ULAK ÖZEL KALEM İLETİŞİM YÖNETİMİ YAZILIMI TANITIM ve YARDIM DOKÜMANI 1-Tanım: Özel Kalem Birimleri hizmetinde kullanılmak üzere geliştirilmiş olan Bilgi Akış Otomasyon Programı, Özel Kalem Müdürlüğü, Halkla İlişkiler, Evrak, Sekreterlik ve Amirleri bünyesinde tek veri tabanı üzerinden ortak paylaşımlı yerel ağ üzerinden çalışabilecek yetkilendirme usulünce bağımsız kullanıcılar tarafından veri girişi yapılabilecek bir yazılım olarak tasarlanmıştır. 2-Amaç: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımı birimlerin hizmetlerini kolaylaştıracak ve verilerin kaydını bilgisayar ortamında arşivleme niteliği kazandıracak, yetkili kişiler tarafından bu bilgilere en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlayarak zamandan tasarruf sağlamaktır. 3-Programın Teknik Nitelikleri: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımı Birimlerin hizmet işleyiş esasına uygun olarak bağımsız olarak geliştirilecek bir paket program niteliğinden uzak olarak esnek bir yapıya sahiptir. Bu bağlamda birimlerin Özel Kalemlerin Çalışma Yönergesine uygun ve titizlikle karşılıklı görüş ve talepler alınarak tasarlanmış olup ve ileride ihtiyaç görülebilecek istekler doğrultusunda programda değişiklikler yapılabilmek mümkündür. Özel Kalem Müdürlüğü Bilgi Akış Otomasyon Programı: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımında yer alan nitelikler ana başlıklar halinde sıralanmıştır. Modüler bir yapıya sahiptir. Talep edilen modüllere göre yazılım paketlenip kurulum ona göre yapılmaktadır. 1- Telefon Kayıtları Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 2- Rehber Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 3 - Randevular Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 4- Program kayıtları - Özel Kalem Bürosu İçi + izinli tüm kullanıcılar 5 - Davet Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 6 - Gelen Giden Evrak Takibi Modülü (Dijital Ortamda onay ve parafı içerir) - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 7 - İletişim Etiketleri Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 8- Hatırlatma Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 9- Görev Yönetimi ( Son Tarih, Ek doküman gönderebilme, yorum yapabilme) - Özel Kalem İçi - Tüm Kurum 10- Şablonlu Kolay Doküman Oluşturma Modülü
- Tüm Kurum 11- Sorgulama ve Raporlama Modülleri - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 12- Mail ile rapor izleme modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 13- Bildirim sistemi modülü - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 3a- Programlara Giriş ve Veri İzleme Ekranı: Makam Birimleri,Özel Kalem Müdürü, Danışmanlar, Müsteşarlar ve Yardımcıları Tarafından Kullanılacak İzleme Modülü Teknik Özellikleri
Özel Kalem Müdürlüğü Evrak Bilgi Akış Otomasyon Programında girilen bilgileri izlemek, sorgulamak ve raporlarını görüntülemek üzere güvenlik ve yetkilendirme esasına uygun bir şekilde programda izleme menüsü oluşturulmuştur. Bu menüde kayda alınan kişilerin bilgilerini kısa ve öz bir şekilde bilgisayar ortamından izlemeye ve gerektiğinde arama yapıp sorgulamaya elverişli olarak tasarlanmıştır. Her bir birim için izleme programına girişi farklı şifrelerle olacaktır. İzleme programında anlık verileri görüntüleyebilecek ve gerektiğinde geçmiş bilgilere sorgu yapılabilecektir. 3-b Telefon Kayıtları Modülünün Özellikleri: Program günlük gelen telefon ile görüşme taleplerinin kaydını girerek hızlı bir şekilde sorgulama yaparak çıktı alabilmektedir.
Telefon kayıtları ve Sekretarya ana menüsünde; Makam ve Özel kalem için ayrı ayrı arayan yada arananların Adı Soyadı, Telefon 1-2, Cep Telefon, İş Telefonu, Adres, Tarih, Saati, görüşmenin gerçekleşip gerçekleşmediğini ve not bilgisini kolayca girilebilecek bir biçimde tasarlanmıştır. Telefon görüşmesi anında daha önceki kayıtlarda eğer o kişi var ise o bilgiyi hızlı bir şekilde taratıp (tarama Adı, soyadı, açıklama ve direkt olarak telefon numarasından yapılabilmektedir] kolayca aktarabilmektedir. Görüşenler, görüşemeyeler, arananlar ve varsayılan olarak tüm günlük kayıtlar yada tarih seçilerek kolayca ulaşılabilir bir şekilde sorgulanıp ana menüden bakılabilmektedir. Gelen ve yapılan görüşme kayıtlarını düzeltme ve silme işlemi yapılabilmektedir. Kaydı yapan ve düzeltmeyi yapan kişi(sekreter) ismi veritabanına kaydedilmektedir. Kayıtlar REHBER veritabanına kolayca aktarılıp ve rehber veritabanından bilgiler kolay bir şekilde sekreterya programına aktarılması mümkün kılınmıştır. Sekreterler kendi ekranlarından Aranacaklar Listesi'nden makamın yönlendirdikleri kişileri görüp hızlıca arayabilirler. Sekreterler gelen telefonu Rehber Modülüne yada Randevu modülüne kolayca aktarabilmektedirler. Gelen telefonları Makam ile ilgili değilse başka birimlere veya kişilere havale edip daha sonra bunları raporlaya bilmektedirler. Telefon Kayıtları Kolay Rapor ekranı
Görüşemeyenlerin tam listesi, tarih aralıklı liste, görüşenlerin listesi gibi raporları hızlıca alabilmenizi sağlamaktadır. TARİH ARALIKLI GENEL GÖRÜŞEN/GÖRÜŞEMEYEN TAM LİSTE Ana menü dışında ayrı bir menüde daha detayla sorgulama yapılabilecek dinamik bir sorgu ekranı ile mümkündür, Bu ekranda sorgulanan kayıtlar rapor haline dönüştürülüp çıktıları kolayca alınabilmektedir. 3c- Rehber Kayıtları Modülünün Özellikleri:
3-d Randevu ve Halkla İlişkiler Modülü Program Makamın günlük, haftalık ve aylık programının kaydını yapmak üzere ve gerektiğinde hızlı bir şekilde sorgulama yaparak çıktı alabilmek üzere tasarlanmıştır, Program günlük ziyaretçi akışının kaydını girerek hızlı bir şekilde sorgulama yaparak çıktı alabilmektedir, Alınacak olan randevuları otomatik olarak tarih ve saat ayarlarını yapıp kayda alabilmektedir, Kayda alınacak kişilerin bilgilerini kısa ve öz bir şekilde bilgisayar ortamına girmeye ve gerektiğinde arama yapıp sorgulamaya elverişli olmasına özen gösterilmiştir. Görüşemeyenler listesi ayrı daha kolay düzeltilebilinir bir ekranda yapılmıştır. Raporlama için hızlı bir şekilde çıktılara ulaşılabilmektedir, Rapor çıktılarında telefon bilgisi tek sütundan oluşup öncelik cep/iş/ev ve 2,tel olarak sıralanmıştır. 3-e Davetiye Modülünün Özellikleri: Program günlük gelen davetiyelerin kayıtlarını tutmaktadır, davetiyelerin tarayıcıdan taranıp programın içerisine resim olarak atılmasını mümkün kılmaktadır.
Programın tutacağı kayıtlar aşağıdaki kalemlerden oluşmaktadır. Davetiye Geliş Tarihi Davetiye Geliş Saati Kimden Geldiği Davet Tarihi Davet Yeri Davet Saati Davet Konusu Davet Sonuç o Gidilecek o Telgraf Çekilsin o Hatırlatınız o Çiçek Gönderilsin o Hiçbir şeye gerek yok o Telefon ile bildirelim Önemli (Günün Özeti raporunda yer alması için) İşlem Tamamlandı
3-f Makam Programı Kayıtları Makam için geneli ilgilendiren ve bu kayıtları yapılacak ekran aşağıdaki gibidir.
Haftalık program görüntüleme Bu ekran aşağıda izah edilen Kurumsal Faaliyet Takvim Uygulamasına da veri sağlamaktadır. 3-g Evrak Modülünün Özellikleri: Tutacağı kayıtlar aşağıdaki gibi olacaktır: Kayıt No Kayıt Tarihi Kayıt Türü Evrak Tarihi Evrak Nosu Nereden Kimden Geldiği Nereye Kime Gittiği Evrakın taranmış hali Kime havale edildiği Havaleye Gönderildiği Tarih Havale Edildiği Yer Havale Edildiği Tarih
İmza eden İmza Tarihi imza eden Notu Evrak Özeti Sonuç No Sonuç Tarihi Sonuç Açıklaması Notlar Evrak modülünde evrak Makamın yada danışmanları tarafından yönlendirildiği için kişinin şifresine bağlı olarak satır şifreleme yapabilmektedir. Bu şifreyi o kişiden başka kimse geri alamamakta, o satır üzerinde değişiklik yapamamaktadır. Bu uygulama kurum içi dijital imza olarak adlandırılabilir.
Evrak içeriklerini yazacak kişi/kişilerin ve Dijital imza atacakların menüleri farklı olarak tasarlanmıştır. İmza atacak kişi evrak kayıt ederek ve evrak içeriğini yazan kişi imza atamamaktadır. Raporlama çeşitli ve hızlı bir şekilde çıktılar ulaşılabilmektedir 3-h İstatistikler: Yukarıda bahsi geçen tüm modüllerin detaylı olarak raporlamalarından elde edilmiş olan istatiski bilgileri özet olarak tek ekran görmenizi mümkün kılar. Tarih aralıklı olarak istenilen istatistiğin sonucunu raporlanır. 3-g- Kurumsal Faaliyet Takvim Uygulaması:
Kurumsal takvim uygulaması kurumdaki tüm birimlerin kendi program ve faaliyetlerini ortak bir veri tabanında toplamak ve birimlerdeki makamların günlük, haftalık, aylık hatta yıllık olarak faaliyet programlarından haberdar olup faydalanmak amacı ile kurumdaki tüm birimlere hizmet vermektedir.
Yetkili kişiler tarafından yapılan veri girişleri sayesinde kurumun tüm faaliyetleri tek bir ekrandan raporlanabilmektedir. Girilen veriler kolaylıkla süzülerek istenilen birimler ayrı ayrı seçilebilir ve istenilen zaman aralığında raporlanabilir. Özel Kalemlerin Çalışma Yönergesine uygun ve titizlikle karşılıklı görüş ve talepler alınarak tasarlanmış olup ve ileride ihtiyaç görülebilecek istekler doğrultusunda programda değişiklikler yapılabilmek mümkündür. 3-i-Görev Yönetim Menüsü
Görev Yönetim Menüsünde yapılan iş dağılımlarını görebilirsiniz.iş dağılımı yapabilirsiniz.yani verdiğiniz görevleri ve yapılan görevleri yapılacak olan görevleri düzenleyebilirsiniz.bu programda her şey en ince detayına kadar düşünülmüş ve hazırlanılmıştır.her şeyin kısa ve öz olması esas alınmıştır.bu menüde yapılan kayıtlar şu şekilde tutulacaktır ; Görev Adı Görev Görevin başlandığı tarih Görevin başlandığı saat Görev Önemi Görev Tipi Görevi kayıt eden kişi Görevliler Bu menüdeki özellikler sadece görev kayıt etmekten ibaret değildir.mesela istediğiniz görev hakkındaki düşüncelerini Yorumlar butonundan bildirebilirsiniz.eğer bir evrakınız varsa ve bunu eklemek istiyorsanız Dosyalar Butonundan kolaylıkla yapabilirsiniz. Diyelim eski bir görevi görmek istiyorsunuz.arama butonunuzun detayı çok olduğu için ismini hatırlayamasanız bile aradığınızı yine rahatlıkla bulabilirsiniz.çünkü sadece isim olarak arama yapmıyor bu buton,görev tipini görev önemi veya tarihini yazsanız yine bulmanız gayet basittir.
3-j-Hatırlatıcı Modülü Telefon Kayıtlarından, Randevu, Davet, Görev yönetimi ve hatırlatıcı modülün kendisinden kolayca eklenebilecek ve sizlere mesaj balonu, uyarı formu ve e-mail olarak uyarı verebilen bir özelliğe sahiptir. ÖZEL KALEM İLETİŞİM YÖNETİM SİSTEMİ TÜM KURUM MASAÜSTÜ YAZILIMI TANITIM VE YARDIM DÖKÜMANI 1 Kullanıcı Giriş Ekranı
Ekran da uygun yerlere kullanıcı adınızı ve şifrenizi girerek sisteme giriş yapabilirsiniz. Sistemi tekrar açtığınızda otomatik olarak giriş yapılmasını istiyorsanız Giriş butonunun altında ki Beni Hatırla kutucuğunu doldurduktan sonra giriş yapmanız yeterli olacaktır. Formun orta kısmında bazı seçenekler ve onlara bağlı saniye değerleri bulunmaktadır. Örnek; İşlem : Bekleyen Randevuların 10 saniyede bir kontrol edilip bildirilmesi. Bekleyen Randevular seçeneğinin kutucuğunu doldurduğunuzda sağ taraf da ki ilgili sayı giriş bölüm aktifleşir. O bölüme 10 değerini yazıp Ayarları Kaydet butonuna basarak işlemi gerçekleştirmiş oluruz. Diğer seçenekleri de örnekte olduğu gibi kendinize göre ayarlayabilirsiniz. Form üzerindeki İletişim Yönetimi butonu kullanıcıyı İletişim Yönetim Sistemi ana ekranına yönlendirir. 2-İletişim Yönetim Sistemi Ekranları a- Ana Ekran Form üzerinde sistemde mevcut olan modüllere ulaşım,genel istatistik kısımları bulunmaktadır. Genel İstatistik; Sistem de sizinle ilgili olan kayıtların sayısını veren kısımdır.önerileriniz durumunda yenileri eklenebilir. Diğer Modüller; Form üzerinde orta kısımda bulunan resimlerden ulaşabileceğiniz gibi sol üst kısımdaki sekmelerden de diğer modüllere erişim sağlayabilirsiniz.
b- Görev Yönetimi Sizinle ilgili görevlerin ve alt görevlerin, göreve ait dosya ve yorumların listelendiği kısımdır. Formun üst Mavi kısmında sizinle ilgili görevler listelenir.üzerinde işlem(detay görme, silme, güncelleme, yorum veya dosya ekleme) yapmak istediğiniz kaydı buradan seçebilirsiniz. Üst kısımdaki alanları kayıtları süzmek için kullanabilirsiniz. Örnek Süzme İşlemi; İşlem : Rapor konulu kayıtları listelemek. Formun üst kısmında ki Konu alanının sağında bulunan bölüme Rapor değerini yazıp Sorgula butonuna basarak Rapor Konulu kayıtları listelemiş olursunuz. Yeni Kayıt Ekleme ; Formun orta turuncu kısmında bulunan alanları doldurmalısınız.(yapılacak iş, Konu gibi..) Görev ile ilgili Görevli ve İlgilileri belirlemelisiniz. Görevli ve İlgilileri Belirlemek; Turuncu kısmın en sağ kısmında sistemde kayıtlı olan kullanıcı listesiniz göreceksiniz.o kısımdan ilgili ve ya görevli kullanıcıları üzerine tıklayıp belirleyebilirsiniz.kullanıcıyı görevli olarak eklemek istiyorsanız görevli bölümünün seçili ilgili olarak ekleme istiyorsanız ise ilgili bölümünün seçili olması gerekir.kullanıcıları bulmakta zorluk çekerseniz kullanıcı listesinin üstünde bulunan kısma aradığınız kullanıcının isminin tamamını veya ilk birkaç harfini girerek erişebilirsiniz. Kullanıcı Grubu Belirlemek; Sürekli kullandığınız kişileri her seferinde tek tek seçmek zorunda değilsiniz.bunun yerine size özgü bir kullanıcı grubu oluşturabilirsiniz.formun sol üst kısmında bulunan Seçenekler menüsüne tıklayıp
oradan İşlemlerim menüsü altından Kullanıcı Gruplarım menüsünü tıklayıp aşağıdaki kullanıcı gruplarınızı düzenleyeceğiniz ekrana ulaşabilirsiniz. Aynı şekilde istediğiniz kullanıcı Görevli ve ya İlgili olarak atayıp gruba istediğiniz bir ismi vererek Ekle butonuna bastığınızda kendinize özgü kullanıcı grubunuzu oluşturmuş oldunuz. Oluşturduğunuz bu kullanıcı grubuna erişmek için ise Görev Yönetimi ekranın da turuncu kısımda sağ taraf da ki Sil butonunun sağındaki liste kutusunu kullanabilirsiniz.liste kutusunun sağındaki ok a tıklayarak oluşturduğunuz kullanıcı gruplarını görebilirsiniz.istediğiniz grubu seçerek görev kaydına dahil edebilirsiniz. Görevi kullanıcı yerine Daire Başkanlıklarına vermek istiyorsanız grupların açılır listesinin hemen sağ tarafında ki kırmızı artı butonuna tıklayarak aşağıdaki ekrana ulaşabilirsiniz.
Bu ekranda görevi vereceğiniz ilgili birimleri seçip Göreve Ekle butonuna tıklayarak ilgili birimleri kaydınıza atayabilirsiniz. Tüm işlemleri bitirdikten sonra Kaydet butonuna basarak kaydı tamamlayabilirsiniz. Göreve Alt Görev Ekleme; Kayıtlı olan bir göreve alt görev eklemek için görev listesinden ilgili kaydı seçip turuncu kısımdan gerekli alanları doldurduktan sonra Seçime Alt Görev Ekle butonuna basarak alt görev ekleyebilirsiniz. Göreve Yorum ve ya Dosya Ekleme; Yorum ve ya Dosya eklenecek olan görev, görev listesinden seçili iken formun alt yeşil kısmından dosya ve yorum ekleme işlemlerinizi yapabilirsiniz.yorumunuzu en alt kısımdaki kısma yazıp dosyanız var ise Dosya Seç butonuna tıklayarak dosyanızı seçtikten sonra Ekle butonuna bastığınızda seçili göreve yorumunuzu ve dosyanızı eklemiş olursunuz.bunun gibi aynı anda hem dosya hem de yorum ekleyebildiğiniz gibi sadece dosya veya sadece yorum da ekleyebilirsiniz. Dosya Seç butonunun hemen üstünde bulunan açılır liste kutusundan eklediğiniz yorumun türünü belirleyecek bir öğeyi seçmelisiniz.yaptığınız yorumlar formun alt kısmında sol taraf da ki listede listelenecektir. Sol taraf da ki liste de iste görevle ilgili ve ya görevli kullanıcıların görevi alıp almadıklarını görebilirsiniz.bu listenin hemen üstündeki kısımda bu listeyi Genel Müdür Yardımcılığı,Daire Başkanlığı,Koordinatörlük ve kullanıcı bazında süzebilirsiniz. Kayıt Düzenleme ve Silme; Kayıt düzenlemek için ilgili kaydı görev listenizden seçmeniz gerekir.seçtikten sonra turuncu kısımdan gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra Düzelt butonuna basmanız yeterli olacaktır. Bir kaydı silmek için ise ilgili kaydınızı görev listesinden seçip Sil butonuna basmanız gerekir. c- Hatırlatıcı
Bu ekranda sizin kişisel ve ya iş ile ilgili hatırlatma notlarınız bulunmaktadır.yapacak olduğunuz kayıtlarınıza tek tek not yazabileceğiniz gibi hazır notlarda oluşturabilirsiniz.yeni kayıt eklemek için turuncu kısımda ki gerekli alanları doldurup Ekle butonuna tıklamanız yeterli.kayıt üzerinde düzenleme yapmak için ilgi kaydı seçip düzenlemeleriniz yaptıktan sonra Düzelt butonuna tıklamanız yeterli.kaydı silmek için ise ilgili kaydı seçip Sil butonuna basmalısınız. d- İletişim Etiketleri Bu kısım kurum içinde sizin oluşturduğunuz ve ya başka bir kullanıcı tarafından oluşturulan konu üzerinde mesajlaşmanızı ve dosya paylaşımında bulunmanızı sağlar.yeni bir konu açmak için konu başlığını belirleyip ilgili kişileri belirledikten sonra varsa mesajınızı da ekleyerek Etiketi Aç butonuna tıklamanız yeterli.etiket ile ilgili kullanıcıları belirlerken yine Kullanıcı Gruplarından faydalanabilirsiniz. 4-Veri Güvenliği: Özel Kalem Müdürlüğü Bilgi Akış Otomasyon Programının yükleneceği ana bilgisayarda otomatik günlük olarak veri tabanının yedeğini alacaktır. Yetkili kullanıcıların tanımlandığı menüden kullanıcılar veri girişi yapabilme yetkisi veya sadece izleme yetkisine sahip olabilirler. Her bir birimin programa girişi için ayrı ayrı kullanıcı adı ve şifresi olacaktır. Yetkili kişiler kullanıcı adı ve şifrelerini girdiklerinde kendileri ile alakalı menüler karşılarına gelmektedir. Verilerin tutulduğu veri tabanı yetkili kişiler tarafından istenildiği zaman yedekleme yapabilecek kabiliyette tasarlanmıştır.
Program ile ilgili görüş ve önerilerinizin bize ulaştırılması bizi çok mutlu eder.iyi çalışmalar. www.webartbilisim.com www.ozelkalem.gen.tr www.iletisimyonetimi.com web-art bilişim e-posta: info@webartbilisim.com Tel: (312) 447 10 44 Adres: MAHATMA GANDHI CAD. 23/8 G.O.P ÇANKAYA /ANKARA