1. AMAÇ ABC San. ve Tic. A.Ş. nde uygulanan Kalite Yönetim Sistemini tanımlamak amacıyla oluşturulan Kalite Sistem Dokümantasyon yapısını göstermek. 2. KAPSAM Bu prosedür Kalite Yönetim Sistemi dahilindeki tüm dokümanları kapsar. 3. TANIMLAR 3.1 Stratejik Düzey Doküman: Hazırlama yetkisinin, üst yönetime verildiği doküman türüdür. Firmanın stratejilerini belirler. 3.2 Taktik Düzey Doküman: Hazırlama yetkisinin, orta kademeye verildiği doküman türüdür. Kaliteyi etkileyen işlerin nasıl yapıldığını ana hatlarıyla gösterir. Yön göstericidir. 3.3 Uygulama Düzeyi Doküman: Hazırlama yetkisinin, uygulama düzeyindeki insanlara verildiği doküman türüdür. Bir işin basit ve açıklayıcı şekilde nasıl yapıldığını anlatan ya da iş yapılırken oluşan verileri kaydetmek için kullanılan doküman türüdür. 4. SORUMLULUKLAR 4.1 Genel Müdür Bu prosedürün her aşamada, uygulanması ve sürekliliği için gereken desteği vermek 4.2 Kalite Güvence Müdürü Bu prosedürde anlatılan tüm faaliyetlerin firmada uygulanması, yürütülmesi ve sürekliliğinin sağlanmasından sorumludur. 5. UYGULAMA 5.1 Genel Kalite Yönetim Sistemimiz içinde yer alan tüm dokümanlar, Kalite Sistem Dokümantasyon yapısına uygun olarak hazırlanır, tanımlanır ve uygulanırlar. 5.2 Doküman Türleri ve Tanımları Kalite Dokümantasyon Sistemi kapsamındaki dokümanlar ve tanımları aşağıdaki gibidir:
5.2.1 Kalite Politikası (PT): Üst yönetim tarafından resmi olarak duyurulan ABC San. ve Tic. A.Ş. nin kalite ile ilgili amaç ve yönünü gösteren doküman türüdür. 5.2.2 Hedef (HF): Kalite politikası doğrultusunda ulaşılması amaçlanan performans düzeylerinin her biridir. 5.2.3 Kalite El Kitabı (EK): Kuruluşun kalite politikasını içeren ve Kalite Yönetim Sistemini tarif eden doküman türüdür. 5.2.4 Prosedür (PR): İlgili standardın gerekliliklerine uygun olarak, kaliteyi etkileyen bir işi yöneten, gerçekleştiren, doğrulayan, gözden geçiren organizasyonel bölüm ve personelin, yetki ve sorumluluklarını ilgili faaliyetleri de içerecek ve yeterli kontrolü sağlayacak kadar detaylı tarif eden doküman türüdür. 5.2.5 Talimat (TA): İşlerimizi nasıl yapacağımızı ayrıntılı olarak anlatan doküman türüdür. 5.2.6 Destek Doküman (DD): Yukarıda tanımlanan doküman türlerine destek olacak şekilde, bir konu hakkında bilgi vermek veya bir konunun anlaşılabilmesi için detaylı tarif etmek için hazırlanan doküman türüdür. (Şartnameler, Veri Tabloları, vb.) 5.2.7 Plan(PL): İşlerin yapılması sırasındaki kontrol noktalarını, kontrolleri ve sorumluları iş akışına göre sırasıyla tanımlayan doküman türüdür. (Kalite planları, vb.) 5.2.8 Harici Doküman (HD): Dış kaynaklı olarak hazırlanmış ve Kalite Yönetim Sistemine dahil edilmesi uygun görülmüş ve bir konu hakkında bilgi veren doküman türüdür. (Standartlar, kataloglar, kullanım kılavuzları, vb.) 5.2.9 Form (FR): Prosedür ve talimatlarda tanımlanan işin yapılması sırasında oluşan bilgilerin kaydı için oluşturulan dokümanlardır. 5.2.10 Süreç (SR): süreçler birleriyle olan ilişkilerine göre ana süreç, süreç, alt süreç ve detay süreç olarak gruplandırılmış olup isimlendirilmeleri de buna uygun olarak normal numaralamaya ilave olarak gerektiğinde harf ilaveleri yapılmıştır. Özel Yazılım Programında tüm süreçler arasındaki hiyerarşik yapı görülmektedir. 5.2.11 Organizasyon ġeması (OS):ABC San. ve Tic. A.Ş. nin organizasyonel yapısını tanımlamak amacıyla oluşturulan dokümanlardır. 5.2.12 Kurum Yapısı (KY): ABC San. ve Tic. A.Ş. nin kurumsal yapısını tanımlamak için oluşturulan dokümanlardır (Misyon, Vizyon, Değerler ve Kurum Kültürü)
5.3 Dokümantasyon Yapısı ve Doküman Türleri ABC San. ve Tic. A.Ş. nde Kalite Sistem Dokümantasyon yapısı aşağıdaki gibidir: Dokümantasyon Yapısı ve Doküman Türleri PT POLİTİKA KY KURUM YAPISI HF HEDEF STRATEJĠK DÜZEY EK, KALİTE EL KİTABI OS, ORG. ŞEMASI PR, SR PROSEDÜRLER, SÜREÇLER TAKTĠK DÜZEY PL KALİTE PLANLARI TA TALİMATLAR DD DESTEK DOKÜMANLAR UYGULAMA DÜZEYĠ HD HARİCİ DOKÜMANLAR FR FORMLAR 5.4 Doküman Formatları
5.4.1 ABC San. ve Tic. A.Ş. Kalite Sistem Dokümantasyonuna dahil olan tüm dokümanların hazırlanması esnasında, aynı doküman türlerinin aynı formatta hazırlanabilmesi için, her bir doküman türüne özel formlar kullanılır. 5.4.2 FR-42-01 No'lu Kalite El Kitabı Formu kullanılarak Kalite El Kitabı, FR-42-16 No lu Kurum Yapısı Formu kullanılarak Kurum Yapısı dokümanları, FR-42-17 No lu Organizasyon ġeması Formu kullanılarak Organizasyon Şeması, FR-42-02 No lu Prosedür Formu kullanılarak prosedürleri, FR-42-03 No lu Talimat Formu kullanılarak talimatlar hazırlanır ve böylece Kalite Sistem Dokümantasyonuna dahil Kalite El Kitabı, Prosedürler ve Talimatlar kendi içlerinde uyum gösterirler. 5.4.3 Destek Dokümanlar 3 farklı formatta hazırlanabilir. Bunlardan ilki FR-42-04 No lu Destek Doküman Formu ile tanımlanan destek dokümanlar, ikincisi kendilerine özel diğer formlar üzerinde hazırlanan destek dokümanlar (Görev Tanımları, vb.), üçüncüsü ise hiçbir forma bağlı kalmadan hazırlanan Destek Dokümanlardır. (Bkz. TA-42-03 No lu Destek Doküman Hazırlama Talimatı ) 5.4.4 Harici dokümanlar ve formlar için sabit bir format yoktur. 5.5 Dokümanın Tanımlanması 5.5.1 El Kitabı, Organizasyon Şeması, Kurum Yapısı, Prosedür, Talimat ve Destek Dokümanlarda (hiçbir forma bağlı kalmadan hazırlananlar hariç), Doküman No su, Revizyon No su, Yayın Tarihi, Sayfa No su kısımları doküman formatının içeriğinde yer alır ve Kalite Güvence Bölümü tarafından dokümanı tanımlamak amacı ile doldurulur. Diğer Doküman türlerinde ise bu bilgiler dokümanın üzerinde olmadığından kendilerine özgü kaşeler (Form Kaşesi, Destek Doküman Kaşesi, Harici Doküman Kaşesi) kullanılarak doküman bilgileri tanımlanırlar. 5.5.2 Doküman Numaralandırma Sistemi 5.5.2.1 ABC San. ve Tic. A.Ş. nde Kalite Yönetim Sistemi dahilindeki dokümanlar aşağıdaki şekilde numaralandırılır (Doküman No su bilgisi) : DT - SM - SN DT: Doküman Türünü ifade eder. Numaralandırılan doküman türünün kısaltılmasından oluşur. Bu kısaltmalar Tablo 1 de verilmiştir. SM: Standardın Maddesini ifade eder. Numaralandırılan dokümanın standardın hangi maddesini karşılamak için oluşturulduğunu gösterir. Standart maddeleri Tablo 2 de verilmiştir.
SN: Sıra Numarasını ifade eder. Aynı doküman türünden ve standardın aynı maddesini karşılamak için oluşturulmuş dokümanların kendi aralarındaki sırasını ifade eder. 01 den başlayarak birer artırılarak ve sıra ile numara verilir. Bu kısım ihtiyaca göre 2 haneden fazla da olabilir. Doküman sıra numaraları FR-42-07 No lu Doküman Kontrol Listesi kullanılarak belirlenir. Tablo: 1 DOKÜMAN TÜRÜ POLİTİKA HEDEF EL KİTABI ORGANİZASYON ŞEMASI KURUM YAPISI PROSEDÜR SÜREÇ PLAN TALİMAT DESTEK DOKÜMAN HARİCİ DOKÜMAN FORM KISALTMASI PT HF EK OS KY PR SR PL TA DD HD FR Tablo: 2 MADDE NO AÇIKLAMA 4.1 Kalite Yönetim Sistemi Genel Şartlar 4.2 Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon Şartları 5.1 Yönetimin Sorumluluğu Yönetimin Taahhüdü 5.2 Yönetimin Sorumluluğu Müşteri Odaklılık 5.3 Yönetimin Sorumluluğu Kalite Politikası 5.4 Yönetimin Sorumluluğu Planlama 5.5 Yönetimin Sorumluluğu Sorumluluk, Yetki ve İletişim 5.6 Yönetimin Sorumluluğu Yönetimin Gözden Geçirmesi 6.1 Kaynak Yönetimi Kaynakların Sağlanması 6.2 Kaynak Yönetimi İnsan Kaynakları 6.3 Kaynak Yönetimi Alt Yapı 6.4 Kaynak Yönetimi Çalışma Ortamı 7.1 Ürün Gerçekleştirme Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması 7.2 Ürün Gerçekleştirme Müşteri ile İlişkili Prosesler 7.3 Ürün Gerçekleştirme Tasarım ve Geliştirme
7.4 Ürün Gerçekleştirme Satın Alma 7.5 Ürün Gerçekleştirme Üretim ve Hizmetin Sağlanması 7.6 Ürün Gerçekleştirme İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 8.1 Ölçme, Analiz ve İyileştirme Genel 8.2 Ölçme, Analiz ve İyileştirme İzleme ve Ölçme 8.3 Ölçme, Analiz ve İyileştirme Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü 8.4 Ölçme, Analiz ve İyileştirme Veri Analizi 8.5 Ölçme, Analiz ve İyileştirme İyileştirme Örneğin: PR-42-01 numarası: PR harfleri bu dokümanın türünün prosedür olduğunu, 42 numarası, standardın 4.2 maddesi olan Kalite Yönetim Sistemi-Dokümantasyon şartları ile ilgili olduğunu, 01 numarası ise, standardın 4.2 maddesi ile ilgili ilk prosedür olduğunu ifade eder. Bu madde ile ilgili ikinci bir prosedür yazıldığında seri numarası 02 olacaktır. PR-42-02 gibi. Formlarda diğer dokümanlardan farklı olarak Doküman Numarası Revizyon Numarası ile birlikte tanımlanır. Formların doküman numaralandırma sistemi DT-SM-SN R(RN) şeklindedir. R : Revizyon kelimesinin kısaltılmışı, RN : Revizyon numarasını ifade eder. Örneğin; FR-42-01 R(03) ile; Kalite Sistemi Dokümantasyonu şartlarını karşılamak amacı ile hazırlanmış ilk formun üç kere revize edildiği anlaşılmaktadır. 5.6 Kalite El Kitabının Hazırlanması 5.6.1 ABC San. ve Tic. A.Ş., Kalite El Kitabı Kalite Güvence Bölümü tarafından FR-42-01 No lu Kalite El Kitabı Formu üzerine hazırlanır. Kalite El Kitabı formunun alt ve üst bilgileri (Dokuman No, Revizyon No, Yayın Tarihi, Sayfa No, Hazırlayan, Kontrol Eden, Onaylayan) diğer tüm dokümanlarda olduğu gibi doldurulur. 5.6.2 Kalite El Kitabı içeriğinde yer alması gerekenler ise şunlardır: KAPAK: Firma adının yer aldığı sayfadır.
ĠÇĠNDEKĠLER: Kalite El Kitabının tüm sayfalarının listelendiği bölümdür. DAĞITIM LĠSTESĠ: Kalite El Kitabı'nın dağıtılacağı bölümler bu sayfada belirtilmiştir. ÖNSÖZ: Bu bölümde Kalite El Kitabı'nın ne amaçla yazıldığından, Kalite El Kitabının firmanın tüm bölümlerinde uygulanmasından bahsedilir. ABC San. ve Tic. A.Ş. nin Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili taahhüdü yer alır. FĠRMA TANITIMI: Bu bölümde firma tanıtılır SÜREÇLERĠN BĠRBĠRĠYLE ETKĠLEġĠMĠ: Süreçlerin birbirleriyle olan etkileşimi ve süreç sırası yer alır. DĠĞERLERĠ: ISO 9001:2008 standardının maddelerini karşılayacak bölüm ya da bölümler hazırlanır. 5.6.3 Kalite El Kitabı bölümleri standardın uygulanabilir her paragrafı için sorumlulukları, yetkileri, ilişkileri yeterli detayda ve Kalite Yönetim Sistemi standardına göre karşılamalıdır. 6. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR TA-42-03 FR-42-01 FR-42-02 FR-42-03 FR-42-04 FR-42-07 FR-42-16 FR-42-17 Destek Doküman Hazırlama Talimatı Kalite El Kitabı Formu Prosedür Formu Talimat Formu Destek Doküman Formu Doküman Kontrol Listesi Kurum Yapısı Formu Organizasyon Şeması Formu