PERSONEL TAKİP SİSTEMİ

PERSONEL TAKİP SİSTEMİ PERSONEL TAKİP 1.0 1- PROGRAMIN AMACI : Bu Program Personellerin Giriş Çıkışlarını Yorumlayarak Puantaj Oluşturmak için Tasarlanmıştır. Personellerin Giriş Ve Çıkışlarında Yapmaları Gereken ( Parmak İzi, Proximity, Mifare, HID, Barkod Vb. ) Terminallerden Kendilerine Tanımlanmış Parmak İzi Veya Kartlarla Geçiş Yapmaktır. Önerilen: Bu Geçişler Turnike Konularak Zorunlu Hale Getirilebilir. 2- PROGRAMA GİRİŞ : Programa Giriş Ara Yüzünde Kullanıcı Adı Ve Şifresi istenmektedir.( Şekil 1 ) Her Kullanıcıya Farklı Yetkiler Verilebilir Ve Bu Yetkilerle Programda Dolaşılması Sağlanır. ( Şekil 2 ) Şekil 1 : Kullanıcı Girişi Şekil 2 : Kullanıcı Tanımları 3- PROGRAMIN İŞLEYİŞİ : Program Sabitler, Hareketler, Puantaj, Yıllık İzin, Yemekhane, Ziyaretçi Takip, Raporlama, İletişim Ve Bakım/Onarım Bölümlerinden oluşmaktadır. ( Şekil 3 ) Sabitler Bölümünde Programın Çalışması İçin Gerekli Parametreler Girilir. Ve Bu Parametreler Personel Sicil Bilgileri Alanında Bir Araya Getirilir. 2

Şekil 3: Ana Menü Şirket Bilgileri Bu Formda Şirketler Arasında Ve Yıllarda Geçiş Sağlanabildiği Gibi Giriş Çıkış Kapıları, Yemekhane Kapları Ve Puantaj Hesaplama Vs. Parametrelerin Girişleri Yapılır. ( Şekil 4 ) ( Şekil 5 ) Şekil 4 : Şirket Bilgileri ( Genel ) Şekil 5 : Şirket Bilgileri ( Parametreler ) Bölüm Departman Bilgileri Bu Formda Şirketin Bölüm Departmanları Girilir. Bu Bölüm Departmanlara Göre Filtreleme Yapılabilir. ( Şekil 6 ) 3

Servis Bilgileri Bu Formda Personellerin Firmaya Geliş Servisleri Girilir. Bu Servis Bilgilerine Göre Filtreleme Yapılabilir. ( Şekil 7 ) Şekil 6 : Bölüm Departman Bilgileri Şekil 7 : Servis Bilgileri Yıllık Çalışma Tablosu Bu Formda Personellerin Firmada Hangi Gün Ne Şekilde Çalışması Gerektiği Belirlenir. Yıllık Çalışma Tablosuna Göre Filtreleme Yapılabilir. ( Şekil 8 ) Puantaj Tipleri Bu Formda Personellerin Firmada Yapabilecekleri Tüm Çalışmalar Tanımlanır. Bu Tanımlamalar Puantaj Günlüklerinde Kullanılırlar. ( Şekil 9 ) Puantaj Günlüğü Tanımları Bu Formda Yıllık Çalışma Tablosuna Girilecek Olan Tam Günlük Çalışmalar Tanımlanır. ( Şekil 10 ) Periyod Tanımları Bu Formda Yıllık Çalışma Tablosuna Girilecek Puantaj Günlüklerini Hızlı Döşemek İçin Kullanılır. ( Şekil 11 ) Aylık Puantaj Tanımları Bu Formda Firmanın Bordroda Kullandığı Başlıkların Aynısı Tanımlanır. Bu Sayede Aktarımın Bire Bir Olması Sağlanır. ( Şekil 12 ) Şekil 8 : Yıllık Çalışma Tablosu 4

Şekil 9 : Puantaj Tipleri Tanımları Şekil 10 : Puantaj Günlüğü Tanımları Şekil 11 : Periyod Tanımları Şekil 12 : Aylık Puantaj Tanımları 5

Fazla Mesai Masraf Yerleri Bu Formda Personellerin Firmada Yapacakları Fazla Çalışmaların Yerleri Tanımlanır. Fazla Çalışanlar Raporlarında Filtrelemek İçin Kullanılır. ( Şekil 13 ) Fazla Mesai Nedenleri Bu Formda Personellerin Firmada Yapacakları Fazla Çalışmaların Nedenleri Tanımlanır. Fazla Çalışanlar Raporlarında Filtrelemek İçin Kullanılır. ( Şekil 14 ) Yemekhane Tanımları Bu Formda Firmadaki Yemek Saatleri Ve Yemek Hakları Tanımlanır. ( Şekil 15 ) Yıllık İzin Tanımları Bu Formda Yıllık İzin Hak Ediş Günlerinin Ne Şekilde Olacağı Tanımlanır. ( Şekil 16 ) Şekil 13 Fazla Mesai Masraf Yerleri Şekil 14 : Fazla Mesai Nedenleri Şekil 15 Fazla Mesai Masraf Yerleri Şekil 16 : Fazla Mesai Nedenleri 6

Personel Sicil Bilgileri Bu Formda Sabitler Bölümünde Daha Önce Tanımlanmış Olan Bölüm Departman Bilgileri, Servis Bilgileri, Yıllık Çalışma Tabloları, Yemekhane Tanımları, Yıllık İzin Tanımları Personellerle İlişkilendirilir. Personellerin Bazı Özlük Bilgileri, Giriş Çıkış Kapıları Ve Yemekhane Kapıları Tanımlanır. Ayrıca Rapor Filtrelemelerinde Kullanılmak Üzere Kullanıcıya Bırakılmış Grup Kodu 1 Ve Grup Kodu 2 Adlı İki Tane Alan Bırakılmıştır. Puantaj Hesaplamalarında Personelin Aylıkçımı Saatlikçimi Olduğu Belirlenir. ( Şekil 17 ) Şekil 17 : Personel Sicil Bilgileri Hareketler Bölümünde Personellerin Hareketleri Görsel Olarak Takip Edilir. Kullanıcı Yetkisine Göre Değiştirilebilir, Eklenip Ve Silinebilir. İzinler Ve Fazla Mesai Onaylamaları Buradan Yapılır. Kullanıcının En Çok Kullanacağı Bölüm Burasıdır. Giriş Çıkış Hareketleri Bu Formda Personellerin Giriş Çıkış Hareketleri İncelenebilir. Kullanıcı Yetkisine Göre Giriş Çıkış Eklenebilir, Silinebilir Ve Değiştirilebilir. Bu Yapılan İşlemler Loglanır. ( Hangi Kullanıcı, Ne Zaman Ne Yaptığını Detaylı Bir Şekilde Sorgulanabilir. ) Burada Personel Hareketleri Kişi Bazlı Olarak Kendilerine Daha Önce Tanımlanmış Olan Yıllık Çalışma Tablosu Ve Değişikliklere Göre İşlenir. Bir Vardiya Gurubuna Dahil ise Giriş Hareketine Göre Vardiyası Tespit Edilip Fazla Mesai Hesaplanır. Burada Yapılan Giriş Çıkışlar Hafta Tatili, Genel Tatil, İzin, Yıllık İzin Gibi Durumlarda Olmuşsa Kullanıcıya Farklı Renklerle Gösterilir. ( Şekil 18 ) 7

Şekil 18 : Giriş Çıkış Hareketleri Hareket İşleme Bu Formda Personellerin Giriş Çıkış Hareketleri Filtrelemedeki Kriterlere Göre Vardiya Tespiti Ve Fazla Mesai Hesaplamaları İçin Kullanılır. Bu Vardiya Tespiti Bazı Kriterlere Uygun Olmalı. Örnek Giriş ile Çıkış Arasındaki Süreler Hareket İşlemedeki Opsiyon Sekmesine Alt Sınır Ve Üst Sınırı Aşmamalı.( Şekil 19:20 ) Şekil 19 : Hareket İşleme Filtre Şekil 20 : Hareket İşleme Opsiyon 8

Hareket Geri Alma Bu Formda Personellerin Giriş Çıkış Hareketleri Filtrelemedeki Kriterlere Göre İşlenmiş Hareketleri Ham Hale Getirmek İçin Kullanılır.( Şekil 21 ) Mesai Tablo Değişikliği Bu Formda Personellerin Yıllık Çalışma Tablolarında Tanımlanmış Olan Günlük Çalışmalarındaki Değişiklikleri Veya İzinleri Programa Tanıtmak İçin Kullanılır. Tek Günlük Ve Süreli Değişiklikler Yapılabilir.( Şekil 22 ) Şekil 21 : Hareket Geri Alma Şekil 22 : Mesai Tablo Değişikliği Mesai Tablo Kodu Değişikliği Bu Formda Personellerin Yıllık Çalışma Tablolarını Değiştirmek İçin Kullanılır. Tek Günlük Ve Süreli Değişiklikler Yapılabilir.( Şekil 23) Fazla Mesai Onaylama Bu Formda Personellerin Hareket İşleme İle İşlenmiş Hareketlerine Hesaplanmış Olan Mesailer Onaylanır. Aynı Zamanda Fazla Mesai Masraf Ve Nedenleri Tanımlanabilir. Tek Günlük Ve Süreli Yapılabilir.( Şekil 24) Şekil 23 : Mesai Tablo Kodu Değişikliği Şekil 24 : Fazla Mesai Onaylama 9

Toplu Mesai Tablo Değişikliği Bu Formda Mesai Tablo Değişikliği Toplu Yapılabilir. Toplu Mesai Tablo Kodu Değişikliği Bu Formda Mesai Tablo Kodu Değişikliği Toplu Yapılabilir. Puantaj Bölümünde Personellerin Hareketler Bölümünde İşlenen Hareketleri Bu Bölümde Günlük, Haftalık Ve Aylık Olarak Opsiyonlara Göre Hesaplamaları Yapılır. Günlük, Haftalık Ve Aylık Puantaj Hesaplama Bu Formda Personellerin Günlük, Haftalık Ve Aylık Puantaj Hesaplama Yapılır.( Şekil 25:26 ) Şekil 25 : Puantaj Hesaplama ( Filtreleme ) Şekil 26 : Puantaj Hesaplama ( Opsiyon ) Raporlama Bölümünde Sabitler Bölümünde Girilen Bilgiler Raporlana Bildiği Gibi Personellerin Hareketleri Ve Puantaj Raporlarla İncelenir. Raporlamalar Çeşitli Kriterler Yapılabilir.( Bölüm Departmana Göre, Ad Soyada Göre, Tarih Ve Saat Aralığı Vs. ) ( Şekil 26) ( İçerdekiler, Dışarıdakiler, Gelmeyenler, Zamanında Gelmeyenler, İzinliler, Personel Sicil Bilgileri, Kat/Oda Bilgileri Vb. )( Şekil 27:19 ) Şekil 27 : Personel Raporu Filtreleme Ekranı 10

Şekil 28 : Bölüm Departman Raporu Şekil 29 : Aylık Puantaj Tanımları Raporu 11

Şekil 30 : Personel Bilgileri İşe Giriş Raporu Şekil 31 : Personel Turnike Geçiş Raporu Şekil 32 : İşlenmeyen Kart Bilgileri Raporu 12

Şekil 33 : Tarih Saat Sıralı Hareketler Raporu Şekil 34 : Gelmeyen Personel Raporu Şekil 35 : İşbaşı Yapan Personel Raporu 13

Şekil 36 : Günlük Giriş Çıkış Hareketleri Raporu Şekil 37 : Günlük Giriş Çıkış ( Haftalık ) Hareketleri Raporu Şekil 38 : Durumu Tarih Aralığı Hareket Raporu 14

Şekil 39 : Günlük Giriş Çıkış Hareketleri Raporu Şekil 40 : Zamanında Geleyenler Raporu Şekil 41 : Fazla Çalışanlar Raporu 15

Şekil 42 : Fazla Çalışanlar & Giriş Çıkış Hareketleri Raporu Şekil 43 : Mesai Tablo Değişikliği Raporu Şekil 44 : Aylık Puantaj Raporu 16

İletişim Bölümünde Sistem OffLine İse Cihazlarda Birikmiş Olan Bilgilerin Programın Database ine Aktarılmasını Sağlar. Sistem OnLine İse Bilgiler Sisteme Otomatik Olarak Düşeceğinden İletişim Bölümüne İhtiyaç Duyulmaz. Bakım / Onarım Bölümünde Yıl Sonu İşlemleri, Database Bakımı Ve Kullanıcıların Yetkilerini Belirliye Bileceğimiz Kullanıcı Tanımları Bulunmaktadır. ( Şekil 2 ) 4- PROGRAMDA FİLTRELEME: Programın Her Bölümünde Zengin Bir Filtreleme Ekranı Açılıp Buna Göre İstenilen Öğrenci Ve Personellerin Seçilmesi Sağlanır. ( Şekil 20 ) Şekil 20 : Personel Seçme Ekranı 5- PROGRAMIN GELİŞTİRİLMESİ : Programımız Türkçe ve Ingilizce seçenekleriyle geliştirilmiştir. Güncellemeler Müşterilerimize Ücretsiz Olarak Gönderilmektedir. Ayrıca Müşterinin İsteklerine Göre Değişik Tasarımlarda Proje Bazlı Sisteme İlave Edilebilmektedir. 6- PROGRAM ÖZELLİKLERİ : Bu Program Visual Basic Programlama Dili İle Geliştirilmiştir. Database Olarak Access Ve MS SQL 2005 Kullanılmaktadır. Proje Bazlı Olarak Oracle, My SQL Vb. Database lere Entergrasyonu Sağlanabilir. Database Alt Yapısı Müşteri Bilgi İşlemine Açıktır. XP Ve Vista İşletim Sistemlerinde Çalışmaktadır. 17

7- PROGRAMIN DESTEĞİ : Programın Tüm Hata Ve Aksaklıklarının Giderilmesi Yazılım Departmanı Tarafından Giderilecektir. Ayrıca Müşteride Oluşan Herhangi Bir Sorun Uzak Masa Üstü Bağlantısı İle Anında Giderilebilir. 18