Per_Puan Access Kullanım Kılavuzu Perpacom Bilgisayar Tic. Ltd. Şti. www.perpacom.com.tr Perpa Ticaret Merkezi B Blok, Kat:13, No:2348 Şişli İSTANBUL Telefon: 0212 222 24 00 01 Mail: info@perpacom.com.tr 01.01.2014
İçindekiler: Per_Puan Programa Giriş Kullanıcı Girişi ve Ana Menü ------------------------------------------- 3 Menüler ve Butonlar ----------------------------------------------------- 4 Kullanıcı Tanımlama ve Yetkilendirme ------------------------------ 8 Sabitler (Sabit Ayarlar) Şirket Bilgileri --------------------------------------------------------- 10 Bölüm, Departman ve Servis Tanımlama ----------------------- 11 Personel Ekleme ve Çıkarma --------------------------------------- 13 Hareketler Cihazlardan Bilgi Toplama ------------------------------------------- 17 Hareket Düzenleme --------------------------------------------------- 20 Hareket İşleme ve Geri Alma ---------------------------------------- 22 Fazla Mesai Onaylama ------------------------------------------------ 25 İzin ve Vardiya Girişi --------------------------------------------------- 26 Yıllık Çalışma Kodu Değişikliği -------------------------------------- 29 Toplu İzin ve Vardiya Girişi ------------------------------------------- 30 Toplu Hareket Oluşturma -------------------------------------------- 31 1
Puantaj ve Maaş Hesaplama Hesaplamalar ---------------------------------------------------------------- 32 Avans, Kesinti ve Ödemeler ---------------------------------------------- 34 İletişim Parmak İzi Transfer -------------------------------------------------------- 35 Raporlama Sabit Bilgi Raporları -------------------------------------------------------- 37 Hareket Raporları ---------------------------------------------------------- 39 Puantaj ve Maaş Raporları ------------------------------------------------ 41 2
Per_Puan Programa Giriş Kullanıcı Girişi ve Ana Menü Per_Puan simgesine çift tıkladığımızda karşımıza yandaki görüntüde olduğu gibi Kullanıcı Girişi ekranı çıkacaktır. Bu ekranda programa giriş yapmak istediğimiz kullanıcıyı seçip ve varsa şifresini de girdikten sonra Tamam butonuna tıklayarak programa giriş yapabiliriz. Programın alt bölümünde ana menü bulunmaktadır. Bu menü, kullanacağımız diğer menüleri ekranda görüntülememizi sağlamaktadır. Bu menünün sol alt kısmındaki bilgi çubuğunda programa hangi kullanıcı ile giriş yaptığımızı, hangi şirketin görüntülendiğini ve programın aktif yılını bizlere gösterecektir. Bu bilgiler bize yıllar arasında geçiş yaparken ve programda çalışırken büyük kolaylık sağlayacaktır. 3
Menüler ve Butonlar Ana Menüdeki açılacaktır. butonuna tıkladığımızda ekranın sol kısmında sabitler menüsü Bu menüde programda bulunan sabit ayarlar yani sıklıkla değiştirilmeyen ayarlar yer almaktadır. Şirket Bilgileri, Bölüm, Departman, Servis ve Personel kayıtları bu menüden girilmektedir. Yine isteğe bağlı olarak Fazla Mesai Masraf Yerleri ve Fazla Mesai Nedenleri bu bölümden girilmektedir. Ana Menüdeki açılacaktır. butonuna tıkladığımızda ekranın sol kısmında hareketler menüsü Bu menüde cihazlardan programa gelen hareketler ve hareket ayarları gibi bölümler yer almaktır. Yine bu menüde fazla mesai onayı, izin girişi, vardiya değişikliği gibi ayarlar yapılmaktadır. 4
Ana Menüdeki açılacaktır. butonuna tıkladığımızda ekranın sol kısmında puantaj menüsü Bu menüde puantaj ve maaş hesaplamaları, maaş ayarları yer almaktadır. Yine bu menüde Avans, Kesinti ve Ödeme Ekranı bulunmaktadır. Ana Menüdeki açılacaktır. butonuna tıkladığımızda ekranın sol kısmında iletişim menüsü Bu menüde cihazlardan parmak izi bilgilerini alma ve diğer cihazlara gönderme gibi işlemler yapılabilmektedir. Bu şekilde personellerin parmak izlerini tek bir cihaza kaydetmeleri yeterli olur. Programdaki bu fonksiyon sayesinde kayıtlar diğer cihazlara da yollanır ve istenilen cihazlarda tanımlı olurlar. Bu işlemler veri kaybı ve daha sonra çıkabilecek sorunlara karşı önlem olarak programı bilen birinin gözetiminde yapılması daha iyi olur. 5
Ana Menüde butonuna tıkladığımızda diğer menülerden farklı olarak raporlama menüsü ekranın sağ kısmında açılacaktır. Ana Menüdeki gibi üzerinde butonlar yer alır. Her butonda farklı rapor menüleri vardır. Raporlama menüsünden Sabitler butonuna tıklandığında aşağıdaki gibi bir menü açılır. Bu menüde girilen sabit ayarların raporları alınabilir. Mesela sistemde var olan personel raporunu görmek için bu menüyü kullanabiliriz. İşe başlayan, işten çıkan personel raporu, var olan bölüm, departman, servis bilgileri raporu gibi sabitler menüsünden girilen tüm bilgilerin raporlarını bu bölümden alabiliriz. 6
Raporlama bölümünden Hareketler butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi bir menü karşımıza çıkacaktır. Bu menüde başında KO yazan raporlar hareketler işlenmeden önce alınabilen raporlardır. Başında GÇ yazan raporlar ise hareketler işlendikten sonra alınabilecek raporlardır. Hareketler ile ilgili istenilen tüm raporlar bu bölümden alınmaktadır. Raporlama bölümünden Puantaj butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi bir menü açılacaktır. Bu menüden aylık puantaj ve aylık maaş raporu alınabilmektedir. 7
Kullanıcı Tanımlama ve Yetkilendirme Alt menüde bulunan Bakım/Onarım butonuna tıkladığımızda sol ekrana Bakım/Onarım menüsü açılır. Buradan Kullanıcı Tanımlarına tıklarız. Karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran açılır. Açılan ekranın sol tarafındaki bölümde programda kayıtlı olan kullanıcılar görüntülenmektedir. İstediğimiz kullanıcının üzerine tıklayıp düzenleme yapabiliriz. Kullanıcı Adı: Program kullanıcısının adı girilir. Şifre: Kullanıcının programa girerken kullanacağı şifre girilir. (Boş bırakılabilir.) Dil: Programın kullanılacağı dil seçilir. (yeni) butonuna tıklayıp bilgi bölümlerini doldurduktan sonra alt kısımda bulunan programın bölümlerinde kullanabileceği yetkileri seçip (kaydet) butonuna tıklarız. Bu şekilde yeni bir kullanıcı tanımlamış oluruz. Bölüm / Departman: Program kullanıcısının bölüm ve departmanı belirtilir. (Boş bırakılabilir.) Kullanıcı Statü: Yönetici veya Kullanıcı olduğu belirtilir. Şirket Yetki: Programda kayıtlı şirketlerden hangisini veya hangilerini yönetebileceği seçilir. (Örn: 01,) 8
Örnek: Sisteme bir kullanıcı eklemek (yeni) butonuna tıkladık ve Kullanıcı Adı bölümüne Kullanıcı - 1 yazdık. Daha sonra Şifre bölümüne 1234 girdik. Yan tarafındaki boşluğa şifremizi doğrulamak için tekrar aynı şifreyi( 1234 ) yazdık. Dil bölümünden programı kullanmak istediğimiz dili seçtik. Bölüm kısmındaki Seç butonuna tıklayıp kullanıcının bölümünü belirttik. Departman kısmını belirtmek istemedik ve boş bıraktık. Kullanıcı Statü bölümünden Kullanıcı olduğunu belirttik. Şirket Yetki bölümünden programda kayıtlı olan kullanabileceği şirketlerin kodunu girdik. MesaiDeg Programı kullanılıyorsa eğer Haftalık yada Aylık seçeneklerinden birini seçtik. Kullanılmıyorsa eğer bu bölüm önemsizdir. Alt kısımda bulunan program bölümleri için yanlarındaki listeden yetki verdik. Her bölüm için 3 farklı yetki seçeneği bulunmaktadır. Bunlar; 0 - Kullanamaz : Programın belirtilen bölümüne girişini engeller. 1 - Tüm İşlemleri Yapabilir. : Programın belirtilen bölümünde tüm işlemleri yapabilir. 2 Sadece Kayıt Görebilir. : Programın belirtilen bölümüne girebilir ancak değişiklik yapamaz. 9
Sabitler (Sabit Ayarlar) Şirket Bilgileri Sabitler Menüsünden Şirket Bilgileri kısmına tıklandığında ekrana aşağıdaki gibi bir bölüm açılacaktır. Burada isteğe göre şirket bilgileri girilebilir. Tamamen bilgi amaçlı olduğundan boş veya eksik doldurulabilir. Şirket Ünvanı boş bırakılmamalıdır. Çünkü aldığınız raporlarda gözükecektir. Yıl kısmında programın kurulduğu tarihten itibaren yıllar yer alır. Programı kullanmak istediğiniz yılı seçip Tamam butonuna tıkladığınızda, program veritabanı olarak o yılı seçer. Seçtiğiniz yıla ait hareketleri ve bilgileri bu şekilde görüntüleyebilirsiniz. 10
Bölüm, Departman ve Servis Tanımlama Sabitler menüsünden Bölüm Departman bölümüne tıkladığımızda ekrana aşağıdaki gibi bir ekran açılacaktır. Burada bölüm ve departman isteğe bağlı olarak girilebilir. Bu rapor alırken kolaylık sağlar. Örneğin rapor alırken sadece Ofis bölümünün Muhasebe departmanını görüntülemek istiyorsak o kişileri rahatlıkla seçebilmemizi sağlayacaktır. Yeni bölüm açmak istiyorsak butonuna tıklıyoruz. Aşağıdaki gibi bir kısım açılacaktır. Burada Kod belirleyip Tanım olarak bölüm adını giriyoruz. Üst tarafta bulunan butonuna tıklayarak kaydediyoruz. 11
Açtığımız bu bölümün altında bir departman eklemek için önce o bölümü seçip, sonra üst menüden butonuna tıklıyoruz. Yine kod ve tanımı girdikten sonra butonuna tıklıyoruz. Satış bölümünün altına Pazarlama adında bir departman eklemiş olduk. Bölüm veya departman adını değiştirmek istediğimizde önce o bölüm veya departmanı seçeriz ve daha sonra butonuna tıklarız. Değişiklik yaptıktan sonra tekrar kaydetmeliyiz. Bölüm veya departman silmek için istediğimiz bölüm veya departmanı seçip butonuna tıklarız. Menüyü kapatmak için butonunu kullanabiliriz. Sabitler menüsünden Servis Bilgileri kısmına tıkladığımızda yandaki gibi bir bölüm açılır. Bölüm Departman menüsü ile hemen hemen aynıdır. Aynı butonlar ve aynı işlemler yapılarak servis bilgisi eklenip düzenlenebilir. Servis bilgileri kısmı da bölüm departman menüsü gibi personelleri gruplandırıp rapor alırken filtrelemek amacıyla kullanılabilir. 12
Personel Ekleme ve Çıkarma Sabitler Menüsünden Personel Sicil Bilgileri ne tıkladığımızda ekrana aşağıdaki gibi bir bölüm açılır. Yeni Personel Ekle ekleyebiliriz. butonu ile yeni personel Butona tıkladığımızda otomatik olarak sicil no ve parmak izi numarası oluşacaktır. Parmak izi kullanılmasa bile bu numara silinmemelidir ve kesinlikle sicil no ile aynı olmalıdır. Eğer personele ait proximity kart varsa, Kart No kısmına, kartın arka kısmındaki ilk 10 haneli numara girilmelidir. Eğer personele ait bir şifre varsa Şifre bölümüne girilmelidir. 13
Görev Birimi bölümünde daha önce açılan bölüm, departman ve servis bilgileri sağ kısımda bulunan büyüteç simgesine tıklayarak personelin bu bölüm, departman ve/veya serviste olduğu belirtilebilir. Yeni Personel Ekle butonuna bastığımızda otomatik olarak İşe Giriş Tarihi gelecektir. Ancak siz buraya personelin işe başladığı gerçek tarihi girebilirseniz. Çıkış Tarihi boş kalmalı. Bu personelin hala çalışmakta olduğu anlamına gelmektedir. Eğer Personel işten ayrıldıysa buradan çıkış tarihini girmelisiniz. Kart No kısmını silip kaydetmelisiniz. Bu şekilde personelin işten ayrıldığını programa bildirmiş olursunuz. Eğer personel fazla mesai alabilecek ise Fazla Mesai Alır butonu işaretli olmalıdır. Puantaj bölümünde bulunan Mesai Tablosu kısmına personelin çalıştığı vardiya seçilmelidir. Buraya isteğe bağlı olarak Personele ait görüntü ve bilgi girilebilir. Programda maaş hesaplatacaksanız Maaş kısmına personelin aylık olarak aldığı ücreti girmelisiniz. 14
Burada personelin geçebileceği cihazları işaretlemeniz gerekiyor. İşaretlenmeyen cihazlar personele onay vermeyecektir. Bilgileri girdikten sonra butonuna tıkladığımızda Kayıt Tamamlanmıştır! uyarısı ekrana gelecektir. Var olan personelleri görüntülemek için butonuna tıklıyoruz ve ekrana aşağıdaki görüntüde olduğu gibi personel seçme ekranımız geliyor. 15
Personel Seçme ekranında alt kısımda bulunan Bul Getir butonuna tıkladığımızda, sistemde var olan tüm personeli sağ taraftaki listeye getirecektir. İstersek sicil numarası, kart numarası, adı soyadı ya da parmak izi numarasına göre arama yapabiliriz. Ya da istediğimiz bölüm, departman veya servis bölümlerinin yanındaki bul butonunu kullanarak o bölüm, departman veya serviste bulunan personelleri listeleyebiliriz. Daha sonra Tamam butonuna tıkladığımızda program, seçmiş olduğumuz listeyi personel sicil bilgilerindeki sol bölümde görüntüleyecektir. 16
Hareketler Cihazlardan Bilgi Toplama Cihazlardan bilgi toplamak için OnlinePRD adlı iletişim eklentisini kullanırız. butonu ile programa yeni cihaz ekleyebiliriz. Terminal Ekle butonuna tıkladığımızda sağ tarafa açılan ekran yandaki gibidir. Giriş / Çıkış: Eğer terminal giriş kapısı ise G, çıkış kapısı ise C harfini yazmalıyız. Her ikisi için de kullanılıyor ise boş bırakmalıyız. Terminal ID: Cihaza verilen IP numarası yazılmalıdır. Terminal Adı: Cihaza isim verilmelidir. Kapı Kodu: Terminalleri numaralandırmak için kullanırız. Örnek: 01 gibi. Port: Cihazın port numarası girilmelidir. Standart port numarası 4370 dir. 17
Statü Ekran: Cihaz renkli ekran ise Renkli, renksiz ekran ise Renksiz, yüz tanıma cihazı ise Face seçili olmalıdır. Daha sonra Kaydet butonuna tıklayarak terminali programa eklemiş oluruz. Kayıtlı terminal üzerinde düzenleme yapmak istiyorsak, terminali seçtikten sonra Düzenle butonuna tıklamamız gerekiyor. Eğer kayıtlı olan terminali programdan silmek istiyorsak, terminali seçtikten sonra Terminal Sil butonuna tıklamamız gerekiyor. Bilgi Topla butonuna tıkladığımızda sistemde kayıtlı olan tüm cihazlarda var olan bilgiler toplanacaktır. Bu işlemin süresi cihazların sayısına ve uzaklığına göre değişmektedir. İşlem Tamamlandı! yazısı ekrana gelene kadar beklemeliyiz. Bilgi toplama işlemi bitmiştir. Artık tüm hareketler Per_Puan programında bulunmaktadır. Bunun yanında sistem otomatik olarak her bilgi toplama işlemi esnasında Per_Puan klasörüne hareket yedeklerini almaktadır. 18
İstersek otomatik bilgi toplama butonuna tıklayıp sistemin belirlenen gün ve saatlerde hareket toplamasını sağlayabiliriz. Mail Gönderme butonu ile raporların belirlenen mail adreslerine otomatik olarak gönderilmesi sağlanbilir. 19
Hareket Düzenleme Per_Puan programının alt kısmında bulunan Hareketler butonuna tıklıyoruz. Açılan menüden Giriş Çıkış Hareketleri bölümüne tıklıyoruz. 20
Personel Bilgisini Aç butonu seçili personelin bilgilerini sağ taraftaki ekranda olduğu gibi önümüze getirecektir. Burada seçmiş olduğumuz personele ait işlenmemiş hareketleri görüntülenmektir. Hareketleri bu ekrandan inceleyebilir, silebilir, eksik hareket varsa oluşturabiliriz. Örneğin 24/01/2014 tarihinde 15:16 da 01 numaralı kapıdan bir giriş yapmış ve 20:30 da çıkmış. Ancak çıkarken personel, cihaza parmak basmayı/kart okutmayı unutmuş. Çıkış hareketini sisteme eklemek istiyorsak * satırına 24/01/2014 ve saat olarak 20:30 yazıp sol üstte bulunan Kaydet butonuna bastığımızda hareket personele eklenmiş olur. Ancak kapı numarası olarak ZZ yazar. Bu daha sonra aldığımız raporlarda da gözükür. Bu şekilde o hareketin sisteme program üzerinden kaydedilmiş olduğu anlaşılır. 21
Hareket İşleme ve Geri Alma Puantaj ve Maaş Hesaplamak istiyorsak hareketleri işlememiz gerekir. Programın personel hareketlerini çalışmakta olduğu vardiyaya göre süzgeçten geçirme işlemine Hareket İşleme deriz. Sistem ilk hareketi giriş, ikinci hareketi çıkış olarak algılar. Hareket işledikten sonra çalıştığı vardiyaya göre çalıştığı saati, yapmış olduğu mesaiyi, eksik saatini aldığımız raporlarda görüntüleyebiliriz. Hareketler menüsünden Hareket İşleme bölümüne girmeliyiz. Yandaki ekran karşımıza çıkacaktır. Burada sol üstteki yeşil butona tıkladığımızda tüm personellerin hareketleri işlenecektir. İşlenemeyen hatalı hareketler, rapor olarak karşımıza çıkacaktır. O zaman Giriş Çıkış Hareketleri bölümünden hatalı hareketleri düzenleyip tekrar işlememiz gerekmektedir. Genelde hatalı hareketler; Giriş yapıp Çıkış yapmayı unutmak, Çift Giriş, Çift Çıkış veya Giriş yapmayı unutmaktan kaynaklanıyor. Hareketlerde bir sorun yok ise hata raporu boş olarak ekrana gelecektir. Bu, hareketlerin sorunsuz olarak işlendiği anlamına gelmektedir. 22
Eğer işlenen hareketlerde bir yanlışlık olduysa veya geri alıp tekrar işlemek isterseniz Hareketler menüsünden Hareket Geri Alma bölümüne girmeliyiz. Bu bölüm Hareket İşleme bölümü ile hemen hemen aynıdır. Alt kısımdaki tarih kısmına hareketleri hangi tarihe kadar geri almak istiyorsak o tarihi girmeliyiz. Bu işlemi sistemde bulunan her personel için gerçekleştirmek istiyorsak filtre kısmına hiç dokunmadan yeşil butona tıklamalıyız. Eğer sadece bir bölüm, bir departman veya belirlenen personeller için uygulamak istiyorsak filtre bölümünden istediğimiz seçenekleri doldurduktan sonra sol üstteki yeşil butona tıklarız. Bu şekilde belirlediğimiz tarihe kadar, belirlediğimiz personellerin işlenen hareketlerini geri almış oluruz. Emin Misiniz? sorusuna evet dedikten sonra program, geri alınan işlem sayısını yandaki ekranda olduğu gibi bize bildirecektir. 23
Hareketleri işledikten sonra Hareketler menüsünden Giriş Çıkış Hareketlerine tıklayıp, personel seçtiğimizde işlenen hareketlerin sağ üst köşede olduğunu görürüz. İşlenen günlerden herhangi birine tıkladığımızda o gün için geçerli olan vardiya yan tarafta yazacaktır. İşlenen günlerden herhangi birini seçtiğimizde, sağ alt kısımda o güne ait yapılan giriş-çıkış hareketleri görüntülenecektir. 24
Fazla Mesai Onaylama Fazla Mesai Onaylama işlemi hareketler işlendikten sonra yapılabilir. Bu işlemi gerçekleştirmek için Hareketler menüsünden Fazla Mesai Onaylama bölümüne girmeliyiz. Karşımıza yandaki gibi bir ekran açılacaktır. Burada Filtre kısmını kullanarak onaylamak istediğimiz personelleri Bölüm, Departman, Servis veya Sicil bilgilerini kullanarak filtreleyebilir, sadece seçtiğimiz personeller üzerinde fazla mesailerini onaylayabiliriz. Personel Sicil Bilgilerinde personel tanımlarken fazla mesai vereceğimiz kişilerin olması gerekir. seçeneği işaretli Alt kısımdaki fazla mesai onaylamak istediğimiz tarih aralığını girdikten sonra sol üstteki yeşil butona tıklamalıyız. Bu işlemden sonra program; hangi personel, ne zaman, ne kadar fazla mesai yapmış ise bunu tek tek ekrana getirip yapılan fazla mesaileri onaylamamızı isteyecektir. Ancak bunun için alt kısımdaki Kontrollü seçeneği işaretli olmalıdır. Eğer Otomatik seçeneği işaretli iken yeşil butona tıklarsak, sistem fazla mesaisi olan tüm personellerin fazla mesaisini otomatik olarak onaylayacaktır. 25
İzin ve Vardiya Girişi Personellere ait izinleri ve vardiya değişikliklerini sisteme kaydetmek için Hareketler menüsünde bulunan İzin ve Vardiya Girişi bölümüne gireriz. Personelleri sol tarafta listeledikten sonra izin girmek veya kısa süreli vardiya değişikliği yapmak istediğimiz personelin üzerine tıkladığımızda aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşacağız. Burada başlangıç ve bitiş tarihi bölümlerine izin vermek istediğimiz tarih aralığını gireriz. Puantaj Günlüğü kısmından vermek istediğimiz izini veya belirttiğimiz tarih için geçerli olacak vardiya değişikliğini seçeriz. Açıklama bölümünde isteğe bağlı olarak bir not yazmak istersek buraya yazabiliriz. Tatiller Mesai Tablosundan Alınsın seçeneği işaretlenirse eğer verilen tarih aralığındaki tatil günleri (Örn.: Hafta Tatili) bu izine dahil edilmez. Mesela 7 günlük ücretsiz izin verdiysek ve belirttiğimiz tarih aralığında hafta tatili de varsa o gün izin olarak sayılmaz. Sistemde 6 günlük ücretsiz izin görünür. Sadece Seçilen Günlere Uygula seçeneği işaretlendiğinde alttaki günlerden hangilerini seçersek, belirttiğimiz tarih aralığındaki seçtiğimiz günler için uygulanır. İzin vardiya girişini daha iyi anlayabilmek için bir sonraki sayfada yer alan örnekleri inceleyiniz. 26
Örnek İzin Girişi: Personelimize 05.02.2014 tarihinde Ücretli İzin girmek istiyoruz. Bunu aşağıdaki gibi yaparız: İzin girmek istediğimiz personeli seçtikten sonra izin girmek için (Yeni) butonuna tıklarız. Başlangıç tarihi olarak 05.02.2014 ve bitiş tarihi olarak yine 05.02.2014 yazarız. Girmek istediğimiz izini seçmek için Puantaj Günlüğü kısmındaki büyüteç simgesine tıklıyoruz. Karşımıza sağ taraftaki görüntüde olduğu gibi sistemimizde var olan izinler ve vardiyaların listesi açılacaktır. Bu listeden Ücretli İzin i seçip Tamam butonuna tıklıyoruz. Puantaj Günlüğü yazısının yanında aşağıdaki görüntüde olduğu gibi seçtiğimiz iznin kodu ve ismi belirecektir. Daha sonra İzin ve Vardiya Girişi ekranının sol üstündeki (Kaydet) butonuna tıklıyoruz. Alt kısımda verdiğimiz iznin kaydı sol taraftaki görüntüde olduğu gibi görünecektir. Bu şekilde seçtiğimiz personele 05.02.2014 tarihi için ücretli izin kaydı yapmış olduk. 27
Örnek Vardiya Değişikliği: Vardiyası normalde 09:00-18:00 olan bir personelimize 06.02.2014-15.02.2014 tarihleri arasında sadece Çarşamba, Perşembe ve Cuma günleri 16:00-24:00 vardiyasında çalıştırdık veya çalıştıracağız. Bu vardiya değişikliğini şu şekilde programa gireriz: İzin ve Vardiya Girişi ekranında personelimizi seçtikten sonra sol üstte yer alan (Yeni) butonuna tıklıyoruz. Başlangıç Tarihi kısmına 06.02.2014 yazdıktan sonra Bitiş Tarihi olarak da 15.02.2014 yazıyoruz. Puantaj Günlüğü yanındaki büyüteç simgesine tıklıyoruz. Açılan menüde belirttiğimiz tarih için geçerli olacak vardiyayı seçiyoruz ve Tamam butonuna tıklıyoruz. Seçtiğimiz vardiya, belirttiğimiz tarih aralığındaki Çarşamba, Perşembe ve Cuma günü geçerli olacağı için Sadece Seçilen Günlere Uygula seçeneğini işaretliyoruz. Altındaki günlerden Çarşamba, Perşembe ve Cumayı seçip (Kaydet) butonuna tıklıyoruz. Alt kısımda sağdaki görüntüde olduğu gibi belirttiğimiz tarih aralığındaki Çarşamba, Perşembe ve Cuma günleri geçerli olan Vardiya Değişikliği kayıtları görünecektir. Seçtiğimiz personele belirttiğimiz tarih aralığındaki Çarşamba, Perşembe ve Cuma günleri geçerli olan vardiya değişikliğini uyguladık. Seçmediğimiz günler için normal vardiyası geçerli olacaktır. 28
Yıllık Çalışma Kodu Değişikliği Personellerin yıllık çalışma kodunu değiştirmek için Hareketler menüsünde bulunan Yıllık Çalışma Kodu Değişikliği bölümüne gireriz. Personel listesini açtıktan sonra herhangi bir personeli seçeriz. Sol üstteki (yeni) butonuna tıklarız. Başlangıç ve bitiş tarihi olarak seçeceğimiz yıllık çalışma tablosunun geçerli olacağı tarih aralığını gireriz. Daha sonra Mesai Tablosu yanındaki (bul) simgesine tıklayıp yıllık çalışma tablosunu seçeriz. Son olarak (kaydet) butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi değişiklik kaydedilecektir. 29
Toplu İzin ve Vardiya Girişi Hareketler bölümünde bulunan Toplu İzin ve Vardiya Girişi bölümüne girdiğimizde karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Programın bu alanında bölüm, departman gibi filtre kullanarak toplu şekilde izin veya vardiya değişikliği uygulayabiliriz. Geçerli olacak başlangıç ve bitiş tarihini girdikten sonra Puantaj Günlüğü altındaki vardiyayı seçip (bul) simgesine tıklayarak uygulamak istediğimiz izin veya (uygula) butonuna tıkladığımızda değişiklikler kaydedilecektir. İstersek Açıklama bölümünü kullanarak uygulayacağımız değişiklik için bir açıklama girebiliriz. Tatiller Mesai Tablosundan Alınsın seçeneğini işaretlersek eğer girdiğimiz tarih aralığındaki tatil günleri için vermiş olduğumuz izin geçerli olmayacaktır. Yani tatiller yine tatil olarak görünecektir. 30
Toplu Hareket Oluşturma Hareketler menüsünden Toplu Hareket Oluşturma bölümüne tıkladığımızda aşağıdaki gibi bir ekran açılacaktır. Bu bölümün amacı Bölüm, Departman, Servis Bilgileri kullanarak veya tüm personellere ait toplu bir şekilde hareket oluşturmaktır. Eğer tüm personelleri seçmek istiyorsak filtre kısmında bulunan tüm alanları boş bırakmamız gerekiyor. Bu şekilde yaptığımız işlem tüm personeller için geçerli olur. Tarih kısmına hareketi oluşturacağımız tarihi ve alt kısmına da hareket saatini girmeliyiz. Sağ taraftaki boşluklarda ise hareket nedeni ve kapı kodu yer alır. Bu bölümlerde değişiklik yapmamıza gerek yok, sol üstteki (uygula) butona tıkladığımızda belirttiğimiz tarih ve saatte tüm personele toplu bir şekilde hareket oluşturulmuş olacaktır. 31
Puantaj ve Maaş Hesaplama Hesaplamalar Hareketleri işledik, fazla mesaileri onayladık. Artık programa puantaj ve maaş hesaplatmak istiyoruz. Bunun için Puantaj alt menüsünde bulunan Hesaplamalar butonuna tıklarız. Karşımıza yandaki gibi bir ekran açılacaktır. Buradan Günlük Puantaj ve Aylık Puantaj Hesaplamasını yaparız. Önce Günlük Puantaj Hesaplamasını seçeriz. Eğer tüm personelleri hesaplatmayı düşünüyorsak Filtre bölümünü boş bırakmamız gerekir. Hesaplatmak istediğimiz Başlangıç ve Bitiş tarihlerini girdikten sonra sol üstte bulunan (uygula) butonuna tıklarız. Ekrana Günlük Puantaj Hesaplandı! Yazısı gelir. Daha sonra Aylık Puantaj Hesaplamalarını seçeriz. Alt kısımda yer alan Başlangıç ve Bitiş Tarihinin yanına Ay Listesi açılacaktır. Buradan hesaplatmak istediğimiz ayı seçip sol üstte bulunan (uygula) butonuna tıklarız. Ekrana Aylık Puantaj Hesaplandı! yazısı gelir. 32
Puantaj alt menüsünde bulunan Maaş Hesaplama bölümüne gireriz. Hesaplatmak istediğimiz ay ve yılı girerek Hesapla butonuna tıklarız. Ekrana İşlem Tamam! yazısı gelir. Hesaplama işlemi bu şekilde tamamlanır. Programın doğru hesaplamaması gibi bir durum kesinlikle söz konusu olamaz. Eğer aldığınız veriler yanlış ise ya hareketlerde bir problem vardır ya da programın ayarları yanlış ayarlanmıştır. Bu gibi durumlarda lütfen bize ulaşın, sorunu çözelim. 33
Avans, Kesinti ve Ödemeler Puantaj menüsünde yer alan Avans, Kesinti ve Ödemeler butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi bir ekran karşımıza çıkacaktır. Personeli seçtikten sonra Tutarı ve Tutar Tarihini girip aşağıdaki seçeneklerden birini seçtikten sonra sol üstte bulunan (kaydet) butonuna basarız. Bu şekilde personele ait avans, kesinti ve ödemeler sisteme girilebilmektedir. 34
İletişim Parmak İzi Transfer İletişim bölümünde bulunan Parmak İzi Transfer butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi bir ekran karşımıza gelir. Bu ekranı kullanarak programa kaydettiğimiz kartları cihaza yollayabiliriz. Bir cihaza kaydettiğimiz parmak izlerini diğer terminallere yollayabiliriz. Bir sonraki sayfa da kartların cihaza gönderilmesi ve parmak izlerinin bir cihazdan alınarak diğer cihazlara gönderilmesi işlemi anlatılacaktır. Geçiş Kapıları bölümünde sistemde var olan cihazlar yer almaktadır. Bu bölüm kullanıcı tarafından fazla kurcalanmamalıdır. Aksi takdir de cihazlarda veya programda veri kaybı yaşanabilmektedir. 35
Programa Girilen Kartları Cihazlara Göndermek: Programa tanıtılan kartları cihaza gönderebilmek için Geçiş Kapıları bölümünden cihaz seçilir ve alt kısımda bulunan Seçili Terminallere Parmak İzlerini Gönder butonuna basılır. Ekrana işlem bilgileri gelecektir. Eğer programa kaydedilen kartlar mifare kart ise cihaz seçildikten sonra Kartlar Mifare seçeneği işaretlenir. Daha sonra Seçili Terminallere Parmak İzlerini Gönder butonuna basılır. Ekrana işlem bilgileri gelecektir. 1 Cihaza Kaydedilen Parmak İzlerini Diğer Cihazlara Göndermek: Parmak izi kaydedilen cihazı seçtikten sonra Seçilen Terminallerden Parmak İzlerini Al butonuna basılır. Daha sonra parmak izlerinin gönderileceği cihazlar seçilir ve Seçilen Terminallere Parmak İzlerini Gönder butonuna basılır. Ekrana işlem bilgileri gelecektir. 36
Raporlama Sabit Bilgi Raporları Alt menüde bulunan Menüsü açılacaktır. Raporlama butonuna tıkladığımızda ekrana Raporlama Bu menü de bulunan Sabitler butonuna tıkladığımızda ekrana aşağıdaki gibi bir rapor menüsü gelir. Burada sabitler menüsünde bulunan tüm bilgilerin raporları alınabilmektedir. 37
Örneğin Personel Sicil Bilgileri Raporu kısmından sistemde var olan tüm personellerin listesini alabiliriz. Bunun için Personel Sicil Bilgileri Raporuna tıklarız. Detay kutucuğunu işaretledikten sonra Ekrana Görüntüle butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi rapor ekrana gelecektir. Aldığımız her raporu PDF, Word, Excel gibi ortamlara aktarım kaydedebiliriz. Bunun için aldığımız raporun sol üst köşesinde bulunan Export Report butonuna tıklarız. Format: bölümünden aktarmak istediğimiz formatı seçeriz. Destination: bölümünden kaydedilecek disk seçilir. Ok tuşuna basılır. Değişiklik yapmadan OK tuşuna basılır. Daha sonra kaydedileceği yeri ve dosya adını soracaktır. Bilgileri girdikten sonra tamam butonuna tıklarız ve raporumuz istediğimiz formatta istediğimiz yere kaydedilmiş olur. 38
Hareket Raporları Alt menüde bulunan Menüsü açılacaktır. Raporlama butonuna tıkladığımızda ekrana Raporlama Bu menü de bulunan Hareketler butonuna tıkladığımızda ekrana aşağıdaki gibi bir rapor menüsü gelir. Bu menüde başında KO yazan raporlar hareketler işlenmeden önce alınabilen raporlardır. Başında GÇ yazan raporlar ise hareketler işlendikten sonra alınabilecek raporlardır. KO: Kart Okutma GÇ: Giriş - Çıkış Hareketler ile ilgili istenilen tüm raporlar bu bölümden alınmaktadır. 39
Örneğin bugün işe gelmeyen personelleri görmek istiyoruz. Bunun için hareket işlememize gerek yoktur. Online İletişim programından Bilgi Topla butonunu kullanarak cihazlardan bilgileri topladıktan sonra Raporlama Menüsünden Hareketler bölümüne gireriz. KO Gelmeyen Personel Raporuna tıklarız. Başlangıç ve Bitiş tarihini kontrol ettikten sonra Ekrana Görüntüle butonuna tıklarız. Gelmeyen personeller raporda listelenecektir. 40
Puantaj ve Maaş Raporları Puantaj ve Maaş Raporlarını almak için Hareket İşleme işlemini yapmış, Avans, Kesinti ve Ödemeleri girmiş, Puantaj ve Maaşı Hesaplatmış olmamız gerekmektedir. Bu işlemleri sırasıyla yaptıktan sonra doğru raporları alabiliriz. Raporlama menüsünden Puantaj bölümüne tıklarız. Burada yer alan Aylık Puantaj Raporuna tıkladığımızda almak istediğimiz Ayı seçip Ekrana Görüntüle butonuna basarız. Aşağıdaki gibi bir rapor karşımıza çıkacaktır. Net Maaşı öğrenmek için yine Raporlama menüsünden Puantaja tıklarız. Daha sonra Aylık Maaş Raporuna gireriz. Açılan ekrandan ay ve yılı girdikten sonra Ekrana Görüntüle butonuna tıklarız. Aşağıdaki gibi bir rapor karşımıza çıkacaktır. Programda yaşadığınız herhangi bir sıkıntıda bize ulaşıp destek alabilirsiniz. 41
42