Primavera P6 Web Access

Primavera P6 Web Access Eğitim Notları PRM YAZILIM, Haziran 2011

İÇİNDEKİLER Primavera P6 ya Genel Bakış... 3 Navigasyon...7 Enterprise Project Structure (EPS)...9 Organizational Breakdown Structure(OBS)...10 Proje Kodları...10 Proje Planlama... 12 Proje Açma...12 Proje Yaratma...19 Aktivite Ekleme...22 Aktivite Tipleri...24 Aktivitelerin İlişkilendirilmesi...25 Aktivite Adımları...26 Çizelgeleme...28 Kaynak Yönetimi... 32 Kaynak Tanımlama...32 Roller...34 Aktivitelere Rol Atama...34 Aktivitelere Kaynak Atama...36 Primary Resource...38 Kaynak Kullanımının Analizi...39 Kaynak Atamaları Görünümü...42 Proje Takibi... 43 Hedef Plan Oluşturma...43 Projelerin Güncellenmesi...45 Timesheets ile güncelleme...47 Kaynak Zamanlarının Onayı...48 Hedeflerle Karşılaştırma...49 Portföy Yönetimi... 50 Kapasite Planlama...54 PRM YAZILIM 1

2 PRM YAZILIM

Primavera P6 ya Genel Bakış Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (P6 EPPM) proje, program ve portföyleri önceliklendirmek, planlamak ve yürütmek için kullanılan entegre bir çözümdür. Proje yöneticileri, projeler ve kaynaklar hakkında bilgilenmesi gereken daha üst düzey yöneticiler, takım üyeleri gibi tüm proje paydaşlarınına hitap eden özellikleri vardır. Bu dokümanda web tabanlı Primavera P6 EPPM kullanılarak proje ve kaynak planlama ve takip nasıl yapılır anlatılmaktadır. PRM YAZILIM 3

Bu dokümanda aşağıdaki başlıklar altında Primavera P6 proje ve kaynak yönetimi özellikleri anlatılcaktır: Primavera P6 ya Genel Bakış Proje Yaratma Aktivite Tanımlama ve Planlama Çizelgeleme Proje Takip ve Güncelleme Timesheet Onayı Kaynak ve Rol Tanımlama Kaynak Planlama Kaynak Kullanımının Analizi Portföy Tanımlama ve Analizi 4 PRM YAZILIM

Primavera P6 ya Giriş Primavera P6 web tabanlı bir araç olduğundan internet tarayıcılarla kullanılır. Primavera P6 ya ulaşmak için, tarayıcı ile sistem yöneticilerince belirtilen adrese gitmek gerekir. İlgili adresi tarayıcı ile açtığında kullanıcı, yukarıda görülen giriş ekranı ile karşılaşır. Kullanıcı adı ve şifresini girip Login bağlantısına tıklayarak sisteme bağlanır. Giriş Ekranı Navigasyon Çubuğu Kullanıcı Tercihleri Portletler Kullanıcıları Dashboard görünümleri karşılar. Bu görünümlerde çeşitli portletlerle tek bir noktadan bilgiye hızlı ulaşmak mümkündür. PRM YAZILIM 5

Kullanıcılar sistem yöneticisi tarafından yapılandırılan ve kendilerine erişim hakkı verilen Dashboard ları görürler. Primavera P6 dört temel bölümden oluşur: Dashboards Giriş sayfası ve aynı zamanda gösterge paneli Portfolios Proje portföyünü izleme için Projects Bir proje üzerinde çalışma için Resources Kurum kaynaklarının yönetimi için Portfolios birden fazla projeyi kapsayan raporları aldığımız ve analizleri yaptığımız bölümdür. Proje yöneticileri Projects bölümünü kullanarak projelerini planlayıp kontrol edebilirler. Resources kısmından kaynak yöneticileri ve proje ofisleri için gerekli olan kaynak tanımlama ve iş yüklerini görme gibi fonksiyonlarına erişilebilir. Projects bölümü bir anasayfa (workspace) ile açılır. Bu sayfada kullanıcının tercihine göre, gösterilecek detaylar şunlardır: Proje performans göstergeleri Projenin sağlık durumu Projenin sorunları ve riskleri Proje dokümanları Aşırı yüklü kaynaklar Geciken kritik aktiviteler Kilometretaşları Kısa vadede yapılması beklenen aktiviteler 6 PRM YAZILIM

Navigasyon 1 2 3 4 5 P6 Başlık Çubuğu: Administer menüsü ve Help menüsü bu bölümde yer alır. P6 Navigasyon Çubuğu: Ana modüllere erişim düğmelerini ve menülere erişim sağlar. Dashboards Menüsü: Gösterge panellerini yönetmeyi ve zaman onaylama ekranlarını açmak için kullanılır. Portfolios Menüsü: Portföy, senaryo ve portföy görümümlerini açmak ve yönetmek için kullanılır. Ayrıca en son açılan portföyleri göterir. Projects Menüsü: Proje açma, kurumsal proje verilerine ulaşma ve periyodik servislere erişim linklerini içerir. Ayrıca en son açılan dört proje veya proje grubunu gösterir. 6 Resources Menüsü: Kurumsal kaynak verilerine erişim sağlar. 7 Administer Menüsü: Kullanıcı tercihlerine, kullanıcının kendi takvimine, sistem tercihleri, erişim hakları tanımları ve kurumsal verilere ulaşmayı sağlar. 8 Help menüsü: Yardım seçeneklerine ulaşmayı sağlar. PRM YAZILIM 7

1 2 3 4 5 6 Sıralama Kriteri Göstergesi: Tabloyu hangi kolona göre sıraladığınızı gösterir. Kolon başlığına her tıkladığınızda sıralama küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe döner. Grup Bandları: P6 içerisindeki tabloların büyük kısmında verileri hiyerarşik bir şekilde gruplandırılabilir. Kapatılıp açılabilen bu grup başlıkları renkli bandlarla görülebilir. Seçilen Kayıt Gösterimi: Seçilen veri satırı boyanarak gösterilir. Fare ile tarayarak veya CTRL ve SHIFT tuşlarını kullanarak birden fazla satır seçebilirsiniz. Değişen Kayıt İkonu: Bir tabloda değişen kayıtları göstermek için üç farklı ikon kullanılır. Turuncu kayıt edilmemiş bir değişiklik olduğunu, yeşil yeni bir kayıt girildiğini, kırmızı ise hata olduğunu gösterir. Veri Giriş Özellikleri: Veriler tablo içinde girilir. Gerektiğinde açılır listeler veya takvimler ile doğru formatta veri girişi temin edilir. Kolon Genişliği Ayarlama: Kolon genişlikleri fare ile tutup çekerek ayarlanabilir. 7 8 Kolon Konfigürasyonu: Çoğu ekranda, kolon seçme tabloda hangi alanların gösterildiği seçilebilir. Kolon Sırası: Kolonların yerleri sürükle bırak yöntemiyle değiştirilebilir. düğmesi ile 8 PRM YAZILIM

Enterprise Project Structure (EPS) EPS ve Proje Detayları EPS bir organizasyonun projelerinin hiyerarşisidir. Projeler bu hiyerarşinin seviyeleri altında yer alır. EPS projelerin nasıl yürütüldüğü, izlendiği ve raporlandığı dikkate alınarak oluşturulur. Örneğin depatmanlar, ürün grupları veya programlar bu yapının seviyelerini oluşturabilir. Bir proje eklenirken mutlaka bir EPS seviyesinin altına yerleştirilir. Hiyerarşik EPS yapısı proje verilerinin özetleneceği temeli de oluşturur. EPS seviyelerinde özetlenen bilgiler, kolayca raporlanıp izlenebilir. Projenin genel bilgilerine, not alanlarına, kodlarına ve ayarlarına EPS görünümünün altındaki sekmelerden ulaşılır. PRM YAZILIM 9

Organizational Breakdown Structure(OBS) OBS (Organizational Breakdown Structure) projeleri yürüten organizasyonu ifade eden ve projelerin ve proje gruplarının (EPS seviyelerinin) sorumlularını gösteren hiyerarşik bir yapıdır. OBS kurumsal bir veri yapısı olarak Administer/User Access altındaki OBS ekranında tanımlanır. Yeni sorumlular eklemek, silmek ve hiyerarşiyi yapılandırmak için araç çubuğundaki düğmeler kullanılır. Proje Kodları Projeleri gruplamak ve filtrelemek amaçlı olarak kullanılabilecek ve projelere girilecek olan kodlardır. Sınırsız sayıda proje kodu tanımlanabilir. Proje kodları Administer menüsündeki Enterprise Data linkinden açılan ekranda tanımlanır. 10 PRM YAZILIM

1 Administer Menüsü: Kurumsal veriler (Enterprise Data) altında proje kodlarına ulaşılır. 2 Proje Kodları: Proje kodları sayfasına sol taraftaki linkten erişilir. 3 4 Proje Kodları Araç Çubuğu: Kodları ve değerlerini eklemek, silmek, hiyerarşiyi yapılandırmak için araç çubuğundaki düğmeler kullanılabilir. Name kolonu hem kod adlarını hem de kod değerlerinin kısaltmalarını gösterir. 5 Description alanı kod değerlerinin uzun açıklamasını gösterir. 6 Proje Kodlarının Ağırlıkları: Kod ve değerlerine girilen ağırlıklar kullanılarak proje skoru belirlenebilir. Girilen ağırlıklar, kod değerlerinin birbirlerine görece değerlendirmelere dayanır. PRM YAZILIM 11

Proje Planlama Proje Açma Proje Seçimi Kullanıcının erişim hakkı olan bir projeyi açması için en üstteki navigasyon çubuğundaki Projects yanındaki aksiyon menüsünden Open Projects bağlantısına tıklaması yeterlidir. Açılan hiyerarşik EPS (Enterprise Project Structure) yapısından üzerinde çalışılacak projeler seçilir. Bu listede sadece kullanıcının erişim izni bulunan projeler yer alır. Açılacak projenin hiyerarşide kolayca bulunabilmesi için araç çubuğundaki Search düğmesi ve açılan kutu kullanılabilir. Seçilip açılan projenin ismi aktiviteler görünümünde navigasyon çubuğunun altında görülecektir. 12 PRM YAZILIM

Proje Görünümleri Proje verilerine çeşitli görünümlerle ulaşmak mümkündür. Yukarıda görülen görünüm listesinden istenilen bir görünüme ulaşılır. EPS Projelerin genel bilgilerine, (kodlar, notlar gibi) erişmek ve gerektiğinde değişiklik yapmak için kullanılır. Workspace Projeye özel gösterge panelidir. Activities Aktivite listesini ve Gantt şemasını görmeyi sağlar. Aynı zamanda aktiviteleri export etmek ve aktivite eklemek için kullanılır. Team Usage Projede çalışan kaynakları ve iş yüklerini gösterir. Issues Proje sorunlarının görüldüğü ve girldiği görünümdür. Risks Proje risklerinin dokümante edildiği görünümdür. Documents Proje dokümanlarına bu görünümden erişilebilir. PRM YAZILIM 13

Aktivite Listesi Aktivite listesi görünümünde kullanıcı özelleştirebileceği kolonlarda aktivitelerin detaylarını görebilir ve gerektiğinde değişiklik yapar. Aktivite eklemek için butonuna tıklamak, mouse sağ tuşuna tıklayarak Add activity seçmek yada klavyeden insert tuşuna basmak yeterlidir. İstenilen kolonları yerleştirmek, gruplama ve filtreleme kriterlerini değiştirmek için Customize View linkine tıklanır. Aktivite hiyerarşik olarak gruplanarak görüntülenebilir. Aktiviteler sol tarafta bir ağaç yapısı içerisinde görülür. Gruplama kriteri olarak seçilenwbs veya aktivite kodları renkli bantlar olarak görülürken, en alt seviyede ise aktiviteler yer alır. Araç çubuğundaki Export to Excel düğmesine tıklanarak veya Actions menüsünden Import/Export altından Export to Excel seçilerek aktivite tablosu export edilerek Excel ve benzer programlarda açılabilir. Listeden bir aktivitenin üzerine tıklandığında, aşağıdaki sekmelerde o aktivitenin detaylarına ulaşılabilir. İstenilen detaylara buradan ulaşıp gerektiğinde değişiklik yapmak mümkündür. 14 PRM YAZILIM

Gantt Şeması Gantt şeması aktivitelerin çubuk diyagramını, gruplanmış olarak görmeyi sağlar. Gantt şemasında zaman aralıkları ve gruplama kriteri araç çubuğunun en sağındaki düğmeye basılarak açılan menüden Customize View seçilerek özelleştirilebilir. PRM YAZILIM 15

Ağ Diyagram 1 2 3 4 Aktivite Görünüm Tipleri: Ağ diyagramı açmak için basılır. düğmesine Aktivite Ağı: Aktivite ağı aktiviteleri kutularla aralarındaki ilişkileri oklarla gösteren bir görünümdür. Görünüm Ayarları: Aktivite kutularının hangi verileri göstereceği ve diğer gösterim seçenekleri ayarlanabilir. Aktivite Detayları: Aktivite detay sekmeleri seçilen aktivitenin çeşitli verilerinin girilmesi veya görülmesi için kullanılabilir. Örneğin yukarıda aktivite risklerinin gösteren detay açıktır. 16 PRM YAZILIM

Takvim Görünümü 1 2 3 4 Aktivite Görünüm Tipleri: Takvim görünümünü açmak için düğmesine basılır. Takvim Çalışma Alanı: Aktiviteler aylık takvim görünümünde çubuklarla gösterilir. Aylar arasında geçiş için yukarıdaki oklar kullanılır. Çubuk renkleri Customize View düğmesiyle açılan ekranda değiştirilir. Kırmızı çubuklar kritik aktiviteleri gösterir. Kilometretaşları siyah baklava dilimi şeklinde gösterilir. Günlük Detay: Takvim görünümünde çıft tıkladığınızda o günde yapılan işleri gösteren detay görünüm açılır. Aktivite Detayları: Aktivite detay sekmeleri seçilen aktivitenin çeşitli verilerinin girilmesi veya görülmesi için kullanılabilir. Örneğin yukarıda aktivite ilişkilerini gösteren Trace Logic detayı açıktır. PRM YAZILIM 17

Dokümanlar Proje dokümanlarının detaylarına bu görünümden ulaşılır. Yeni dokümanlar tanımlanabilir, varolanlar üzerinde değişiklik yapılabilir. Dokümanların genel bilgileri, açıklamaları değiştirilebilir ve aktivite/wbs atamaları yapılabilir. 18 PRM YAZILIM

Proje Yaratma Proje yöneticileri yetkileri dahilinde Primavera P6 dan yeni proje yaratabilirler. Yeni proje yaratmak için EPS görünümünde sağ tıklayıp Add Project.. seçilir veya araç çubuğundan düğmesine tıklanır. PRM YAZILIM 19

Yukarıda görüldüğü gibi, projenin ID si ve adı girilir. 20 PRM YAZILIM

EPS Seçimi Yeni projenin altına yerleştirileceği, ilgili EPS (Enterprise Project Structure) seviyesi seçilir. Proje yöneticisi EPS in ancak erişim hakkına sahip olduğu seviyelerini görür ve yetkisi varsa proje ekler. PRM YAZILIM 21

Sorumlu Seçimi Aktivite Ekleme Projenin sorumlusu OBS (Organizational Breakdown Structure- Organizasyon Şeması) ndan seçilir. Proje başlangıç tarihi ve isteğe bağlı olarak beklenen bitiş tarihi girilir. Create tıklanarak proje yaratılır. Proje yaratıldıktan sonra aktivite eklenebilir veya projenin genel bilgileri girilebilir. Proje planları WBS ve aktivitelerden oluşur. WBS proje iş paketlerinin hiyerarşik gösterimidir. Projenin kapsamını ortaya koymak için kullanılır ve projenin çıktılarına odaklı bir şekilde tanımlanır. Aktiviteler bir projenin planlanan ve takip edilen en küçük iş birimidir. 22 PRM YAZILIM

WBS eklemek için ekrandaki butonuna basabilirsiniz. Aktivite eklemek için de klavyeden insert tuşuna basmak, ekrandaki butonuna tıklamak yada mousenin sağ tuşuna tıkladıktan sonra Add activity seçmek yeterlidir. Alternatif bir yol olarak Excel formatında hazırlanmış bir tablodan aktiviteleri import etmek mümkündür. PRM YAZILIM 23

Import etmek için, araç çubuğundaki butonuna tıklanır. Açılan sayfadan *.xls dosya seçilip Import a basılarak import tamamlanır. Aktivite Tipleri Primavera da aktiviteler için 6 tipten biri seçilir. Task dependent Start Milestone Finish Milestone Resource dependent Level of effort WBS Summary Sık kullanılacak olan tipler, Task dependent ve Milestone dur. Task dependent aktivite takvimine göre yapılan ve 0 dan büyük bir süreye sahip aktiviteler için seçilecek olan tiptir. Milestone ise 0 süreli olan ve projenin çeşitli kilometre taşlarını gösteren aktiviteler için tercih edilecek tiptir. Milestone aktivitilere kaynak atanamaz. 24 PRM YAZILIM

Aktivitelerin İlişkilendirilmesi İlişki Tipleri Aktivite tarihlerinin hesaplanabilmesi için aktivitelerin ilişkilendirilmesi gerekir. Primavera da aktiviteleri ilişkilendirirken dört tip ilişki kullanılabilir. Aktiviteler görünümünde Gantt Şeması üzerinde sağ tıklayınca açılan menüden Create Relationships seçilir ve sonra ilişkilendirelecek aktiviteler arasında mouse yardımıyla ilişki kurulur. PRM YAZILIM 25

Alternatif olarak aktivite detay sekmelerinden Predecessors veya Successors seçilip bu sekmelerdeki Assign düğmeleri kullanılarak aktiviteler ilişkilendirilebilir. Eğer aktiviteler FS bağlanacaksa, önce bağlanacak aktiviteler Shift düğmesine basılarak seçilir ardında sağ tıklanarak açılan menüden Link Selected Activities seçilir. Aktivitenin İlişkileri Detayı Aktivite Adımları Adımlar aktivite olarak takip etmediğimiz iş parçalarını tanımlayıp takip etmemizi sağlar. Bir aktiviteye sınırsız sayıda 26 PRM YAZILIM

adım tanımlanabilir. Tanımlı adımların tamamlanıp tamamlanmadıkları izlenebilir. Aktivitelere adımlar eklemek için, aktivitenin üzerinde iken aşağıdaki Steps sekmesine basılır. Aktivite Adımları Add düğmesi tıklanarak aktivitenin adımları tanımlanır ve istenirse adımların görece ağırlık katsayıları girilebilir. PRM YAZILIM 27

Çizelgeleme Aktivitelerin ve aralarındaki ilişkilerin tanımlanmasından sonra, aktivite tarihlerinin ve proje bitiş tarihinin hemen hesaplanması için çizelgeleme işlemi yapılmalıdır. Primavera P6 Kritik Yol Metodu na göre çizelgeme yapmaktadır. Kritik Yol Metodu iki adımda aktivite tarihlerinin hesaplanmasını sağlar: İleri doğru hesap adımında erken başlangıç (early start) ve erken bitiş (early finish) tarihleri hesap edilir. Geriye doğru hesap adımında geç başlangıç(late start) geç bitiş (late finish) tarihleri hesap edilir. İleri Çizelgeleme İleri Çizelgeleme bir aktivitenin erken günlerini hesaplar. Early Start = Erken Başlama Early Finish = Erken Bitiş Erken tarihler, bir aktivitenin öncül aktivitleri tamamlandıktan sonra başlayabileceği ve bitebileceği en erken tarihlerdir. Erken Başlama + Süre - 1 = Erken Bitiş 28 PRM YAZILIM

Geri Çizelgeleme Geri Çizelgeleme bir aktivitenin geç tarihlerini hesaplar. Late Start = Geç Başlama Late Finish = Geç Bitiş Geç tarihler, bir aktivitenin proje bitiş tarihini geciktirmeden başlayabileceği ve bitebileceği en geç tarihlerdir. Geç Bitiş - Süre + 1 = Geç Başlama Zorunlu Bitiş Tarihi ile Geri Çizelgeleme Projelere Must Finish By tarihi girilirse P6 bu tarihi geriye doğru çizelgelemenin başlangıç noktası olarak kullanır. Projeye empoze edilen bitiş tarihi sadece geri çizelgelemede kullanılır. Geç Bitiş - Süre + 1 = Geç Başlama PRM YAZILIM 29

Toplam Bolluk (Total Float) Toplam Bolluk bir aktivitenin erken ve geç tarihleri arasındaki farktır. Toplam Bolluk = Geç Başlama - Erken Başlama Toplam Bolluk = Geç Bitiş - Erken Bitiş TF = LS ES veya TF = LF - EF Bolluk bir aktivitenin projeyi geciktirmeden erken başlamasından kayabileceği zaman miktarıdır. Toplam bolluğu 0 (sıfır) olan aktiviteler kritiktir. Serbest Bolluk ( Free Float) Bir aktivitenin kendisinden sonra gelen aktivitelerin erken başlama tarihlerini geciktirmeden ne kadar gecikebileceğini gösterir. Toplam bolluktan farklı olabilir. Sıfır veya pozitif olabilir, eksi olamaz. Çizelgeleme için Aktiviteler görünümünde araç çubuğundaki Schedule düğmesi veya klavyeden F9 tuşu kullanılabilir. Alternatif olarak Actions menüsünden Run/Scheduler tıklanır. 30 PRM YAZILIM

Çizelgeleme için Schedule düğmesine basılır ve proje çizelgelenir. P6 çizelgeleme sonrası bir log dosyası üreterek sonuçları raporlar. Proje zaman ve kaynak bilgilerinin portföy seviyesindeki raporlara yansıması için Özetleme yapmak gerekir. Bunun için Summarize düğmesine basılır. PRM YAZILIM 31

Kaynak Yönetimi Kaynak Tanımlama Kaynaklar Aktiviteyi tamamlamak için kullanılan herşey bir kaynaktır. Kaynaklar üç tip olarak tanımlanır: İşgücü (Labor) Ekipman (Non-Labor) Malzeme (Material) Kaynaklara ulaşmak için navigasyon çubuğundan Resources tıklanır. Yeni bir kaynak eklemek için açılan sayfada Administration sekmesine basılır. Açılan sayfada kaynağın bilgileri girilir. 32 PRM YAZILIM

Kaynak Tanımlama Kaynak Araç Çubuğu Kaynak oluşturmak yada değiştirmek, Kaynaklar ekranında kolonlarda veya detay sekmelerinde yapılır. Kaynak ekleme, kopyalama, silme veya hiyerarşideki yerini değiştirme için araç çubuğundaki düğmeler veya sağ tıklanınca açılan menü kullanılabilir. Araç çubuğu ayrıca görüntüyü düzenleme ve Excel e aktarma gibi fonksiyonlara erişim sağlayan düğmeler de içerir. Bazı kaynak bilgileri ekranın alt tarfındaki detay sekmelerinde tanımlanır. Kaynaklara birim fiyat tanımlamak için Units and Prices sekmesi kullanılır. Kaynak Detayları PRM YAZILIM 33

Roller Roller ile kişisel görev tanımları ve uzmanlıklar belirtilir. Belirli bir bireysel kaynak yerine, tanımlı bir uzmanlık düzeyindeki herhangi bir kaynağı temsil eder. Proje Yöneticisi, Yazılım Mühendisi, Teknik Ressam gibi. Roller Resources modülünde Administration altında Roles sekmesinden tanımlanır. Rol bilgileri tablo içerisinde ve ayrıca alttaki sekmelerden girilir. Örneğin rolerin kaynaklarla ilişkilendirilmesi için Resources detay sekmesi kullanılır. Rollere birim fiyat tanımlanabilir. Bunun için Prices sekmesi kullanılır. Aktivitelere Rol Atama Planlama aşamasında kaynak atama öncesi aktivitelere geçici yer tutucu olarak roller atanabilir. Roller ile kişisel görev tanımları ve uzmanlıklar belirtilir. Belirli bir bireysel kaynak yerine, tanımlı bir uzmanlık düzeyindeki herhangi bir kaynağı temsil eder. Proje Yöneticisi, Yazılım Mühendisi, Teknik Ressam gibi. 34 PRM YAZILIM

Rol Atama Aktivitelere rol atamak için aktivitenin üzerinde iken Assignments sekmesi seçilir. Daha sonra Assign Role düğmesi tıklanır ve açılan listeden istenen rol seçilebilip atanır. PRM YAZILIM 35

Aktivitelere Kaynak Atama Kaynak Formu Tanımlanan aktivitelere kaynak atamak için, aktivitenin üzerinde iken Assignments sekmesi seçilir. Bu aktivitenin kaynaklarının atandığı ve görüldüğü sekmedir. Aktivitelere kaynak atamak için aktivitenin üzerinde iken Assignments sekmesi seçilir. Daha sonra Assign Resource düğmesi tıklanır ve açılan listeden istenen kaynak seçilip atanır. 36 PRM YAZILIM

Bir kaynağı atamak için Assign düğmesine basılır. Ardından aşağıdaki uyarı sonrasında atanan kaynaklara uyarı mesajı gönderilebilir. Kaynaklar default saatlerle atanmış olur. Kaynağın harcayacağı zamanı (planned units) değiştirmek gerekiyorsa ilgili kolonda değiştirilebilir. PRM YAZILIM 37

Primary Resource Birincil Kaynak aktiviteyi Timesheets ile başlatıp bitirebilir. Atanan kaynaklardan biri Primary Resource olarak işaretlenmelidir. Sadece aktivitelere birincil olarak atanmış kaynaklar (Primary Resource) Timesheets içerisinde aktivitenin gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihlerini girebilirler. Aktivite ye ilk atanan kaynak otomatik olarak Birincil Kaynak olur. Aktiviteye atanmış kaynaklardan birini Primary olarak işaretlemek için Assignments detay sekmesinde kaynağı seçip Primary Resource kutusunu işaretleyin. 38 PRM YAZILIM

Kaynak Kullanımının Analizi Proje Ekibinin İş Yükleri Proje yöneticisi, üzerinde çalıştığı projede hangi kaynakların kullanıldığını ve bu kaynakların iş yüklerini Team Usage görünümünde grafik veya tablo olarak görür. Sol tarafta proje kaynaklarının listesi sağ tarafta ise seçilen kaynağın, histogram veya tablo olarak iş yükü görülür. Kaynakların seçili projedeki yükü ile diğer projelerdeki yükü ayrı ayrı gösterilir. Tüm kaynakların, kaynak ekiplerinin veya kaynak gruplarının iş yükü Resources modülü altında Resource Analysis ve Resource Usage sekmelerinde analiz edilebilir. Analysis Sekmesinden kaynağın yük dağılımı zamana bağlı olarak, bütün projeler genelinde yada seçilen bir proje bazında görüntülenerek analiz edilebilir. Chart Type için Histogram, Stacked Histogram, Area Chart yada Pie Chart seçeneklerden biri seçilebilir. PRM YAZILIM 39

Analiz (Stacked Histogram) Analiz (Area Chart) Kaynak Kullanımı (Histogram) Resource Usage sekmesinden, ilgili kaynağın bütün projeler genelinde yük dağılımları incelenebilir. İş yükleri Histogram ve Spreadsheet olarak görülebilir. Bu görünümlerde aşırı yüklenmeler de gösterilir. Histogramlar gerçekleşen, kalan ve aşırı yüklenmeleri ayrı renklerde gösterirler. Histogramlar Customize linkine basılarak açılan aşağıdaki ekranda düzenlenebilir. Histogramların miktar veya maliyet göstermesi, haftalık veya aylık çubuklar çizilmesi bu ekrandan ayarlanabilir. 40 PRM YAZILIM

Kaynak Histogramı Ayarları Kaynak Kullanımı (Spreadsheet) Kaynak kullanım tablosu Customize linkine basılarak açılan aşağıdaki ekranda düzenlenebilir. Miktar veya maliyet göstermesi, haftalık veya aylık çubuklar çizilmesi bu ekrandan ayarlanabilir. PRM YAZILIM 41

Kullanım Tablosu Ayarları Kaynak Atamaları Görünümü Assignments sekmesi kaynakların tüm projelerde atandıkları aktiviteleri ve miktarları görmek için kullanılır. İki parçalı olan bu ekranın sağ tarafında zaman ölçeğine yayılı bir şekilde miktar veya maliyet dağılımları görülebilir. 42 PRM YAZILIM

Proje Takibi Hedef Plan Oluşturma Proje Hedefleri (Baselines) Hedef planlar (baseline) proje planlarının çeşitli zamanlarda dondurulmuş olan hallerini ifade ederler ve tüm proje verilerini içerirler. Hedef planlar sayesinde ilk yapılan planlardan sapmalar ve gecikmeler izlenip raporlanabilir. Her projenin proje başındaki planını ve ara hedefleri Baseline olarak saklamak gerekir. Bir proje için sınırsız sayıda Baseline saklanabilir. Hedef planlar bir proje açıldıktan sonra Activities görünümden oluşturulabilir. Bu görünümde araç çubuğundaki Define Baselines düğmesine tıklayarak veya Actions menüsünden Define Baselines seçilerek projenin o anki hali bir baseline olarak saklanabilir. Baselines ekranında Add Baseline düğmesiyle projenin o anki hali bir hedef olarak saklanır. Başka bir projeyi hedef plan haline getirmek için Convert a Project to Baseline düğmesi kullanılabilir. Saklanmış hedef planlarından hangisinin karşılaştırma amaçlı kullanılacağı Project Baseline ve User s Primary Baseline tercihleri ile belirlenir. PRM YAZILIM 43

Kullanıcılar hedef plan verilerini çeşitli şekillerde görüp raporlayabilir. Aktivite görünümlerine hedef planla ilgili kolonlar ekleyerek veya hedef tarihleri gösteren çubuklar yerleştirerek hedef projeyle karşılaştırma yapılabilir. Project Baseline olarak seçilen hedef planın verilerini görmek için kolonlarda BL Project ile başlayan alanlar kullanılabilir. BL Project Start, BL Project Duration gibi. Primary Baseline olarak seçilen hedef planın verilerini görmek için kolonlarda BL1 ile başlayan alanlar kullanılabilir. BL1 Start, BL1 Duration gibi. Hedef tarihleri Gantt şemasında çubuklarla görmek mümkündür. 44 PRM YAZILIM

Projelerin Güncellenmesi Proje fiilen başladıktan sonra projeyi denetlemek ve ilerlemeleri izlemek gerekir. Bu aşamada aktivitelerin gerçekleşmeleri veri tarihi itibari ile kaydedilecektir: Gerçekleşen tarihler ve ilerleme Gerçekleşen kaynak kullanımı Tahakkuk eden maliyetler Data Date (Veri Tarihi) Şimdiki an ilerlemeleri hangi tarih itibari ile ifade ettiğimizi ve geriye kalan işlerin hangi tarih itibariyle çizelgeleneceğini gösterir. Bitmiş aktivitelere aşağıdaki bilgiler girilmelidir. Gerçekleşen Başlangıç Tarihi (Actual Start) Gerçekleşen Bitiş Tarihi (Actual Finish) Başlamış ve devam eden aktiviteleri güncellemek için Gerçekleşen Başlangıç Tarihi (Actual Start) İlerleme Yüzdesi ve/veya Kalan Süre (Remaining Duration) girmek gerekir. Eğer güncelleme yaptığımız tarih (data date - veri tarihi) itibariyle aktivite bitmiş ise yani ilerleme yüzdesi % 100 e ulaşmışsa, başlangıç tarihinin yanında bitiş tarihi de kaydedilmelidir. Kilometretaşları tipine göre sadece gerçekleşen başlangıç veya bitiş tarihi girilerek güncellenir. Güncelleme yapmak için Activities görünümünde General detay sekmesi kullanılabileceği gibi kolonlarda yer alan gerçekleşen başlangıç (actual start) ve bitiş alanları (actual finish) da kullanılabilir. PRM YAZILIM 45

Aktivitelerin ilerleme yüzdeleri dışında gerçekleşen kaynak ve maliyet bilgileri de güncellenmelidir. Gerçekleşen kaynak miktarı Assignments sekmesinde Actual Units olarak kaydedilir. 46 PRM YAZILIM

Timesheets ile güncelleme Projede çalışan kaynaklar yetkileri ölçüsünde, Timesheets i kullanarak aktivitelerinin ilerlemelerini girip, aktivitelerde harcadıkları saatleri kayıt altına alabilirler. Kaynaklar aynı zamanda kalan zamanlarını da güncelleyebilirler. Timesheets, Primavera ürün ailesinin bileşenlerinden biridir ve kullanımı ayrı bir dökümanda anlatılmıştır. Onaya gönderme Zaman tablosu döneminin açılması ve zaman girişi Hayır Proje Lideri onayladı mı? Hayır Evet Yeniden Çizelgeleme Kaynak Yöneticisi onayladı Apply Actuals- Gerçekleşen saatlerin aktivitelere aktarılması Evet Zaman tablosu onay süreci PRM YAZILIM 47

Kaynak Zamanlarının Onayı Kaynakların timesheet doldurarak projelerde harcadıkları zamanları aktivite bazlı olarak raporlamaları durumunda, proje yöneticilerinin timesheet leri onaylaması istenebilir. Proje yöneticisi, sorumlu olduğu projelerdeki kaynakların onaylarını Dashboards menüsünde Approve Timesheets linkine tıklayarak verebilir. Timesheet Detayı Açılan sayfada dönem bazında onaya gönderilen ve gönderilmeyen tüm timesheet ler görülür. Girilen saatlerin detayları incelenir. Onay bekleyenler yani durumu Submitted veya Re-submitted olanlar seçilip araç çubuğundaki Approve düğmesine basılarak onaylanır. Reddedilecekler de benzer şekilde seçilip Reject düğmesi ile kaynaklara geri gönderilir. Birden fazla satırı seçmek için Ctrl veya Shift tuşu kullanılabilir. 48 PRM YAZILIM

Hedeflerle Karşılaştırma Projeler ilerledikçe hedef planlarla karşılaştırılarak performansları analiz edilir. Kullanıcılar hedef plan verilerini çeşitli şekillerde görüp raporlayabilir. Aktivite görünümlerine hedef planla ilgili kolonlar ekleyerek veya Gantt şemasında hedef tarihleri gösteren çubuklar yerleştirerek hedef projeyle karşılaştırma yapılabilir. Aşağıdaki görünüm aktivitelerin hedeflenen tarihlerini ve sapmalarını göstermektedir. PRM YAZILIM 49

Portföy Yönetimi Bir arada raporlanan ve izlenen proje gruplarına portföy denmektedir. Örneğin bu yıl başlayacak projeler veya belli bir departmanın projeleri gibi portföyler tanımlanabilir. Portföyler global veya kullanıcıya özel olabilir. Portföylere projeler elle eklenebileceği gibi, bir seçim kriteri ile otomatik olarak da eklenebilir. Bir portföy oluşturmak için Manage Portfolios görünümde sol üst köşedeki Create Project Portfolio linkine tıklamak yeterlidir. 50 PRM YAZILIM

Var olan bir portföy seçildiğinde o portföyle ilgili aşağıdaki görünümlerde çeşitli analizler yapılabilir: Portfolio Analysis Scorecard, çeşitli Histogramlar, Pie Chart ve Bubble Chart gibi gösterimlerle proje metrikleri görülebilir, çeşitli portföy senaryoları karşılaştırılabilir Capacity Planning Roller bazında portföydeki projelerin iş yükü analiz edilebilir ve projelerin iptali ve ertelenmesinin ortaya çıkaracağı etkiler dinamik olarak görülebilir Performance Status Zaman ve kaynak kullanımı açısından projelerin performans göstergeleri izlenir Gantt Chart Portföyün özet Gantt şeması ROI Harcama ve Fayda planları görülür ve net bugünkü değer analizleri yapılır Details Portföyün kimler tarafından görüleceği ve hangi projeleri içerdiği bu görünümde ayarlanabilir PRM YAZILIM 51

1 Portfolio Analysis araç çubuğu 2 Portfolio Analysis ayarları 3 4 5 6 More/Basic düğmeleri: More düğmesi ile detaylı ayarlar görülebilir ve değiştirilebilir. Basic düğmesi ile detaylar kapatılabilir. Üst çalışma alanı: İki parçalı porföy analizinin üst kısmında skorkart görülmektedir. Alt çalışma alanı: İki parçalı porföy analizinin alt kısmında skorkart görülmektedir. Proje seçme kutuları: Projeyi portföy analizinden çıkarmak için bu kutulardaki işaretler kaldırılabilir. 52 PRM YAZILIM

Değişik Portföy Analiz Görünümleri PRM YAZILIM 53

Kapasite Planlama Aktif ve planlanan projelerin kaynak ihtiyacını analiz ederek senaryolar oluşturmayı sağlayan kapasite planlama özelliği ile kaynak kısıtları dikkate alınarak portföydeki projelerin uygulanabilirlikleri sorgulanabilir. Bir proje veya proje grubu için rollerin kullanım miktarını ve maliyetini zamana bağlı olarak analiz edebilmeyi sağlar. Proje tarihleri ile ilgili farklı senaryoların insan kaynağı kapasitesinin kullanımına etkileri analiz edilebilir. 1 2 3 4 Kapasite planlama görünümünü kullanmadan önce üzerinde çalışılacak olan portföy açılır. Skorkart: Bu tablo projeleri seçmek, sıralamak ve analiz etmek için kullanılır. Tablonun solundaki kutucuklar işaretlenerek projenin kapasite planlamada dikkate alınması sağlanır. Gantt Şeması: Mevcut ve öngörülen tarihleri gösteren çubukları gösterir. Öngörülen çubuğu sürüklenerek kapasite grafikleri ayarlanabilir. Roller: Kapasite planlama grafiklerinde görülmesi istenen roller bu alandaki kutucuklar işaretlenerek dahil edilir. 54 PRM YAZILIM

5 6 7 Kapasite Planlama Grafiği: Rollere olan talep stacked histogram, area chart, net availability(net müsaitlik) veya tablo görülmektedir. Kapasite Planlama Grafiğinde Aşırı Yüklenme: Grafikler seçilen roller için kapasite limitini ve limit aşımlarını gösterebilir. Rollerin limitleri, o role sahip kaynakların limitlerinin toplamından bulunur. Kapasite Planlama Görünümünü Düzenleme: Customize linki ile kolonlar, gruplama ve grafik seçenekleri ayarlanabilir. Grafiklerin miktar veya maliyet göstermesi ayarlanabilir. PRM YAZILIM 55