İÇİNDEKİLER Referans No: İKD.1-KK-001 İlk Yayım Tarihi: 09.09.2015 Revizyon Tarihi / No: 01.07.2016/01 Doküman Sahibi Departman: Ücret Yönetimi ve Raporlama Bölümü Yayımlayan Departman: Organizasyon ve Süreç Geliştirme Bölümü E-PERFORMANS SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU 1. AMAÇ VE KAPSAM... 3 2. SORUMLULUKLAR... 3 3. GENEL KULLANIM ÖZELLİKLERİ... 3 4. SİSTEM KULLANIMI... 4 4.1. Hedef Belirleme & Onaylama Süreci... 5 4.1.1. Hedef Kartı Girişi... 6 4.1.2. Hedeflerin Yönetici ve İnsan Kaynakları Departmanı Tarafından Onaylanması:...12 4.1.3. Tamamlanan Hedef Kartlarının Görüntülenmesi...13 4.1.4. Geçmiş Dönemlerin İncelenmesi...14 4.1.5. Hedefler ile İlgili Notların Girilmesi...15 5. UYGULAMA HATALARI VE ÇÖZÜMLERİ...17 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR...17 7. KAYITLAR...17 Hazırlayan Bülent Özdoğru Ücret Yönetimi ve Raporlama Müdürü Onaylayan İzzetiye Keçeci İnsan Kaynakları Direktörü 1/17
RESİMLER Resim 1 Sisteme Giriş... 3 Resim 2 Şifremi Unuttum... 4 Resim 3 Giriş... 4 Resim 4 Formlar... 5 Resim 5 Performans Formları... 5 Resim 6 Organizasyon Bilgileri... 5 Resim 7 Hedef Kartı Girişi... 6 Resim 8 Hedef Bağlama... 6 Resim 9 Hedef Tipinin Seçilmesi... 6 Resim 10 Hedef Ağırlığının Seçilmesi... 7 Resim 11 Hedefin Tanımlanması... 7 Resim 12 Hedef Türünün Seçilmesi... 7 Resim 13 Hedef Türünün Seçilmesi ve Hedef Değerlerin Belirlenmesi... 8 Resim 14 Ölçümleme ve Kısıtlara İlişkin Bilgi Girişi... 8 Resim 15 Giriş Yapılan Hedefin Görüntülenmesi... 9 Resim 16 Hedef Ağırlığı ile ilgili Hata Mesajı... 9 Resim 17 Hedef Ön izleme...10 Resim 18 Çalışan Görüşü...10 Resim 19 Hedef Ağırlığı ile ilgili Hata Mesajı...11 Resim 20 Çalışan Onayı...11 Resim 21 Hedef Önizleme...12 Resim 22 Formlar...13 Resim 23 Performans Formları...14 Resim 24 Bireysel İnceleme...14 Resim 25 Kişisel Formlar...14 Resim 26 Hedef Hakkındaki Notlar...15 Resim 27 Dosya Yükleme...16 Resim 28 Hedef Ön izleme...16 2/17
1. AMAÇ VE KAPSAM Bu kullanıcı kılavuzu; performans yönetim sisteminde yöneticiler tarafından kendilerine bağlı çalışanların hedeflerinin belirlenmesi, çalışanlar tarafından ilgili hedeflerin onaylanması ve yıl boyunca hedeflerin görüntülenmesi sürecinin online sistem üzerinden (www.eperformans.com) yürütülmesine yönelik işlem adımlarını kullanıcıya aktarma amacıyla oluşturulmuştur. Kullanıcı kılavuzu; Holding ve Grup Şirketleri çalışanlarının kullanımına yönelik hazırlanmıştır. 2. SORUMLULUKLAR Kullanıcı kılavuzunun hazırlanması, güncel tutulması, etkin bir biçimde uygulanması sorumluluğu ve takibi, Ücret Yönetimi ve Raporlama Bölümü nde, yayım öncesi kontrol ve yayımlanması sorumluluğu da Organizasyon ve Süreç Geliştirme Bölümü ndedir. 3. GENEL KULLANIM ÖZELLİKLERİ Performans Sistemi üzerinde Hedef girişlerinizi gerçekleştirmeniz için; www.eperformans.com adresi üzerinden size verilen kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapmanız, kullanıcı adı ve şifresini girerken büyük küçük harf ayrımına dikkat etmeniz gerekmektedir. Kullanıcı adı ve şifrenizde Türkçe karakter yer almamalıdır. Resim 1 Sisteme Giriş Kullanıcı adı ve şifresi girişi sonrasında butonuna basarak sisteme giriş yapabilirsiniz. Şifrenizi yanlış girdiğiniz takdirde sistem size uyarı verecektir. 3/17
Şifrenizi üç kere yanlış girdiğiniz takdirde kullanıcınız kilitlenecektir. Bu durumda, İnsan Kaynakları Departmanı ile görüşerek kullanıcınızın açılmasını talep etmeniz gerekmektedir. Şifrenizi hatırlamıyorsanız; sisteme giriş ekranında bulunan Şifremi Unuttum linkine tıklayarak şirket e-posta adresinizi girebilirsiniz. Şifre talebinde bulunduktan sonra kullanıcı bilgileriniz e-posta yolu ile size ulaşacaktır. Resim 2 Şifremi Unuttum 4. SİSTEM KULLANIMI Sisteme giriş yaptığınız zaman işlem yapabileceğiniz bölümler Resim 3-Giriş görselinde görüntülenmektedir. Resim 3 Giriş Formlar Bölümü üzerinden aktif dönemler için; hedef belirlemeniz veya değerlendirmeniz gereken çalışanların formlarına ulaşabilirsiniz. Bireysel İnceleme Bölümü üzerinden sizin ve size bağlı çalışanlar olması durumunda çalışanların mevcut ve geçmiş dönem formlarına ulaşabilirsiniz. Size bağlı çalışan olmaması durumunda; yalnızca kendi formlarınızı görüntüleyebilmektesiniz. 4/17
4.1. Hedef Belirleme & Onaylama Süreci Hedef girişlerini gerçekleştirmek için; Formlar bölümü üzerinden ilgili yılın Planlama dönemini seçiniz ve butonuna basınız. Resim 4 Formlar Açılan ekranda size ait form Kişisel Performans Değerlendirme Formu başlığı altında yer almaktadır. Çalışan olarak bu forma giriş yaparak hedef girişlerinizi prosedüre uygun olarak gerçekleştirebilirsiniz. Resim 5 Performans Formları Karşınıza organizasyonel bilgileriniz çıkacaktır. Resim 6 Organizasyon Bilgileri 5/17
4.1.1. Hedef Kartı Girişi E-PERFORMANS SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU Hedef girişi yapmak için ekranda açılacaktır. butonuna basınız. Hedef girişi yapmanız için ilgili alanlar Resim 7 Hedef Kartı Girişi Bağlanacak Hedef: Resim 8 Hedef Bağlama Bu alanda yöneticinizin hedefleri görüntülenmektedir. Gireceğiniz her bir hedefin yöneticinizin hedeflerinden uygun olan hedef ile ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Hedef girişi sırasında bu alanın boş çıkması halinde lütfen yöneticinizin hedef girişinin tamamlanmasını bekleyiniz ve kendisi ile iletişime geçiniz. Hedef Tipi: Resim 9 Hedef Tipinin Seçilmesi 6/17
Girdiğiniz hedefleri sistemde tanımlı olan dört hedef tipinden birine bağlamanız gerekmektedir. Ağırlık: Resim 10 Hedef Ağırlığının Seçilmesi Girilen hedeflerin diğer hedeflere göre ağırlığı seçilmelidir. Her bir form için hedeflerin toplam ağırlığı maksimum 100 olmalıdır, aksi takdirde forma onay veremezsiniz. Hedef: Hedef bölümüne hedef tanımı girilmelidir. Resim 11 Hedefin Tanımlanması Hedef Türü: Resim 12 Hedef Türünün Seçilmesi Bu bölüm üzerinde hedefin nasıl değerlendirileceği belirlenmelidir. Sayısal olarak ölçülemeyen hedefler belirlenen skala üzerinden değerlendirilmektedir. Sayısal olarak ölçülebilen hedefler için ise; öncelikli olarak hedeflenen değerlerin birimini girmeniz gerekmektedir. (Değer Türü: Tarih, Gün, TL, Yüzde vb.) 7/17
Resim 13 Hedef Türünün Seçilmesi ve Hedef Değerlerin Belirlenmesi Sonrasında hedeflenen limit değerler girilmelidir. Limit değer aşamasında artan ya da azalan sırada hedeflenen değerleri girebilirsiniz. Artan sırada hedeflenen değerleri aşağıdaki şekilde girmeniz gerekmektedir. Beklenen Düzeyin Beklenen Beklenen Beklenen Düzeyin Beklenen Düzeyin Çok Altında Düzeyin Altında Düzeyde Üzerinde Çok Üzerinde 1 2 3 4 5 Gün bazlı ya da zarar hedefleri için (negatif yönde ilerleyen) azalan sırada hedeflenen değerleri aşağıdaki şekilde girmeniz gerekmektedir. Beklenen Düzeyin Beklenen Beklenen Beklenen Düzeyin Beklenen Düzeyin Çok Altında Düzeyin Altında Düzeyde Üzerinde Çok Üzerinde 5 4 3 2 1 Hedefler ile ilgili ölçümleme frekansı, ölçümleme metodu/kaynağı ve kısıtlara ilişkin bilgiler de sisteme girilmelidir. Resim 14 Ölçümleme ve Kısıtlara İlişkin Bilgi Girişi 8/17
Hedefi kaydetme ve yeni hedef girişi: Hedef girişi tamamlandıktan sonra butonuna basıldığında; girdiğiniz hedef/hedefler ekranda listelenir. Resim 15 Giriş Yapılan Hedefin Görüntülenmesi Yeni bir hedef girmek için girişlerinizi tamamlayınız. butonuna basınız. Yukarıdaki adımları takip ederek hedef Hedef girişi yaparken toplam hedef ağırlığınız 100 ün üzerinde çıktığı takdirde sistem uyarı verecek ve hedef ağırlıklarını düzeltmenizi isteyecektir. Resim 16 Hedef Ağırlığı ile ilgili Hata Mesajı 9/17
Resim 17 Hedef Ön izleme Siz hedef girişi yaparken ekranın altında girdiğiniz hedeflerin toplam ağırlığı da gösterilmektedir. Hedef formunun onaya gönderilmesi: Hedef girişlerinizi tamamladıktan sonra ekranın altında yer alan görüş ve onay sayfasına geçiş yapabilirsiniz. butonuna basarak Resim 18 Çalışan Görüşü Hedef ağırlıklarının toplamı 100 olmadan forma onay veremezsiniz. Sistem sizi uyaracaktır. 10/17
Resim 19 Hedef Ağırlığı ile ilgili Hata Mesajı Hedefleriniz ile ilgili genel görüşlerinizi yazarak ve Çalışan Onayı kutucuğunu işaretleyerek butonuna basabilirsiniz. Böylelikle hedef kartınız iş akışı içerisinde ilgili yöneticiye iletilmiş olacaktır. Resim 20 Çalışan Onayı İş akışı içerisindeki ilgili yöneticiye e-posta ile bilgilendirme gidecektir. Bu aşamadan sonra hedefler ile ilgili bir değişiklik yapamazsınız, ancak yöneticinizin formu size iade etmesi durumunda hedefleriniz üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yönetici onayı sonrasında ise değişiklik yapmanız gerekli ise; İnsan Kaynakları Departmanı ile görüşerek form onaylarının kaldırılmasını talep edebilirsiniz. Hedefler üzerinde notlar alma: Yöneticiyseniz; girdiğiniz her bir hedef için; yıl boyunca ilgili hedefin sağında bulunan butonuna basarak not girişi yapabilir, hedef ile ilgili olarak çalışanınızı yönlendirebilirsiniz. 11/17
Resim 21 Hedef Önizleme 4.1.2. Hedeflerin Yönetici ve İnsan Kaynakları Departmanı Tarafından Onaylanması Çalışanların hedef girişlerini tamamlamasının ardından Yönetici ve İnsan Kaynakları Departmanı onayı gerekmektedir. Yöneticilerin hedefleri revize etme yetkisi bulunmamakta ancak görüşlerini yazarak çalışanlara formu iade etme yetkisi bulunmaktadır. Yöneticilerin onayından sonra ise İnsan Kaynakları (İK) Departmanı onayı gerekmekte, İK Departmanı nın ise çalışan bazında formları onaylaması veya tüm onayları kaldırarak gerekli açıklama ile çalışanların hedef kartlarını revize etmesi yönünde bilgilendirme yapması gerekmektedir. Yöneticiler çalışanların girmiş olduğu hedefleri kontrol ettikten sonra 1. Yönetici ve 2. Yönetici alanlarından hedefleri onaylayabilir veya Hayır seçeneğini seçerek görüşlerini bildirerek çalışana formu iade edebilirler. Yöneticiler İlk Yönetici Onayı veya Son Yönetici Onayı kutusunu işaretleyip, Kaydet butonuna basarak formu onaylayabilirler. Yönetici onayından sonra ise ilgili İK Sorumlusu hedefleri inceleyip, İK Onayı kutusunu işaretleyerek Kaydet butonuna basarak formu onaylayabilir. İK Departmanı nın formu iade etmek istemesi durumunda onay kutucuklarında yer alan tüm tikleri kaldırarak formu kaydetmesi ve ilgili çalışana bilgi vermesi gerekmektedir. 12/17
Resim 22 Yönetici ve İK Görüş ve Onay Ekranı 4.1.3. Tamamlanan Hedef Kartlarının Görüntülenmesi Formlar ekranında değerlendirme durumuna göre form görüntüleme seçenekleri yer almaktadır. Resim 22 Formlar Hepsi seçeneği seçili olur ise; onayladığınız ya da onay bekleyen tüm formlar ekranda görüntülenir. Onaylandı seçeneği seçili olur ise; sadece onayladığınız formlar ekranda görüntülenir. Onay bekleniyor seçeneği seçili olur ise; sadece onay bekleyen formlar ekranda görüntülenir. Aynı seçim, dönem seçimi sonrasında ekranın sağ üst köşesinde de yer almaktadır. 13/17
Resim 23 Performans Formları 4.1.4. Geçmiş Dönemlerin İncelenmesi Yöneticiyseniz ve E-Performans Sistemi kullanılarak değerlendirme yapılmış ise; Bireysel İnceleme ekranı üzerinde bağlı çalışanlarınızın geçmiş dönem değerlendirmelerini inceleyebilirsiniz. Resim 24 Bireysel İnceleme İlgili çalışanın isminin üzerine tıklayarak geçmiş dönem değerlendirmelerine ulaşabilir, Detay butonuna basarak inceleme yapabilirsiniz. Resim 25 Kişisel Formlar Bu ekran üzerinden sadece inceleme yapabilirsiniz. Hedefler ya da değerlendirmeler üzerinde değişiklik yapamazsınız. 14/17
4.1.5. Hedefler ile İlgili Notların Girilmesi Hedef Önizleme de yer alan hedef kartında olduğu gibi her bir hedefin sağında bulunan butonuna basarak yıl boyunca hedefleriniz için not girişi yapabilir, yöneticinizin hedefleriniz ile ilgili girdiği paylaşımlı notları inceleyebilirsiniz. Bu ekran hedeflerin sistem üzerinde takibini kolaylaştıracaktır. Bu ekran üzerinden girilen notların; Resim 26 Hedef Hakkındaki Notlar Sadece size özel olması için Gizli seçeneğini, Yöneticiniz ile paylaşımlı olması için Paylaşımlı seçeneğini, Yöneticinize mail ile gönderilmesi için Paylaşımlı & Mail Gönder seçeneğini kullanabilirsiniz. Yeni bir not girişi yapılacağı zaman butonuna basmanız gerekmektedir. Girilen notu silmek istediğinizde, Hedef Hakkındaki Notlarım başlığı altında yer alan notlar için ilgili satıra ait Detay butonuna basarak açıklamalarınızı görüntüleyebilirsiniz. Bu işlem sonrasında silmek istediğiniz notlar için ilgili notun satırını seçip, butonuna basarak silebilirsiniz.(bu işlemi sadece kendi girmiş olduğunuz notlarınız için yapabilirsiniz.) Hedef Hakkında Girilen Notlar alanında yöneticiniz tarafından girilmiş olan notları görüntüleyebilirsiniz. Sisteme girilen notlar ile ilgili ihtiyaç duyduğunuz dosyaları da ekleyebilirsiniz. Girişi yapılan notlar ile ilgili dosya eklemek için; butonuna basınız. Açılan ekran üzerinden yüklemek istediğiniz dosyayı seçerek butonuna basınız. Yüklenen dosyalar, Hedef hakkındaki notlarım bölümünde yer alan butonu ile görüntülenecektir. 15/17
Resim 27 Dosya Yükleme Sonrasında butonuna basarak işlemi sonlandırabilirsiniz. Tüm hedeflerinizi, bu şekilde yıl boyunca formlar sekmesinden Kişisel Değerlendirme Formu na tıklayarak inceleyebilirsiniz. Resim 28 Hedef Ön izleme 16/17
5. UYGULAMA HATALARI VE ÇÖZÜMLERİ Hedef belirleme sürecinde sistem üzerinde ilgili işlemleri gerçekleştirirken herhangi bir sorun ile karşılaşılması durumunda İK Departmanı ile temasa geçilmesi gerekmektedir. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR İKD.1-P-001 Performans Yönetim Prosedürü 7. KAYITLAR Hedef Kartı, Çalışanlara ve Yöneticilere gönderilecek bilgilendirme e-posta ları. 17/17