1. İŞİN ADI: Türkiye Halk Sağlığı Kurumu tarafından; 25-30 Mayıs 2015 tarihleri arasında İstanbul İlinde düzenlenecek olan ICNIRP (uluslararası iyonlaşmamış radyasyondan korunma komisyonu)-dsö (Dünya Sağlık Örgütü) Non-İyonizan Radyasyonun Hipertermik Etkileri ' çalıştayı için satın alınacak olan salon, konaklama ve otel/tesis rezervasyon işlemleri ile ilgili tüm organizasyon hizmetleri. 2. İŞİN KONUSU: Türkiye de kanser önleme, tarama ve tedavi uygulamaları konusunda, ülkemizin kanser uzmanları, bazı uluslararası kurum ve kuruluşların temsilcileri bir araya gelerek, dünyada ve ülkemizde kanser sorunları ile ilgili eğitimlerin düzenlenmesini planlamışlardır. 3. TANIMLAR: Bu şartnamede geçen; Kurum :Tiirkiye Halk Sağlığı Kurumu, Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar, Programlar ve Kanser Başkan Yardımcılığı, İdare :nı, İstekli :İhaleye talip olan gerçek veya tüzel kişiliği, Yüklenici :Bu şartname hükümlerine göre Eğitim Organizasyonu hizmetini yüklenen Tüzel veya gerçek kişiyi, Çalıştay Yeri : Çalıştayın yapılacağı Otel/Tesisi, Otel/Tesis : İstanbul İli, Beyoğlu İlçesi Taksim semtinde katılımcılar için en az 4 yıldızlı, oteli ifade eder. İstekli teklifine 4. TOPLANTILARIN YERİ VE SÜRESİ: 4.1. 25-30 Mayıs 2015 tarihleri arasında ICNIRP (uluslararası iyonlaşmamış radyasyondan korunma komisyonu)-dsö (Dünya Sağlık Örgütü) Non-İyonizan Radyasyonun Hipertermik Etkileri" çalıştayı İstanbul İli Beyoğlu İlçesi Taksim semtinde düzenlenecektir. 5. KATILIMCILAR: 5.1. Çalıştaya konaklamalı olarak katılacak 60 kişi, otele/tesise 24 Mayıs 2015 Pazar günü öğleden sonra saat 14.00 de girecek, otelden/tesisten 31 Mayıs 2015 Pazar günü saat 12.00'den önce odaları boşaltacak, otelden/tesisten ayrılacaklardır. (60 kişi tam pansiyon 7 geceleme) 5.2. Çalıştaya katılımcı olarak 26 Mayıs 2015, 27 Mayıs 2015, 28 Mayıs 2015 tarihlerinde konaklama yapmadan sadece öğle yemeği (Lunch Box (Tavuklu ve
peynirli olmak üzere 2 çeşit sandviç, kek, ayran, küçük kutuda meyve suyu, meyve olmak üzere paketlenmiş halde ) ve çay, kahve alacak şekilde 90 kişi katılacaktır. (Toplam çalıştayın yapılacağı merkezde 150 kişi öğle yemeği ile çay, kahve alacaktır.) 5.3. Çalıştaya katılacak olan katılımcıların kesin listesi, çalıştayın başlama gününden 3 (üç) iş günü öncesinde idare tarafından yükleniciye bildirilecek olup, yüklenici rezervasyonunu buna göre yapacaktır. Ödeme gerçeklesen rakamlar üzerinden yanılacaktır. 6. ULAŞIM-TRANSFER: 6.1 Yüklenici, İdare ile koordinasyon içerisinde; Türkiye'nin çeşitli illerinden İstanbul a 17 kişinin havayolu, karayolu ekonomi sınıfında geliş ve dönüşünü, 6.2 Yüklenici ulaşımını sağlayacağı yukarıda belirtilen 17 yurtiçi ile önceden görüşerek İstanbul'da karşılanmaları ile konaklamanın yapılacağı otel/tesis- havaalanı/otogar, havaalanı/otogar-otel/tesis arasındaki transferlerini de sağlayacaktır. 6.3 Yüklenici sağladığı ulaşım belgesini ya da ödeme yaptığı ulaşım belgesinin aslının Muayene Kabul Komisyonu görevlilerinden en az 2 kişi tarafından görüldüğü ibaresini taşıyan belgeyi İdareye ibraz edecektir. 6.4 Yurt içinden katılacak olan 17 kişi için ulaşım bedeli 10.000 tl olarak piyasa araştırmasına yazılacaktır. Ancak gerçekleşme üzerinden ödeme yapılacaktır. 6.5 Katılımcıların kullandığı taksi, benzin veya özel araçlar için herhangi bir ödeme yapılmayacaktır. 7. KONAKLAMA, YERİ VE TESİSİ: 7.1. Katılımcıların konaklayacağı ve çalıştayın yapılacağı otel/tesis, aynı yer olacaktır. 7.2. Katılımcılardan konaklayacak olanların 60 kişi Beyoğlu ilçesi sınırları içerisindeki Taksim semtinde en az 4 yıldızlı bir otelde tam pansiyon tek (single) odada kalmaları sağlanacaktır. 7.3. Odalar, ısıtmalı-soğutmalı ve çalışır durumda klimalı olacaktır. Odalardaki imkânlarda bir aksama ve/veya rahatsız bir ortam olması (klimanın ve/veya elektrikli cihazların çalışmaması, banyo ve lavabodaki sorunlar, gürültü) durumunda, bu odadaki sorunun giderilmemesi durumunda aynı gün içinde hemen değiştirilecek, otel içinde böyle bir imkân sağlanamaması durumunda en yakın benzer bir otele/tesise ulaşım giderleri ve konaklama ücreti yüklenici tarafından ilave bir bedel talep edilmeksizin karşılanmak üzere sağlanacaktır.
7.4. Otelde/tesiste konaklayan katılımcılar tam pansiyon konaklamanın bütün imkânlarından yararlanacaktır. Otelin/tesisin tam pansiyon olarak sunduğu hizmetlerin dışında kalanlar bireysel harcamalar olup yapılacak bu harcamalar (içki, mini bar, telefon, ütü, kuru temizleme, spor tesisi, sauna vb. hizmet bedelleri) katılımcılar tarafından ödenecektir. Yüklenici tam pansiyon konaklamaya dahil olan hizmetleri katılımcılara bildirmekte ve dâhil olmayanlar konusunda uyarmakta yükümlüdür. 7.5. Otelde konaklama yapan katılımcılar için otele giriş sırasında verilmek üzere Bilgi Notu Türkçe ve İngilizce olmak üzere hazırlanarak katılımcılara verilecektir. Bilgi notunda çalıştayın adı, katılımcıların otelde ücretsiz yararlanabilecekleri hizmetler, otelde ücret karşılığı yararlanacakları hizmetler, iletişim bilgileri ve Hoşgeldiniz yazısı bulunacaktır. Bilgi Notu Yabancı konuklar için İngilizce hazırlanacaktır. Firma içerikle ilgili başka öneriler de getirebilir. Bilgi Notu İdarenin onayı alınmadan çoğaltılmayacaktır. 7.6. Yüklenici çalıştay süresince her gün konaklayan katılımcıların listesini 2 üyeye onaylattırıp idare yetkilisine teslim edecektir. 7.7. Dolmayan rezervasyonlar için ilk gün hariç ücret talep edilmeyecektir. 8. KATILIMCILARA VERİLECEK YEMEK VE İKRAMLAR: 8.1. Kahvaltı; 8.1.1. Sabah kahvaltısı konaklama yapan katılımcılara konaklamanın yapıldığı otel/tesiste açık büfe şeklinde, 8.2 Yemekler; 8.2.1 Öğle yemekleri konaklamanın yapıldığı otel/tesiste de, konaklama yapanlara açık büfe şeklinde verilecektir. (60 kişi) 8.2.2 26-27-28 Mayıs 2015 tarihlerinde öğle yemekleri çalıştayın yapılacağı otelde, konaklama yapmayacak olan katılımcılara (90 kişi) Lunch Box (Tavuklu ve peynirli olmak üzere 2 çeşit sandviç, kek, ayran, küçük kutuda meyve suyu, meyve olmak üzere paketlenmiş halde ) şeklinde verilecektir. 8.2.3 Yüklenici, öğle yemeğinde yapılacak Lunch Box servislerinin en az 2 ayrı masaya hazırlanarak dağıtılmasını sağlayacaktır. 8.2.4 Akşam yemekleri ise konaklama yapan katılımcılara konaklamanın yapıldığı otel/tesiste açık büfe şeklinde verilecektir. 8.2.5 Her yemekte katılımcılara ağzı kapalı şişelerde su ile sınırsız meyve suyu veya meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler hariç) verilecektir. Talep eden katılımcılara sayılan içeceklerin şekersiz/tatlandırıcı formları sunulacaktır.
8.2.6 Yemeklerde soğuklar zeytinyağlı; çorbalar kremasız; etler ızgara, fırın ya da haşlama usulü ile pişirilmiş olacaktır. Taze mevsim salatalarının yer aldığı bir salata bar ayrıca en az dört çeşit mevsim meyvelerinden oluşan taze meyve servisi bulunacaktır. Tatlı olarak sütlü tatlılar ve meyve tatlıları tercih edilecektir. 8.2.7 Tüm katılımcılar için akşam ve öğlen yemekleri sonrası sınırsız sıcak taze çay/kahve ikram edilecektir. Çay/kahve (Türk kahvesi hariç) ikramı konaklama ücreti içerisinde kabul edilecek olup, ilave ücret talep edilmeyecektir. 8.3 Çalıştay- oturum aralarında; 8.3.1 Çalıştayda tüm katılımcılar için çay, kahve, kuru pasta servisi yapılacaktır. Bu servisler çalıştay süresince (25-30 Mayıs 2015) günde 2 defa (öğleden önce ve öğleden sonra) Kuru pasta (kuru pasta ile kastedilen küçük pizza. küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, kekler ve diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitlerdir) ve çay/kahve servisi şeklinde olacaktır. Çalıştay süresince ağzı kapalı şişelerde su servisi yapılacaktır. 8.3.2 Bu hizmetler, çalıştay hizmeti alınan yerlerde çalışmayı engellemeyecek ve çalıştay hizmeti verilen salon ile aynı katta uygun alanlarda verilecektir. 8.3.3 İçecek olarak sınırsız çay, kahve (Türk kahvesi hariç), meyve ve bitki çayları (ıhlamur, adaçayı, nane-limon, yeşil çay vb.) ve su servis edilecektir. Tatlandırıcı olarak beyaz şeker, esmer şeker ve suni tatlandırıcı bulunacaktır. Kahve için toz krema/taze süt bulundurulacaktır. Kahve için taze süt kaynatılarak sıcak sunulacaktır. Çay için uygun boyutta taze hazırlanmış limon dilimleri bulundurulacaktır. 8.3.4 Çay kahve (Türk kahvesi hariç) meyve ve bitki çayı servisi çalıştay boyunca sunulacaktır. 8.3.5 Çalıştay süresince salondaki masalarda katılımcı sayısı kadar kapalı şişe suyu (500 mi) ve cam bardak sürekli hazır bulundurulacaktır. Ayrıca çalıştay süresince salonlardaki her masada ağzı kapalı şişelerde su ve bardaklar bulunacak, her oturum arasında sular kontrol edilecek ve eksikler tamamlanacaktır. Ayrıca çalıştay aktivitelerinde kullanılmak üzere kâseler içinde yeterli miktarda küçük şeker masalarda bulundurulacaktır. 8.3.5 Öğlen, Akşam yemeği ve coffee break hizmetinden yararlananlar her gün için ayrı ayrı liste halinde gösterilecek, her bir liste günlük olarak 2 üyeye onaylattırılacak ve idare yetkilisine teslim edilecektir.
9. ÇALIŞTAY SALONU VE ORGANİZASYONU: 9.1. Çalıştaym düzenleneceği salonlar; Çalıştayın yapılacağı 2 salon 24 /05 /2015 günü saat 19:00 a kadar yüklenici tarafından ışık ve ses düzeni yapılmış, 2 adet salonda sınıf düzeninde hazır hale getirilecektir. Salonlar çalıştay süresince 0830-1900 saatleri arasında çalıştaya hazır halde bulundurulacaktır. 9.1.1 1.Salon 26/05/2015 tarihinde açılışta 150 kişiyi alacak şekilde sınıf düzeninde hazır halde bulundurulacaktır. 9.1.2. Yüklenici açılışta kullanılan bu salonu sınıf düzeninde 26-27-28 Mayıs 2015, tarihlerinde de kullanılmak üzere hazır bulunduracaktır. 9.1.3 2.Salon 25-29-30 Mayıs 2015 tarihleri arasında 60 kişiyi alacak şekilde sınıf düzeninde hazır halde bulundurulacaktır. 9.2. Ses Sistemi; 2 ayrı çalıştay salonunda ; Ses sistemi, Üzerinde 1 adet sabit mikrofon ve 1 adet monitör bulunan konuşmacı kürsüsü, İki oturum başkanının oturumu yöneteceği, üzerinde 2 adet sabit mikrofon ve monitör bulunan kürsü, Telsiz mikrofon (2 adet yaka/2 adet el), En az 2 adet seyyar mikrofon (kablosuz), Yüklenici Firma tarafından hazır bulundurulacaktır. Çalıştay salonlarındaki ses sistemi, tamamen profesyonel bir ekip tarafından kurulacak ses düzeninde hiçbir aksaklığa meydan verilmeyecektir. 9.3. Çalıştay Paketi Dahilinde Alınacak Hizmetler; 9.3.1. Her bir çalıştay salonu içerisinde; Çalıştayı tanıtan özel hazırlanmış sahne arkasına yerleştirilmiş (duvarı tamamen kapatacak şekilde) backgroundlar ve 3x4 metrelik projeksiyon perdesi, 40 cm yükseklikte platform. 1 adet 10.000 ansilümen projeksiyon cihazı (yedek ampulu ile birlikte,) 1 adet diz üstü bilgisayar (MS Office (Ms Office Pro. 2007 veya üzeri sürüm) programı kurulu olacaktır), -
1 adet Printer (lazer), Uzatma kablosu vb. araç ve gereç (yeterli sayıda) bulundurulacaktır. Yazılım lisansları ile ilgili tüm sorumluluk firmanın üzerinde olacaktır. Salonlarda ısıtma-iklimlendirme sistemi bulunmalıdır. Salonlarda masaların üzerinde çalıştaya katılacak katılımcılara verilmek üzere not defteri ve 1 tükenmez kalem hazır bulundurulacaktır. Her bir katılımcıya katılım belgesi (İngilizce de olmak üzere) verilecektir. 150 adet en az 4 GB lik USB 9.4. Personel; 9.4.1. Çalıştay süresince yüklenicinin en az 1 yetkilisi çalıştay süresince 2 çalıştay salonunda sorumlu olarak hazır bulunduracaktır. 9.4.2. Kayıt masasında İngilizce de bilen yeterli sayıda personel 9.4.3 Yüklenicinin salonlarda görevli personeli çalıştaya uygun tek tip kıyafette olmalıdır. Söz konusu personel daha sonra yemek, mola ve çalıştay sonrası dinlenme sırasında da idareye hizmet vermeye devam edecektir. 9.4.4. Salon düzeneklerinin değiştirilmesi istenildiğinde yüklenici bu değişikliği yapmakla yükümlüdür. 9.4.5. Yüklenici Firma, elektrik kesintilerinde çalıştayların aksamadan devam edebilmesini sağlamak için jeneratör, UPS vb. her tür tedbiri almakla yükümlü olacaktır. 9.4.6 Kullanılan ortak mekânlarda ve çalıştay salonlarında kablosuz internet bağlantısı tüm katılımcılar için ücretsiz olarak sağlanacaktır. 10. BAYRAK, AFİŞ VE YÖNLENDİRME LEVHALARI: 10.1 Yüklenici, 2 ayrı çalıştay salonuna asılmak üzere Türk Bayrağı, Türkiye Halk Sağlığı Kurumuna ait kırlangıçları yaptırarak, idarenin göstereceği yerlere asacaktır. Çalıştay sonrası yaptırılan kırlangıçlar idareye teslim edilecektir. 10.2 Yüklenici 4*T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire Başkanlığı 25-30 Mayıs 2015 tarihleri arasında ICNIRP (uluslararası iyonlaşmamış radyasyondan korunma komisyonu)-dsö (Dünya Sağlık Örgütü) Non-İyonizan Radyasyonun Hipertermik Etkileri çalıştayı yazılı 4 x 1,5 metre boyutlarında İngilizce ve Türkçe olmak üzere 2 adet bez afiş hazırlayacaktır. Afiş Çalıştayın girişinde görünebilir bir alana, idare tarafından gösterilecek yere asılacaktır. 10.3 Otelin çeşitli yerlerine, misafirleri çalıştay salonuna sağlıklı olarak yönlendirebilmek amacıyla, yeterli sayıda yön gösterme levhası İngilizce de olmak üzere yüklenici tarafından hazırlanarak yerleştirilecektir.
10.4 Yüklenici bayrak, afiş, poster stand v.b. ekipmanı çalıştay öncesinde İdarenin göstereceği yere yerleştirecektir. Bu ve benzeri ekipman ve materyallerin çalıştayın başlangıç ve bitiminde naklini sağlayacak ve idareye teslim edecektir. 11 YAKA KARTI, FOTOĞRAF: 11.1 Yüklenici, katılımcı sayısı kadar yaka kartını (üzerinde Türkiye Halk Sağlığı Kurumu ismi, logosu, çalıştayın ismi, katılımcı ismi ve il ismi yazılı) hazırlayacak ve bunlar katılımcılara verilecektir. 11.2 Yüklenici, katılımcı sayısı kadar cep programı hazırlayacak (İngilizce de olacak) ve bunlar yaka kartlarının içine yerleştirilerek katılımcılara verilecektir. 11.3 Yüklenici, çalıştayda profesyonel fotoğrafçı görevlendirecek ve çekilen fotoğraflar DVD ortamında idareye teslim edilecektir. 11.4 Yüklenici 26-27-28 Mayıs 2015 (3 gün boyunca 150 kişilik) salondaki çalıştayı ve dersleri kameraya HD kalitesinde çekecektir. Sunum çekimleri kongre sonrasında DVD ortamında 2'şer kopya halinde idareye teslim edilecektir. 12 ÇALIŞTAY KOORDİNASYONU: 12.1 Konaklama, ulaşım, transfer, günlük program akışı, rezervasyon değişiklikleri teknik sorunlar, vb gibi organizasyona yönelik her türlü detay Yüklenici tarafından İdarenin görüş ve önerileri doğrultusunda organize edilecek ve çözümlenecektir. 12.2 Yüklenici otelde konaklama yapan katılımcılar için otelde uygun bir yerde stand kurup yabancı ve Türk katılımcıları karşılayacak, kayıtlarının yaparak yaka kartlarının teslim edecektir. 12.3 Yüklenici sabah çalıştay başlamadan en az 2 saat önce çalıştay salonlarının (2 salon) girişine uygun bir yerde stant kurup, yabancı ve Türk katılımcıları karşılayacak ve kayıtlarını yapacaktır. Ayrıca çalıştay süresince yüklenicinin standı açık olacak ve en az bir yetkilisi sürekli hazır bulunacaktır. 12.4 Yüklenici çalıştay sırasındaki tüm işlemlerde, kendilerine sözleşme aşamasında yazılı olarak bildirilen İdarece yetkilendirilmiş kişi ve/veya kişilere karşı sorumlu olacaktır. İdare ve Yüklenici arasındaki tüm görüşmeler bu kişi ve/veya kişiler arasında yapılacaktır. Otel/tesis yönetimi ile sadece yüklenici muhatap olacaktır. 13 DİĞER HİZMETLER VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR : 13.1 Otelde/Tesiste konaklayanlar ilk gün hariç olmak üzere günlük liste halinde gösterilecek. 2 üyeye onaylattırılacak ve dolmayan rezervasyonlar için ücret talep edilmeyecektir. Alınmayan hiçbir mal ve hizmet için ödeme yapılmayacaktır.
Alınan her hizmet için adisyon ve folyolar düzenli olarak tutularak idare yetkilisine uünlük olarak imzalatılacaktır. 13.2 Bu şartnamede belirtilmeyen veya öngörülmeyen bir kullanımın oluşması durumunda, İdarece yetkilendirilen kişi ve/veya kişilerce ve yüklenicinin birlikte mutabakata varması durumunda, gerekli işlem gerçekleştirilecek ve belirlenen bedel üzerinden yükleniciye ödeme yapılacaktır. 13.3 Bu sözleşme kapsamında üretilen bütün dokümanların, görüntülü göriintüsüz bütün kayıtların tüm yasal hakları ve mülkiyeti idareye ait olacaktır. Yüklenici bu dokümanları idarenin önceden yazılı iznini almadan hiçbir maksatla kullanamaz. Bu dokümanlarla ilgili olarak, yüklenici idareyi her türlü üçüncü taraf hak taleplerinden ve davalardan koruyacak ve tazmin edecektir. 14 İş bu şartname 8 (sekiz) sayfa 14 (On dört) maddeden oluşmaktadır.