AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ PROJESİ NİHAİ RAPOR FORMU DOLDURMA KILAVUZU (2010)

AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ PROJESİ NİHAİ RAPOR FORMU DOLDURMA KILAVUZU (2010) Başlarken... Koordinatör Kuruluşların en önemli sorumluluklarından biri de AGH projesinin bitiminde Ulusal Ajans a projeye ilişkin nihai rapor ve ekinde destekleyici belgeleri sunmaktır. Nihai raporun Ulusal Ajans a sunulabileceği en son tarih, Hibe sözleşmenizde yazan proje bitiş tarihini takip eden 60. Gündür. (Örnek: Hibe sözleşmesinde Proje bitiş tarihi olarak 01.01.2009 gözüküyorsa, nihai raporun teslimi için son gün 01.03.2009 dur.) Bu sürelere uyulmaması proje kapsamında kuruluşunuza tahsis edilen hibenin geri alınması sonucunu doğurabilir. Ayrıca akreditasyonunuzun da geçici olarak askıya alınmasına ya da sürekli iptaline yol açabilir. Nihai Rapor doldurulurken ve UA ya sunulurken göz önünde bulundurulması gerekli hususlar: Yolculuk Masrafları: 1) Yolculuk masraflarının toplamı ne olursa olsun başlangıçta kuruluşunuza bu kapsamda tahsis edilen hibe miktarını geçemez. Örneğin başlangıçta kuruluşunuza seyahat masrafları kapsamında 2000 Avro tahsis edilmişse, 2500 ya karşılık gelen seyahat gideri belgesi sunsanız bile kuruluşunuza nihai olarak verilebilecek azami tutar 2000 dur. 2) Seyahat masraflarının belgelendirilmesinde esas muhasebe kuralları açısından geçerli bir belge sunulmalıdır. Bu bakımdan üzerinde fiyat taşıyan otobüs, tren ve uçak biletleri kabul edilebilir niteliktedir. Ayrıca, havayoluyla yapılan seyahatlerde güzergahı ve yolcunun ismini içermesi kaydıyla seyahat acentalarından alınan faturalar da geçerlidir. Gider makbuzları, alındı makbuzları, gönüllülerin ilgili miktarı aldıklarına dair beyanlar, ilgili seyahatin ücretini içermeyen elektronik uçuş biletleri geçersizdir. 3) Seyahat masrafları projede belirtilen seyahat güzergahına ilişkin olmalıdır. Örneğin gönüllü hizmet Berlin de gerçekleşecekse ve projede Adana-İstanbul-Berlin güzergahı için hibe talep edilmişse kanıtlanabilir zorlayıcı bir sebep olmaksızın bu güzergah değiştirilemez. Gönüllü Berlin den İstanbul a oradan da Adana ya gelmelidir. Örneğin dönüşte Amsterdam dan gelmişse bu uçuşun masrafı ödenmez. 4) Tüm seyahat masrafları gönüllünün faaliyet başlangıç ve bitiş tarihine denk gelmelidir. (en fazla bir haftaya kadar sarkmalar makul karşılanabilir). Ama her durumda proje kapsamındaki tüm harcamalar sözleşmede belirtilen proje başlangıç ve bitiş tarihleri 1

içerisinde yapılmalıdır. Proje başlangıç tarihinden önce ve proje başlangıç tarihinden sonra yapılan harcamalar kabul edilmez. 5) Havayoluyla yapılan seyahatlerde mutlaka gönüllünün biniş kartları da eklenmelidir. Biniş kartları kaybolmuşsa gönüllünün pasaportundaki, ilgili uçuşun yapıldığı tarihlere denk gelen giriş çıkış damgalarını taşıyan sayfalar da eklenebilir. Biniş kartı/pasaport giriş çıkış sayfaları da yoksa uçuşu sağlayan havayolu şirketinden (THY, Lufthansa, Myair vs.) ilgili gönüllünün o uçuşta seyahat ettiğine dair yazı eklenebilir. Bunların hiçbiri yoksa o uçuşun masrafı kabul edilmez. 6) Her ne surette olursa olsun taksi ücretleri ödenmez ( bağımsız hareket kabiliyetine sahip olmayan engellileri içeren projeler hariç). 7) Yolculuk masrafları içerisindeki %10 luk kısımla ilgili olarak gönüllüden herhangi bir ücret alınmadığına dair gönüllünün imzalı beyanı eklenmelidir. Gönderme Faaliyeti Masrafları: 1) Eğer koordinatörlüğünü üstlendiğiniz projede, ortaklarınız gönderen kuruluş ise gönderme faaliyet masrafları kaleminde bu kuruluşlar için tahsis edilen miktarları ortağınıza/ortaklarınıza aktardığınızı kanıtlayan belgeler eklenmelidir (kara paranın aklanmasıyla ilgili AB mevzuatı gereği yurtdışı ortaklarınıza yapacağınız para transferleri sadece banka aracılığıyla olmalıdır). Bu belgeler eklenmeksizin söz konusu kalemdeki miktar ödenmez. 2) Gönderme faaliyet masrafı gönüllülerin hazırlığı ve bu kapsamdaki idari giderler için tahsis edilen bir miktardır. Eğer gönüllü projeye katılmadıysa gönderme faaliyeti masrafı ödenmez. Ev Sahibi Faaliyet Masrafları: 1) Ev sahibi faaliyet masrafları gönüllülerin yeme-içme ve konaklama masrafları için gönüllünün projede kaldığı (sürexgönüllü sayısı) temelinde tahsis edilen hibe kalemidir. Bu nedenle gönüllünün projede kaldığı sürenin kanıtlanması bu kapsamda talep edilen hibenin kabulü açısından önemlidir. Bunun kanıtı da yine gönüllünün seyahat belgeleri, biniş kartları ve giriş-çıkış damgası taşıyan pasaport sayfaları olmaktadır. 2) Eğer koordinatörlüğünü üstlendiğiniz projede ev sahibi kuruluş ortak/ya da ortaklarınızsa üstteki belgelere ek olarak, ev sahibi faaliyet masraflarının ortağınıza/ortaklarınıza aktarıldığını kanıtlayan belgeler eklenmelidir (kara paranın aklanmasıyla ilgili AB mevzuatı gereği yurtdışı ortaklarınıza yapacağınız para transferleri sadece banka aracılığıyla olmalıdır). Bu belgeler eklenmeksizin söz konusu kalemdeki miktar ödenmez. 2

Vize ve vizeyle ilişkili masraflar: 1) vize masraflarının toplamı ne olursa olsun başlangıçta kuruluşunuza bu kapsamda tahsis edilen hibe miktarını geçemez. Örneğin başlangıçta kuruluşunuza vize masrafları kapsamında 1200 Avro tahsis edilmişse, 1500 ya karşılık gelen vize masrafı belgesi sunsanız bile kuruluşunuza nihai olarak verilebilecek azami tutar 1200 dur. 2) Vize masraflarının uygun bulunması için muhasebe kuralları bakımından geçerli bir belge eklenmelidir. Vize masrafının miktarını içeren elçilikten alınmış bir yazı, makbuz, fatura ya da fiş kabul edilebilir niteliktedir. Vize ücretini taşıyan pasaporta yapıştırılmış vizenin fotokopisi de kabul edilebilir niteliktedir. Ancak internet çıktısı, ücret ibaresi içermeyen vize fotokopileri, gönüllü beyanı, elçilikle yapılan e-posta yazışmaları kabul edilebilir nitelikte değildir. Gönüllü Harçlıkları: 1) Ülkeden ülkeye değişen miktarda ve gönüllünün projede kaldığı süre boyunca tahsis edilen hibe kalemidir. 2) Gönüllünün ülkede ne kadar kaldığını kanıtlayan belgelerin yanı sıra nihai raporun ekindeki volunteers allowances tablosunun doldurulması ve gönüllüye/gönüllülere imzalatılarak nihai raporun ekinde gönderilmesi yeterlidir. Gönüllünün projede ne kadar süreyle kaldığını kanıtlayan belgeler ve imzalı volunteers allowances listesi eklenmeksizin bu kapsamda istenen hibe miktarları ödenmez. Koordinasyon Masrafları: 1) Projede koordinatör kuruluş dahil 2 ortaktan fazla ortak varsa, ortak kuruluş ve gönüllü sayısı kadar tahsis edilen hibe kalemidir. 2) Hesaplamalar projeye dahil olan ortaklar ve gönüllüler üzerinden yapılır. Örnek 1) Başlangıçta Gönderen/koordinatör rolünü üstlenen bir kuruluş 2 ev sahibi kuruluşa 6 şar gönüllü göndermek üzere proje sunmuş ve bu miktarlar üzerinden hibe almış olsun. Ev sahibi ortaklardan biri projeden çekilirse bu projede nihai rapor aşamasında hiçbir koordinasyon masrafı talep edilemez. Örnek 2) Başlangıçta ev sahibi/koordinatör rolünü üstlenen ve 5 farklı ortaktan 1 er gönüllüye ev sahipliği yapmak için başvuruda bulunan kuruluşa (6x180=1080 + 5x150=750 toplam 1830 tahsis edilmiş olsun. Proje başlamadan önce ortak kuruluşlardan birinin gönüllüsü proje katılmaktan vazgeçmişse nihai hesaplamada kuruluşa 5x180=900+4x150=600 toplam 1500 koordinasyon masrafının verilmesi uygun bulunur. 3) Koordinasyon masrafları kapsamında yapılan harcamalar için nihai raporla birlikte belge sunulması gerekmez. Ancak gerek AB, gerek UA gerekse dernekler/vakıflar il müdürlüğü ya da yararlanıcı resmi kurum ise iç denetim bakımından yapılan harcamalara ilişkin 3

belgelerin 5 yıl saklanması gerekir. Ayrıca nihai raporda bu kapsamda yaptığınız faaliyetler açıklanmalıdır. Sonuçların Yaygınlaştırılması ve Kullanılması için ek masraflar: Eğer bu kapsamda kuruluşunuza hibe tahsis edilmişse yapılan tüm harcamaların belgelendirilmesi gerekmektedir. Belgeden anlaşılması gereken, ilgili faaliyetin adının tarihinin ve proje numarasının açıklama kısmında geçtiği fatura/faturalardır. Daha önceki yıllarda sunulan nihai raporlarda en çok kesinti yapılan hibe kaleminin Yaygınlaştırma masrafları olduğu tespit edilmiştir. Yaygınlaştırma masrafı kapsamında yaptığınız bir harcamanın uygun bulunması için aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: - Yapılan harcamalar toplamı projeye katılan kuruluş başına 500 yu geçemez. - Yapılan tüm harcamalar faturalandırılmalıdır. Faturaların açıklama kısmında (TR-21-232- 2008-R1 nolu projenin yaygınlaştırma masrafları kapsamında gerçekleşen toplantı, bastırılan broşür; dizayn edilen web sitesi.vs ye ilişkin harcama) şeklinde açıklama düşülmelidir. - Yapılan harcamalar projede belirtilen yaygınlaştırma masraflarından farklı olamaz. Örneğin projede basın toplantısı öngörülmüş ve buna ilişkin hibe verilmişse bir tanıtım toplantısı yapıp bunun harcamaları talep edilemez. Edilmişse de uygun bulunmaz. - Yaygınlaştırma faaliyeti kapsamında toplantı düzenlenmişse mutlaka bu toplantıya katılan katılımcıların imzalı listesi de eklenmelidir. - Yaygınlaştırma faaliyetleri kapsamındaki üretilen cd ler, broşürler, kitapçıklar, basında çıkan haberler, basın toplantısıysa buna ilişkin video çekimi ya da fotoğraflar mutlaka eklenmelidir. Eğer bir web sitesi için yaygınlaştırma masrafı istenmiş ve kabul edilmişse, mutlaka bu web sitesinin print screenleri de eklenmelidir. Ön Hazırlık Ziyareti (ÖHZ): Sadece imkanları kısıtlı gençleri içeren AGH faaliyetlerinde, projede öngörülmüş ve kabul edilmişse, nihai raporun konusunu oluşturur. Bu kapsamda yapılan seyahat ve vize harcamalarına ilişkin kurallar yukarıda yolculuk ve vize masrafları başlıklarında belirtilenlerle aynıdır. Bunlara ilaveten sadece ÖHZ ye özgü dikkat edilmesi gereken bazı özellikler de bulunmaktadır: - ÖHZ mutlaka projede belirtilen tarihlerde gerçekleştirilmelidir. Aksi halde bu kapsamda yapılan hiçbir harcama kabul edilmez. - ÖHZ ziyareti mutlaka projede belirtilen kişiler tarafından gerçekleştirilmelidir. Aksi halde bu kapsamda yapılan hiçbir harcama kabul edilmez. - ÖHZ ziyaret mutlaka projede belirtilen ev sahibi kuruluşa gerçekleştirilmelidir. Aksi halde bu kapsamda yapılan hiçbir harcama kabul edilmez. - Ziyaretin programı, kuruluşun davet yazısı ve kuruluşa projede belirtilen günlerde bir ÖHZ nin gerçekleştirildiğine dair ev sahibi kuruluşun kaşesini ve yasal temsilcisinin imzasını taşıyan bir belge eklenmelidir. - Nihai raporun Bölüm IV. Proje Uygulama başlığının altındaki hazırlık tablosundaki ÖHZ kısmı ayrıntılı bir şekilde doldurulmalı. 4

Güçlendirilmiş Rehberlik: Sadece imkanları kısıtlı gençleri içeren AGH faaliyetlerinde, projede öngörülmüş ve kabul edilmişse, nihai raporun konusunu oluşturur. Bu kapsamda yapılan faaliyetler, kazanımlar nihai raporun ilgili bölümünde ayrıntılı bir şekilde açıklanmalıdır. Aynı zamanda güçlendirilmiş rehberlik kapsamında yapılan faaliyetlerin sonucunda elde edilen çıktılar nihai rapora eklenmelidir. Güçlendirilmiş rehberliğin kim tarafından nasıl verildiği, rehberin cv si, gözlemlerini içeren raporu da nihai raporla birlikte sunulmalıdır. İstisnai Masraflar: Sadece imkanları kısıtlı gençleri içeren AGH faaliyetlerinde, projede öngörülmüş ve kabul edilmişse, nihai raporun konusunu oluşturur. Yapılan harcamalar projede istisnai masraflar kapsamında belirtilenlerde ilişkili olmalıdır. Ayrıca bu kapsamda yapılan harcamaların belgelendirilmesi gerekmektedir. Belgeden anlaşılan açıklama içeren faturalardır. Varış Sonrası/ayrılış öncesi eğitimleri-aradeğerlendirme/nihai değerlendirme toplantıları Masrafları: Koordinatörlüğünü üstlendiğiniz projede yer alan ortak kuruluşlardan bazılarının ulusal ajansları varış sonrası/ayrılış öncesi/ara değerlendirme/nihai değerlendirme eğitimi/toplantısı düzenlemeyebilir. Bu nedenle projeye üstte belirtilen eğitim/toplantılar için hibe konmuş ve hibe de kabul edilmişse yapılan harcamaların kabul edilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekir: - Yapılan tüm harcamalar eğitim organizasyonuna ilişkin olmalı ve belgelendirilmelidir. - eğitime katılanların imzalı listesi eklenmelidir. - eğitimi veren eğitmenlerin cv leri eklenmeli bu cv lerde eğitmenlerin daha önceki yaygın eğitim tecrübeleri mutlaka belirtilmelidir. - Eğitimi veren eğitmenlerin eğitime ilişkin raporları eklenmelidir. - eğitime ilişkin hibe miktarının ortağınıza aktarıldığına dair dekont (kara paranın aklanmasıyla ilgili AB mevzuatı gereği yurtdışı ortaklarınıza yapacağınız para transferleri sadece banka aracılığıyla olmalıdır). Diğer Hususlar 1) Nihai Raporun anlatım içeren kısımları ayrıntılı olarak doldurulmalıdır. 2) Nihai raporla sunulacak belgelerin orijinal nüsha olması gerekmez. Okunaklı fotokopileri de olabilir. Ancak ister orijinal nüshaları sunun isterse suretleri, mutlaka belgelerin bir örneği sizde de kalmalı ve projenin sözleşmedeki bitiş tarihinden itibaren 5 yıl boyunca saklanmalıdır. 3) Aylık bazda tahsis edilen cep harçlıkları, ev sahibi faaliyet masrafları, güçlendirilmiş rehberlik gibi hibe kalemlerinde, gerçekleşen faaliyet sürelerinde bir aydan daha az bir süre var ise Günlük orana dönüştürülerek hesaplama yapılmalıdır.. Örneğin gönüllü harçlığı 90 5

Avro ise 14 Günlük bir AGH faaliyetinde 90/30=3(günlük)x14=52 olarak hesaplanmalıdır. 4) Projede yer alan tüm gönüllülerin doldurması gereken ve nihai rapor formunun eki olan gönüllü raporu gönüllüler tarafından doldurulmuş ve imzalanmış olarak eklenmelidir. Gönüllü raporu formunun İngilizce ve Türkçe versiyonlarını www.genclik.gov.tr adresinden indirebilirsiniz. 5) Projede yer alan tüm gönüllüre ilişkin gönüllü bilgileri tablosu gönüllülerin e-mail, adres ve telefon bilgilerini mutlaka içermeli- eklenmeli. 6) Projede yer alan tüm gönüllülere verilen Youthpass sertifikalarının birer örneği (Selfassessment bölümleri dahil) nihai raporla birlikte eklenmelidir. Youthpass sertifikasının nasıl verileceğine dair açıklamaları www.genclik.gov.tr adresinde bulabilirsiniz. 7) www.genclik.gov.tr adresinden indirebileceğiniz AGH hesap tablosu da detaylı olarak doldurularak nihai raporla birlikte eklenmelidir. 8) Nihai rapordaki tüm hesaplamalar Avro cinsinden hesaplanmalıdır. Baska bir para cinsinden yapılan harcamalarda Avrupa Birliği Merkez Bankası nın belirlediği kurlar esas alınarak hesaplama yapılır. Ornegin 29.01.2008 tarihinde 550 Ron (Romanya Lei) tutarındaki bir uçak bileti Avroya şu şekilde dönüştürülür: http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html#data adresine girilerek 29.01.2008 tarihli /RON kuruna bakılır. Diyelim ki o tarihte 1 =3,7350 RON olsun. 550 RON 3,7350 ye bölünerek söz konusu bilet tutarı Avroya dönüştürülür ve hesaplamalarda Avro miktarı esas alınır. (Eğer harcama yapılan tarih hafta sonuna ya da resmi tatillere denk geliyorsa, harcamanın yapıldığı tarihe en yakın tarihteki geçmiş kur esas alınır. Eğer harcama 27.01.2008 Pazar günü yapıldıysa, 25.01.2008 Cuma günü oluşan kur esas alınır. 9) Doldurduğunuz nihai raporun, hibenin tahsis edildiği yıla ait olduğundan emin olunuz. Örneğin tüm projelerin TR-21-27-2010-R1 gibi bir referans numarası vardır. Sizinle yaptığımız sözleşmede ya da yazışmalarda geçen numarada 2010 yılı geçiyor ise 2010 yılına ait nihai raporu; 2009 yılı geçiyor ise 2009 yılına ait nihai raporu doldurmanız gerekmektedir. Her iki yıla ait nihai rapor formlarını, hesap tablolarını ve doldurma kılavuzlarını www.genclik.gov.tr adresinden indirebilirsiniz. Son Uyarı: Nihai raporun hazırlanması bittikten sonra, üç nüsha olarak bir klasör içinde ve proje referans numarasının yer aldığı bir üst dilekçe (bkz. Ek1) ile Ulusal Ajans a kargo, APS, taahhütlü gönderi ile veya elden teslim edilmelidir. Destekleyici belgelerin de üç nüsha olarak çoğaltılması ve ait oldukları hibe başlıkları içeren seperatörlerle ayrılarak numaralandırılması ve hesap tablosunda bu numaralara referans verilerek hibe talep edilmesi gerekmektedir. Nihai raporlarınızın hızlıca incelenerek, nihai ödemenin bir an önce yapılması bu belgenin başındaki dikkat edilmesi gereken hususların ve bu paragrafta bahsedilen şekli gerekliliklerin göz önünde bulundurulmasıyla sıkı sıkıya ilişkilidir. 6

Ne olur: S:Nihai rapor kabul edilmezse ne olur? C: sizinle yapılan hibe sözleşmesinin ilgili hükmü gereği bir red yazısı gönderilir ve yeniden sunmanız için yazının tarihinden itibaren 30 günlük bir ek süre tanınır. Bu sürede de üstte belirtilen şekil ve kurallar dahilinde nihai rapor sunamamanız halinde sizinle yapılan sözleşme fesholunmuş sayılır ve size tahsis edilen hibenin tamamının yasal faiziyle birlikte geri alınması için yasal işlem başlatılır. S: Nihai raporumda ufak - tefek bazı eksiklikler varsa ne olur? C: Eksiklik bildirimi yazısı gönderilir ve eksikliklerin giderilmesi için 30 günlük ek süre verilir. Bu süre zarfında eksiklik giderilmezse eksikliğin ilişkili olduğu hibe kaleminde talep edilen miktar uygun bulunmaz. S: Nihai rapor sunmazsam ne olur? C: 1 uyarı yazısı gönderilir ve 30 günlük süre verilir. Uyarı yazısının sonunda nihai rapor hala gelmemişse tahsis edilen tüm hibenin yasal faiziyle birlikte icrai yoldan tahsili için yasal işlem başlatılır. Ayrıca akreditasyonunuz iptal edilir. Ödemeler/İadeler Nihai Raporun Bölüm V. Mali raporu sayfasında C tablosunda Gençlik Programından raporun hazırlandığı döneme kadar alınan ön-ödemenin toplamı yazılır. Alttaki satıra ise UA dan talep edilecek ya da ona ödenecek miktar yazılır. Nihai talep > Ön Ödeme ise Ulusal Ajanstan nihai ödeme talep ediyorsunuz demektir. Nihai talep < Ön ödeme ise Ulusal Ajans a borçlusunuz demektir. Hemen belirtelim ki: Ulusal Ajansa geri ödenecek ya da ondan talep edilecek nihai miktarı Nihai hibe (ulusal ajans tarafından doldurulacak gri bölüm) ile ön-ödeme arasındaki fark oluşturacaktır. Nihai raporun incelenmesi sonucunda ödeme çıktığında, söz konusu ödeme sizinle yaptığımız sözleşmede belirtilen hesaba yapılır. Nihai raporun incelenmesi sonucunda iade çıktıysa, size bir yazı gönderilir 15 gün içinde söz konusu iade miktarını yazıda belirtilen hesaba aktarmanız istenir. Bu süre zarfında iade gerçekleşmezse bir uyarı gönderilir ve 15 günlük ek süre tanınır. Bu süre zarfında da ödeme gerçekleşmezse ikinci ve son bir uyarı gönderilerek 15 gün içinde ödemeyi 7

yapmanız istenir. Ayrıca akreditasyonunuz askıya alınır. İkinci ve son uyarıdan sonra da belirtilen sürede ödemeyi yapmazsanız iade miktarının yasal faiziyle birlikte icrai yoldan tahsili yoluna gidilir. Ayrıca akreditasyonunuz iptal edilir. 8

EK I) AB EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞINA TR-21-236-2008-R1 referans numaralı projemize ait nihai rapor üç nüsha olarak ekte sunulmuştur. Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim. Tarih Yasal temsilci ya da proje sorumlusu imza 9