İŞ AKIŞ ŞEMALARI Gelen Evrak İş Akış Şeması Harici evrak Evrakın posta veya elden Müdürlüğe gelmesi Evrakın myo içinden veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili evrak MYO Birimlerini ilgilendiriyor mu? Şef tarafından evrakın kayda sokulması ilgili konu bazında tasnifi Sayı ve dosya numarası verilmesi Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade edilmesi İ- MYOS Evrakın Melek Yüksekokulu Sekreteri tarafından kontrolu P- MYOS Evrakın ilgili Müdür veya yardımcılarına gönderilmesi Evrakın Müdür veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime verilmesi H-MYOM/ MYOMY İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması Dahili zimmet defteri Sayfa 1 / 91
Giden Evrak İş Akış Şeması Giden evrakın hazırlanması Evrakın Yüksekokul sekreteri tarafından kontrolu K- MYOS Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi MYO Birimlerini ilgilendiriyor mu? Meslek Yüksekokulu birimlerine gidecek evrak listesinin oluşturulması Evrakın ilgili Meslek Yüksekokulu birimine listeye alınan imza karşılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri Harici evrak listesinin oluşturulması Evrakın Üniversite Genel Evrak a listeye alınan imza karşılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri Sayfa 2 / 91
Doğrudan Temin İle Satın Alma İş Akış Şeması Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi K- MYOS Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ödenek var mı? Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İ- MYOM/ MYOMY İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi İ- MYOM/ MYOM Y Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması İ- MYOM/ MYOMY Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale Onay Belgesi İ-MYOM/ MYOMY İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması A Sayfa 3 / 91
A 2.tekliflerin alınması için piyasa fiyat araştırmasının yapılması SGB.net üzerinden Piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat Araştırma Komisyonu tarafından onaylanması İ- MYOS En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi K- MYOM / MYOMY Muayene kabul komisyonun kurulması İ- MYOM / MYOMY Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması K- MYOS Mallar alım için uygun mu? Fatura ile malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması İ- MYOS Tutanak tutularak malların ambara girişinin sağlanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi İ-MYOM / MYOMY Sayfa 4 / 91
Arşiv İş Akış Şeması İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik Müdürlüğe gelmesi Müdürlük tarafından ön inceleme ve ilgili personele havale yapılması K- MYOS Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart DosyaPlanı) yönünden incelenmesi K-PR Arşivlenmesi uygun mu? İlgili birime iade edilmesi E v e t Müdürlüğe teslim edilmesi Arşivlik malzemenin içeriğine ilişkin dökümün ilgili birim ile karşılıklı olarak imzalanması P- MYOS Müdürlük tarafından gizlilik kontrolünün yapılması K- MYOS Müdür Onayı İş Akışı O- MYOM İlgili personele sevk edilmesi Arşive kaldırılması Sayfa 5 / 91
Ders Telafisi Alt Süreç Akış Şeması Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ilgili Bölüm sekreterliğinden DERS TELAFİ FORMU alır Yapılmayan derslerin telafi edileceği tarih, yer ve saati belirtilerek, form imzalanır Bölüm sekreterliğe teslim edilir veya elektronik ortamda gönderilir Kayda alınan telafi talebi Bölüm Başkanı tarafından incelenir Talep Uygun mu? Bölüm sekreteri, öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek şekilde mevcut programı da bozmadan uygun olan boş gün ve saatlere telafi derslerini yerleştirir Telafi dersi aynı hafta içersinde mi yapıldı? İlgili öğretim elemanına telafi talebinin uygun görülmeme nedeni yazı ile bildirilir. Telafi ders programı Bölüm Başkanı tarafından imzalanır form dilekçe ve eklerimüdürlüğe gönderilir. Telafi talebi Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulunda görüşülür Kararın bir örneği bölüme gönderilir. Ek ders ücreti ödemek üzere MYYK kararının bir örneği ve diğer belgeler Tahakkuk Birimine gönderilir Ek ders ücreti ödemesinde normal süreç devam eder Telafi yapılsa dahi kanuni sınır aşan kısım için ek ders ücreti ödenmez Dersi alan öğrencilerin bu değişiklikten haberdar edilmesi için, telafi programı en az bir hafta öncesinden öğrenci panolara asılır ilgili öğretim elemanı tarafından Yüksekokul veya kişisel web sayfasında yayınlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır. Telafi dersi ile öğretim elemanının haftalık ders yükü toplamı kanuni sınırları aşıyor mu? Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır Her hafta içi normal öğretimde 20 ikinci öğretimde 10 saat dolana kadar ek ders ücreti ödenir Sayfa 6 / 91
Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış Şeması Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin Müdür tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması O- MYOM Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Taşınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi SGDB Hesapları ile MYO Taşınır Hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hesaplar tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Sayfa 7 / 91 Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB onaya gönderilmesi Müdür Onayı İşAkışı O- MYOM
Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Pazarlık usulü ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerinmüdürlüğe gelmesi K- MYOS İhale dokümanlarının hazırlanması İlanın yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi İhale Komisyonunun Görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhale işlem dosyasının açılması İhale Yapılacak İhale Yapılmayacak İhale ilanının verilmesi Davet mektubunun düzenlenmesi Davet Mektubunu Verilmesi Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi İsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi Fiyatı da içeren tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve karar alınması İ- MYOM Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım Sözleşmesi A Sayfa 8 / 91
A Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmet uygun mu? Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal ya da hizmetin kabulü TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik Ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme emri Müdür Onayı İş Akışı O- MYOM Giden Evrak İş Akışı Sayfa 9 / 91
Personel Maaş İşlemleri İş Akış Şeması Mahkeme İcra İlamları Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında SAY2000 sistemine girilmesi (Saymanlık yapar) Mahkeme Nafaka İlamları Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında SAY2000 sistemine girilmesi (Saymanlık yapar) Lojman Tahsis Bilgileri (İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) Ay içinde gerçekleşen lojman kira artışlarının veya lojmana giren/çıkan personelin lojman kira kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında SAY2000 sistemine girilmesi Terfi Kararları (Persone Daire Başkanlığı) Ay içinde gerçekleşen terfilerden kaynaklanan alacaklara göre her ayın 1-8 i arasında SAY2000 sistemine girilmesi İzin ve Rapor Durum Listesi (Personel Daire Başkanlığı) Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile ilgili yapılacak kesintilerin hesaplanması ve her ayın 1-8 i arasında SAY2000 sistemine girilmesi İlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri Uzman kadroda bulunan ve özelleştirmeden gelen personelin fark tazminatlarından kaynaklanan kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında SAY2000 sistemine girilmesi A Sayfa 10 / 91
A Her ayın 8-10'unda SAY2000'de personel maaş hesaplatma işleminin yapılması SAY2000'den personel bordro dökümlerinin alınması SAY2000 Bordro dökümleri KBS den bordro çıktılarının alınması KBS Bordro çıktıları SAY2000 Bordro dökümleri ile ÇKYS bordro çıktılarının karşılaştırılması ve kontrolü K-PR Bordrolarda hata ve/veya uyumsuzluk var mı? Hatalı bordrolardaki maaş parametrelerinin tek tek incelenmesi ve düzeltmelerinin yapılşması Maaşlara ilişkin ödeme emri ve eklerinin düzenlenmesi ve en az üç nüsha çıktılarının alınması Maaş ödeme emri ve ekleri Müdür onayı iş akışı K- MYOM Belgeler hatasız mı? Düzeltilmesi için ilgili personele gönderilir B Sayfa 11 / 91
B Müdür onayı iş akışı O- MYOM İmzalanan belgelerin birime gelmesi Belgelerin birer nüshasının Müdürlükte kalması kaydıyla, diğeri SGDB gönderilmek dosya olarak düzenlenmesi Giden Evrak İş Akış Şeması Teslim Tutanağı (Personel Maaşları Ödeme Emri ve ekleri) Sayfa 12 / 91
Mal Bildirimi İş Akış Şeması Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Müdürlüğe başvurması K-PR Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Müdürlüğe verilir. PDB bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi P-MYOMY/ MYOS Müdür Onayı İş Akışı I- MYOM Giden Evrak İş Akışı Sayfa 13 / 91
Senelik İzin Alma İş Akış Şeması Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap verilir. Yıllık izin talebinde bulunan personelin Müdürlüğe başvuru yapar Personelin dosyasındaki İzin İzlenim kartından izin durumunun kontrolünün yapılır K-PR İdari Görevli Personel, idari personel Yıllık izin hakkı var mı? Sağlık Raporu İdari görevi olan personel (Bölüm Başkanı, Müdür Yard. vb izin konusunda birim amiri ile görüşür. İdari personel (Şef, memur vs) izin konusunda üst amiri ile görüşür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır. Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak İmzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve Müdürlüğe gönderilir. Sağlık izin formu 2 nüsha olarak doldurulur İ-BB/ MYOS Müdür Onayı İş Akışı Yıllık İzin İsteği/ Sağlık İzin Formu İzin formu PDB gönderilir/sağlık izin formu PDB gönderilir İzin İsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formunun incelenmesi K-PR Bilgiler ve imzalar doğru ve tam mı? Daire Başkanı Onayı İş Akışı İ-DB Personele, formun eksiklerinin tamamlanması için telefonla bilgi verilmesi İznin personelin izin izlenim için elektronik ortamda işlenmesi yapılır Personelin İzin İsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formu nu Müdürlük tarafından geri alarak eksiklerin giderilir A Sayfa 14 / 91
A İzin formu Rektör Yrd/ Rektör tarafından imzalanır İ-RY/R İzin formunun 1 nüshası PDB verilir. 1 nüshası Müdürlükte kalır ve 1 nüshası ilgili kişiye verilir Yıllık İzin İsteği/ Sağlık İzin Formu Sayfa 15 / 91
Açık İhale Usulü İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve teknik şartname Müdürlüğe gelir. K- MYOS Alım gerçekleşmez Yeterli ödenek varmı? Müdürlük Makamı ödenek talep eder. Müdür alım talimatı Yaklaşık maliyet tespiti İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, Teknik Şartname, Standart Formlar İhale onay belgesinin alınması İhale dokümanın hazırlanması İhale kayıt numarasının alınması O- MYOM İlanın yapılması Komisyonun kurulması ve ihale dokümanının ihale komisyon üyelerine verilmesi İhale dokümanının satılması Tekliflerin alınması ve ihale komisyonuna sunulması Tekliflerin değerlendirilmesi ve kararın verilmesi İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, Teknik Şartname, Standart Formlar Sayfa 16 / 91 A
A Red edilme gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale iptal işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kararın ilgililere tebliğ edilmesi Karar ihale yetkilisince onaylandı mı? İhale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeye davet edilmesi ve sözleşmenin imzalanması Mal/hizmet alımı sözleşmesi İhaleye katılan firmalara kesinleşen ihale kararının bildirilmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi O-BŞ Müdür Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı Sayfa 17 / 91
DMO Alımları İş Akış Şeması İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun Müdürlüğe gelmesi K- MYOS İşlemin ilgili personele havale edilmesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması Malzeme Listesi İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem listesi oluşturulması DMO Malzeme İstem Listesi Üst yazı hazırlanarak liste yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi I- MYOM Mutemet görevlendirilmesi Kredinin açılması A Sayfa 18 / 91
A DMO hesabına para aktarılması Muhasebe İşlem Fişi DMO dan malların teslim alınması Fatura Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi DMO ile bağlantı kurulması Mallar uygun mu? Malların Taşınır İşlem fişinin kesilerek ambara alınması TİF DEKONT Kredi artığının saymanlık hesabına aktarılması Kredi artığı var mı? Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme Emri Belgesi Müdür Onayı İş Akışı O- MYOM Giden Evrak İş Akışı Sayfa 19 / 91
Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama İş Akış Şeması Taşınır İstek Belgesi/ Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması P- MYOS Talep edilen malzemenin stok durumunun SGB.net programından kontrol edilmesi K-PR Stokta mevcut mu? Olmayan malzemenin alınması için Fakülte Sekreterine bildirilmesi Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi Merkez saymanlığa üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim raporu Müdür Onayı İş Akışı I-BŞ Giden Evrak İş Akışı Sayfa 20 / 91
Mal Teslim Alma İş Akış Şeması Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelir Malın kontrol edilerek depoya alınması K-PR Fatura bilgilerine göre SGB.net programına mal girişlerinin yapılması Taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması Sayfa 21 / 91
İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Meslek Yüksekokulumuzda bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıştırılır Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır SGK çıkış işlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Birimizde ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir. Naklen Atama Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır. Sayfa 22 / 91
Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci Akış Şeması Akademik Takvim Bölüm akademik personeli tarafından verilecek ve başka birimler tarafından verilecek olan dersler belirlenir Var Ders verecek eğitim elemanı Dersi verecek bölüm öğretim üyeleri belirlenir Yok Ders görevlendirme listeleri son hali belirlenir Bölüm kurulu kararının alınır ve Müdürlüğe bildirilir O-BB Müdürlüğe derslerle ilgili öğretim üyesi ihtiyacı yazısı yazılır Müdürlük tarafından öğretim üyesi talep ilgili birimlere yazısı yazılır Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı O - BB Birimlerden gelen görevlendirme yazıları Birimlerden gelen görevlendirme listeleri dış birimlerden gelenlerle birlikte bölüm öğretim üyeleri de dahil edilerek bölümlere tekrar bildirilir Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Görevlendirme listelerinin bildirilmesi O - MYOM O - MYOM Bölümlerden ders görevlendirme listelerinin son hali Müdürlüğe ulaşır MYO Yönetim Kurulu kararı alınır. MYO Yönetim Kurulu Kararı Bölüm Başkanları ders sorumlularını Akademisyen bilgi sistemine girer Ders görevlendirmelerinin ÖİDB bilidirilir O MYOM Sayfa 23 / 91
Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Alt Süreci İş Akış Şeması Dış bölümlerden öğretim elemanlarının ders programlarının gelmesi Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır. Haftalık ders programı O-BB Haftalık ders programın onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir Sayfa 24 / 91
Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci İş Akış Şeması Akademik Takvim Ara sınav, fınal ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir. Sınav programları bölüm başkanı tarafından onaylanır. Sınav programı O-BB Öğrencilere sınav programı duyurulur. Web sayfasında yayınlanır. Sınav programına göre sınavlar yapılır Sayfa 25 / 91
Ders ve Dersin Sorumlusu İle İlgili Öğrenci Memnuniyeti Alt Süreci İş Akış Şeması Öğrenciler ders ve dersin sorumlusu ile ilgili bilgi sistemindeki anketi doldururlar Tüm derslerle ilgili öğrenci memnuniyetleri sistemden görülerek değerlendirilir Dersleri ile ilgili anket sonuçlarını sistemden görüp değerlendirirler Sayfa 26 / 91
Ders Planlarının ve İçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci İş Akış Şeması Öğretim üyesinin yeni ders açılması talebi ve bunu programa iletir Yeni dersler ve içerikleri hazırlanır Bölüm kurulu kararı alınır. Programla ilgili ders görüşülür., bölüm başkanlığına bildirilir Müdürlüğe yazının gönderilmesi Yeni ders iceriği ve bölüm kurulu kararı O-BB Bölümden gelen isteğin MYO yönetim kurulunda görüşülerek ÖİDB gönderilir. MYO Yönetim kurulu kararı O- MYOM Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe girer Yeni dersler ve içerikler öğrenci bilgi sistemine girilir Sayfa 27 / 91
Zorunlu Staj işlemleri Alt Süreci İş Akış Şeması Gümüşhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği Staj;MYO, yönetim kurulunun uygunluğunu kabul ettiği resmi veya özel sektör kuruluşlarda yapılır Bölüm staj komisyonu; bölüm başkanınca görevlendirilen, MYO larda en az biri öğretim üyesi olan, üç veya beş öğretim elemanından oluşturulur. Gümüşhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği; Staj Komisyonun Görevleri belirtilmiştir. Bölüm sekreterliğinden 2 nüsha halinde zorunlu staj başvuru formu alınır. Staj başvuru formundaki staj başlama ve bitiş tarihleri doldurulacaktır. Zorunlu staj başvuru formundaki gerekli yerler doldurulduktan sonra stajın yapılacağı işyeri tarafından ilgili kısım onaylanacaktır (Devlet kurumlarında staj yapacak öğrencilerin zorunlu staj başvuru formunu onaya sunmadan önce staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanının doldurup onaylayacağı staj yapma zorunluluk belgesini zorunlu staj başvuru formuna eklemeleri gerekmektedir). Öğrenciler stajlarını tamamlayarak staj defterlerini komisyona teslim ederler Stajın yapılacağı işyeri tarafından onaylanan 2 nüsha halindeki zorunlu staj başvuru formu staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına getirilip imza attırılır. Nüfus cüzdanı fotokopisi eklenmiş zorunlu staj başvuru formu Müdürlük Yazı İşlerine teslim edilerek staj dosyası ve puantaj kayıt cetveli alınır. Tünel, galeri, taş ocağı, baraj, yol inşaatı vb. tehlikeli arazi ortamlarında staj yapacak öğrencilerin staja gitmeden önce beraberlerinde MYO Sekreterliğinde görevli memur dan alacakları sigorta başlangıç belgesini götürmeleri gerekmektedir. Aksi taktirde işyerleri tarafından stajları başlatılmaz. Staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanı ve işyeri tarafından onaylanan zorunlu staj başvuru formunun 1 nüshası staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına, 1 nüshası ise bölüm sekreterliğine en son her yıl belirlenen en son mesai günün saat 17:00 a kadar nüfus cüzdanın arkalı önlü fotokopileri ve SGK dan kendisinin ve ailesinin (anne-baba) sigorta durumlarının gösteren belgeler eklenerek teslim eder. Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından verilen sağlık karnelerini staja başlamadan önce GMYO Yazı İşlerine teslim etmeleri gerekmektedir. A Sayfa 28 / 91
A Staj dosyasının içinde yer alan dilekçe ye bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm başkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formları na 3 adet vesikalık fotoğraf yapıştırılarak GMYO Yazı işlrine mühürletilir. Staj yapılan işyeri tarafından doldurulup onaylanacak puantaj kayıt cetveli staj yaptığı aydan sonraki ayın başlagıcında yani ayın 1 inde GMYO nun 0456 2337322 nolu faks numarasına fakslanır. (Örneğin 20 Haziran da staja başlayan öğrenci puantaj kayıt cetvelini 1 Temmuz da fakslayacaktır. Eğer ayın 1 inden önce staj biterse sigorta çıkışının yapılması için faks sonraki ayın 1 i beklenmeden hemen gönderilecektir. Yani 8 Temmuz da stajı biten faksı 1 Ağustos a kadar beklemeden hemen çekecektir). Fakslanan puantaj kayıt cetveline istinaden görevli memur tarafından sigorta girişi yapılacaktır. Puantaj kayıt cetvelini, belirtilen tarihten sonra fakslayan yada hiç fakslamayan öğrencinin sigorta primi yatırılamayacağından dolayı stajı geçersiz sayılacaktır. Ayın 1 inde fakslayacağınız puantaj kayıt cetvelinin asıllarını staj bitiminden sonra staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına teslim edilir. Staj defterleri ve sicil fişleri staj komisyonuna öğrenci tarafından teslim edilir. Staj defterleri ve sicil fişleri staj komisyonu üyeleri tarafından incelenir. Yeterli görülmeyen stajlar kısmen veya tamamen ilgili bölüm staj komisyonu kararıyla iptal edilebilir. Sayfa 29 / 91
Öğrenci Burs Alt Süreci İş Akış Şeması Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler burs komisyonuna başvurur Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir Sayfa 30 / 91
Mazeret İzni Alt Süreci İş Akış Şeması Mazeretin belirlenmesi(doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır. İzin Formu İ-BB/ MYOS Müdür Onayı İş Akışı Yıllık ve Sağlık İzin İş akış Şemasına göre onaylanması İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır. Sayfa 31 / 91
Öğrenci Kayıt Dondurma Alt Süreci İş Akış Şeması İlgili Form İlgili formu kullanarak ÖİDB başvurur ÖİDB lığı ilgili formu üst yazı ile Müdürlüğe gönderir. Haklı ve geçerli nedenler kapsamında bölüm kurulu dilekçeyi inceler Olumlu yada olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu? Son Öğrenciye bildirilir Kayıt dondurma Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını yatırır Yıllık kayıt dondurma işlemi yapılır Dönemlik kayıt yenilemede cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını öğrenci yatırmak zorundadır Kayıt dondurma bölüme bildirilir Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir Dönemlik kayıt dondurma işlemi yapılır Sayfa 32 / 91
Akademik Uyarı Ders Aldırma Alt Süreci İş Akış Şeması Öğrenciler aldıkları dersleri bilgi sistemine girerler Öğrencilerin aldıkları dersler onaylanır Öğretim ve sınav yönetmeliğine göre öğrencilerin derslere yazılmaları sağlanır Sayfa 33 / 91
Öğrenci Disiplin Soruşturması Alt Süreci Akış İş Şeması Şikayet Dilekçesi Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekindemüdürlük Makamına iletir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli/şüphelilerin ceza durumu öğrenci işleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Müdür soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Müdürlük makamına verir Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. Sayfa 34 / 91 A
A Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Soruşturma dosyası görüşülmek üzere MYO Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Verilen ceza ilgili kişinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluşlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir Sayfa 35 / 91
Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci İş Akış Şeması Ders Döneminde Hastaneye Yatma / Raporlu / Yıllık İzinli ve Görevli İzinli Olma Durumlarında Dersi Telafi Edebiliyorsanız Telafi Dilekçenizi Bölüm Başkanlığına İletilmek Üzere Bölüm Sekreterliğine Bırakınız ve Ekteki Telafi Formatını Kullanarak Doldurduğunuz telafi çizelgesini elektronik ortamda Bölüm Sekreterliğine iletiniz Bölüm Başkanı / İlgili Ders Sorumlusu İle Görüşünüz Dilekçeniz Bölüm Sekreterliği Tarafından Kayda Alınır ve Bölüm Sekreterliğince Bölüm Başkanlığına İletilir Dersi Telafi Edemiyorsanız Bölüm Başkanı Olarak Sorunu ve Varsa Çözüm Önerisine İlişkin Dilekçeyi Bölüm Başkanlığına İletmek Üzere Bölüm Sekreterliğine Bırakınız Telafi Dilekçesi Bölüm BaşkanlığıncaMüdürlüğe Gönderilir Dilekçe Bölüm Kurulunda Görüşülür ve Ders İçin Yeniden Öğretim Elemanı Görevlendirmesi Yapılır Bölüm Kurulu Kararı Müdürlüğe Gönderilir Karar Müdürlük Yönetim Kurulunda Görüşülür ve Ders Görevlendirme Listesinde Yapılan Değişiklik Rektörlük Makamına Gönderilir Sayfa 36 / 91
Laboratuar Uygulama Alt Süreci İş Akış Şeması Yapılacak deneyler belirlenir Deney föyleri hazırlanır Deney düzeneği hazırlanır Deneyler yapılır Deney raporları hazırlanır Deney raporları değerlendirilir Sayfa 37 / 91
Öğrenci Danışmanlık Alt Süreci İş Akış Şeması Her öğrenci için, kayıtlı oldukları bölüm başkanlığınca dersler başlamadan önce bir akademik danışman görevlendirilir. Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık yaparlar. Sayfa 38 / 91