Taner ÖZTÜRK Mali Hizmetler Uzmanı Sakarya Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Şubat-2017
TAŞINIR MUHASEBELEŞTİRME SÜRECİ KBS MODÜLLER ARASI BAĞLANTI ŞEMASI TKYS (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) HYS (Gerçekleştirme Görevlisi) SAY2000İ (Muhasebe Birimi)
SORUN: Bütçe ödeneklerinin yetersizliği veya dağılımı nedeniyle birden fazla fonksiyonel kod kullanılarak ödemesi gerçekleştirilen taşınırların HYS de bekletilmesi. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: HYS-Taşınır (TKYS)-ÖEB İşlem menüsünden Ödeme Emri Belgesine bağlanıp muhasebeleştirilmesi gereken satınalma TİF leri, HYS nin farklı bir modülü olan Ödeme Emri Belgesi girişinden manuel olarak düzenlendiğinden TKYS-fiş durumu muhasebeye gönderilmemiş, işleme tabi tutulmamış durumda gözükmektedir. Bütçe tertiplerinde birden fazla fonksiyonel koddan ödeme yapılmadığı sürece HYS de manuel ÖEB giriş yapılmaması gerekmektedir. Manuel ÖEB girişi yapılması halinde ise, HYS-Taşınır OEB işlem menüsünde uyarı veren TİF lerin TKYS ye İade Et butonundan TKYS ye iade edilmesi ve TKYS de hiçbir işlem yapılmaksızın onaylı fişlerde kalması gerekmektedir.
SORUN: Satınalınan taşınırların, alım süreci tamamlanmadan, diğer bir deyişle, ödemesi yapılıp TKYS de fiş durumu «Muhasebe İşlemi Tamamlandı» olarak gözükmeden sarf malzemelerin başka bir harcama birimine devredilmesi, tüketime verilmesi ve tüketim çıkışlarının/devir almanın muhasebe birimince onaylanması sonrası; a) Mal alımının iptal edilmesi, b) TİF kesilen taşınırların HYS den manuel olarak «Ödeme Emri Belgesi Girişi»nden 630-Giderler Hesabı kullanılarak ödenmesi, c) HYS de manuel «Ödeme Emri Belgesi Girişi»nden kayıt oluşturulurken yanlış ekonomik koddan girilmesi hallerinde, TKYS de Onaylı TİF/Bağlı TİF Silme işlemi yapılamamaktadır.
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: a) Alımı iptal edilen taşınırlara ilişkin TİF lerin ivedilikle HYS den TKYS ye iade edilmesi ve gerçekleştirme görevlisince satınalma TİF inin iptalini yapmak üzere taşınır kayıt yetkilisine haber verilmesi. b) TİF kesilen taşınırların ödemesinin, 630-Giderler Hesabından tahakkuk ettirilmesi halinde gerçekleştirme görevlisince, TİF lerin ivedilikle HYS den TKYS ye iade edilmesi ve gerçekleştirme görevlisince, satınalma TİF inin iptalini sağlamak üzere taşınır kayıt yetkilisine haber verilmesi.
SORUN: Bekleyen kayıtlar nedeniyle harcama birimi- muhasebe hesapları arasında tutarsızlıkların oluşması. ÇÖZÜM ÖNERİSİ: Öncelikle Nisan, Temmuz, Ekim ve Aralık ayları sonunda Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporunun Taşınır Kayıt Yetkilisince sistemden alınarak ilgili harcama biriminin muhasebe kayıtlarını yapan muhasebe birimi personeline e-posta yoluyla bildirilmesi muhasebe birimi personeline dönemsel kontrol imkanı tanıyacaktır; öte yandan, Taşınır Kayıt Yetkilisince, elektronik ortamda HYS ye ve ıslak imzalı çıktısı da Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilişinden 20 gün geçmesine karşın halen onaylı TİF lerde fiş durumu «Muhasebe İşlemi Tamamlandı» gözükmeyenlerin muhasebeleştirme sürecinin bitirilmesi için; HYS aşamasında ise, gerçekleştirme görevlisine; muhasebe biriminde gözüküyor ise ilgili muhasebe birimi personeline haber verilerek kaydın sonlandırılması sağlanabilir.
SORUN: Satınalma TİF lerinin, düzenlenme tarihi üzerinden belli bir süre (örneğin 1 ay) geçmesine rağmen halen HYS-Taşınır (TKYS) menüsünde bekleyen işlemleri gösteren uyarı butonunda yer alması. ÇÖZÜM ÖNERİSİ: Bu durumda, HYS gerçekleştirme görevlisi tarafından, öncelikle TİF te alımın yapıldığı firma ya da kişinin TC Kimlik No/Vergi No sundan ödemenin manuel «Ödeme Emri Belgesi Girişi»nden yapılıp yapılmadığı sorgulanmalı; ödeme evrakı manuel ÖEB olarak düzenlenmişse hemen TKYS ye iade edilmelidir. Satınalma belgelerinin HYS gerçekleştirme görevlisine intikal etmemesi durumunda ise, taşınır birimiyle iletişime geçilip alım sürecindeki tıkanıklık ve işlem bekletilmesi önlenmelidir (Ödenek yetersizliğinden kaynaklanan işlemi bekletme hariç).
SORUN: Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporunda yılsonları veya kontrol dönemleri sonunda fark olması. Muhasebedeki kalan tutar fazla ise, a) Devir, kayıttan düşme, satış işlemleriyle harcama biriminden çıkışı yapılan taşınırlara ilişkin TİF lerin veya Üç Aylık Tüketim Çıkış Raporunun ıslak imzalı çıktılarının Strateji Geliştirme Dairesine intikal etmemesinden; a) Çıktıları ulaştırıldığı halde sistemden henüz gönderilmemiş olmasından; c) Muhasebe biriminde işlemin bekliyor olmasından kaynaklı olabilir.
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: a) Çıkış TİF lerinin ve 3 aylık çıkış raporunun, Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca düzenlediği tarihi izleyen 10 gün içinde Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletilmesi. b) Muhasebe birimi personelince ilgili HYS gerçekleştirme görevlisiyle iletişime geçilerek, sistemden muhasebe birimine gönderilmesi sağlanabilir. Bununla birlikte, sözkonusu TİF in HYS ye de henüz gönderilmediği anlaşılırsa, bu defa taşınır kayıt yetkilisiyle iletişime geçilerek, sürecin başlatılması sağlanmalıdır.
c) Muhasebe birimine intikal eden TİF ler, çıkış raporları veya taşınır kaydına ilişkin diğer belgeler, maksimum 10 günlük süre içerisinde kaydedilip yevmiyeleştirilmelidir. Ancak, taşınır hesaplarındaki bakiye yetersizliği sebebiyle çıkış kaydı yapılamıyorsa, ilgili birimin taşınır yetkilisi ile hemen iletişime geçilmesi gerekmektedir. Bakiye soruna yol açan taşınır hesap kodlarındaki hareketler, gerek TKYS deki Onaylı TİF ler ekranı Taşınır Grubundan kontrol edilmek, gerekse Say2000i modülündeki ayrıntılı Taşınır Kontrol Raporlarından kontrol edilip karşılaştırılarak tutarsızlığın nedenini tespit etmek mümkündür. Kuruş farklarından kaynaklı bakiye sorunlarında ise, muhasebe birimi personelince ilgili taşınır kayıt yetkilisine ulaşılarak ivedilikle Kuruş Farkları Cetveli düzenip muhasebe birimine sunularak Say2000i modülünde önce kuruş düzeltme kaydı yapılacak, ardından dönem tüketim çıkış işlemi onaylanacaktır.
TKYS deki kalan tutar fazla ise, Satınalma süreci ödeme ile henüz sonlanmamış satınalma, devir alma, bağış ve yardım alma veya diğer işlem türleriyle harcama birimine girişi yapılan taşınırlara ilişkin TİF lerin (satınalma hariç) ıslak imzalı çıktılarının Strateji Geliştirme Dairesine teslim edilmesi; çıktılar teslim edilmişse sistemden (TKYS/HYS) muhasebe birimine gönderimin yapılması; bunların yapılmasına ve muhasebe kayıtlarının tamamlanmasına rağmen dönem sonlarında (Nisan, Temmuz, Ekim) hesaplarda tutarsızlık bulunmaktaysa ilgili harcama birimi-muhasebe birimi personeli arasında iletişimle ve yukarıda belirtilen detaylı kontrollerle farkın tespit edilmesi ve düzeltilmesi gerekmektedir. NOT: Farkın tamamının, satınalma süreci devam etmekte olan taşınırlardan kaynaklandığı belirlenmişse mutabakat sağlanmış kabul edeceğiz.
SORUN: Hurdaya ayrılan taşınırlar başta olmak üzere kayıttan düşmeye yönelik çıkış TİF lerinin yanlış hesap kodu kullanımı nedeniyle HYS ye iade edilmesi. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: KDTOT görülemediğinden, yapılan düşümün, bir taşınırı kayıttan tamamen çıkarma işlemi mi yoksa satılmak veya imha edilmek üzere hurdaya ayırma işlemi mi olduğunu netleştirmek; işlem tipine göre doğru hesap kodunun seçilmesini sağlamak için taşınır kayıt yetkililerinin önemli kısmının HYS gerçekleştirme görevlisi olduğu dikkate alınırsataşınır kayıt yetkilisince, taşınırların hurdaya ayrılması dışındaki kayıttan düşmelerin, HYS gerçekleştirme görevlisine TİF in sistemden HYS ye gönderildiği anda bildirilmesi yerinde olacaktır.
SORUN: HYS de (T) Tahakkuk durumunda bulunan taşınır kayıtlarından dolayı işlem zincirinin kesintiye uğraması. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: HYS Gerçekleştirme Görevlisince, belli aralıklarla «işlem sorgulama»dan sorgulama yapılarak, (T) durumundaki TİF ler muhasebe birimine gönderilecektir.
SORUN: Bağışla edinilen ya da farklı kamu idarelerinden bedelsiz devir alınan taşınırların giriş TİF lerinin HYS de muhasebeleştirilirken yanlış hesap kodu kullanımı nedeniyle HYS ye iade edilmesi. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: Bağışı yapan kişi ya da kuruma göre, 600-Gelirler Hesabının aşağıda belirtilen ekonomik kodları seçilerek muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.
SORUN: Başka kamu idarelerine taşınırların bedelsiz verilmesinde, bağış ve yardım etme işlem türünün kullanılması. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: Farklı kamu idarelerine bedelsiz taşınır devrinde yasal dayanağı bulunmadıkça bağış/yardım etme işlem çeşidi ile KBS de tüm kamu idareleri arasında entegrasyon sağlanamadıkça «devretme» yerine, KDTOT ye gerekli açıklama yazılmak suretiyle «kayıttan düşme» işlem türünden çıkış TİF i ile tamamen kurumumuz envanterinden çıkılabilir.
SORUN: BAP tan satınalma suretiyle edinilen taşınırların, harcama yürütücüsünün bağlı bulunduğu harcama birimi tarafından «satınalma TİF i» ile harcama birimi envanterine alınması. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: Bilimsel Araştırma Projelerinden satın alınan taşınırlar için, önce (901) Özel Kalem taşınır kayıt yetkisince «BAP-Özel Hesap Satınalma TİF i» düzenlenecek ve bu TİF, alım sürecinde BAP Koordinatörlüğünden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilecek Ödeme Emri Belgesine eklenecektir. BAP bütçesinden ödeme sürecinin tamamlanmasının ardından sözkonusu taşınırlar, «devir» işlemi ile 901-Özel Kalem biriminden çıkılacak; proje yürütücüsünün bağlı bulunduğu harcama birimi taşınır kayıt yetkilisi tarafından «devir alma» işlemiyle kayıtlara alınacaktır.
SORUN: Kapatılan veya tasfiye sürecine giren fakülte, yüksekokul, MYO, enstitülerden yeni kurulan harcama birimlerine yapılacak toplu devirlerden doğan TKYS-Muhasebe hesap tutarsızlıkları. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: a) Toplu devir işleminin Maliye Bakanlığı tarafından gerçekleştirilmesi halinde, muhasebe kayıtlarıyla uygunluğun sağlanması açısından kapatılan/tasfiye edilen birimden çıkılan tüm taşınırları gösterir bir sayım döküm cetveli/ tutanağı/raporun ivedilikle Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletilmesi gerekmektedir.
b) Devir TİF i ile yeni kurulan birime aktarılması halinde; Limitüstü (14.000 TL. ve üzeri) dayanıklı taşınırlar ile limitaltı taşınırlar; ayrıca limitüstü taşınırlardan cari yılda (2017) edinilenler ile önceki yıllara ait olan dayanıklı taşınırlar (2016 ve öncesi sicil numaralı) aynı TİF te seçilerek devredilmemelidir. Limitüstü taşınırların amortisman hesap bakiyesi nedeniyle, limitaltı taşınırlarla birlikte muhasebeleştirilmesinde teknik sorunlarla karşılaşılmıştır. Say2000i modülünde onay verilememektedir. Bu nedenle, limitaltı/limitüstü ayrımına mümkün olduğunca dikkat edilerek, ayrı devir TİF leri düzenlenmesi HYS ye gönderilmesini önermekteyiz.
TEKNİK SORUNLAR Taşınır hesaplarına etki eden ve mevzuat uyarınca düzeltilmesi mümkün olmayan sistemsel/yazılımsal sorunlar; TKYS den kaynaklı ise harcama birimlerince TKYS-Talep İletme menüsünden; HYS kökenli ise Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığıyla iletişime geçilmek ve KBS-Destek Hattından çağrı açılarak bildirilmek suretiyle çözümlenecektir.
DEĞER ARTIŞI Değer artışına ilişkin TİF dayanıklı taşınırlardan amortisman süresi dolmamışlara (maliyet bedelli 14.000 ve üzerinde olan limitüstü taşınırlar) düzenlenir. Değer artışı halinde, ilgili taşınırın sicil numarasıyla ilişkilendirilip değer artış TİF i düzenlenecek ve HYS den de değer artımı seçilerek ÖEB oluşturulacaktır.
NOT : 3 Aylık Tüketim Çıkış Raporuna başka belge eklenmez. TİF E EKLENECEK BELGELER Devir Alma Bağış Envanter İç İmkanla Üretim Devretme Kayıttan Düşme Satış (Hurda) Sadece TİF Yeterli Sadece TİF Yeterli Sadece TİF Yeterli Sadece TİF Yeterli Protokol + devir TİF(başka kuruma devir) Kayıttan Düşme Teklif Onay Tutanağı Satışa ilişkin karar/onay + Dekont
KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜRLER