Halkla ilişkiler olgusunun temelinde iletişim vardır. Etkili bir halkla ilişkiler politikasının uygulanması büyük ölçüde ikili yönlü işleyen açık iletişim kanallarının varlığına bağlıdır.
Halkla ilişkilerde iletişim daha çok kurum ile toplum arasında tanıma ve tanıtım sürecinin gerçekleşmesidir.
İletişim Kavramı Dar anlamda iletişim, bir kişi veya gruptan diğerine ya da diğerlerine çoğu zaman semboller aracılığı ile bilgi, düşünce, tutum veya duygu aktarma olarak tanımlanabilir.
Dar anlamda iletişim, bir kişi veya gruptan diğerine ya da diğerlerine çoğu zaman semboller aracılığı ile bilgi, düşünce, tutum veya duygu aktarma olarak tanımlanabilir.
İletişim Süreci İletişim olgusu en az iki kişiyi gerekli kılar. Bunlardan birisi mesajı gönderen verici (kaynak) rolü oynar.
Diğeri mesajı çözümleyip algılayan alıcı (hedef) rolündedir. İki kişi arasında oluşan bu süreçte; verici, mesaj, kanal, alıcı ve geri bildirim olmak üzere beş temel öğe vardır.
İletişim sürecinin işleyişi; Kaynak: İletişim başlatıcısıdır. Göndericinin saygınlığı ve güvenirliği yüksek ise bu kaynaktan gelen iletişim daha kolay kabul edilmektedir.
Mesaj: Düşünce, duygu ve bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj bir şeyi aktarmayı, iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve işitsel simgelerden oluşmuş somut bir üründür.
Burada mesajın dili alıcı tarafından zorlanmaksızın anlaşılabilir, açık, net ve kesin bir nitelik taşıması gerekir.
Bu nedenle mesajı hazırlayan verici, zeka ve kültür gibi özelliklerine özen göstermelidir.
Kanal: Mesajın alıcıya iletildiği yol ya da araçlardır. Bunlar yazılı, sözlü, sözsüz veya görsel işitsel araçlar olabilir.
Bu araçlardan hangisinin seçilmesi gerektiği iletişimin etkinliğin de önemli bir rol oynar, aynı anda birkaç duyu organını etkileyen kanalın daha uygun olduğu söylenebilir.
Ancak iletişim kanalında fiziksel ve psikolojik parazitler olmamasına ya da varsa bunların giderilmesine dikkat edilmelidir.
Alıcı: İletişim sürecinin son aşaması alıcıdır. Bir kişi ya da grup olabilir. Alıcı gelen mesajı kendi anlayış yeteneğine biraz da çıkarlarına uygun biçimde değerlendirir.
Alıcının başarı şansı önyargılardan uzak ve objektif biçimde mesajı değerlendirmesine bağlıdır. Ayrıca iyi bir dinleyici olmalıdır.
Geri Bildirim: İletişimin tamamlanması için mesajın kaynağına dönüşü gerekir. Burada, dikkati çeken en önemli nokta rollerin değiştiğidir.
Bu kez alıcı verici durumuna dönüşürken, verici de alıcı rolünü oynamaktadır. Geri bildirim (feed-back) olarak nitelenen bu ikinci aşama da, birinci aşama da görülen tüm güçlüklerin ortaya çıkabileceğini unutmamak gerekir.
İletişimi iki yönlü kılan bu geri bildirim sisteminin uygulanması ile ortaya çıkan yararlar üç nokta da toplanır:
Gönderilen mesajın özünü yitirmeksizin aynen iletilmesi sağlanır. Organizasyon içinde etkin bir denetim işlevi yerine getirilir. Örneğin, raporlama sistemi feed-back ın bir sonucudur.
Ayrıca, kişiler arasın da bir diyalog kurulmuş olur. Özellikle dikey kanalların iki yönlü kullanılışı, yönetici-iş gören yakınlaşmasına yol açar.
Etkin İletişim ve Halkla İlişkiler İşitmeler, toplumun ekonomik, sosyal ve kültürel yapısından soyutlanmayacak ünitelerdir.
Sürekli olarak değişen ve gelişen bir çevre içinde yer alan işletme, yaşamını amaçlarına dönük biçimde sürdürebilmek için yeni koşullara uymak ve toplumsal ilişkiler kurmak zorundadır.
Bu nedenle, sadece içyapıyı oluşturan iletişim sistemini kurmak ve işletmek yeterli değildir.
Çağın gerçeklerine uygun olarak işletme dışı ilişkilerin de belirli bir düzen içine sokulması bugün artık modern nitelik taşıyan her işletmenin en önemli sorunları arasına girmiştir.
İşte bir işletmenin çevresiyle kurmuş olduğu bu tür ilişkilerin tümü halkla ilişkilerden başka bir şey değildir.
İşletme bu iletişim sürecini kullanarak toplumun yapısını, özelliklerini, özlemlerini tanımak ve kendi varlığını, amaçlarını, yaptıklarını ve yapmak istediklerini halka tanıtmak ister.
İşletme bu iletişimi gerçekleştirirken bir reklam amacı gütmez ama toplum içinde iyi tanınmış, saygınlık toplamış bir kuruluş olarak, kendisini daha az tanıtan diğer işletmelere göre, ürettiği malı daha çok satabilme olanağına sahip olacaktır.
Halka bilgi aktarma süreci genellikle mesajlar şeklinde olur. Mesajlar ise toplum üzerinde etkili ve kalıcı bir düzeyde hazırlanmalıdır.
Mesajların taşıması gereken özellikler şöyle sıralanabilir:
Mesajın iletileceği hedef kitlenin özelliği verici tarafından çok iyi bilinmelidir. Mesaj gönderen kişinin geri bildirimi sağlamak için özel çaba harcaması gerekir.
Geri bildirim istemiyorsa en iyi yöntem mesajı daha açık biçime dönüştürerek tekrarlamak.
Mesajı gönderen ve alan kişinin iyi bir dinleyici olması gerekir. Dinlemek iletişim ve halkla ilişkilerin altın kuralıdır.
Doğal İletişim ve Halkla İletişim Toplum içinde bireyler tüm örgütlerin kendi ihtiyaç ya da çıkarları için ne gibi çaba gösterdiklerini sürekli olarak öğrenip bilmek isterler.
Eğer bir örgüt, halkın bu öğrenme ihtiyacını karşılamaz, yaptıklarında, amaç ve politikalarından kamuoyunu bilgisiz bırakırsa halk onun yapmadığını kendisi yapar,
Ancak bunu yaparken de genellikle gerçeği yansıtmayan söylenti, dedikodu gibi biçimsel olmayan iletişim araçlarından sağladığı kulaktan dolma bilgileri kullanır.
Kuşkusuz çoğu kez, böyle bir ortam kamuoyunda işletme veya örgütle ilgili gerçek dışı, yanlış kanıların doğmasına yol açar.
Bu bakımdan işletmenin kendi kamuoyunu oluşturan çevrelerin bilgi ihtiyacını karşılaması gerekir.
Söz gelimi, işletmenin iş görenleri, örgütün ilerlemesi veya kendi işlerini etkileyen değişiklikler hakkın da bilgi edinmek ister, ortaklar ise şirketlerin finans durumu ve gelişmesi ile yakından ilgilenirler.