KULLANIM KILAVUZU
, Türkiye'deki yapı denetiminde yer alan özel ve tüzel kişiliklerin kendi sorumluluklarındaki görevlerini daha kaliteli, takip edilebilir ve verimli bir biçimde yerine getirebilmelerini sağlamak amacını güden bir yazılım otomasyon sistemidir.
Basım: Eylül 2007 - Ankara / TÜRKİYE Harbiye Mah. Çetin Emeç Bulvarı No:5 Dikmen/ANKARA Tel: (312) 480 08 10 www.yigm.gov.tr
4 İçindekiler Bölüm I Giriş 7 Bölüm II Sözlük 9 13 Bölüm III 1 Sistem... Özellikleri 15 2 Sisteme... İlk Adım (Giriş) 16 3 Sistem... Arayüz Ekranı 19 4 Sürüm... Bilgileri 20 22 Bölüm IV Genel Kullanıcı İşlemleri 1 Sistem... Giriş & Çıkış 22 2 Kullanıcı... Bilgilerinde Güncelleme 23 3 İşlemler... 24 4 Mesajlar... 24 26 Bölüm V Komisyon İşlemleri 1 İzin Belgesi... Başvuruları 27 29 Bölüm VI YİBF İşlemleri 1 YİBF'in... Yaşam Döngüsü 29 31 Bölüm VII YDK ve Personel İşlemleri 1 Denetçi... Bilgilerinde Değişiklik 31 2 Denetçi... ve YKE İşe Başlama / İstifaları 31 33 Bölüm VIII Denetim İşlemleri 1 Denetçi... Denetimi Siciller 33... 33 35 Bölüm IX Kullanıcı Referans Dokümanları 1 Giriş... 35 2 Denetçi... İşlemleri 35 Denetim Bilgileri... 35 Bilgi Değişikliği... 37 YDK da İşe Başlama... 38 3 Mesajlarım... Yeni Mesaj 38... 39 Gelen Kutusu... 39
İçindekiler 5 Giden Kutusu... 40 4 İşlemlerim... 41 İşlem Tarihçesi... 42 İşlem Bilgileri... 42
Bölüm I
Giriş 1 7 Giriş, Türkiye'de 4708 sayılı kanunun "Yapı Denetimi Uygulama Usul ve Esasları Yönetmeliği" nde tanımlanan özel sektör yapılarının yapı denetimi için uygulanan yazılım otomasyon sistemidir. Bu doküman, nin kullanıcılarının sistemi anlamalarına yönelik olarak hazırlanmış olan kullanım kılavuzudur. Bu kılavuz, yazılımın güncellenmesi ile güncelliğini kaybedebilir. En güncel sürümüne www.yigm.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz. Bu dokümanın tüm hakları 2007 T.C. Bayındırlık ve İskan Bakanlığı, Yapı İşleri Genel Müdürlüğü'ne aittir. Ticari olarak izinsiz kopyalanamaz, çoğaltılamaz, satılamaz. Harbiye Mah. Çetin Emeç Bulvarı No:5 Dikmen/ANKARA Tel: (312) 480 08 10 www.yigm.gov.tr
Bölüm II
Sözlük 2 9 Sözlük Türkiye'de 4708 sayılı kanununda belirtilen tanımlamalar altta yer almaktadır. Bu tanımlamalara göre; Bakanlık: Bayındırlık ve İskân Bakanlığını, İlgili idare: Belediye ve mücavir alan sınırları içindeki uygulamalar için büyükşehir belediyeleri ile diğer belediyeleri, bu alanlar dışında kalan alanlarda valilikleri, yapı ruhsatı ve kullanma izin belgesi verme yetkisine sahip diğer idareleri, Yapı sahibi: Yapı üzerinde mülkiyet hakkına sahip olan gerçek ve tüzel kişileri, Yapım süresi: Yapı sahibinin, yapı ruhsatını aldığı tarih ile yapı kullanma iznini aldığı tarih arasındaki dönemi, Yapı inşaat alanı: Işıklıklar hariç, bodrum kat, asma kat ve çatı arasında yer alan mekanlar ve ortak alanlar dahil yapının inşa edilen tüm katlarının alanını, Yapı yaklaşık maliyeti: Binalarda, Bakanlıkça her yıl yayımlanan mimarlık ve mühendislik hizmet bedellerinin hesabına esas yapı yaklaşık birim maliyetlerine ilişkin ilgili mevzuatta belirtilen birim maliyet ile yapı inşaat alanının çarpımından elde edilen bedeli; binalarda yapılacak değiştirme, güçlendirme ve esaslı onarım işlerinin ve bina dışında kalan yapı larda ise yapının keşif bedelini, Taşıyıcı sistem: Yapıların; temel, betonarme, ahşap, çelik karkas, duvar, döşeme ve çatı gibi yük taşıyan ve aktaran bölümlerini ve istinat yapılarını, Yapı hasarı: Kullanımdan doğan hasarlar hariç, yapının fen ve sanat kurallarına aykırı, eksik, hatalı ve kusurlu yapılması nedeniyle yapıda meydana gelen ve yapının kullanımını engelleyen veya yapıda değer kaybı oluşturan her türlü hasarı, Yapı denetim kuruluşu: Bakanlıktan aldığı izin belgesi ile münhasıran yapı denetimi gö revini yapan, ortaklarının tamamı mimar ve mühendislerden oluşan tüzel kişiyi,
10 Yapı müteahhidi: Yapım işini, yapı sahibine karşı taahhüt eden veya ticarî amaçla ya da kendisi için şahsî finans kaynaklarını kullanarak üstlenen, ilgili meslek odasına kayıtlı, gerç ek ve tüzel kişiyi, Proje müellifi: Mimarlık, mühendislik tasarım hizmetlerini iştigal konusu olarak seçmiş, yap ının etüt ve projelerini hazırlayan gerçek ve tüzel kişiyi, Denetçi mimar ve mühendis: İlgili mühendis ve mimar meslek odalarına üyeliği devam eden ve Bakanlıkça denetçi belgesi verilmiş mühendis ve mimarları, Laboratuvar: İnşaat ve yapı malzemeleri ile ilgili ham madde ve mamul madde üzerinde ilgili standartlarına veya teknik şartnamelerine göre ölçüm, muayene, kalibrasyon yapabilen ve diğer özelliklerini tayin eden, Bakanlıktan izin almış tesisi ifade eder. Sistem ile ilgili kanun tanımlamalarının dışında yer alan bazı tanımlamalar yer almaktadır. Bunlar da altta belirtilmektedir. Yapıya İlişkin Bilgi Formu (YİBF): Yapıya İlişkin Bilgi Formu (YIBF); herbir yapının parselde yapılacak yapım işine ait bilgileri içeren bilgi föyüdür. nde tüm işlemler YİBF'ler üzerinde tanımlanmıştır. Bir yapının tarihçesidir. Yapı İşleri Genel Müdürlüğü (YİGM): Yapı İşleri Genel Müdürlüğü (YIGM); T.C. Bayındırlık ve İskan Bakanlığı bünyesinde 4708 sayılı kanun ile yapı denetim faaliyetlerinin yürütücüsü olarak yetkilendirilmiş Genel Müdürlük'dür. Bazı yerlerde kısaca Kurum olarak kullanılmıştır. Yardımcı Kontrol Elemanı (YKE): Denetçi mimar ve mühendisler ile birlikte firma bünyesinde görev alan yardımcı teknik elemanlar. Güncel YİBF: Ruhsat onayını almış olan ve yapım süreci devam eden bir yapıya ilişkin bilgi formu.
Sözlük 11 Seviye Tespit: İşin ilgili idare tarafından yapılacak inceleme sonucunda belirlenen tamamlanma yüzdesi. Hakediş: Bir YİBF'e ait olan yapı bölümü veya kısmi yapı bölümünün tamamlanması ile yapı denetim kuruluşunun tamamlanan bölüm ile vermiş olduğu hizmet karşılığında kazanmış olduğu mali hak. Hizmet Süresi: İşin tamamlanması için öngörülen süre. Bu süre içinde YDK 4708 sayılı Kanunun 2. maddesinde belirtilen görevleri yerine getirmekle yükümlüdür. Hizmet Bedeli: Yapı yaklaşık maliyeti ile hizmet bedellerine esas oranların çarpımı ile elde edilen bedeldir. Hizmet Bedeli Oranı: Hizmet bedelinin tespiti için 4708 sayılı Kanununa dayalı olarak asgari değeri belirlenmiş oran. Denetim Tutanağı: YİGM tarafından ya da İl Bayındırlık ve İskan Müdürlükleri tarafından YDK'nın bürosuna ya da denetimini üstlendiği herhangi bir yapının şantiyesine yapılan denetim ile ilgili tutanak kaydı Denetim Bilgisi: Yapı Denetim Kuruluşunun yapının mevzuata uygunluğunu tespit için yaptığı denetimler ile sonrası tutulan tespit tutanaklarıdır. LİBK: Laboratuvar izin belgelerinin kurum tarafından olumlu ya da olumsuz karara bağlandığı komisyon
Bölüm III
3 13 Türkiye'de Türkiye'de kaliteli yapı yapılmasını sağlamak üzere proje ve yapı denetimini gerçekleştirmek ve 19 pilot ilde uygulanan 4708 sayılı kanun ve ilgili mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirmek için kanuni bir altyapı ve yürütme bulunmaktadır. Bu yürütme faaliyeti T.C. Bayındırlık ve İskan Bakanlığı na bağlı Yapı İşleri Genel Müdürlüğüne verilmiştir. Bu mevzuat dahilinde çeşitli kamu ve özel sektör organları ve bunların hak ve sorumluluklar detaylı olarak tanımlanmıştır., Türkiye'deki yapı denetiminde yer alan özel ve tüzel kişiliklerin kendi sorumluluklarındaki görevlerini daha kaliteli takip edilebilir ve verimli bir biçimde yerine getirebilmelerini sağlamak amacını güden bir yazılım otomasyon sistemidir. Sistem, yürütme görevini üstlenen T.C. Bayındırlık ve İskan Bakanlığı na bağlı Yapı İşleri Genel Müdürlüğü (YİGM) tarafından işletilmektedir. YİGM, yapı denetiminde yer alan diğer tüm kişi, kurum ve kuruluşlarına ilgili görevleri çerçevesinde sistem yetkisi verir. Bu kullanıcı tipleri aşağıdaki şemada özetle aktarılmaya çalışılmıştır. Kullanıcıları
14 Geliştirilen yeni sistem; işleyiş bakımından farklı bir yöntem izlemektedir. Bu nedenle altta yer alan tablo; kullanıcılarına, yeni işleyiş ile ilgili yön göstermesi amacıyla hazırlanmıştır., yukarıda belirtilen tüm oyuncuların kendi görevleri ile ilgili olan işlemleri yapmasını sağlayarak, verimliliği arttıracak, yalın, şeffaf, izlenebilir ve yönetilebilir bir yapı denetimi işleyişi sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Yapı Denetimi şu anda yalnız 4708 sayılı kanunda belirtilen 19 adet pilot ilde yapılmaktadır. Bunlar Adana, Ankara, Antalya, Aydın, Balıkesir, Bolu, Bursa, Çanakkale, Denizli, Düzce, Eskişehir, Gaziantep, Hatay, İstanbul, İzmir, Kocaeli, Sakarya, Tekirdağ, Yalova illerimizdir.
3.1 15 Sistem Özellikleri...... bir internet (web) uygulamasıdır. 'ne internet erişimine sahip standart bir bilgisayar (masaüstü, dizüstü) ile www.yigm.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.... bilgisayarınıza program kurulumu gerektirmez. bir web uygulaması olduğundan bilgisayarınıza bir program kurulumu gerektirmez. Sisteme bir internet kafeden bile erişim sağlayabilirsiniz.... kullanmak için sizin adınıza açılmış bir hesabınızın ve şifrenizin olması gerekmektedir. Sistemden otomatik olarak verilen kullanıcı adınız değiştirilemmez. XXX-XXXXX-XXX formatına sahip yarı anlamlı sistem kimliğinizdir. Bu ismi not etmeli ve unutmamalısınız. Şifreniz size hesabınız açıldığında ulaştırılacaktır. Şifrenizi değiştirebilir, unutmanız durumunda hatırlatma e-postası talep edebilirsiniz. Kullanıcı adınızı (sistem yöneticisi dışında) ve şifrenizi kimseye söylemeyiniz. Bu konuda yardıma ihtiyacınız olduğunda sistem yöneticinize başvurunuz.... kullanıcı rolünüze göre basit bir arayüze sahiptir. Kullanıcı hesabınızın özelliklerine göre, sadece ihtiyacınız olan kadarını özetleyen bir arayüze sahiptir. Sizin için gereksiz olan bilgiler; sistemde süzüldüğünden basit bir kullanım hedeflenmektedir.... kolay kullanıma sahiptir. Bir internet eposta hizmeti kadar kolay bir kullanımı olduğundan zorluk çekmeden işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.... her zaman en güncel bilgilere ulaşırsınız. Hesabınızdaki tüm işlemler ve bilgiler aynen internet bankacılığında olduğu gibi en güncel bilgilerdir. (mesela ruhsat başvurusu ilgili idareler tarafından onaylandığı an bilgilendirilirsiniz.)... beyana dayalı bir sistemdir ve kullanıcılarına sorumluluk yükler. nde verdiğiniz tüm bilgiler sizin kullanıcı hesabınızla yapılmış olunan beyanlar niteliğindedir. Lütfen işlemlerinizde doğru ve eksiksiz bilgi veriniz, verdiğiniz bilgiler beyanınız sayılacaktır. Sistem teknik olarak sistemi kullanıcı kayıtlarını tuttuğundan kullanıcı hesabınızı sizin haricinizde kimsenin kullanmasına izin vermeyiniz!
16... bir yazılım otomasyon sistemidir. Sistem işlemlerinize göre otomatik olarak bir sonraki adıma sizi yönlendirerek size yardımcı olur. Yaptığınız işlemin bir sonraki adımı başka mercileri ilgilendiriyor ise onları uyarır ve iş listelerine sizinle ilgili olan işlemi ekler. Böylece işlemler akıcı ve verimli olur. 3.2 Sisteme İlk Adım (Giriş) Size verilmiş ve geçerli olan bir kullanıcı adınız ve şifrenizin olduğunu varsayarak, sisteme ilk girişinizi ve genel özelliklerine bakalım. Sisteme Giriş 1. Internet tarayıcısında adresinin açılması http://ydk.yigm.gov.tr adresini yazınız ve bu adresteki Yapı Denetim Komisyonu web sitesinden 'ne Giriş kısayolunu seçerek uygulama giriş ekranını açınız. 2. Uygulaması'nın açılması
17 Ekranın solunda yer alan menüde üzerine tıklandığında Yapı Denetimi Sistemi'ne giriş ekranını açınız. 3. Kullanıcı adı ve şifre ekranı
18 Kullanıcı adınızı ve şifrenizi yazınız. Ayrıca bu ekranda güvenlik şifresi adı verilen rastgele harflerden oluşan bir harf dizisini ilgili alana aynen yazmanız gerekmektedir. Bu sistemi yazılım saldırılarına karşı korumak maksadını taşıyan bir mekanizmadır. Sonra Giriş butonuna basınız. 4. Giriş Ekranı Tebrikler! Sisteme başarıyla girişinizi yaptınız.
3.3 19 Sistem Arayüz Ekranı Sistem arayüz ekranı üç bölüme ayrılmıştır: 1. Kısayol Menüsü: Bu menüde hızlı erişime ihtiyaç duyacağınız işlemlerin sekmeleri bulunmaktadır. 2. Ana Menü: Sistemde yapılacak tüm işlemler bu menü ve altmenülerinden yapılacaktır. 3. Ana Ekran: Yapacağınız işlemlerle ilgili bilgi özetinin yer aldığı veya bilgi girişinin yapıldığı ekrandır. Bu alanda aşağıdaki tipte bileşenler bulacaksınız.
20 Giriş Alanları:Bu alanda işlem ile ilgili sizden bilgi girişi istenmektedir. Bu alanın eğer etrafı kırmızı ile çevrelenmişse bu alan ZORUNLU alandır. Doldurulması şarttır ve boş bırakılırsa sistem kabul etmeyecektir. Butonlar: Bu ekranda yapabileceğiniz ilgili eylemleri gerçekleştirmenizi sağlar. Bilgileri kaydetmek, vazgeçmek, ruhsat başvurusu yapmak ve benzeri gibi. Arama Alanı: Listeleme ekranlarının en üstünde yer alır. Listede gösterilmesini istediğiniz öğelerin özelliklerine göre filtrelenmesini sağlar. Liste Alanı: İlgili ekran başlığına uygun olan öğelerin listelendiği alandır. Navigasyon İkonları: Bir sayfaya sığmayan öğeleri için diğer sayfalarda dolaşabilmenizi sağlar. Eylem İkonları: Butonlarla aynı görevi görür, yalnız yanında gösterildiği öğe ile ilgili eylem yapmanızı sağlar. O öğenin gösterilmesi, güncellenmesi gibi. 3.4 Sürüm Bilgileri Versiyon 1.0 (Tarih: 30.08.2007) nin ilk yayımlanan versiyonudur.
Bölüm IV
22 4 Genel Kullanıcı İşlemleri ni kullanmak için bir sistem hesabının bulunması gerekmektedir. Sistem kullanıcısı olan herkesin sistemde ortak olarak yapabildiği işlevler bulunur. Sistem giriş-çıkışı, şifre, e-posta adresi değişikliği, mesaj kutusu, işlem tarihçesi gibi işlevler tüm kullanıcılar için ortaktır. 4.1 Sistem Giriş & Çıkış Sisteme Giriş Sisteme İlk Adım (Giriş) Başlığında Sisteme nasıl giriş yapacağınız anlatılmıştı. Sistemden Çıkış Sistemden çıkış için Kısayol Menüsünde bulunan Çıkış kısayolu kullanılarak sistemden güvenli çıkış yapılabilir.
Genel Kullanıcı İşlemleri 4.2 23 Kullanıcı Bilgilerinde Güncelleme Her kullanıcı kendisi sistemde kullanılan kişisel bilgilerini değiştirebilir.
24 4.3 İşlemler Sistemde gerçekleşen birçok işlem, işlem zamanı, içeriği, kimler tarafından gerçekleştirildiği gibi birçok bilgilerle beraber kaydedilmektedir. Bu bilgiler; hem denetim açısından sonraki zamanlarda kullanılır, hem de güvenlik açısından kullanıcıların kendilerinin ve sistem yöneticilerinin, kullanıcıların ne zaman, hangi işleri gerçekleştirdiği sorusuna yanıt olarak kullanılır. Özet olarak YİBF'ler, YDK, denetçiler, yardımcı kontrol elemanları, hazır beton firmaları, laboratuvar firmaları ile ilgili birçok eylem ilgili bilgileriyle birlikte kaydedilir. Kullanıcılar İşlem Tarihçesi altından kendi gerçekleştirdikleri işlemlerin neler olduklarını ana menüde inceleyebilirler. Bazı işlemler gerçekleştiğinde ilgili olan YDK, denetçi, kurum personeli bu işlem hakkında bilgilendirilir veya uyarılırlar. 4.4 Mesajlar Sistemde iki tip mesaj bulunmaktadır. 1. Sistem Mesajları: Oluşan işlemlerle ilgili olarak eğer kullanıcının bilgilendirilmesi gerekiyorsa sistem işlemin içeriğini kullanıcıya mesaj olarak gönderir. 2. Kullanıcı Mesajları: Kullanıcılar yardım/sorun giderme amacıyla sistem yöneticilerine mesaj gönderebilirler ve alabilirler. Mesajların bir kopyası eğer kullanıcının e-posta adresi bulunuyorsa e-posta olarak da gönderilir.
Bölüm V
26 5 Komisyon İşlemleri Yapı Denetimi mevzuatı, yapı denetimini gerçekleştirecek olan şirketlerin mevzuata uygun biçimde kurulması, eleman istihdamı ve işletmesini öngörmektedir. Şirketlerin yeterliliğini inceleyip, olumlu olması durumunda "Yapı Denetim Kuruluşu İzin Belgesi" ile yetkilendirmesini gerçekleştiren Yapı Denetim Komisyonu bulunmaktadır. Yine bu kuruluşlarda çalışacak ve denetimde görev alacak denetçi personelin de Komisyon onayını alarak "Denetçi Belgesi" almaları gerekmektedir. Yapı denetim kuruluşu izin belgeleri ve denetçi belgeleri, yapılan başvuruların ortalama ayda iki kez düzenlenen komisyonlarda, ayrı ayrı Komisyon üyeleri tarafından incelenip onaylanmasından sonra verilir. Yapı Denetim Komisyonu Sekreteryası komisyon tarihleri girişini yapar. Belge başvuruları için websitesi üzerinden denetçi ya da yapı denetim kuruluşu aday hesabı açılıp ilgili bilgiler doldurularak online başvurunun yapılması gerekmektedir. Başvuru sonrasında gereken evraklar kuruma teslim edildiğinde bu başvurular sistem üzerinden Komisyon Üyelerine dağıtılır. İnceleme sonuçları yine Komisyon Sekreteryası tarafından sisteme işlenir. Olumlu sonuçlananların belgelendirme işlemleri gerçekleştirilir. Olumsuz sonuçlarda eksik evraklarla ilgili adayların tekrar başvurması ve değerlendirilmesi mümkündür.
Komisyon İşlemleri 5.1 27 İzin Belgesi Başvuruları YDK İzin Belgesi ve Denetçi Belgesi başvuruları dört etapta yapılmaktadır. 1. Sistem hesabı açılması : Yapı İşleri Genel Müdürlüğü web sitesi üzerinden ilgili kısayolları tıklayarak bilgiler doldurularak sistem hesabı açılır. Bu etapta verilen bilgiler sonradan değiştirilemeyeceğinden doğruluğundan kesinlikle emin olunmalıdır. Kullanıcı adı ve şifre; verilmiş olan e-posta hesabına gönderilecektir. 2. Bilgilerin doldurulması: Gönderilen bilgilerle sisteme giriş yapıldığında çıkan bilgiler doldurulmalıdır. 3. Başvurunun yapılması: Bilgilerin tamamlandığından emin olunduğunda Belge Başvurusu Yap butonu ile başvuru gerçekleştirilmelidir. 4. Gerekli evrakların kuruma iletilmesi: Başvuru ile ilgili olan evraklar kuruma iletilir. Bu belgeler kuruma ulaşmadıkça başvuru işleme alınmayacaktır!
Bölüm VI
YİBF İşlemleri 6 29 YİBF İşlemleri Yapıya İlişkin Bilgi Formu (YIBF); herbir yapının parselde yapılacak yapım işine ait bilgileri içeren bilgi föyüdür. Yapı Denetim Sisteminde tüm işlemler YİBF'ler üzerinde tanımlanmıştır. Bir yapının tarihçesidir. nde tüm işlemler YİBF'ler üzerinde tanımlanmıştır. YİBF bir yapının tarihçesidir. Yapının mevzuat ile ilgili olan tüm bilgilerinin özetini içerir. Bu bilgiler YDK tarafından beyan ile sisteme girilir. Bilgilerde değişiklik olması durumunda, YDK'ların bu YİBF ile ilgili olan idareye yaptıkları yazılı başvuru sonrasında İlgili İdareler (belediye) tarafından değişiklik sisteme girilir. Aynı Ada ve Parsel bilgisine sahip, fakat farklı tip, yapı cinsi ve benzeri farklılıklar içeren YİBF'lere YİBF Grubu denir. 6.1 YİBF'in Yaşam Döngüsü Yapıya İlişkin Bilgi Formu, sistemde en merkezi rol durumundadır. YİBF'in sistemde oluş turulmasından işin sonlanmasına kadar çok çeşitli kullanıcılar tarafından farklı açılardan de ğiştirilir, kullanılır ve üzerinde ilgili işlemler gerçekleştirilir. YDK'nın sisteme girişi ile yaşam döngüsüne başlar, bu bölümde anlatılacak süreçlerle durumu güncellenir ve ilgili kullanıcılar ve uygulama için anlamı değişir. Bu durumlara göre kullanıcıların YİBF ile ilgili yapabilecekleri işlemler farklılaşır. YİBF ile ilgili yaşam döngüsü aşağıdaki gibidir
Bölüm VII
YDK ve Personel İşlemleri 7 31 YDK ve Personel İşlemleri Sistemde kayıtlı olan yapı denetim kuruluşları ve denetim personeli bilgileri çeşitli sebeplerle değişikliklere uğrar. Yapı denetim kuruluşları ve denetçiler; Yapı Denetim Komisyonu tarafından belgelendirildiklerinden, oluşan değişikliklerin Komisyon tarafından incelenerek, gerekliliği değerlendirilir. Bu sebeple YDK ve denetçiler, bu tip değişiklikleri Yapı Denetim Komisyonuna yapacakları başvurular ile gerçekleştireceklerdir. Bunun dışındaki personelin işe başlama ve istifa bilgileri gibi tüm değişiklikler, Bayındırlık İl Müdürlükleri tarafından gerçekleştirilir. 7.1 Denetçi Bilgilerinde Değişiklik Denetçi bilgilerindeki değişiklikler, mevzuat gereği Denetçi Belgesi'nin durumunu etkileyebileceğinden Yapı Denetim Komisyonu'nun onayını gerektirir. Denetçi bilgilerindeki değişikliklerin sisteme girişi için Denetçinin yazılı olarak Yapı Denetim Komisyonuna başvurması gerekir. Bu başvuru sonucunda değişiklik Komisyon tarafından incelenir eğer uygun görülürse Komisyon Sekreteryası tarafından sistemdeki güncellemesi yapılır. Komisyon incelemesini gerektirmeyen iletişim bilgilerindeki değişiklikler ise; Denetçi tarafından sistemde gerçekleştirir. Denetçinin işe başlama ve istifası ise, Bayındırlık İl Müdürlükleri tarafından sistemde güncellenir. 7.2 Denetçi ve YKE İşe Başlama / İstifaları Denetim personeli olan denetçiler ve yardımcı kontrol elemanları aynı anda sadece bir YDK'da çalışabilirler. Denetçiler bir YDK'dan istifalarından sonra en az 30 gün sonra başka bir YDK'da işe başlayabilirler. Denetim Personellerinin işe başlaması ve istifaları ile ilgili evraklar İl Bayındırlık ve İskan Müdürlüklerine iletilir ve bilgiler İl Müdürlükleri tarafından sistemde güncellenir. Personelin hangi kuruluşlarda, hangi tarihler arasında çalıştıklarını gösterir kariyer bilgileri sistemde tutulmaktadır.
Bölüm VIII
Denetim İşlemleri 8 33 Denetim İşlemleri Yapı denetiminin ana organları olan; yapı denetim kuruluşları ve bu kuruluşlarda çalışan denetçi ve yardımcı kontrol elemanlarının işlerini mevzuatın gerektirdiği şekilde yapmaları, yapı denetiminin kalitesi ile doğrudan ilgilidir. Buna yönelik olarak, Yapı İşleri Genel Müdürlüğü, İl Bayındırlık ve İskan Müdürlükleri ve ilgili idareler bu kişiler ile ilgili performans değerlendirmesi yaparlar. Yapılan denetimde eğer mevzuata aykırılık tespit edilirse ilgililer hakkında kanuni işlem başlatılır. 8.1 Denetçi Denetimi Denetçiler, denetimini üstlendikleri işlerde mevzuatın gerektirdiği kurallara uymak zorundadırlar. Denetçiler, mevzuat gereği her yılın sonunda o yıl denetimini üstlendikleri her bir iş için ayrı ayrı olmak üzere ilgili idare tarafından performanslarını gösterir sicil notu alırlar. 8.1.1 Siciller Yıl sonunda, sistem yöneticisi; ilan edilecek bir tarihte o yılın tüm iş kayıtları için denetçi sicil kayıtlarını oluşturur. Yine belirtilecek tarihe kadar idarelerin kendi menülerindeki ilgili Siciller sekmelerini kullanarak bu YİBF ve Denetçi ile ilgili sicil kayıtlarındaki 4 ayrı başlıktaki kriterleri toplam 100 üzerinden değerlendirmesi gerekir. Eğer 60 dahil ve üzerinde bir not verirse bu denetçi için olumlu bir sicil sayılır ve bir işlem gerektirmez. 60 puan altında olan siciller kurum denetim kullanıcısı tarafından incelenir ve belgelendirilirse olumsuz sicil olarak kayıt altına alınır. 1. Tüm siciller ilgili Denetçi ve YİBF'lerin sicil listesinde kalır 2. Olumsuz siciller oluştuğunda sicil kriterleri kontrol edilecek ve Kurum ilgili işlemi yapması için uyarılır Eğer Denetçi üst üste 2 yıl olumsuz sicil alırsa, denetçi belgesi iptal edilir ve meslek odasına bilgi verilir. Eğer Denetçi toplam 3 defa olumsuz sicil almışsa, denetçi belgesi yenilenmez.
Bölüm IX
Kullanıcı Referans Dokümanları 9 35 Kullanıcı Referans Dokümanları Bu bölümde kullanıcılarının sistemi kullanırken karşılaşacakları ekranlar detaylı olarak tanıtılacaktır. Bu sayfalara içinden Yardım butonunu seçerek de ulaşabilirsiniz. 9.1 Giriş 'ni Denetçi olarak kullanıyorsunuz. Yapı denetimi Sistemi'nde sorumluluğunuzda bulunan YİBF'ler, bu YİBF'lerin toplam alanı, boş alan bilgileriniz gibi bilgilerin en güncel durumlarına sisteme giriş yaparak ulaşabilirsiniz. İletişim bilgilerinizdeki güncellemeleri kendiniz yapabilirsiniz, mesleki bilgilerinizde değişiklik varsa, lütfen Yapı Denetim Komisyonu Başkanlığı'na bildiriniz. Bir Yapı Denetim Kuruluşu, belge başvurusu aşamasında sizi kuruluşunda görevlendiriyorsa, Denetçi İşlemleri altında YDK'da İşe Başlama menüsünde bu YDK'nın çağrısını onaylamalısınız. Lütfen kullanıcı adınızı ve şifrenizi kimseyle paylaşmayınız. Unutmayın, bu kullanıcı adıyla yapacağınız tüm işlemler sizin sorumluluğunuzda bulunmaktadır. 9.2 Denetçi İşlemleri Denetçi İşlemleri menüsü altında üç alt başlık bulunmaktadır. Bunlar; Denetim Bilgileri Bilgi Değişikliği YDK da İşe Başlama alt başlıklarıdır. 9.2.1 Denetim Bilgileri Denetim Bilgileri menüsüne girildiğinde Denetçi Bilgileri Özeti ekranı çıkmaktadır. Bu ekran üç bölümden oluşmaktadır. Bunlardan birincisi denetçi bilgileridir. İkinci bölümde, toplam denetim bilgileri hakkında bilgi verilmektedir. Üçüncü bölümde ise YİBF Listesi bulunmaktadır. Listede YİBF'lere ait YİBF No, YDK, Yapı Sahibi, Ada/Parsel, Alan ve Seviye bilgileri bulunmaktadır. Bu bilgilerin sonunda iki adet ikon kolonu bulunmaktadır. Bu kolonlardan ilkinde yer alan ikonlar bilgi amaçlıdır.
36 Ruhsat Bekliyor YİBF ikonu; YİBF in ruhsat beklediğini, eden bir YİBF olduğunu ve Güncel YİBF ikonu; devam Ruhsat Başvuru Bekliyor YİBF ikonu ise; YİBF'in henüz ruhsat başvurusu beklediğini anlatmaktadır. İkinci kolonda bulunan Göster ikonuna basıldığında; ana bilgiler, yapı bilgileri, proje ve proje müellifi bilgileri, sözleşme bilgileri, görevli denetçi ve yardımcı kontrol elemanları ile hakediş bilgilerinin yer aldığı YİBF Bilgileri ekranı çıkmaktadır.
Kullanıcı Referans Dokümanları 9.2.2 37 Bilgi Değişikliği Bilgi Değişikliği menüsüne girildiğinde Denetçi Bilgileri ekranı çıkmaktadır. Bu ekran üç bölümden oluşmaktadır. Bu bölümlerden sadece iletişim bilgileri bölümü güncellenebilmektedir. Kişisel Bilgiler ve Mesleki Bilgiler güncellenebilir nitelikte değildir. İletişim Bilgileri üzerinde güncellemeler yapılmış ise, bunların kaydedilmesi için Güncelle butonuna basılır.
38 9.2.3 YDK da İşe Başlama Bu menü herhangi bir YDK Adayı tarafından; davet geldiğinde aktif olan bir menüdür. Menüye girildiğinde Yapı Denetim Kuruluşuna Eklenme Kararı ekranı çıkmaktadır. Bu ekran iki bölümden oluşmaktadır. Bu bölümlerden ilki bilgi niteliğindedir. İkinci bölümde ise denetçi için davet gönderen YDK Adayı vaya YDK ile ilgili bilgiler yer almaktadır. Denetçi; altta yer alan Onayla ve Reddet butonları sayesinde yapılan daveti onaylar veya reddeder. 9.3 Mesajlarım Mesajlar, sistemin haberleşme altyapısıdır. Bu bölüm; hem sistemde meydana gelen olaylarla ilgili olarak bilgilendirme ve uyarma, hem de kullanıcılar arasında haberleşme amacıyla kullanılmaktadır.
Kullanıcı Referans Dokümanları 9.3.1 39 Yeni Mesaj Bu ekranda Başlık ve Mesaj alanlarını kullanarak sormak istediğiniz soru ya da yaşadığınız sorunlarla ilgili Sistem Yöneticisine mesaj atabilirsiniz. 9.3.2 Gelen Kutusu Bu ekranda size gönderilmiş olan mesajları görebilirsiniz. Mesajın yanında ünlem işareti bulunuyorsa bu mesajı okumadığınız anlamına gelir. Mesajı Göster ikonuna basarak okuyabilirsiniz.
40 9.3.3 Giden Kutusu Bu ekranda göndermiş olduğunuz mesajları görebilirsiniz. Mesajın yanında ünlem işareti bulunuyorsa bu mesajı okumadığınız anlamına gelir. Mesajın e-posta ile gönderilip gönderilmediği ve okunup okunmadığı bilgileri de bu ekranda listelenmektedir. Mesajın yanında bulunan Göster ikonuna basıldığında mesaja ilişkin detay bilgileri bulabilirsiniz.
Kullanıcı Referans Dokümanları 9.4 41 İşlemlerim Sistemde gerçekleşen birçok işlem, işlem zamanı, içeriği, kimler tarafından gerçekleştirildiği gibi birçok bilgilerle beraber kaydedilmektedir. Bu bilgiler; hem denetim açısından sonraki zamanlarda kullanılır, hem de güvenlik açısından kullanıcıların kendilerinin ve sistem yöneticilerinin, kullanıcıların ne zaman, hangi işleri gerçekleştirdiği sorusuna yanıt olarak kullanılır. Özet olarak YİBF'ler, YDK, denetçiler, yardımcı kontrol elemanları, hazır beton firmaları, laboratuvar firmaları ile ilgili birçok eylem ilgili bilgileriyle birlikte kaydedilir. Kullanıcılar İşlem Tarihçesi altından kendi gerçekleştirdikleri işlemlerin neler olduklarını ana menüde inceleyebilirler. Bazı işlemler gerçekleştiğinde ilgili olan YDK, denetçi, kurum personeli bu işlem hakkında bilgilendirilir veya uyarılırlar.
42 9.4.1 İşlem Tarihçesi Bu ekranda ilgili işlemlerin listesi verilir. Bu işlemlerin başlık, zaman bilgileri verilir. İstenirse Göster ikonuyla işlemin detay bilgilerine bakılabilir. 9.4.2 İşlem Bilgileri Bu ekranda işlemin detaylı olarak bilgileri gösterilir, varsa bu işlem ile ilgili gönderilmiş mesajlar listelenir.