Yazışmalar 20 Dk. Birime gelen yazılar kayda alınır ve BYS üzerinden gelen evraklarla birlikte Yüksekokul Sekreterliğine havale edilir. Cevap verilecek evraklar belirlenerek ilgili birimlere havalesi yapılır. Cevaben yazılan yazı BYS üzerinden iş akşına sunulur. BYS üzerinden onaylanan yazı ilgili birime havale edilerek çıktısı alınır ve konu hakkında tutulan dosyaya takılır.
Niğde ÖMR Üniversitesi ALİSDMİR ÜNİVRSİTSİ İŞİN İŞİN ADI ADI Atanan Personelin Atanan Personeli Kuruma Göreve Başlama Başlatma İşlem Süreci 4 Saat Saat 32 Dakika Dk. Personel Daire Başkanlığından ilgili personelin atama kararnamesi Konservatuvarımıza gönderilir. saat Ataması yapılan personelden ilgili evraklar istenilir (Kimlik Fotokobisi, Diploma Fotokobisi, Aile Yardım Bildirimi, Mal Beyannamesi ) Kimlik Fotokopisi Aile Yardım Bildirimi Mal Beyannamesi SGK na sistem üzerinden ilgili personelin tescil kayıt işlemi yapılır. İlgili personelin göreve başlama yazısı Personel Daire Başkanlığına BYS üzerinden gönderilerek bildirilir ve kurum sicil numarası istenilir. 2 Saat Tahakkuk ve Satınalma Birimi Personelden kurumun sözleşmeli bankasından hesap açtırılması istenilir. saat Tahakkuk ve Satınalma Birimi Kurum sicil numarası alınan personelin maaş veri bilgileri Kamu Bilgi Sistemine (KBS) giriş işlemi yapılır. saat Tahakkuk ve Satınalma Birimi Say2000i maaş sicil numarası alınır.
Bölüm Başkanı Atama İşlemi 40 Dk. Yüksekokul sekreteri Bölüm Başkanlığı görevine atama yapma yetkisi ilgili mevzuat* çerçevesinde Müdür ün önerisi üzerine Rektör ün uhdesindedir. Bu atamaya ilişkin büro işlemleri bölüm başkanının görev süresinin sona ermesi veya istifa etmesiyle başlamaktadır. *247 sayılı Kanun un 2. maddesi ve Akademik Teşkilat Yönetmeliği nin 4. ve 8. maddeleri Görev süresinin sona ermesi veya istifa söz konusu olduğunda duruma göre neden belirtilmek suretiyle ilgili bölüm başkanlığına yeniden veya ilk kez atanması düşünülen kişinin ismi atamaya esas tarih de yazılıp Müdür ün önerisi olarak Rektörlük Makamına yazılır. 20 Rektörlük Makamından onay geldikten sonra ilgiliye görevi tebliğ edilir. Görev süreleri; asaleten atamalarda 3 yıl, vekaleten atamalarda 6 aydır.
Mazeret İzni Dk. Talep edilen izin çeşidine göre (evlilik-babalık-ölüm) kanıtlayıcı belgeler ile birlikte İzin formu doldurularak personele imzalattırılır. M Daha sonra düzenlenen izin formu BYS üzerinden onaya sunulur. İzin formu paraflanarak ilgili makamların ıslak imza onayına sunulur Islak imza ile onaylı izin formu BYS de aldığı sayı içerisine taranır ve ilgili personelin izinden dönüşü beklenir. İzin dönüşü İzin formunun ilgili bölümüne göreve başladığı tarih yazılarak Konservatuvar Müdürüne imzalatılır. İzin formunu Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) göndermek üzere hazırlanan üst yazı BYS üzerinden onaylandıktan sonra havalesi yapılır.
Sıhhi İzin Dk. M Personel İşleri birimi Sağlık kurumlarından alınan hastalığı belgeleyen sağlık raporları dilekçe ekinde evrak kayda alınır. Personel İşleri birimi İlgili personelin dönüşü beklenir. Personel İşleri birimi İstirahat edileceğine ilişkin evrakta yazılı süre kadar ilgili personelin istirahatli olduğunu gösterir yazı (sıhhi izin formu) hazırlanarak BYS üzerinden onaya sunulur. Personel İşleri birimi Sıhhi İzin formu ilgili makamların ıslak imza onayına sunulur. Sıhhi İzin formunun ilgili bölümüne göreve başladığı tarih yazılarak ilgili amire onaylatılır. Personel İşleri birimi İzin formunu Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) göndermek üzere hazırlanan üst yazı BYS üzerinden onaya sunulur. (Çalışan görevlendirmeli ise kadrosunun bulunduğu birime de gönderilir.) Personel İşleri birimi BYS üzerinden onaylanan izin üst yazısı ilgili birimlere ve tahakkuk bürosuna havale edilerek çıktısı alınır ve ilgilinin birimdeki özlük dosyasına takılır.
Ücretsiz İzin Saat Dk. M Personelin, ücretsiz izin kullanmak isteği ile ilgili dilekçesi ve varsa konu ile ilgili belge kayda alınır. Dilekçe İlgili mevzuata uygun mu? Uygun bulunmadığına dair ilgiliye bildirilir. Dilekçe, İdari Personelse Müdürün uygun görüşü, akademik personelse ilgili Bölüm Başkanlığının uygun görüşü ve müdürün uygun görüşünü belirten üst yazı Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) sunulur ve onay beklenir. Aylıksız izin isteği Rektörlük Makamı tarafından uygun görüldü mü? Personele aylıksız izin kullanamayacağına dair yazılı bilgi verilir. Ücretsiz izni onaylanan ilgilinin izne ayrılacağı tarihi itibariyle SGK işten ayrılış bildirgesi düzenlenir. Görevden ayrıldığı tarih itibariyle varsa peşinen ödenen maaş tutarının çalışmadığı günler kişiye zimmet çıkarılarak Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilir. Tahakkuk ve Satınalma Birimi KBS bakmakla yükümlü olduğu kişiler varsa GSS primi bildirgesi yapılır. Rektörlük Makamına görevden ayrılış tarihi üst yazı ile BYS üzerinden bildirilir. İzin dönüşü personelin göreve başlayışı üst yazıyla Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı), Tahakkuk ve Satınalma Birimine ve personel görevlendirme ile görev yapmakta ise kadrosunun bulunduğu birime bildirilir.
Yıllık İzin Dk. İzin talebine ilişkin izin formu doldurularak personele imzalattırılır ve izin durumu kontrol edilir. Daha sonra düzenlenen izin formu BYS üzerinden onaya sunulur. İzin formu paraflanarak ilgili makamların ıslak imza onayına sunulur Islak imza ile onaylı izin formu BYS de aldığı sayı içerisine taranır ve ilgili personelin izinden dönüşü beklenir. İzin dönüşü izin formunun ilgili bölümüne göreve başladığı tarih yazılarak Müdüre imzalatılır. İzin formunu Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) göndermek üzere hazırlanan üst yazı BYS üzerinden onaylandıktan sonra havalesi yapılır.
Akademik ve İdari Personel Disiplin İşleri 2 Saat Dk. M Akademik ve İdari Personel hakkında verilen şikayet dilekçeleri ve tutanaklar kayda alınır. -Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim lemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Dilekçenin, Konservatuvar Disiplin Amiri olarak Müdürlük Makamına havalesi yapılır. Disiplin Amiri Soruşturma açılacak mı? İlgililere soruşturma açılmaması nedeni ile ilgili bilgi verilir. Soruşturmacı atanır ve soruşturma ile ilgili belgeler soruşturmacıya üst yazı ile teslim edilir. Soruşturmacı Soruşturmacı tarafından yasal süresi içerisinde soruşturma dosyası tamamlanarak Disiplin Amirine teslim edilir. Yasal Süresi Çerçevesin de Disiplin Amiri Disiplin Amiri tarafından dosyayı inceleyerek rapor hazırlamak üzere Raportör atanır. 2 saat Raportör Raportör raporunu yasal süresi içerisinde hazırlayarak Disiplin Amirine teslim eder. Yasal Süresi Çerçevesin de Disiplin Kurulu Disiplin cezasını vermeye yetkili Disiplin Amiri/Disiplin Kurulu mu? Disiplin Amiri Disiplin Kurulunda Raportörün raporu doğrultusunda dosya görüşülür. Dosyada eksiklikler varsa soruşturmacıya iade edilir. ksiklik yoksa karara bağlanır. Yasal Süresi Çerçevesin de Yasal Süresi Çerçevesin de Ceza vermeye yetkili Disiplin Amiri ise ilgiliden son savunmasını da alarak kararını verir. İlgili hakkında verilen disiplin cezası; ceza bildirim formu doldurularak üst yazı ile Rektörlük Makamına ve kendisine bildirilir. İlgili hakkında verilen disiplin cezası; ceza bildirim formu doldurularak üst yazı ile Rektörlük Makamına ve kendisine bildirilir.
İşten Ayrılma 0 Dk. İşten ayrılacak kişi görev yaptığı birime dilekçe ile müracaatını yapar. Müracaat üzerine dilekçe Rektörlük Makamının onayına sunulur. İlgiliye ilişik kesilmemesinin nedeni bildirilir. Rektörlük Makamından gelen onay yazısı ilgili personele tebliğ edilir. İlgili Personel İlgili ilişik kesme formunu tamamlar. Tahakkuk ve Satınalma birimine gönderir. Tahakkuk ve Satınalma Birimi SGK sistemi üzerinden emekliye ayrılma işlemi tamamlanarak iş yeri ayrılış bildirgesi alınır. SGK işten ayrılış bildirgesi üst yazıya eklenerek Rektörlük Makamına ilgilinin ayrılışı bildirilir.
Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim lemanlarının Açıktan ve Naklen Atama İşlemleri 4 Saat 7 Dk. Personel Daire Başkanlığı ndan gelen akademik kadro atamasıyla ilgili yazının özlük bürosuna ve özel kalem sekreterliğine havale edilmesi. Yönetim Kurulu İlgili yönetmelik gereği Yönetim Kurulu Kararı ile Ön Değerlendirme ve Giriş Sınavı Jürileri oluşturulur, sınav tarihleri belirlenir ve ilgililere yazılı olarak bildirilir. 40 Ön Değerlendirme Jürisi Adayların başvuru evrakları ön değerlendirme jüri üyeleri tarafından ilgili mevzuata göre değerlendirilerek giriş sınavına girecek adaylar belirlenir ve ilan edilmek üzere Rektörlüğe yazı ile bildirilir. 60 Giriş sınavına katılan adaylar jüri tarafından başarı durumlarına göre asil ve yedek olarak belirlenir ve ilan edilmek üzere Rektörlüğe yazı ile bildirilir. 60 Atanmak için başvuran adayların başvuru belgeleri sınav evrakları ve bölüm görüşü atama işlemini değerlendirmek üzere Yönetim Kuruluna Sunulur. Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? Atamanın uygun bulunmadığına ilişkin karar Rektörlüğe Yazı ile bildirilir. 2 Atamanın uygun olduğuna dair Yönetim Kurulu Kararı, Bölüm Görüşü ve Müdür Uygun Görüşü ile birlikte Rektörlüğe yazı bildirilir. 20 Rektörlükçe ataması yapılan personelin SGK giriş işlemi yapılarak göreve başlayış yazısı gönderilir ve maaş işlemleri için tahakkuk birimine bildirilir. Başvuru evrakları dikkatli incelendi mi?
Türk Musikisi devlet Konservatuvarı Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim lemanlarının Yeniden Atama İşlemi 6 Saat M Öğretim üyesi dışındaki öğretim elemanlarının (öğretim görevlisi, okutman ve araştırma görevlisi) yeniden atanma işlemleri her yılın eylül aynın sonu esas alınarak yapılmakta olup, belirtilen öğretim elemanlarının yeniden atanmalarına ilişkin büro işlemlerine en az iki ay önce başlamaktadır. 247 Sayılı Kanunun 3-32 ve 33 No lu Maddelerine İsitinaden Öğretim üyelerinin aynı kadroya yeniden atanmalarına yönelik bölümlerden gelen uygundur görüşü belirtilmiş yazılar ve ekleri incelenir. 2 Saat Bölüm yazısı ve ekleri atanma işlemlerine esas olacak değerlendirmeyi yapmak üzere Yönetim Kuruluna sunulur 2 Saat Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? Karar gerekçesi belirtilerek ilgiliye tebliğ edilir ve SGK işten ayrılış bildirgesi düzenlenerek Rektörlük Makamına bildirilir. Yönetim Kurulu Kararı atama teklifi olarak Rektörlük Makamına gönderilir. Saat Rektörlük Makamından onaylanmış olarak gelen yeniden atama oluru, ilgili öğretim elemanlarına tebliğ edilir ve düzenlenen Tebliğ/Tebellüğ belgesi Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) ve Tahakkuk ve Satınalma Birimine gönderilir. Saat vraklar ilgili öğretim elemanlarının özlük dosyasına takılır.
Öğretim Üyesi Açıktan ve Naklen Atama İşlemleri afta 2 Gün 76 Dk. Personel Daire Başkanlığı ndan gelen akademik kadro atamasıyla ilgili yazının özlük bürosuna ve özel kalem sekreterliğine havale edilmesi. 2 Özel Kalem Sekreterliği Konservatuvar Yönetim Kurulunda yabancı dil sınavı jürisi, bilim jürisinin ve sınav tarihlerinin belirlenmesi. gün. Özlük İşleri Personeli Yönetim Kurulu Kararı sonucunda belirlenen jürilere kararın tebliğ edilmesi. gün. Özlük İşleri Personeli Yapılan yabancı dil sınavı sonuçlarının, sınav evraklarının ve bilim jürilerinin raporlarının ve alınan Yönetim Kurulu Kararının Personel Daire Başkanlığı na gönderilmek üzere BYS sistemine sunulması. 20 Müdür vrakın Onaylanması Özlük İşleri Personeli Onay sürecinden sonra evrakın Personel Daire Başkanlığı na havale edilmesi. 2 Personel Daire Başkanlığı ndan ilgili akademisyenin atama kararnamesinin gönderilmesi ve bu evrakın özlük bürosuna havale edilmesi. hafta Özlük İşleri Personeli İlgili akademisyenin göreve başlamak üzere özlük bürosuna başvurması sonucu SGK girişinin yapılarak göreve başlama yazısının hazırlanarak yazışma sisteme sunulması. Müdür vrakın Onaylanması Özlük İşleri Personeli Onay sürecinden sonra evrakın Personel Daire Başkanlığı na havale edilmesi. 2
Yardımcı Doçent Yeniden Atama 4 saat 2 Dk. M 247 Sayılı Kanunun 23. Maddesi Yüksekokul Sekreterliği Görev süresi yenilenecek Yardımcı Doçente 2 ay öncesinden bilimsel yayın dosyasını hazırlaması ve dilekçesini vermesi gerektiği konusunda sözlü olarak gerekli hatırlatmalar yapılır. Yardımcı Doçentin görev süresinin yenilenmesi ile ilgili hazırlamış olduğu dosya ile birlikte yazılı müracaatı alınır ve dilekçesi BYS üzerinden kaydedilerek Yüksekokul Sekreterine havale edilir. Bilimsel yayın dosyası üst yazı ile ADK tarafından değerlendirilmek üzere Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) sunulur ve cevap beklenir. Saat ADK kararı olumlu mu? Varsa eksiklikleri tamamlamak üzere ilgiliye yazılı bilgi verilir. Bölüm Başkanlığından yeniden atanmaya esas olmak üzere yazılı görüş istenir. Saat Yeniden atanmaya esas olmak üzere Bölüm Başkanın görüşü belirtilerek yazılan üst yazı Müdürlük Makamına sunulur. Saat Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu gündemine alınır. Bölüm Sekreterliği Yönetim Kurulu Kararı, Bölüm Başkanlığı Görüşü, Müdürün görüşü belirtilerek yazılan üst yazıya ek yapılarak Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) sunulur ve yeniden atanma kararnamesinin gelmesi beklenir. Rektörlükten gelen yeniden atanma kararnamesi ilgili öğretim görevlisine tebliğ edilir ve düzenlenen Tebliğ/Tebellüğ belgesi Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) ve Tahakkuk ve Satınalma Birimine gönderilir. vraklar ilgili Yardımcı Doçentin özlük dosyasına takılır.
Yönetim Kuruluna Üye Seçilmesi Saat Dk. Konservatuvar Kurulu Konservatuvar Kurulu Yönetim Kuruluna üye seçilmesi için toplanır. M Konservatuvar Kurulu Müdür Yardımcıları ve Müdürce gösterilecek altı aday arasından seçim yapılır. saat 247 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 20/d maddesi Konservatuvar Kurulu n çok oyu alan Yönetim Kuruluna 3 yıl için üye seçilir. Karar ilgiliye bildirilir.
Niğde Üniversitesi ÖMR ALİSDMİR ÜNİVRSİTSİ Yurt İçinde ve Yurt Dışında Görevlendirme İşlemleri (247 Sk.nun 39. Maddesi) Yurt İçinde ve Yurt Dışında Görevlendirme 20 8 Saat 2 Dakika Bölüm Sekreteri Öğretim elemanının; yurtdışında kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılarla, bilim ve mesleği ile ilgili diğer toplantılara katılmak, araştırma ve inceleme gezileri yapmak, araştırma ve incelemenin gerektirdiği yerde bulunmak istemesi ile ilgili dilekçesi kayda alınır. Dilekçe Davet Mektubu vraklar tam mı? tkinlik için süresi içinde müracaatını yaptı mı? Öğretim elemanına belgelerinin eksik olması veya zamanında müracaat etmemesi nedeniyle ilgili yönerge doğrultusunda işlem yapılamayacağı bildirilir. Bölüm Sekreteri Dilekçe ve ekleri BYS üzerinden kaydedilir ve ne havale edilir. Bölüm Başkanının önerisi alınmak üzere İlgili Bölüm Başkanlığına havale edilir. Bölüm Başkanı Talep Bölüm Başkanlığınca uygun görüldü mü? İşlem sonu. Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlığı görüşü üst yazı ile Müdürlük Makamına bildirilir. Müdür Yolluk ödenecek mi? Ödenmeyecek mi? Yolluk ödenmeyecekse bir haftaya kadar Konservatuvar Müdürü, on beş güne kadar Rektör izin verebilir. Konservatuvar Kurulu Bölüm Başkanlığı görüşü ve evraklar Yönetim Kurulu gündemine alınır. Dilekçe, ekleri, bölüm başkanlığı önerisi ve yönetim kurulu kararı üst yazı ile Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) onaya sunulur ve cevap beklenir. Rektörlükten gelen onay yazısı ilgili öğretim elemanına tebliğ edilir, bölüm başkanlığına, yolluk ödenecek ise Tahakkuk ve Satınalma Birimine havale edilir.
247 Sayılı Kanunun 3. Maddesi Kapsamında Görevlendirme İşlemleri Saat 0 Dk. M Öğretim lemanı 247 SK un 3. Maddesi kapsamında lisansüstü eğitim gördüğü üniversiteye görevlendirilecek öğretim elemanı istenen evraklarla birlikte bölümüne başvurur. Bölüm Sekreteri Bölüm öğretim elemanının dilekçesi ve ekli evrakları Konservatuvar Yönetim Kuruluna sunulmak üzere bir üst yazı ile Müdürlüğe gönderir. Yönetim Kurulu Konservatuvar Yönetim Kurulu öğretim elemanının başvuru evraklarını inceler. Yönetim Kurulu ilgilinin görevlendirilme talebini uygun buldu mu? Talebinin uygun bulunmadığına dair YKK, ilgiliye bildirilmek üzere bölüme yazılı olarak gönderilir. Yönetim Kurulu Kararı ve öğretim elemanının evrakları BYS üzerinden Rektörlüğe gönderilir. Rektörlük ilgilinin görevlendirilmesini uygun buldu mu? Görevlendirilmesinin uygun bulunmadığına dair Rektörlük yazısı ilgiliye bildirilir. Personel Daire Başkanlığı Rektörlük Makamı görevlendirilmesi uygun bulunan öğretim elemanı ile ilgili ÜYKK ve diğer evrakları Yüksek Öğretim Kuruluna gönderir. Yüksek Öğretim Kurulu ilgilinin görevlendirilmesini uygun buldu mu? Görevlendirilmesinin uygun bulunmadığına dair YÖK yazısı ilgiliye bildirilir. Görevlendirilmesinin uygun bulunduğuna dair YÖK yazısı ilgiliye bildirilir. Görevlendirildiği üniversiteden atamasının yapıldığına dair yazı ile kararnamesi geldiğinde de ilişik kesme işlemleri, SGK işten ayrılış bildirgesi, taahhüt ve kefalet senedi ve görevden ayrılış yazısı ile birlikte BYS üzerinden Rektörlüğe gönderilir.
Rapor ve Planların azırlaması İşlemleri 3 Gün 4 Dk. Konservatuvara ait Birim Faaliyet Raporu, ğitim-öğretim Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Performans Programı, 24 Saat Çalışma Planı, Acil Durum Planı ve İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışmaları nin talimatlarına göre hazırlanır. 3 gün nce yapılan çalışmalar kontrol edilir ve gerekli düzeltmeler yapılarak Müdürlük Makamına sunulur. Müdürlük Makamınca uygun bulunan rapor/plan iki nüsha olarak hazırlanır ve bir nüshası üst yazı ile birlikte Rektörlüğe gönderilir, bir nüshası da birimdeki dosyasına kaldırılır.
Vekalet İşlemleri Gün 40 Dk. Personel Birimi Vekalet için sebebin olması.( Görevlendirme, yıllık izin, sıhhi izin) Personel Birimi Görevlendirme belgesi, yıllık izin formu, sıhhi izin formları ek yapılır. Üst yazı ile BYS ye sunulur. Personel Birimi BYS de onaylanan yazı Personel Daire Başkanlığına gönderir. Personel Birimi Personel Daire Başkanlığı vekalet yazısını Rektör imzasına sunar. gün Rektör vekalet için önerilen kişiyi uygun görmüş mü? Vekaleti uygun görülmediği takdirde uygun kişi belirlenir. Personel Birimi Vekaletin uygundur/uygun değildir onayının ilgili birime bildirilmesi. Vekaleti uygun görülen kişi belirtilen sürede görevini sürdürür. Personel Birimi Tüm yazılar ve ekleri ilgililerin dosyasına kaldırılır.
Kısmi Zamanlı Statüde Öğrenci Çalıştırma İşlemleri Saat 40 Dk. Öğrenci İşleri Personeli Kısmi zamanlı olarak çalışmak isteyen öğrencilerin dilekçeleri ile birlikte muhtaçlık için kanıtlayıcı belgeler (beveyn maaş bordrosu, kardeş öğrenci belgesi, maddi durumunu gösterir muhtarlık belgesi vb.) kayda alınır ve yüksekokul sekreterine havale edilir. Öğrencinin belgeleri Rektörlükçe belirlenen kriterlere göre incelenir ve Yönetim kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu başvuruları değerlendirir ve kısmi zamanlı olarak çalışacak öğrencileri belirler. Öğrenci İşleri Personeli Yönetim Kurulu kararı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir ve öğrencilere duyurulur. Öğrenci İşleri Personeli Rektörlükten iş sözleşmelerinin yapılmasına dair yazı gelince sözleşme yapılan öğrenciler işe başlatılır ve her ay puantajları düzenlenerek gönderilir. Belgeler dikkatli incelendi mi?