İN ADI: SÜRECİN ADI: Personel İşleri Akademik Personel Alımı Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: PERSONEL İŞLERİ SÜRECİN ADI: Akademik Personel Görevlendirmeleri KOD 24.6 2547 Sayılı Kanun 40/a Maddesi Uyarınca Ders Görevlendirme İşlemleri Görevlendirme İşlemleri: -Eğitim-Öğretim dönemi başlamadan en az 1 ay önce Yüksekokulda 2547 sayılı kanunun 40/a maddesi uyarınca görevlendirilecek olan öğretim elemanları tespit edilir ve personel işleri tarafından Rektörlüğe resmi yazı yazılarak görevlendirme izni onaylarının gelmesi beklenir. Yükseköğretim kurumlarında öğretim üyeleri ve öğretim görevlileri bağlı bulundukları Fakültede ihtiyaç olması durumunda kendi üniversitelerinin diğer birimlerinde veya şehirdeki yükseköğretim kurumlarında ders vermek üzere Rektör tarafından görevlendirilebilir. Ders yükü içindeki çalışmalar karşılığında ek ders ücreti ödenmez. Haftalık ders yükünün üstünde görevlendirilen öğretim elemanlarına görev aldıkları kurum bütçesinden ek ders ücreti ödenir. -Rektörlük Personel Daire Başkanlığından gelen onay üzerine görevlendirme işlemi tamamlanmış olur. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
: SÜREÇ: Personel İşleri Akademik Personel Görev Süresinin Uzatılması 2547 sayılı kanunun; 23.maddesi: Yardımcı Doçentler, 31.maddesi: Öğretim Görevlileri 33-50.maddeler: Araştırma Görevlisi 33.madde: Uzman Görev süresi dolacak öğretim elemanından görev süresi dolmadan 1 ay önce üst yazı ile dosya istenir. Dosya Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu Kararı görev süresinin uzatılması yönünde mi karar aldı mı? EVET Karar üst yazı ile Gazi Üniversitesi Rektörlüğüne gönderilir. HAYIR Görev süresi uzatılmaz. Rektörlük Onayı Onay ilgiliye tebliğ edilir. Rektörlük onayı ilgili öğretim elemanına iletilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: İdari Personel Atama İşlemleri KOD 9.2 Göreve başlama yazılarının yazılması ve tebliğ yapılır. Atama Sonrası Yapılan Personel İşlemleri -Kanuni süre, personelin katılması -Personel naklen atanmış ise 5510 sayılı kanun öncesi işe giriş yaptığından nakil bildiriminin istenmesi -Personel dilekçesi ve işe başlama yazısının hazırlanması -Personel daire başkanlığından kurum sicil numarasının alınması -Sosyal Güvenlik Kurumu personel bilgi sistemine tekrar tescil kaydının yapılması -Personel Kimlik Kartı Formunun hazırlanması -Personel mal bildirimi beyanı, aile durum bilgisi formu, aile yardım formlarının düzenlenmesi(personel tarafından kendi dolduracaktır.) -Ekler oluşturularak üst yazı ile EBYS üzerinden Personel Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına sevk edilir. Yasal Dayanak: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: İşten Ayrılma(Emeklilik, İstifa, Müstafi) İşlemleri KOD 9.8 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 19. Maddesi Uyarınca; Dilekçenin Alınması İlişik kesme belgesi düzenlenir ve ilişik kesilir. Personel kimlik kartı teslim alınır. Personele Sosyal Güvenlik Kurum Personel Bilgi Sisteminden ayrılış bildirgesi hazırlanır. İlgili evraklar üst yazı ile Personel ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Rektörlük onayı ile ilgili birime sevki sağlanır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Personel İşleri ŞEMA KODU 65/9.9 ŞEMA ADI Mal Beyanı İşlemleri MAL BEYANI İŞLEMLERİ Göreve yeni başlama Görevden alınma veya Sonu 0 ve 5 ile biten Mal varlığında durumunda bir ay içinde görevden ayrılma yıllarda mal bildirimi aylık net maaşının durumunda bir ay içinde yenileme gereği 5 katını aşan bir nedeniyle durum olması nedeniyle bir ay içinde Personel Mal Bildirim Formunun alınmak üzere personel işleri birimine başvurur. Mal bildirim formu ilgili kişi tarafından doldurularak dilekçe ekinde personel işleri birimine verilir. Personel Daire Başkanlığına bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi Yasal Dayanak: 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: 2547 Sayılı kanunun 13/b-4 İdari Personel Görevlendirmeleri KOD 24.3 İdari personel kurum yetkilisi tarafından hizmet gerekliliği doğrultusunda personel işlemlerinin yapılması ve sürekliliğin sağlanması açısından görevlendirilir. Personele görevlendirme belgesi düzenlenir. Görev belgesi içerisinde personelin adı, soyadı, unvanı, ne maksatla görevlendirildiği, görevlendirme tarihi, yolluklu ve yevmiyeli olup olmadığı, yolluk ve yevmiye verilecek ise hangi bütçe kaleminden ödeneceği hususları belirtilir. Personel görevi ifa eder. Görevi ifa eden personel görev ifasını belirtir, görev yurt içi geçici görev yolluğu bildirimi formunu düzenler. İdari ve mali işler yetkilisine ilgili formu teslim eder. Personel için ödeme emri belgesi düzenlenerek, yolluk ve yevmiyesinin ödenmesi sağlanır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: Akademik Personel Görevlendirmeleri KOD 24.6 2547 Sayılı Kanunun 31.Maddesi Uyarınca Ders Görevlendirme İşlemleri Herhangi bir resmi kurumda çalışmayan veya Milli Eğitim Bakanlığı bünyesinde görev alan öğretim elemanları Fakültemizce ihtiyaç olması ve de uygun görülmesi durumunda dilekçe ile müracaat ederler. Dilekçeler Elektronik Belge Yönetim Sistemine kaydedilir. İdari amir, gelen evrakı uygun görmesi durumunda personel işleri birimine sevk eder. Evrakların işlemesi veya temini istenir. 2547 Sayılı Kanunun 31.maddesine göre görevlendirilecek olan öğretim elemanları belirlenerek verecekleri derslerle ilgili bağlı oldukları kurumlara resmi yazı yazılır ve uygun görüş yazısı istenir. Yönetim Kurulu kararı alınarak rektörlük makamına sunulur. Rektörlük Makamının uygun yazısına istinaden görevlendirmesi yapılır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: SÜRECİN ADI: Personel İşleri Özlük Dosya İşlemleri -Personel özlük dosyaları kurum yetkilisi odasında muhafaza edilir. -Personel özlük işlemleri kurum yetkilisi bilgisi doğrultusunda yapılır. -Dosya içeriklerine yetkili personel harici hiç kimse işlem yapamaz. Yasal Dayanak: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Personel İşleri Pasaport İşlemleri PASAPORT İŞLEMLERİ İdari personel için mi? Yeşil/Gri(Hizmet) pasaportu Akademik personel için mi? Yeşil/Gri(Hizmet) İdari personel için düzenlenen pasaport formu talep eden kişi tarafından doldurulur. Akademik personel için düzenlenen pasaport formu talep eden kişi tarafından doldurulur. Personel işleri tarafından ilgili kişinin bilgileri kontrol edilir. Personel işleri tarafından ilgili kişinin bilgileri kontrol edilir. Talebin uygunluğu birim amiri tarafından onaylanıp üst amire sevk edilmek üzere Personel Daire Başkanlığına sevk edilir. Talebin uygunluğu birim amiri tarafından onaylanıp üst amire sevk edilmek üzere Personel Daire Başkanlığına sevk edilir. Üst amir tarafından imzalanan form Emniyet Müdürlüğüne gönderilir. Üst amir tarafından imzalanan form Emniyet Müdürlüğüne gönderilir. Yasal Dayanak: 5682 Sayılı Pasaport Kanunu Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Personel İşleri ŞEMA KODU 62/9.6 ŞEMA ADI İzin İşlemleri PERSONEL İZİN İŞLEMLERİ Yıllık İzin/Mazeret İzni/ Hastalık İzni mi? Hayır Aylıksız İzin mi? Evet İzin Formunun Doldurulması Aylıksız izin talebinin nedeni ne ise bunu ispatlayan (doğum raporu, askerlik, sevk belgesi refakati ispatlayan sağlık kurulu raporu vb.) belgeler ile kişinin dilekçesi eklenip teklif birimi tarafından Personel Daire Başkanlığına gönderilir. Hastalık İzni mi? Evet Muayene Raporunun eklenmesi Personel Daire Başkanlığı tarafından olur yazısının yazılması Hayır Talebin uygunluğunun birim amiri tarafından incelenmesi ve onaylanması Belgelerin kaydının alınarak Mali İşler birimine gönderilmesi Aylıksız izin olur yazısının Rektörün imzasına sunulması Rektör olurunun kişinin çalıştığı birime gönderilmesi Formun izin kayıtlarına işlenmesi Birim tarafından SGK ya işlenmesi Yasal Dayanak: 657 Sayılı Kanunun 102, 105 ve 108. Maddeleri uyarınca Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: Yurtdışı Geçici Görevlendirme KOD 24.2 Öğretim elemanı; -Davet mektubu ile -Matbu dilekçeyi ilgili birime teslim eder. Dekan tarafından evraklar değerlendirilir. Fakülte Yönetim Kurulu dilekçe ve eklerini inceleyerek karar alır. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı yurtiçi görevlendirmeyi uygun buldu mu? EVET Karar diğer evraklar ile üst yazı yazılarak Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir. HAYIR Gerekçesi yazılı olarak öğretim elemanına bildirilir. REKTÖRLÜK ONAYI Yasal Dayanak: 2547 Sayılı Kanunun 39. Maddesinin ikinci fıkrası Rektörlükten gelen olur yazısının bir örneği ilgili öğretim elemanına tebliğ edildikten sonra diğer örnek şahsi dosyasına kaldırılır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: Yurtiçi Geçici Görevlendirme KOD 24.1 Öğretim elemanı; -Davet mektubu ile -Matbu dilekçeyi ilgili birime teslim eder. Dekan tarafından evraklar değerlendirilir. Fakülte Yönetim Kurulu dilekçe ve eklerini inceleyerek karar alır. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı yurtiçi görevlendirmeyi uygun buldu mu? EVET Karar diğer evraklar ile üst yazı yazılarak Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir. HAYIR Gerekçesi yazılı olarak öğretim elemanına bildirilir. REKTÖRLÜK ONAYI Yasal Dayanak: 2547 Sayılı Kanunun 39. Maddesinin birinci fıkrası Rektörlükten gelen olur yazısının bir örneği ilgili öğretim elemanına tebliğ edildikten sonra diğer örnek şahsi dosyasına kaldırılır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
İN ADI: Personel İşleri SÜRECİN ADI: Fakülte Yönetim Kurulu Kararları-Fakülte Kurulu Kararları KOD 22.3 2547 Sayılı Kanun un 17. ve 18. Maddeleri kapsamında yazıların ve ayrıca bölümlerin talepleri Dekanlığa iletilir. Söz konusu talepler Dekan tarafından değerlendirilir ve FYK/FK na havale edilir. Gündeme alınacak taleplerin Fakülte Kurulu/Fakülte Yönetim Kurulu gündemi oluşturulur. Toplantı tarih ve saati kurul üyelerine duyurulur. Kurul toplanır ve gündem maddelerini görüşür. Toplantı gündemine ilişkin kararlar alınır. İmza YKK/YK Üyeleri Alınan kararlar yazılır ve karar metni üyeler tarafından imzalanır. Kararlara aslına uygundur yapılır ve ilgili birimlere, Rektörlüğe EBYS ortamında üst yazı ile dağıtılır. Kurul Kararları ekleri ile birlikte dosyalanır ve karar defterlerine yapıştırılır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Mali İşler ŞEMA ADI Doğrudan Temin İşlemleri KOD 13.3 Birimlere ait satın alma yazıları gelir. İstek yazıları uygun mu? HAYIR İlgili birime geri gönderilir. EVET Talep edilen istek ambarda var mı? EVET İlgili birime geri gönderilir. HAYIR Bütçe kontrolleri yapılır. İlgili harcama kaleminde ödenek var mı? ve yeterli mi? HAYIR İşlem iptal edilir ve ilgili birime bilgi verilir. EVET Harcama yetkilisinin onayı alınır. Satın alma işlem dosyası oluşturulur. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Piyasa araştırma tutanağı düzenlenir. Teklifler değerlendirilir. Piyasa fiyat araştırması yapılır. Sözleşme yapılacak mı? EVET Gerekirse teminat alınır ve sözleşme düzenlenerek taraflara imzalatılır. HAYIR Sipariş verilir. Sipariş iptal edilir ve avantajlı 2. istekliye sipariş verilir. HAYIR Sipariş teslim edildi mi? EVET Muayene kabul işlemleri yapılır. Mal/Hizmet sözleşmeye uygun mu? HAYIR Sözleşme hükümleri uygulanır. Yasal Dayanak: 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 22. maddesi EVET Muayene kabul işlemleri yapılır. Evrakların gerekli imzaları tamamlandıktan sonra Ödeme Emri Belgesi düzenlenir. Gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisinin kontrol ve imzaları ile Ödeme Birimine gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Mali İşler ŞEMA ADI Ek Ders İşlemleri KOD 8.2 Anabilim Dalı Sekreterlikleri tarafından her dönem başında Mali İşler Birimine Ders Programları verilir. Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri olan Ders Yükü Bilgi Formu her dönemin başında öğretim elemanları tarafından Puantaj Bilgi sistemine hatasız olarak girilip, imzalı olarak Anabilim Dalı Başkanlığına verilir. Anabilim Dalı Sekterlikleri bu formları Bölüm Başkanlarına imzalatarak Mali İşler birimine verir. Hataları düzeltilen formlar Öğretim Üyeleri ve Bölüm Başkanı tarafından tekrar imzalanmak üzere Bölüm Başkanlığı Sekreterliğine gönderilir. EVET Ek ders Ödeme Formlarında hata var mı? Mali İşler Birimi ders programları ile puantaj bilgi sistemine girilen bilgilerin doğruluğunu kıyaslar, hataları düzeltir. Yasal Dayanak: 2547 Sayılı Kanunun 36. maddesi HAYIR Formlar Dekan tarafından imzalanır ve ilk bordro ile Strateji Birimine gönderilmek üzere dosyalanır. Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan her ay için öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları Personel İşleri tarafından çizelge olarak bildirilir. Alınan Aylık Puantaj bilgileri doğrultusunda Ek ders Ücret bordrosu, Banka Listesi, İcmal ve Ödeme Emri Belgesi hazırlanır. İzin bilgileri Puantaj bilgi sistemine girilir. Her ay Puantaj bilgi sistemi tarafından belirlenen tarihlerde Aylık Puantaj alınır. Eksiklerin giderilmesi için Mali İşler birimine geri gönderilir. EVET Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından hata var mı? Kontrol edilir. HAYIR Banka, Ödeme Emri kendilerine ulaştıktan en geç iki gün sonra ilgililerin hesap numaralarına Ek Ders Ücretlerini yatırır. Strateji Daire Başkanlığının ilgili birimlerinde evrakların incelenmesinden sonra, ödemeyi gerçekleştirecek bankaya Banka ödeme bilgileri elektronik ortamda gönderilir. Ödeme Emri Belgesi ve ekleri, Tahakkuk Evrakları ve dönem başlarına mahsus olmak üzere dosyalanan Ders Yükü Formları, Ders Programları, Evrak Teslim Listesi ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Mali İşler Bütçe ve Faaliyet Raporları Süreci Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından yazı gelir. İstenilen veriler ile ilgili formlar, ilgili birimlere gönderilerek veriler istenir. Alınan veriler Rektörlük otomasyon sistemine girilir. Üst yazı ile elden gönderilir. Üst yazı ile elden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Yasal Dayanak: 5018 Sayılı Kanun Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Mali İşler T.C. ŞEMA ADI Aylık Fatura Ödeme İşlemleri KOD 18 Telefon Faturalarının Muhasebe Birimine Ulaşması(Postada aksaklık veya gecikme durumunda İnternetten edinilen faturalarla) Faturalar ve varsa ekleri (detay, kullanım özetleri) Gerçekleştirme Görevlisine sunulur. Özel görüşmelerin dekontları temin edildikten veya özel görüşme yoksa, düzenlenen Fatura Listesi ile birlikte Faturaların üstüne Görüşmeler Resmidir kaşesi, Gerçekleştirme Görevlisinin kaşesi ve imzası ile Fakülte Mührü basılarak tarayıcıda taranarak elektronik ortama aktarılır ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığına ödenmesi üzere yazılan yazı ekine eklenir. Paraf için Fakülte Sekreterine gönderilir. Fakülte Sekreterince paraflanan Elektronik Belge, Elektronik üzere gider. İmzası için Harcama Yetkilisine (Dekan) gider. Dekan tarafından incelenen belge elektronik olarak imzalanır ve yazıyı oluşturan Muhasebe Birimine dağıtılmak EBYS de imzalanan evrakın üst yazısının çıktısı alınarak ıslak imzalı faturalar ve Fatura Listesi eklenerek Bilgi İşlem Daire Başkanlığına teslim edilir. Belgelerin birer nüshası arşivde en az 10 yıl süre ile saklanır. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca ödenir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Mali İşler ŞEMA ADI Maaş İşlemleri KOD 8.1 Birimlerden gelen evraklar kontrolleri yapıldıktan sonra maaş işlemleri yapılana kadar dosyalanır. Evraklar her ayın 4 ile 7 si arasında maaş otomasyon sistemine işlenir. Maaş otomasyon sistemine girişler tamamlandıktan sonra kontrolleri ve hesaplamaları yapılır. Evrakların çıktıları alınır. Üç nüsha halinde dökümleri alınan evraklar Düzenleyen kişinin, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur. İmzaları tamamlanan evrakların iki nüshası Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Bir nüshası dosyalanmak üzere Mali İşler Biriminde kalır. Otomasyon Sisteminden kesenek dosyası indirilir. SGK sisteminden gönderilir. Alınan çıktılar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına elden gönderilir. Yasal Dayanak: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 147. Maddesi, 5510 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kanunu. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Mali İşler ŞEMA ADI Yolluk Ödemeleri KOD 8.6 Yapılacak yolluklar ile ilgili evraklar gelir. Evraklar kontrol edilir, eksikler varsa tamamlanır. Yolluk bildirimi hazırlanır ilgili kişiye imzalatılır. Ödeme emri belgesi hazırlanır, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. İmzadan gelen evraklar ayrılır ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Yasal Dayanak: 6245 Sayılı Harcırah Kanunun 33.34.37. ve 46. maddeleri. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Taşınır Kayıt Kontrol Birimi ŞEMA ADI Mal Alım Kayıt Süreci KOD 15.2 Mal Alım Kayıt Süreci Talepler Sonucu alınan demirbaşlar teslim alınır. Ambara gelen taşınırlara taşınır işlem fişi kesilir. Dayanıklı taşınır için Zimmet Belgesi düzenlenir. Sarf malzemelere tutanak düzenlenir. Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası SGDB 'na gönderilmek üzere ödeme emri belgesine eklenir. Yasal Dayanak: 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmesi Kanunu ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Taşınır Kayıt Kontrol Birimi ŞEMA ADI Tüketim Malzemeleri ve Demirbaş Malzemelerinin Teslim Süreci KOD 14.6 Tüketim Malzemeleri ve Demirbaş Malzemelerinin Teslimi Tüketim malzemeleri Birim talepleri incelenir. Demirbaş malzemeleri Birim talepleri incelenir. Ambar durumuna göre talep edilen malzemeler tespit edilir. Stok durumuna göre malzeme tespit edilir. Çıkış taşınır işlem fişi düzenlenerek malzeme teslim edilir. Demirbaş zimmet fişi hazırlanır. Taşınır İşlem Fişi malzemeyi teslim alan birim sorumlusu tarafından imzalanır. Zimmet fişi teslim alan kişi tarafından imzalanır. Yasal Dayanak: Taşınır Mal Yönetmeliği Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Taşınır Kayıt Kontrol Birimi ŞEMA ADI Demirbaş ve Tüketim Malzemelerinin Kaydedilme Süreci KOD 14.6 Demirbaş ve Tüketim Malzemelerinin Kaydedilmesi Gelen malzemeler fatura ile karşılaştırılarak muayene kabul komisyonunca kontrolleri yapılır. Hangi depoya yerleştirilecekse ayrım yapılarak yerleştirilir. Fatura ve muayene kabul komisyon belgesine bağlı olarak TİF düzenlenir. Düzenlenen taşınır işlem fişinin iki nüshası satın alma birimine gönderilir. Yasal Dayanak: Taşınır Mal Yönetmeliği Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Malzeme Sayım İşlemi Süreci Malzeme Sayım İşlemi Süreci Yönetmelik gereği taşınır sayımları yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda yapılır. Ofis büro malzemeleri ile zimmet fişleri karşılaştırılır. Eksik veya fazla malzeme varsa tespit edilir. Demirbaş sayım listeleri ve buna bağlı olarak icmal listeleri hazırlanır. Fatura ve muayene kabul komisyon belgesine bağlı olarak taşınır işlem fişi düzenlenir. Ekonomik ömrünü dolduran veya kırılan malzemeler kayıttan düşülür. Teknik Malzemeler heyet tarafından kullanılamaz raporu tutulduktan sonra kayıt altına alınır. İlgili evraklar komisyonca imzalanır. Tüketim malzemeleri listesi tanzim edilir. Dönem içinde alınan ve tüketilenlerle gelecek döneme devredilenler tespit edilir. Bütün belgeler üçer nüsha hazırlanır, birinci nüshalar Sayıştay başkanlığına gönderilmek üzere dosyalanır, ikinci nüshaları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Üçüncü nüshaları ise arşivde saklanır. Yasal Dayanak: Taşınır Mal Yönetmeliği Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Taşınır Kayıt Kontrol Birimi ŞEMA ADI Hurda Malzeme Tespit ve Teslim Süreci KOD 14.4 Hurda Malzeme Tespit ve Teslim Süreci Hurdaya ayrılacak malzeme için üst yöneticiden olur alınarak komisyon oluşturulur. Komisyon malzemelerin durumunu tespit eder. Taşınır programından hurdaya ayırma çıkış Taşınır İşlem Fişi ve Kayıttan Düşme Teklif Onay Tutanağı düzenlenir. Düzenlenen belgelere teslim tutanağı eklenir. Düzenlenen Çıkış Taşınır İşlem Fişi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek muhasebe kayıtlarımızdan çıkarılması sağlanır. İlgili evraklar dosyaya eklenerek arşivde saklanır. Yasal Dayanak: Taşınır Mal Yönetmeliği Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Haberleşme Bürosu ŞEMA ADI Gelen Evrak Kayıt Süreci İşlemleri KOD 1.1 GELEN EVRAK KAYIT SÜRECİ Kurum İçi Gelen Evrak mı? Kurum Dışı Gelen Evrak mı? Kurum İçi Gelen Evrak Fakülte Sekreterliğine sevk edilmesi Kurum Dışı gelen evrakın kaydının alınarak sisteme girişinin sağlanması Fakülte Sekreteri tarafından kurum içi gelen evrakın Dekana sevk edilmesi Sisteme girişi sağlanan kurum dışı gelen evrakın Fakülte Sekreterliğine sevk edilmesi Dekan tarafından kurum içi gelen evrakın ilgili dekan yardımcısına sevk edilmesi Fakülte Sekreteri tarafından kurum dışı gelen evrakın Dekana sevk edilmesi Dekan tarafından kurum içi gelen evrakın ilgili dekan yardımcısına sevk edilmesi Dekan yardımcıları tarafından kurum içi gelen evrakın ilgili birimlere sevk edilmesi Dekan yardımcıları tarafından kurum içi gelen evrakın ilgili birimlere sevk edilmesi Yasal Dayanak: G.Ü Rektörlüğünün 03 Kasım 2013 tarihli yazısı Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Bölüm Akademik Kurul Toplantısı İşlemleri Bölüm Akademik Kurul Toplantısı Bölüm Başkanlığı tarafından Bölüm Akademik Kurul Toplantısının gündemi, tarih, saat ve yeri üst yazı ile tüm öğretim elemanlarına duyurulur. Bölüm Akademik Kurul Toplantısında alınan kararlar ve görüşler Bölüm Kurul Toplantı Tutanağı ve üst yazıyla Dekanlık birimine gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Resmi Yazışma İşlemleri Resmi Yazışma İşlemleri Dekanlık biriminden gelen yazı Bölüm Başkanı tarafından incelenir. Bölüm Başkanının görüşü doğrultusunda bölüm öğretim elemanlarına, öğrencilere duyuru yapılır ve yazıya cevap yazılır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Sınav Evrakları İşlemleri Sınav Evrakları Dersi yürüten öğretim elemanı sınavı tamamlar. Sınav evraklarını zarf içinde ve zarfın üstünde bilgileri yazılı bölüm sekreterliğine, arşivleme listesi bilgilerini yazıp, imzalı olarak teslim eder. Bölüm sekreterliği sınav zarflarına numara vererek arşivler. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Ders Programı İşlemleri Ders Programları Dekanlık biriminden üst yazıyla Bölüm Başkanlığından istenen dönem ders programı hazırlanır. Bölüm Kurulu Kararı ile belirlenen ders programları üst yazıyla Dekanlık birimine gönderilir. Dönem ders programları Dekanlık birimi tarafından incelenip haftalık ders programı olarak Bölüm Başkanlığına gönderilir. Dönem ders programlarının bir nüshası bölüm sekreterliğinde kalır, bir nüshası da öğretim elemanlarına imza karşılığı verilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Maddi Hata Dilekçesi İşlemleri Maddi Hata Dilekçesi Dekanlık biriminden Bölüm Başkanlığına gelen maddi hata dilekçesi ilgili öğretim elemanına yönlendirilir. Dersi yürüten öğretim elemanının arşivlenen sınav evrakı bulunarak incelemeye alınır. Maddi hata varsa/yoksa ilgili öğretim elemanının dilekçesi ile beraber Bölüm Başkanlığına imzaya sunulur. Bölüm Başkanı tarafından imzalanan yazı Dekanlık birimine gönderilir/ öğrenci işlerine bilgi verilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Tanıtım ve Etkinlikler İşlemleri Tanıtım ve Etkinlikler Dekanlık biriminden gelen yazı Tanıtım Komisyonu Başkanına sunulur. Tanıtım Komisyonu Başkanı Fakülteyi tanıtacak öğretim elemanlarının isimlerini bölüm sekreterliğine bildirir. Bölüm sekreteri Fakülte tanıtım yazısını hazırlayıp Tanıtım Komisyonu Başkanına imzalatıp görevli öğretim elemanına iletir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Öğrenci Muafiyet Dilekçesi İşlemleri Muafiyet Dilekçesi Dekanlık biriminden gelen muafiyet dilekçesi ve öğrencinin almış olduğu dersler Bölüm Başkanlığınca incelenir. İncelenen evrak Bölüm Sekreterliğine gönderilir. Bölüm Sekreterliği tarafından üst yazısı hazırlanır. Bölüm Başkanı onayıyla Dekanlık birimine gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Öğrenci Görüş Saati İşlemleri Öğrenci Görüş Saati Öğretim elemanlarına duyuru yapılır. Öğretim elemanları öğrenci görüşme zamanını bölüm sekreterliğine bildirir. Öğretim elemanlarının öğrenci görüşme programı hazırlanıp Bölüm Başkanı onayına sunulur. Bölüm Başkanlığınca onaylanan program Dekanlık birimine gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Öğrenci Staj Dilekçesi İşlemleri Staj Dilekçesi Dekanlık biriminden Bölüm Başkanlığına gelen staj dilekçesi incelenmek üzere Staj Komisyonu Başkanlığına gönderilir. Staj Komisyonu Başkanlığınca incelenir. Staj ile ilgili görüş olumlu ise üst yazıyla Dekanlığa bildirilir. Staj dosyası ve staj evrakları onaylanır. Staj ile ilgili görüş olumsuz ise üst yazıyla Dekanlığa bildirilir. Öğrenci staj için başka kurum/şirket bulur. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Yurt Dışı Denklik Görüş İsteği işlemleri Yüksek Öğretim Kurumunun Yurt Dışı Denklik Görüşü İsteği Dekanlık biriminden gelen yazı Bölüm Başkanına sunulur. İlgili yazı incelenir tercüme edilir. Konu ile ilgili üst yazı hazırlanıp Bölüm Başkanınca imzalandıktan sonra Dekanlık birimine gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Yüksek Lisans ve Doktora Jüri Oluşturulması İşlemleri Yüksek Lisans ve Doktora Jüri Oluşturulması Sosyal Bilimler Enstitüsünden gelen Yüksek Lisans ve Doktora Jürisi oluşturulması yazısı Anabilim Dalı Başkanlığınca incelenir. Danışman öğretim elemanı ve Anabilim Dalı Başkanlığının belirlediği Jüri Üyeleri isimlerine ait yazı bölüm başkanınca imzalandıktan sonra ilgili enstitü birimine gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Sosyal Bilimler Enstitüsü; Anabilim Dalı Kurul Toplantısı İşlemleri Anabilim Dalı Kurul Toplantısı Anabilim Dalı Toplantısı Öğretim Elemanlarına duyurulur. Anabilim Dalı Akademik Kurul Toplantısında alınan kararlar ve görüşler Anabilim Dalı Kurul Toplantı Tutanağı ve üst yazıyla Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğüne gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Sosyal Bilimler Enstitüsünden Öğrenci Muafiyet Dilekçeleri İşlemleri SBE den Gelen Öğrenci Dilekçeleri Anabilim Dalı Akademik Kurul Toplantısı düzenlenip, öğrenci dilekçeleri görüşülür. Toplantıda alınan karar üst yazıyla SBE Müdürlüğüne gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Doktora Yeterlik Sınavı İşlemleri Doktora Yeterlik Sınavı Sınava girmeye hak kazanan ve başvuran öğrenciler için Anabilim Dalı Başkanlığınca komite oluşturulur. Komite, sınava katılacak öğrencilerin asıl ve yedek jürilerini belirleyerek Anabilim Dalı Başkanlığına sunar. Anabilim Dalı Başkanlığı belirlenen jüri üyelerini, sınav tarih gün ve saatini üst yazı ile SBE Müdürlüğüne gönderir. SBE Müdürlüğünce onaylanan sınav tarihi birim web sayfasında öğrencilere duyurulur. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Doktora Yeterlik Sınavına Katılacak Öğrenci İşlemleri Doktora Yeterlik Sınavı Komitenin Belirlediği asıl ve yedek jüri üyelerine, yapılacak sınavın gün saat duyurusu yapılır. Sınav bitiminde Doktora Komitesi Başkanlığının tutanağı ve sınav evrakları üst yazıyla SBE Müdürlüğüne gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Yüksek Lisans ve Doktora Programları İşlemleri Yüksek Lisans ve Doktora Programları Yüksek Lisans ve Doktora Programlarında işlenecek program ve ders içerikleri Anabilim Dalı Kurul kararı ile belirlenir. Anabilim Dalı Başkanlığınca hazırlanan program ve ders içerikleri üst yazıyla SBE Müdürlüğüne gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği Yüksek Lisans Tez Öneri Formu İşlemleri Yüksek Lisans Tez Öneri Formu Yüksek Lisans öğrencilerine ait Tez Öneri Formu bir dilekçe ile Anabilim Dalı Başkanlığına sunulur. Anabilim Dalı Başkanlığınca onaylandıktan sonra üst yazı ve ekleri ile SBE Müdürlüğüne gönderilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA ADI Bölüm Sekreterliği İzin Dilekçeleri İşlemleri Yıllık ve Mazeret İzin Dilekçeleri İlgili öğretim elemanının almış olduğu izin formu doldurulup onaylanması için Bölüm Başkanlığına sunulur. Bölüm Başkanınca onaylandıktan sonra Dekanlık personel işleri birimine teslim edilir. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.16. ŞEMA ADI ÖĞRENİME ARA VERME İŞLEMLERİ ÖĞRENİME ARA VERME İŞLEMLERİ Dilekçe ile Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı na başvurulur. Öğrenime ara verme dilekçesi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının web sayfasında yer alır. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı dilekçeyi Fakültemize iletir. Haklı ve geçerli nedenler kapsamında Fakülte Yönetim Kurulu dilekçeyi inceler ve karar üst yazı ile Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına bildirilir. (Madde 32) Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı gerekli işlemleri yapar ve sonucu öğrenciye bildirir. Süreç Sonu YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği (Madde 32). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.1. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ KAYIT VE KABUL İŞLEMLERİ ÖĞRENCİ KAYIT VE KABUL İŞLEMLERİ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı kayıtla ilgili evrakları (öğrenci listeleri, kimlik kartları, öğrenci dosyaları ile kayıtta kullanılacak formlar) Fakülteye gönderir. (Kayıt hakkı kazanan öğrenciler E-devlet sistemi üzerinden de kayıt yaptırabilmektedirler.) Kayıt tarihlerinde öğrencinin teslim etmesi gereken evrakların kontrolü yapılarak öğrenci dosyaları düzenlenir ve öğrencilere kimlikleri verilir. Kayıt için istenen belgeler ve kayıt tarihleri Gazi Üniversitesi web sayfasında yer alan kayıt kılavuzunda ilan edilir. Kayıt yaptırmayan, çıkma ve eksik evrakla kayıt yaptıranların listeleri ile kayıtta görev alan personelin isimleri üst yazı ile Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına bildirilir Kayıt yaptıran öğrencilerin listesi ve dosyaları Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına gönderilir. Süreç Sonu YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 9). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ŞEMA KODU 11.1. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ İŞLERİ T.C. DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI VE DUYURULMASI İŞLEMLERİ DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI İlgili öğretim yılında okutulacak dersler ve dersleri yürütecek öğretim elemanlarına ait teklifler Bölüm Başkanlıklarından istenir. Bölüm ilgili öğretim yılında okutulacak dersler ve dersleri yürütecek öğretim elemanlarına ait teklifleri hazırlar bölüm kararı alarak dekanlığa iletir. Bölümlerden gelen ilgili öğretim yılana ait dersler ve dersleri yürütecek öğretim elemanları Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülerek belirlenir. Bölümler bilgi sisteminden dersleri açar ve öğretim elemanı ataması yapar. Bölüm ders programları Fakülte web sayfasında ve panolarda duyurulur. İlgili birim tarafından bölümlere göre ders programını öğretim elemanı haftalık ders programı ile dersliklerin programları hazırlanır. Öğretim Elemanlarına bildirilmek üzere haftalık ders programları bölüm sekreterliklerine gönderilir. Süreç Sonu YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği. Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.4. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ DANIŞMANININ BELİRLENMESİ VE BİLDİRİLMESİ ÖĞRENCİ DANIŞMANININ BELİRLENMESİ VE BİLDİRİLMESİ Her eğitim öğretim yılında yeni kayıt olan öğrenciler ve mevcut öğrenciler için akademik danışmanlar belirlenir. Yeni danışmanlar Fakülte Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Yönetim Kurulunda kabul edilen yeni danışmanlar ilgili öğretim elemanlarına tebliğ edilir. Yeni danışmanlar Öğrenci Bilgi Sisteminde öğrencilere atanır. Öğretim elemanları danışmanı olduğu öğrencilerin sorunlarını çözmede yardımcı olur, onlara yol gösterir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 18). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun Gazi 14 üncü Üniversitesi maddesi ile 44 Turizm üncü maddesine Fakültesi dayanılarak 06830 Gölbaşı-ANKARA hazırlanmıştır.
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.13 ŞEMA ADI ÖĞRENCİ BELGE İŞLEMLERİ SÜRECİ ÖĞRENCİ BELGE İŞLEMLERİ SÜRECİ ÖĞRENCİ BELGESİ VERİLMESİ SÜRECİ TRANSKRİPT VERİLMESİ SÜRECİ Belge talebi. Belge talebi. Öğrencilik hakları devam ediyor mu? Hayır İşlem Sonu Evet Öğrenci Bilgi Sisteminde Belge hazırlanır. Yetkili amir tarafından kontrol edilip onaylanır. E-devlet üzerinden öğrenci belgesi düzenlenebilmektedir. Öğrenci Bilgi Sisteminde Belge hazırlanır. Yetkili amir tarafından kontrol edilip onaylanır. Belge öğrencinin kendisine teslim edilir. Süreç Sonu Belge öğrencinin kendisine teslim edilir. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Fakülte Sekreteri YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği. Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.19. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI İŞLEMLERİ ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI İŞLEMLERİ Öğrenci Topluluk kuruluşuna ilişkin başvuru Dekanlığa yapılır. Dekanlık kuruluş şartlarının varlığını kontrol ederek ilgili dokümanları Rektörlüğe sunar. Rektörlüğün izni ile topluluk kurulmuş olur ve bu husus Dekanlığa bildirilir. Dekanlık topluluğun kurulduğunu internet sayfasında ilan eder ve akademik danışmanlara yazılı olarak bildirir. Topluluk; danışman üyesinin kontrolünde yönergede belirtilen faaliyet esaslarına göre faaliyetlerine başlar. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi, Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.11. ŞEMA ADI DERS KAYIT İŞLEMLERİ DERS KAYIT İŞLEMLERİ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığınca ilan edilen Akademik takvimde belirtilen tarihlerde ders kayıt işlemi başlar. Normal öğretim süresini aşan öğrenciler ve II. öğretim öğrencileri kayıt tarihlerinde ilgili bankaya katkı payını öder. Öğrenciler, öğrenci bilgi sistemi üzerinden derslerini seçerek kayıt işlemini yapar. Öğrencilerin yaptığı ders seçimleri Akademik Takvimde belirtilen ders ekleme-bırakma ve danışman onay tarihlerinde, danışman Öğretim elemanı ile birlikte kontrol edilerek gerekli düzeltmeler yapılır. Kayıt işlemi tamlanır. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 10).. Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.17. ŞEMA ADI MEZUNİYET İŞLEMLERİ MEZUNİYET İŞLEMLERİ Alınması gereken dersleri başarı ile bitirerek mezuniyet kredisini tamamlayan mezun durumda olan öğrenciler diploma başvurusunda bulunur. Diploma Başvuru Formu doldurularak belge üzerinde yer alan birimlerden öğrencinin ilişiğinin olmadığına dair imza alınır. Form Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının web sayfasında yer alır. Forma eklenmesi istenen diğer belgelerle birlikte Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığında Form Teslim edilir. -Nüfus hüviyet cüzdanının veya ehliyetin (TC kimlik no bulunan) tasdiksiz fotokopisi. -Öğrenci Kimlik Kartları. https://ogrenci.gazi.edu.tr/anketmezun/ adresinden Anket Formu çıktısı. Diploma Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığınca düzenlenerek öğrenciye teslim edilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 37). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.15. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ TEMSİLCİ SEÇİMİ İŞLEMLERİ ÖĞRENCİ TEMSİLCİ SEÇİMİ İŞLEMLERİ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığınca seçim takvimi belirlenerek, Fakültelere öğrenci konseyi seçiminin yapılması ile ilgili yazı gönderir. Öğrenci Temsilcisi adaylık müracaatları ve seçimleri internet üzerinden yapılır. Adaylar, istenilen belgeleri elektronik ortamda Öğrenci Konseyi Seçim Sistemi üzerinden yüklerler. Seçim Takvimine göre bölüm temsilcisi seçimleri yapılır. 1. tur, % 60 katılım şartı, 2. tur, % 50 katılım şartı ve 3. turda mevcut olan öğrencilerle nihai sonuca ulaşılır. Bölüm temsilcilerinin arasından Fakülte Öğrenci Temsilcisi seçimi Dekan Yardımcısının başkanlığında yapılır. Seçim sonucu seçilen temsilci isimleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından Üniversite Öğrenci Konseyi seçimi yapılır. Öğrenci temsilciliği ve buna bağlı görevler takip eden ikinci akademik yılın seçim sonuçlarının açıklanmasına kadar devam eder. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliği. Gazi Üniversitesi, Öğrenci konseyi yönergesi. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.3. ŞEMA ADI DERS MUAFİYETLERİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ DERS MUAFİYETLERİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ İlk kez kayıt yaptıran öğrenci daha önce okumuş olduğu derslerin içerikleri ve not dökümü ile beraber dilekçeyle ders kayıt tarihinden itibaren 7 gün içerisinde Dekanlığa (evrak kayıt işleri) müracaat eder. Dekanlık, başvuruları incelemek üzere ilgili bölüm başkanlığına sevk eder. Bölüm Başkanlığı öğrencinin muaf olacağı dersleri ve intibakı ile ilgili çalışmayı yaparak Dekanlığa sunar. Bölüm Başkanlığından gelen ders muafiyetleri ve intibak kararları Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür alınan karar Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenmesi için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına üst yazı ile bildirilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 15). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.6. ŞEMA ADI DİKEY GEÇİŞ SINAVI İLE GELEN ÖĞRENCİ DİKEY GEÇİŞ SINAVI İLE GELEN ÖĞRENCİ Kayıt için istenen belgeler ve kayıt tarihleri Gazi Üniversitesi web sayfasında ilan edilir. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı kaydı yapılacak öğrencilerin listesini Fakülteye gönderir. Kayıt tarihlerinde öğrencilerin teslim etmesi gereken evrakların kontrolü yapılarak dosyaları düzenlenir. Kayıt yaptırmayan, çıkma ve eksik evrakla kayıt yaptıranların listeleri ile kayıtta görev alan personelin isimleri üst yazı ile Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına bildirilir. Kayıt yaptıran, öğrencilerin listesi ve dosyaları Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına gönderilir. Öğrencinin muafiyet talebinde bulunması halinde kayıt yaptırdığı tarihi izleyen 7 iş günü içinde daha önceki yüksek öğretim kurumlarında almış ve başarmış olduğu derslerden muaf olmak için Dekanlığa not dökümü ve ders içerikleriyle birlikte başvurur. Dekanlık, başvuruları incelemek üzere ilgili bölüm başkanlığına sevk eder. Bölüm Başkanlığı öğrencinin muaf olacak dersleri ve intibakı ile ilgili çalışmayı yaparak Dekanlığa sunar. Bölüm Başkanlığından gelen ders muafiyetleri Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür ve alınan karar Öğrenci Bilgi Sistemine işlenmek üzere Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına Bildirilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği. Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.5. ŞEMA ADI SINAV PROGRAMLARININ İLANI SINAV PROGRAMLARININ İLANI Ara sınav, final ve bütünleme sınavlarının akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir ve sınav programı oluşturulur. G.Ü. Akademik Takvimi. Eğitim öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısı sınav programını onaylar. Fakülte web sayfasında ve öğrenci panolarında sınav programı duyurulur. Sınav programına göre sınavlar yapılır. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 19,20,21,22). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 10.12. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ KİMLİK KARTI İŞLEMLERİ SÜRECİ ÖĞRENCİ KİMLİK KARTI İŞLEMLERİ SÜRECİ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığınca hazırlanan kimlik kartları ilk kayıt sırasında öğrencilere teslim edilir. Kimliğini kaybeden öğrenci, Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına yeni kimlik için başvuruda bulunur. Gazeteye verilen kayıp ilanı ve Kimlik Talep Formu. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının hazırladığı öğrenci kimlik kartı Fakülte öğrenci işleri tarafından öğrenciye teslim edilir. Süreç Sonu Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.8. ŞEMA ADI SINAV SONUÇLARINA YAPILACAK İTİRAZLAR VE DEĞERLENDİRİLMESİ SÜRECİ SINAV SONUÇLARINA YAPILACAK İTİRAZLAR VE DEĞERLENDİRİLMESİ SÜRECİ Ara sınav, final sınavı ya da bütünleme sınavı notu öğretim elemanı tarafından bilgi sistemine girilip onay verildikten sonra notlar ilan edilmiş olur. Öğrenci notları ilan edildikten sonra maddi hata sebebiyle itirazını, sınav sonuçlarının ilanından itibaren 7 gün içinde dilekçeyle dekanlığa yapar. Dekanlık Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği 28. Madde si gereği öğrencinin sınav sonucuna itiraz dilekçesini incelenmek üzere öğrenim gördüğü bölüm başkanlığına sevk eder. Bölüm incelenen sınav kağıdına ait sonucu 10 gün içinde dekanlığa bildirir. Öğrencinin sınav kağıdında maddi hata var mı? Fakülte Yönetim Kurulunda maddi hatanın düzeltilmesi görüşülür. Evet Hayır Sınav kağıdında maddi hata olmadığı öğrenciye bildirilir. Fakülte Yönetim Kurulunda alınan karar öğrenci bilgi sistemine işlenmek üzere öğrenci işleri dairesi başkanlığına bildirilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 28). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.9. ŞEMA ADI ÖĞRENCİ STAJ İŞLEMLERİ SÜRECİ ÖĞRENCİ STAJ İŞLEMLERİ SÜRECİ Öğrenci Staj için uygun kurum/şirket bulur. Staj başvuru formu ile kurum/şirkete gider ve staj başvurusunu yapar. Staj başvurusu kabul edildi mi? Hayır Evet Staj başvuru formu onaylanır. Staj tarihleri belirlenir. Onaylı staj başvuru formu bölüme verilir ve Bölüm Staj komisyonu öğrencinin staj başvurusunu değerlendirir. Staj yeri ve tarihleri uygun mu? Hayır Evet Öğrenci sigorta girişi için staj başlama tarihinden en az 15 gün önce istenen belgeleri bölüme teslim eder. Bölüm staj başvuru evraklarını SGK girişi için dekanlığa iletir. SGK girişi yapılan öğrenciler pirim ödemesini için sağlık kültür dairesi başkanlığına bildirilir. Staj hareketlerinde öğrenci staj dosyası ve staj evrakları ile kurum/şirkete gider ve staja başlar. Staj yaptığı tarihlerde öğrencinin yaptığı çalışmalar staj defterine yazılır. Staj sonunda staj defteri ve staj evrakları kurum/şirket tarafından onaylanır. Staj defteri ve staj evrakları öğrencinin öğrenim gördüğü bölüme gönderilir. Evraklar staj komisyonunca değerlendirilir. Staj sonucu başarılı mı? Öğrenci staj için başka kurum/şirket bulur. Hayır Evet Staj dosyası ve staj evrakları onaylanır. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri /Bölümler Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi staj yönergesi Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU ------ ŞEMA ADI ÖĞRENCİ KAYIT SİLDİRME ÖĞRENCİ KAYIT SİLDİRME Öğrenci ilgili form ile Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına Başvurur. Gazi Üniversitesi Öğrenci İşleri web sayfasında yer alan ilişik kesme formu. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı dilekçeyi üst yazıyla Fakülteye iletir. Haklı ve gerekçeli nedenler kapsamında Fakülte Yönetim Kurulu dilekçeyi üniversitemiz eğitim öğretim ve sınav yönetmeliğini 39/c maddesi kapsamında inceler ve kararın sonucunu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına üst yazı ile bildirir. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı gerekli işlemleri yapar ve sonucu öğrenciye bildirir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 35). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.14 ŞEMA ADI DİPLOMA YERİNE GEÇER BELGE DÜZENLENMESİ DİPLOMA YERİNE GEÇER BELGE DÜZENLENMESİ Başvuru istenen belgelerle birlikte Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına yapılır. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı web sayfasında yer alan Diploma Yerine Geçer Başvuru Formu, gazete kayıp ilanı, nüfus cüzdanı fotokopisi. 2 resim. Diploma aslına uygun olarak belge hazırlanır. Hazırlanan belge Fakülte Dekanının ve Rektörün onayına sunulur. Onaylanan ve bir defaya mahsus hazırlanan belge diploma sahibinin kendisine ya da noter vekaleti vereceği kişiye teslim edilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 37). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 7.4. ŞEMA ADI DİSİPLİN SORUŞTURMA İŞLEMLERİ DİSİPLİN SORUŞTURMA İŞLEMLERİ Şikayet/ihbar, dilekçe/yazısının idareye intikal etmesi. Disiplin amiri (Dekan) soruşturma açılmasını uygun buldu mu? Hayır İnceleme başlatılmasına karar verilmesi İnceleme sonucu hazırlanan raporda soruşturmaya gerek görülmemesi halinde şikayetçiye bilgi verilerek dosyanın kapatılması. İnceleme sonucu soruşturma başlatılmasına gerek görülmesi Evet Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği uyarınca disiplin amirliğince disiplin soruşturması açılması ve soruşturmacı/soruşturma komisyonu görevlendirilmesi. Soruşturmacı/soruşturma Komisyonu tarafından ek süre talebinde bululması halinde Dekanlık makamınca ek süre verilmesi Soruşturmacı/soruşturma Komisyonu tarafından bilgi belge talep edilmesi halinde temin edilen bilgi ve belgelerin soruşturmacı/soruşturma komisyonuna gönderilmesi Soruşturma raporunun disiplin amirliğine (Dekan) intikal etmesi Evet Soruşturma yönetmelik hükümleri gereğince usulüne uygun yapılmış mı? Hayır Önerilen cezaya göre gerekli işlemlerin başlatılması Soruşturmada bulunan eksikliklerin tamamlanması için soruşturmacıya iade edilmesi Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
Uyarma kınama ve Yükseköğretim Kurumlarından bir haftadan bir aya kadar uzaklaştırma cezaları Fakülte dekanı tarafından verilir (Madde 18) Yükseköğretim kurumundan bir veya iki yarıyıl için uzaklaştırma cezası ile yükseköğretim kurumundan çıkarma cezaları Fakülte Yönetim Kurulu tarafından verilir (Madde 18) Ceza Ceza verilecek verilecek mi? mi? Evet Hayır Evet Hayır Öğrenciye ceza öğrenci bilgi sisteminde bulunan adresine tebliğ edilir. Cezai işlem uygulanmaz. Gerekli görüldüğü takdirde daha dikkatli olması hususunda uyarı yazısı yazılır. Öğrenciye ceza öğrenci bilgi sisteminde bulunan adresine tebliğ edilir. Cezai işlem uygulanmaz. Gerekli görüldüğü takdirde daha dikkatli olması hususunda uyarı yazısı yazılır. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına yazıyla ceza bildirilir. Öğrenci işleri Dairesi Başkanlığına üst yazıyla Fakülte Yönetim Kurulunda alınan karar bildirilir. Ceza YÖKSİS e işlenmek üzere Form doldurularak üst yazıyla öğrenci işleri dairesi Başkanlığına bildirilir Ceza YÖKSİS e islenmek üzere Form doldurularak üst yazıyla Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına bildirilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 40). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.6 ŞEMA ADI GÖZETMENLİK GÖREVLERİNİN BELİRLENMESİ VE İLANI GÖZETMENLİK GÖREVLERİNİN BELİRLENMESİ VE İLANI Hazırlanan sınav programına göre, sınavda görev alacak öğretim elemanlarının derslere göre dağılımı yapılarak çizelge oluşturulur. Eğitim öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısı tarafından onaylanır. Sınavda görevli öğretim elemanlarına duyurulması için üst yazıyla bölümlere bildirilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği. Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA
ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEMA KODU 11.12 ŞEMA ADI TEK DERS SINAVI TEK DERS SINAVI Mezun olmak için bir dersten başarısız olan ve Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 24. Maddesinde yer alan şartları daha önce yerine getiren öğrenciler tek ders sınavına başvurabilir. Başvuru ilgili form ile birlikte Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına Akademik takvimde belirtilen tek ders sınav takviminden 15 gün önce yapılır. Tek ders başvuru formu Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının web sayfasında formlar kısmında yer alır. Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı tek ders başvurularını ve öğrencilerin karnelerini Fakülteye gönderir. Dekanlık incelenmek üzere ilgili bölüm başkanlıklarına başvuruları sevk eder. Evet Tek ders sınavına girebilir mi? Hayır Bölüm Başkanlığınca görevlendirilen öğretim üyesi tarafından tek ders sınav tarihinde dersin sınavı yapılarak sonuç Dekanlığa Sınav çizelgesi ile bildirilir. Öğrenciye gerekçesi ile bildirilir. Tek ders sınav sonuçları Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür. Fakülte Yönetim kurulu kararı ve tek ders not formları düzenlenerek üst yazı ile birlikte Öğrenci Bilgi Sistemine işlenmek üzere Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına bildirilir. Süreç Sonu Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Öğrenci İşleri Fakülte Sekreteri Dekan Yardımcısı Dekan YASAL DAYANAĞI: Gazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (Madde 24). Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi 06830 Gölbaşı-ANKARA