KolayOfisHukukOfis OtomasyonSistemleri KulanıcıKılavuzu Dosyaİşlemleri
TelifHakkıveLisans TelifHakkı2014NtMicroDestek Yazılım Bil.San.Tic.Ltd.Şti. Telifhakkıyasalarınınizin verdiğidurumlardışında, öncedenizinalınmadan çoğaltılması,uyarlanması veyaçevrilmesiyasaktır. Bubelgedeyeralanbilgiler öncedenhaberverilmeksizin değiştirilebilir.microdestek ürünlerivehizmetlerineilişkin garantiler,buürünlerve hizmetlerlebirliktegelenaçık garantibeyanlarındabelirtilmiştir. Bubelgedeyeralanhiçbirşeyek garantioluşturacakşeklinde yorumlanmamalıdır.microdestek, işbubelgedeyeralanteknik hatalardanveyayazım hatalarından yadaeksikliklerdensorumlututulamaz. Bubelgeiçerisindeyeralantüm bilgilerkolayofiskulanımına yöneliktir. Ürünbildirimi Bukulanım kılavuzundaçoğupaketeortak olanözelikleranlatılmaktadır.bazıözelikler kulanmışolduğunuzpaketiçerisindevar olmayabilir. KolayOfisKulanıcıKılavuzu'nda bulunanensonbilgileriedinmekiçin, htp:/www.microdestek.com.tr/urun/kolay-ofis adresindekimicrodestekwebsitesinegidin.
İçindekiler 1 Dosya İşlemleri Yeni Dosya Ekle...2-3 Dosya Takip...3-4 Dosya Güncelle...5-6 Toplu Dosya Aç...7 Duruşma Keşif Günü Ekle...7-8-9 Arşiv Dosyalar...9 Dosya Doküman İşlemleri...10 Duruşma Planla...11 Dosya Türü Ekle Düzenle...12 Çöp Kutusu...12 1
1 Dosya İşlemleri Yeni Dosya Ekle Yeni Dosya Ekle menüsü, dava dosyalarının ana kapak bilgilerinin oluşturulduğu menüdür. Şekil.1. Tür seçeneğinden davanın ana türü seçilir. Sistemde var olan mevcut ana türler dışında, kullanıcılar kendi ana türlerini de sisteme ekleyebilmektedirler. Tür seçeneği, ana kapağın oluşturulabilmesi için zorunlu bir alandır. Klasör No/ Ortaklık No ve Dosya No/Ref. No alanları manual olarak doldurulan alanlardır. Alfanümerik olan bu alanlarda, hem sayısal hem de sözel değerler kullanılabilir. Ofis içerisinde mevcut olan dosyalama veya klasörleme seçeneğinin yansıtılacağı alandır. Dosya Sorumluları alanı üzerinden, kaydı yapılacak dosyanın sorumlularını atanır. Eğer tüm kullanıcılar dosyanın sorumlusu olarak atanacak ise Tüm Ofis Çalışanlarını Seç seçeneği ile hızlı bir şekilde sorumlular seçilebilir. Dosya Sorumluları seçilmesi gereken zorunlu bir alandır. Dava Açma Tarihi ana kapağı hazırlanacak olan dosyanın açılış tarihi sisteme kayıt altına alınır. 2
Tarafımız seçeneği ile davada ki taraf belirlenir. Tarafımız seçeneği Tür seçeneğine göre farklılık göstermektedir. Şekil.1. üzerinde seçili olan Hukuk dava türüne karşılık gelen taraf seçenekleri Dahili Davacı, Davacı ve Dahalı ile Lehte ve Aleyhte seçenekleridir. Tarafımız seçeneği dava ana kapak bilgisinin eklenebilinmesi için zorunlu bir alandır. Büro Özel Tür ayrıntısı ile Tür seçeneğine alt kırılımlar oluşturulur. Mevcut olan Büro Özel Tür seçenekleri dışında yeni türler ekleyebilmek için, Büro Özel Tür seçeneği yanında yer alan 3 noktalı kutucuğa tıklanarak açılan yeni ekranın doldurulması yeterli olacaktır. İş Kabul Tarihi ile müvekkil ile anlaşılan tarihin girişi yapılabilir. İş Kabul Tarihi doldurulması zorunlu bir alandır. Müvekkil ve Karşı Taraf seçenekleri ile dava da adı geçecek olan müvekkil ve karşı tarafların girişi yapılır. Sistem içerisinde kayıtlı olan müvekkil ve karşı tarafları Lütfen Seçiniz seçeneği üzerinden seçilebilir. Ancak müvekkil veya karşı taraf sistem içerisinde ekli değil ise her iki seçeneğin sağ tarafında yer alan 3 noktalı kutucuk tıklanarak, yeni müvekkil ve karşı taraflar sisteme eklenir. Ayrıca açılan ekran üzerinden, eğer dava da birden fazla müvekkil veya karşı taraf var ise, Çoklu Seçim seçeneği seçilerek işlem gerçekleştirilir. Müvekkil ve Karşı Taraf seçenekleri zorunlu alanlardır. Dava Konusu alanına eklenecek olan dava dosyasının konusunun girişi yapılır. Mahkemesi alanına eklenecek olan dava dosyasının mahkeme bilgilerinin girişi yapılır. Esas alanına eklenecek olan dava dosyasının esas numarasının girişi yapılır. Vekalet ücreti alanına önceden belirlenmiş bir vekalet ücreti var ise, sisteme kaydının yapılabilineceği alandır. Toplam tutar bölümüne anlaşılan vekalet ücretinin tam değeri, peşinat bölümüne ise tahsil edilen vekalet ücretinin girişi yapılır. Dava Değeri bölümüne, eklenecek olan dava dosyasının dava değerinin girişi yapılır. Üç farklı seçenek ile dava değeri girişi yapılabilmektedir. Türk Lirası, Amerikan Doları ve Euro değerleri seçilebilir seçeneklerdir. Açıklama : Hatalı eklenmiş olan Tür, Müvekkil ve Tarafımız bilgileri üzerinde manual olarak değişim yapılamaz. Yapılması istenen değişim MicroDestek Teknik Personeli'nde yardım alınarak yapılmalıdır. Yeni Dosya eklenilebilinmesi için zorunlu ve zorunlu olmayan alanlar aşağıda ki tabloda yer almaktadır. Zorunlu olmayan alanlar doldurulmadan eklenen dava dosyaları üzerinde ki değişimler Dosya Güncelle ve Tüm İşlemler seçenekleri altından daha sonra da yapılabilir. Zorunlu Alanlar Tür Dosya Sorumluları Tarafımız İş Kabul Tarihi Müvekkil Zorunlu Olmayan Alanlar Klasör No / Ortaklık No Dosya No / Ref. No Dava Açma Tarihi Büro Özel Tür Dava Konusu 3
Karşı Taraf Mahkemesi Esas Vekalet Ücreti Dava Değeri Dosya Takip Dosya Takip menüsünde sisteme eklenmiş olan dosyaların arşivlenme ve silinme işlemleri gerçekleştirilir. Ayrıca Esnek Rapor seçeneği ile kullanıcılar kendilerine özgü raporları tasarlayıp çıktılarını alabilirler. Şekil.2. Dosyalara daha hızlı bir şekilde ulaşabilmek için sorgulanan kelime bölümü kullanılabilineceği gibi Ek Kriter Uygula seçeneği ile bir çok kriter kullanılarak da filtrelemeler gerçekleştirilebilir. Sayfanın alt tarafında sisteme eklenmiş olan tüm dosyalar yer almaktadır ( Eğer bir filtreleme uygulanmadıysa ). Arşiv veya Silme işlemi yapılacak dosya seçilerek, açılan 4
ekran üzerinde yapılması istenen işlem gerçekleştirilir. Dosyaların sol tarafında ki kutular seçilerek birden fazla silme ve arşivleme işlemi gerçekleştirilebilir. Ayrıca açılan ekran üzerinden Tümünü Seç ve Tümünü Bırak seçenekleri ile toplu olarak işlem yapılabilir. Esnek Rapor seçeneği ile kullanıcılar kendilerine özgü raporları oluşturabilirler. Esnek rapor içerisinde yer alan kriterler seçilerek rapor içerisine dahil edilir veya aynı şekilde seçili olan kriterler iptal edilerek rapor içerisinden var olan sütunlar çıkarılabilinir. Rapora eklenen kriterler kendi aralarında, Lütfen Gruplamak İstediğiniz Sütun Başlığını Bu Alana Sürükleyiniz... alanına sürüklenerek gruplandırılır. Yine kriterlerin altında bulunan yazılabilir alanlar kullanılarak, rapor üzerinde filtreleme işlemi gerçekleştirilebilinir. Hazırlanan rapor istenirse Excel formatında kullanıcı bilgisayarına indirilebilinir. Şekil.3. Dosya Güncelle Dosya Güncelle menüsünde, sisteme eklenen tüm dosyalar ile ilgili bilgilerin güncellemesi, doküman işlemleri, davaya ilişkin bilgilerin girişi gibi işlemler yapılmaktadır. Şekil.4. üzerinde de görüldüğü gibi bir çok işlem tek ekran üzerinden yapılabilir. 5
Şekil.4. Karşı Taraf Güncelle sekmesi üzerinden hatalı eklenen veya üzerinde değişim yapılması istenen karşı taraf değişimleri yapılmaktadır. Karşı Taraf Avukatı Ekle seçeneği seçilerek de karşı tarafın avukat bilgileri kayıt altına alınabilir. Dosya Kapağı Yazdır seçeneği ile girişi yapılmış tüm bilgilerin fiziksel çıktıları alınır. Sisteme eklenmiş olan dava dosyası üzerinde ki tüm bilgi güncellemeleri bu alandan yapılabilmektedir. Esas mahkemesi, karar bilgileri, temyiz bilgileri gibi bir çok süreç kaydı Dosya Güncelle ekranı üzerinden yapılmaktadır. Büro İçi ve Müvekkile Özel rapor tutma alanalarında davanın süreçleri hakkında bilgiler saklanır. Ofis içerisinde ayrı ve müvekkile ayrı olarak tutulması istenen durumlarda iki alanında kaydının ayrı ayrı olarak tutulması gerekmektedir. Büro İçi ve Müvekkile Özel rapor seçenekleri altında bulunan alan üzerinden davanın Karar Raporu girişi yapılır. Süreç sonunda meydana gelen son kararın girişi yapılmaktadır. Dosya Güncelle ekranından da dosyalar arşivlenebilmektedir. Başka Dosya ile İlişkilendir seçeneği ile takibinin birlikte yapılması istenen dosyalar ilişkilendirilebilir. Bu sayede dosyalar ile ilgili rapor alınırken, isteğe göre ilişkili dosya da rapor içerisine dahil edilebilir. 6
Yapılan tüm işlemler sonrasında Güncelle butonuna tıklanmalıdır. Aksi halde yapılan veri girişleri sistem içerisinde kayıt altına alınmaz. Toplu Dosya Aç Toplu dosya aç menüsü ile tarafları aynı olan ve bu taraflara ait birden fazla dosya var ise, bu dosyaların kayıtlarını tek tek açmak yerine toplu olarak açılmasını sağlayan alandır. Toplu dosya aç ve yeni dosya ekleme arasında ki tek fark, Açılacak Dosya Adeti seçeneğidir. Kaç adet dosya açılacak ise bu alana manual olarak girişi yapılır. Açılacak Dosya Adeti seçeneği zorunlu bir alandır. Şekil.5. Duruşma Keşif Günü Ekle Sisteme eklenmiş dosyalara ; duruşma, satış günü, keşif günü ve ön inceleme tarihlerinin ekleneceği alandır. Öncelikli olarak eklenecek olan özel günün dosyası ilk açılan sayfa üzerinden seçilir. Dosyalara daha hızlı ulaşabilmek için sorgu kriteri ekranı kullanılır. Bu ekran dışında alt tarafta yer alan sayfa seçenekleri de dosyanın bulunması için kullanılabilecek bir ekrandır. 7
Şekil.6. Dosya seçildikten sonra açılan ekran üzerinden duruşma, satış günü, keşif günü ve ön inceleme tarihlerinin kaydı yapılır. Şekil.7. Her işlemin eklenmesi esnasında yapılacak olan adımlar benzerlik göstermektedir. Tek fark duruşma günü sadece sistem içerisinde kayıtlı olan avukatlar adına atanabilir. Diğer seçeneklerde ise herhangi bir kullanıcı seçilerek sorumlu olarak atanabilir. Öncelikli olarak işlemin yapılacağı yer seçilir. Şehir İçi ve ya Şehir Dışı. Sonrasında ise duruşma tarihi ve duruşma saati eklendikten sonra, duruşma ile ilgili önemli bir not var ise not ekranından girişi yapılır. Son olarak yapılacak olan işlemin sorumlusu seçilir ve özel gün ekleme işlemi tamamlanır. Açılan sayfa üzerinde ki Dosya No, Müvekkil, Mahkeme Adı / Esas / Karar / Sıra ekranları otomatik olarak, daha önce girilmiş olan kayıtlardan gelir. Bu alanlar üzerinde Duruşma Keşif Günü Ekle menüsünden değişim yapılamaz. Yapılacak olan değişim Dosya Güncelle ve Tüm İşlemler menüleri üzerinden gerçekleştirilir. 8
Açıklama : Sisteme kayıt altına alınan Duruşma, Satış Günü, Keşif Günü ve Ön İnceleme tarihlerinin KolayOfis tarafından hatırlatılması isteniyor ise Duruşma Planla menüsünden ayrıca planlanması gerekmektedir. Arşiv Dosyalar Arşiv dosyalar menüsü ile sistem üzerinde arşive kaldırılmış dosyaların takibi yapılır. Şekil.8. Üzerinde işlem yapılmak istenen arşiv dosya öncelikli olarak seçilir. Dosya seçildikten sonra açılan ekran üzerinden farklı işlemler yapılabilinmektedir. Seçili Dosyaları Aktif Yap seçeneği ile arşive kaldırmış olduğunuz dosyaları tekrar aktif hale getirebilirsiniz. Dosya Detaylarını Görüntüle Güncelle ile eksik bilgi girilerek arşivlenen dosyaya daha sonradan bilgi eklemek veya var olan bilgilerin değişimi yapılmaktadır. Birden fazla arşiv dosya üzerinde işlem yapılmak isteniyor ise dosyaların sol tarafında bulunan kutucuklar işaretlenerek toplu işlem yapılabilir. Tüm dosyalar üzerinde işlem yapılmak isteniyor ise Tümünü Seç seçeneği de kullanılabilir. Tümünü Seç seçeneği ile daha hızlı sonuçlar alınabilir. Dosya Doküman İşlemleri Sistemde kayıt altına alınmış olan tüm dosyalara dokümanların eklenebileceği veya eklenmiş olan dokümanların görüntülenebileceği menüdür. 9
Şekil.9. Bir dokümanının sisteme eklenmesi veya görüntülenmesi istenirse, öncelikli olarak eklenecek olan dokümanın dosyayı seçilir. Dosyanın seçilmesi ile açılan ekran üzerinde, dosya içerisinde mevcut olan dokümanlar görüntülenir. Dokümanı seçtikten sonra Görüntüle seçeneği ile dokümanlar bilgisayara indirilebilinir. Ayrıca Seçili Dokümanı Sil seçeneği ile de kayıtlı olan dokümanın silme işlemi gerçekleştirilir. Yeni Doküman Ekle seçeneği ile seçili olan dosyaya doküman ekleme işlemi gerçekleştirilir. Doküman Türü seçeneği seçildikten sonra, taranmış doküman Dosya Seç ile açılan ekran üzerinden seçilir ve hatırlanması istenen bir açıklama var ise Açıklama yazılabilir alanıda doldurulur. Tüm bu işlemler sonrasında Doküman Ekle butonuna tıklanır ve böylece doküman sisteme eklenir. Eklenilecek olan dokümanlar word, excel, pdf, jpeg, tıff ve rtf formatlarında olabilir. Eklenilecek olan dokümanın en yüksek boyutu 25 mb. Olmalıdır. Duruşma Planla Duruşma planla menüsü ile sistemde kayıt altına alınmış tüm duruşmalar görüntülenir. Kayıt altına alınmış duruşmalar üzerinde planlar uygulanır. Ayrıca tüm duruşmalar ile ilgili günlük ve aylık rapor alınabilir. 10
Şekil.10. Duruşmanın planlamanın aktif olabilmesi için öncelikli olarak, daha önceden kaydedilmiş olan duruşma seçilir. Duruşma seçildikten sonra açılan ekranda duruşma kimin adına planlanacak ise o kullanıcı seçilir ve Duruşma Planla butonu tıklanılır. Hatalı eklenmiş olan duruşmalarda Duruşma Planla ekranı üzerinden silinir. Hatalı eklenen duruşma seçildikten sonra açılan ekran üzerinden Sil butonu tıklanır ve hatalı eklenen duruşma silinir. Planlanmış olan duruşmaların raporları, sorgulama işlemi tamamlandıktan sonra açılan rapor kriterleri kullanılarak sağlanır. Hazır olarak günlük rapor ve aylık rapor seçenekleri bu alan içerisinde kullanılabilecek raporlar arasındadır. Ayrıca ek kriterler kullanılarak rapor içeriği oluşturulabilir ve oluşturulan kriterler doğrultusunda Rapor seçeneği seçilerek raporun çıktısı alınır. Dosya Türü Ekle Düzenle Yeni Dosya Ekle menüsünde kullanılan Tür seçeneğine, yenilerini eklemek ve var olanlar üzerinde değişimler yapılmasnın uygulandığı menüdür. Bu menü içerisinde yapılacak olan işlemler için MicroDestek Teknik Hizmet Personeli ile iletişime geçilmesi gerekir. 11
Şekil.11. Çöp Kutusu Sistem üzerinden silinen hiç bir dosya tam olarak silinmez. Silme işlemi gerçekleştirilen dosyalar Çöp Kutusu menüsünde toplanır. Kullanıcılar hatalı olarak silinmiş dosyaları tekrar bu menüden dosyalarını sisteme geri yükleyebilirler. Hata ile silinmiş olan dosya, Çöp Kutusu menüsünde bulunur. Geri yüklenmek istenen dosya tıklanır ve açılan ekran üzerinden Dosyayı Geri Yükle butonu tıklanır. Böylece hatalı silinmiş olan dosya sisteme tekrar geri yüklenmiş olur. 12
13