EBA İŞ SÜREÇLERİ TEDARİKÇİ ÖDEME TALEBİ Ver 1.0 Yazılıma aşağıdaki internet adresi üzerinden girebilirsiniz. Şirket ağı üzerinden giriş yaptığınızda EBA ya şifre yazmadan giriş yapabilirsiniz. Şirket dışı bağlantılarda ise şifre için kendi bilgisayar kullanıcı adı ve şifrenizi yazmalısınız. Talep Formu, sol kısımdaki Uygulamalar tabından Tedarikçi Ödeme satırındaki + butonuna bastıktan sonra Ödeme Form linkine tıkladığınızda gelecektir. Sürecin amacı, Tedarikçilerimize yapılacak ödeme taleplerinin elektronik ortamda alınıp, ilgili Amir onaylarının alınarak ve takip edilmesini sağlamaktır. Sürecin işleyişi sayfa sonundaki akış şemasında görüldüğü gibidir. Talebinizin hangi aşamada olduğunu EBA yazılımı üzerinden Gönderilenler/Geçmiş veya Ödeme Talebi için hazırlanan rapor linkinden takip edebilirsiniz. Öncelikle Dil ayarınızın Türkçe ve Bölgesel ayarlarınızın da Türkiye olarak ayarlı olduğunu kontrol ediniz. http://eba.penta.com.tr/eba.net GİRİŞ EKRANI İnternet adresine tıkladığınızda şifre girmeden de sayfa açılacak şekilde düzenlenmektedir. Yazılıma girdikten sonra gelen ekran aşağıdakine benzer olacaktır.
1. ADIM - UYGULAMA SEÇİMİ VE TALEBİN OLUŞTURULMASI Formlara sol taraftaki Uygulamalar bölümünden ve ilgili kategorilerden ulaşılmaktadır. Kategori başındaki + işaretine tıkladığınızda alt başlıklar görünecektir. Tedarikçi Ödeme Talep formu, eba kullanıcı tanımı olan tüm çalışanlara açıktır ve herkes doldurup onaya gönderebilir. Eğer eba kullanıcı hesabınız yok ise lütfen IK birimine başvurunuz.
Ödeme Formu linkine tıklandığında form taslak olarak açılır. Form üzerindeki Göster Kılavuz butonuna basıldığında okumakta olduğunuz bu kılavuzun pdf halini güncel olarak görüntüleyebilirsiniz. İptal butonu ile istenirse taslak form silinerek süreç sonlandırılabilir. Formdaki ilgili alanlar doldurulduktan sonra Gönder butonuna basıldığında, form ilk olarak ilgili Direktör onayına gönderilir. Formdaki zorunlu alanlar doldurulmadan süreç ilerletilmeye çalışırsa sistem uyarı mesajı verecektir. Personelin direktör ünvanlı amirinin olmadığı durumlarda, sistem sırası ile Grup Müdürü, yoksa Müdür ünvanlı amirleri olup olmadığını kontrol eder. Tüm üst amirler yok ise sistem formu ilk onay için personelin ilk amirine gönderir ve süreç işlemeye başlar. Sistemde unvan bazlı yetki onay tanımı yapılmıştır. Şu an direktör ünvanı için bir yetki onay limiti ( 15.000 TRY ) belirlenmiştir. Eğer ödeme tutarı belirlenen yetki tutarından küçük ise, direktör onayından sonra, form doğrudan Mali İşler birimine yönlendirilir. Eğer Ödeme tutarı Direktör yetki limitini aşıyor ise direktör onayından sonra, form Genel Md onayına gönderilir. Öncelikle Ödemenin hangi para birimi üzerinden istendiği seçilmelidir. Form ilk açıldığında TRY para birimi seçili olarak gelmektedir. Para birimi değiştirildiğinde Kur değeri SAP den otomatik olarak güncellenmektedir. Formdaki Firma ve Banka Bilgileri altındaki Ekle butonuna basılarak tabloya ekleme yapılır ve ilgili alanlar doldurulur. Tek formda en fazla 3 farklı firmaya ödeme için talepte bulunulabilir.
Sistem zorunlu olan ancak boş bırakılan alanlar olduğunda uyarı mesajı verir. Lehdar Ünvanı, Ödeme Nedeni, Banka IBAN No, Tutar zorunlu alanlardır. İstenen Ödeme tutarı Tutar alanına yazılır. TutarTL alanı, Formun ilk doldurulduğu günkü kur değerine göre sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır. TutarTL alanı Direktör Onay yetki tutarının karşılaştırılması için kullanılmaktadır. Uyarı mesajı sonrası, üstte yer alan Değişiklik Yap butonuna basılarak bilgilerinde değişiklik yapılabilir.
İstenirse form üzerindeki Dosyalar kısmına Ekle butonuna basılarak talebiniz ile ilgili belgeler de eklenebilir. Not bölümü, her adım için opsiyonel alandır. Mesaj yazıp Notu Ekle butonuna bastığınızda yazılan yazılar alttaki tabloya Tarih, Adım, Yetkili ve Notlar başlıkları ile birlikte yazılır. Birden fazla not yazıp tabloya ekleme yapabilirsiniz. Not yazıp, Notu Ekle butonuna basmayı unuttuğunuzda ise sistem formun kaydı sırasında bu işlemi sizin yerinize yapar. Gönder butonuna basıldığında ve işlem başarı ile gerçekleştiğinde talebinizin özet bilgileri ile hangi durumda olduğu gösterilir. Akış tabında Akış Bilgileri, Akış Tarihçesi ve Akış Şema alanları yer alır. Doküman tabından da form detaylarına bakabilir, İletiler tabından ise form sizin onayınızda olmasa bile aynı Outlook taki gibi iç yazışma yapıp, yazışmalarınızı buradan takip edebilirsiniz. Yazışmalar bu alanda saklanır. Akış bilgilerinde form AmirOnayında olarak gösterilir. Formunuzun hangi aşamada olduğunu Rapor bölümünde veya İş Akışı Yönetimi bölümündeki Gönderilenler alanından takip edebilirsiniz. Formun üstündeki Akışı Göster linkine tıklayarak Akış Tarihçesi veya Akış şemasına ulaşabilirsiniz.
2. ADIM AMİR ONAYLARI Sol Kısımdaki İş Akışı Yönetimi Onaylar bölümüne tıklayınız. Gelen ekrandaki Süreçler alanından Süreç filtrelemesi yaparak size gelen onay formlarına ulaşabilirsiniz. Amirler, form üzerinde sadece onay yetkisine sahiptirler. İsterlerse dosya alanına bekle ekleme ve Not Alanına açıklama yazma yetkisine sahiptirler. Firma ve Tutar alanlarında güncelleme yapamazlar.
Amirler gerekli durumlarda Değişiklikİste butonu ile formu sürecin en başına, Akışı Başlatan yani formu dolduran kişiye geri gönderebilirler. Benzer şekilde Reddet butonu ile talep reddedilip süreç sonlandırılabilir. Bunun için değişiklik veya reddetme sebebi girilir ve Akış Tarihçesinde bu açıklama gözükmektedir. Form ilk olarak ilgili Direktör onayına gelir. Personelin direktör ünvanlı amirinin olmadığı durumlarda, sistem sırası ile Grup Müdürü, yoksa Müdür ünvanlı amirleri olup olmadığını kontrol eder. Tüm üst amirler yok ise sistem formu ilk onay için personelin ilk amirine gönderir ve süreç işlemeye başlar. AmirOnay Mekanizması : Amirler Onaylandı butonu ile formu bir sonraki adıma ilerletirler. Sistemde ünvan bazlı yetki onay tanımı yapılmıştır. Şu an direktör ünvanı için bir yetki onay limiti (15.000 TRY ) belirlenmiştir. Eğer ödeme tutarı belirlenen yetki tutarından küçük ise, direktör onayından sonra, form doğrudan Mali İşler birimine yönlendirilir. Eğer Ödeme tutarı Direktör yetki limitini aşıyor ise direktör onayından sonra, form Genel Md onayına gönderilir. Genel Müdür onayladıktan sonra işlemin yapılması için form Mali İşler birimine yönlendirilir. Mali İşler birimine gönderilen formların durumu Maliİşlerde olarak görünür.
3. ADIM MALİ İŞLER EKİBİ SÜRECİN TAMAMLANMASI Maliİşler Ekibi onay ekranına gelen formlar, Maliİşlerde statüsünde görünür. İlgili onayları alınmış formlar için Maliİşler, ödeme için gerekli işlemleri yerine getirmekten sorumludur. EBA formunda sadece işlemin tamamlandığı yönünde onay yetkisine sahiptirler. İsterlerse dosya alanına belge ekleme ve Not Alanına açıklama yazabilirler. Firma ve Tutar alanlarında güncelleme yapamazlar. Eğer ödeme yapılmış ise Tamamlandı butonu ile süreç sonlandırılır. Gerekli durumlarda Değişiklikİste butonu ile formu sürecin en başına, Akışı Başlatan yani formu dolduran kişiye geri gönderebilirler. Benzer şekilde Reddet butonu ile talep reddedilip süreç sonlandırılabilir. Bunun için değişiklik veya reddetme sebebi girilir ve Akış Tarihçesinde bu açıklama gözükmektedir.
Form üzerindeki belge geçmişinde kimlerin Onay işlemi verdiğinin bilgisi tutulmaktadır. LİSTEDEN SEÇİME GÖRE DİREKTÖR ONAYI Tedarikçi Ödeme Sürecinde onay aşamasının, formu dolduran kişinin bağlı olduğu Direktör onayına göre değil, listeden seçilen direktöre göre ilerlemesinin istendiği durumlar için ek bir yetkilendirme listesi oluşturulmuştur. Örneğin yetkilendirilmiş yönetici asistanları, doldurdukları Tedarikçi Ödeme Formlarını, bağlı olduğu direktör haricinde, diğer direktörlerin onayına gönderebilirler.
Bunun için ilgili kişinin bu süreç için yetki listesine eklenmesi gereklidir. Bu yetkili kişiler formu açtıklarında AmirOnay listesi alanı aktif halde görüntülenir. Eğer AmirOnay Listesi nden herhangi bir Direktör seçilmez ise form, formu dolduran kişinin direktörüne onaya gönderilir. Listeden bir direktör seçilmiş ise form bu sefer, ilk olarak seçilen kişinin onayına gönderilir.
İŞ AKIŞI YÖNETİMİ Onaylar: Süreç bazlı Onayınıza gelen formlar Bilgilendirme: Süreç durumu hakkındaki bilgilendirmeler burada saklanır. Sadece ön izleme amaçlı bakılır. Düzeltme, onay işlemleri buradan yapılamaz. Gönderilenler: Kullanıcının başlattığı süreçler buradan takip edilir. Taslaklar: Henüz onaya gönderilmeyen formlar burada listelenir. Kullanıcı form üzerinde değişiklik yapıp süreci başlatabildiği gibi, formu buradan iptal edebilir
AKIŞ ŞEMASI İlgi form açılıp üstteki akış tabına tıklandığında sürecin hangi aşamada olduğu bilgileri şemadan takip edilebilmektedir. Adımlar yeşil ok lar ile gösterilmektedir. Rapor Ekranı aşağıda görüldüğü gibidir. Özet bilgi için Ödeme Rapor ve detay bilgi için Ödeme RaporDty kullanılabilir. İlgili satıra tıklandığında girilen form bilgilerine ve akış detaylarına ulaşılabilir.