PROJE YÖNETİMİ Öğr. Gör. Berivan POLAT

PROJE YÖNETİMİ Öğr. Gör. Berivan POLAT Kaynaklar: Prof.Dr.Oktay GÜVEMLİ, Yatırım projelerinin düzenlenmesi ve değerlendirilmesi, Bilim teknik, 4.baskı Hava Kuvvetleri III.Hava Ġkmal Bakım Merkezi Komutanlığı Ankara, Proje Yönetimi Rehberi, 2002 Burhan Albayrak, Proje Yönetimi, Nobel yayın no: 732, 1.basım 2005 Müh. Muzaffer Doğru,Proje hazırlama ve ekonomik analiz Eğitimi PPT yansıları,ġzmir 16-19 Kasım 2011 Murat DOLGUN, muratdolgun76@yahoo.comwww.muratdolgun.com, 0236 233 93 93-0535 669 36 46 Koç, Ġ.d.e.a. Ġnceleme,danışmanlık, eğitim, araştırma merkezi a.ş., Proje Yönetim Metodolojisi, Aykut AYDIN, Endüstri mühendisliğine giriş ders notları, 2002

NELER ÖĞRENECEĞİZ?

1-2-3. haftalar- Proje yönetim süreci 1.Proje fikrinin doğması 2.Proje yapılabilirliğinin (Fizibilite) araştırılması 3.Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 3.1.Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi 3.2.Proje Kararının Verilmesi 3.3.Proje yöneticisinin atanması 3.3.1.Proje yöneticisinin temel sorumluluk ve faaliyetleri 3.3.2. Proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler 4.Projenin planlanması 4.1.Proje Planının Oluşturulması 4.2.Projenin Örgütlenmesi 4.3.Girdilerin Sağlanması 4.4.Proje Plan Değişikliği

Proje yönetim süreci 5.Projenin yürütülmesi ve kontrol 5.1.Proje Planının Onaylanması 5.2.Projenin Başlatılması 5.3.Proje ekibinin oluşturulması 5.4.Proje ekibinin başarılı olabilmeleri için 5.5.Projenin Yürütülmesi 5.6.Projenin Ġözlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 5.7.Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması 6.Projenin sona erdirilmesi 6.1.Projenin sona erdirilmesi sunumunda bulunması gerekenler 6.2.Üst yönetime sunum yapılması 6.3.Proje çıktılarının kullanıcılara/müşteriye devredilmesi 6.4.Proje ekibinin eski/yeni görev yerlerine atanması

4. Hafta - ISO 9001 STANDARTI 5. Hafta - İnsan Yönetimi / İletişim 6. Hafta - Proje yönetiminde kullanılan bazı iş programlama teknikleri; GANTT diyagramı* PERT (Project EvaluationandReviewTechnique- Proje Geliştirme ve Revizyon Tekniği)* CPM (CriticalPathMethod- Kritik Yol Yöntemi) 7.8. Hafta - Proje Yönetiminde Bilgisayar Desteği (MS-PROJECT Programı) 9.10.11.12.13. Haftalar - Projelendirme

Proje Yönetimi Nedir? Proje faaliyetlerinin, belirli bir hedefe ulaşmak için zaman, maliyet ve performans kısıtlamaları dahilinde kaynakların verimli kullanılarak planlanması, programlanması ve kontrolüdür. Projenin Tanımı Proje; özgün bir ürün veya hizmet üretmek için gösterilen geçici bir çabadır.

Projeler genelde belli bir ihtiyacın giderilmesini Bazen de daha büyük bir projeye hizmet etmeyi amaçlar. Başlangıç ve bitiş noktaları doğru tespit edilmezse proje çıktılarının işletmenin normal çıktıları içine entegre edilmesi oldukça güçleşir.

Doğanın Dengesi. Tüm bilgi işlem üniteleri bir şekilde temin etikleri girdiyi, işleyerek çıktılamak için üretiliyor

Proje hedefleri nasıl olmalı? özgün ölçülebilir erişilebilir ödüllendirilebilir zamana ayarlı

proje yönetimi ve kontrolü kapsamına giren konular

Projelerin Özellikleri Projeler sıradan olmayan-rutin dışı işlerdir. Örneğin, yeni ürün geliştirme veya prototip yapımı bir proje kapsamına girer, ürünün seri olarak üretimi ise rutin bir iş olup proje kapsamına girmez Projeler geçici organizasyonlardır. Projeler belli bir süre için yapılan sonlu bir çalışmadır Her proje orjinaldir ve kendine özgüdür. Her proje ayrı bir projedir, başka projelere veya daha önce yapılmış olanlara benzemez, koşulları farklıdır Projeler büyük ölçeklidirler. Projede söz konusu olan iş veya ürün belli bir ölçeğin üstünde büyüklükte ve karmaşık yapılıdır. Projeler dinamik süreçlerdir. Projeler koşullarda oluşabilecek değişikliklere son derece duyarlı süreçlerdir

Projelerin Özellikleri Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan farklıdır. Projeler alışılmış hiyerarşik, çok kademeli ve dikey örgütlenme yapısından farklıdır İşlevler fonksiyonlar arasılık, değişik disiplinlere gereksinim duyar. Projeler değişimi zorunlu kılar. Her projenin bir amacı vardır. Her proje belli bir amaç için yapılır ve bu amaca ulaşınca proje sona erer

Proje yönetiminin faydaları başarı ölçüsünün saptanması. müşteri işbirliğinin ve odaklanmasının sağlanması. değerin maliyete orantılı olarak belirtilmesi. kaynak kullanımı optimizasyonu. kalite prensiplerinin yaygınlaştırılması. stratejik planların uygulamaya geçirilmesi. pazara çıkış süresinin kısalması.

Proje yönetim süreci (proje yönetim metodolojisi) 1.Aşama: Proje fikrinin doğması 2.Proje yapılabilirliğinin araştırılması 3.Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 4.Projenin planlanması 5.Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 6.Projenin sona erdirilmesi

Projeler; enteresan, standart dışı, övgüyle bahsedilen, anlatırken tüyleri diken diken yapan anıların biriktirildiği süreçlerdir.

Proje öncesinde mevcut durum nedir? Yeni bir projeye gerçekten ihtiyaç var mı? ihtiyaç varsa; proje neyi gerçekleştirmeyi amaçlayacak?

Bir projenin yatırım ve işletme aşamalarına geçmeden önce, yapılabilirlik etütlerine mutlaka ihtiyaç vardır. Geçmiş deneyimler göstermektedir ki sağlıklı bir proje için yatırım öncesi çalışmaların ayrıntılı ve güvenilir olması gerekir Doğru karar vermek için sağlam verilere sahip olmak gerekir.

Yapılabilirlik etütleri sayesinde projenin başarı şansını herhangi bir yatırım yada işletme maliyetine katlanmadan öğrenebilir ve ona göre yola devam ederiz. Yapılabilirlik/uygunluk aşamasındaki aksaklıklar; Aşırı yatırım maliyetine Uzun bekleme sürelerine Kaynakların hatalı dağıtımına Yüksek endüstriyel ölüm oranlarına Çarpık büyümeye neden olabilir.

Sigara kağıdı üzerinde planlanmış projelerin başarı şansıda ancak planlama aşamasında harcanan emek kadar olmaktadır Gelişmekte olan ülkelerde, özellikle yatırım teşvik kuruluşları kalkınma bankaları ve danışman firmalar, endüstriyel yapılabilirlik etütlerinden yararlanmalıdır.

Proje geliştirme döngüsü *yatırım öncesi *yatırım *işletme aşamalarından oluşur.

Yatırım öncesi aşama; olanak etüdü ön yapılabilirlik etüdleri yapılabilirlik etüdleri+destek etüdleri nihai değerlendirme yatırım kararı Ön analiz: Projenin mali kaynak büyüklüğüne? Bu kaynak nereden, nasıl sağlanır? Gerçekleştirilmesi amaçlanan AMAÇ için harcanmasına değer mi, yani fizibılmı, değil mi?

ÖN ANALİZ Proje programında belirtilen hususların belgeleri hazırlanır. Bu belgelerde belirtilen hususların ön analizleri yapılır. Bu analizlerin sonuçlarına göre projenin durdurulma olasılığı yüksektir. Bu nedenle projenin yapılmasına ilişkin ön-analizin, proje yönetimince büyük bir titizlikle hazırlanıp yürütülmesi gerekir. Ön-analizin sonunda şu sonuçlara erişilmelidir. Projenin amacı, görevler, maliyetler vb. gerekler Sorunların tanımı ve çözüm yolları Projenin bölümleri ve görevlerinin analizi Proje yapısı taslak planının hazırlanması Projenin tümüne ilişkin zaman ve maliyet tahmini yapılması

Projenin kapsamı *tesis içindeki tüm faaliyetler *girdilerin tesis dışı ulaşımı ve depolanması *çıktıların tesis dışı ulaşım ve depolanması *eğitim, konut, sosyal tesisler, dinlenme odaları vb Proje ekibi *endüstriyel ekonomist *pazar analisti *Makine/endüstri müh. *İnşaat mühendisi *endüstri işletmecisi /muhasebe uzmanı

Yapılabilirlikte son nokta. İdari özet seçenekler göz önüne alınarak projenin tüm temel sorunları kesin sonuçlara ulaştırılmalı,bu sonuç ve önerilerin tüm kritik yönleri idari özette yer almalıdır. Projenin yapılabilirlik etüdünü yapan kişi olarak ana bilgi kaynağı yatırımcıdır ve birçok karar yatırımcı tarafından alınır.

Malzeme ve girdiler Hammadde, Yardımcı maddeler, Fabrika gereçleri, Diğer kullanım malzemelerinin, genel sağlanabilirlik durumları Malzemelerin-girdilerin yıllık ikmal gereksinimleri Bölge seçimi Kamu politikalarının rolü Hammadde ve pazara yakınlık Yerel koşullar: altyapı ve sosyo-ekonomik çevre Yer seçimi Yerin konumu,tanımı Arazi maliyeti Yerel koşullar Ulaşım olanakları Su sunumu Enerji sunumu Atık/Çöp boşaltma

Yapılabilirlikte son nokta. İdari özet seçenekler göz önüne alınarak projenin tüm temel sorunları kesin sonuçlara ulaştırılmalı,bu sonuç ve önerilerin tüm kritik yönleri idari özette yer almalıdır. Projenin yapılabilirlik etüdünü yapan kişi olarak ana bilgi kaynağı yatırımcıdır ve birçok karar yatırımcı tarafından alınır.

Proje mühendisliği Projenin yerleşim planı ve kapsamı tanımlanır: veri ve seçenekler göz önüne alınarak optimum yerleşim planı seçilir, ayrıntılı olarak açıklanır.seçim gerekçesi ve seçilen yerleşim planları uygun çizimlerle gösterilir. Teknoloji belirlenir: Emek yoğun,sermaye yoğun, modası geçmeme gibi istenilen teknolojinin niteliğini, kaynağını, elde ediliş biçimini (lisans, satın alma, ortak girişim) belirleyin, Maliyetini belirleyin. Donanım seçilir: üretim ve yardımcı donanım, hizmet donanımı, yedek parça ve aletlerden oluşur.seçilen makinelerin sayısı, türü, özellikleri, kapasite ve kaynakları itibariyle açıklanır. Donanım maliyeti tahmini yapılır. Yatırım, Üretim, Yardımcı, Hizmet, Belli başlı yedek parça, Aşınmış ve bozulmuş kısımlar ve alet stokları Gereken inşaat işleri belirlenir: Arazinin hazırlanması ve geliştirilmesi, Binalar ve özel inşaat işleri, Dışarı işleri (yardımcı ve servis olanakları), Fiziksel tesis yerleşim planı, İnşaat işlerinin sayısı, türü, Yapı malzemeleri, tesis ve işgücünün kalitesi ve bulunabilirliği, Tesis işletmesinin teknik gereksinimleri, Yatırım maliyeti, Arazi hazırlanması ve geliştirilmesi, Bina ve özel inşaat işleri, Dış inşaat işleri

Projenin Tanımlanmasının Adımları

1.Adım Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi 1.1.Proje ihtiyacını ortaya çıkaran nedenlerden bazıları: Organizasyon içi sorunlar, Müşteri ihtiyaç ve beklentileri, Rekabetin konumu, Teknolojik gelişmeler, Organizasyon tabanından gelen öneriler 1.2.Proje Teklifinde Olması Gereken Bilgiler Proje Teklifinin Nedenleri Elde Edilmek istenen Sonuçlar, Proje Hedef ve Çıktıları Projenin Müşterisi Projenin Kapsamı Kısıtlar Varsayımlar Yaklaşım;nasıl,nerede gerçekleşecek,aşamaları,yöntemleri Toplam Girdiler Projenin Süresi

1.Adım Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi 1.3.Proje Tekliflerinin Değerlendirilmesi Politika ve hedefleri desteklemeli, Müşterilerin beklentilerini karşılamalı, Risk faktörü kontrol edilebilir sınırlar içinde olmalı, Fayda ve maliyet analizi yapılmalı, Hedef ve çıktılar gerçekçi olmalı, Kapsam, varsayımlar ve kısıtlar göz önüne alınmalı, Uzmanlık ihtiyacı karşılanmalı, Kaynakların temini sağlanmalı, Proje yapılabilir olmalı, Değişimin boyutu yönetilebilir olmalı

2.Adım Proje Kararlarının Verilmesi Değerlendirme sürecinin sonunda bazı proje tekliflerinin uygulanması kararları verilecektir. Proje kararı alındıktan sonra Üst yönetim tarafından Proje sponsoru ve proje yöneticisinin atanması yapılmalıdır Değerlendirme sürecinin sonunda bazı proje tekliflerinin uygulanması kararları verilecektir. Proje kararı alındıktan sonra Üst yönetim tarafından Proje yöneticisi atanmalıdır.

2.Adım Proje yöneticisinin atanması P.Y.nin temel sorumluluk ve faaliyetleri >İlgili uzmanların yardımıyla proje planını hazırlamak. >Proje organizasyonunda sorumluluk alacak kişileri belirlemek, teklif etmek ve atanmalarını sağlamak. >Girdi sözleşmelerinin yapılmasını sağlamak. >Aşama ve faaliyetleri koordine etmek. >Aşama ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde sorumluluk alacak kişileri yetkilendirmek ve proje planını harekete geçirmek. >Üst yönetime rapor vermek ve gerektiğinde karar için başvurmak. >Proje planını sürekli olarak güncelleştirmek. >Yetkisi dahilindeki değişiklik kararlarını alarak uygulatmak. >Proje organizasyonunda ortaya çıkan problemleri çözümlemek ve ekip-takım bütünlüğünü sağlamak. >Toplantıları organize etmek. >Lojistik sorunları çözmek.

2.Adım Proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler Proje konusu hakkında bilgili olmak. Kullanılacak metodoloji ve yaklaşımlara yatkın olmak. Takım çalışmasına ve yönetimine yatkın olmak ve bu konuda tecrübeli olmak. Üst yönetim ile iletişim kurabilme becerisine sahip olmak. Bilgi ve tecrübesine saygı duyuluyor olmak. ulaşılabilir, açık, dürüst ve güvenilir olmalı. sözü ve eylemi aynı olmalı. gezerek yönetmeli. takım elemanlarını yetkilendirebilmeli. gayri resmi ilişkiler kurabilmeli. Personele eğitim olanakları sağlamalı.

4.Projenin planlanması 4.1.Proje Planının Oluşturulması 4.2.Projenin Örgütlenmesi 4.3.Girdilerin Sağlanması 4.4.Proje Plan Değişikliği 4.1.Proje Planının Oluşturulması Projenin gerçekleşmesi için ne yapılması ve nasıl bir yöntemle yapılması gerekiyor? Proje Planlamasının Yararları Belirsizliği ortadan kaldırmak veya azaltmak Yapılan işlerin etkinliğini ve verimliliğini artırmak Proje hedef ve kapsamının daha iyi anlaşılmasını sağlamak Ġözleme ve değerlendirme aşaması için bir temel oluşturmak

Proje Planının Oluşturulması Proje planın oluşturulmasında temel adımlar şu şekilde sıralanabilir: Proje teklif dokümanı üzerinde detaylı olarak çalışma, Projenin aşamalarının tanımlanması, aşamaların altındaki faaliyetlerin belirlenmesi, Detaylı faaliyet planı yapılması, Faaliyetlerin girdi ve kaynak gereksinimleri, süreleri ve maliyetlerine karar verilmesi, Proje örgütünün belirlenmesi, Proje maliyet tahmini ve proje bütçesinin geliştirilmesi

Organizasyon Şemaları

Proje Planının Oluşturulması Proje Zaman Planının Yapılması Faaliyetler ve faaliyet adımları için belirlenen sürelerin proje için hedef alınan toplam sürenin tutturulmasını sağlayacak nitelikte olması gerekir. Proje planı oluşturulurken GANTT, PERT CPM gibi metodlar uygulanabilir.

Proje aşama ve faaliyetleri >Aşama ve faaliyetler kendi içinde bütünlüğe sahip, kontrol edilebilir ve yönetilebilir proje alt seviyeleridir. >Projenin boyutu ve karmaşasına bağlı olarak, aşama ve faaliyetlerin belirli kişilerin sorumluluğu altında yürütülmesine karar verilebilir. Aşama ve faaliyet sorumlularının sorumlulukları Aşama ve faaliyet sorumlularının temel sorumlulukları proje yöneticisi için tanımlanan temel sorumluluklara benzer.kendilerine tanımlanan yetkiler çerçevesinde, aşama ve faaliyetin yönetimini gerçekleştirirler. Yetki alanlarının dışına taşan konularda, proje yöneticisinin kararına başvururlar. Aşama ve faaliyet sorumlularının tanımlanacak prosedür çerçevesinde proje yöneticisi ile yakın temasta bulunmaları gerekir.aşama ve faaliyetlerle ilgili ilerlemeler ve ortaya çıkan sorunlardan, proje yöneticisi haberdar edilmelidir.

Proje Planının Oluşturulması Proje Dönüm Noktaları (Milestones) : Bir projenin zaman, maliyet, teslimat hedeflerine yönelik düşük performansta gerçekleştirdiğine veya çıktıların kalitesinin yeterli olmadığında projeye olumsuz etkileri yüksek olacak faaliyetler, bir projenin dönüm noktalarını oluşturur.

Proje Plan Değişikliği Proje yöneticisi proje planında yapacağı değişikliği ayrıntılı bir çalışma yaptıktan sonra değişikliği yalnızca organizasyon içindeki birimlere değil aynı zamanda projeye girdi sağlayan tüm fonksiyonlara zamanında iletmelidir

5.Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 5.1.Proje Planının Onaylanması 5.2.Projenin Başlatılması 5.3.Proje ekibinin oluşturulması 5.4.Proje ekibinin başarılı olabilmeleri için5.5.projenin Yürütülmesi 5.6.Projenin İzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 5.7.Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması Projenin izlenmesi nasıl yapılacak, ne zamana kadar izlenecek, hangi zaman aralıklarıyla raporlanması isteniyor veya gerekli?

Proje planının üst yönetime sunulması Proje planının oluşturulması sırasında yapılan risk değerlendirilmelerini de göz önüne alarak gerçekçi şekilde inceleyerek projeye ayrılabilen kaynaklar, proje hedeflerine ulaşılmasına imkan vermeyecekse hedefin değiştirilmesi ciddi olarak gündeme getirilmelidir. Yapılan son rötuşlardan sonra proje planı üst yönetimin onayına sunulmaya hazırdır. Projenin Onaylanması Planın üst yönetime sunulmasında projeyle ilgili ana unsurların projenin getireceği faydaların ve şirket üzerine olan etkisinin kısa ve öz olarak anlatılması gerekir

Projenin Başlatılması Liderlik ve Ekip Geliştirme Proje Ekibinin Oryantasyonu Projenin Yürütülmesi Projenin İzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması

Proje Ekibi ile ilk toplantının yapılması-ekibin Oryantasyonu Proje başlatılma kararı alındıktan sonra proje sponsoru ve proje yöneticisinin yapması gereken ilk şey proje ekibini oluşturan kişileri bir araya getirerek ilk toplantıyı yapmasıdır Ekibin proje süresince nasıl çalışacağı baştan prosedürlerle saptanmalı ve titizlikle uygulanmalıdır. Projenin her aşamasında mevzuata uygunluk esas olmalıdır. Kişiler ve fonksiyonlar arasındaki eşgüdüm önemlidir. Kritik yol düzenindeki işlerde herhangi bir sapmanın projenin tümünde aynı oranda bir sapmaya yol açacağı unutulmamalıdır.

Proje Yönetiminde Karşılaşılabilecek Problemlerin Bazı Nedenleri: Yeni bir teknolojinin söz konusu olması, Projede çalışanların teknolojiye hakim olmaması, Yanlış ekipman ve malzeme kullanımı, Yanlış metodoloji ve tekniklerin kullanımı, Yeterli kaynak sağlanamaması, Kaynaklar üzerinde yeterli denetim kurulamaması, Asıl girdilerin temininde gecikmeler, Dışa bağımlılıklar nedeniyle oluşan gecikmeler, Aşama ve faaliyetlerin planlanandan daha uzun sürede gerçekleştirilmesi, Öngörülmeyen ilave faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, Girdi ve kaynakların temin maliyetinde oluşan artmalar

Projenin Sona Erdirilmesi Projenin sona erdirilmesi sunumunda bulunması gerekenler Üst yönetime sunuş yapılması Proje çıktılarının kullanıcılara/müşteriye devredilmesi Proje ekibinin eski/yeni görev yerlerine atanması proje sona erdirme sunuşunda: üst yönetim projenin müşterisi konumundaki yöneticiler çıktılarını kullanacak müşteri temsilcileri proje yöneticisi proje ekibinde çalışmış olan uzman kadro proje ekibine destek olan part-time çalışan kadro hazır bulunmalıdır.

Proje Ekibi Dağıtılması Projenin sona ermesiyle birlikte proje ekibi dağıtılmak zorundadır Bireylerin ve grupların çabalarının ve başarılarının zamanında tanınması ve takdir edilmesi toplam kalite yönetiminin ana unsurlarından birisidir. Ödüllendirme özel olarak ele alınmalı ve zamanında yapılmalıdır.

TS EN ISO 9001 TEMEL EĞİTİMİ

Kalite ; Bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerinin toplamıdır. TS 9005 ( ISO 8402 ) Kullanıma uygunluktur. Dr. J.M. JURAN Şartlara uygunluktur. P. B. CROSBY İhtiyaçların karşılanabilme oranıdır. Müşteri memnuniyetidir. İstenen şartlara İlk defada, Zamanında, Her defasında Uymaktır.

ISO 9000-2000 Kalite Yönetim Sistemleri Temel Terimler ve Sözlük ISO 9001-2000 Kalite Yönetim Sistemleri Şartlar ISO 9004-2000 Kalite Yönetim Sistemleri Performansın İyileştirilmesi İçin Kılavuz ISO 19001-2000 Çevre ve Kalite Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu

ÜRÜN Bir prosesin sonucudur. Dört genel ürün kategorisi mevcuttur. Bunlar; Hizmet (taşımacılık, endüstriyel bakım, hastane) yazılım (bilgisayar programı, sözlük) donanım (motorun mekanik parçası) prosesten geçmiş malzeme (makine yağı)

PROSES YAKLAŞIMI Bir kuruluş, etkin çalışması için, birçok bağlantılı faaliyetleri tanımlamalı ve yönetmelidir. Kaynakları kullanan ve girdilerin, çıktılara dönüşümünün sağlanması için yönetilen faaliyet, PROSES olarak değerlendirilebilir. Genellikle, bir prosesin çıktısı, bir sonrakine doğrudan girdi oluşturur.

Kalite Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesi M Ü Ş T E R İ Ş A R T L A R GİRDİ Kaynak Yönetimi Yönetim Sorumluluğu ÜRÜN-HİZMET GERÇEKLEŞTİRME Ölçme, Analiz, İyileştirme Kalite Yönetim Sistemi Yeni yaklaşım tam bir DEMİNG DÖNGÜSÜ olarak tasarlanmıştır. ÜRÜN M Ü Ş T E R İ T A T M İ N

Deming Döngüsü

Kalite Denetimi Kalite denetiminin amaçlarından birisi de, geliştirici veya hataları giderici ihtiyaçların belirlenmesidir. Bu nedenle KALİTE DENETİMİ tetkik, proses kontrolü veya ürün/hizmet kabulünün asıl amacı olan gözetim veya muayene işlemleri ile karıştırılmamalıdır. Bu nedenle KALİTE DENETİMİ: Kalite ile ilgili tüm faaliyetlerin ve sonuçlarının planlanan düzenlemelere uyup uymadığının ve bu düzenlemelerin etkili bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının sistematik ve tarafsız olarak izlenmesidir. 83

Denetim Çeşitleri Kuruluş İçi Denetim (Birinci Taraf) Kuruluşun kendi içinde gerçekleştirdiği incelemedir. Kuruluş Dışı Denetim (İkinci Taraf) Kuruluşun kendisine mal ve hizmet sağlayanları incelemesidir. Bağımsız Denetim (Üçüncü Taraf) Kuruluşun, bağımsız uzmanlar tarafından incelenmesidir (Akreditasyon yada Belgelendirme Denetimleri) 84

Kuruluş İçi Denetim Çeşitleri Kalite Sisteminin Denetlenmesi Kalite yönetiminin uygulanması için gerekli olan kuruluş yapısının, sorumluluk ve yetkilerin, yordamların, süreçlerin ve kaynakların (insan ve gereçler) incelenmesidir. Süreç Kalitesinin Denetimi Süreç parçalarının, çalışanların, makine ve cihazların, çevre koşullarının temelde istatistik yöntemler kullanılarak incelenmesidir. Ürün Kalitesinin Denetimi Hem ürünün tanımlanan ölçütlere uyup uymadığının, hem de ölçütlerin kullanıma ve ihtiyaca uygun olup olmadığının incelenmesidir. Hizmet Kalitesinin Denetimi Hizmetin belirlenmiş veya olabilecek ihtiyaçları karşılayabilme niteliğinin incelenmesidir. 85

ÖZ DEĞERLENDİRME OLGUNLUK SEVİYESİ 1 BÜYÜK ENGELLER / ENGELLEMELER DURUMU ZOR YÖNETİM ANLAYIŞI VAR KALİTEDE VERİMLİLİK ANLAYIŞI YOK PLANLAMA VE MALİYET ÖNEMSİZ YENİDEN İŞLEME VE HURDA YÜKSEK TEKNOLOJİ ESKİMİŞ

OLGUNLUK SEVİYESİ 2 KARMAŞA DURUMU YALNIZ YUKARIDAN DİKEY YÖNETİM VAR ÇALIŞANLAR HUZURSUZ KALİTEYE KATILIM ÇOK AZ YÜKSEK BAŞARISIZLIK MALİYETLERİ PAZAR PAYI AZALIYOR

OLGUNLUK SEVİYESİ 3 SİLKİNME DURUMU KALİTE BİLGİSİ ARTMIŞ KALİTEYE KATILIM BAŞLAMIŞ EKİP ÇALIŞMASI İÇİN ÇABA VAR VERİMLİLİK HALA DÜŞÜK PAZAR PAYI KORUNUYOR, KAR AZ

OLGUNLUK SEVİYESİ 4 ÖNLEYİCİ YÖNETİM ANLAYIŞI KALİTEYE VERİLEN DEĞER ARTMIŞ KALİTE EKİPLERİ BAŞARILI CİHAZ VE METOT KULLANMADA USTALIK GELİŞMİŞ EĞİTİM VE ÖĞRENİM ÖNEMLİ

OLGUNLUK SEVİYESİ 5 BİR EKİP ÇALIŞMASI YATAY VE DİKEY HABERLEŞME VAR KALİTEYE YÜKSEK KATILIM SAĞLANMIŞ EKİP ÇALIŞMASI ÖNEMLİ YÖNETİM ZORLAMALARI YOK UZUN DÖNEM HEDEF VE STRATEJİLER BELİRLENMİŞ MORAL YÜKSEK, İŞGÜCÜ DENGELİ KALİTEYE SİSTEM YAKLAŞIMI VAR PAZAR KALICI VE SÜREKLİ

Akreditasyon Akreditasyon, ulusal veya uluslar arası kuruluşlar tarafından; laboratuarların, muayene ve belgelendirme kuruluşlarının ulusal ve uluslar arası kabul görmüş teknik kriterlere (EN 45000 ve 17000 serisi standartlara) göre değerlendirilmesi, yeterliliğinin onaylanması,düzenli aralıklarla denetlenmesi ve belgelenmesidir.. Bu amaçla ülkeler tarafından tanımlanan ve ikili anlaşmalar çerçevesinde karşılıklı tanınan akreditasyon teşkilatları bulunmaktadır.örneğin Almanya da DAR,İngiltere de UKAS,Türkiye de TÜRKAK. 91

Akreditasyon Hizmet sektöründe akreditasyonun sözcük anlamı denklik olup amacı organizasyonların yüksek nitelikte hizmet vermesini sağlayacak standartlarla buluşturmak ve bunun sürekliliğini sağlamaktır. Böylece kuruluş içi çalışanlarının ve toplumun memnuniyet düzeyinin yükseltilmesi sağlanır. Akreditasyon ayni zamanda yeterliliğin onaylanması da demektir.bu açıdan akreditasyon belirli bir hizmeti vermeye aday bir organizasyonun belirlenen standartlar çerçevesinde yeterliliğinin saptanması olarak tanımlanabilir ve kalite ile standart sözcüklerinden bağımsız düşünülemez. 92

Akreditasyon AKREDİTE OLMAK demek, yetkili bir kuruluş tarafından, kabul edilmiş kalite standartlarına uygun ve dönemsel olarak yapılan iç denetim,denetim,geliştirme ziyaretleri ve özdeğerlendirmeler sonucunda bir şirketin kalitesi hakkında resmi olarak yapılan yetkin kılma beyanını almak demektir. 93

ISO 9001 Standardının Şartları 16. ÖLÇÜM, ANALİZ Kuruluş, gerek duyulan gözlem, ölçüm, analiz ve geliştirme süreçlerini planlayıp, uygulayacaktır (8.1). Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi (anket,diğer iletişim metotları, müşteri şikayetleri), iç denetim yapılması, süreçlerin gözlem ve ölçümü, ürünün gözlem ve ölçümü (muayene ve deney), uygun olmayan ürünün kontrolü, verilerin analizi (istatistik), iyileşme (Kalite Yönetim Sisteminin etkinliği sürekli geliştirme), düzeltici ve önleyici faaliyetler yapacaktır. (8. Madde). 94

Kalite Yönetim Sistemi Çok genel anlamda ISO 9000 sistemi Kalite Sistem Dokümantasyonu : Kalite El Kitabı, Prosedürler, İş Talimatları, Formlar, Kayıtlar, Çizimler, Standartlar vb. destek dokümanlardan oluşur. Kalite Kontrol ve muayene ise daha sonra teknik sorumluluklarla ilgili çalışmaların tümüdür. 95

Önemli Not Kalite El Kitabında dış faktörlerin ortaya koyduğu gerekliliklerin karşılanması için firmanın neler yaptığı en üst düzeyde açıklanmalıdır. Kalite prosedürlerinde iş yöntemleri anlatılmalı Talimatlarda ise nasıl yapıldığı açıklanmalıdır. Proses dokümanları organizasyona özgüdür. Formlar ise yapılan işlerin kayıt altına alındığı kalite dokümanlarıdır. 96

Kalite El Kitabı Bir kalite sisteminin oluşturulması ve uygulanmasında kullanılan temel doküman Kalite El Kitabı dır. Kitabın ilk amacı, sistemin uygulanması ve bunun sürekliliğinde kalıcı bir referans olmasıdır. Çok uygun bir eğitim aracı olan bu doküman, yeni işe alınan personelin işletmeye ve işine uyumunu sağladığı gibi personelin tümünü kalite üzerinde eğittiği için verimliliği arttıracaktır. Bu ve benzeri kuruluş içi amaçların yanı sıra kuruluş dışı amaçlar için (ISO 9001:2008 KYS e uygunluğu) kalite sistemini tanıtır ve böylece müşteri talebini arttırır. Kısacası bu kitap, bir işletmenin Kalite Vitrini dir. 97

Kalite El Kitabı Kapak Sayfası : Şirketin adını, kitabın numarası ve basım tarihi ile kontrollü ya da kontrolsüz kopya durumunu belirtir. Dağıtım ve Revizyon : K.E.K. in hangi tarihte ve kimlere verildiği belirtilir. Yayın Hakkı : K.E.K., ait olduğu işletmeye özgü bir kitap olup yayın hakkının da bu işletmeye ait olduğu belirtilir. K.E.K. in Amacı : Hazırlanma amaçları bu bölümde verilir. İşletmenin Tanımı İşletmenin Yerleşim Planı İş Akışı : Genel işletme süreci, ana işlem basamakları olarak gösterilir. Organizasyon Şeması,Etkileşim Tablosu ve Süreç Haritası Görev Tanımları : Bu işletmedeki işleri yöneten, yapan ve doğrulayan tüm personelin sorumluluk, yetki ve karşılıklı ilişkileri tanımlanır. Kalite Politikası : Belirlenen politika, üst yönetici tarafından imzalanarak buraya konur. Kalite Hedefleri : Ulaşılması amaçlanan kalite, performans düzeyleri yazılır. Sistemin Ana Hatları : ISO 9001:2008 KYS nin her maddesi, ayrı ayrı bölümler olarak değerlendirilir ve işletmedeki uygulanması özetlenir. Hariç tutmaların gerekçeleri verilir. Prosedür,Talimat ve Formlar listesi 98

HİZMET KALİTESİ D E N E T İ M L E R S T A N D A R D İ Z A S Y O N Ö Z D E Ğ E R L E N D İ R M E Eğitim Sistemi Kanuni Yapı Ekonomik Yapı 99 SÖZ UÇAR YAZI KALIR

Dokümantasyon Süreci 100

Örnek İş Akışı 101

Dokümanların Yazılması Prosedürleri yazarken basit sözcükler kullanılmalı ve pasif cümle kullanmaktan kaçınılmalıdır. Prosedürü yazan kişi kendini örneğin iç ya da dış denetçi gibi okuyucunun yerine koymalı ve onun prosedürü okuyunca hiç bir sorunla karşılaşmamasını düşünmelidir. Cümle ve paragraflar en kısa şekilde olmalı; bir cümle bir eylemi, bir paragraf ise bir konuyu anlatmalıdır. Noktalama işaretleri etkili bir prosedür yazmada diğer önemli bir konudur. Yapılan kısaltmalar mutlaka Tanımlar-Kısaltmalar bölümünde verilmelidir. Ayrıca metin içinde gönderme yapılan yazılar Referanslar ve ilk defa türetilen dokümanlar ise Ekler bölümlerinde verilmelidir. 102

Dokümanların Yazılması İş talimatları yazılırken, bunların operasyonel düzeyde olduğu unutulmamalı, bu nedenle de kısa ve emir kipinde yazılmalıdır. İş talimatları hazırlanırken, işi daha önce yapan kişi ile mutlaka görüşülmeli ve böylece yapılma şekli ile olması gereken ortaya çıkarılmalıdır. 103

Yazım Da Dikkat Edilecek Noktalar İŞLEM NE gerçekleşecek NEREDE gerçekleşecek NASIL gerçekleşecek NE ZAMAN gerçekleşecek KİM sorumludur DENETİM NE denetlenecek NEREDE denetlenecek NASIL denetlenecek NE ZAMAN denetlenecek KİM sorumludur PROSEDÜRLER, İŞİNİZİ SİZİN KADAR BİLMEYENLERİN DE ANLAYABİLECEĞİ ŞEKİLDE YAZILMALIDIR. 104

Talimat (Yönerge) YAPILACAK İŞİ AYRINTISIYLA ANLATIR. OKUYANIN İŞİ DAHA ÖNCE HİÇ YAPMADIĞI VARSAYILIR. AÇIK, YALIN, ANLAŞILABİLİR İFADELER KULLANILIR. FOTOĞRAF, ŞEMA, AKIŞ DİYAGRAMI GİBİ GÖRSEL MALZEME İLE DESTEKLENEBİLİR. İLGİLİ BİLGİ KAYNAKLARINA (KULLANIM KILAVUZU vb.) GÖNDERME YAPILABİLİR. ANA PROSEDÜRÜ DESTEKLER. OLMADIĞINDA İŞİN YA DA ÜRÜNÜN KALİTESİ OLUMSUZ YÖNDE ETKİLENEBİLİR. EMİR HALİNDE,TEK VEYA İKİ SAYFA HALİNDE YAZILIR. İLGİLİ YERDE ASILARAK BULUNDURULUR. TALİMATLARIN UYGULANMASI ZORUNLUDUR. HER ZAMAN REVİZE EDİLEBİLR. İŞİ YAPAN VE KONTROL EDENİ İÇERİR. 105

Formlar Ve Kayıtlar Gerek prosedürler ve gerekse talimatlar tanımlandıkları işin yapılması sırasında oluşan bilginin kaydı ve bilgilerin saklanmasına ihtiyaç duyarlar. Bu gereklilik standart dan gelmektedir. Kayıt ortamları dokümanların ayrılmaz parçasıdır. Dolayısı ile bir form kontrollü bir dokümanın ayrılmaz bir parçasıdır. 106

Kalite Kayıtları Yönetimin gözden geçirme kayıtları Sözleşmenin gözden geçirilmesi kayıtları Dokümantasyon kayıtları Satın alma kayıtları Tedarikçi değerlendirme kayıtları Dışarıdan temin edilen hizmete ilişkin kayıtlar Hizmetin tanımı ve izlenebilirliği kaydı Proses (süreç) kontrol kayıtları Performans ölçüm faaliyetleri kayıtları Öz değerlendirme kayıtları Uygunsuzluk kayıtları Düzeltici önleyici faaliyet kayıtları İç denetim kayıtları Eğitim kayıtları Müşteri ilişkileri kayıtları...vs... 107

Örnek: Organizasyon Şeması ODA MECLİSİ YÖNETİM KURULU GENELSEKRETERLİK Gen.Sek.Yrd. 1 Müşavirlikler Gen.Sek.Yrd. 2 Belge Sicil Mali İşler İnsan İşlemleri Müdürlüğü Müdürlüğü Kaynakları Müdürlüğü 108

Sistem Mühendisliği Sistemi kurmak için çalışmaya başlamak işin en zor yanıdır.önce siz onu taşımalısınız.ancak sonra onun sizi taşıyacağını göreceksiniz 109

Projeyi Başarılı Kılan Etmenler Takım çalışması Amaç ve hedeflerin iyi belirlenmesi Sürekli iyileştirme İnsanlara saygı Motivasyon Liderlik Müşteri odaklı çalışma

Liderlik ve Ekip Geliştirme Öğrenen organizasyonların önemli görevlerinden birisi, kurumun/kuruluşun misyonunun gerçekleşmesini sağlayacak çalışanları bulmak, eğitmek ve gelecek yıllara hazırlamaktır

Başarılı proje ekiplerinde olması gereken üç temel unsur; güven, yönetici ile ekip üyeleri arasında olumlu ilişkiler, ekip ruhudur Proje planlanması mühendis, işletmeci, iktisatçı, sosyal bilimci, iş adamı, kamu yöneticileri vb. uzman personelden oluşan bir ekip gerektiren disiplinler arası bir çalışmadır.

Ekibin Oryantasyonu

Karakter Tipleri İzole Tipler Liderlerine karşı ilgisiz veya tepkisiz. Seyirci Kurumsal yaşamdan uzak. Katılımcılar Kurumla ilişkili, aktif katılımcı, kurumu desteklemek ve hedeflerine ulaştırmak için çalışır. Aktivist Kurumları ve liderleri için güçlü duygular besler, ortalama bir katılımcıdan daha sahiplenicidir. Israrcılar Belirli bir fikir ve/veya kişinin ölene kadar yanında yer alır. Source: Kellerman, Barbara. 2007. What every leader needs to know about followers. Harvard Business Review 85(12): 84 91.

Bu şu demek! Kendini tanımak Kuvvetli yanlarınızı Değerlerinizi Performans koşullarınızı İlişkilerden neler beklediğinizi Kendini geliştirmek Kendini konumlandırmak (?)

*** 3 madde halinde kişisel misyonunuzu tanımlayınız.

KENDİNİZİ PLANLAMA SÜRECİ

Dürüst ve örnek alınan bir insan olmak istiyorum Cömert olmak istiyorum Başarılı olmak istiyorum Rahat yaşamak istiyorum

Liderlik doğuştan sahip olduğumuz bir potansiyeldir. - Lider davranışımız, etkinlik düzeyimize bağlıdır. Bunun için: ETKİN KİŞİLİK şarttır. Etkin Kişilik : Hayat içindeki duruşumuz Hayat içindeki varoluş amacımıza bağlıdır. Bunun yeterli ve gerekli koşulu : Sürekli İlim-Araştırma, öğrenme ile gelişmektir

Etkin Liderler : Rüyalarını yönetir: Vizyonların iletimi Çok Titiz eleman seçimi Ödüllendirme Yeniden Eğitim Reorganizasyon Hatalarını Kabul Eder Karşılık verici cesaretlendirir İyimserlik, inanç ve umut sahibidir Astların beklentileri, performansları, kariyer hedeflerini sürekli belirler takip eder. Becerilere, stratejik düşüncelere öncülük eder Vizyon, ilham, başkalarının duygularını anlama, doğruluk, adil olma, karakterlerinin manifestosudur.

Motivasyon ve Anlamı: İnsanların çalışmayı istemesini nasıl sağlarsınız?