İÇ KONTROL EYLEM PLANI KAPSAMINDA PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞI TARAFINDAN YAPILACAK EYLEMLER Eylemler Birim Tamamlanma Tarihi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı onaylandıktan sonra iç kontrol sisteminin yöneticiler ve personel tarafından benimsenmesi ve desteklenmesi amacıyla tüm yönetici ve personelin katılacağı bir eğitim gerçekleştirilecektir. Personel Daire Başkanlığı 30.06.2016 Üniversitemiz yöneticilerinin iç kontrol sistemi ve işleyişini benimseyerek tüm personele örnek olabilmelerini sağlamak amacıyla birim yöneticilerine yönelik bilgilendirme toplantıları, kurum içi ve dışı eğitim faaliyeti ile seminerler düzenlenecektir. Personel Daire Başkanlığı 31.07.2016 İç Kontrol Sistemine dair personelce bilgi sahibi olunması ve benimsenmesi için toplantı, eğitim ve seminerler düzenlenecektir. Üniversitemiz Etik Kurulu oluşturulacaktır. Yöneticilere, akademik ve idari personele yönelik etik kurallar hakkında eğitim düzenlenecektir. Personel Daire Başkanlığı 30.06.2016 Personel Daire Başkanlığı 29.02.2016 Personelin Üniversite yönetiminden beklentileri ve sorunları konusunda eğitim yılı sonu ve bir sonraki eğitim yılı başlangıcı arasında anket çalışması yapılarak, elde edilen sonuçlar üst yönetime raporlanacaktır.
Üniversitemiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin yıl sonu denetimlerinde görülen eksiklik ve hataları değerlendirerek gerekli önlemleri alacaklardır. Üniversitemiz personelinin görev dağılım çizelgeleri oluşturulacak ve imza karşılığı personele bildirilecektir. Üniversitemiz birimlerinin teşkilat şemaları oluşturulacak ve bunlara bağlı olarak da fonksiyonel görev dağılımları belirlenecektir. Üniversitemiz teşkilat şeması ile birimlerimizin teşkilat şemaları ve görev dağılımları sürekli gözden geçirilecek, değişiklik olması durumunda gerekli güncellemeler yapılacaktır. Tüm birimler 31.01.2018 Genel Sekreterlik / Üniversitemiz teşkilat şeması ve birimlerimizin teşkilat şemaları ile görev dağılımları web sitesinde yayınlanacaktır. Güncellemeler olması durumunda revize edilmiş halleri yayınlanacaktır. Üniversitemiz birimlerce yürütülen hassas görevler belirlenecek ve bu görevlere ilişkin prosedürler oluşturulacaktır. Oluşturulan prosedürler yazılı doküman haline getirilecek ve personele Üniversitemizde insan kaynakları ihtiyaç analizi yapılacak ve rapor haline getirilecektir. İnsan kaynakları yönetiminde söz konusu analiz raporları dikkate alınacaktır. Genel Sekreterlik / Personel Daire Başkanlığı 31.12.2016
Üniversitemiz personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak, mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmak, yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak amacıyla belirli bir program dahilinde hizmet içi eğitimler verilecektir. Personel Daire Başkanlığı 31.10.2017 Üniversitemiz yönetici ve personelinin görev alanlarıyla ilgili ihtiyaç duyulan zamanlarda (mevzuat değişiklikleri, yeni uygulamalar, naklen ve açıktan atama yoluyla personel alımları gibi) bütçe imkanlarımız ölçüsünde çeşitli kurum ve kuruluşlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına katılımı Personel Daire Başkanlığı 31.10.2017 Üniversitemizde işin niteliğine uygun personelin görevlendirilmesi Üniversitemiz birimleri her yıl tüm görevler için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip Personel Daire Başkanlığına bildireceklerdir. Personel Daire Başkanlığı bu doğrultuda ilgili birimlerle koordineli biçimde yıllık eğitim programı hazırlayacaktır. Personel Daire Başkanlığı 31.12.2016 Üniversitemizde performans değerlendirme kriterleri ve performansın ölçülemediği
durumlarda, ölçülebilir anlamlı performans göstergeleri belirlenecek ve personele Bu kriterler veya göstergelere göre personelin yeterliliği ve performansı ilgili yönetici tarafından en az yılda bir kez değerlendirilecek ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir. Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek; gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları, eksik olduğu alanlar ile ilgili görüşmeler yapılması veya tecrübeli bir personelin refakatinde görevlendirilmeleri Üniversitemizde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin iş akış şemaları çıkarılacak, iş akış şemalarında imza ve onay mercileri belirlenecek ve personele İş akış şemaları her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde güncellenecek ve güncellenen şemalar personele Yetki devirlerinde yetki devredilen personel, yetki devredene bilgi notu hazırlayarak sunacaktır.
Üniversitemiz Stratejik Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlandıktan sonra tüm birim yöneticileri stratejik plan ve performans programında yer alan görev alanlarıyla ilgili kurum hedeflerine uygun şekilde spesifik hedefler belirleyerek yazılı doküman haline getirecek ve personele duyuracaklardır. Üniversitemiz Stratejik Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlanırken Üniversitemiz ve birimlerimiz için belirlenecek hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacaktır. Tüm Birimler 31.10.2017 Üniversitemiz tüm birimlerinde iş süreçlerine ilişkin riskler belirlenecektir. Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. Çalışma ekiplerince iş süreçlerine ilişkin belirlenmiş olan risklere yönelik kontrol strateji ve yöntemleri geliştirilecektir. Tüm Birimler 30.06.2016 Üniversitemiz birimlerinin iş ve işlemlerine ilişkin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin kapsamı, nasıl ve ne şekilde yapılacağı tespit edilerek buna ilişkin Kontrol Prosedürleri belirlenecek ve yazılı doküman haline getirilecektir.
Üniversitemiz birimlerince yürütülen faaliyetlere ilişkin yazılı prosedürler belirlenecektir. Tüm Birimler 31.10.2017 Üniversitemiz İnsan Kaynakları İhtiyaç Analiz Raporu doğrultusunda personel temini sağlanarak birimlere dengeli bir şekilde dağıtımı yapılacak, bu şekilde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilerce yürütülmesi Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. İşlemlerde hata riskinin artmaması, işlemlere müdahalenin engellenmesi, gizliliğe riayet edilmesi ile israf ve kaybın önlenmesi için her bir çalışanın birimin faaliyetlerinin tüm aşamalarını kontrol etmesi engellenecektir. Bir personelin işlemin tüm aşamalarıyla iştigal etmesinin engellenmesi için, birimler arası rotasyon uygulaması geliştirilecektir. Birimlerdeki iş ve işlemlerin iş akış şeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği yöneticilerce sürekli olarak izlenerek, otokontrol
Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kişilerce kontroller yapılacaktır. Hastalık, izin vb. nedenlerden dolayı görevden ayrılmalarda işin aksamaması için her personelin yerine bakabilecek yedek personel çizelgesi hazırlanacak ve görev dağılım çizelgesi ile birlikte personele bildirilecektir. Üniversitemizde görevinden ayrılan her bir personelce doldurularak yerine görevlendirilecek personele verilmek üzere matbu bir "Görev Devir Raporu" oluşturulacaktır. Görev Devri Raporunun doldurulmasına ilişkin genelge hazırlanacak ve birimlere İç kontrol sistemi, idare faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında devamlı olarak, faaliyetleri yürüten personel ve onları hiyerarşik olarak kontrol etmekle görevli yöneticiler tarafından sürekli izleme ile değerlendirilecektir. Personel Daire Başkanlığı 31.12.2016 Personel Daire Başkanlığı 30.6.2017 Tüm Birimler 31.1.2018 Kadro imkanları çerçevesinde Üniversitemize tekrar iç denetçi atama işlemi yapılacaktır. Üst Yönetici / Personel Daire Başkanlığı 31.1.2018