KAOS GL DERNEĞİ SATIN ALMA KURALLARI 1. AMAÇ VE KAPSAM 1.1. Amaç Bu kurallarla amaçlanan, satın alınacak ürün ve hizmetlerin fiyat ve kalite yönünden en idealinin temin edilmesinde herhangi bir çıkar çatışması durumunu önlemeye özen göstererek gerekli işlemlerin ve sorumlulukların tanımlanmasıdır. Fiyat ve kalite konusunda ideal ürün ve hizmet temini amacı, aşağıda belirtilen teknik kuralların yorumlanmasında ve teknik kuralların kapsamadığı durumlarda da uygulayıcıyı bağlar. 1.2. Kapsam Kurallar, kampanya ve projeler dahil Kaos GL Derneği adına yapılan tüm satın almalar için geçerlidir. Ayrı satın alma prosedürüne sahip seyahat biletleri bu kapsamın dışındadır. 2. İYİ SATIN ALMA İLKELERİ Sözleşmeler; potansiyel sözleşme sahipleri için şeffaflık ve adil rekabet ilkelerine uygun olarak ve herhangi bir çıkar çatışmasından kaçınmaya özen gösterilerek ekonomik açıdan en avantajlı teklife verilmelidir (en iyi fiyat-kalite dengesini öneren teklif). İyi bir satın alma için aşağıdaki ilkeler dikkate alınmalıdır: 2.1. Ayrım Gözetmeme Ürünlere, hizmetlere, tedarikçilere veya hizmet sunuculara milliyetleri bakımından ayrım yapılamaz. Teknik bakımdan veya kalite ve güvenlik özellikleri için fark gözetilebilir, fakat bunun için de objektif bir değerlendirme yapılması gerekli ve şarttır. 2.2. Adil Rekabet Bütün taraflara kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi ve fırsat sağlanmalıdır. 2.3. Anlaşılabilir Şartname/İş Tanımı İstekliler, satın alanın gereksinimlerini kesin olarak bilmedikleri takdirde etkin şekilde rekabet edemezler. Bu yüzden ihtiyaçlarla ilgili tanımlamalar (mal alımlarında Teknik Şartnameler, hizmet alımlarında İş Tanımları ) hazırlanırken, bilinen teknik özelliklere ve gerekli hallerde, kalite güvenlik standartlarına ve uygun seviyede sertifikalandırmaya atıfta bulunulmalıdır. 2.4. İlgili Objektif Kriterlerin Kullanılması Uygun olmayan adayların elenmesi için kullanılan kriterler, teklif verenlerin değerlendirme sırasındaki seçimi ve alıcı kurum/kuruluş için en avantajlı teklifin sözleşmeye bağlanması için kullanılan kriterlerin hem tarafsız hem de gereksinimlere uygun olması önemlidir.
2.5. Yeterli Kayıt Tutulması Satın alma ile ilgili belgeler (teklifler, değerlendirme, raporlar, sözleşmeler vb.) dernek merkezinde dosyalanarak kayıt altına alınır (sözleşmeler dosyası). 3. SATIN ALMA KURALLARI Satın alma esas ve usulleri aşağıda belirtilmiştir: 3.1. Genel Kurallar Satın alma, projeler için sağlanan hibe fonları kapsamında gerçekleştirilecek ise ve bu fonların belirledikleri satın alma esas ve usulleri var ise o esaslar dikkate alınacaktır. Satın almaların projede belirlenen esaslara göre yürütülmesinden Proje Koordinatörü, Finans Koordinatörü, Yönetim Kurulu Başkanı ve Sayman sorumludur. Farklı donörler tarafından desteklenen projelerde, hangi proje kaleminin hangi donör tarafından desteklendiği görünür olacak şekilde bütçe planının hazırlanması ve bu hazırlanan bütçe planının donörlerle paylaşılması gerekmektedir. Kaos GL Derneği nin kendi öz kaynakları ile yapacağı ve satın alma usulleri belirlenmemiş hibe fonları ile ilgili satın almalarda, 4. Maddede belirtilen satın alma usulleri uygulanmalıdır. Sivil toplum örgütlerine, inisiyatiflere ve kişilere verilecek ayni yardımların, ekipman ve yayın desteklerinin yönetim kurulu kararı ile yapılmasına ve teslim tutanaklarının Kaos GL Yönetim Kurulu Başkanı ve hibe yapılan kurumun yetkilisi tarafından imzalanmasına karar verilmiştir. 3.2. Satın Alma Talebi İçin Fiyat Limitleri, Teklif Sayısı ve Teklif İsteme Prosedürü Seyahat, konaklama, organizasyon, tanıtım, baskı ve kampanya giderleri) 2.500 <Satın Alma 20.000 Avro aralığında ise ilgili kalemler için bir kereliğine üç firmadan teklif alınır. Teklifler yönetim kurulu tarafından değerlendirilir ve satın alma işlemleri proje süresince, seçilen firma ile devam eder. Söz konusu bütçe kalemleri 20.000 < Satın Alma 100.000 Avro aralığında ise Rekabetçi Pazarlık Usulü uygulanır. Seçilen firmadan daha uygun fiyata mal olabilecek durumlarda ilgili personel satın alma usullerine uygun olacak şekilde satın almayı yapabilir. Alınacak tekliflerde firma bilgilerinin yanı sıra, ürünün/hizmetin adı ve özellikleri/kapsamı, miktarı/süresi, fiyatı, teslim şekli ve teslim tarihi, garanti süresi, gereken sarf malzemeleri ve fiyatları, ödeme koşulları bilgileri de istenebilir. 3.3. Ürün ve Hizmet Temin Edilecek Firmanın Seçimi Yeni bir ürün veya hizmet alımı gündemde olduğunda veya rutin alımı yapılan bir ürün ya da hizmetle ilgili piyasada yeni bir firmanın varlığı ile ilgili bilgi alındığında (piyasa araştırması veya firmaların başvurusu sonucu) yeni bir tedarikçi seçimi söz konusu olur.
Eğitim, seminer, toplantı, çalıştay vb. etkinlikler için hizmet satın alınması söz konusu olduğunda; etkinliğin yapılacağı yerdeki uygun mekânlar (otel, misafirhane, toplantı salonu vb.) belirlendikten sonra buraların ilgili firma/kuruluşlarından doğrudan veya yine aynı mekânlara ilişkin olarak seminer, organizasyon, kongre düzenleyen en az 3 seyahat acentesinden teklif istenebilir. Otellerin LGBTİ lere yönelik ayrımcılık yapmasını önlemeye yönelik tedbirler organizasyon firması tarafından sağlanır ve teklif değerlendirmede bu bilgi paylaşılır. Değerlendirme sonucunda olumlu olan firma ile ilgili satın alınacak ürün veya hizmetin türüne ve hizmetin sürekliliğine göre sözleşme yapılabilir. 3.4. Sözleşmenin Hazırlanması ve Onaylanması Sözleşmenin hazırlanmasından, sözleşme şartlarının uygulanmasından ve gözden geçirilmesinden Dernek Avukatı sorumludur. İlgili çalışan, dernek avukatının görüşünü alarak hazırladığı sözleşme taslağını proje koordinatörüne sunar. Sözleşme, firmanın özelliğine göre önceden hazırlanmış formatta 2 nüsha halinde hazırlanır ve taraflarca kaşeli olarak, her sayfası paraflanarak imza altına alınır. Kaos GL'yi temsilen imza, iki imza yetkilisi tarafından atılır. Sözleşme yapılan firmada imza yetkisi bulunmayan bir kişi tarafından imzalanan sözleşmenin geçerliliği yoktur. Bu nedenle imzalayan kişinin yetkili olup olmadığı gerekli belgeler istenerek kontrol edilir. Tüm sözleşmelerin geçerlilik süresi 1 yıldır. Proje bazlı sözleşmeler 1 yılı aşabilir ve proje boyunca geçerlidir. Bu belirtilir ve yönetim kurulu kararına yansıtılır. 3.5. Firma Kalitesi Yetersiz Olduğunda Değerlendirme sonucu yetersiz görülen firma aşağıdaki kriterler göz önünde bulundurularak elenir ve dosyalanmak üzere Finans Koordinatörüne iletilir (Çalışılması uygun olmayan firmalar dosyası): Sözleşme şartlarına uymama İmalat yöntem ve personelinde görülen bozulmalar İstenilen kalite seviyesinin tutturulamaması Teslim tarihine uyamama Ticari ahlaka uygunsuz davranış 3.6. Teslim Edilen Malın Kontrol Edilmesi ve Faturanın Alınması Teslim edilen malın/alınan hizmetin kalitesi, teslimat belgelerini imzalamadan ve ödeme yapılmadan önce kontrol edilir. Kontrol etmeden örgüt adına malı teslim alan ya da ödeme yapan kişi eksik ve bozuk mallardan/hizmetten sorumludur. Faturası olmayan harcama, satın almayı gerçekleştiren kişiye aittir. 3.7. İnternet Üzerinden Yapılan Satın Almalar
İnternet üzerinden verilen siparişler için sözleşme ve fiyat teklifi olarak web sitesinin sözleşmesinin ve ürün tanımlı fiyat listesinin çıktısı geçerlidir. Bu çıktılar tam web adresi ve yazdırılma tarihi üzerine yazılarak ve imzalanarak dosyalanır. Internet üzerinden sunulan faturaların geçerliliği için Finans Koordinatörüne ve Saymana danışılması gereklidir. 3.8. Ödeme Şekli Ödemeler fatura teslim alındıktan banka havalesi yoluyla, İdari Usuller çerçevesinde yapılır. 4. SATIN ALMA USULLERİ 4.1. Doğrudan Temin Usulü 4.1.1. 500 Avro ya kadar olan satın almalar doğrudan Sayman ve Finans Koordinatörü e-mail ile bilgilendirerek yapılabilir. Ofis ihtiyaçları, su, market, kırtasiye gibi gündelik ihtiyaçlar 500 Avro ya kadar personel tarafından yapılabilir. Dernek hesabının banka kartı kullanılır ya da personelin harcamayı yaptıktan sonra harcama formu doldurup imzalaması ve ödemeye esas orijinal belgeleri harcama formuna eklemesinden sonra banka yoluyla harcama yapan personele ödeme yapılır. Proje kodu ve ödeme tarihi form üzerinde belirtilecektir. 4.1.2. 500-2500 Avro arasındaki tüm satın almalar için talepte bulunan birim/kişi tarafından Ek-1 Doğrudan Temin Satın Alma Formu doldurulur ve Sayman onayını takiben satın alma gerçekleştirilir. Ödemeler Finans Koordinatörü tarafından banka yoluyla yapılır. Fatura ve ödeme belgesi sayman tarafından paraflanarak onaylanır. 4.2. Teklif Usulü 4.2.1. 2.500-20.000 Avro arası her satın alma Teklif Usulü ne uygun olarak en az 3 adet teklif alınması şartıyla yapılır ve Ek-2 Mal/Hizmet Alımı Satın Alma Talep Formu doldurulur. Talep formu, proje koordinatörü ve/veya satın almayı talep eden birim tarafından hazırlanır. 4.2.2. Talepte bulunan birim/kişi tarafından Mal/Hizmet Satın Alma Talep Formu (Ek- 2) doldurularak tekliflerle birlikte Yönetim Kurulu Başkanı, Sayman ve Finans Koordinatörünün onayına sunulur. Talep formu ve teklifler uygun bulunup onayladıktan sonra satın alma süreci Finans Koordinatörü tarafından başlatılır. Fatura ve ödeme belgesi sayman tarafından paraflanarak onaylanır.
4.2.3. Bu dokümanların, onay vermeye yetkili kişilere iletilmesinden ve ödemenin zamanında yapılmasından Proje Koordinatörü ve/veya satın almayı talep eden ilgili birim/kişi sorumludur. 4.3. Rekabetçi Pazarlık Usulü 20.000-100.000 Avro arası alımlarda Rekabetçi Pazarlık Usulüne başvurulur. Pazarlık Usulü, satın alma ilanının yayınlanmasını gerektirmez; en az üç farklı firmadan üç geçerli teklif alınır ve Rekabetçi Pazarlık Usulünün gerekli prosedürü uygulanarak satın alma gerçekleştirilir. Gerekmesi halinde Yönetim Kurulu toplanacak ve bu ihalenin esaslarını belirleyecektir. Bu esaslar yasanın gerekliliklerini yerine getirecek şekilde olup, Derneğin genel uygulamaları göz önünde tutularak oluşturulacaktır. 5. BİLGİLERİN ERİŞİLEBİLİRLİĞİ Tüm bu kurallar çerçevesinde ofiste dosyalanan belgeler üyelerin erişimine açıktır. Satın alma kuralları her yıl ocak ayında yenilenir. Güncellenmiş hali yönetim kurulu üyelerine ve dernek çalışanlarına e-mail yoluyla gönderilir. Finans koordinatörü tarafından gerekli durumlarda dernek çalışanlarına yönelik eğitim verilir. Tablo: Satın Alma Usulleri Satın Alma 500 Avro 500<Satın Alma 2.500 Avro 2.500 <Satın Alma 20.000 Avro 20.000 < Satın Alma 100.000 Avro
Doğrudan Teklif Usulü Hizmet Sözleşmeleri Temin Usulü (E-mail ile bilgilendirme) Doğrudan Temin Usulü (Ek-1 Doğrudan Temin Satın Alma Formu) (En az 3 adet fiyat teklifi alınması ve EK-2 Mal/Hizmet Alımı Satın Alma Talep Formu Rekabetçi Pazarlık Usulü Mal Alımı Sözleşmeleri Doğrudan Temin Usulü (E-mail ile bilgilendirme) Doğrudan Temin Usulü (Ek-1 Doğrudan Temin Satın Alma Formu) Teklif Usulü(En az 3 adet fiyat teklifi alınması ve EK-2 Mal/Hizmet Alımı Satın Alma Talep Formu Rekabetçi Pazarlık Usulü Ek 1. Doğrudan Temin Satın Alma Formu Doğrudan Temin Satın Alma Formu Talep Edilen Mal/Hizmetin Proje Kodu: No: 2017 A1. Talepte Bulunan Birim/Kişi:
Talebin Gerekçesi: Talep Tarihi: Talep Edilen Mal/Hizmet: Talep Edilen Mal/Hizmetin Özellikleri: Talep Edilen Mal/Hizmetin Alınacağı Tedarikçi Bilgileri: Birim Sayısı/Birim Fiyatı: Tahmini Toplam Bedel: Sayman Adı-Soyadı: Onay Tarihi: İmza:
Ek 2. Mal/Hizmet Alımı Satın Alma Talep Formu MAL/HİZMET ALIMI SATIN ALMA TALEP FORMU NO: 2017 B1. TALEPTE BULUNAN BİRİM/KİŞİ: TALEBİN GEREKÇESİ: TALEP EDİLEN MAL/HİZMETİN PROJE KODU: TALEP TARİHİ: SN Talep Edilen Mal/Hizmetin Adı Talep Edilen Mal/Hizmetin Özellikleri Teslim Alınması Gereken Tarih Miktar Birim Birim Fiyatı (TL/Euro) Tahmini Bedeli (TL/Euro) Teklif İstenebilecek Firma Adı / Tel. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Yönetim Kurulu Başkanı Adı ve Soyadı: Tarih :./../.. İmza: Sayman Adı ve Soyadı: Tarih :./../.. İmza: Finans Koordinatörü Adı ve Soyadı: Tarih :./../.. İmza: