PROJE YÖNETY NETĐMĐ Hazırlayan : Hatice Đsak
Proje Nedir? Belli bir başlangıç noktası, tanımlanmış hedefleri ve o hedeflere ulaşıldığında bitiş noktası olan bir girişim. Nitel ve Nicel hedeflerle tanımlanabilen faydalı bir DEĞĐŞĐM, kendine ÖZGÜ bir kapsamı ve spesifikasyonları olan bir iş yoluyla, insan, malzeme ve mali kaynakların yeni bir yaklaşımla ele alınmasıyla, zaman ve maliyet kısıtlarının gereklerini de gözeterek yerine getiren girişim.
Neden ProjelereĐhtiyaç Duyulur? Stratejik Plan Misyon Vizyon Stratejiler Hedefler Planlanmamış bir değişiklik ihtiyacı
Proje Kategorileri Neler? KATEGORĐ SÜRE KAPSAM Makro 1-5 Gün 1-2 Kişi Mini 1-4 Hafta 1-4 Kişi Küçük 1-6 Ay 3-6 Kişi Orta 4-15 Ay 5-9 Kişi Büyük 1-5 Yıl 7+ Kişi Mega 3+ Yıl 9+ Kişi
Proje Kategorileri Neler? KATEGORĐ SÜRE MALĐYET KARMAŞIKLIK Küçük <1 Ay <100 iş günü <2 Birim Orta 1-4 Ay 100-1000 iş günü 2-4 Birim Büyük >4 Ay >1000 iş günü >4 Birim
Proje Yönetimi Projenin tanımlanmasını, kategorize edilmesini ve gerçekleştirmesini sağlamaya yönelik gerekli tüm araç ve tekniklerin bir arada kullanılmasına yönelik çalışma bütünüdür. a Hedeflerin Yönetilmesi a Kapsamın Yönetilmesi a Örgütlenmenin Yönetilmesi a Kalitenin Yönetilmesi a Maliyetlerin Yönetilmesi a Zamanın Yönetilmesi a Riskin Yönetilmesi
Proje Üçgeni ZAMAN MALĐYET $ KAPSAM
Proje Üçgenindeki Kısıtlamalar Programlanan SÜRE azalırsa Proje zamanın süresi azalır Maliyetler artar Proje kapsamı daralır $ Proje MALĐYET azalırsa Proje zamanın süresi artar Maliyetler azalır Proje kapsamı daralır $ Proje KAPSAMI artarsa Proje zamanı artar Maliyetler artar Proje kapsamı artar $
Risk Planlaması WBS RĐSK TARĐFĐ MALĐYET OLASILIK EMV 1.1.3. Ürün Tarifinde Gecikme 20 gün %25 5 gün 2.2.4. Desing Değişikliği 25 gün %40 10 gün $ 40,000 %40 $ 16,000 4.2.3. Malzeme Gecikmesi 20 gün %50 10 gün $ 50,000 %50 $ 25,000
Proje Hedef ve Amaçlarının kapsamın yansıtacak şekilde açılması Sorumlulukların belirlenmesi Zaman, Kaynak ve Maliyet Planlaması Değişiklik Yönetimi Risk Yönetimi Performans Yönetimi Ekip Çalışması
Proje Yönetim Metodolojisi Aşamaları 1. Projenin Tanımlanması 2. Projenin Planlanması 3. Projenin Yürütülmesi ve Kontrol 4. Projenin Sona Erdirilmesi
Aşama 1 - Projenin Tanımlanması Adım 1.1 Proje Teklifinin Değerlendirilmesi Prosedür No Form No Adım 1.2 Proje Kararının Verilmesi Proje Tanım Dökümanı BEF/PRY/01 Proje Yöneticisi ve Sponsorunun Atanması
Aşama 1.1 - Projenin Değerlendirilmesi PROJE TANIMLAMA FORMU Yöneticilik Birim Proje Adı Proje Kodu ( MM / No ) Proje Sponsoru Proje Lideri Proje ile ilgili bölümler Proje Teklifini veren yöneticiliğin adı Proje Teklifini veren birim adı Çok kısa, net ve açık proje tanımı Projenin ayrımlanmasında veya sınıflandırılmasında kullanılan şirket içi kodlama Projenin sorumlusu. Politik ve yönetimsel anlamada yolu açan ve destekleyen kişi Proje ekibin lideri. Proje çalışmalarını planlayan, yöneten kişi Projelerin çıktılarından yararlanan müşteriler Projenin Amacı Firma Kazancı Proje Hedefi Sorun ve sorun belirtileri. Nicel, Nitel tanımlama Projenin olumlu yönde etkileyeceği şirket sonuçları ve hedefleri. Şirketin üst hedefler arasındaki yeri Projenin kendine özgü hedefi Proje Sonuçları Projenin fiziki çıktıları
Aşama 1.1 - Projenin Değerlendirilmesi Proje Kapsamı Çalışma alanların belirlenmesi Organizasyon konumlarını ve fonksiyonlarının belirlenmesi Kısıt ve Varsayımlar Diğer projeler ile ilişkileri ve etkileşimlerin belirlenmesi Göz önüne alınması gereken ön koşullar, hareket alanını daraltan kısıtlar neler? zaman ve işgücü kısıtları finansal kısıtlar proje ile getirilen değişiklikleri engeleyecek unsurlar Yaklaşım ( Metodoloji ) mevzuat ve prosedürlerde getirilen kısıtlar Ana faaliyetler, kullanılacak yöntemler Toplam Girdiler Toplam Proje Süresi Faaliyeti başlatan asıl girdiler Asıl girdilerin işlenmesi ve dönüştürülmesi için hangi kaynağı ihtiyaç var? Projenin toplam bütçesi maliyeti Projenin toplam öngörülen veya hedef süresi ONAY ( Tarih ) ONAY ( Tarih ) ONAY ( Tarih )
Aşama 2 -Projenin Planlanması Prosedür No Form No Adım 2.1 Proje Planının Oluşturulması Đş Bölümü Yapısı Aşama / Faaliyet/ Faaliyet Adımları Tanımları Proje Zaman Planı CHART BEF/PRY/02 BEF/PRY/03 BEF/PRY/04 Adım 2.2 Proje Örgütünün Oluşturulması Proje Organizasyon Şeması Sorumluluk Dağlım Tablosu CHART BEF/PRY/05 Adım 2.3 Girdilerin Sağlanması Proje Kaynak ve Maliyet Planı BEF/PRY/03 Adım 2.4 Proje Planı Değişikliği Evet Proje Planı Değişiklik Teklifi Değişiklik Dağıtım Listeleri Hayır
Aşama 2.1 - Proje Planının Oluşturulması Đş Bölüm Yapısı ( Yatay ) PROJE AŞAMALAR AŞAMA 1 ( ALT PROJE ) 2 3 FAALĐYETLER FAALĐYET 1.1. FAALĐYET ADIMLARI FAALĐYET ADIMI ( ĐŞ ) 1.1.1.
Aşama 2.1 - Proje Planının Oluşturulması PROJE Đş Bölüm Yapısı ( Dikey ) AŞAMA 1 ( ALT PROJE ) FAALĐYET 1.1. FAALĐYET ADIMI ( ĐŞ ) 1.1.1. 2 3
Aşama 2.1 - Proje Planının Oluşturulması PROJE ADI AŞAMA TANIMI BAŞLAMA TARĐHĐ BĐTĐŞ TARĐHĐ Proje tanım formunda yer alan tanım Çok kısa, net ve açık aşama / faaliyet tanımı Planlanan başlama tarihi SORUMLU KĐŞĐ Planlanan bitiş tarihi PROJE KODU AŞAMA KODU Tanım dökümanında yer alan kod 1.1; 1.1.1 Proje örgütlemesine göre aşama veya faaliyetten sorumlu kişi Đşin başlatılması için gerekli girdiler. Đşlenerek veya dönüşüme uğrayarak çıktıları oluştururlar ASIL GĐRDĐLER Asıl girdilerin işlenmesi veya çıktıya dönüştürülmesi için gerekli girdiler. KAYNAKLAR
Aşama 2.1 - Proje Planının Oluşturulması Aşama veya faaliyetin fiziki çıktı / çıktıları ÇIKTILAR BAŞARI KRĐTERLERĐ Takip eden aşama faaliyetlerin sağlıklı olarak başlatılması için, söz konusu aşama veya faaliyet ile ilgili önkoşullar, özellikler, karakteristikler. OLASI KISIT VE SORUNLAR Aşama veya faaliyetin başarıyla yerine getirilmesini engelleyecek, olası kısıt ve sorunlar
Aşama 2.1 - Proje Planının Oluşturulması Faaliyet ( iş ) Tanımı Aşama Kodu : ĐşTanımı : Đş Kodu Đş Tanımı Kaynak Birimi Gerekli Kaynak Maliyet / Birim ( Milyon TL ) Gerekli Kaynak ( Milyon TL ) Đş Süresi
Aşama 2.1 - Proje Zaman Planının Oluşturulması Proje Seviyesi Adı : Proje Seviyesi Kodu : Proje Alt Seviyesi 2002 Sorumlu Kod Tanım Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül 1 AAAAAAAAAAAAAAAAAA YYYYYYYYYYY ZZZZZZZZZZZZZZ 2 BBBBBBBBBBBBBBBBBB
Aşama 2.2 - Proje Örgütlenmesi Fonksiyonlar Đrtibat Rolü Üst Yönetim Proje Sponsoru Proje Yöneticisi Proje Sekreteryası Aşama Sorumlusu Aşama Sorumlusu Aşama Sorumlusu Faaliyet Sorumlusu Faaliyet Sorumlusu Faaliyet Sorumlusu Diğer Grup Üyeleri Diğer Grup Üyeleri Diğer Grup Üyeleri
Aşama 2.2 - Proje Örgütünün Rolleri ÜST YÖNETĐM Öncelikleri belirler PROJE SPONSORU PROJE YÖNETĐCĐSĐ Hedef ve kapsamı onaylar Proje sponsorunu atar Proje planını onaylar. Kaynakları sağlar Projeyi izler ve yönlendirir Politik ve yönetimsel konuları çözümler Kaynakların tahsisini sağlar Üst yönetime danışarak ve onayı ile Proje yöneticisini atar Proje çalışmalarını yakından destekler Hedef ve kapsam tanımına katkıda bulunur Gereken zaman ve ilginin verilmesini sağlar Ekip üyelerin seçiminde sponsorla birlikte rol alır Đlgili fonksiyonların desteği ile proje planlamasını yapar. Çalışmaları koordine eder ve yönetir Ekip içinde gerekli sorumluluk ve görev paylaşımlarını yapar, takip eder Ekip bütünlüğünü ve uyumunu sağlar Proje ile ilgili fonksiyonlarla ilişkileri yürütür Toplantıları organize eder. Lojistik sorunlarını çözer
Aşama 2.2 - Proje Örgütünün Rolleri PROJE SEKRETERYASI Projenin gerektirdiği tüm idari ve lojistik görevleri AŞAMA ve FAALĐYET SORUMLULARI PROJE EKĐP ÜYELERĐ Veri toplama ve analizi üstlenerek, proje yöneticisine yardımcı olur Projenin boyutu ve karmaşıklığına bağlı olarak proje örgütlenmesi içerisinde rol alırlar. Söz konusu aşama ve faaliyet için, proje yöneticisi görevlerine benzer görevler üstlenirler Tasarım Gerçekleştirme Đzleme,raporlama
Aşama 2.2 - Proje Örgütlenmesi Sorumluluk Dağlım Tablosu PROJE ADI : PROJE KODU : MÜHENDĐSLĐK HĐSMETLERĐ TESĐS BAKIM TEST OTOMASYON TPM ÜRETĐM EDNÜSTRĐ ĐLĐŞKĐLER YATIRIM MUHASEBE SATIN ALMA ÜRETĐM
Aşama 3 -Projenin Yürütülmesi ve Kontrol Proje Planı Değişikliği Hayır Prosedür No Form No Adım 3.1 Proje Planının Onaylanması Proje Plan Dökümanı Adım 3.2 Proje Başlatılması Adım 3.3 Proje Yürütülmesi Projenin Đzlenmesi ve Gözden Geçirme Gözden Geçirme Raporları Kontrol Listeleri Hedefden Sapma Hayır Evet Adım 3.4 Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması Güncelleştirilmiş Eylem Planları Hayır Proje Sonu Evet
Aşama 3.1 - Proje Planının Onaylanması Gerçekleşme %100 B A Zaman
Aşama 3.2 - Projenin Başlatılması Proje ekibinin eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve giderilmesi Liderlik ve Ekip gelişimi Güven Olumlu ilişkiler Ekip ruhu Proje ekibinin organizasyonu Direnç ve Projenin duyurulması
Aşama 3.3 - Projenin Đzlenmesi ve Gözden Geçirme Đhtiyaç Seviyelerde değerlendirme Problem çözme çevrimi Seviyelerde raporlama Đzleme sistemi verileri ve veri kaynakları Raporlama formatı
Aşama 3.3 - Projenin Đzlenmesi ve Gözden Geçirme ÇÖZÜMÜN KANIT LANMASI DEĞERLEN DĐRME PROBLEM TANIMI AÇIK ve NET SAHĐPLENME KATILIM UYGULAMA PROBLEM ÇÖZME ÇEVRĐMĐ ANALĐZ VERĐLERE DAYALI DOĞRU KRĐTER LER UYGUN ÇÖZÜM VE PLANLAMA ÇÖZÜMLERĐN TASARIMI SEÇENEK LERI
Aşama 3.4 - Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması Projenin günlük yönetimi Düzeltici önlemlerin Tasarımı ve Uygulanması Süreç yeteneği Proje planında yapılması gereken değişiklikler
Aşama 4 - Projenin Sona Erdirilmesi Proje Sonu Evet Adım 4.1 Üst Yönetime Sunuş Yapılması Prosedür No Form No Adım 3.5 Hayır Projenin Bitirilmesi Proje Termin Toplantısı ( Üst Yönetim Toplantısı ) Evet Adım 4.2 Eğitim ve Dökümantasyon Đhtiyaçlarının Tamamlanması Prosedürler Talimatlar Proje Dökümantasyonu Adım 4.3 Proje Ekibinin Dağıtılması
Aşama 4.1 - Üst Yönetime Sunuş Yapılması Sunuş içeriği Proje dönüm noktaları bazında karşılaştırma Mali akışının incelenmesi Çıktıların Kalite, Performans ve Fonkiyonellik açısından değerlendirme Zaman çevriminin değerlendirilmesi Proje sonuç raporunun yazılması
Aşama 4.2 - Proje Çıktılarının Müşteriye Devredilmesi Proje ekibinden Müşteriye geçişin planlanması Müşteriye teslim Kullanıcıların eğitimi Dökümantasyon Parça resimleri Satın alınan malz.kontrol ve kabul prosedürleri Đş talimatları Süreç özelliklerinin izlenmesi ve kontrol planı Kullanıcı kılavuzları Bakım ve hizmet kılavuzu Yazılım ve donanım standartları v.s. Proje sonrası denetim çalışmaları
Aşama 4.3 - Proje Ekibinin Dağıtılması Ekip üyelerin tanınması ve değerlendirilmesi Ödüllendirme Taktir edilme
Proje Ekibi Performans Yönetim Sistemi Çalışanların yıllık performans değerlendirmesinde, proje çalışmalarında yüklendiği sorumluluğa bağlı olarak elde ettiği performans, Proje Performans Puanı -P3- olarak tanımlanır.
Proje Performans Puanı -P3- Bir çalışanın yer aldığı projelerdeki sorumluluklarından gelen P3 ü hesaplayabilmek için iki unsuru göz önünde bulundırmak gerekir. -Projelerde Geçen Zaman,% (PGZ) ve, -Pproje, ilgili proje/ler den alınan puan Sonuçta, P3 = PGZ X Pproje olur. P3 kapsamında, bir tek gelen sorumluluğa bağlı olarak elde edilen performans puanı Pproje dir. Eğer çalışan, ilgili periyotta birden fazla projede görev almışsa, bu projelerdeki sorumluluklarından gelen proje performans puanlarının ağırlıklı ortalamasının alınması ile de Pproje hesaplanır.
PGZ ( Projelerde Geçen Zaman ) Hesaplanması Projelerde Lider veya Eleman rolü üstlenen çalışanların, PGZ hesaplama yöntemi ile, Proje sponsoru için belirlenen yöntemler farklılık gösterir. Proje Sponsorları için; sponsor oldukları Proje Önem Derecesi (PÖD) nin ( 1-3-9), yine o proje için sabitlenmiş % zaman ağırlıkları (3-7-15) ile çarpımından elde edilir. Proje Önem Dereceleri, üst yönetim tarafından belirlenir ve bir sponsorun PGZ değeri toplamda %29 u geçemez. Proje Lideri ve Elemanı için ise; PGZ, doğrudan projelere ayrılan zamanın ölçümü (%) ile bulunur.
PGZ (Projelerde Geçen Zaman) Hesaplanması Proje Sponsoru PÖD Yapılan projeler, Üst Yönetim tarafından aşağıda tavsiye edildiği şekilde önem derecesi alabilir. - 1=Đyileştirme Projeleri: Mevcut ürün/hizmet iyileştirmeye yönelik projeler. - 3=Yeni Ürün/Hizmet Geliştirme Projeleri: Yeni ürün/hizmet geliştirmeye yönelik projeler. - 9=Stratejik Projeler: Şirket hedeflerine doğrudan hizmet eden, faydası genellikle orta ve uzun (tarifinize bağlı olarak) görülebilen projelerdir.
PGZ (Projelerde Geçen Zaman) Hesaplanması Proje Sponsoru Sabit Zaman Ağırlıkları Tablosu Aşağıdaki tablo, bir sponsorun zamanının maksimum %29 unu projelerde geçireceğinden yola çıkarak önerilmiş olup, hesaplamalarda bu noktanın göz önünde bulundurulması gerekir. PÖD 1 3 9 Zaman Ağırlıkları, % 3 7 15
PGZ (Projelerde Geçen Zaman) Hesaplanması Proje Sponsoru Sabit Zaman Ağırlıkları Tablosu Örnek:2 adet iyileştirme, 1 adet geliştirme ve 1 adet de stratejik projeye sahip olan bir sponsor için; PGZ = 6 + 7 + 15 = %28 olacaktır. PÖD Adet Ağırlıklar, % Toplam, % 1 2 3 6 3 1 7 7 9 1 15 15
PGZ (Projelerde Geçen Zaman) Hesaplanması Proje Lideri ve Elemanı Proje lideri ve elemanı için PGZ hesabı, doğrudan ölçüm ile gerçekleşir. Bu yapının temelinde, sisteme (time-sheet ler vasıtası ile) herkesin hangi projede ne kadar zaman harcadığını düzenli girmesi ve onaylanmasının düzgün yapıldığı vardır. Eğer bir çalışan ilgili periyotta birden fazla projede yer alıyorsa, nihai PGZ, Zaman Tablosu ndan görüleceği gibi hesaplanabilecektir.
PGZ (Projelerde Geçen Zaman) Hesaplanması Proje Lideri ve Elemanı Zaman Tablosu Proje 1 Proje 2 Proje 3 Toplam Ocak %15 %15 Şubat %15 %20 %35 Mart %15 %15 %30 Nisan %15 %10 %5 %30 Mayıs %8 %5 %13 Haziran %25 %5 %30 Temmuz %5 %5 Ağustos %5 %5 Eylül %0 Ekim %0 Kasım %0 Aralık %0 Toplam = % 163 Ortalama Sonucu Hesaplanan Proje Ağırlığı = 163 / 12 = % 14 Dolayısı ile Genel Performans Yönetim Sistemine yansıyacak PGZ %14 alınırken, aynı zamanda departman işlerine ayırdığı zaman da otomatikman %86 olarak çıkacaktır.
Pproje Hesabı Pproje ( Proje/lerden Alınan Puan ) PGZ da olduğu gibi, Pproje de de performans kriterleri; Sponsor, Lider ve Eleman için farklı yüzdelere göre ağırlıklandırılır. Buna ek olarak, bir de dört ana modülü (Termin-Bütçe-Yetkinlikler ve Memnuniyet ) irdelemek gerekecektir. Performans Puanı Proje Sponsoru Proje Lideri Proje Elemanı Ağırlıklı Performans Puanı PROJE TERMĐN HEDEFLERĐ 40% 30% 50% PROJE BÜTÇE HEDEFLERĐ PROJEDEKĐ YETKĐNLĐKLER PROJE MÜŞTERĐ MEMNUNĐYETĐ 35% %25 30% 15% 15% 15% 25% 20% Pproje Puanı
Pproje Hesabı Pproje ( Proje/lerden Alınan Puan ) Çalışanla ilgili dönemde birden fazla projeye katılmış ise, birden fazla Pproje olacaktır. Bu durumda çalışanın yer aldığı projelerin Proje Önem Derecelerine göre ağırlıklı ortalama alınarak, nihai Pproje bulunacaktır. Katılınan Projelerden Alınan Notlar Pproje1 Pproje2 pproje3 PÖD 1 3 9 Σ PÖD Sonuç Pproje1 X 1 Pproje2 X 3 Pproje3 X 9 Σ Sonuçlar Pproje = Σ Sonuçlar / Σ PÖD
Pproje Hesabı Proje Termin Modülü Proje Termin Modülü Hedef Skalası s=[(gerçekleşen bitiş süresi-planlanan bitiş süresi)/planlanan bitiş süresi]x100 PROJE TERMĐN HEDEFLERĐ Başlangıç Tarihi Planlanan/ Revize Bitiş Tarihi Gerçekleşen Bitiş Tarihi D Perf. %20>s >%15 C Perf. %15>s >%10 B Perf. %10>s >0 A Perf. 50 80 100 120 Performans Notu s=0 ANALĐZ VE PLANLAMA 01. Ocak 31. Mart 12. Nisan C 80 TASARIM 01. Nisan 01. Haz C 80 TEST VE PĐLOT ÇALIŞMA 01. Haz 01. Tem D 50 DEVREYE ALMA 01. Tem 15. Eylül C 80 ORTALAMA PUAN 72.5
Proje Termin Modülü Pproje Hesabı Proje Termin Modülü Başlangıç Tarihi : Đlgili aşamanın başlangıç tarihidir. Planlanan / Revize Bitiş Tarihi : Đlgili aşamanın planlanan ya da revize edilen bitiş tarihidir. GünGün / AyAy şeklinde (04/08) ifade edilir. Gerçekleşen Bitiş Tarihi : Đlgili aşamanın gerçekleşen bitiş tarihidir. GünGün / AyAy şeklinde (04/08) ifade edilir. s : Đlgili aşama için hedeflenen bitiş tarihinden sapmadır. Periyoda bağlı olarak gün, hafta, ay üzerinden hesaplanır ve % olarak alınır. Bu sapma yüzdesine göre, hedef skalasından performans puanı verilir. s = [ ( gerçekleşen bitiş süresi - planlanan bitiş süresi ) / planlanan bitiş süresi ] X 100
Proje Termin Modülü Pproje Hesabı Proje Termin Modülü Performans Notu : Hedef Skalası ndaki A-B-C-D performansın karşılıkları; A Performans: s değeri = 0 olduğunda, A performans a karşılık gelir ve 120 puan alınır. Üstün olarak nitelendirilecek performans düzeyidir. B Performans : %10 > s değeri > %0 olduğunda, B performans a karşılık gelir ve 100 puan alınır. Başarılı olarak kabul edilen performans düzeyidir. C Performans : %10 > s değeri > %15 olduğunda, C performans a karşılık gelir ve 80 puan alınır. Standart performans düzeyidir. D performans : %15 > s değeri > %20 olduğunda, D performans a karşılık gelir ve 50 puan alınır. Đyileşmeye açık performans düzeyidir. Ortalama Puan : Tüm aşamalar bittiğinde ise, her aşamadan alınan puanın toplanıp ortalaması bulunarak, sonuç puanı hesaplanır.
Proje Termin Modülü Örnek : Herhangi bir aşama için; Başlangıç Tarihi : 01.01 Pproje Hesabı Proje Termin Modülü Planlanan Bitiş Tarihi : 31.03 Gerçekleşen Bitiş Tarihi : 12.04 ise, s = (102 gün 90 gün) / 90 gün = 0.13 X 100 = 13 Sonuçta hedeflenen tarihten %13 sapma olmuştur. Bu sapma % si, hedef skalasında C performans a tekabül ettiğinden, sonuçta bu aşamadan 80 puan alınır.
Pproje Hesabı Proje Bütçe Modülü Proje Bütçe Modülü Hedef Skalası b = [ ( gerçekleşen tutar - planlanan bütçe) /planlanan bütçe ] X 100 PROJE BÜTÇE HEDEFLERĐ Planlanan Bütçe Gerçekleşen Tutar D Perf. %20>b> %15 C Perf. %15>b >%10 B Perf. %10> s>0 A Perf. 50 80 100 120 Performans Notu b=0 ANALĐZ VE PLANLAMA 100 118 D 50 TASARIM C 80 TEST VE PĐLOT ÇALIŞMA D 50 DEVREYE ALMA C 80 ORTALAMA PUAN 65
Proje Bütçe Modülü Planlanan Bütçe : Đlgili aşamanın planlanan ya da revize bütçesidir. Pproje Hesabı Proje Bütçe Modülü Gerçekleşen Tutar: Đlgili aşamanın gerçekleşen tutarıdır. b : Đlgili aşama için hedeflenen bütçeden sapmadır. Bu sapma yüzdesine göre, hedef skalasından performans puanı verilir. b = [ ( gerçekleşen tutar - planlanan bütçe ) / planlanan bütçe ] X 100
Pproje Hesabı Proje Bütçe Modülü Proje Bütçe Modülü Performans Notu : Hedef Skalası ndaki A-B-C-D performansın karşılıkları; A Performans : b değeri = 0 olduğunda, A performans a karşılık gelir ve 120 puan alınır. Üstün olarak nitelendirilecek performans düzeyidir. B Performans : %10 > b değeri > %0 olduğunda, B performans a karşılık gelir ve 100 puan alınır. Başarılı olarak kabul edilen performans düzeyidir. C Performans : %10 > b değeri > %15 olduğunda, C performans a karşılık gelir ve 80 puan alınır. Standart performans düzeyidir. D performans : %15 > b değeri > %20 olduğunda, D performans a karşılık gelir ve 50 puan alınır. Đyileşmeye açık performans düzeyidir. Ortalama Puan : Tüm aşamalar bittiğinde ise, her aşamadan alınan puanın toplanıp ortalaması bulunarak, sonuç puanı hesaplanır.
Proje Hesabı Projedeki Yetkinlikler Modülü Projedeki Yetkinlikler Hedef Skalası D Perf. C Perf. B Perf. A Perf. 50 80 100 120 Karar Alma B 100 Đletişim ve Đkna B 100 Problem Çözme C 80 Toplantılara Katılım C 80 Planlama B 100 Đnsiyatif Kullanma B 100 Ekip Çalışmasına Yatkınlık B 100 Sonuç Odaklılık D 50 ORTALAMA PUAN Perf. Notu 88,75
Proje Hesabı Proje Müşteri Memnuniyeti Proje Müşteri Memnuniyeti Anketi Hedef Skalası D Perf. C Perf. B Perf. A Perf. 50 80 100 120 Perf. Notu Hizmet Kalitesi ( ihtiyaç karşılama düzeyi ) B 100 Zamanında Teslim B 100 Kullanılabilirlik Düzeyi B 100 Proje Gidişatı Hakkında Bilgilendirme A 120 ORTALAMA PUAN 105
Proje Hesabı Proje Müşteri Memnuniyeti Proje Müşteri Memnuniyeti Modülü : Bu modülde, Müşteri memnuniyetini ölçmekle ilgili belirtilen göstergeler proje nin Müşterisine gönderilen PROJE MÜŞTERĐ MEMNUNĐYETĐ ANKET FORMU doğrultusunda puanlandırılır. A performans : Müşterinin beklentilerini aşan ve üstün olarak nitelendirilen performans düzeyidir. B performans : Müşterinin beklentilerini tamamen karşılayan ve başarılı olarak nitelendirilen performans düzeyidir. C performans : Müşterinin beklentilerini kısmen karşılayan performans düzeyidir. D performans : Müşteri beklentisinin altında gerçekleşen ve iyileşmeye açık performans düzeyidir. Ortalama Puan : Proje bittiğinde ise, her göstergeden alınan puanın toplanıp ortalaması bulunarak, sonuç puanı hesaplanır.
Proje Hesabı Projenin Doldurulması Performans Planı Proje Sponsoru Proje Lideri Proje Elemanı Ağırlıklı Performans Puanı PROJE TERMĐN HEDEFLERĐ 72,50 %40 %30 %50 21,75 PROJE BÜTÇE HEDEFLERĐ 65 %35 %30 %15 19,50 PROJEDEKĐ YETKĐNLĐKLER 88,75 %15 %15 13,31 PROJE MÜŞTERĐ MEMNUNĐYETĐ 105 %25 %25 %20 26,25 Proje Puanı 80,81
P3 Hesabı Çalışanın projede geçen toplam zamanını % 14 varsayarak, buna karşılık performansına da 14 puan üzerinden ; P3 = 80,81 X 0,14 = 11,31 puan varsayılacaktır
P3 Hesabı - Çoklu ProjelerĐçin Çalışan ilgili dönemde birden fazla projeye katılmış ise, birden fazla proje olacaktır. Dolayısı ile, bunların PÖD ne göre ağırlıklı ortalaması alınarak, Proje bulunur. Projelerden Alınan Notlar PÖD Sonuç P proje 1 1 Proje 1 X 1 P proje 2 3 Proje 2 X 3 P proje 3 9 Proje 3 X 9 PÖD Sonuçlar Proje = Sonuçlar / PÖD P3 = PGZ X Proje
Proje Hesabı P proje Kim Puanlar? Kim Onaylar? Proje Elemanı için Proje Lideri Proje Sponsoru Proje Müşterisi Proje Lideri için Proje Sponsoru Proje Sponsoru Proje Elemanı Proje Müşterisi Proje Sponsoru Đçin Đlgili Proje Birimi Gen. Müd. Proje Lideri Proje Müşterisi Ne Zaman Puanlanır? Proje Termin ve Bütçe Hedefleri Modülleri herbir aşamanın sonunda ; Yetkinlikler ve Müşteri Memnuniyeti modülleri ise projenin sonunda doldurulur. Bitim süresi 1 yılı aşan projelerde, proje ile ilgili nihayi değerlendirme görüşmeleri PYS değerlendirme dönemine yakın tarihlerde yapılır.