POLİKLİNİK DEFTERİ Amacı; Poliklinik Defteri, Polikliniğe başvuran hastaların poliklinik içerisindeki tedavi işlemlerinin sisteme giriş yapıldığı kısımdır. Ayaktan başvuran hastaların Anamnez, Karar ve Tedavi, Tanı işlemlerinin girildiği, tetkik istemlerinin (Laboratuvar Radyoloji Patoloji vb.) kodlandığı ve bu istemlerin sonuçlarının izlenmesi amacı ile kullanılan ekrandır. Kullanımı; Probel HBYS de menüler yapılacak işlemlerin türlerine göre ayrılmıştır. Ayaktan tedavi ile ilgili işlemler Ayaktan Tedavi Gören Hasta menüsünde yer almaktadır. Dolayısıyla Poliklinik Defterine ulaşmak için resim 1 de görüldüğü gibi menü yolunu kullanabilirsiniz. Genel İşlemler Ayaktan Tedavi Gören Hasta Poliklinik Defteri Resim 1 Resim 2
Resim 2 deki numaralandırılmış alanların açıklamaları; 1-) Tarih Bölmesi: Tarih sekmesinin sağında ve solundaki ileri ve geri tuşlarını kullanarak tarihler arasında geçiş yapabilirsiniz. Tarih değiştiğinde seçmiş olduğunuz tarih deki poliklinik hasta listesini göreceksiniz. Tarih kutucuğuna çift tıklayarak açılacak ekrandan istediğiniz tarihe giderek görmek istediğiniz tarih deki hasta listesine ulaşabilirsiniz. 2-) Poliklinik Bölmesi: Programa giriş yaptığınızda seçmiş olduğunuz birim kendi biriminiz ise sistem poliklinik defterine girdiğinizde size o seçmiş olduğunuz polikliniğin listesini otomatik getirecektir. Farklı bir birim seçerek giriş yaptıysanız eğer, poliklinik kodunun yazdığı kısma çift tıklayarak yetkili olduğunuz poliklinik listesini görebilirsiniz. Buradan poliklinik seçerek seçtiğiniz polikliniğin hasta listesine ulaşabilirsiniz. 3-) Muayene Olan Olmayan Hasta Listeleme: Probel HBYS de tanısı konmuş bir hasta var ise bu hasta muayene olmuş hasta olarak değerlendirilir. Eğer tanısı konmamış ise muayene olmamış anlamındadır. Bu hastaları listelemek için 3 numaralı alanda belirtilen listeleme yöntemini kullanabilirsiniz. Hangi hastalara tanı işlediğinizi yada işlemediğinizi bu listeleme yöntemi ile kolayca takip edebilirsiniz. 4-) Kaydet Yeni Sil Butonları: Bu özellik Probel HBYS de tüm ekranlarda mevcuttur. Kaydet butonu yapmış olduğunuz değişiklikleri kaydeder. Kısayolu (F10) butonudur. Yeni Butonuna tıklarsanız şayet kürsörün olduğu alanda yeni kayıt satırı açar. Kısayolu (F3) butonudur. Sil butonu ise işlemiş olduğunuz kaydın silinmesini sağlar. Kısayolu (F2) butonudur. 5-) Sıra Bölmesi: Bu sıra bölmesi hasta kayıt yapan kullanıcıların hastaya poliklinik kaydı yaptığı sıra anlamına gelir. Üzerindeki sırala butonuna basarsanız listenizdeki hastaların kayıt verilme sırasına göre baştan sona veya sondan başa doğru listeleyebilirsiniz. 6-) Hasta Numarası Bölmesi: Hasta numarası hastanemize başvuran hastalara hastaneye özel verdiğimiz numaradır. Bu numara tekdir bir hastanın birden fazla hasta numarası olamaz. Sabit bir numaradır ve asla değişmez. 7-) Protokol Numarası Bölmesi: Bu numara ise kayıt anında ürettiğimiz numaradır. Hastaya kayıt verildiği andan itibaren aynı branşa 10 gün içerisinde her kontrol gelişinde bu numara kullanılır. Protokol numarası branş bazlı ve geliş bazlı değişir. Geliş numarası olarak da adlandırılabilir. Bir protokol ile hastanın o kaydının tüm bilgilerine ulaşabilir, istediğiniz işlemi gerçekleştirebilirsiniz. 8-) Tekrar Bölmesi: Bu bölme hastanın kurumumuza başvuru sayısı anlamına gelir. Bir hastanın hastanemize kaç sefer geldiği bilgisine ulaşabilirsiniz. Bu uyarı kendi biriminize gelişleri değil tüm birimlere geliş sayısıdır. 9-) Ad Soyad ve Sosyal Güvence Bölmesi: Hastanın adı soyadı ve hangi sosyal güvence ile kayıt aldığını gösterir bölümdür. Ad soyad kısmının üstünde bulunan arama kutularından hastayı adından veya soyadından arattırabilirsiniz. 10-) Çağrı No ve Çağrı Tipi Bölümü: Bu bölüm hastaların muayene öncelik sırasını temsil eder. Öncelikli hastalar, Engelli Hastalar, 65 Yaş üstü hastalar veya randevulu hastaların durumları bu bölümde gözükür. 12 numaralı maddede belirteceğimiz butonları kullanarak
hastayı sistemin öncelik sırasına göre HTS(Hasta takip sistemi) ekranlarından çağrımamızı, başka bir deyişle hastaya muayene sırasının geldiğini belirtmek amacı ile kullanılır. 11-) Hasta Bilgilendirme Sütunları: Bu sütunlar eğitim ilerleyen safhalarında bahsedeceğimiz tetkik kodlamalardaki kodladığımız tetkiklerin (Laboratuvar Görüntüleme ve Patoloji) durumunu, Adli vaka durumunu, Uyarı durumunu, Taahütnameli olup olmadığını, onkolojik tanısının olup olmadığını, Konsültasyon durumunu ve ilişkilendirilmiş belgenin olup olmadığı bilgisini gösteren ekrandır. Bu bilgilendirme sütunlarının kullanımı aşağıdaki şekildedir; U- Hastaya ilk kayıt veya başka bir kişi tarafından, poliklinik içerisindeki çalışanlara bilgi vermek amaçlı konulan bir uyarı var mı yok mu? Varsa altındaki harf V Yok ise Y şeklinde görünecektir. Bu uyarıyı görmek için Anamnez sekmesine gelmeniz yeterlidir. O- Hastanın daha önce hastanemizde Onkolojik bir tedavi görmüş mü bilgisini verir. Görmüş ise V görmemiş ise Y şeklinde altında harfler belirir. T- Ücretli Hastalarda Ödeme gücü olmayan hastalara sistem üzerinden Ücretli Hasta Bilgilendirme Formu düzenlemiş işe Alttaki harfler şekil değiştirir. Var ise V yok ise Y şeklinde belirir. L-G-P- Bu sekmeler sırasıyla Laboratuvar, Görüntüleme ve Patoloji istemlerinin durumları ile ilgili bilgi verir. Örnek; Hastanın Laboratuvar istemi var ise ve bu istem laboratuvar tarafından kabul edilmişse, L sekmesinin altındaki harf küçük harfle v şekli belirir. Laboratuvar istemlerinin bir kısmını çalışmış bir kısmını çalışmamış ise V, Laboratuvar istemlerin tamamını çalışmış ise T şeklinde harf şekil değiştirir. Aynı işlemler Görüntüleme de ve Patoloji işlemlerinde de olur. K- Konsültasyon istemi yaptıysanız eğer bu konsültasyonun durumunu takip edebilirsiniz Konsültasyon sonucu yazılmış sonucu ise harf V, yok ise Y şeklinde belirir. X- Bu uyarı sütunu ise hastayla ilgili ilişkilendirilmiş herhangi bir belge var mı yok mu? Anlamına gelir. Örneğin Adli vaka evrağı sistemde taranmış ve bu protokol ile eşleştirilmiş ise V yok ise Y şeklinde belirir. 12-) Seçili Hastayı Çağır ve Sıradaki Hasta Butonları: HTS(Hasta Takip Sistemi) Bu butonlar hastanın dışarıdaki çağırma sistemine isminin yansımasını ve hastalara muayene sırasının geldiğini bildirmemizi sağlar. Seçili Hasta butonu üzerinde bulunduğunuz hastayı çağırmanızı sağlar. Sıradaki Hasta butonu ise Sistemin belirlemiş olduğu öncelik sırasına göre hastaları çağırmanızı sağlar. 65 yaş üstü, Engelli yada öncelikli hastalar var ise sistem tarafından belirlenen öncelik sırasına göre otomatik olarak çağırır. Çağrılacak hasta yok ise Sıra Bitti şeklinde uyarı verir.
Hasta Kabul Aşaması Yukarıda Hastalar sekmesinde bulunan alanların ne anlama geldiğini açıklamaya çalıştık. Hasta Kabul Aşaması altında ise hastanın ayaktan poliklinik işleyişi nasıl olur ondan bahsedeceğiz. Resim 3 Resim 3 de de görüldüğü gibi hastayı seçip ekranın sağ alt tarafında bulunan Hasta Kabul Butonuna tıklıyoruz. Resim 4 Tıkladıktan sonra sistem yanlış bir hastayı kabul etme ihtimaline karşı bu uyarıyı verecektir. Bu uyarıya Evet dediğiniz takdirde doğrundan Resim 5 de görülen Anamnez sekmesine yönlendirileceksiniz.
Resim 5 Anamnez sekmesi hastanı gelişine özel durum bilgisinin, şikayeti, fiziki muayenesi ve karar tedavinin yazıldığı, tanısının kodlandığı kısımdır. Resimde gördüğünüz numaralandırılmış alanları kısaca açıklayalım. 1-2 -) Tedavi Sorumlusu Doktor ve Asistan Doktor Bölümü: Bu bölümde doktor kodu alanlarına çift tıkladığımızda açılan sekmeden Tedavi Sorumlu Doktorunu ve Asistan Doktor kısımlarını seçebilirsiniz. Tedavi sorumlusu doktor kısmına ilk kayıt anında seçilen doktor bilgisi otomatik olarak gelir. Değiştirmek istediğinizde doktoru değiştirebilirsiniz. Bu seçilen doktor aynı zamanda performans puanlarını da alacak olan doktordur. 3-4 -) Şikâyeti ve Fiziki Muayene Karar Tedavi Alanı: Bu alanda hastanın şikâyetini ve fiziki muayene bulgularını ve Karar ve Tedavi bulgularını girebileceğiniz alandır. Bölümün altında Bulunan ÇOKLU SEÇİM SEÇ DÜZENLE EKLE butonları ile şablon oluşturup bu şablonlar yardımı ile de hastaya bilgi girebilirsiniz. 5-) Gelişe Ait Not ve Hasta Notu Alanı: Bu alanda hastanın bu gelişine ait özellikli bir not ya da hastayla ilgili genel bir not yazabilirsiniz. Diğer alanlarda olduğu gibi biriminize ait şablonlar oluşturabilirsiniz. 6-) Tanı Alanı: Hastaya Tanı kodlamak için tanı kodunu biliyorsanız tanının ilk kırılımını 1.kutucuğa, noktadan sonraki kırılımını ise 2. Kutucuğa yazarak kodlayabilirsiniz. Tanı kodunu bilmiyorsanız 2.kutucupa çift tıklayarak açılan listeden tanıyı arattırabilirsiniz. Ve
kaydet diyerek hastaya tanı kodlayabilirsiniz. Kodladığınız tanının türünü seçebilirsiniz. Kesin Tanı Ön Tanı veya Ayırıcı Tanı şeklinde tür seçebilirsiniz. Resim 6 ve Resim 7 de alanlar gösterilmiştir. Resim 6 Resim 7
Tetkik ve Tedavi Kodlama Hastaya tanı kodladıktan sonra TETKİKLER sekmesi kilidi açılacaktır. Tetkikler sekmesinde hastaya Laboratuvar Görüntüleme Patoloji istemlerini istediğimiz veya hizmet tetkiklerini kodladığımız alandır. Bu sekmede sağdaki istem butonları ile hastaya tetkik kodlamalarını yapabilirsiniz. Butonların alt tarafında bulunan PROFİLLERİM butonu ile de kendinize özel tetkik paketleri tanımlayabilirsiniz. Ekranın görüntüsü Resim 8 de gösterilmiştir. Resim 8 Açılan istem sayfalarında tetkik adının başındaki alanı seçip tamam butonuna bastığınızda tetkik isteme işlemini tamamlayabilirsiniz. Tetkik istem ekranı örneği diğer resimde gösterilmiştir. İstem butonlarından herhangi bir butona bastığınızda resim 9 daki gibi ekran açılır ve ilgili istem formuna tanımlı olan hastanenizde çalışılan tetkikler listelenecektir. Bu listelerden ilgili tetkikin başındaki kutucuğu işaretleyip TAMAM butonuna bastığınızda hastanın masraf kartına tetkikleri işleyebilirsiniz. Tetkikleri işledikten sonra Kaydet veya F10 tuşunu kullanarak işlemi kaydedip hastayı ilgili birime yönlendirebilirsiniz.
Resim 9 Hastanın Tetkik (Laboratuar Radyoloji Patoloji) Sonuçlarını Görme Hastalar sekmesinde sonucunu görmek istediğiniz hastanı üzerinde iken resim 10 ve 11 de görülen sekmelerden ilgili sekmeye tıklayarak hastanın sonuçlarını listeleyebilirsiniz. Örneğin; hastanın laboratuar sonucunu görmek istiyorsanız o hastanın üzerinde iken LABORATUVAR sekmesine gelerek hastanın o gelişine ait laboratuar sonuçlarını görebilirsiniz. Yada ilgili hastanın radyoloji sonuçlarını görmek istiyorsanız GÖRÜNTÜLEME sekmesine gelerek hastanın bu gelişine ait radyoloji sonuçlarını görebilirsiniz.
Resim 10 Resim 11
Resim 12 Görüntüleme sekmesinde resim12 de 1 numaralı alanda belirtilen alandaki çentiği kaldırarak hastanın geçmiş görüntüleme sonuçlarını listeleyebilirsiniz. 2 numaralı alanda gösterilen butonlara basarak tetkike ait Pacs görüntülerini açabilirsiniz. 3 numaralı alanda gösterilen butondan ise hastaya ait bütün Pacs görüntülerini açabilirsiniz. Ekranın sağında bulunan alanda tetkikle ilgili bir sonuç var ise o sonuçları okuyup, tetkikin sonuçlarını yazdır butonuna basarak çıktıyı yazdırabilirsiniz. SON