Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 9 1. Amaç... 2 2. Kapsam... 2 3. Sorumlular... 2 4. Tanımlar... 2 5. Standartların Detayları... 2 5.1. Koordinasyon... 2 5.2. Sistem Yönetimi... 3 5.3. Sunucu kullanımı işlemleri... 3 5.4. Sunucu yedekleme işlemleri... 3 5.5. Sistemlerin 7/24 çalışır olması... 3 5.6. Webservis işlemleri... 4 5.7. Network ve İnternet Kullanımı... 4 5.8. Taleplerin Değerlendirilmesi... 4 5.9. Dış kurumlarla bilişim işbirliklerinin sürdürülmesi ve yönetilmesi... 4 5.10. Ek mesai planlaması... 4 5.11. Araştırma ve Geliştirme Raporlarının Hazırlanması... 5 5.12. Uygulama işlemlerinin yapılması ve denetlenmesi... 5 5.13. Dış kurumlarla bilişim işbirliklerinin sürdürülmesi... 5 5.14. Paket programların kullanımı... 5 5.15. Yazılım geliştirme... 5 5.16. Yazılım ihtiyaçlarının imkânlar dâhilinde karşılanması... 5
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 2 / 9 5.17. Yazılım ihtiyaçlarının kabul edilip geliştirilmesi... 6 5.18. Yazılım hizmetlerinin sürdürülmesi, eğitimlerinin verilmesi... 6 5.19. Web sayfalarının yönetimi... 6 5.20. Yazılım desteklerinin verilmesi... 6 5.21. Yazılım desteklerinin verilmesi... 6 1. AMAÇ AUZEF bünyesinde ve üniversitesinin diğer merkez ve çevre birimlerinde yürütülen eğitim, öğretim ve araştırma konularında eğitim-öğretim alanı çerçevesinde sistem, yazılım, paket program, Web sitesi hazırlama hizmetlerinin organizasyonlarını belirtir. 2. KAPSAM AUZEF bünyesinde ve üniversitesinin diğer merkez ve çevre birimlerinde yürütülen eğitim, öğretim ve araştırma konularında eğitim-öğretim alanını kapsamaktadır. 3. SORUMLULAR AUZEF Yönetimi, Süreç Sorumluları, Süreç Asistanları, Şube Sorumluları 4. TANIMLAR AUZEF: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi ADEK: Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Grubu 5. STANDARTLARIN DETAYLARI 5.1. Koordinasyon Kurum içi ve kurum dışındaki bilişim hizmetlerinin koordinasyonu sağlanarak talep edilen işlerin verimli olarak sonuçlandırılmalıdır. Gelen talepler/istekler iş planı ve imkânlar dâhilinde yapılmalıdır. Bilişim işlerinin tamamı Karınca İş takip sistemi üzerinden yapılmalıdır. Sözlü/şifaen ve telefonla bir iş talebinde bulunulduğu takdirde herhangi bir işlem yapılamaz ve sorumluluğu alınmaz. Tüm bilişim işleri/düzenlemeleri ve yapılandırılma istekleri ancak Karınca İş Takip sistemi üzerinden
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 3 / 9 yapılır. Karınca İş takip sistemi üzerinde tüm görevler, işler ve planlamalar bulunur. Bu iş planlarına göre ve iş takvimine göre işler yapılır. 5.2. Sistem Yönetimi AUZEF in kullandığı sistemlerin yönetimsel/işlevsel açıdan kullanımı ve erişimi kolay olarak sistem yönetimi sağlanmalıdır. Öğrenci ve öğretim üyeleri ile diğer paydaşların kullandığı sistemler ayrı bir platformda hazırlanmalıdır. Teknik alt yapı sistem ve network yapılanması artan öğrenci talebine doğru orantılı olarak büyüyen bir yapı da olmalıdır. Öğrenci yönetim sistemleri aşağıda belirtilmiştir. a) Öğrenme Yönetim Sistemi: (http://oys.istanbul.edu.tr http://alms.auzef.org) Öğrenme Yönetim sistemi standartına göre yapılmalıdır. b) E-Öğren (örgün ortak dersler) sistemi: (http://eogren.istanbul.edu.tr) Öğrenme yönetim stadartına göre yapılmalıdır. c) Sanal Sınıf Yönetim sistemi: (http://sanalsinif.istanbul.edu.tr) Adobe Connect Yönetim Standartına göre yapılmalıdır. 5.3. Sunucu kullanımı işlemleri Sunucuların verimli ve etkin kullanımı sağlanmalıdır. Bunun için sunucular üzerindeki yük ve bağlantı sayılarının ölçülerek gereksinimleri doğru belirlenmelidir. Sunucu yönetimi Sistem Yönetim Şubesi tarafından yapılmalı ve Bilişim Hizmetleri Güvenlik ve Gizlilik Anlaşmasına uygun olarak yapılandırılmalıdır. Sunucu planlaması ve Sunucu bilgileri sadece sistem yönetim şube sorumlusunda bulunmalıdır. 5.4. Sunucu yedekleme ve bakım işlemleri Sunucular üzerinde bulunan dosyalar (web sayfası, database ve sistem dosyaları) periyodik zamanlarda yedeklenmelidir. Web siteleri ve database günlük yedeklenmeli sistem dosyaları ise haftada 1 olmak üzere arşivlenmelidir. Geriye dönük olarak 5 günlük olmak üzere yedekleme işlemi yapılmalıdır. Tüm yedekler özel bir harici disk üzerinde veya Ulakbim yedekleme alanı üzerinde yapılmalıdır. Sunucu bakımları (Windows ve Linux) periyodik olarak haftalık bakım yapılmalıdır. Acil durumlarda ve kritik güncelleştirme (patch) işlemleri ise hemen yapılmalıdır. 5.5. Sistemlerin 7/24 çalışır olması Tüm sistemler sürekli olarak çalışır olmalıdır. Bunun için günlük sistemlerin kontrolü yapılmalı ve varsa bakım, onarım teknik çalışma işlemleri önceden planlanarak yapılmalıdır. Bu çalışma süresince etkilenen herkes bilgilendirilmelidir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 4 / 9 5.6. Webservis işlemleri Sistemler arasında veri alışverişini sağlamak amacı ile webservis kurulumları yapılmalıdır. Webservisin işleyişi tek bir veritabanı üzerinden kurgulanmalı ve bilgilerin aktarımı Bilişim Hizmetleri Güvenlik ve Gizlilik Anlaşmasına uygun olarak yapılmalıdır. Webservis yapısı tüm sistemlere uygun olarak hazırlanmalı ve anlaşılır kodlama kullanılmalıdır. 5.7. Network ve İnternet Kullanımı AUZEF bünyesinde bulunan network ve internet kullanımı planlaması dönem başlangıcından 2 ay önce yapılmalı ve varsa gereksinimler tespit edilerek hizmet alımı ile ihtiyaçlar sağlanmalıdır. Teknik alt yapı ve sistem/network yapısı genişleyen bir yapı da olmalıdır. Network kullanımı öncesinde Bilişim Hizmetleri Güvenlik ve Gizlilik Formunun doldurulması gerekmektedir. Bu formu dolduran personelin gerekliğine göre talep karşılanmalı ve kullanıcıya bilgileri doğrudan imza karşılığı teslim edilmelidir. Göreve yeni başlayan personelin başlangıcıdan itibaren bu form geçerlidir. Network ve internet kullanımı ile ilgili personele eğitim verilmelidir. Personelin işten ayrılması durumunda kendisi için oluşturulan tüm hesapları dondurulmalıdır. Personelin network ve internet kullanım kayıtları geriye dönük 2 yıl saklanmalıdır. 5.8. Taleplerin Değerlendirilmesi Sistem ile ilgili olan (Sharepoint Portal hesabı, Kurumsal eposta hesabı, Bilgisayar domain hesabı FTP, Database, Sunucu, Web Sitesi Erişim v.b gibi.) taleplerin değerlendirilmesi kişinin kullanacağı ve yapacağı iş ile ilgili olarak süreç sorumlusu tarafından onaylandıktan sonra şube sorumlusu değerlendirmesini iş planına göre yapmalıdır. Karşılanamayan talepler ve karşılanan talepler ayrıca kayıt altına alınmalıdır. 5.9. Dış kurumlarla bilişim işbirliklerinin sürdürülmesi ve yönetilmesi 5.8 de belirtilen Taleplerin değerlendirilmesi basamakları geçerlidir. Dış kurumlarla yapılan anlaşmalar-sözleşmeler süresince kurumun iş planına uygun olarak dış kurumların bilişim işbirliklerinin sürdürülmesi ve yönetilmesi yapılmalıdır. Sözleşmesi biten projelerde/işlerde YÖNETİM sözleşme yenileme, bakım anlaşmaları yaptığı takdirde bu hizmet devam eder. 5.10. Ek mesai planlaması AUZEF sistem yönetim çalışmasında ihtiyaç doğması halinde ek mesai planlamasını şube sorumlusu yapmalıdır. Bu çalışma süresince fazla mesai yapan personele ancak yönetimin onayladığı gün(ler) de fazla çalışmasının karşığı olarak izin kullandırılır. Mesai planlaması süreç yöneticisinin onayı alındıktan sonra işleme alınmalıdır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 5 / 9 5.11. Araştırma ve Geliştirme Raporlarının Hazırlanması AUZEF in kısa-orta ve uzun vadeli stratejik planlamasına uygun olarak hazırlanacak olan ar-ge faaliyet raporları şube sorumlusu tarafından planarak hazırlanır. Süreç yöneticisinin onayı alındıktan sonra araştırma ve geliştirme işlemleri iş takvimine uygun olarak planlanarak işleme alınmalıdır. 5.12. Uygulama işlemlerinin yapılması ve denetlenmesi Yapılacak olan uygulamanın türü belirlendikten sonra hazırlanmış olan planlara göre uygun personellere ataması yapılarak uygulama işlemleri tamamlanır. Yürütülen uygulamalar ilgili personel tarafından hatalar denetlenerek uygulamanın hatasız bir şekilde sürekliliği sağlanır. 5.13. Dış kurumlarla bilişim işbirliklerinin sürdürülmesi AUZEF ile iş birliği içerisinde yürütülen projeler dış kurumlarca belirlenen proje temsilcileri ile birlikte yapılan toplantılarda iş planlaması yapılır. Bu planlama içerisinde yürütülecek olan proje tamamlanma aşamasına kadar belirli aralıklarla kurumlar arasında toplantılar düzenlenerek projenin hatasız bir şekilde ilerlemesi sağlanır. Bu aşamaları şube sorumlusu planlar. 5.14. Paket programların kullanımı AUZEF bünyesinde ve beraberliğinde yapılan faaliyetlerde paket program kurulumu, yönetimi, eğitimi, yeni ekleme ve geliştirmelerin belirlenip planlanması, yazılım sürecinden talep edilmesi ve takibinden sorumludur. Paket Program kullanıcı talepleri Paket Program şube sorumlusu tarafından planlarak işlemlere alınır. 5.15. Yazılım geliştirme AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde yapılan faaliyetlerde yeni yazılm ihtiyaçlarının belirlenip geliştirilmesi, sürdürülmesi, eğitimlerinin verilmesi birim dahilinde yapılan projelerde veya iş birliklerinde imkanlar dahilinde yazılım desteklerinin verilmesi sorumluluğundadır. Bu basamakların her birini yazılım geliştirme şube sorumlusu belirler. Koordinasyon ve iş talepleri 5.1 deki gibi geçerlidir. Proje yazılım şubesi tarafından tamamlanır. Yazılım istek ve talepleri koordinasyon şubesi tarafından Yazılım Şubesine yönlendirilir. 5.16. Yazılım ihtiyaçlarının imkânlar dâhilinde karşılanması AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde ihtiyaç duyulan yazılım ihtiyaçları koordinasyon şubesi tarafından yapılabilirliği öngörülür ise proje haline getirilir. Bu proje çalışmalarında yazılımcı ile doğrudan irtibata geçilemez. Sadece yazılım yaşam döngüsü yolu ile işlemler yapılır. Yazılım İş analisti ancak yazılımcılar ile irtibata geçer. Proje yazılım şubesi tarafından tamamlanır. Yazılım istek ve talepleri koordinasyon şubesi tarafından Yazılım Şubesine yönlendirilir. Diğer Süreç ve
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 6 / 9 şubeler doğrudan yazılım talebinde bulunamazlar. 5.17. Yazılım ihtiyaçlarının kabul edilip geliştirilmesi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde kullanımda olan yazılımlarda gelişen iş dallarına göre veya kullanım kolaylığı sağlanması için talep edilen işlemler koordinasyon şubesi tarafından değerlendirilir. İhtiyaç talepleri 5.1. deki aşamalardan sonra hazırlanmaya başlanır. Uygun görülen geliştirme talepleri yazılım şubesine aktarılarak yazılımın geliştirilmesi tamamlanır. Bu aşamaları yazılım geliştime şube sorumlusu takip etmeli ve sonuçlandırmalıdır. Yazılım istek ve talepleri koordinasyon şubesi tarafından Yazılım Şubesine yönlendirilir. Diğer Süreç ve şubeler doğrudan yazılım talebinde bulunamazlar. 5.18. Yazılım hizmetlerinin sürdürülmesi, eğitimlerinin verilmesi Yazılım aşaması ve testleri tamamlanmış yazılım uygulamalarının sürekli çalışabilir durumda olması yazılım ekibi tarafından ortaya çıkan hatalar giderilerek sağlanır. İlgili birimlerce talep edilen ve belirlenmiş personellere yazılımın kullanımı hakkında eğitim planlaması yapılarak kullanıcı eğitimi sağlanır. Bu planlamaları şube sorumlusu iş planına göre yapmalıdır. 5.19. Web sayfalarının yönetimi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde hazırlanmış web sayfalarının arayüz, kategori veya içerik gibi değişiklik veya ekleme talepleri koordinasyon şubesi tarafından değerlendirilir. Uygun görülen değişiklik veya eklemeler web sayfasına uygulanır. 5.20. Yazılım desteklerinin verilmesi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde hazırlanmış olan yazılımların kullanan kurumlar/kişiler tarafından talep edilen kullanıcı ve yazılım desteği yazılım şubesi tarafından sağlanır. Yazılım destekleri öncelik sırasına göre belirlenerek işleme alınır. Yazılım istek ve talepleri koordinasyon şubesi tarafından Yazılım Şubesine yönlendirilir. Diğer Süreç ve şubeler doğrudan yazılım talebinde bulunamazlar. 5.21. Web arayüz tasarlanma işlemleri AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde planlanan projeler için web arayüz tasarımları Web ve İnteraktif Ara Yüzler Tasarım ve Geliştirme Şubesi tarafından hazırlanmaktadır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 7 / 9 5.22. Web ve interaktif ara yüz tasarımlarının yapılması AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde planlanan projeler için talep edilen web arayüz tasarımları içeriğinde bulunması gereken doneler ile birlikte şube sorumlusu tarafından arayüz tasarımcılarına yönlendirilerek hazırlanması sağlanır. 5.23. Web ve interaktif ara yüz tasarımlarının etkinlik analiz edilmesi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde planlanan projeler için hazırlanmış olan web ve interaktif ara yüz tasarımlarının projeler dâhilinde etkin bir şekilde kullanılabilirliği analiz edilir. Bu etkin kullanım için sorulması gereken sorular: Tasarımda ifade edilen içerik doğru anlaşılıyor mu? Web arayüz tasarımı kullanım kolaylığı sağlıyor mu? İlgi odağı olması gereken sayfalara kullanıcı yönlendirilebiliyor mu? 5.24. Web ve interaktif ara yüz tasarımları için kullanılacak görsellerin belirlenmesi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde planlanan projeler için hazırlanan tasarımlarda görseller internet aracılığıyla, lisanslı grafik tasarım paketlerinden veya illustratör tarafından özel olarak hazırlaran çizimler kullanılmaktadır. 5.25. Web ve interaktif ara yüz tasarımlarının tıklama istatistikleri doğrultusunda iyileştirilmesi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde yürütülen projelerin web arayüzler içerisindeki tasarımların tıklanma raporları analiz edilerek istenilen performans sağlanmaz ise iyileştirme çalışmaları yapılır. 5.26. Web ve interaktif ara yüz tasarımlarının kullanıcı memnuniyetlerinin araştırılması AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde yürütülen projelerin kullanan personel ve hedeflenen amaç doğrultusundaki geri dönüşler değerlendirilerek tasarımların kullanıcı üzerindeki memnuniyeti ölçülür. 5.27. Ulusal ve uluslararası iyi örneklerin araştırması AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde yürütülen projeler ile aynı amacı güden uluslararası projeler belirlenir. Projelerin aralarındaki kullanıcı memnuniyetleri karşılaştırılır. Yapılan araştırma
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 8 / 9 sonuçları arayüz tasarımcıları tarafından AUZEF bünyesinde hazırlanan tasarımlarda kullanılır. 5.28. Web ve interaktif ara yüz tasarımlarının kurumsal marka değerinin artırılması AUZEF marka değeri artırılması çalışmalarında kullanılacak olan web ve interaktif arayüz tasarımları yönetim tarafından belirlenerek ara yüz tasarım şubesinden talep edilir. Marka değerinin artırılmasına yönelik çalışmaları şube sorumlusu planlar. 5.29. Web ve interaktif ara yüz tasarımlarının geliştirilmesi Yapılan ve yapılacak olan tasarım çalışmaları 5.27 de belirlenen araştırma sonuçlarına göre revize edilerek ulusal ve uluslararası denklik sağlanır. Bu aşamalardan sonra arayüz tasarımlarının geliştirilmesi sağlanmalıdır. Arayüz tasarımları hazırlandıktan sonra şube sorumlusu tarafından onaylanır. 5.30. Paket programların kurulumu AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde kullanılmak üzere talep edilen paket programların paket programlar yönetim şube yöneticisi tarafından iş planlaması yapılır. Belirlenen plan doğrultusunda ilgili paket program çalışağı platform üzerinde kurulumları yapılarak kullanılabilir durumda teslim edilir. 5.31. Paket programların yönetimi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde kullanılan veya kullanılmak istenilen paket programlarıng kurulumu, eğitimi, yönetimi, ekleme ve ileri düzey geliştirmelerin belirlenip planlanması, yazılım sürecinden talep edilmesi ve takibi yapılır. 5.32. Paket programların eğitimi AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde kullanılan paket program kullanıcıları için hazırlanan tüm eğitim materyalleri (bilgilendirme kılavuzu ve videoları) web ortamında yayınlanır. Web ortamında yayınlanan materyaller tüm kullanıcılara (öğretim elemanı, öğrenci) e-posta yoluyla duyurulur. Yüzyüze eğitim talepleri paket programları kullanacak tarafından koordinasyon şubesine karınca üzerinden eğitimi alıcak personel listesi ile birlikte istek yapılır. Talep için uygun görülen iş takvimine göre yüzyüze eğitim düzenlenir. 5.33. Paket programların geliştirme taleplerinin değerlendirilmesi
Dök. No: AUZEF-SS-2.5-02 Yayın Tarihi: 30.06.2014 Rev.No: 00 Rev Tarihi: Sayfa 9 / 9 AUZEF bünyesinde veya beraberliğinde kullanılan paket programların işlevsel veya yenilik talepleri koordinasyon şubesine yönlendirilir. Talep edilen yenilik veya geliştirmeler değerlendirilerek uygun görüldüğü iş planlaması yapılarak şube yöneticisine teslim edilir. 5.34. Yazılım sürecinden talep edilmesi ve takibi 5.33 de iş planlaması yapılan paket program yenilik ve geliştirme çalışmaları paket programlar şubesi tarafından yazılım şubesinden talep edilir. Talebin içeriğinde belirtilen yenilik ve değişikliklerin paket programın hazırlanma aşamasındaki uygunluğunun takibi paket programlar şubesi yöneticisi tarafından işin sonuç aşamasına takip edilir.