAMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Şirketlerimizin Entegre Yönetim Sistemi içinde yer alan tüm dokümanları kapsar. 3. TANIMLAR Doküman: Bir faaliyeti ve o faaliyetin gereklerini tanımlayan ve/veya belgeleyen yazılı ya da görsel araçlardır. Kontrollü Doküman: Entegre Yönetim Sistemi içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır. Kontrolsüz Doküman: Güncelliği garanti altına alınmamış bilgilendirme amaçlı dokümanlardır. Dış Kaynaklı Doküman: Şirketlerimiz dışında oluşturulan, Şirketimizin faaliyetlerini etkileyen, uyulması zorunlu olan dokümanlardır. (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Tüzükler, Yönetmelikler, Şartnameler, Tebliğler, Standartlar, Esaslar, Kılavuzlar vb.) İç Kaynaklı Doküman: Şirketlerimiz tarafından oluşturulan dokümanlardır. Süreç: Kaynakları kullanan ve girdilerin çıktılara dönüşümünü sağlamak için yönetilen ve kaliteyi doğrudan etkileyen faaliyetler dizisidir. Doküman Türleri: Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı: Şirketlerimizin yönetim politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, yetki ve sorumlulukları tanımlayan, yönetim sistemleri standartlarını tarif eden dokümandır. Politika: Yönetimin, ISO 9001:2008, ISO 14001:2005, OHSAS 18001, CARES standartları şartlarına uymayı ve sürekli iyileştireceğini taahhüt ettiğini belirten dökümandır. Süreç Şeması: Süreçleri belirlemek için hazırlanan şemalardır. Prosedür: Süreçleri tanımlayan ve faaliyetlerin hangi ana kurallar çerçevesinde yürütüleceğini gösteren dokümanlardır. Bir prosedür, birden fazla süreci kapsayabilir.
Sayfa No 2/11 İş Akışı: Yapılacak işlerin gerçekleştirilme adımlarını açıklayan yukarıdan aşağıya gidişatı tanımlayan dokümanlardır. Organizasyon Şeması: Kuruluşların üst yönetimden başlayarak kuruluşumuzda kimin kime bağlı olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi gösterir şematik görsel ifadelerdir. Talimat: Uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin nasıl yapılacağını, ayrıntılı olarak açıklayan dokümanlardır. Kılavuzlar: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren dokümanlardır. Liste: Entegre Yönetim Sistemi kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında oluşturulan sıralı bilgilerin yer aldığı dokümanlardır. Plan: Bir süreç için uygulanacak faaliyetleri, hedefleri, hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntem ve unsurları, işlem sıralarını, bu faaliyetlerin kontrol metotlarını, özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır. Form: Prosedür ve talimatlarda anlatılan faaliyetlere ait bilgilerin sistematik biçimde kayıt edilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmiş dokümanlardır. Anket: Kişilerin belli konulardaki tutumlarını, düşünce ve duygularını, önerilerini saptamak üzere yazılı olarak hazırlanmış soru listeleridir. Teknik Resim: Bir ürünün ve/veya makinanın nasıl çalıştığını veya üretildiğini anlamak üzere yapılan çizimdir. Sertifika: Ürünlerimiz ile ilgili onay belgesidir. 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Yönetim Temsilcisi olarak İnsan Kaynakları Müdürü sorumludur. Tüm doküman taleplerinde şirketlerimizde ilgili birim müdürleri yetkilidir. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürlerde belirtilmiştir. 5. UYGULAMA 5.1. Genel Dokümanlar, şirketlerimizde iki farklı ortamda saklanırlar: 1. Basılı kağıt, 2. Elektronik ortam. Elektronik ortamda tutulan dökümanlar, sadece şirket personelimize açık olan yönetim sistemleri web sitesinde tutulmaktadır. Dökümanlara, ilgili birim yöneticileri ulaşır ve kullanır. El kitabı, organizasyon şemaları, tüm süreçler, iş akış şemaları, prosedürler, talimatlar, formlar, anketler,
Sayfa No 3/11 görev tanımları arasında bağlantılar kurulmuştur ve bağlantılar izlenerek istenilen dökümana ulaşılır. Elektronik sistemde bulunan dökümanlar salt okunurlardır ve sayfalar üzerinde yeşil renkte ELEKTRONİK KONTROLLÜ KOPYA, Kopyası alındığında kontrolsüz kopyadır. yazısı bulunmaktadır. Dökümanlar basıldığında, kontrolsüz kopyadır. Ancak sayfalar üzerine yeşil renkte KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basıldığında kontrollü doküman olarak kullanılır. Kontrollü Kopya kaşesi bulunmadan çoğaltılan dökümanlar kontrolsüz doküman olarak kabul edilir. Elektronik ortamda bulunan dökümanların değişikliği, revizyonu ve yayını, Yönetim Temsilcisinin onayıyla Bilgi İşlem Sorumlusu tarafından yapılır. Basılı olarak özellikle sahada kullanılacak dökümanlar, basılı olarak çoğaltılıp, KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılarak Yönetim Temsilciliği tarafından dağıtımı yapılır. Basılı olarak dağıtılan dökümanlar, ORT-LT-003 DOKÜMAN DAĞITIM LİSTESİnde belirtilir ve dağıtılan birim tarafından listede belirtilen bölüm imzalanır. Entegre Yönetim Sisteminde bulunan dökümanların tamamının, basılı ve Kontrollü Doküman olarak bir örneği İnsan Kaynakları Müdürlüğü nde, bir örneği de Yönetim Kurulu Başkanı nda saklanır. Kontrollü dağıtım haricinde bilgi için firma dışına doküman verilmesi gerektiği durumlarda, Yönetim Temsilcisinin onayı alınır. Bu durumlarda dökümanın üzerine mavi renkte BİLGİ İÇİN kaşesi vurulur. 5.2. Yeni dokümanların hazırlanması ve yürürlüğe alınması Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile şirketlerimizin yönetim sistemi şartları gözetilerek Yönetim Temsilcisi ve/veya ilgili birim müdürleri tarafından belirlenir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Bu konudaki öneriler ilgili birim müdürü vasıtasıyla yönetim temsilcisine iletilir. Yeni doküman hazırlanması talepleri, ORT-FR-003 Doküman Talep Formu kullanılarak gerçekleştirilir. Yönetim Temsilciliği tarafından hazırlanan dokümanlarda Doküman Talep Formu şartı aranmaz. Faaliyet Planları, Organizasyon Şemaları, EYS El Kitabının ilk yayınlanması aşamasında, talep formu hazırlanmadan Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir ve yayınlanır. Dokümanın hazırlanması ve onayı ile ilgili sorumluluklar; ilgili mevzuat, üst yönetim görüşü, şirketimizin kurumsal yapısı ve ilgili standart şartları gözetilerek Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir. Genel olarak dokümantasyonun ilgili sürecin sorumlusu/sorumluları veya Yönetim Temsilcisi nin görevlendireceği kişi/ekipler tarafından hazırlanması esastır. Hazırlanan tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Yönetim Temsilcisi adına tarafından gözden geçirilir ve Sistem Onayı verilir. Onaylanan tarih, yayınlanır ve yayın tarihinde yürürlüğe girer.
Sayfa No 4/11 Şirketimizin yönetim sisteminde kullanılan tüm dokümanlar Yönetim Temsilciliği tarafından ORT- LT-002 Ana Doküman ve Revizyon Listesi kullanılarak listelenir. Yönetim Temsilciliği, her iç denetim öncesinde toplanır, kullandıkları dokümanın güncel olup olmadığını bu listeden faydalanarak kontrol ederler. 5.3. Dokümanların Yapısı Bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, kullanılan tüm formatlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Eğer doküman bütün şirketlerimizi için ortak kullanılacak ise ÖZERDEM logosu, eğer şirketlerimizden bir tanesine özel olarak hazırlanmış ise ait olduğu şirketimizin logosu DOKÜMANLARIN KONTROLÜ Revizyon Tarihi.. Revizyon No 0 Sayfa No 4/11 Doküman adı Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon No Alt Bilgi olarak; İmza kısımlarını içermelidir.
Sayfa No 5/11 5.3.1. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı Entegre Yönetim Sistemi (EYS) El Kitabı, bütün yönetim sistemi süreçlerini ve temel uygulama esaslarını belirleyen ana doküman olarak Yönetim Temsilciliği tarafından oluşturulur. EYS El Kitabı hazırlanırken, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, CARES standardı maddeleri referans alınır ve standart ile uyumu sağlanır. EYS El Kitabı Yönetim Kurulu Başkanımızın onayı ile yürürlüğe girer. Tüm birim yöneticileri, EYS El Kitabının, birim içerisindeki tüm personele iletilmesinden, anlaşılmasının sağlanmasından ve etkili olarak uygulanmasından sorumludur. 5.3.2. Süreç Şemaları Süreç şemaları; kaynakların kullanımı, girdilerin çıktılara dönüşümünün sağlandığı faaliyetlerin şekillerle ifade edildiği dökümanlardır. Süreç şemaları da 5.3. maddesinde belirtildiği formatta oluşturulur. İlgili birim amiri tarafından hazırlanan şemalar Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yayınlanır. 5.3.3. Prosedür ve Talimatlar Süreçlere ve yürütülen faaliyetlere ilişkin genel esaslar ve kurallar prosedürlerde açıklanır. İhtiyaç duyulması halinde prosedürlerde genel olarak tanımlanan faaliyetlerin detaylarının açıklanması veya özel bir konuya ilişkin esaslar ve kurallar için talimatlar hazırlanır. (Örneğin; ekipman kullanım /bakım talimatları gibi.) Prosedürler aşağıdaki 6 ana başlığı içerir: 1. AMAÇ 2. KAPSAM 3. TANIMLAR 4. SORUMLULUKLAR 5. UYGULAMA 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR Bu ana başlıklara ek başlık eklenemez. Eklenmesine ihtiyaç duyulan başlıklar UYGULAMA aşamasına alt başlık olarak tanımlanmalıdır. Prosedür ve talimatların hazırlanmasında içerik olarak bu prosedür (Dokümanların Kontrolü Prosedürü) örnek alınır. Ancak, ihtiyaç duyulması halinde talimatlar, farklı formatlarda (fotoğraf, şekil, cihaz kullanımlarının akış diyagramı şeklinde gösterilmesi gibi) hazırlanabilir. Prosedürler Yönetim Temsilcisi, talimatlar ise ilgili birim yöneticisinin onayı ile yürürlüğe girer.
Sayfa No 6/11 5.3.4. İş Akışları İş Akış Şemalarında kullanılan süreç adımı türleri ve sembolleri; İşlem/ Faaliyet Faaliyet/işlem/süreç adımı Kontrol/ Karar/ Onay Kontrol/karar/onay işlemi Sayfalar arasındaki bağlantı, sayfa başlangıç/bitişi Sayfa bağlantısı İş akış şemaları, bu prosedürün 5.3. maddesinde belirtilen formatta hazırlanır. 5.3.5. Formlar Formlar, kayıtların oluşturulması amacıyla kullanılır. Formlar, bir dokümana (prosedür, talimat, iş akışı, süreçler vb.) bağlı olarak hazırlanır. Formlar, kullanılacakları yere ve kullanım şartlarına göre kağıt ortamında veya elektronik ortamda kullanıma uygun olarak tasarlanabilirler. Formlar, ihtiyaç doğrultusunda oluşturulabilirler. Formların formatı aşağıda belirtilen şekilde olacaktır. Eğer doküman bütün şirketlerimizi için ortak kullanılacak ise ÖZERDEM logosu, eğer şirketlerimizden bir tanesine özel olarak hazırlanmış ise ait olduğu şirketimizin logosu DOKÜMAN TALEP FORMU Tarih 20.03.2015 Doküman adı Tarih: Formun kullanıldığı tarihi gösterir. Tarih kısmı bazı formlarda, formun başka bir bölmesinde de bulunabilir.
Sayfa No 7/11 Alt bilgi olarak; ORT-FR-003 Yürürlük Tarihi: 20.03.2015 Rev. No/Tarihi: 00/ Saklama Süresi: Form Numarası Yürürlük tarihi Revizyon tarihi ve numarası Formun saklama süresi Bilgileri içermelidir. 5.3.6. Liste ve Planlar Listeler ve planlar, bir dokümana (prosedür, talimat, iş akışı, süreçler vb.) bağlı olarak hazırlanır. Bu prosedürün 5.3.5 Formlar maddesinde belirtilen formatta hazırlanır. Listeler, kullanılacakları yere ve kullanım şartlarına göre kağıt ortamında veya elektronik ortamda kullanıma uygun olarak tasarlanabilirler. Listeler, ihtiyaç doğrultusunda oluşturulabilirler. Liste ve planlar ilgili birim yöneticisi tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. 5.3.7. Anketler Anketler, bir dokümana (prosedür, talimat, iş akışı, süreçler vb.) bağlı olarak hazırlanır. Bu prosedürün 5.3.5 Formlar maddesinde belirtilen formatta hazırlanır. Anketler, kullanılacakları yere ve kullanım şartlarına göre kağıt ortamında veya elektronik ortamda kullanıma uygun olarak tasarlanabilirler. Anketler, ihtiyaç doğrultusunda oluşturulabilirler. Anketler, ilgili birim yöneticisi tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. 5.3.8. Teknik Resim Teknik resimler, bir parçanın, bir sistemin veya düzeneğin oluşturulabilmesi, imalatının yapılabilmesi veya uygulamaya alınabilmesi amacıyla ihtiyaçlar doğrultusunda hazırlanan belgelerdir. Mevcut şartlara göre standart ölçüdeki kağıtlarda ya da elektronik ortamda muhafaza edilebilir. Teknik resimler, ilgili birim sorumlusu ve yöneticisinin onayının ardından uygulamaya alınır. Teknik resimlerin formatı aşağıda verilen örnekteki gibidir.
Sayfa No 8/11 5.4. Dokümanların Numaralandırılması Entegre Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar, aşağıda belirtilen kodlama şekline uygun olarak, doküman numarası ile numaralandırılır. Doküman numarası, Yönetim Temsilciliği tarafından verilir. Entegre Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar aşağıda açıklanan yöntemle numaralandırılır. ORT-PR-001 XX YY ZZ XX YY - ZZZ: Dokümanın cinsini açıklayan kod kısaltması - sıra numarası. XX: Kod Kısaltması: Dokümanın hangi şirkete ait olduğunu gösteren kısaltmadır ve numaralandırmanın başında yer alır. Kodlama; ORT: Ortak olarak hazırlanan dokümanların kodunu gösterir. EG: EGEDEMİR DEMİR ÇELİK FABRİKASI şirketimize özel hazırlanan dokümanın kodunu gösterir.
Sayfa No 9/11 EGK: EGEDEMİR GERİ KAZANIM şirketimize özel hazırlanan dokümanın kodunu gösterir. ÖZ: ÖZERDEM şirketimize özel hazırlanan dokumanın kodunu gösterir. YY: Dokuman Cinsi Kodlaması: Dokümanın cinsini tanımlayan kod kısaltmasını temsil eder. Kod kısaltmasından sonra kullanılır. Kodlama; EK: El Kitabı PO: Politika SÜ: Süreç PR: Prosedür TL: Talimat FR: Form İA: İş Akışı PL: Plan LT: Liste AN: Anket YÖ: Yönerge YN: Yönetmelik SZ: Sözleşme DD: Diğer Doküman DŞ: Dış Kaynaklı Doküman ST: Sertifika ZZZ: Sıra Numarası: Aynı türdeki dokümanlara 001 den başlayarak ORT-LT-002 Ana Doküman ve Revizyon Takip Listesi üzerinden Yönetim Temsilciliği tarafından sırayla verilen numara. 5.5. Dokümanların Gözden Geçirilmesi ve Revizyonu 5.5.1. Gözden Geçirme Tüm personel, dökümanı kullandıkları sürece kullandıkları dokümanları yaptıkları işe uygunluk açısından sürekli olarak gözden geçirmelidirler. Zaman içerisinde faaliyetlerdeki değişiklikler ve gelişmeler nedeniyle doküman ile uygulama arasında ortaya çıkabilecek farklılıklar durumunda 5.5.2 Revizyon süreci başlatılır.
Sayfa No 10/11 Yönetim Temsilciliği, her yıl iç denetimlerden önce, uyguladıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği hususunu değerlendirirler. Revizyon gerektiren dokümanlar için revizyon süreci Yönetim Temsilcisi tarafından başlatılır. Şirketimiz, entegre yönetim sistemini etkileyebilecek büyük değişiklikler olması durumunda (örneğin, standardın revize edilmesi, kurum yapısı ile ilgili büyük değişiklikler vb.) Yönetim Temsilcisi ilgili tüm dokümantasyonun gözden geçirilmesini ve gerekli ise revizyon sürecinin başlatılmasını sağlar. 5.5.2. Revizyon İlgili birim müdürleri, kullandıkları dökümanda değişiklik yapma gereği gördüklerinde ORT-FR-003 Doküman Talep Formu nu kullanarak, revizyon talebini Yönetim Temsilcisine gönderir. Yönetim temsilcisi gerekli incelemeyi yaptıktan sonra, hem elektronik ortamda hem de basılı olarak gerekli revizyonu yaparak, revize edilmiş dökümanın yayınlanmasını sağlar. Listelerin içerik revizyonu için Doküman Talep Formu kullanılmaz ve revizyon numarası yenilenmez. Listelerin güncelliğinden, listeleri kullanan birim müdürleri sorumludur. Bununla birlikte dokümanda yapısal bir format değişikliği yapılması durumunda, bu bir revizyon olarak değerlendirilir. Bu gibi değişikliklerde ORT-FR-003 Doküman Talep Formu kullanılır ve yeni revizyon numarası verilir. Prosedürlerdeki ve talimatlardaki değişikliklerin yapıldığı paragrafın sol boşluğunda dikey çizgi, değişiklik yapılan metin de altı çizili ve kırmızı renkte yazılır. İlk yayınlanan doküman 00 revizyon no su ile yayınlanır. Her revizyonda bu numara birer arttırılır. Tüm dokümanların son revizyonlarını göstermek amacıyla ORT-LT-002 Ana Doküman ve Revizyon Takip Listesi kullanılır. 5.6. Dokümanların İptali ve Arşivlenmesi Birim müdürleri, kullandıkları dökümanın iptalini isteyebilir. Bunun için, iptal talebini ORT-FR-003 Doküman Talep Formu ile yönetim temsilciliğine yapar. Yönetim temsilcisi iptal talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır. İptal konusunda karar verme yetkisi Yönetim Temsilcisindedir. İptal edilen dökümanın üzerine kırmızı renkli İPTAL kaşesi basarak arşive gönderilir. Saklama süresi kadar saklanan doküman, geri dönüşüme gönderilerek imha edilir. Elektronik ortamda saklanan dökümanların iptal edilmesi durumunda doküman, Yönetim Temsilciliği tarafından kaldırılır. Böylece personelin güncelliğini yitirmiş olan dokümana erişimi engellenir. Güncelliğini yitirmiş olan bu dokümanlar Yönetim Temsilciliği tarafından CD olarak arşivlenir ve saklama süresi kadar saklanır. Saklama süresi sona eren CD ler kırılarak imha edilir. Arşivleme işlemi de ORT-PR-002 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre yapılır.
Sayfa No 11/11 5.7. Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü Tüm birimlerin amirleri, birimlerini ilgilendiren dış kaynaklı dokümanları belirleyerek Yönetim Temsilciliği ne bildirir. Entegre Yönetim Sistemi için gerekli dış kaynaklı dokümanlar ORT-LT-002 Doküman Listesi kullanılarak Yönetim Temsilciliği tarafından tanımlanır. Dış kaynaklı dokümanların güncel kopyası yayınlayan kurum/makamdan temin edilerek ağ üzerinden tüm birimlerin kullanımına sunulur. Dış kaynaklı dökümanın güncelliği, resmi gazetenin internet sitesinden, www.bilgit.com sitesinden, www.mevzuat.com sitesinden, ve yayınlayan kuruluşun internet sitesinden günlük olarak takip edilir. Tüm birimler, ilgili tüm faaliyetlerini dış kaynaklı dokümanların güncel revizyonlarında tanımlanan kurallara uygun olarak yürütürler. Dış kaynaklı dokümanlarda yapılan değişiklikler, ilgili birim yetkilisi tarafından Yönetim Temsilcisi ne bildirir. Yönetim Temsilcisi tarafından ORT-LT-002 Ana Doküman ve Revizyon Takip Listesi güncellenir, yürürlükten kalkan doküman elektronik ortamda bulunduğu klasörden kaldırılır, güncellenen doküman yine elektronik ortamda ilgili klasörde yayınlanır. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar DŞ-001-ISO 9001 DŞ-002-ISO 14001 DŞ-003-OHSAS 18001 DŞ-004-CARES Standardı 6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar ORT-FR-003 Doküman Talep Formu ORT-LT-002 Ana Doküman ve Revizyon Takip Listesi ORT-PR-002 Kayıtların Kontrolü Prosedürü * Elektronik kontrollü kopya. * Kopyası alındığında kontrolsüz kopya.