Diş Hekimliği Fakültesi DOKÜMAN HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ Doküman Kodu KDY. PR. 01 Yayın Tarihi 13.04.2017 Revizyon Tarihi 00 Revizyon No. 00 Sayfa No. 1/7 1. AMAÇ Fakülte hizmetlerinde kullanılan tüm dokümanların hazırlanması, gözden geçirilmesi, onaylanması, yayınlanması, geçersiz dokümanların kullanımının önlenmesi için yöntem ve sorumlulukların belirlenmesi, fakülte dokümanlarında belli bir standardın sağlanması ve bunun kurallarının belirlenmesidir. 2. KAPSAM Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesinin tüm birimlerini kapsar. 3. SORUMLULAR KYS süreçlerinde doküman hazırlama, onaylama ve kullanımından ve ilgili kayıtların takibinden ilgili tüm personel sorumludur. 4. UYGULAMA: 4.1. Genel: KYS El Kitabı, Kuruluş Organizasyon El Kitabı, Süreç El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Formlar, Çizelgeler, Planlar ve Dış Kaynaklı Dokümanlar (ilgili resmi/özel standartlar, yasa ve yönetmelikler, YÖK ve üniversite kaynaklı dokümanlar gibi belge ve veriler) aşağıda açıklandığı şekilde gözden geçirilir, güncel tutulur ve muhafaza edilir. İlgili dokümanların kontrollü kopyaları, ilgili çalışma alanlarında mevcuttur. Fakültemizin doküman formatı şu şekilde belirlenmiştir. Dokümanlar A4 ve A5 sayfa boyutunda hazırlanır. Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter puntosunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter puntosu kullanılabilir. Sayfa kenar boşlukları her yönden 2,5 cm olacak şekilde ayarlanır ve yazılar iki yana yaslanır. Tüm dokümanlarımızda kurum logosu, kurum adı, doküman kodu, yayın tarihi, revizyon tarihi, revizyon no, sayfa no ( x/y = x:kaçıncı sayfa, y:toplam sayfa sayısını belirtir.) ve dokümanın adı bulunur. Kurum adı, kurum logosunun hemen altında kalın, 9 punto ve times new roman yazı tipindedir. Dokümanın adı ortalanarak, büyük harflerle, kalın, 12 punto ve times new roman yazı tipinde olacak şekilde yazılır. Dokümanın sağ köşesine doküman kodu, yayın tarihi, revizyon tarihi, revizyon no ve sayfa no 12 punto ve times new roman yazı tipinde, ince, ilk harfleri büyük diğer harfleri küçük olacak şekilde yazılır.
Örnek: Diş Hekimliği Fakültesi DOKÜMAN HAZIRLAMA PROSEDÜRÜ Doküman Kodu KDY. PR. 01 Yayın Tarihi 13.04.2017 Revizyon Tarihi 00 Revizyon No. 00 Sayfa No. 1/2 Dokümanın sonuna hazırlayan, kontrol eden, onaylayan bölümü konulur. Bu bölüm ıslak imza ile imzalatılır ve kalite biriminde muhafaza edilir. Hazırlayan Kalite Birim Sorumlusu Kontrol Eden Kalite Yönetim Direktörü Onaylayan Dekan 4.2. Dokümanların Hazırlanması ve Kontrolü: 4.2.1. KYS El Kitabı, Kuruluş Organizasyon ve Süreç Yönetimi El Kitapları: Üst bilgi bölümünde Kuruluşumuzun Logosu, Dokümanın Adı, Doküman No, Yayın Tarihi, Revizyon Tarihi, Revizyon No ve Sayfa No ( x/y = x:kaçıncı sayfa, y: Toplam sayfa sayısını belirtir) bilgileri bulunur. 4.2.2. Prosedürler/Talimatlar: Üst bilgi bölümünde Kuruluşumuzun Logosu, Prosedürün/Talimatın Adı, Doküman No, Yayın Tarihi, Revizyon Tarihi, Revizyon No ve Sayfa No ( x/y = x:kaçıncı sayfa, y:toplam sayfa sayısını belirtir) bilgileri bulunur. Prosedürler/Talimatlar uygun olduğu durumlarda aşağıda belirtilen ana başlıkları içerecek şekilde hazırlanır. AMAÇ: Bu kısımda erişilmek istenen konular açıklanır. KAPSAM: Bu prosedürün hangi birim ve kişileri ilgilendirdiği belirtilir. SORUMLULAR: Bu kısımda dokümanın uygulamasından kimin/kimlerin sorumlu olduğu açıklanır. UYGULAMA: Bu kısımda dokümanın amacına uygun olarak, uygulamasının nasıl yapılacağı açıklanır. 4.2.3. Süreçler ve Formlar: Süreçler: Üst bilgi bölümünde Kuruluşumuzun Logosu, Sürecin adı, Doküman No, Yayın Tarihi, Revizyon Tarihi, Revizyon No ve Sayfa No ( x/y = x:kaçıncı sayfa, y: Toplam sayfa sayısını belirtir) bilgileri bulunur. Formlar:
Üst bilgi bölümünde Kuruluşumuzun Logosu, Formun adı, Doküman No, Yayın Tarihi, Revizyon Tarihi, Revizyon No ve Sayfa No ( x/y = x:kaçıncı sayfa, y: Toplam sayfa sayısını belirtir.) bilgileri bulunur. Formlar personel tarafından fotokopi ve/veya bilgisayar çıktısı alınarak çoğaltılıp kullanılabilirler. 4.2.4. Dış Kaynaklı Dokümanlar: Dış kaynaklı dokümanlar için herhangi bir format belirlenmemiştir. Kuruluş dışında temin edilen bu dokümanlar gerektiğinde olduğu gibi muhafaza edilir. Dış kaynaklı dokümanlarımız; TSE tarafından yayınlanan ve işimizle ilgili olan standartlar/ ürün standartları, Resmi makamlarınca verilen idari ve teknik şartnameler ve zeyilnameler, mevzuatlar, kararnameler, tüzükler vb. dokümanlar. Müşterilerimiz/kullanıcılarımız tarafından verilen, şartname, sözleşme, teknik resim, tasarım, süre uzatımı yazıları / kararları ve zeyilnamelerdir. Akademik yayınlar (YÖK, Üniversite tarafından yayınlanan, gönderilen dokümanlar) Yasa ve mevzuatlar Sağlık ve eğitim için kullanılan araç, gereç, makine ve ekipmanlara ilişkin dokümanlar. 4.2.5. Dokümanların Kodlanması DOKÜMAN ADI KODU NUMARASI KYS El Kitabı KYSEK - 01 Kuruluş Organizasyon El Kitabı ORG - 01 Süreç El Kitabı SEK - 01 Prosedürler PR - XX (00...99 arası) Süreçler SRC - XX (00...99 arası) Formlar FR - XXX (00...999 arası) Talimatlar TL - XX (00...99 arası) Çizelgeler ÇZ - XX (00...99 arası) Listeler LST - XX (00...99 arası) Planlar PL - XX (00...99 arası) Sözleşmeler SÖZ - XX (00...99 arası) Dış Kaynaklı Dokümanlar Kendi adı Kendi numarası kullanılır. 4.3. Dokümanların Onayı Ve Yayını: Kuruluşumuz Kalite Yönetim Dokümantasyonundaki tüm dokümanlar; Güncel Doküman Takip Listesi (KDY.LS.01) Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi (KDY.LS.02), Doküman Revizyon Takip Listesi (KDY.LS.03) üzerinden takip edilir. Kuruluş KYS dokümanlarının, ilk kez ve/veya revize edildikten sonra ve sistemde yayınlanmadan önce, kim tarafından hazırlanacağı, yeterlilik açısından gözden geçirileceği ve onaylanacağı (KDY.LS.01) de, ilgili kuruluşlar/kullanıcılarımız ve tedarikçilerimiz tarafından verilen dış kaynaklı dokümanlar ve resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yayınlanan mevzuatlar, kararnameler, tüzükler vb. dokümanlar fakültemiz web sayfasında http://dis.erdogan.edu.tr/ yayımlanmakta, ayrıca http://www.mevzuat.gov.tr sitesinden takip edilmektedir. Diğerleri (KDY.LS.02) de tanımlanmıştır.
Hazırlanan tüm dokümanların orijinalleri üzerinde hazırlayan ve onaylayanların ıslak imzaları bulunur. Onaylanan dokümanlar, doküman sorumlusu tarafından LOKAL SUNUCU/SERVER üzerinden değiştirilemez formatta ortak kullanıma açık ilgili klasöre yüklenerek yayınlanır. İlk kez yayınlanan ya da revizyon gören dokümanlar, doküman sorumlusu tarafından iç yazışma ve/veya mail ile ilgililere duyurulur. 4.4. Dokümanların Dağıtımı ve Kayıtlarının Muhafazası: Tüm dokümanların, hazırlayan ve onaylayana ait ıslak imzaları bulunan orijinalleri kalite yönetim temsilcisi/doküman sorumlusu tarafından muhafaza edilir. KYS dokümanlarının dağıtımı dokümantasyon sorumlusunun görevidir. Formlar hariç tüm dokümanların orijinallerinden çoğaltılması ve dağıtılması yalnızca doküman sorumlusu yetkisindedir. Çoğaltılan dokümanlar kontrollü kopya ise, orijinallerine (ıslak imzalı) ve çoğaltılan kopyalara, kırmızı renkli KONTROLLÜ DOKÜMAN kaşesi basılır. Bu dokümanlar, doküman sorumlusundan habersiz kopyalanamaz. Doküman sorumlusu Güncel Doküman Takip Listesi (KDY. LS.01) üzerinde dağıtımları tanımlanmış KYS dokümanlarını, ilgililere ulaştırır. Resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yayınlanan, mevzuatlar, kararnameler, tüzükler vb. Dokümanlar hergün Resmi Gazete ve/veya ilgili kuruluşların siteleri takip edilerek ilgilisi tarafından indirilerek birim yöneticisinin onayı alındıktan sonar birim web sayfasına http://dis.erdogan.edu.tr/ eklenir. Ayrıca Kalite sorumlusunada bildirilerek Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi (KDY.LS.02) üzerinde kayıt altına alınması sağlanır. Basılı olarak ya da elektronik ortamda SERVER üzerinde saklanır. Elektronik ortamda bulunan dış kaynaklı dokümanlar ise SERVER üzerinde DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR klasörüne kopyalanır ve muhafaza edilir. Bu dokümanlar doküman sorumlusu tarafından elektronik ortamda tutulan Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi (KDY. LS. 02) ne işlenir ve genel kullanıma açık olanların dağıtımı doküman sorumlusu tarafından yapılarak kontrolü sağlanır. Doküman sorumlusu; çıktı olan dış kaynaklı dokümanlara siyah renkli Dış Kaynaklı Doküman kaşesini basar. Kuruluş dışına verilecek dokümanlar, doküman sorumlusu tarafından, Dekanlıktan izin alındıktan sonra, orijinal kopyalardan fotokopi ile çoğaltılarak dışarı verilir. Dışarı verilen dokümanların üzerine kırmızı renkli KONTROLLÜ DOKÜMAN kaşesi basılarak dağıtımı yapılır. Belgelendirme kuruluşlarınca talep edilen dokümanlar KONTROLLÜ DOKÜMAN kaşesi basılarak KYS sorumlusu tarafından gönderilir. KYS El Kitabı reklam/tanıtım maksadıyla KONTROLSÜZ KOPYA olarak Dekanlık izni ile KYS sorumlusu tarafından, kuruluş dışına verilebilir. İç ve dış kaynaklı dokümanlar, birden fazla kopya ise Kopya No: x/y (x: Kaçıncı kopya, y: Toplam kopya sayısını belirtir.) kaşesi basılmak ve içi yazılmak suretiyle dağıtımları yapılır. Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan tüm KYS kayıtlarının, hangi birimde hangi formatta (Elektronik ortamda/ Çıktı olarak) muhafaza edileceği ve saklama süreleri, Güncel Doküman Takip Listesinde (KDY.LS.01) belirtilmiştir. Bölüm/birim sorumluları, kendisi ile ilgili KYS kayıtlarını, Güncel Doküman Takip Listesinde (KDY. LS.01) belirtilen sürelerde ve yerde muhafaza etmekle yükümlüdür. KYS kayıtları, bölüm/birim sorumluları tarafından, kolay ulaşılacak şekilde (yıl, tarih ve/veya sıra numaralarına göre) kaybolmalarını ve hasar
görmelerini engelleyecek şekilde muhafaza edilir. Süresi dolan KYS kayıtları ilgili bölüm/birim sorumluları tarafından 4.6 maddesinde belirtilen şekilde imha edilirler. Eğitim ve sağlık kayıtları aynı zamanda müşteri mülkiyeti olarak değerlendirilip yasal mevzuat gereği imzalı dokümanlar (çıktı olanlar) ilgili birimlerde yasal sürelerde saklanır. Elektronik ortamda tutulan eğitim ve sağlık kayıtları ise Bilgi İşlem Birimi tarafından saklanır. Elektronik arşiv sorumluluğu Bilgi İşlem Birimi sorumluluğundadır. 4.5. Doküman Değişiklikleri/Revizyonları Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan dokümanların revizyon talebi, ihtiyaç duyulması durumunda yeni doküman talebi, kuruluş çalışanlarımız tarafından, Revizyon Talep Formu, DÖF Formu, İç yazışma vb. yöntem ile iletilir. Denetimler, YGG toplantıları, iç tetkikler vb. faaliyetlerde tespit edilmiş revizyon ihtiyaçları yönetim temsilcisi tarafından Revizyon Talep Formu gerekmeksizin gerçekleştirilebilir, kayıtları ilgili çizelgelere işlenir. KYS dokümanlarında değişiklik yapma ve iptal yetkisi başka bir görevlendirilme olmadıkça dokümanı hazırlayan ve onaylayan kişilere aittir. Revizyonun kabul edilmesi ve gerçekleştirilmesi halinde 4.4. maddesinde tanımlandığı şekilde dağıtımı yapılır. Bütün dokümanlarda 00 revizyon numaralı doküman, revizyon yapılmamış ilk yayını (Yayın Tarihini) gösterir. Diğer revizyon numaraları (01, 02, 03...) ise takip eden revizyonlarını gösterir. Revize edilen dokümanın, revizyon numarası bir artırılır ve son revize edildiği tarih revizyon tarihi olarak yazılır. Orijinal dokümanlarda yapılmış revizyonlar doküman sorumlusu tarafından, Güncel Doküman Takip Listesine (KDY. LS. 01) kaydedilir ve izlenir. 4.5.1. KYS El Kitabı, Kuruluş Organizasyon El Kitabı, Süreç Yönetimi El Kitabı ve Prosedürlerin Revizyonları: KYS El Kitabının, Kuruluş Organizasyon El Kitabının, Süreç Yönetimi El Kitabının ve Kalite Yönetim Sistemi Prosedürlerinin herhangi bir bölümünde Dekanlığın onayı olmadan değişiklik yapılamaz. Bu dokümanlarda revizyonlar, sayfa bazında ve/veya gerek duyulursa tamamımda yapılır. Revizyona tabi olan sayfanın revizyon numarası bir artırılır ve revizyon tarihi ilgili sayfaya yazılır. Sayfa numarasının arttırılmasını gerektirecek uzun bir ekleme yapılması durumunda, esas sayfa numarası değiştirilmez, esas sayfa numarasına A, B, C harfleri eklenmek suretiyle eklenen sayfalar numaralandırılır. Örneğin 12/30 numaralı sayfada, yeni sayfa numarası gerektirecek bir revizyon / ekleme yapıldığında yeni eklenen sayfalar 12A/30, 12B/30... şeklinde numaralandırılır. Revize edilen sayfa sayısı otuzu geçerse, dokümanların 00 Revizyon Numarası 01 olarak değiştirilir ve yeniden KYS sorumlusu tarafından yayınlanır. Yeni nüshada eskiden harfle revize edilmiş sayfalar esas sayfa numarası alarak doküman düzenlenir. 4.3 maddesine göre onaylatılır ve 4.4 maddesine göre dağıtımı yapılır. 4.5.2. Form Revizyonları: Formlarda yapılan revizyonlar; formun tamamı bazında olur. Revize edilen formun revizyon numarası bir arttırılır. Revizyon tarihi güncelleştirilir. 4.3 maddesine göre onaylatılır ve 4.4 maddesine göre dağıtımı yapılır. Kalite Birim Sorumlusu tarafından dosyadaki eski orijinal nüshaya İPTAL kaşesi basılarak iptal dosyasına kaldırılır.
4.5.3. Dış Kaynaklı Dokümanların Revizyonları: Dış kaynaklı dokümanlarımızdan; a. Resmi makamlarınca verilen idari ve teknik şartnameler ve zeyilnameler, mevzuatlar, kararnameler, tüzükler vb. dokümanlar, ilgili departman sorumlusu tarafından Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi (KDY.LS.02) üzerinden (verilen 00 revizyon numarası, 01 olarak değiştirilmek ve revizyon tarihi güncelleşmek suretiyle) yapılır. b. Standartlar ve ürün standartları, Kalite Birim Sorumlusu tarafından verilen 00 revizyon numarası değiştirilmek ve revizyon tarihi güncelleşmek suretiyle yapılır, Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesine (KDY.LS.02) eklenir. c. Diğer tüm dış kaynaklı dokümanlar ilgili kişiler tarafından tarafından verilen 00 revizyon numarası, 01 olarak değiştirilmek ve revizyon tarihi güncelleşmek suretiyle yapılır, Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesine (KDY.LS.02) eklenir. 4.6. İPTAL İŞLEMLERİ Birim sorumluları tarafından saklama süresi dolmuş ya da eski revizyon numaralı dokümanlar sayfası yırtılarak imha edilir ve böylelikle yanlışlıkla kullanılmaları/diğer dokümanlara karışması önlenir. İmha edilen dokümanlar için imha tutanağı düzenlenir ve hangi belgelerin imha edildiği belirtilir. Güncelliğini yitirmiş olan dokümanların orijinalleri, doküman sorumlusu tarafından kırmızı renkli İPTAL kaşesi basılarak, iptal dosyasında saklanır. Böylelikle ilgili dokümanın geçmişi ile ilgili bilgilerine (seceresi) kolaylıkla ulaşılır. Dış kaynaklı dokümanların iptalleri revizyonundan sorumlu personel tarafından aynı esaslara tabi olarak yapılır. İptal edilen dış kaynaklı dokümanlara kırmızı renkli İPTAL kaşesi basılarak, ilgili departman dosyasında ilgili departman tarafından muhafaza edilir. 4.7. KAYITLARIN KONTROLÜ İLE İLGİLİ HUSUSLAR 4.7.1. Ürün/hizmetin gerçekleştirilmesi proseslerinde, Kuruluşumuz KYS Yönetim Dokümantasyon Sistemi doğrultusunda yapılan işlem ve faaliyetlerin kaydedildiği kaynaklara/belgeler kayıt olarak tanımlanır. Bu kayıtların saklama süresi, sorumlusu ve yöntemi Güncel Doküman Takip Listesi (KDY. LS. 01) ve ilgili dokümanlarda belirtilir. Mevcut kayıtın elektronik ortamda tutulmasının mümkün olduğu durumlarda sadece elektronik ortamda SERVER üzerinden ve/veya birlikte çıktı olarak da tutulabilir. Güncel Doküman Takip Listesinde (KDY.LS. 01) belirtilmeyen diğer kayıtlar ilgili birim yöneticisi tarafından (yasal ve diğer şartlar ile uyumlu olarak) belirtilen sürelerde ve sorumlularca saklanır. 4.7.2. KYS kayıtları, bölüm/birim sorumluları tarafından, kolay ulaşılacak şekilde (yıl, tarih ve/veya sıra numaralarına göre) kaybolmalarını ve hasar görmelerini engelleyecek şekilde muhafaza edilir. Süresi dolan KYS kayıtları imha tutanağı tutulmak suretiyle saklama sorumluları tarafından yönetimce belirlenen aralıklarla geçmişe yönelik silme işlemi gerçekleştirilir. 4.7.3. Müşteri/ilgili kuruluş vb. isteği olduğunda sözleşmede belirtildiği ya da yasal gereklilik olduğu takdirde, yönetim sorumlusunun gözetiminde, KYS kayıtları, çizelgede belirtilen süreler dışında da korunup ve saklanabilir.
4.7.4. Bilgisayar ortamında tutulan KYS ne ilişkin dokümanlar ve SERVER üzerinde bulunan tüm kayıtlar bilgi işlem sorumluları tarafından aylık olarak yedeklenir, Yedekleme Takip Formu (KDY. FR. 02) ne kaydedilir ve yedeklemeler farklı bir fiziki ortamda muhafaza edilir. Elektronik ortamda tutulan liste/çizelgelerin güncelliği ve revizyonları güncelleme tarihi üzerinden takip edilir. Hazırlayan Kalite Birim Sorumlusu Kontrol Eden Kalite Yönetim Direktörü Onaylayan Dekan