Dünya Çapında Yolsuzlukla Mücadele Polikası I. Amaç Birçok ülkenin yasasına göre rüşvet teklif etmek veya almak, komisyon ya da diğer yolsuz ödeme tekliflerinde bulunmak kanuna aykırıdır. Böyle bir durumda hem Eaton hem de elemanları para ve/veya hapis cezasına maruz kalabilir. Bu yolsuzlukla mücadele kanunları, Amerika harici yolsuzluk kanunu (FCPA) dâhil olmak üzere, yabancı hükümet görevlilerine, yabancı ülke parti görevlisi ya da yetkilisine ve resmi göreve aday kişilere kararlarını ve tavırlarını etkilemek ya da degiştirmek amacı ile değeri olan herhangi bir şey teklif etmek, vermek veya ödemede bulunmak kanunen suç sayılır. Bu yasa ve benzeri ödemeler sözü geçen ülkenin törelerine uygun olsa dahi geçerlidir. Bu uygulamanın amacı, Eaton şirketinin elemanları, yönetim kurulu üyeleri ve yöneticileri, tüm yan kurumları ve bağlı kuruluşlarının FCPA ve şirketin iş yaptığı ve yapmayı amaçladığı ülkelerin yolsuzlukla mücadele yasalarına uymasını sağlamaktadır. Uygulama aşağıdaki noktaları kapsar: Rüşvet, komisyon ya da benzeri yolsuz ödemeler Kolaylaştırıcı ve yol açıcı ödemeler Üçüncü şahıslarla ilişkiler II. Kapsam Bu şirket politikasi Eaton ın tüm elemanları, yönetim kurulu üyeleri ve yöneticileri için geçerlidir ve Eaton ın ahlak prensipleri ve dünya çapında hediye ve eğlence kuralları rehberi ile beraber okunmalıdır. III. Kural Rüşvet ve benzeri kanunsuz ödemeler Eaton şirket politikasına göre; dünyanın neresinde iş ilişkisinde olursa olsun, Eaton, tüm Elemanları, yönetim kurulu üyeleri, yöneticileri tüm yan kurumları ve bağlı kuruluşları, Eaton ı temsil etmekle görevli tüm şahıslar, danışmanlar ve onlara bağlı kurumlar geçerli yolsuzlukla mücadele yasalarına ve özellikle FCPA e uymak zorundadır. Eaton elemanları, doğrudan ya da dolaylı olarak rüşvet, komisyon veya başka yolsuzluk tekliflerinde bulunmak, istemek, vermek ya da değeri olan herhangi bir şeyi üçüncü bir şahısdan, devlet görevlisinden, devlet kurumlarından, özel kurumlardan ve organizasyonlardan almak veya vermekten ve teklif etmekten hiçbir istisnası olmaksızın men edilmişlerdir. 1
Bu yasağın geçerli olduğu durumlar: Dünya çapında, istisnasız Yöresel töreler ve âdetler, rekabet koşulları umursanmadan, temsilci, danışman, broker, üretici, imalatçı, anlaşmalı çalışan ve tüm diğer aracı olan ve Eaton adına üçüncü şahıslara dolaylı yoldan ödenen rüşvet, komisyon ve yolsuz ödemeler. Hiçbir eleman rüşvet vermeyi reddetmesinden doğacak gecikme veya kazanç kaybı için cezalandırılmayacaktır. Üçüncü şahıslarla ilişkiler Bu kurallar ortaklar, aracılar ve diğer üçüncü şahıslar tarafından yapılan rüşvet ve benzeri yolsuzluk tekliflerini yasaklar. Bu yüzden böyle bir durumu gözden kaçırmamak için bu tür iş birliklerinde en yüksek gayret ve dikkat sarf edilerek herhangi bir yolsuzluk olması önlenmelidir. Tüm gayret Eaton Şirketi için en saygın ve itibarlı temsilci ve aracılar ile çalışmasını sağlamaktır. Buna ilaveten, üçüncü şahıs temsilcileri ve aracılarla yapılan anlaşmalarda mümkün olduğu kadar yolsuzluk ihtimalini en aza indirecek önlemlerin alınması sağlanmalıdır. Hızlandırıcı ödemeler Amerikan kanunları hızlandırıcı ödemelere izin vermesine rağmen (bu ödemeler muhasebe kayıtlarında gösterildiği sürece), bu tür ödemeler birçok ABD dışı ülkede kanuna karşıdır. Hızlandırıcı ödemeler, ABD dışında hükümet görevlileri tarafından yapılması gereken zorunlu işlem ve kayıtların hızlandırılması için verilen az miktarda ödemelerdir. Hızlandırıcı ödemeler için bazı örnekler, ticari işlemler için rutin ruhsat alınması, çalışma izni veya vizelerin işlenmesi, telefon ya da posta servisini bağlatmak veya gümrükden mal çekimini hızlandırmak (tüm resmi ve kanuni evrak ve işlemleri tamamlandıktan sonra). Eaton kesinlikle hızlandırıcı ödeme uygulamasını yasaklar, aşağıda verilen iki istisna haricinde ve sadece hukuk departmanı onayladıktan sonra (eğer önceden onay almak mümkün olmadı ise böyle bir ödeme yapılmasının hemen akabinde.) * ödemenin yapılması bir elemanın (ya da yol arkadaşının) sağlığına, güvenliğine ya da ruhi sağlığına zarar verecekse veya * ödemenin yapılmaması, Eaton'a büyük maddi zarar ve ekonomik kayba sebep olacaksa ve verilen miktar karşılığı alınan servisin zaten kanunen Eaton a verilmesi gerekiyorsa. Örnek olarak verilebilecek durumlar; bir üretim tesisinin kanunen hakkı olan temel su, elektrik veya telefon servisinin bağlanmasının reddi ve bundan doğabilecek gecikmeyi önlemektir. 2
Muhasabe işlem ve kayıtları FCPA gerekçesinde bu tür tüm ödemelerin muhasebe kayıtlarında gösterilmesi gerektiği için ödeme yapıldığında müfettişe bildirilip hızlandırıcı ödeme olarak işlenmesi gerekmektedir. Doğru kayıt yapılmadığı takdirde, onaylanmış bir ödeme bile Eaton'ı kanunen mesuliyet altında bırakabilir. 3
Dünya çapında yolsuzluğa karşı korunma Şirket kuralları - Ek Örnekler: Gelişmekte olan bir pazarda bir hükümet enspektörü tesisimizde çok sayıda küçük güvenlik ihlalleri buldu. Eğer o an kendisine bir ceza ödemezseniz hemen tesisi kapatmak ile tehdit ediyor. Analiz: Bu durumda hemen hukuk departmanını arayın. Biz her ne kadar gereksiz bürokratik problemlerden uzak kalmak istesek de bir enspektöre ödeme yapmak hem uygunsuz hem de kanunlara aykırı bir davranış olur. Bir alım satım müdürü, Eaton ile uzun vadeli bir anlaşma yapması için Eaton'ın satış fiyatından bir miktar iade etmesini istiyor. Analiz: Eğer anlaşmaya varmak için alım fiyatından bir miktarını iade etmeyi kabul edecekseniz, tabii önce ticari anlamda hala kârlı bir anlaşma olması şartı ile, iadenin yapıldığı hesabın gerçekten anlaşma yaptığınız şirkete ait olduğundan emin olun. Kesinlikle hesap, alım satım müdürüne, özel kişiye veya bir üçüncü şahsa ait olmamalı. Ödeme veya mal yönlendirme ile ilgili normal dışı taleplerle karşı karşıya kaldığınız zamanlarda, bu taleplerin kanunlara uygun olmasına dikkat edin, uygunsuz entrika veya düzenlemelere izin vermeyin. Eaton gelişmekte olan bir pazarda yeni bir tesis için arazi satın almak istiyor. Bu arazi yerel hükümetin malı. Bir emlak komisyoncusu, alım fiyatının %25'ine denk bir komisyon karşılığı hükümetteki bağlantıları kanalıyla bu satışı gerçekleştirmeyi vaat ediyor. Bu komisyonu öder misiniz? Analiz: Hayır, Komisyonun yüksekliği ve brokerin hükümet ile olan bağlantıları işlemlerin uygunsuz olduğunu gösteriyor. Asayiş bozukluğu gösteren bir ülkeden çıkış yapmak isterken, gümrük görevlisi sizden işlemlerinizin yapılması için 20$ taleb ediyor. Analiz: Bu durumda istenilen parayı ödeyebilirsiniz. Hemen hukuk departmanına haber verip paranın kaydını yaptığınız sürece. 4
Bir müşteri sizden iki fatura kesmenizi istiyor, ilki gerçek miktarı gösteren, ikincisi daha yüksek miktarda olan. Kendisi ilkini ödeyecek ve ikinci faturayı kendi müşterisine delil olarak kullanacak. Bu kabul edilebilir bir davranış mıdır? Analiz: Hayır. Yüksek tutarlı bir fatura keserek, Eaton müşterisi belki bir dolandırıcılık girişiminde bulunacak. Faturayı uygunsuzca kullanan müşteri olmasına rağmen, bu durum Eaton'ı mesuliyet altında bırakabilir. Aynı durum, müşteri eğer düşük miktarlı bir ikinci fatura istese de geçerlidir. Müşteri düşük miktarlı faturayı gümrük işlemleri için kullanırsa Eaton, müşterinin gümrük vergisi kaçırmasına yardımcı olmuş olur. Eaton gelişmekte olan pazarlardan birinde olan önemli bir müşterisine büyük bir sipariş yolluyor. Fakat mal evraklarda doğru belirtilmesine rağmen konteyner tehlikeli madde diye işaretlenmediği için gümrükte tutuluyor. Bu gecikmeden dolayı teslim tarihini kaçırma riskine giriyoruz. Üçüncü parti nakliyecimiz, bize küçük bir ücret karşılığı gümrük görevlilerinin bu çelişkili bilgiye göz yumabileceğini söylüyor. Bu iyi bir fikir mi sizce? Analiz: Hayır. Eaton elemanı olarak böyle ödemeler yapmanız yasaktır, nakliye şirketinin sizin adınıza ödeme yapması da, sizin yapmış olmanız anlamına gelir. Bize yasak olan hiçbir şeyi başka bir kişiden bizim adımıza yapmasını isteyemeyiz. Yeni müşteri bulma ve devlet kurumları ile anlaşma yapmada size yardımcı olacak bir danışman işe almak istiyorsunuz. Bu danışman sizden $100.000,00 tutarında bir lojistik ön ödemesi istiyor ve ayrıca her yapılan anlaşmadan da %25 komisyon talep ediyor. Bu şahsın Eaton ürünleri ile hiç iş tecrübesi yok fakat iş bitiricidir namına sahip. Böyle bir anlaşmaya girer misiniz? Analiz: Çok tedbirli davranarak ve yapılan anlaşmada kendimizi titiz bir şekilde koruyarak girebiliriz. Böyle bir anlaşmaya bakıldığı zaman kanunsuz olmamasına rağmen, yeterli dikkat gösterilmediği takdirde başta FCPA olmak üzere birçok yolsuzluk kanunu ihlal etmemize sebep olabilir. Olağan dışı ön ödemeler ve komisyon mevzu bahis olduğu zaman dikkatli ve tedbirli davranın, özellikle bu şahıslar, devlet kurumları ile iş yapıyor ise size sattıkları bağlantı olabilir. FCPA analizi için bilerek üçüncü şahısların yolsuzluk yaptığını göz ardı ederek hareket edebilirsiniz. Böyle durumlarda bu şahıslarla ilişkinizde tedbir ve anlaşmada doğru dil kullanmak için mutlaka hukuk departmanından yardım alın. 5
Orta Doğu da bir ihaleye teklif vermek için bir şirketle ortaklığa giriyorsunuz. Ortaklık görüşmelerinde yeni ortağınız çeşitli ülkelerde üçüncü şahıslarla çok sayıda yolsuzluk kapsayan anlaşmalar içinde olduğunu açıklıyor. Bu anlaşmalardan bazıları devlet görevlileri ile tanışmalara aracı olmaları için yapılmış ve ortağınız bu ülkelerde iş yapmak için bu tür ilişkinin şart olduğunu söylüyor. Böyle bir ortaklığa girer misiniz? Analiz: Daha fazla bilgi olmadan hayır. Müstakbel ortağınız bu anlaşmaları sizinle ortak olmadan önce yapmış olsa da, ilerisi için hukuki ve ticari problemler yaratabilir. Bu ödeme karşı tanıştırılmalar, yolsuzluk diye tanımlanabilir. Eaton elemanı yolsuzluğa dâhil olmasa bile yaptığı ortaklık yüzünden Eaton FCPA ve diğer yolsuzluk kanunlarına göre mesuliyet sahibi olabilir. Ticari açıdan bakıldığında yeni ortağın geçmişte kanunsuz yollardan devlet işleri bağlamış olması iş ilişkileri açısından ters tepki verebilir. Ortak iş anlaşmasına girmeden evvel muhakkak hukuk departmanı ile irtibata geçin. Bu işlemler sırasında kontratları ve diğer ilgili evrakları inceleyin, posizyonu önemli olan kişilerle görüşme yapın. Böylece girilmiş olan yeni ilişkilerde yolsuzluk olma ihtimalini ortadan kaldırırsınız. 6
Rüşvet ve komisyon nedir? SIKÇA SORULAN SORULAR Rüşvet bir hizmet karşılığı bir şahsın bir işlemi yapması ya da yapmaması için ve kararını etkilemesi karşılığı verilen ya da alınan nakit ödeme, hediye, kredi, ödül ve benzeri çıkar sağlamalarına denir. Şu örnekleri verebiliriz: (a)bir işin bağlanması için ödenen para, (b) Ticari ilişkilerde haksız avantaj kazanmak için yapılan ödeme, (c) Üçüncü bir şahsın fikrini veya kararını etkileyerek istenilen sonucu yaratmak için (mesala düşük vergi ) verilen para. Komisyon farklı bir rüşvet türüdür, kurallara göre yapılan bir ticari alışverişten bir miktarının kanunlara ya da ahlak kurallarına aykırı bir yoldan iadesine denir. Örnek olarak, ahlaksız bir üreticinin alım satım müdürüne şirketi ile yapacağı anlaşma karşılığı bir miktar ödemeyi söz vermesini gösterebiliriz. Eaton için bir şey yapmayı kabul eden bir şahsa nakit vermek yerine hediye veya bir iltimas sözü vermek, kabul edilir bir davranış mıdır? Hayır, rüşvet ve benzeri kanunen yasak ödemeler birçok şekilde olabilir ve her zaman para verilmesini gerektirmez. Bazı örnekler: Rüşvet vaadedilen şahsın bir yakınına iş vermek Hükümet pozisyonundan emekli olduğunda özel sektörde iş sözü vermek Abartılı ve pahalı hediyeler, cinsel avantaj ve hediyeler. Hükümet görevlilerine ve özel şirket elemanlarına verilen hediye, eğlence ve seyahat imkanlarının rüşvet olarak nitelendirilmemesine özen gösterin. Uygun hediye alıp verme kuralları için dünya çapında hediye ve eğlence kuralları rehberinden faydalanabilirsiniz. Hayırsever bağışlar da uygunsuz kabul edilebilir mi? Elemanlar rüşvete aracı olabilecek bağış veya sponsorluklardan uzak durmalıdırlar. Mesala ahlaksız bir hükümet görevlisi, bir ticari anlaşma için bizi düşünmeden evvel, bizim kendisinin seçtiği bir hayır kurumuna bağışta bulunmamızı isteyebilir. Böyle bir bağış yapmadan evvel mutlaka hukuk departmanından onay alın. Böylelikle (a) Hayır kurumunun kanuni ve gerçek bir kurum olduğunu, (b) Yapılan bağışın adı geçen memurun kendine ya da ailesine iletilmeyeceğini, (c) Yapılan bağışın kayıtlarımızda kanuna uygun bir şekilde gider olarak gösterilmiş olmasını, (d) Verilen ödemenin kanunlara aykırı olmamasını, (e) Bağışın memurun fikrini etkilemek için verilmemiş olmasını sağlamış oluruz. 7
Müşteriye satış karşılığı gerçek meblağdan yüksek veya düşük miktar fatura kesilmesi mümkün müdür? Hayır. Tüm kesilen faturalar işlem sırasında uygulanan miktarı doğru bir şekilde göstermek zorundadır. Müşterinin vereceği hiçbir açıklama bu kuralları değiştirmeye yeterli değildir. Devlet görevlisi nedir? Eğer bir müşteri devlet malı ise alım satım müdürü devlet görevlisi mi sayılır? Devlet veya hükümet görevlisi çok geniş kapsamlı bir deyimdir. Bir devletin hukuki, idari, kanuni tüm makam ve bölümlerinde çalışan her mevkideki görevliler, devlet görevlisidir. Ayrıca devlet malı olan şirketlerin yönetim kurulu üyeleri ve elemanları da devlet görevlisi olarak tanımlanır. Bu tanım sadece, göreve seçilerek gelen şahıslar, gümrük memurları, vergi müfettişleri, devlet kontrolörleri haricinde devlet tarafında tutulan yatırımlarda çalışanları da kapsar. (a) Bir devlet organizasyonunu resmi kapasitede temsil eden her şahıs, (b) Dünya bankası, Avrupa Birligi gibi uluslararası kurumların tüm yönetim üyeleri ve çalışanları, ve (c) Yabancı ülke politik partileri, parti üyeleri ve adayları da devlet memuru kapsamına girer. Lütfen aklınızdan çıkarmayın ki, devlet görevlisi olup olmaksızın bu kurallar tüm iş birliği yapılan şahıslar için geçerlidir. Bazı ticari faaliyetlerin gelişmesinde üçüncü şahıslarin asistanlığına ihtiyaç duyulabilir. Elemanların bu tür asistanların kanuna aykırı ödeme yapmaması için ne gibi uyarı işaretlerine dikkat etmesi gerekir? İş birliğine girilen ortaklıklarda özel ihtimam gösterilmesi gerekir, çünkü üçüncü bir şahıs tarafından Eaton için yapılacak yolsuz ödemeler, kanunen Eaton ı kendi yapmış kadar mesuliyet altında bırakabilir. Olası bir ticari ortağın yasal bir kurum olup görevlerini yerine getirebilecek kadar kaynak, kabiliyet, beceri ve yetenek sahibi olmasına ve ne şirketin ne de elemanlarının geçmişte veya şu anda uygunsuz ödeme yapmamış olmasına dikkat edin. Kendinize su soruları sormanız üçüncü şahısları kapsayan bir yolsuzluk durumunu görmenizde yardımcı olabilir. Üçüncü şahsın özellikle yolsuzluk hakkında nasıl bir itibarı var? Bu şahsın hükümet görevlileri ile ailevi ya da ticari baglantısı var mı? Üçüncü şahıs, bir kurum ise, sahibi bir hükümet görevlisi mi? Eğer özel şahıs ise şu anda ya da geçmişte devlet görevi yapmış mı? Bu şahıs bir devlet görevlisi tarafından mı tavsiye edildi? Beklenen servis ve görevleri yerine getirecek kadar personeli, ekspertizi, tesisleri ve başka kaynakları var mı? Üçüncü şahsın talep ettigi ücret ve maaş, piyasa ve o bölgeye uygun ve makul rakamlar mı? Üçüncü şahıs, norm dışı nakit ödemeler, ikramiyeler, ön ödemeler ya da kayıt dışı off-shore hesabına yapılan ödemeler talep ediyor mu? 8
Üçüncü sahıs Eaton ın yolsuzluk yasakları ve kurallarını anlıyor ve uymayı kabul ediyor mu? Üçüncü şahıs, hiç yolsuzluk yüzünden devlet araştırmasına tabi tutulmuş, hakkında soruşturma yapılmış ya da işlemde bulunulmuş mu? Sonuç olarak girilen tüm ortaklıklarda son derece titiz kontrol ve denetim uygulanması, herhangi bir endişenin anında göz önüne alınıp çözümlenmesini sağlar. Hukuk departmanı size bu konuların tümünde yardımcı olacaktır. Müstakbel iş ortağımızın seçiminde gösterdiğim ihtimamdan memnunum; fakat anlaşmaya ne gibi kısıtlamalar eklememde fayda vardır? Hukuk departmanı size bu konuda yardımcı olur fakat şu konuları eklemenizde fayda vardır (a) Yolsuzluk tüzük, anlaşma ve kanunlarına tamamıyla uyma özellikle FCPA, (b) Bu kanunlara uyulduğunu tespit etmek için adı geçen ortağın muhasebe kayıt ve evraklarını denetleme hakkına sahip olma, (c) Bu kanun, tüzük ve anlaşmalara uyulmadığı halde veya aykırı tavırda bulunulduğu takdirde ortaklığı feshetme hakkına sahip olma. Yolsuz bir ödeme veya rüşvet talebi ya da teklifine nasıl cevap vermem lazım? Eaton ın tüm iyi niyeti, itibarı, koyduğu ve talep ettigi ahlak kurallarına rağmen, iş hayatımız süresince müstakbel bir müşterinin bizden rüşvet beklediği ya da yolsuz ödeme istediği ya da bize kanunsuz bir komisyon teklif ettiği bir an olabilir. İlk an vereceginiz red cevabının akabinde hemen şirket dâhilinde yardım isteğinde bulunun. Amiriniz ya da başka bir Eaton müdürü yolsuzluk talebinde bulunan kurum ile ilişkiye geçebilir. Ek olarak, iş iliskilerinizde bu konuları hep ön planda tutun: İyi ilişkiler kurun, iki tarafın da kazanmasının önemini vurgulayın. Bunu sağlamak için prensiplerinizden ve değerinizden feragat etmeden, müşteri, üretici, satıcı ve görevliler ile sıkı çalışmaya hazır olduğunuzu vurgulayın. Eaton ın prensiplerine, değerlerine ve dürüstlüğe verdiği önemi anlatın. Eaton ın masaya getirdiği katkıları açıklayın: Teknoloji, yatırım, beceri, eğitim, iş imkanı ve ticari büyüme. Bizim prensiplerimiz ve değer verdiklerimizi anlatırken, elemanlarımız, iş ortaklarımız, satıcılarımız, yöneticilerimizden de aynı değerlere uymalarını ve saygı göstermelerini beklediğimizi belirtin. Yöresel memur ve görevlilerle görüşürken, bölgelerinde yatırım yaparken ne kadar onların bizi yolsuzluktan ve kanunsuzluklardan koruyacaklarına güvendiğimizi belirtin. 9
Devlet görevlilerine yolsuz ödeme veya rüşvet vermek ya da teklif etmek ya da bu tür ödemeleri kanunsuz yoldan kayıtlara geçirmenin çok büyük ceza taşıdığının altını çizin. Sürekli, Biz buyuz ve Biz böyle ticaret yapıyoruz mesajını iletin. Sizin ve Eaton ın itibarının sizden önce varmasını sağlayın böylece Belki sormaya değer beklentisini silmiş olursunuz. Son olarak, eğer yapmanız gerekirse masadan kalkın. Bilin ki doğru kararı verdiniz. Ahlaki ve kanuni yollardan kuramayacağı bir ticari ilişkiyi Eaton ne ister ne de ihtiyacı vardır. 10