Hayatboyu Öğrenme Programı 2007-2013 Leonardo da Vinci Leonardo da Vinci Programı Yenilik Transferi BÜTÇE HAZIRLAMA REHBERİ Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı 1
GENEL HUSUSLAR Leonardo da Vinci Yenilik Transferi projelerinde her proje için yıllık azami hibe tutarı 150.000 Avro olarak tespit edilmiş olup, bu rakam 2 yıllık bir proje için maksimum 300.000 Avrodur. Bu rakama ek olarak minimum %25 oaranında proje sahibi ve ortaklarının da ayni katkısı vardır. BÜTÇE KALEMLERİNE İLİŞKİN AÇIKLAMA A- Doğrudan Giderler Kalemi(Direct Cost) 1.1) Personel Giderleri(Staff Cost) Proje Sahibi ve ortaklarının proje kapsamında çalıştırdıkları bordrolu veya kurum ile personel arasında yapılan iş sözleşmesine göre, proje süresince geçici olarak çalışan kişiler ile uzman bir dış kurumdan temin edilen geçici elemanlar, personel kategorisinde kabul edilen kişilerdir. Her iki durumda da, personel gider kaleminden yapılan ödemelerin doğrudan projede çalışan personelin hesabına yatırılması veya personele bu ödemenin yapıldığının yasal olarak kabul edilebilir şekilde 2
belgelenmesi gerekmektedir. Yenilik Transferi projelerinde dört kategoride personel çalıştırılabilir. Personel giderleri de bu kategorilere göre belirlenmektedir. Bunlar, a- Yönetici b- Araştırmacı- Eğitici-Öğretici c- Teknik d- İdari Her bir ülke için bu dört kategoride çalışan personele ödenecek en yüksek ücret EK 1 de bulunan tabloda belirtilmiştir. Her durumda belirlenen ücretler, bu tabloda yer alan rakamları aşamaz. Her kategoride çalışan personele yapılacak ödeme, söz konusu kuruluşta benzer görevi bulunan personele yapılan ödeme ile aynı olmalıdır. Kurumun genel ücret politikası ve kişilerin emekleri karşılığı almakta oldukları gerçek ücretler projeye yansıtılmalıdır. Projede yazılan personel ücretleri ile ilgili destekleyici yasal belge ve bordro, proje sahibi ve ortak kuruluşlarından istenebilir. Personel giderleri kaleminden yapılan ödemeler, proje süresince mutlaka denetlenecektir. Personel için belirlenen günlük ücret net maaş, sosyal ve yasal katkılar, ödenekler ve personel için yapılan ek ödenekler, ek dersücretleri gibi personele yapılan tüm ödemelerin brüt maaş üzerinden belirlenmelidir. ÖRNEK : P1 KURUM PROJE ÇALIŞANI X Kişisi = Araştırmacı/ TR Aylık Maaş 1.500 YTL SSK 500 YTL Sağlık Yardımı 200 YTL Aile Yardımı 200 YTL BRÜT MAAŞ 2.400 YTL 2.400 YTL MAAŞ/AY*12 AY 28.800 YTL YILLIK EK DERS ÜCRETİ 3.000 YTL YILLIK DANIŞMANLIK 1.000 YTL TOPLAM 32.800 YTL 3
YILLIK ÇALIŞMA GÜN SAYISI = 240 GÜN (Burada belirtilen yıllık çalışma gün sayısı tahminidir. Her kurumun kendisinin bunu hesaplaması doğru olacaktır. Hesaplarken -eğer kurumun prensibi ise- hafta sonunu, resmi ve dini bayram tatillerini, yılbaşı tatilini, çalışma günlerinden düşmek gerekir. 32.800/ 240 = 136.6 YTL/GÜN (P1 Araştırmacı günlük çalışma ücreti) Proje Sahibi, projede ortak başına hangi kategoride kaç kişi çalışacak, çalışma gün sayısı ne olacak gibi konular iş paketleri ile ilişkilendirerek açıklanmalıdır. Bu durumda her iş paketi ve ortak için aşağıdaki tablonun doldurulması gerekmektedir ; Hazırlanan Yenilik Transferi projesinde Personel Giderlerinin ortaklar arası dağılımında, projenin sahibi ve koordinatörü olarak proje sahibi kuruluşun en yüksek oranı alması tavsiye edilir. Bu oran genellikle; Proje Sahibi ve Koordinatörü Ortak (P1) %50 - %60 Diğer Proje Ortakları %50 - %40 Personel Giderleri içerisinde Taşeronluk Gider kalemine dahil edilmesi gereken giderler bulunmamalıdır. Proje Sahibi veya ortak kurumların projede çalışan personeli ve/ya proje bütçesinden kendisine ödeme yapılan kişiler, aynı proje ile ilgili taşeronluk faaliyeti içerisinde bulunamazlar. Proje Sahibi ve ortaklarının proje bütçesine yapmaları gereken ayni katkının bir bölümü, Personel Gider kaleminden karşılanır. 4
Bu projede, proje sahibi ve ortaklarınca proje bütçesine toplam bütçenin % 30,75 i oranında ayni katkı yapılması gerekmektedir. Bu katkının bir miktarı Dolaylı Giderler Kaleminden yapılır. Dolaylı Giderler kalemi içerisinde yapılan harcamaların tamamı proje sahibi ve ortakları tarafından karşılanır. Bu durumda ; Proje sahibi ve ortaklarınca yapılması gereken toplam ayni katkı miktarı = 260.107,00-180.127,00 = 79.980,00 AVRO dur. Bu katkının bir bölümü Dolaylı Giderlerden karşılanır. Yani, 79.980,00 3.985,00 =75.995,00 AVRO katkı Personel Giderlerinden karşılanması gereken miktardır. 5
Bu durumda her ödenen personel ücretinin % 54 ü Leonardo da Vinci Programınca sağlanan katkıdan, geri kalanı proje sahibi ve ortakların kendi kurum hesabından olmalıdır. Personel çalışma zaman çizelgeleri buna göre tutulmalı ve personel hakedişleri bu durum göz önüne alınarak yapılmalıdır. HATIRLATMA: Proje bitiminde teslim edilecek final raporu ve proje ürünlerinin değerlendirilmesi sırasında, projenin başta koyulan hedeflere ulaşıp ulaşmadığı değerlendirilecek ve projenin nihai değerlendirme notu belirlenecektir. Eğer proje 10 üzerinden 0-4 arasında bir pauan alırsa; program tarafından personel giderlerine yapılan katkıdan kesintiye gidilecektir. Bu kesinti oranı % 50 den % 100 e kadar değişen oranlarda yapılabilir. Proje sonunda yapılabilecek bu kesintiye hazırlıklı olmak açısından, personel hakedişlerinin bir bölümünün ödemesinin proje sonuna bırakılması; alınabilecek tedbirlerden bir tanesidir. 1.2. İşletim Giderleri - (Operational Cost) 1.2.a Seyahat ve İaşe Giderleri Seyahat ve İaşe Gider kalemi altında proje sahibi kuruluş ve/veya ortak kuruluşların projede görevli personelinin proje ile ilişkili, iş programında tanımlı, planlı seyahatleri için yapılan harcamalar yer alır. -Seyahat Giderleri (Travel Cost) Seyahat Gideri, proje ile ilişkili iş programında tanımlı olan, planlı bir seyahat sırasında, ikamet edilen adresten yola çıkılarak, gidilecek ülkede ulaşılması hedeflenen konaklama noktasına kadar yapılan her türlü harcamayı kapsamalıdır. 6
Yukarıda verilen örnekte; yola çıkılan -Y- noktasından varılan -X- noktasına kadar, projede görevli personel tarafından yapılan tüm seyahat harcamaları belgelendirilmek kaydıyla- proje bütçesinin SEYAHAT kaleminden karşılanır. Seçilen seyahat aracı ve yöntemi, varılacak noktaya yapılabilecek en ekonomik seyahati sağlamalıdır. -İaşe (Harcırah) (Subsistance Cost) İaşe gideri, projede görevli personelin proje ile ilgili gerçekleştirdiği bir seyahat sırasında konaklamayeme/içme- gidilen ülkede seyahat günleri harici yapılan yerel seyahatler gibi günlük ihtiyaçlarına karşılık aldığı ücrettir. Proje kapsamında yapılan seyahatlerde, seyahat edilen ve konaklamanın gerçekleştirildiği ülkenin iaşe değerleri kullanılmalıdır. Seyahatler için kullanılacak maksimum iaşe değerleri, EK 2 deki tabloda belirtilmiştir. Bu kalem altında yapılacak harcamalar, proje sahibi ve ortak kuruluşların, bu alandaki mevcut uygulamalarına göre düzenlenmelidir. Eğer normalde kurum personeli, seyahatlerinde her yaptığı harcamayı belgelendirip, döndüğünde yaptığı bu gerçek harcamalarına ilişki sunduğu geçerli belgelere göre ödeme alıyorsa, bu proje kapsamında da aynı uygulama yapılmalıdır. Eğer kurumun genel uygulaması dışında değil ise, seyahatin gerçekleştiği gün ve toplantının yapılacağı günler için tam günlük iaşe ve dönüş seyahatinin yapıldığı gün yarım günlük iaşe bedeli seyahat yapan proje personeline ödenir. Tam gün iaşe ödenen günlerde normalde otelde konaklama yapılması gerekir. Her durumda, proje ile ilgili faaliyetler kapsamında seyahat eden proje çalışanlarına ödenecek iaşe miktarları, Avrupa Komisyonunca belirlenen ülkeler için günlük azami iaşe tutarlarını aşamaz. Katılınan organizasyonca katılımcıların konaklama, yeme-içme ve yerel ulaşım giderleri sağlandığı durumlarda iaşe-bate miktarından belli oranlarda kesintiler yapılır. 1.2.b- Araç-Gereç Giderleri (Equipment Cost) Bu gider kalemi altında yeni veya ikinci el araç-gerecin alımı, kirası veya leasingi; bakım ve sigorta masraflarını da içermek kaydıyla ödenebilir. Ancak alımı/kiralanması/leasing yapılan araç-gereç; - 7
sadece proje hedeflerine ulaşmak için gerekli olduğu durumlarda, tam bir gerekçelendirme sunulmak şartıyla ve ihale yöntemine uyulduğu takdirde - ülkede bu tür araç gereç alımı/kiralanması/leasing için geçerli olan vergilendirme ve ilgili mevzuatına uyulmak, ayrıca alım durumunda proje süresince kullanım oranına göre amortisman hesabına tabi tutularak gider kaydedilmesi kaydıyla uygun harcamadır. (AMORTİSMAN: Proje faaliyetleri için gerekli olduğu durumlarda satın alınan araç gerecin proje içerisinde kullanım yüzdesi göz önüne alınarak, söz konusu araç-gereç için projeye yazılacak gider belirlenir. Örneğin proje için alınan bir bilgisayar söz konusu ise; Bilgisayar satın alım bedeli = 3.600 AVRO Proje süresi = 24 Ay Bilgisayarın proje içerisinde kullanım yüzdesi = % 50 Bir bilgisayarın normal şartlarda tahmini kullanım ömrü 3 yıldır. 2 yıllık bir projede ömrünün 2/3 ünü tüketecektir. Öyleyse ; 3.600 * 2/3 = 2.400 AVRO _ Bilgisayarın proje için %100 performans ile kullanılması durumunda proje bütçesinden bu bilgisayar için ödenebilecek en yüksek ücret 2400 Avrodur. Ancak, 2.400 * %50 = 1.200 AVRO _ Söz konusu bilgisayarın proje içerisindeki kullanım yüzdesi proje sahibi tarafından % 50 olarak beyan edildiği için proje parasında ödenebilecek en yüksek ücretin yarısı projeye gider olarak yazılabilir. Yani 1200 Avro Projenin idaresi için alınan araç-gereç (diz üstü veya masa üstü bilgisayarlar,.. vb) ve projenin resmi başlangıcından önce alınan araç gereç, proje bütçesinin Dolaylı Giderler kaleminden karşılanır. Dolaylı Giderler kaleminden yapılan harcamaların, AB Komisyonu tarafından proje için verilen program katkısı hibeden karşılanamayacağı; bu kalem altındaki giderlerin, proje sahibi ve ortakların kendi katkıları olması gerektiği unutulmamalıdır. 8
Araç-Gereç Gider kalemi toplamı, Doğrudan Giderler kalemi toplamının % 10 undan daha fazla olamaz. 1.2.c- Taşeronluk Giderleri (Subcontracting Cost) Proje Sahibi veya ortak kuruluşlarından biri olmayan, onların bir parçası olmayan ve projeyle ilgili özel bir uzmanlık gerektiren bir defalık özgün bir görevi yürüten bağımsız bir tüzel kişiliğe ödenen ücretler Taşeronluk Gider Kalemi altına yazılır. Burada bahsedilen Tüzel Kişilik ; kendi işini yapan kişiler ile, kendi sosyal güvenliğinden ya da sosyal yardımlarından, emeklilik ödemelerinden ve yasal vergilerinden sorumlu kişileri de kapsar. Alınan Taşeronluk Hizmetleri karşılığı yapılan harcamalar, mutlaka fatura veya serbest meslek makbuzu ile belgelendirilmelidir. Taşeronluk Gider kaleminden yapılan harcamaların toplamı; Doğrudan Giderler Kalemi toplamının %30 undan daha fazla olamaz. Proje Sahibi veya ortakları proje içerisindeki görevlerinin tümünü veya %30 undan daha fazlasını bir taşeron kuruluşa devredemezler. Proje sahibi veya ortaklarının kendi içlerinde yapabilecekleri, uzmanlıkları dahilinde olan hiçbir görev taşeron bir kuruluşa verilemez. Bu kalem altında gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili, tam bir açıklama yapılmalıdır. Taşeron kuruluşun proje içerisinde üstlendiği görevler ile ilgili uzmanlığının bulunması gerekir. Taşeronluk maliyeti, söz konusu işin gerçekleştirilmesi için gereken tüm harcamaları ( personel gideri, seyahat harcamaları, araç-gereç alımı vs) kapsar. Söz konusu taşeron kuruluşlara ayrıca bir ödeme yapılamaz. Proje içerisinde alınacak bir hizmetin tahmini sözleşme bedeli; - 200 AVROnun altında ise, hizmet istenilen herhangi bir kuruluştan fatura karşılığı satın alınabilir, - 200 AVRO ile 3.500 AVRO arasında ise alım uzman bir kuruluştan tek teklif almak suretiyle yapılabilir, 9
- 3.500 AVRO ile 25.000 AVRO arasında ise alım uzman en az 3 kuruluştan teklif almak suretiyle, en uygun teklifi veren kuruluştan yapılabilir, - 25.000 AVRO ile 60.000 AVRO arasında ise, alım uzman en az 5 kuruluştan teklif almak suretiyle, en uygun teklifi veren kuruluştan yapılabilir, - 60.000 AVRO üzerinde ise, ülkedeki yasal mevzuat dikkate alınarak genel ihale açılmak suretiyle, ihaleyi kazanan kuruluştan satın alınabilir. Proje kapsamında; ARAÇ-GEREÇ kalemi altında satın alınacak mallar için ve TAŞERONLUK kalemi altında alınacak hizmetler için bir Mal ve Hizmet Alım Komisyonu kurulması gerekmektedir. Mal ve Hizmet Alım Komisyonu ; alımı yapacak proje sahibi veya ortak kuruluşun yasal temsilcisi tarafından, düzenlenecek yasal bir belgeyle belirlenecek en az üç kişiden oluşan bir komisyondur. Söz konusu komisyon, alımı yapılacak mal veya hizmetin özelliklerini belirleyen bir Teknik ve İdari Şartname düzenler, bu kapsamda alınacak hizmet veya iş için uygun kuruluşların özelliklerini ortaya koyar ve bunu tahmini sözleşme bedeline göre, yukarıda sıralanan teklif alma şartları altında, bir-üç veya daha fazla kuruluşa bildirir. Söz konusu işler için davet veya bildiri yapılacak kuruluşların nasıl seçildiği yine bu Mal ve Hizmet Alım Komisyonu tarafından belirlenir ve ortak alınan tüm kararlar komisyonun her üyesi tarafından imzalanacak tutanaklar ile belgelenir. Teklif vermeye davet edilen kuruluşlardan alınan teklifler, Komisyon tarafından değerlendirilerek sonuçlandırılır ve duyurulur. Alımı yapılacak mal veya hizmet için en iyi teklifi veren firma ile sözleşme imzalanarak işin uygulanması ve finansmanı ile ilgili takvim belirlenir. Alınacak Mal veya Hizmetler ile ilgili belgelendirme şu şekilde olmalıdır: 1- Mal ve Hizmet Komisyonunun oluşturulmasına ilişkin belge, 2- Komisyonun oluşturduğu Teknik Şartname, davet edilecek firmaların özelliklerini belirten tutanak, 3- Komisyon tarafından firmalara yapılan davet ve davet sonucu gelen teklifler, tekliflerin değerlendirilmesi ve sonucuna dair tutanak, 4- Firma ile imzalanan sözleşme, 5- Firmaya yapılan ödemeler için hazırlanan Ödeme Talep Formu ( en az iki yetkili kişi imzası bulunan), 10
6- Firmaya yapılan ödemelerin banka transferi belgeleri, 7- Firmadan söz konusu ödemeler karşılığı alınan fatura. Mal veya hizmet alımlarında firma ile imzalanacak sözleşmeler, aşağıdaki bilgileri içermelidir : 1- Sözleşmenin amacı, 2- İşin başlama ve bitiş tarihleri, 3- Ödeme planı, 4- Alınacak mal veya hizmetin ayrıntılı açıklaması, 5- İş yapmama veya geç tamamlama durumlarını içeren hükümler. 1.2.d- Diğer Giderler (Other Cost) Bu başlık altında aşağıdaki giderler uygun harcama sayılır; - Basın bildirileri, reklamlar ve ilanlar (bir defalık giderler) - Telif veya diğer fikri mülkiyet haklarının satın alınması - Proje kapsamında düzenlenecek bilgilendirme toplantıları, seminerler, konferanslar, pilot uygulama sınıflarının meydana geleceği yerlerin kiraları ( ancak bu yerler proje sahibi veya ortak kuruluşlara ait olmamalıdır) - Proje için gerekli materyallerin satın alınması - Konferans katılım ücretleri, toplantı kayıt giderleri - Proje sahibi ve ortakları bünyesinde çalışan kişiler haricindeki proje yararlanıcı, uzman veya danışmanlarının seyahat ve iaşe giderleri - sergi alanı kirası - Proje malzemelerinin basılmansa dair giderler - Yapılacak proje bilgilendirmesi veya toplantısı için verilecek yemeklere dair giderler (masrafı karşılanan kişiler proje sahibi veya ortakları bünyesinde çalışan kişiler olmamalıdır) - Belgelendirme maliyetleri - Banka teminatı giderleri (Merkez Başkanlığımız tarafından istendiği takdirde) Her proje süresince; proje sahibi ve ortaklarının her birinin ev sahipliğinde en az birer proje toplantısı yapılması gereklidir. Toplantıya ev sahipliği yapacak ortak için, yer kirası, ikramlar, çağrılacak hedef sektörden ilgili kişiler, danışmanlar..vb için Diğer Giderler kaleminde bütçe 11
ayrılmalıdır. Bu da, her ortağın bu kalem altında bütçesinin olması gerektiği anlamına gelir. Çünkü kuruluşların ev sahipliği yapacakları toplantı haricinde; iş paketlerinde kendilerine verilen görevler dahilinde yapacakları anket çalışması, mevcut durum analizi, ülkedeki yerel medyanın bilgilendirilmesi, el broşürü basımı, ilan verilmesi, hedef kitle toplantıları vb için de bu kalem altında harcama yapmaları gerekebilecektir. B- Dolaylı Giderler Kalemi (Indirect Cost) Bu gider kalemi toplamı Doğrudan Giderler Kalemi bütçe toplamının %7 sinden daha fazla olamaz. Dolaylı Giderler, Proje sahibi ve ortak kuruluşlarının proje bütçesine yaptıkları katkıdan sayılır. Bu giderler için belgelendirme zorunluluğu yoktur. - Günlük iletişim (posta, faks, telefon, e-posta...vb) - Projenin idaresi ile ilgili her türlü gider - Projenin yürütüldüğü yer ile ilgili kira, elektrik..vs giderleri - Fotokopi (idari yönetim için) - Ofis materyalleri/kırtasiye/ büro sarf malzemeleri - Para Transferine dair banka giderleri 12
EK 1 - Projelerde Görev Alan Personelin Kategorilerine Göre Alabilecekleri 2008 Yılı Maksimum Günlük Ücretler Tablosu. 13
EK 2-2008 Yılı Maksimum Günlük İaşe (harcırah) Miktarları Tablosu 14