İŞLEMLERİN KONTROL LİSTESİ Değişiklik Numarası: 2.2 01/01/2012
İÇİNDEKİLER 1 1 VEZNE PROGRAMINDA YAPILACAK... 3 2 YEVMİYE SIFIRLAMASI YAPILMADAN ÖNCE ALINMASI GEREKEN RAPOR LİSTESİ... 8 1 Bu doküman, Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından hazırlanan Doküman Oluşturma Standartları içerisinde yazılan kurallar doğrultusunda oluşturulmuştur. 2 / 8
1 VEZNE PROGRAMINDA YAPILACAK ÖNEMLİ UYARI: 30.12.2011 tarihli Yevmiye Raporu alındıktan sonra yevmiye sıfırlaması yapılmadığı sürece Vezne programına girişte istenen Çalışma Tarihi yevmiye kapatılmış olsa dahi 30.12.2011 olarak açılmalı ve yevmiye sıfırlama aşamasında Yevmiye Başlangıç Tarihi istendiğinde 02.01.2012 tarihi verilmelidir. ÖNEMLİ UYARI: Raporlar alınırken her alan enter tuşu ile geçilmeli, Gün aralığı belirtmek istiyorum seçeneği işaretlenmemelidir. Yevmiye sıfırlama işlemine başlamadan önce mutlaka günlük ve tam yedeklerin alınmış olması gerekir. Aşağıdaki işlemlerin sırası ile yapılması zorunludur. İşlemler sırası ile yapılmalı tamamlanan maddenin karşısında bulunan kutucuğa işaretlenerek devam edilmelidir. 1. Vezne programı açılarak Dönem İşlemleri bölümüne girilir (F9). 2. Noter-Vekil hizmet dönem girişi bölümünden mevcut Noterin çalışma dönemleri kontrol edilir. Alınmış Rapor düzeltme işlemlerinde Bilinmiyor dönem veya Mükerrer kayıt var ise; Sağ tuş ile raporu silinir. Vezne ana ekranındaki raporlar bölümünden silinen aya ait aylık iş cetveli ve muvazene raporları tekrar alınır. 3. Alınmış Rapor Düzeltme İşlemleri ne girilir. Ocak 2011 ile Aralık 2011 arasındaki tüm aylara ait raporların var olduğu kontrol edilir (Aralık 2011 ayına ait raporun var olduğu kontrol edilmelidir. Şayet yoksa Aralık ayına ait aylık iş cetveli ve muvazene raporu alınmalıdır). Eksik rapor varsa eksik aya ait aylık iş cetveli ve muvazene raporu alınır. 4. Noterlik ortak hesaba dahil ise; Alınmış Rapor Düzeltme İşlemleri nde; var olan ve 3. Madde de bahsedilen raporların ortak hesaptan gelen ve giden sütunlarında veri olduğu ve doğru olduğu kontrol edilir (Oda dağıtım sonuçlarını yeni yılda bildireceği için Aralık 2011 hariç). 5. Giderler belli ise Vezne ana ekranından Giderler bölümüne girilerek giderler işlenir. Giderler belli değilse gider girişi yapmadan bir sonraki aşamaya geçilir. Not: Aylık iş cetveli ve muvazene raporunun boş olarak alınması gerektiği unutulmamalıdır. 6. Vezne ana ekranından Rapor dökümlerine girilir (F10). Aşağıdaki rapor dökümleri alınır. Yevmiye Raporu Vezne Güvenlik Raporu 3 / 8
Günlük Kasa Dökümü Rapor menüsü altında yer alan ve alınması istenilen başka rapor var ise alınır. 7. Noterlik ortak hesaba dahil ise tüm ortak hesap raporları alınır. Günlük Milyonluk Döküm Aylık Milyonluk Döküm Protesto Dökümleri (Genel, Günlük ve Bankalara göre) Defter Onayları Dökümü Hesap Özeti Dökümü Araç Satış Ortak Hesap Dökümü 8. Dönemlik Vergi Dökümü alınır. 9. Bilgi Raporları nda Noterlikte sürekli alınan rapor var ise alınır. Diğer Raporlar bölümünden; Dönemlik Gelir Gider, Serbest Meslek Kazanç bildirim raporu alınır. 10. Not: 2011 Aralık ayına ait gider girişleri yapılmışsa ve aylık iş cetveli muvazene tüm aylar için alınmışsa Gayri Safi Gelir ve Safi Gelir tutacaktır. Raporlar tam fakat gider girişleri yapılmamışsa, sadece Gayri Safi Gelir doğru olacaktır. Gayri safi gelirde bir hata varsa aylık iş cetveli ve muvazene raporlarından biri eksiktir. Bu durumda yıllık raporlar altından yıllık gelirler raporu alınarak hatalı ay bulunur, aylık iş cetveli ve muvazene dökümü tekrar alınır. 11. Ek Ücret Kontrol Dökümleri sekmesi altındaki tüm raporları alınır. Aylık Raporlar sekmesinden Aylık İş Cetveli ve Muvazene Raporu alınır. 12. Not: Giderler ve ortak hesaptan gelen giden belli olmasa bile boş olarak alınmalıdır, zira yıllık iş cetvelinin tutması buna bağlıdır. (Tüm bilgiler girilmemiş olsa dahi on ikinci aya ait rapor son durumuyla mutlaka alınmalıdır.) 13. Yıllık Raporlar bölümüne girilerek Yıllık iş cetveli, Yıllık iş adetleri ve Yıllık gelirler Raporu alınır ve rapor oluşturma sırasında herhangi bir aya ait iş cetveli ya da muvazene raporu alınmamış uyarısı gelmesi durumunda, ilgili aya ait muvazene ve iş cetveli raporu alınır. Yıllık raporlar tekrar alınmak suretiyle aynı uyarının tekrar gelip gelmediği kontrol edilir. Not: 2011 Aralık ayına ait gider girişleri yapılmış ve aylık iş cetveli muvazene tüm aylar için almışsa Gayri Safi Gelir ve Safi Gelir tutacaktır. Raporlar tam fakat gider girişleri yapılmamışsa sadece gayri safi gelir doğru çıkacaktır. Gayri Safi Gelirde bir hata varsa mutlaka Aylık İş Cetveli ve Muvazene Raporlarından biri eksiktir. Yıllık raporlar altından yıllık gelirler raporu alarak hatalı ay tespit edilmeli ve Dönem 4 / 8
İşlemleri-Alınmış Rapor Düzeltmeleri sekmesinden hatalı ayın raporu silinerek, aylık iş cetveli ve Muvazene dökümünün tekrar alınması gerekir. 14. Yıllık cetvelde gayri safi gelir tutmuyorsa; YILLIK GELİRLER raporu alınır, Aylık iş cetveli ve muvazene defterleri ile karşılaştırılır. Hangi ayda hata var ise Dönem İşlemleri bölümünden, Alınmış Rapor Düzeltme İşlemleri ne girilerek ilgili aya ait aylık iş cetveli ve muvazene raporu silinerek tekrar alınır. ELEKTRONİK EVRAK GÖNDERİMİ 15. Vezne ana ekranına gelip İnternet İşlemleri menüsünden Elektronik Evrak Gönderimi bölümüne girerek gönderimi gereken Aylık iş cetveli ( giderler belli ve ortak hesaba dahil değilseniz), Protesto, Defter, Hesap Özeti, Araç Satışı ve gönderilmeyen milyonluk rapor varsa gönderim yapılır. Not: Ortak hesaba dahil olan Noterlikler gönderimi yapılmayan 26 30 Aralık 2011 tarihlerine ait milyonluk raporu varsa yevmiye sıfırlandıktan sonra gönderim yapabilmek için; hangi periyotta ortak hesaba yatırılıyorsa raporlar bölümüne girilerek günlük milyonluk döküm bölümünden o tarih aralığı (gün gün veya 5 günlük aralık) verilerek alınmalıdır. Bu sayede dekont bilgileri yevmiye sıfırlaması yapıldıktan sonra girilebilecek ve elektronik olarak gönderilebilecektir. (Dekont bilgileri girişi için Yıl Sonu Geçiş İşlemleri Kılavuzunun (Detaylı) 42.sayfasına bakınız.) TNB ye gönderimi yapılmamış Defter - Belge (Fatura) işlemi bulunuyorsa, TNB ye gönderimleri yapılır. 16. Not: Vezne ana ekranda İnternet İşlemleri menüsü altından Defter Onay İşlemleri Eksik Bilgilerinin TNB ye Gönderimi sekmesine tıklandığında TNB ye gönderimi yapılmamış Defter Onay yevmiye kaydınız bulunmamaktadır. Mesajı alınıyorsa sorun bulunmamaktadır. Ancak burada defter görünüyorsa; gönderimini yaptıktan sonra yevmiye sıfırlaması yapılabilir. Bu bölümde var olan defteri göndermeden yevmiye sıfırlama işlemi yapılamaz. Not: Vezne ana ekranda İnternet İşlemleri menüsü altından Belge (Fatura) Onay İşlemleri Eksik Bilgilerinin TNB ye Gönderimi sekmesine tıklanarak. TNB ye gönderimi yapılmamış Belge (Fatura) yevmiye kaydınız bulunmamaktadır. uyarısı alınıyorsa sorun bulunmamaktadır. Ancak burada Belge (Fatura) görülüyorsa; gönderim yapıldıktan sonra yevmiye sıfırlaması yapılabilir. Bu bölümde var olan Belge (Fatura) gönderilmeden yevmiye sıfırlama işlemi yapılamaz. 17. Yevmiye Sıfırlama işlemini başlatmadan önce Vezne programını kapatarak Tam yedekleme yapılır, Canlı Bağlantı programından en son Versiyon Yenileme programını indirilerek Vezne programı için versiyon yenileme işlemi yapılır. (Versiyon Yenileme işlemi için, Yıl Sonu Geçiş İşlemleri Kılavuzunun (Detaylı) 21.sayfasındaki Versiyon Yenilemenin Yapılması işlemine bakınız.) 5 / 8
YEVMİYE SIFIRLAMASI Yukarıdaki tüm işlemler tamamlanmışsa yevmiye sıfırlaması yapılabilir. Vezne ana ekranında iken Yevmiye Ayarları bölümüne giriş yapılır (F7). 18. Not: Yevmiye sıfırlaması sırasında herhangi bir aya ait rapor alınmamıştır ya da TNB ye gönderimi yapılmamış Defter ve belge (fatura) onay yevmiye kaydınız var! Yevmiye sıfırlaması yapamazsınız. uyarısı gelirse, yevmiye sıfırlaması işlemi iptal edilir. Rapor alındıktan sonra veya defter, belge (fatura) gönderimi yapıldıktan sonra yevmiye sıfırlaması yapılır. Yevmiye sıfırlamadan önce alınmamış raporlar daha sonra alınamayacaktır. 19. Yevmiye Sıfırlama bölümünden Yevmiyeyi Sıfırla tuşuna basılır. 20. Bugüne Kadar Yapmış Olduğunuz Bütün Yevmiyeler Silinecektir uyarısı ekrana gelir. Devam Et düğmesine tıklanır. Bir sonraki ekranda Yeni Yıla Devir İçin seçilip Devam Et düğmesi tıklanır. 21. Not: Bu aşamada alınmamış rapor ve TNB ye gönderimi yapılmamış Defter, Belge (Fatura) işlemi varsa uyarı olarak gelecektir. Raporu almak, defter (belge) işlemlerini TNB ye göndermek için yevmiye sıfırlama işlemini iptal edilir, bu raporlar alındıktan varsa gönderimler yapıldıktan sonra yevmiye sıfırlama işlemine başlanır. 22. Yevmiye bilgilerinin Soruşturma deposunda saklaması için Devam Et tuşuna basılır. 23. Vezne programı ilk yevmiyenin kaç olacağını soracaktır. Çalışma günü tarihi ve sıradaki yevmiye numarası ilgili alanlara yazılır (Tarih 02.01.2012 Yevmiye Numarasına 1 yazılmalı). Son olarak Devam Et düğmesine tıklanır. 24. Program bilgisayar tarihini dikkate alarak seçmiş olduğunuz tarih sistem tarihi ile aynı değil şeklinde uyaracaktır. Tamam düğmesine tıklanır. 25. Sonraki aşamada Sıfırla düğmesine tıklanır. Tekrar aynı mesaj gelir (seçmiş olduğunuz tarih sistem tarihi ile aynı değil) yine Tamam düğmesine tıklanır. 26. Yıl içindeki işlem adedine ve bilgisayarın hızına göre yevmiye sıfırlama işlemi 1 ile 20 dakika sürebilir. Bu süreç sonunda Yevmiye Bilgileriniz Sıfırlandı mesajı ekrana gelir. Tamam düğmesine tıklanır ve Yevmiye Sıfırlama İşlemi tamamlanır. 27. 2012 TARİFESİNİN YÜKLENMESİ Vezne ana ekranında iken İnternet İşlemleri menüsüne tıklanır. Otomatik 6 / 8
Güncellemeler menüsü altından Tarife Güncelleme bağlantısı tıklanır. 28. Tarife bilgilerinin değiştirileceğine dair bir mesaj alınır ve Evet düğmesi tıklanır. 29. Değişen tarife bilgileri ve değişmeyen tarife bilgileri ekrana gelir. Değişen tarifeler kontrol edilir. 30. Yeni tarife değerleri Tarife ve Kademeler ekranından kontrol edilir. 7 / 8
2 YEVMİYE SIFIRLAMASI YAPILMADAN ÖNCE ALINMASI GEREKEN RAPOR LİSTESİ 1. Yevmiye Raporu 2. Vezne Güvenlik Raporu 3. Günlük Kasa Dökümü 4. Günlük Milyonluk Döküm 5. Aylık Milyonluk Döküm 6. Protesto Dökümleri (Genel, Günlük ve Bankalara göre) 7. Defter Onayları Dökümü 8. Hesap Özeti Dökümü 9. Araç Satış Ortak Hesap Dökümü 10. Dönemlik Vergi Dökümü 11. Dönemlik Gelir Gider 12. Aylık İş Cetveli 13. Muvazene Defteri 14. Yıllık İş Adetleri 15. Yıllık İş Cetveli 16. Yıllık Gelirler 17. Serbest Meslek Kazanç Bildirim Raporu 18. A,B,C Grubu İşlem Listesi Dökümü 19. Ek Ücret Kontrol Dökümleri a. Posta Ücreti Kontrol Dökümü b. Aracılık Ücreti Kontrol Dökümü c. Çeviri Ücreti Kontrol Dökümü d. Düzenleme Ücreti Kontrol Dökümü e. Memur Tebliğ Ücreti Kontrol Dökümü f. Emanet Ücreti Kontrol Dökümü g. Tescil Ücreti Kontrol Dökümü h. Yol Ücreti Kontrol Dökümü i. Bildirim Ücreti Kontrol Dökümü NOT: Raporlar bölümünde yer alan ve alınması istenilen başka rapor var ise ya da Vezne programının Soruşturma bölümünden bilgi için alınan rapor var ise alınmalıdır. 8 / 8