PROJE YÖNETİMİ KAVRAMI Yaprak ÇORBACIOĞLU Proje Yöneticisi, PMP 15 Aralık 2016 Başkent Üniversitesi
Yaprak Çorbacıoğlu Doğum Y./T. : Ankara / 1979 Eğitim : 2007-2010 1998-2003 ODTÜ Bilim ve Teknoloji Politikaları (Y. Lisans) ODTÜ Uçak Mühendisliği (Lisans) Kariyer : 2016 Ağus.-.. EPSİLON Kompozit A.Ş. Program Müdürü 2011-2016 THK Uçak İmalat A.Ş. Proje Yöneticisi 2004-2011 Savunma Sanayinde Proje Müh. ve Proje Yön. İlgili Sertifika : PMI s Project Management Professional (PMP) Certificate
Gündem Proje Yönetimi Temelleri Proje Nedir? Projelerin özellikleri Proje, Program ve Portfolyo Proje ve Operasyon Proje Organizasyonu Temel Roller Proje Yönetimi Nedir? Proje Evreleri Proje Yönetimi Bilgi Alanları Proje Yönetiminde Kullanılan Araçlar Kaynak bilgi Soru/Cevap
PROJE YÖNETİMİ TEMELLERİ 1960 larda savunma, havacılık ve inşaat sektörlerindeki projelerinin ihtiyaçlarından proje yönetimi kavramı gelişmeye başladı. 1969 da PMI (Project Management Institute) kuruldu 1996 da PMI (Project Management Institute) tarafından "A Guide to the Project Management Body of Knowledge«yayınlandı. 1999 dan beri Amerikan Ulusal Standardında yer almaktadır. PMI, bugün 200 ülkeden ~400.000 üyesi olan büyük bir otoritedir.
PROJE NEDİR? Belirli kaynakları tüketerek bir ürün, hizmet veya belirli bir sonucun elde edilmesine yönelik olarak; belirli bir zaman diliminde, özgün ve geçici olarak gerçekleştirilen faaliyetlerden olusan bir girisimdir.
X Şirketinde Kompozit İmalat Prosedürlerinin Güncellenmesi Projesi PROJE ÖRNEKLERİ Mikroskopik Canlıların Biyolojik Evrimlerinin Araştırılması Projesi XYZ İnsansız Hava Aracı Tasarımı AR- GE Projesi A320 Uçağının Kuyruk Dikmesi Üretim Projesi Başkent Üniversitesi Öğrenci Otoparklarının Düzenlenmesi Projesi XYZ Kulesinin İnşaası Projesi
HER PROJE; Benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturur. Tek bir kişi, tek bir organizasyon veya birçok kişi/organizasyondan oluşabilir. Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter, sürelidir. Tanımlanmış amaç ve hedeflere sahiptir. Sınırlı kaynaklara bağımlıdır. Planlama, Uygulama ve Kontrol süreçlerinden geçer.
PROJE - PROGRAM - PORTFOLYO PROGRAM : Tek bir hedefe yönelik olarak koordineli bir biçimde yönetilen projeler bütünüdür. PORTFÖY : Yapılan bütün işlerin (proje,program) bütünüdür.
PROJE vs OPERASYON OPERASYONLAR: Süre gider ve tekrarlanır. PROJELER: Geçici ve özgündür.
OVERALL
PROJE NİN TEMEL UNSURLARI ZAMAN KALİTE MALİYET KAPSAM (Çıktılar)
PROJE ORGANİZASYONU Kurum/Proje Üst Yönetimi Proje Yönlendirme Kurulu Müşteri / Kullanıcılar Kurum içi Bölüm/Birimler Proje Diğer Kurumlar Diğer Projeler Bilişim Teknolojileri Altyükleniciler Denetçiler (Kalite güvence, Güvenlik vb) Tedarikçiler Proje Ekibi Proje Paydaşları
TEMEL ROLLER Proje Yönlendirme Kurulu Üst düzey yöneticiler ve Proje Yöneticisinden oluşur. Projenin ilerleyişini izler, gerektiğinde destek sağlar, gerektiğinde kararları alır, başarısını değerlendirir. Proje Sponsoru Proje için gereken finansmanı sağlar Projedeki önemli kararlara imza atar Önemli sorun ve risklerin çözümünde destek olur Proje Sahibi Projede günlük bazda alınması gereken kararları verir Günlük bazda sorun ve risklerin çözümünde destek olur
TEMEL ROLLER Proje Yöneticisi : Bir projeyi mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmek üzere görevlendirilir. Projeyi zamanında, bütçe dahilinde ve üzerinde anlaşılan şartlara göre teslim etmek üzere projeyi sevk ve idare edecek kadar hem sorumluluk, hem de yetki sahibi olmalı, üst yönetim tarafından desteklenmelidir. Proje ekibinin; hangi niteliklere sahip kişilerden oluşacağını belirler, görev ve sorumluluklarını bildirir, ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlar, proje ile ilgili görevlerini yerine getirmelerini sağlar, ekibini hedeflere ulaşmak için motivasyon, cesaret ve yönlendirmeyi sağlar.
TEMEL ROLLER Proje Ekibi Ortak bir amacı ve hedefi paylaşırlar. Birlikte ve yardımlaşarak hedefe yönelik çalışırlar. Projenin belirli işlerini yerine getirerek amaç ve hedeflere erişmek üzere taahhütlerde bulunurlar. Çeşitli disiplin ve inanıştaki insanlar aynı ortak çaba üstünde odaklanırlar. Proje yöneticisine, projeye bağlılık ve inançları tamdır. Takım ruhu ve yüksek morale sahiptirler. 15
PROJE YÖNETİMİ NEDİR? Belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için tamamlanması gereken işlerin Planlanması, Organizasyonu, Uygulanması, İzlenme ve kontrol edilmesi (PUKO) sürecidir.
PROJE YÖNETİMİNİN YARARLARI Amaçlara ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler. Zaman planlaması yapılmasını zorunlu kılar. Maliyet önceden belirlenir. Kaynaklar önceden belirlenir. Kullanılacak teknoloji belirlenir. Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar. Belirli bir iş bölümü yapılmasını sağlar.
PROJE EVRELERİ
PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI 1. Bütünleşik Proje Yönetimi 2. Proje Kapsam Yönetimi 3. Proje Zaman Yönetimi 4. Proje Maliyet Yönetimi 5. Proje Kalite Yönetimi 6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi 7. Proje İletişim Yönetimi 8. Proje Risk Yönetimi 9. Proje Tedarik Yönetimi
PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI Başlatma Süreci Planlama Süreci Yürütme ve Kontrol Süreci Bitirme Süreci Proje Yönetim Bilgi Alanları
Proje Yönetim Süreçleri Bütünleşik Proje Yönetimi Projelerde Bütünleştirme Yönetimi, projenin çeşitli bileşenlerinin doğru olarak koordine edilmesini sağlamaya yönelik süreçleri içerir. Proje Duyurusunu (Berat Dokümanı) Hazırla (başlangıç) Proje Yönetim Planını Geliştir (plan) Proje Uygulamasını Yönet (uygulama) Proje İşlerini İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol) Değişiklikleri Yönet (izleme ve kontrol) Projeyi/Fazı Kapat (kapanış)
Proje Yönetim Süreçleri - Kapsam Yönetimi Projede istenen ve üzerinde anlaşılan tüm aktivitelerin (daha eksik ya da fazla* değil) proje içinde başarı ile tamamlanması yönetimi Talepleri Toparla (Plan) Kapsamı Tanımla (Plan) İş Kırılım Yapısını Çıkar(WBS) (Plan) Kapsamı Doğrula (Kontrol) Kapsamı Kontrol Et (Kontrol) *: goldplating
Proje Yönetim Süreçleri - Zaman Yönetimi Projenin belirlenen zaman planına uymasının sağlanması yönetimi Etkinlikleri(Aktiviteleri) Belirle(Plan) Etkinlikleri Sırala (Plan) Etkinlik Kaynaklarını Belirle(Plan) Etkinlik Sürelerini Belirle(Plan) İş Programını Geliştir(Plan) İş Programını Kontrol Et (Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Maliyet Yönetimi Projenin belirlenen ve onaylanan bütçe planına uymasının sağlanması yönetimi Maliyetleri Tahminle (Plan) Bütçeyi Belirle (Plan) Maliyeti Kontrol Et (İzleme ve Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Kalite Yönetimi Projenin belirlenen ihtiyaçlara cevap verecek ve kullanıcı memnuniyetini sağlayacak şekilde sonuçlanması yönetimi Kalite Planını Hazırla (Plan) Kalite Planını Uygula (Uygulama) Kaliteyi Kontrol Et (İzleme ve Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - İnsan Kaynakları Yönetimi Projedeki tüm insanların proje ile birlikte verimli bir biçimde yönetilmesi ( tüm paydaşlar-sponsorlar, kullanıcılar, kişisel katkıda bulunan herkes ) İnsan Kaynakları Planını Hazırla (Plan) Proje Ekibini Oluştur (Uygulama) Ekibi Geliştir (Uygulama) Ekibi Yönet (Uygulama)
Proje Yönetim Süreçleri - İletişim Yönetimi Projede zamanında ve gerektiğinde proje bilgilerini toplamak, yaymak, saklamak, düzenlemek gibi aktivitelerin yönetimi Paydaşları Belirle (paydaşları açıkla)(başlangıç) İletişim Planını Hazırla (plan) Bilgiyi Paylaş (uygulama) Paydaş Beklentilerini Yönet (uygulama) Performansı Raporla (izleme ve kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Risk Yönetimi Projede karşılaşılabilecek riskleri tanımlama, analiz etme ve cevaplama yönetimi Risk Yönetimini Planla (risklerin ne olduğunu bilmeye gerek yok)(plan) Riskleri Belirle (plan) Niteliksel Risk Analizini Uygula (plan) (Olasılık-Etki Matrisi) Niceliksel (sayısal) Risk Analizini Uygula (plan) Risk Önlemlerini Planla (plan) Riskleri İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Tedarik Yönetimi Projede ihtiyaç olan ve alınması gerekli mal ve hizmetlerin tedarik edilme yönetimi Tedarik Planını Hazırla (plan) Tedarikçileri Bul (uygulama) Tedarik Kontratlarını (sözleşmelerini) Yürüt (izleme ve kontrol) Tedarik Kontratını Kapat (kapanış)
* : Pareto ilkesi (80-20 kuralı, önemli azın yasası ve etken seyrekliliği ilkesi olarak da bilinir) der ki, çoğu olay için, etkilerin kabaca % 80'i etkenlerin % 20'sinden kaynaklanır. İş yönetimi düşünürü Joseph Juran bu ilkeyi önermiş ve İtalya'nın % 80 arazisinin sahibinin nüfusun % 20'si olduğunu gözleyen İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun adıyla isimlendirmiştir.
Proje Yönetiminde Kullanılan Araçlar Proje Yönetiminin her aşamasında bilgisayar destekli araçlar, teknikler ve yöntemler kullanılır. En Temel Teknikler ve Araçlar: İş Kırılım Ağaç Yapısı (Work Breakdown Structure, WBS) Çubuk Diyagramlar (Gantt Şeması) MS Project, Excel, Oracle Primavera, Raporlar
PROJE PLANI Gantt Chart
İş Kırılım Ağaç Yapısı Projede yapılması gereken tüm işlerin proje ekibi tarafından en ince detaylarına kadar çıkarılmış, hiyerarşik bir dökümüdür. A Projesi 1.Proje aktivitesi 1.1. Alt Aktivite 1.1.1. İş adımı 1.1.1.1. İş alt adımı
İş Kırılım Ağaç Yapısı
ARA HEDEFLER (MİLESTONE) Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterir işarettir. ( ) Bu işaretler süre ve kaynak göstermez. Ara hedeflerdir. Bir GANTT çizgesinde, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar sağlaması önerilir.
DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI Projenin belirli aşamalarında yapılır. Proje seyrini gözden geçirmek, proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla yapılır. Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir. Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır. Projede değişiklik yapılması ya da yaptırımlar uygulanması gerekebilir.
SORULAR
FAYDALI WEB SİTELERİ http://www.ipyd.org http://www.pmi.org http://www.apm.org.uk http://www.projectmanagement.com http://www.gantthead.com http://www.ipma.ch/pages/default.aspx http://www.isaca.org/
Kaynak Bilgi / Dernek ve Kuruluslar İstnbul Türkiye İstanbul Proje Yönetim Derneği (www.ipyd.org) PMI Turkiye Chapter Proje Yönetim Derneği (PYD) USA Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) Yaklaşık 40 yıldır hizmet vermektedir. Dünyada proje yönetimi işiyle uğraşan 20 milyon kişiden yalnız 1 milyonu bu konuda eğitim almış durumdadir. PMI ın 200 ülkede yaklaşık 400 bin üyesi var. 2017 yılında 6 milyon proje yöneticisine ihtiyaç olacağı tahmin edilmektedir. Avrupa International Project Management Association (IPMA)
Katılımınız için teşekkürler..