Süleyman Demirel Üniversitesi Etkinlik Takip Sistemi Kullanım Kılavuzu Etkinlik takip sistemine https://etkinlik.sdu.edu.tr adresinden ulaşılmaktadır. Bu sayfa Şekil 1. de gösterilmiştir. SDÜ Etkinlik Takip Sisteminde kullanıcı girişi için SDÜ Kimlik sistemi kullanmaktadır. Sisteme giriş yapmak için Giriş bağlantısı tıklanır. Şekil 1 Giriş bağlantısına tıklandığında Şekil 2. de gösterilen sayfa ekrana gelmektedir. Burada kullanıcıdan kullanıcı mail adresi ve SDÜ Kimlik sistemi şifresi sorulur. Mail adresi ve şifre bilgileri doğrulandığı takdirde giriş için onay verilir. Şekil 2 1
Bu aşamadan sonra Şekil 3. de gösterildiği gibi, kullanıcının yetkili olduğu menüler ve 1 ay içerisinde olacak, onaylanmış salon başvurularının listelendiği sayfa kullanıcıya gösterilir. Şekil 3 Yeni bir etkinlik girişi yapabilmek için Etkinlik İsteği bağlantısına tıklanır. Şekil 4. deki sayfa açılır. Şekil 4 2
Şekil 4. deki açılan sayfada görüldüğü üzere Yeni Etkinlik İsteği tuşuna basılır. Karşımıza Şekil 5. de görüldüğü üzere Etkinlik Ekle/Değiştir penceresi çıkar. Bu pencerede etkinlik kodu alanı otomatik olarak sistem tarafından verildiği için boş bırakılacaktır. Bu penceredeki diğer bilgiler uygun şekilde doldurulacaktır. Tarih kısmında; etkinlik başvurusunu sisteme girdiğiniz tarihten 1 gün (Lütfü Çakmakçı Kültür Merkezi başvuruları hariç) sonra ve ileri tarihleri seçebilirsiniz. Lütfü Çakmakçı Kültür Merkezi için yapılacak etkinlik başvurularında Kültür Merkezindeki yetkili ile görüşülüp en erken 20 gün ve sonrası için talepte bulunulabilir. Tür kısmında etkinliğin Ulusal mı, Uluslar arası mı olduğu belirtilmelidir. Etkinlik Türünde de yapılacak olan etkinlik açılır listeye tıklanarak uygun olan tür seçilecektir. Tüm bilgiler yukarıda anlatıldığı şekilde girildikten sonra Kaydet tuşuna basılarak bu pencere için işlem tamamlanır. Şekil 5 Şekil 5. deki işlemleri yapıp kaydet tuşuna bastıktan sonra pencere kapanarak, karşımıza Şekil 6. daki gösterilen sayfa gelmektedir. Bu sayfada biraz önce kaydını yaptığımız etkinlik ile ilgili bilgiler Etkinlik İsteği adı altında gösterilir. 3
Şekil 6 Bu aşamadan sonra etkinlik isteği bölümünde Düzenleyen Ekle kısmının doldurulması gerekmektedir. Düzenleyen Ekle bağlantısına tıklayarak Şekil 7. de görülen Etkinlik Düzenleyen Ekle penceresinde görülen kısımlar uygun şekilde doldurulur. Örneğimizde Akademik Bilişim Konferansı etkinliğini teknoloji kulübünün düzenlediğini varsayalım. Bunun için Düzenleyen Üst Grup Kısmından Kulüpler seçeneğini, bir alttaki düzenleyen kısmından da Teknoloji Kulübü nü seçmemiz gerekmektedir. Düzenleyen bilgisi seçildikten sonra Ekle tuşu tıklanarak etkinliğe, düzenleyen bilgisi eklenmiş olur. Şekil 7 4
Etkinliğe birden fazla düzenleyen eklemek mümkündür. Örneğin bu etkinliği Teknoloji Kulübü ile birlikte teknoloji fakültesi dekanlığının düzenlediğini varsayalım. Bunun için Etkinlik İsteği bölümündeki ilgili etkinliğin üzerinde yer alan Düzenleyen Ekle bağlantısı kullanılarak işlem gerçekleştirilebilir. Şekil 8. de ki görüntüye ulaşılır. Ekle tuşu ile işlem sonlandırılır. Şekil 8 Etkinliğin düzenleyen bilgisini görmek için Şekil 9. da da görüldüğü üzere Yeni Etkinlik İsteği tuşunun altındaki menüde görülen Düzenleyen sekmesi seçilir. Burada düzenleyenlerden silmek istediğimiz varsa sağdaki Sil bağlantısına tıklanarak işlem gerçekleştirilebilir. Şekil 9 5
Sıra, etkinliğimizin oturumunun eklenmesine gelmiştir. Bunun için oturum eklenmek istenen etkinlik bilgisinin Oturum Ekle bağlantısı kullanılmaktadır. Oturum Ekle bağlantısına tıklandığında Şekil 10. da gösterilen pencere açılır. Açılan pencerede oturum adı, tahmini katılımcı sayısı, oturum tarihi, oturum başlangıç ve bitiş saatleri girilir. Salonlar seçeneğindeki kayıtlı salonlar, birimler tarafından daha öncesinde bildirilen maksimum kapasiteleri tanımlanarak sisteme kaydedilmiştir. Dolayısıyla oturumu yapacağınız salonun kapasitesinden daha fazla bir sayı girerseniz Salonlar kısmında, oturumu yapacağınız salonu göremezsiniz. Talep ettiğiniz tarih ve saatte o salonda onaylanmış bir etkinlik ya da ders/sınav (Salonda yapılacak ders veya sınavlar her dönemin başında birim yetkilileri tarafından sisteme Ders Saati Tanıt sayfasından girilecektir, bu kısma daha sonda değinilecektir.) olması durumunda da talep edeceğiniz salon gösterilmeyecektir. Eğer yapılacak olan oturumun onayı (SKS/Rektörlük/Dekanlık/Müdürlük onayı) olmadan talep edilmiş ise Onaylandı mı seçeneği seçilmeden kaydedilir. Aksi taktirde onayı alınmış bir oturum ise Onaylandı mı seçeneği seçilerek kaydedilir. Oturum ile ilgili bir prova gerekli ise Prova Yapılacak mı? seçeneğinin yanındaki kutucuğa tıklanır ve prova tarihi ve saati girilir. Oturum adı, yapılacak aktivitenin adı olduğu ve sistemde de buraya yazılan aktivitenin adı görüleceği için oturum adının aktiviteyi tam anlatan, açıklayıcı bir şekilde olması gerekmektedir. Oturum başlangıç ve bitiş saatleri aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi çalışmaktadır. Örneğin konferans için kart okuyucu cihaz oturum başlangıç saatinden 30 dakika önce kart okuma işlemi açılır ve oturum başlangıç saatinden 15 dakika sonrasına kadar devam eder. Yani öğrencilerin oturuma giriş yapabilmeleri için 45 dakikalık bir süreleri olmuş olur. Oturum bitiş saatinden 5 dakika öncesinde tekrar açık hale geçen kart okuyucu cihaz oturum bitiş saatinden itibaren 59 dakika açık halde kalır. Bu zaman diliminde öğrenciler kartlarını okutarak çıkış yapabilirler. Böylece o oturuma katılmış sayılırlar. Sadece oturuma giriş yapmış fakat oturum sonunda çıkış yapmamış öğrenci o oturuma katılmış sayılmaz. Baş. Öncesi Baş. Sonrası Bit. Öncesi Bit. Sonrası Etkinlik Türü Anma Programı 00:30 00:15 00:05 00:59 Çalıştay 00:30 00:15 00:05 00:59 Ders-Sınav 00:30 00:15 00:15 00:00 Eğitim Programı 00:30 00:15 00:05 00:59 Konferans 00:30 00:15 00:05 00:59 Kongre 00:30 00:15 00:05 00:59 Konser 00:30 00:15 00:05 00:59 Panel 00:30 00:15 00:05 00:59 Sahne Sanatları 00:30 00:15 00:05 00:59 Seminer 00:30 00:15 00:05 00:59 Sempozyum 00:30 00:15 00:05 00:59 Sergi 00:30 00:15 00:05 00:59 Sinema 00:30 00:05 00:05 00:59 Tiyatro 00:30 00:05 00:05 00:59 Tören 00:30 00:15 00:05 00:59 6
Yukarıda belirtilen işlemlerden sonra Etkinlik Başvurusu Tamamla tuşuna basılarak oturum tanımlanmış olur. Şekil 10 Oturum ile ilgili detay bilgiler girmemiz gerekiyorsa Oturum Detay İşlemleri sekmesi tıklanır. Şekil 11. deki pencere açılır. Burada yapılacak olan oturum ile ilgili gerekli olan kısımlar doldurulur. Sonrasında altta bulunan Etkinlik Başvuru Detay Kaydet tuşu tıklanır ve İşlem Tamamlandı ibaresi karşımıza çıkar. Şekil 11 7
Etkinliğinizde tanımlamanız gereken özel davetliler varsa Oturum Davetli İşlemleri sekmesinden yararlanılır. Şekil 12. de bu pencere görülmektedir. Bu sekme genelde protokol davetlileri ve/veya şehir dışından o oturum için özel gelecek ve sistemde görülmesi istenen davetliler içindir. (Bu sekmenin doldurulması isteğe bağlıdır. Fakat etkinliğe protokolden davetliler varsa organizasyonda bir sıkıntının çıkmaması açısından bu bölümün doldurulması önemlidir. Protokol listesinde olmayan bir davetli varsa manuel olarak da girilebilmektedir.) Davetli tanımlama işlemi yapıldıktan sonra sağ üst köşedeki x (kapat) simgesine tıklanarak pencere kapatılır. Şekil 12 Bu işlemden sonra karşımıza Şekil 13. de gösterilen sayfa gelir. Böylece yapmayı düşündüğümüz etkinlik ve oturumun ön başvurusunu (rezervasyonunu) yapmış oluruz. Eğer oturum bilgileri girilirken ilk etapta Onaylandı mı seçeneği işaretlenmeden kayıt yapılırsa bu başvuru Turuncu renkte görünmektedir. Onaylandı mı seçeneği işaretlenirse de Kırmızı renkte görünmektedir. Kırmızı renkte görünmesi Öğrenci İşleri Dekanlığının onayına sunulması anlamına gelir. Şekil 13 8
İsteğe bağlı olarak Salon Oturumları sayfasını kullanarak salona, tarihe ve oturumun onaylanmış ya da onaylanmamış olmasına göre sorgulama yapılabilir. Bu sayfa Şekil 14. de gösterilmektedir. Şekil 14 Etkinlik ve oturum talebiniz Öğrenci İşleri Dekanlığı tarafından değerlendirildikten sonra onay verilirse Şekil 15. deki sayfada görüldüğü gibi oturum isteğiniz Onaylanmış Oturumlar sekmesinde Yeşil renkte karşımıza çıkmaktadır. Şekil 15 9
Ders Saati Ekleme Eğitim-öğretim döneminde salonda her hafta yapılacak olan bir ders olması halinde Şekil 16. da görüldüğü üzere Ders Saati Tanıt sayfası kullanılarak sisteme işlenmesi gerekmektedir. Bu işlem için salon seçimi yaptıktan sonra Yeni Ders Saati Kaydet tuşu tıklanır. Şekil 16 Şekil 17. de görüldüğü üzere dönem içerisinde her hafta uygulanacak olan derse ait tarihler ve hafta içi günlerine göre dersin başlangıç ve bitiş saatleri girilir. Kaydet tuşu ile işlem sonlandırılır. Böylece dersin işleneceği salonda belirtilen tarihler arasında girilen saatlere göre o salonun talep edilmesi engellenmiş olacaktır. Dolayısıyla o salon seçim için kullanıcının karşısına bir salon seçeneği olarak gelmeyecektir. Örneğin pazartesi günü 09:00-12:00 ve 14:00-17:00 arası Perşembe günü de 09:00 21:00 saatleri arasında o salonda ders yapılacağını farz edelim. Adı geçen ders saatlerinin sisteme girişi Şekil 17. ve Şekil 18. de gösterildiği gibi olacaktır. Önce Şekil 17. deki tanımlamalar yapılır. Kaydedildikten sonra tekrar Yeni Ders Saati Kaydet tuşu ile Şekil 19. da gösterilen ders saati girilir. Burada dikkat edilirse Pazartesi günü için önce sabahki ders saatleri girilmiş, kaydedilmiş, sonra da Pazartesi günü için öğleden sonraki ders saatleri girilmiştir. Böylece Pazartesi günü için Öğlen arası 12:00-13:00 saatleri arasında o salonda bir etkinlik tanımlaması yapılma imkanı sağlanmıştır. Fakat aynı durum Perşembe günü için geçerli değildir. Perşembe günü 09:00-21:00 saatleri arasında salon tamamen dolu gözükecektir. Şekil 20. de ise girilen ders saatlerinin son hali görülmektedir. 10
Şekil 17 Ders ile ilgili yukarıda anlatılan kayıt işlemi yapıldıktan sonra Şekil 18. deki sayfa oluşur. Şekil 18 11
Şekil 19 Şekil 20 Etkinlik takip sistemini kullanmakta göstereceğiniz titizlikten dolayı şimdiden teşekkür eder, yapacağınız etkinliklerde başarılar dileriz. Bilimsel ve Kültürel etkinlikler sistemi ve koordinasyonu ile ilgili sormak istediğiniz konularda iletişim kurmanızı bekleriz Öğr.Gör.Dr. Murat Kemal KELEŞ Bilimsel Sosyal ve Kültürel Etkinlikler Koordinatörü Öğrenci İşleri Dekanlığı (Dahili Tel: 1948-1944) (e-posta : muratkeles@sdu.edu.tr, oid@sdu.edu.tr) 12