SMART Security Management Art 1
2
1 SMART Smart; Securitas ın hizmet kalitesini ölçmek ve dolayısıyla artırmak, anlık raporlama sağlamak, sahadan hem hizmet alan tarafa, hem de Securitas a hızlı bilgi akışı ve iletişim kolaylığı sağlamak amacıyla kullanılan ve geliştirilen bir sistemdir. Securitas Türkiye nin geliştirdiği SMART, sektörün ve hizmet verilen kuruluşların ihtiyaçları doğrultusunda gelişimi sürekli devam eden bir operasyonel bilgi bankasıdır. Yürütülen Güvenlik Hizmetleri hakkında anlık veriler toplanmasını ve bu verilerin gerek Securitas içerisinde gerekse hizmet alan kurumlarla paylaşılmasını sağlayan SMART; Kalite kontrol ve hizmet kalitesini artırmayı, Daha hızlı iletişim ve tepki süreçleri oluşturmayı, Verilen hizmeti sayısallaştırarak güvenliği ölçülebilir bir hizmet halinde sunmayı hedefler.
2 Smart Kurumsal Portal; Securitas, sahadan toplayıp Smart Operasyonel Veri Tabanına işlediği Denetimleri, Olay Raporları, Tespit Raporları, Görev Atama ve Sonuçları, Personel Bilgileri, Anketleri, Eğitim -Sınav ve Testleri, Özel Olarak Oluşturulmuş Elektronik Formlarla Toplanan Verileri hizmet verdiği kuruluşun temsilcileri ile doğrudan paylaşır. Securitas Türkiye, teknolojiden yararlanarak hizmet kalitesini sürekli artırmak için çalışmaktadır ve bu süreçte yapılan tüm işlemlerde şeffaflığı esas alır. Securitas ın kurumsal hafızasında yer alan kuruluş ile ilgili operasyonel verilerin tamamına, o kuruluşun temsilcileri kurumsal portal üzerinden doğrudan erişebilirler. Böylece Securitas tan hizmet alan kuruluşların temsilcileri hizmet aldıkları birimler hakkındaki her tür bilgiye Securitas ile aynı anda 7/24 erişime sahiptirler. Öte yandan, aynı kullanıcı adı ve şifre kullanılarak tüm bu verilere Blackberry& Iphone/Ipadlere indirilebilen Securitas yazılımları ile de ulaşılabilmektedir. Blackberry Kurumsal Portal yazılımı ile Securitas tarafından hizmet verilen kuruluşlar veya o kuruluşların görevlendirdikleri danışman firma çalışanları, Securitas ın kullanmakta olduğu formlar ile ilgili birimleri denetleyebilir ve Kurumsal Portal üzerinden kendi denetim sonuçlarını Securitas sonuçları ile karşılaştırarak sürecinin objektifliğini gözlemleyebilirler.
- Güvenlik şirketinden nasıl bir hizmet alıyorum? görev doğrulanmaktadır. Öte yandan, görevlerin yapılıp yapılmadığı, ne zaman, ne şekilde ve kim tarafından yapıldığı da belgelenmekte ve anlık olarak raporlanmaktadır. Hizmet alan kuruluşlar, Securitas ın gerçekleştirdiği denetim sonuçlarına; Kurumsal Portal, Ipad / Iphone ve Blackberry üzerinden, kendilerine özel açılan firma hesaplarını kullanarak ulaşabilirler.
6 - Dağ başındaki tesisimin güvenliği ne durumda? PDA lara atanmış görevler ve rutin kontroller sayesinde, ilgili kişinin görevi başında olduğunu ve görevini zamanında yerine getirdiği bilgisine ulaşılabilir.
5 Smart-M PDA Sahada bulunan Securitas güvenlik görevlileri veri girişlerini yapmak ve sistem tarafından gelecek yönlendirmeleri takip etmek için Smart Mobile (Smart-M) PDA ları kullanmaktadırlar. Securitas tarafından sahada yapılan risk analizi çalışmaları ve hizmet alan kuruluş temsilcilerinin istekleri doğrultusunda hazırlanan tüm görevler PDA cihazlarına sistem tarafından gönderilmektedir. Bu görevler genel anlamda devriye veya sahada yapılan kontroller ile ilgili olabileceği gibi, hizmet alan kuruluşun ve ilgili birimin raporlama, kayıt altına alma ihtiyaçlarına yardımcı faaliyetleri de kapsayabilmektedir. Securitas ın kullandığı PDA cihazları suya, toza, darbeye ve şoka dayanıklı endüstriyel sınıfta cihazlardır. Kısa bir eğitim ile güvenlik görevlileri kolayca cihazı kullanıp, sistemi uygular hale gelebilmektedir. Bu sistemin, kullanılan geleneksel EDKS sistemlerinden en temel farkı: kullanıcısını bilgilendirmesi, yönlendirmesi ve görev esnasında karşılaşabileceği öngörülen durumlarda davranış şeklinin ne olması gerektiğini aktararak standart dışı uygulamaları ve insan hatalarını en aza indirmesidir. Bu sürecin tamamının anlık olarak raporlanabilmesi/ yönetilebilmesi de sistemin diğer önemli avantajıdır. Bu sistem ve cihazlar sayesinde, güvenlik görevlisinin görev alanında bulunan barkodları okutması ya da alanın resmini çekmesi ile gerçekleştirilmiş olan görev doğrulanmaktadır. Öte yandan, görevlerin yapılıp yapılmadığı, ne zaman, ne şekilde ve kim tarafından yapıldığı da belgelenmekte ve anlık olarak raporlanmaktadır.
7 Bir kapının kilitlenmesinin görev olarak atanması durumunda; Bu kapının istenilen zamanda kilitlenmesini sağlayabilir, farklı sebeplerden dolayı kilitlenemiyorsa bu sebeplerin her biri için farklı önlemler alınması konusunda güvenlik görevlisini yönlendirebilir ve bu durumların her biri için farklı kişiler haberdar edilebilir. Kapının kilidi bozuk ise, belirtilen telefon numarası aranarak çilingir çağırılması istenebilir, içeride halen personel çalıştığından kapı kilitlenemiyorsa personel müdürünün otomatik olarak e-posta ile haberdar edilmesini sağlanabilir ve bu görevin zamanında yapılıp yapılmadığının yanı sıra ne zaman yapıldığı da takip edilebilir. Smart-M PDA Olay Tespit Raporları Smart-M PDA sistemi ile hizmet verilen kuruluşlarda güvenlik tehdidi oluşturabilecek durumları, herhangi bir şekilde işletme kurallarına aykırı gelişen olayları, güvenlik görevlileri birden çok resim çekip, ekleyebildikleri olay-durum tespit raporları ile anlık olarak gerek kendi üstlerine gerekse hizmet verilen kurum ilgililerine raporlayabilmektedirler.
8 PDA cihazlarına; Anketler gönderilebilir: Securitas, böylece personel ihtiyacı analizini sağlar ve doğru reaksiyonlar alarak personelin çalışma şartlarını iyileştirmek için gereken önlemleri alır. Eğitimler ve sınavlar gönderilebilir: Securitas, sınavlarla personellerin eğitim ihtiyaçlarını belirler ve yine cihazlar üzerinden gönderilen eğitimlerle bu ihtiyaçları en kısa sürede gidermeyi hedefler. Cihazlara bilgi mesajları gönderilebilir: Cihazlara alınması gereken güvenlik tedbirleri ile ilgili bilgilendirme mesajları gönderilerek güvenlik görevlilerine günün ya da görev yapılan birimin hassasiyetleri ile ilgili bilgilendirme yapılabilir. Güvenlik görevlisi, rutine alışma ve mesleki körlükten kurtulabilir: Sistemde güvenlik görevlilerinin Rutine Alışma - Mesleki Körlükten kaynaklanan hatalar yapmasını engellemek için geliştirilmiş özel mekanizmalar, önlemler bulunmaktadır. Bunların arasında; Barkodların karıştırılması, Rastgele kaydırılmış görev zamanlamaları, Listelenmeyen saklı görevler yer almaktadır.
- Deponun kapısı kilitlenmiş midir? Securitas, Smart- M PDA sistemini kullanarak sahada yapılması gereken planlanmış işlerin istenilen zamanda ve en doğru şekilde yapılmasını sağlar.
- Tesisim gerçekten güvende mi? Kameralar kayıt yapıyor mu? Tel örgüler ne durumda? Securitas Smart-M PDA kullanan güvenlik görevlisi yaşanan olayları, fark ettiği riskleri PDA cihazını kullanarak resimli şekilde kendi üstlerine ve hizmet alan kuruma anlık olarak bildirir.
11 Smart ve Denetim Süreçleri Smart üzerinde genel kullanımda olan formların yanı sıra hizmet yerlerine özel denetim formları; Securitas Kalite Risk Departmanı tarafından yapılan risk analizleri ve hizmet verilen kuruluş temsilcilerinin ihtiyaçları/ istekleri doğrultusunda oluşturulmaktadır. Yapılan denetimlerin sonuçları, ayrıntılı bir şekilde ilgili birimlere raporlanmakta olup, birimlerdeki hizmet kalitesinin zaman içerisindeki değişimi hergün izlenebilmektedir. Eksikliklerin belirtildiği raporlar ilgili birim ve kişilerle paylaşılmakta ve bu eksikliklerin en kısa sürede giderilmesi yolunda Securitas Türkiye sürekli çalışmaktadır. Öte yandan, birimler hakkındaki denetim sonuçları, riskler ve iyileştirme olanaklarına dair bilgilere Smart üzerinden ulaşılabilmekte ve bu bilgiler kullanılıp doğru önlemler alınarak, güvenlik risklerinin en aza indirilmesi hedeflenmektedir. Securitas tarafından hizmet verilen kuruluşlar kurumsal portal üzerinden detaylı raporlara ulaşabilmektedirler.
12 Smart-M Blackberry Securitas Türkiye İdari Personeli, Blackberry Akıllı telefonlar ile donatılmıştır. Securitas idari personelleri, ilgili Bölge Müdürlüğü veya Proje Koordinatörlüğü tarafından planlanan denetimleri, Blackberry ile sahada, yerinde ve doğrudan gerçekleştirebilmektedir. Denetimlerin, gerçekleşip gerçekleşmediği ve sonuçları sürekli takip edilebilmektedir. Amaç hizmet verilen birimlerde yaşanabilecek aksaklıkları yaşanmadan önlemek, sahada verilen hizmetin kalitesini sürekli kontrol altında tutmaktır. Yapılan denetimlerin sonucu, denetimin yapıldığı anda otomatik olarak e-posta ile hizmet alan kuruluş temsilcileri ile de paylaşılmaktadır. Securitas personeli, Blackberry platformu üzerinde çalışan özel bir yazılım ile saptadıkları riskleri ve yapılan müşteri görüşmelerini kayıt altına alarak, verilen hizmeti iyileştirme odaklı hareket eder. *Smart-M Dinamik Form; Hizmet verilen kuruluşların veri toplama ihtiyaçlarına destek olunması amacıyla özel olarak tasarlanan formlar dinamik form ile oluşturulmaktadır. Dinamik form ile elde edilen veriler, hizmet verilen kuruluşların isteğine göre özel raporlara dönüştürülebilir. Excel tabloları veya kağıt üzerinde tutulan kayıtların dinamik formlara aktarılarak PDA üzerinden doldurulması sağlanmaktadır. Böylece ihtiyaç duyulan kayıtlara dosyaları karıştırmadan, faks beklemeden Securitas Kurumsal Portal üzerinden kolayca ulaşılmaktadır. * Smart tarafından geliştirilen yeni bir modül olan Smart - M Dinamik Form aktif olarak kullanılmakta.
- Acaba bugün Bursa daki fabrikamıza kaç araç giriş yaptı? - Peki geçen ay kaç araç giriş yapmıştı? Securitas Smart-M Dinamik Form kullanılarak PDA cihazları üzerinden istenilen kayıtları, istenilen şekilde tutabilir ve istenilen başlıklar altında raporlanabilir.
14 Smart üzerinden oluşturulan formlara; Barkod okuması, fotoğraf, çizim ve fotoğraf üstü açıklayıcı çizimler gibi kağıt üzerinde gerçekleştirilemeyecek dökümanlar eklenebilmektedir. Böylece sadece kağıt üzerindeki formu aktarmakla kalmayarak mevcut formlara değer katılmaktadır. İstenilen sayısal veriler için otomatik toplam alanları oluşturulabilmektedir. Mesela tek birime gün içinde kaç kg hammadde girişi yapıldığını ya da geri kazandırılan ürün bedelinin ne kadar olduğunu ya da x plakalı aracın saat kaçta giriş / çıkış yaptığı sadece birkaç tık ile her zaman her yerden öğrenilebilir. Bu formlarda bulunan her bir veri parçası için sınırsız filtreleme yapabilmekte ve bu sayede aranan bilgiye kolayca ulaşılabilmektedir. Öte yandan, doldurulan her formun bir kopyası istenen e-mail adreslerine otomatik olarak gönderilebilmektedir.
Securitas, iş süreçlerini optimize etmek, verimli ve hızlı çalışma anlayışı ile hizmet verdiği kuruluşlara daha iyi hizmet sunmak ve kendi kurumsal yapısı içerisinde iş zekasından faydalanmak için Oracle E Business Suite ERP sistemini kullanmaktadır. Ayrıca Securitas, Smart sistemini gerekli bilgiler ile buradan beslemektedir.
Kuzey Amerika da, Avrupa da, Latin Amerika da, Orta Doğu da, Afrika da ve Asya da toplam 50 ülkede, her müşterimizin bireysel gereksinimlerine uygun güvenlik çözümleri sağlamaya odaklanıyoruz. Küçük ve orta ölçekli işletmelerden, havalimanlarına kadar birçok alanda, 300.000 çalışanımızla hizmette fark yaratıyoruz. Çalışma felsefemizin temelini güvenlik bilgisi oluşturuyor. Securitas Güvenlik Hizmetleri A.Ş. Ceyhun Atıf Kansu Cad. 112/15-18 Balgat Ankara 0312 473 59 90 securitas.com.tr