BÖLÜM15 D- VERİ TABANI PROGRAMI 1. VERİ TABANI KAVRAMLARI VE VERİ TABANI OLUŞTUMA 1.1. Veri Tabanı Kavramları Veritabanı (DataBase) : En genel tanımıyla, kullanım amacına uygun olarak düzenlenmiş veriler topluluğudur. Bir amaç için toplanan bilgiler bilgisayar aracılığı ile hafızada tutulacak ve daha sonra bu veriler istenilen şekilde kullanılacaksa bu veriler bir veritabanı programı aracılığı ile kullanılmak zorundadır. Örnek olarak; Müşteri adres defterleri, ürün satış bilgilerinin saklandığı dosyalar, öğrenciler ve öğrenciler ait harç ve not bilgileri, personel bilgi dosyaları gibi bilgiler verilebilir. Belirli bir konu hakkında toplanmış veriler bir veritabanı programı altında saklanırlar. İstenildiğinde toplanan bilgilerin tümü veya istenilen özelliklere uyanları görüntülenebilir, yazdırılabilir hatta bilgilerden yeni bilgiler üretilerek bunlar çeşitli amaçlarla kullanılabilir. Verileri koruması, onlara erişilmesinin sağlaması ve başka verilerle ilişkilendirilmesi gibi işlemler bir veritabanından beklenen özelliklerdir. Veritabanı kullanılarak, verilerden daha kolay yararlanılabilir, istenilen veriye çok kolay erişilebilir, çeşitli sorunların çözümünde yardımcı olacak yeni bilgiler üretilebilir. En önemlisi veriler bir merkezde toplanabilir, herkesin bu verilere yetkileri ölçüsünde erişebilmesi, verileri düzeltebilmesi, silebilmesi veya görebilmesi sağlanabilir. Böylece veri girişinde ve veriye erişimde etkinlik ve güvenirlilik sağlanmış olur. Tablo (Table) : Verilerin satırlar ve sütunlar halinde düzenlenmesiyle oluşan veri gruplarıdır. Veritabanları bir veya daha fazla tablodan oluşabilirler. Tablolar arasında ilişkiler düzenlenebilir. Öğrenci not bilgileri, şirket muhasebe kayıtları gibi. Tablonun satırları kayıt (record), sütunları ise alan (field) olarak isimlendirilir. Herhangi bir veritabanı programında çalışmaya başlanılmadan önce, yapılacak işe uygun veri tabanı tasarımı yapılmalıdır. Veri tabanı tasarımı yapılacak işin en önemli aşamasıdır. Başlangıçta iyi tasarlanamayan bir veritabanı, ileride geriye dönüşü olmayan verimsiz bir bilgi yığınına dönüşebilir. En basit hali ile veritabanı tasarımında; hangi tabloların olacağı, bu tablolarda hangi alanların olacağı, tablolar arasındaki alan ilişkilerinin neler olacağı ve alanlara ait özelliklerin tanımlanması yapılır. Alan özelliklerinde alan adı, alan tipi, alanın uzunluğu, alanın varsayılan değeri, bu alana yazılacak verilerin geçerlilik koşullarının başlangıçta tasarlanması gerekir. Office içerisinde bulunan Access programı kullanılarak profesyonel veri tabanları hazırlanabilir. Veri tabanı programlarının diğer programlardan farkı vardır. 117
Access programını başlatmak için başlat-program tıklanır ve ekrana gelen programlar listesinden Microsoft Access programı seçilir. Şekil 1.1.1. Access programı başlatma penceresi. Burada ekrana aşağıdaki Access Veritabanı programı başlangıç penceresi gelir. Şekil 1.1.2. Access başlangıç penceresi 118
Yeni bir veri tabanı oluşturmak için penceredeki Boş Veritabanı seçeneği işaretlenerek Tamam düğmesine basılır. Eğer daha önce hazırlanan veri tabanlarından biri açılmak isteniyorsa kullanılır. İptal düğmesi seçilirse Access herhangi bir veri tabanı olmadan kullanılmak üzere açılır. Varolan bir veritabanı kullanılacaksa ekrana gelen listeden seçilir. Eğer listede istenilen veritabanı yoksa, Tüm Dosyalar kısmından istenilen veritabanı seçilir. Şekil 1.1.3. Access Veritabanı işlemleri penceresi Bölüm15, Bölüm16, Bölüm17, Bölüm18 ve Bölüm19 da Access Veritabanı programı kullanımı bir örnek uygulama ile anlatılacaktır. Örnek uygulama; üniversitede okuyan bir kısım öğrenciler ve bu öğrencilere ait ders notlarının veritabanı ile yapılmasını kapsamaktadır. Seçilen örneğin basit bir öğrenci işleri veritabanı olmasının nedeni, tüm öğrencilerin öğrenci işleri ile ilgili konulara yabancı olmamalarıdır. Bu örnek, boş bir veritabanın yaratılması, veri tabanına bilgilerin girilmesi, girilen bilgilerden çeşitli sorguların yapılması, çeşitli ekran formlarının hazırlanması ve girilen bilgilere ait raporların hazırlanması gibi temel konuları kapsamaktadır. Verilen örnekle; veritabanı mantığının daha iyi anlaşılması ve Access programının öğrenilmesinin daha kolay olması amaçlanmıştır. 1.2. Boş Veritabanı Yaratılması ve Bilgilerin Girilmesi İlk defa yaratılacak veri tabanı işleminde Boş Access Veritabanı seçilerek tamam tıklanır ve ekrana aşağıdaki görüntü gelir. 119
Şekil 1.2.1. Yeni veritabanı yaratma penceresi. Dosya adı kısmına örnek veritabanı dosyası için verilecek öğrenci bilgileri ismi verilerek yarat düğmesine tıklanır. Böylece veritabanı yaratılmış olur. Daha sonra ekrana bir veritabanı üzerinde yapılabilecek işlemler gelir. Access ekranında üç bileşen bulunur. Bunlar Access menüleri, araç çubukları ve veri tabanı yönetim penceresidir. Access deki menüler ve araç çubukları Word ve Excel gibi diğer office programlarında olduğu gibidir ve kullanımı da benzer özellikler taşır. Access de menüler ve araç çubukları bulunulan yere göre sürekli değişiklik gösterirler. Örneğin form tasarımını yapılırken farklı menüler ve araç çubuğu, tablo tasarımını yapılırken ise farklı menüler ve araç çubuğu ekranda görüntülenir. Access Veritabanı programı; bulunulan ortama göre en uygun menü ve araç çubuklarını otomatik olarak ekrana getirir. Access veritabanında, veritabanı yönetimi penceresinde yapabilecek işlemler aşağıdakiler gibidir: Şekil 1.2.2.Veritabanı yönetim penceresi 120
1.3. Veri Tabanı Yönetim Penceresi Tablolar : Veritabanının en önemli bileşenidir. Her veritabanında en az bir tablo bulunur. Veritabanı işlemlerinde önce tablo/tablolar tanımlanır. Daha sonra tablolara kaydedilecek bilgilerin neler olacağı ve bu bilgilere ait özellikler tanımlanır. Öğrencinin numarası ve bunun sayılardan oluşması, öğrencinin adı soyadı ve bunun harflerden oluşması gibi. Tanımlamalar bittikten sonra tablodaki bu alanlara ait gerçek bilgiler yazılır. Yazılan bu bilgiler tablolarda tutulur. Sorgular : Tablolara girilmiş bilgilerden belirli şartlara göre liste alınabilir, gerektiğinde sorgulamalar yapılabilir. Değişik amaçlara göre sorgular hazırlanarak tablodaki bilgilerin tümü, bir kısmı veya belirli şartı sağlayanların listesi alınabilir. Örneğin, tıp fakültesi 1.sınıfta okuyan öğrencilerin listesi gibi. Formlar : Tablolara ait bilgi girişlerinin tablolar bölümünde veri sayfası görünümünde yapılabilmesine rağmen formlar hazırlanarak bilgi girişleri buradan da yaptırılabilir. Form ekranı; bize bilgilerin daha görsel bir ekranda girilebilmesini, görüntülenebilmesini, değiştirilebilmesini veya silinebilmesini sağlar. Ayrıca kullanıcının kendisine özel bilgi giriş ekranlarını oluşturulabilmesini ve Access Veritabanını kullanmayı bilmeyen insanlar tarafından kullanılan ekranın daha görsel ve kolay kullanılmasını sağlayan bir ortam yaratır. Raporlar : Tablolardaki ve hazırlanan sorgulardaki bilgilerin istenilen düzenlemelere göre yazıcıdan alınabilmesi sağlayan bir ortamdır. Sayfalar : Web sayfaları oluşturmak için kullanılır. Makrolar : Bir eylemi gerçekleştirmek için (daha çok menüler ve araç çubukları ile birden fazla adımda yapılabilecek işlemler için) kullanılan komut dilidir. Yapılmak istenilen işlemleri gerçekleştiren, kaydedilmiş komutlar dizisidir. Modüller : Bu kısım programcılık ile ilgilidir. Microsoft Visual Basic ile yazılabilecek programlar kısmıdır. Programda kullanılacak fonksiyon, prosedür ve global değişkenler ve tipleri burada tanımlanır. Kelime işlemciler, bir metnin bilgisayarda düzenlenmesi amacıyla kullanılabilecek bir dizi fonksiyondan oluşan hazır programlardır. (WinWord, StarOffice, WordPerfect vb.) Kelime işlemciler günlük plan, ders notu, yıllık plan, ölçme ve değerlendirme, rehberlik faaliyetleri, bilgisayar okur-yazarlığının öğretimi ve okulun idari işlerinde gerekli metin düzenleme işlemlerinde kullanılabilir. 121