Gaye Tümer Önsel İzgören Akademi Eğitim ve Danışmanlık E-Posta: gayeonsel@izgorenakademi.com İşe Alımın Sırları Eğitimi İçeriği Çekme Sürecinde Neler Yapılmalı? Adayları tüketici gibi görün. Tıpkı ürünlerinizi satın alan müşterilerinize baktığınız gibi. İşveren markası yaratın. Markanız, örgüt içi ve dışında nasıl tanındığınızdır. Rakiplerinizden sizi farklı kılan ne? Fark yaratan işlevleriniz, lokomotif olanlarınız neler? düşünün. Pazarlamacı gözüyle durumu değerlendirmelisiniz. Kritik değer taşıyan pozisyonlarınızı mutlaka tespit edin. Pozisyon ihtiyacını beklemeden, zaman zaman keşfettiğiniz yeteneklerle genel görüşmeler yapın. Veritabanınıza kaydedin, aday havuzu oluşturun. Sık sık durum takibi yapın. Adaylarla ilişki ağı kurun 1
Açık pozisyonda ya da ileriye dönük yaratılmak istenen role aranan uygun adayı bulmak için önce iç duyuru sistemini çalıştırın. Şirket içi yeteneklere göz gezdirin. Performans değerlendirme sisteminden yararlanın. Çalışan tavsiyesinin önünü açın. Duyuru panonuza astığınız şirketimize uygun bir referansla bizi tanıştır, ödülü kap gibi teşvik edici mesajlardan yararlanın. İstihdam projelerini, staj programlarını önemseyin. Eski çalışanlarınıza kapınızı açık tutun, onlarla sık sık iletişime geçin. Aday arama kaynaklarını etkin kullanın. Sosyal medya araçları (twitter, linkedin, facebook vs) Portallar( kariyer.net, yenibiris, secretcv vs) İlanlar (gazete) Üniversite İşbirliği İş Fuarları Kariyer Günleri Forumlar Referans / Tavsiye Direk posta İstihdam büroları (İSKUR, Adecco, Manpower vs) İLAN Dil kalıbına, yazım kurallarına dikkat! Firmanızı yansıtmalı, firmanın imajını ve kültürünü barındırmalı. Öne çıkan / lokomotif alanlarınızı ilana ne kadar yansıtıyorsunuz? Hangi hedef grubuna hitap ediyorsun, ne ile vurgu yapmak istiyorsun, kuru laf kalabalığından sakın! Uzun olmamalı Karmaşık olmamalı Görev tanımı optimum uzunlukta / ne çok kısa ne çok uzun Belirli bir sırayı, düzeni takip etmeli Seçme Sürecinde Neler Yapılmalı? Hangi Özgeçmişi Seçmeliyim? Özgeçmiş sadece potansiyeli gösterir. Özgeçmiş üzerinden aday seçimi yapmak yanıltıcıdır. Özgeçmişi iyi bulunan bir aday mülakata davet hakkını kazanır. Doğru Aday Profilim Ne Olmalı? Ahmet Şerif İzgören (İş Yaşamında 100 Kanguru) Olumlu + Sorumlu + Yapabilir Doğan Cüceloğlu (Mış Gibi Hayatlar) Niyet + bilgi + beceri + eylem ve uygulamayı devam ettirme sorumluluğu 2
YETKİNLİK Mükemmel performansın elde edilmesinde ayırdedici olan bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir ya da ölçülebilir davranışlardır. Mülakata Davet Mülakata davet şekliniz profesyonellik düzeyinizi gösterir. Telefonla görüşmede başarılı olabilecek bir kişi bu görevi üstlenmeli. Çünkü bu süreç aynı zamanda İKNA sürecidir. 1-2 gün öncesinden davet önemlidir. Mülakat sürecine davet ettiğiniz adayın e-postasına mülakat bilgisini içeren bir mail atmanız da yararlı olacaktır. - Telefon açınca firma ismi - Adaya pozisyon bilgilerini telde verin. - Sorularını sıkılmadan cevaplayın. - Bilgileri mail adresine ileteceğinizi söyleyin. ( adres, tel, yer ) - Herhangi bir uygulama var ise ( sınav, test, ingilizce uygulama vs) telde ve/veya mailde bilgi olarak geçin. - Pozisyonun olumlu yönlerini vurgulayan cümle kalıbı kullanın. 3
Mülakat Sorularını Nasıl Sormalıyım? Sorularınızı açık uçlu yöneltin. Ne, ne zaman, nasıl vs. 5 N 1 K Basma kalıp sorular sormayın. İnternette yerini almış, basmakalıp sorular sorarsanız, basmakalıp cevaplar alırsınız. Yönlendirme sorularından kaçının. Muhtemel böyle yapmışsınızdır değil mi, ya da (adaydan net cevap alamayınca) yani şunu sormaya çalışıyorum şeklinde cevabı sorunun içinde saklı olan sorular sormayın. Teknik sorular sormaktan kaçınmayın. Bazen yöneticiler karşısındaki adayın teknik anlamda zaten bilgili olduğunu düşünür ve soru sormaktan kaçınırlar. Pozisyonun gerektirdiği teknik soruları muhakkak sorun. Zaten biliyordur tavrından sakının. Hangi teknikleri kullanmalıyım? Yetkinlik Bazlı (Davranışsal) Görüşme Tekniği: Yetkinlik, bir firmada belli bir pozisyonda çalışması gereken "ideal" bir çalışanın sahip olması gereken BİLGİ, BECERİ ve DAVRANIŞLAR dır. Soru sorarken geçmiş deneyimler baz alınır. Başarı Odaklılık Başarılı biri misiniz? Yerine Eğitim / iş hayatınız süresince sağladığınız en önemli başarınızı aktarır mısınız? Bu başarıya nasıl ulaştınız? (İzleme sorusu) Sonuç ne oldu? (İzleme sorusu) İkna etme Karşınızdakini ikna edebilir misiniz? Yerine Başka birini, yapmak istemediği bir şeye ikna etmek durumunda kaldığınız bir tecrübeniz oldu mu? Anlatır mısınız? Neler yaptınız? (İzleme sorusu) Nasıl sonuçlandı? (İzleme sorusu) Durumsal Görüşme Tekniği:Durumsal görüşmelerde adaylar "..olsaydı; başınıza gelseydi ne yapardınız?" gibi sorularla karşılaşırlar.bu tür görüşmeler, adayın kendisini çalışacağı iş ortamında hayal etmesine yardımcı olur. Genellikle sorunlara pratik çözümler getirerek çabuk cevap vermeleri beklenir. 4
Serbest Plansız (Yapılandırılmamış) Görüşme Tekniği: Adaylar analiz ederken aranan özellikler, seçim çalışmasının amacını oluşturur. Adaya sorulacak sorular önceden belirlenmez. Mülakat sırasında adaya profesyonel davranın Gülümse. Görüşme sürecindeki aday için o anın ne derece önemli olduğunu hatırlayın. Cep telefonunu kapa İşine ara ver. Uygun bir mülakat ortamı yarat Profesyonel dil / hitap kullan Adaya kulak verin, en çok dinleyin ve not alın. Referans kontrolü yapmayı unutmayın Referans kontrolünde etik olan adayın verdiği referansları aramaktır. Ancak bu aşamada yönlendirici olabilirsiniz. Örneğin son çalıştığı işyerinden, direk bağlı olduğu ya da birlikte çalıştığı kişinin iletişim bilgilerini istemek gibi. Ortalama 3 kişiden referans almak uygun olacaktır. 5
Sürecin Sonunda Geribildirim vermeyi unutmayın! Seçme Süreci Hataları 6
PROFESYONEL TAVIR Dış Görünüş Ne giyilmemeli? Dikkat çeken renkler, Spor tarzı kıyafetler, Parti kıyafetleri, Dekolteler, Beli açık bluzlar, Çok mini, Parmak arası / Bantlı sandaletler, Mesaj içerikli üstler, Takı, Piercing ve Dövme. Beden Dili Göz teması, Gülümseme, Dinleyen ifade, Yüksek konsantrasyon Tutum & Davranış İnsancıl olma Objektif olma Önyargı ve kalıp yargılardan uzak Adil olma Ayrım gözetmeme 7
YETKİNLİK ÖRNEKLERİ Analitik düşünme: Bir problemi mantıksal, sistematik bir yaklaşımla ele alabilme yeteneğidir. Bu yetkinlik bir problemle karşılaşıldığında, alternatifler arasında kıyaslama yapma, verilen bilgilerdeki tutarsızlıkları yakalama, bir problemi parçalarına ayırarak ve her parçayı detayıyla ele alarak yaklaşma, karar verirken olası zarar, risk ve başarı şanslarına dikkat etme ve yapılacakların önceliğini belirleme gibi yaklaşımlara sahip olmayı içerir. Problem çözme ve karar alabilme: Bu yetkinlik, sorunlarla karşılaştığınızda onları en aza indirmek için çalışmayı mı yoksa onlardan kaçınmayı mı tercih ettiğinizle ilgilidir. Örnek sorular: *Çatışan önceliklerinizin olduğu bir durumu ve bu durumu nasıl çözdüğünüzü anlatınız. *Diğerlerinin çözülemez gördüğü bir soruna çözüm bulduğunuz bir durumu anlatınız. Ne yaptınız ve sonuç ne oldu? *Geçen yıllarda yaşadığınız önemli sorunları ve bunlarla nasıl baş ettiğinizi anlatınız. Güçlü iletişim ve etkileme: Dinleyiciler üzerinde etki bırakabilecek ve ikna edici yazılı ve sözlü iletişim planlama ve iletişim kurabilme yeteneğidir. Diğerleri üzerinde güçlü bir etki bırakacak bilgileri belirlemek ve sunmak, dinleyenlerin seviyesine göre iletişim aracı seçmek, önemli noktaları vurgulamak için hikaye, benzetme ya da örnekler bulmak, iletişimi daha etkili kılabilmek için görsel bilgilere başvurmak ve savunulan konuyla ilgili değişik iddialar sunmak önemli noktalarıdır. Örnek sorular: *Başka birinin fikrini değiştirdiğiniz bir durumu anlatınız. *Kişisel gelişiminizde etkili olan bir insan ya da olaydan bahseder misiniz? Bu tür sorularla karşılaştığınızda, ikna edilmesi zor bir kişiyi ikna etmeyi başardığınız bir durumu anlatabilirsiniz. Önemli olan onu ikna etmek için nasıl bir yol izlediğinizdir. Esneklik, değişim odaklılık ve gelişime açıklık: İş yerindeki, rollerdeki ve iş çevresindeki değişimlere uyum sağlamadaki başarıyı, bir kimsenin kendini değiştirmek için isteğini belirtir. Kendi fikri dışındaki fikirlere verilen önem, yeni organizasyonel yapılara, prosedürlere ve tekniklere açıklık gösterme, biri başarısız olursa başka bir stratejiye geçme gibi noktaları içerir. Örnek soru: *Çalıştığınız proje başka birisine verilse ya da tamamen kaldırılsa nasıl tepki verirdiniz? Stres altında çalışabilme: Stresli ve muhalif durumlarla etkili bir şekilde başa çıkma, bu tür durumlarda iyi kararlar verebilme, sakin ve doğru çalışabilme ve diğerlerini sakinleştirme özelliğidir. Örnek soru: *Kendinizi baskı altında hissettiğiniz bir olayı anlatınız. Neler yaşadınız, olay nasıl sonuçlandı? 8
Sonuç odaklılık: Bireyin hedeflerine ulaşma konusundaki motivasyon ve kapasitesiyle ilgilidir. Zorlayıcı ama başarılabilir hedefler koymak, engeller ve hayal kırıklıkları karşısında hedeflerine bağlı kalmak, problem çözme ve işleri yapmada aciliyet bilincine sahip olmak vurgulanabilecek noktalardır. Adayların başa çıkılmaz engeller karşısında vazgeçmeyi mi yoksa onlarla başa çıkmayı mı tercih ettiğini, kararlılıkları ölçülür. *Zorlayıcı bir hedefe ulaşmak için çok çalıştığınız bir zamanı anlatır mısınız? Müşteri odaklılık: Müşterileri dinlemeyi ve anlamayı, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayarak tatmin sağlamayı içerir. Müşteri odaklı çalışan, onların ihtiyaçlarına en yüksek önemi verir, müşterilerle profesyonel ve kibar olarak, empati ile ilgilenir. Örnek soru: *Geçmişte sinirli ya da kızgın bir müşteriyle ilgilendiğiniz bir örnek verebilir misiniz? Durum neydi? Neden oluştu? Siz ne yaptınız? Sorun nasıl çözüldü? Takım çalışması: Takım çalışması, birlikte çalıştığınız insanları, kişiliklerini, ihtiyaçlarını ve motivasyonlarını anlamayı gerektirir. Adayın çalışma arkadaşlarının duygusal, kişisel ve profesyonel gelişimine katkıda bulunup bulunmadığı, ortak kararlara katılıp katılmadığı, takım ortamına nasıl katkıda bulunduğu gibi noktalara dikkat çeker. *Belirli bir sonuca ulaşmak için bir takımın parçası olarak çalıştığınız zamanı anlatınız. Takıma katkınız nasıl oldu? Çatışmayla karşılaştınız mı, karşılaştıysanız nasıl çözdünüz? *Birlikte çalıştığınız ekipte ortaya çıkan bir problemi anlatınız. Kendini tanıma: Bu özellik, güçlü ve zayıf yanlarınızı değerlendirmede objektif ve eleştirel olup olmadığınızla ilgilidir. Örnek soru: *İnisiyatif gösterdiğiniz bir durumu anlatınız. *Kendinizi nasıl tanımlarsınız? *Arkadaşlarınız sizi bize nasıl anlatır? *Güçlü/Zayıf yönleriniz nelerdir? *Geçen yıl içinde performansınızla ilgili memnun olmadığınız bir durumu anlatır mısınız? Etkili dinleme: Diğerlerinin söylediklerine dikkat etmeyi, söylenenleri anlamak için çaba göstermeyi, uygun sorular sormayı ve söylenenleri kesmemeyi içerir. Bu yetkinlik için özel olarak soru sorulmasına gerek olmayabilir, görüşmeyi yapanlar bire bir dinlemede adayın nasıl olduğunu görüşme sırasında çıkaracaklardır. Söylenenleri kesmeyen, göz teması kuran adaylar, bu yetkinliğe sahip izlenimini verecektir. Zaman yönetimi, planlama ve organizasyon: Stratejik hedeflere uygun olarak kapsamlı ve gerçekçi planlar yapmayı, riskler için hazırlıklı olmayı, iş için gerekli kaynakları belirleyip zamanlı bir şekilde organize etmeyi, günlük işleri dengelemeyi ve zamanı etkili kullanmayı içerir. Örnek sorular: *Kendi zamanınızı ve hedeflerinizi nasıl yönetirsiniz? Önceliklerinizi nasıl belirlersiniz? 9
*Kısa sürede bitirmek zorunda olduğunuz bir işi anlatır mısınız? Değerlendirme Merkezi Uygulamaları Sunum: Bu egzersizde, adaya bir konu başlığı verilir ya da çeşitli başlıklardan birini tercih etmesi istenir. Adaya sunum sırasında ihtiyaç duyabileceği materyaller (hesap makinesi, data projektör ya da asetat gibi) verilir. Tüm egzersiz genellikle 10-20 dakikalık hazırlık aşaması, 10 dakikalık sunum ve 5-10 dakikalık da değerlendiricilerin soru sorabilecekleri bir süreyi kapsar. Sunum egzersizi belirli bir problem durum / iş senaryosu ve çözüm süreci anlayışına sahip olması nedeniyle vaka analizine benzer; ancak sözel iletişimi içermesi nedeniyleondan ayrılır. Masamda / Ajandamda Bekleyen İşler (In-tray / In-basket): Adaydan kendisini örneğin tatilden yeni dönmüş olan ya da o şirketteki ilk iş günü olan bir departman müdürü olarak düşünmesi istenir ve kendisine egzersiz sırasında kullanılmak üzere ihtiyaç duyabileceği e- posta, şirket içi telefon rehberi, raporlar, gelen ve giden fakslar, kimin hangi pozisyonda çalıştığına dair örgütsel şema, hesap makinesi, müşteri şikayetleri ya da personel taleplerine ilişkin yazışmalar vb. gibi araçlar verilir. Bu noktada, adayın örneğin kendisine verilen 10 maddelik iş listesinde hangi işe öncelik vereceği ya da üst yönetimle yazışıp yazışmayacağı gibi konular üzerinde durulur. Vaka Analizi: Vaka analizleri, masamda / ajandamda bekleyen işler egzersizlerine benzer ancak bir yazılı rapor ya da çözüm önerilerinde bulunabilmek için daha geniş çaplı/fazla sayıda bilgiyi işlemek/yorumlamak gerekliliği nedeniyle farklılaşır. Vaka analizlerinin tüm değerlendirme merkezi uygulamaları süreci içerisinde en fazla oranda zihinsel performans gerektiren ve doğal olarak da aday açısından en zor egzersiz olduğu söylenebilir. Adaydan örneğin kendisini bir proje yöneticisi olarak düşünmesi ve yeni bir ürün ortaya koyması istenir. Adayın hangi işlere öncelik vereceği, hangi durumlarda ne tür adımlar atacağı temel inceleme alanlarıdır. Bu egzersizle, temel olarak, belirli bir pozisyona ilişkin olarak olağan bir günde idari görevlerin nasıl yerine getirildiği ya da yeterli süre ve kaynağın bulunmadığı bir durumda işle ilgili gerekliliklere nasıl yaklaşıldığı değerlendirilir. Grup Tartışmaları: Belirli sayıda adayın belirli bir sorun hakkında ortak bir karar vermesini içerir. Grup tartışmaları lidersiz grup tartışmaları şeklinde olabileceği gibi her adayın belirli bir rolü taşıyıp taşımamasına (belirlenmiş rol / belirlenmemiş rol) göre de farklılaşabilir. Örneğin, bir kozmetik firmasının A ürününün pazarlama stratejisine ilişkin önerilerin sunulmasının beklendiği bir grup tartışmasında bir aday halkla ilişkiler sorumlusu rolünü bir başka aday da satış temsilcisi rolünü oynayabilir. Rol Oynama: Bu egzersizde adaydan belirli bir rolü oynaması ve soruna çözüm getirmesi beklenir. Adaya öncelikle problemle ilgili yazılı bir metin ve hazırlık süresi verilir, hazırlık süresinin bitiminde de müşteriyle ( müşteri genellikle profesyonel bir oyuncu ya da değerlendiricidir) görüştürülür. Adayın, satış / pazarlama, müzakere etme ya da stresle başa çıkma gibi duruma özgü davranışları değerlendirilir. Adayın kendisini örneğin, bir beyaz eşya üreticisi olan firmanın müşteri ilişkileri sorumlusu olarak düşünmesi istenir ve kendisinden aldığı buzdolabından şikayetçi olup firmayı mahkemeye veren/vermeyi düşünen bir müşteriyle ilgilenmesi istenir. 10
Test ve Envanterler: Değerlendirme merkezi uygulamalarında test ve envanter kullanımı en hassas uygulamalardan biridir. Buradaki hassasiyet, kullanılan ölçüm aracının, kültüre uyarlanma, geçerlik ve güvenirlik çalışmalarının yapılmış olmasının gerekliliğidir. Kuşkusuz bu gerekliliği karşılayan ölçüm araçlarının uygulama sürecinde yer alması önemli bir katkı sağlayacaktır. 11